Setiausaha Dinamik

SETIAUSAHA DINAMIK
KURSUS PENTADBIRAN ASAS
20 OGOS 2019
SELASA
SESI 4
KEMAHIRAN PERKERANIAN
PREPARED BY / DISEDIAKAN OLEH:

MAZUIN BINTI OSMAN @ SJ CLARKE
SCHOOL OF BUSINESS MANAGEMENT

FACULTY OF E-SECRETARYSHIP
2019 Awinsjclarke Notes

@All right reserved
SETIAUSAHA DINAMIK: Kemahiran Perkeranian
LEARNING OUTCOMES
TOPIC
Di akhir sesi ini, kita akan memperolehi :
 pemahaman dari sudut mengurus ruang pejabat

 pengenalan asas tentang Rintas vs Trengkas
 cara bagaimana teknik diktasi menggunakan audio
 konsep tugas agih maklumat
 teknik menaip dan menyediakan dokumen rasmi yang diarahkan
dalam masa yang ditetapkan
 contoh penyediaan minit mesyuarat, surat, memo dan emel
AKTIVITI : TUGASAN MEMBUAT LAPORAN
Slide 2 of 38
Ice Breaking
TOPIC
Adakah anda layak untuk dipanggil
seseorang yang DINAMIK? Apa itu
Dinamik?
Slide 3 of 38
MENGURUS RUANG PEJABAT
TOPIC
uang pejabat harus diurus dengan efisien dan

praktik.
Kebersihan dan kekemasan mencerminkan sesebuah

organisasi tersebut.
Anda tidak dibayar untuk

kreativiti susun atur
pejabat, namun sekecil-
kecil penghargaan dari
orang-orang sekeliling
merasakan diri kita begitu
berharga.
Slide 4 of 38
TOPIC
PENGURUSAN RUANG
PEJABAT
 Pengenalan Seksyen
Pengurusan Ruang
Pejabat
 Peranan dan
Tanggungjawab
 Objektif
Slide 5 of 38
TOPIC
Pengenalan Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat
Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat bertanggungjawab dalam

memastikan Kementerian / Jabatan Persekutuan ditempatkan di
ruang pejabat yang selesa. Ini bertujuan bagi membolehkan
kakitangan bertugas dengan baik dan cekap agar dapat
memberikan perkhidmatan yang memuaskan kepada orang ramai
sebagai pelanggan tanpa menimbulkan ketidakpuasan. Semua
permohonan berkenaan penempatan Kementerian / Jabatan
Persekutuan sama ada di Bangunan Gunasama Persekutuan atau
premis swasta, perlu dikemukakan ke Seksyen Pengurusan Ruang
Pejabat untuk pertimbangan.
Slide 6 of 38

TOPIC
Peranan dan Tanggungjawab

 Memproses permohonan kelulusan ruang pejabat baru, tambahan ruang, pindah
ruang dan perlanjutan yang dikemukakan oleh Kementerian / Jabatan Persekutuan
 Memantau kelulusan pembelian harta-harta Kerajaan (bangunan oleh

Kementerian / Jabatan Persekutuan bagi memastikan mematuhi peraturan yang
ditetapkan.
 Mempertimbang dan meluluskan permohonan ruang pejabat dan permohonan

kerja-kerja ubahsuai di Bangunan Gunasama Persekutuan setelah mendapat
sokongan daripada pihak berkaitan seperti Pengurus Bangunan, Jabatan Kerja
Raya dan Bahagian kawalselia Penyenggaraan, Kementerian Kerja Raya Malaysia.
Slide 7 of 38

TOPIC
Peranan dan Tanggungjawab
 Mempertimbang dan meluluskan permohonan individu / syarikat untuk

menyewa Bangunan Gunasama Persekutuan setelah mendapat persetujuan
daripada pihak berkaitan
 Bertanggungjawab melantik pengusaha dan memantau operasi kafeteria

