PROSES/FUNGSI

ADMINISTRASI DAN
MANAJEMEN

Salbiah, SE,MPH
(14-8-2017)
Tujuan Instruksional

Memahami proses dan fungsi

Administrasi dan Manajemen
 Proses/Fungsi
Administrasi/Manajemen

 Proses berarti serangkaian tahap kegiatan,

mulai dari menentukan kegiatan sampai
berakhirnya kegiatan, sedangkan fungsi
adalah tugas/kegiatan. Menurut Gorge Terry
Proses /fungsi :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pelaksanaan (Actuating)
4. Pengawasan (Controling)
A. Perencanaan

Batasan Perencanaan
1. Kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari
berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang
dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan (Billu
E Goezt, dalam Azwar, 1996)
2. Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai
keputusan yang bersifat pokok yang dipandang
paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut
urutannya guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan (Maloch dan Deacon dalam Azwar,
1996)
Istilah yang identik dengan Perencanaan :

a. Peramalan (Forcasting)
b. Penyelesaian Masalah (Problem Solving)
c. Penyusunan Program (Programing)
d. Penyusunan Rancangan (Designing)
e. Pengkajian Kebijakan (Policy Analysis)
f. Pengambilan Keputusan (Decision marking proses)
a. Peramalan

Peramalan/Forcasting :
Suatu upaya menduga duga apa yang akan
terjadi pada masa depan (Mis kejadian DBD),
yang juga ciri perencanaan. Tetapi Peramalan
bukan perencanaan, karena dalam peramalan
tidak ditemukan unsur-unsur yang bersifat pasti
dan karena tidak dapat diperhitungkan.
b. Penyelesaian Masalah

Penyelesaian Masalah/ Problem solving :

Suatu upaya menghilangkan hambatan atau
masalah, yang juga ciri perencanaan. Tetapi
penyelesaian masalah bukan perencanaan,
karena dalam penyelesaian masalah tidak
terkandung uraian yang lengkap tentang
bagaimana melaksanakan berbagai kegiatan
c. Penyusunan Program

Penyusunan program adalah suatu

upaya menyusun rangkaian kegiatan
yang akan dilaksanakan, yang juga ciri
perencanaan, tetapi penyusunan
program bukan perencanaan, karena
rangkaian kegiatan yang disusun pada
penyusunan program dapat dilakukan
tidak dari tahap awal.
d. Penyusunan Rancangan

Penyusunan Rancangan (Designing) adalah

suatu upaya menghasilkan pedoman (bagan)
kerja, yang juga merupakan ciri
perencanaan. Tetapi penyusunan program
bukan perencanaan, karena hasil akhir
perencanaan tidak terbatas hanya pada
penyusunan pedoman kerja saja
e. Pengkajian Kebijakan

 Pengkajian Kebijakan (Policy Analysis)

adala suatu upaya untuk menyelesaikan
masalah, yang juga ciri perencanaan.
Tetapi pengkajian kebijakan bukan
perencanaan, karena kebijakan yang
dilakukan pada pengkajian kebijakan
bersifat restrospektif, sedang
perencanaan bersifar prospektif
f. Proses Pengambilan Keputusan

Proses Pengambilan keputusan (Decision

Making Proses), suatu upaya menetapkan
keputusan, yang juga ciri perencanaan. Tetapi
proses pengambilan keputusan bukan
perencanaan, karena proses yang berlangsung
pada pengambilan keputusan umumnya lebih
komplek dari perencanaan. Perencanaan
hanya salah satu masukan untuk mengambil
keputusan.
ASPEK PERENCANAAN

 Outcome of planning : Hasil dari pekerjaan

perencanaan (Cth Intitusi Kesehatan ; health plan)
 Mechanic of Planning : Perangkat organisasi yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan
(Cth. Kecil Kepanitiaan kegiatan)
 Proses of Planning : Proses atau langkah-langkah
melakukan pekerjaan perencanaan.
 Ciri-Ciri Perencanaan

 Bagian dari system administrasi, karena perencanaan bagian dari

fungsi administrasi
 Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan
 Berorientasi pada masa depan
 Mampu menyelesaiakan masalah atau tantangan yang dihadapi,
dalam arti menyelesaiakan masalah tersebut dilakukan secara
bertahap, dan harus tercermin dalam tahapan-tahapan.
 Mempunyai tujuan : 1) Tujuan umum (berisi secara garis besar).
2) Tujusan khusus berisi uraian secara spesifik.
 Bersifat mampu dikelola, artinya bersifat wajar, logis, objektif,
jelas, runtun, fleksible dan disesuaikan dengan sumber daya yang
tersedia.
 Macam-Macam Perencanaan

1. Ditinjau dari jangka waktunya :

a. Perencanaan Jangka Panjang waktunya antara 12 – 20 Tahun
b. Perecanaan Jangka Menengah waktunya antara 5 – 7 tahun
c. Perencanaan Jangka Pendek waktunya 1 tahun
2. Ditinjau dari frekwensi penggunaannya
a. Digunakan satu kali, biasanya dipengaruhi oleh keadaan
lingkungan yang berubah.
b.Digunakan berulang kali, kondisi ini dilakukan apabila kondisi
lingkungan normal
3. Ditinjau dari tingkatan rencana :
a. Perencanaan Induk, ruang lingkupnya luas, menitik beratkan
pada aspek kebijakan
b.Perencanaan Operasional, apabila rencana yg dihasilkan menitik
beratkan pd pedoman pelaksanaan.
c. Perencanaan Harian, disusun secara terinci, biasa digunakan
untuk program yang rutin
 Lanjutan ….

4. Ditinjau dari filosofi perencanaan

a. Perencanaan memuaskan, apabila tidak terlalu
mementingkan keuntungan golongan, melainkan
kepuasan semua pihak
b. Perencanaan Optimal , apabila perencanaan
sangat mementingkan pencapaian tujuan, pada
perencanaan ini ukuran-ukuran kualitas menjadi
penting.
c. Perencanaan Adaptasi, apabila dalam perencanaan
cenderung menyesuaikan diri dengan situasi dan
kondisi yang dihadapi.
 Lanjutan …

5. Ditinjau dari Ruang Lingkup

a. Perencanaan berorientasi masa lalu – kini, perencanaan
bertitik tolak pada pengalaman yang pernah diperoleh pada
masa lalu saja. Misal : Keadaan Wabah,
b. Perencanaan berorientasi pada masa depan, apabila
memperhitungkan perkirakan perkiraan yang akan terjadi di
masa mendatang, perencanaan ini dibedakan dalam 3 macam
1) Perencanaan Redistributif, perencanaan yang disusun
karena kebutuhan mendesak
2) Perencanaan Spekulatif, Dasar kajiannya tentang masa
depan, sekalipun menggunakan data tetapi terlalu berani.
3) Perencanaan Kebijakan, berorientasi masa depan dengan
data dan kajian mendalam
Perencanaan harus bisa menjawab :

Rumus 5W+1H. :
1. WHAT(apa) yang akan dilakukan,
2. WHY (mengapa) harus melakukan apa,
3. WHEN (kapan) melakukan apa,
4. WHERE (dimana) melakukan apa,
5. WHO (siapa) yang melakukan apa,
6. HOW (bagaimana) cara melakukan apa.
Perencanaan Kesehatan

 Perencanaan kesehatan menggunakan pendekatan pemecahan

masalah (problem solving) kesehatan.
 Langkah-langkah pemecahan masalah kesehatan yaitu :
1. Identifikasi masalah,
2. Penetapan prioritas masalah,
3. Menetapkan tujuan,
4. Menetapkan rencana kegiatan dan waktu kegiatan,
5. Menetapkan sasaran,
6. Organisasi dan staf,
7. Rencana anggaran dan
8. Evaluasi.
 1. Identifikasi Masalah
 Mengidentifikasi masalah-masalah kesehatan masyarakat dilingkungan
organisasinya :