Bangunan Gunasama bagi memastikan pengusaha mematuhi peraturan-
peraturan yang ditetapkan.
 Bertanggungjawab memantau dan menguruskan kerja-kerja penyelenggaraan

bangunan
Slide 8 of 38

TOPIC
Objektif
 Memastikan Pengurusan Ruang Pejabat , Kompleks Pejabat Kerajaan dan
Kefeteria di bawah BPH bertaraf dunia menerusi pelaksanaan dasar-dasar
kerajan bagi mewujudkan suasana persekitaran kerja yang selamat, selesa
dan memenuhi keperluan semasa.
Slide 9 of 38
PENGENALAN TOPIC
PERALATAN PEJABAT
 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa
boleh digunakan dengan selamat
 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya
kelihatan kemas
 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan
dilabelkan mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin
faks dan CPU
Slide 10 of 38
PENGENALAN TOPIC
SUSUN ATUR PERALATAN PEJABAT

 Semua perabot dan peralatan pejabat
tersusun kemas, berkeadaaan baik
serta tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja
 Kreativiti menyusun perabot dan
peralatan adalah digalakkan supaya
dapat mewujudkan suasana yang lebih
selesa dan keceriaan pejabat serta
tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan
 Teknik susunan peralatan boleh
memendekkan masa memproses
sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail
diletakkan berhampiran dengan work
station pegawai
Slide 11 of 38
PENGENALAN TOPIC
SUSUNAN FAIL
• Disusun dengan teratur,
mudah diperoleh/disimpan
dan bersistem
• Sistem pengurusan fail yang

memudahkan
pencarian/pencapaian dalam
satu tempoh masa (contoh
30 saat per fail)
Slide 12 of 38
PENGENALAN TOPIC
Ring File boleh dilabelkan mengikut

tatacara berikut :
1. Tetulang ring file mengandungi
 Singkatan nama
kementerian, bahagian/unit
 Nombor fail
 Tajuk fail
 Nombor susunan fail
2. Muka depan ring

file mengandungi
 Logo
 Tajuk
 Nama unit atau cawangan
3. Penggunaan tulisan (font) dan

saiz mengikut kesesuaian fail
Slide 13 of 38
TOPIC
HIASAN DALAMAN
 Hiasan yang bersesuaian dengan imej korporat jabatan, mudah dan

jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan pekerja
 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi,
piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya)
 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya
 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup
tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi
mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet.
Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti)
Slide 14 of 38
TOPIC
HIASAN DALAMAN
 Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium

dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu
penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik)
 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan
 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja
Slide 15 of 38
TOPIC
TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN
Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan

yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah
“SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada

plug lampu yang terbabit
Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition

dan bilik pegawai
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di

tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Slide 16 of 38
TOPIC
 RUANG KERJA TERPERINGKAT
Sistem pengurusan
Pegawai yang Nama pegawai dan
Ruang kerja ruang kerja
bertanggungjawab nombor telefon
terperingkat ini terperingkat perlu
(pemunya/ownership) hendaklah
merangkumi Bilik diamalkan dengan
perlu dilantik bagi dipamerkan pada
Server dan Kawasan memenuhi ciri-ciri
menguruskan pintu masuk bilik
Kerja Larangan keselamatan
kebersihan bilik. berkenaan
pengguna
Slide 17 of 38
TOPIC
BILIK FAIL
 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan

dipamerkan di ruang yang strategik
 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks
 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara tetulangnya menghala ke
atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun
dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail
 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan
sebelum tamat waktu bekerja
Slide 18 of 38
TOPIC
BILIK FAIL
 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan

pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar
pengguna dan kad keluar masuk fail)
 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam
kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu
dilekatkan di luar kabinet
 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail
 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang
selamat dan diparkirkan
 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor
telefon)
Slide 19 of 38
TOPIC
RUANG KAUNTER
• Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
• Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih
dan disusun supaya kelihatan kemas
• Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
• Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini
Slide 20 of 38
TOPIC
RUANG KAUNTER
• Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan
• Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan
• Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk
pelanggan
• Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut
 Sistem maklum balas pengguna