Contoh: Berdasarkan analisa data th 2010 mengenai status kesmas, upaya

pelkes, sarana dan prasarana serta angka pembanding morbiditas antara
pusk Tani Makmur dgn Dinkes kota dimana masih terdapat kesenjangan
yg cukup tinggi jika dibandingkan. Selanjutnya kita lakukan identifikasi
masalah kesehatan di wilayah Pusk dengan kriteria-kriteria pertimbangan
berikut :
a. Masalah kesehatan yang banyak menimbulkan kematian
b. Masalah kesehatan yang mengenai kelompok umur
c. Masalah kesehatan yang menimbulkan KLB
d. Masalah kesehatan dengan kemampuan penyebaran tinggi
e. Masalah kesehatan yang mempunyai kecenderungan meningkat.
f. Masalah kesehatan yang mempunyai kecenderungan meningkat.
g. Masalah kesehatan dapat menurunkan produksi kerja.
Lanjutan....

 Dengan mengidentifikasikan masalah kesehatan di

wilayah Tani Makmur, maka dapat disimpulkan
beberapa penyakit yang masih merupakan masalah
bagi kesehatan masyarakat yaitu :
A= DBD
B = Diare
C = Hepatitis
D = Typus
E = ISPA
2. Menetapkan Prioritas masalah

 Beberapa teknik memilih prioritas masalah

antara lain : Teknik Paho, NGT, Delphi,
diseases burden, analisa matrik dan analisa
kebijakan.
 Penetapan prioritas masalah ada 2 cara :
a. Non Scor Tecnique
b. Scoring Tecnique
a. Non Scor Tecnique)/Metode Kualitatatif

Keputusan akhir ada pada kesepakatan bersama

Ada 2 teknik penetapan :
a. Teknik Delphi adalah penetapan dilakukan oleh
kelompok yang mempunyai keahlian yang sama
(Metode
b. Teknik Delbeg adalah Jika penetapan dilakukan
oleh kelompok yang tidak mempunyai keahlian
yang sama.
 2. Scoring Tecnique/ Teknik Kuantitatif
Penetapan prioritas masalah dilakukan dengan cara memberi
nilai untuk berbagai parameter antara 1 (tidak
penting/urgen) sampai 5 (sangat penting/urgen). Parameter
dimaksud diatas adalah sbb:
a. Besarnya masalah (prevalence)
b. Berat ringan akibat yang ditimbulkan (severity)
c. Kenaikan prevalensi masalah (rate of increase)
d. Keinginan masyarakat untuk menyebabkan masalah
e. Keinginan sosial jika masalah tersebut dapat diselesaikan (social
benefit)
f. Rasa Prihatin masyarakat terhadap masalah (public concent)
g. Teknologi yang tersedia untuk mengatasi masalah (technical
feasibility). Kelayakan teknologi yang dimaksudkan menunjuk pada
pengasaan ilmu dan teknologi yang sesuai.
h. Sumber daya yang tersedia dapat digunakan untuk mengatasi masalah
kesehatan (recauses eveilability) Menunjuk pada 3 M (Man, Money,
Material (sarana)
Cara Yang dipilih

 Berdasarkan data yang lengkap

dikumpulkan dan dilakukan analisa,
maka cara yang digunakan menetapkan
prioritas masalah adalah cara yang
kedua, dengan melakukan penilaian.
 Penetapan (Pemilihan) Prioritas masalah
MASALAH
NO PARAMETER
A B C D E
1 Prevalence (Besarnya masalah ) 5 5 4 5 5
2 Severity (Berat ringan akibat yang ditimbulkan ) 5 4 4 5 3
3 Rate Of Increase (Kenaikan prevalensi masalah) 5 3 3 3 5
4 Degree Of Unmet neet (Derajat keinginan masyarakat 5 4 4 5 3
untuk menyebabkan masalah)
5 Social Benefit (Keinginan sosial jika masalah tersebut 5 5 4 5 3
dapat diselesaikan)
6 Public Concern (Rasa Prihatin masyarakat terhadap 4 3 3 5 3
masalah)
7 Tehnical Feasibility (Teknologi yang tersedia untuk 4 5 3 4 1
mengatasi masalah)
8 Recourses Availability (Sumber daya yang tersedia 4 5 3 3 2
dapat digunakan untuk mengatasi masalah kesehatan)
Jumlah 37 34 28 35 25

Peringkat I III IV II V
Keterangan Huruf

A = DBD
B = Diare
C = Hepatitis
D = Typus
E = ISPA
 Alternatif Jalan Keluar

 Jika Prioritas masalah telah ditetapkan, langkah

selanjutnya yang dilakukan adalah menetapkan
prioritas jalan keluar (solution priority). Untuk ini
ada bebarapa kegiatan pokok yang harus dilakukan
sbb:
1. Menyusun Alternatif Jalan Keluar
2. Memilih Prioritas Jalan Keluar
3. Melakukan Uji Lapangan
4. Memperbaiki Prioritas Jalan Keluar
5. Menyusun Uraian Jalan keluar
1. Menyusun Alternatif Jalan Keluar

Untuk dapat menyusun alternative jalan keluar,

cobalah berfikir kreatif Thingking. Teknik Berfikir
kreatif banyak macamnya, salah satunya dengan
teknik analogi atau synectic technique. Jika Teknik
kreatif masih belum dapat dihasilkan maka tempuh
langkah-langkah berikut :
a. Menentukan berbagai penyebab masalah
b. Memeriksa kebenaran penyebab masalah
c. Mengubah Penyebab masalah kedalam bentuk
kegiatan
a. Menentukan Berbagai Penyebab
Masalah

Untuk dapat menentukan berbagai penyebab

masalah, lakukan curah pendapat (brain storming)
dengan membahas data yang telah dikumpulkan.
Gunakan alat bantu diagram sebab akibat atau
diagram fish bone. Dengan memanfaatkan
pengetahuan dan pengalaman yang ada serta dibantu
oleh data yang tersedia, dapat disusun berbagai
penyebab masalah secara teoritis
 Data FGD
NO
JENIS KEG TERKAIT ABJ Analisis Input-Proses-Output
1.
PSN Saat ini Seharusnya Rekomendasi
Input (5M): PJ WILAYAH
- TENAGA RATA2 = 18 4 KEL, 56 RW, 260 RT, 21 RW BIAYA KADER (-)
- SETIAP JUM’AT = 2 RT, JK DG DINKES = 6 RT TENAGA KURANG ENDEMIS= 105 -MANTAU JENTIK MANDIRI
- PER KADER = 2 RT KADER 6 ORG RT - PKK
- BIAYA DARI BOK & APBD - GOTONG ROYONG LINTAS SEKTOR
- ABATE, 1 RT, 2 KG - RW SIAGA

Proses :
-

Output:
-

2.
ABATISASI
Input : + JENTIK 14 RW - DG DINKES ABATISASI 3 BLN
- ABATE SEKALI
- KADER
-
Dst......

Proses :
-
Output:
-
3.
KARTU KENDALI JENTIK 14 RW DG DINKES 3 BLN SEKALI
MONITORING

4.
PENYULUHAN 14 RW, PER RMH DG DINKES
Diagram Fish bone
ABJ rendah

Kader - Dana terbatas

Manusia Bahan/dana

Perilaku masy - Abate bau

psn tiap jum’at

Kelurahan sulit/bmd

Metode
Mesin
b. Memeriksa Kebenaran Penyebab
Masalah

Karena penyebab masalah baru

disusun bersifat teoritis, perlu
dilakukan pemeriksaan tentang
kebenaran penyebab masalah
(confirmation) untuk mengidentifikasi
penyebab masalah).
c. Mengubah Penyebab Masalah
kedalam bentuk Kegiatan

Usahakan untuk satu penyebab masalah dalam bentuk satu

kegiatan masalah. Hasil yang diperoleh tersusun nya alternatif
jalan keluar

Masalah Penyebab Alternatif

Rendahnya 1. Kader kurang 1. Target
ABJ 2. Perilaku Masy dikurangi
rendah 2. Penyuluhan
3. Dana terbatas Kesehatan
Lanjutan ….

NO Penyebab Masalah Alternatif Pemecahan Masalah

Prioritas
- Mengurangi jumlah
- Kader Kurang sasaran/wilayah
- Kerjasama dg pkk
- Kerjasama/dukungan lintas
sektor
- Menambah alokasi dana

-dst.......
2. Memilih Prioritas Jalan Keluar
 Cara melakukan prioritas jalan keluar
banyak caranya, salah satunya memakai
kriteria matrik. Ada 2 kriteria yang lazim
digunakan :
1. Efektifitas Jalan Keluar
2. Efisiensi Jalan Keluar
3. Menetapkan Tujuan

 Rencana yang baik dan ingin mendapatkan

hail yang baik memerlukan TUJUAN yang
ingin dicapai, Tujuan tersebut dapat
dibedakan menjadi 2 macam yaitu :
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
1. Efektifitas Jalan Keluar
 Tetapkan Nilai Efektifitas untuk setiap
alternative jalan keluar yakni dengan
memberikan angka 1 (paling tidak efektif)
sampai dengan angka 5 (paling efektif).
Prioritas Jalan keluar adalah yang nilai
efektifitasnya paling tinggi, untuk
menentukan jalan keluar.
Kriteria Efektifitas Sbb:

Efektifitas pemecahan masalah

Cara ini dilakukan dengan memberikan nilai 1 untuk
alternatif penyelesaian masalah yang paling tidak efektif
sampai nilai 5 untuk yang paling efektif. Untuk menentukan
efektifitas ini digunakan kriteria tambahan sebagai berikut:
a. Besarnya masalah yang dapat diselesaikan/M
(magnitude)
b. Pentingnya penyelesaian masalah, yang dikaitkan
dengan kelanggengan selesainya masalah/I
(importance)
c. Sensitivitas, yang dikaitkan dengan kecepatan dalam
menyelesaikan masalah/V (vulnerability)
2. Efesiensi Jalan Keluar
 Tetapkan Nilai Efesiensi untuk setiap alternative jalan
keluar yakni dengan memberikan angka 1 (paling tidak
efesien) sampai dengan angka 5 (paling efesiensi). Nilai
efesiensi biasanya dikaitkan dengan biaya (cost) yang
diperlukanuntuk melaksanakan jalan keluar. Makin besar
biaya yang diperlukan, makin tidak efisien jalan keluar
tersebut.
 Hitunglah nilai P (prioritas) untuk alternative jalan keluar,
dengan membagi hasil perkalian nilai M x I x V dengan
nilai C. Jalan Keluar dengan nilai P tertinggi adalah
prioritas jalan keluar terpilih.
Matrik Prioritas Jalan Keluar

Prioritas
No. Alternatif Jalan Keluar M I V C Jalan
Keluar

Mengurangi jumlah sasaran/

1. 5 5 5 5 625
wilayah

2. Kerjasama dg pkk 3 3 2 1 18

3. Kerjasama/dukungan lintas sektor 2 2 2 1 8

4. Menambah alokasi dana 5 5 1 5 125

Beberapa referensi buku

Beberapa Metode Pemecahan Masalah

 Teknik Matrik (Dalam Bukunya Azrul
Azwar (1996), Judul Buku “ Pengantar
Administrasi Kesehatan
 Scoring technique (Dedi Alamsyah & Ratna
Muliawati (2013) Judul Buku “Dasar-Dasar
Kesehatan Masyarakat)
TERIMA KASIH