 Direktori pegawai
 Borang / brouser
 Bahan bacaan/ informasi
 Piagam pelanggan
Slide 21 of 38
TOPIC
BILIK HELPDESK /CALLCENTER
o Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan

o Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan
sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
o Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
o Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh:
carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan
yang perlu disampaikan kepada telefonis)
Slide 22 of 38
JENIS-JENIS SUSUNATUR PEJABAT MENGIKUT KONSEPT PPT TOPIC
SUSUNAN ZIG-ZIG
 Cara susunan
menggunakan
partition bagi
memisahkan seorang
pegawai dan
kakitangan yang lain
 Mempunyai ruang
privacy
Slide 23 of 38
SUSUNAN BERBARIS
 Cara susunatur
berbentuk lurus diberi
partition pada
sebelahnya
 Sesuai bagi kakitangan
perkerannian di mana
mereka tidaklak
memerlukan banyak
privacy.
Slide 24 of 38
SUSUNAN CLUSTER
 Cara susunatur berbentur kelompok
(cluster)
 Sesuai jika pegawai-pegawai berkerja
secara teamwork
 Bergantung rapat di antara satu dengan
lain
Slide 25 of 38
CAMPURAN PELBAGAI SUSUNATUR PEJABAT
Slide 26 of 38
CAMPURAN PELBAGAI SUSUNATUR PEJABAT
Slide 27 of 38
Ice Breaking
TOPIC
Siapa tahu perbezaan antara RINTAS
dan TRENGKAS?
Kenapa pentingnya RINTAS?
Slide 28 of 38
RINTAS VS TRENGKAS
TOPIC
INTAS” nama yang diberi kepada kaedah penulisan

ini adalah gabungan perkataan “ringkas” dan
“pantas”.
Ianya dijangka akan mengganti penulisan trengkas yang

menggunakan simbol-simbol tertentu bagi mewakili huruf-
huruf rumi.
Pembelajaran
trengkas adalah sukar
serta memakan masa
yang lama. Ianya juga
amat berguna kepada
bidang kewatawanan
dan sesiapa yang
perlum mengail nota
dengan cepat.
Slide 29 of 38
RINTAS – RINGKASAN NOTA
PENGENALAN TOPIC
Slide 30 of 38
TOPIC
Slide 31 of 38
TOPIC
Slide 32 of 38
TOPIC
Slide 33 of 38
TOPIC
Slide 34 of 38
TOPIC
Slide 35 of 38
TOPIC
Slide 36 of 38
TOPIC
Slide 37 of 38
TOPIC
Slide 38 of 38
TOPIC
Slide 39 of 38
TOPIC
LATIHAN 5
Slide 40 of 38
TOPIC
Slide 41 of 38
TOPIC
Slide 42 of 38
TOPIC
Slide 43 of 38
TOPIC
Slide 44 of 38
TOPIC
Slide 45 of 38
TOPIC
Slide 46 of 38
TOPIC
Slide 47 of 38
TOPIC
Slide 48 of 38
TOPIC
Slide 49 of 38
TOPIC
Slide 50 of 38
TOPIC
Slide 51 of 38
TOPIC
Slide 52 of 38
TOPIC
Slide 53 of 38
TOPIC
Slide 54 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
PEGENALAN ORGANISASI TOPIC
Slide 55 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
Slide 56 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
Slide 57 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
TOPIC
 KONSEP PENGORGANISASIAN
AUTORITI TANGGUNG AKAUNTABILITI

• Hak untuk JAWAB • Akan bertanggungjawab
membuat penuh dengan apa yang
keputusan • Kewajipan untuk dilakukan
melaksanakan
tugas yang diberi
Slide 58 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
Slide 59 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
Slide 60 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
DESKRIPSI TUGAS TOPIC
Slide 61 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
CONTOH DESKRIPSI TUGAS TOPIC
Slide 62 of 38
PENGAGIHAN MAKLUMAT
CONTOH DESKRIPSI TUGAS TOPIC
Slide 63 of 38
PENGURUSAN DOKUMEN RASMI
TOPIC
Tatacara penyediaan dokumen yang efektif
Menaip dengan QWERTY style kelajuan minima

40ppm ketepatan 95% ke atas
Menggunakan 10 point utama dalam menaip surat
Menyediakan minit mesyuarat, surat, memo dan

emel
Membuat dan menyerahkan laporan dalam masa 3

hari setelah majlis / program dijalankan
Slide 64 of 38
TOPIC
10 POINT UTAMA SURAT RASMI
Slide 65 of 38
TAMBAHAN MAKLUMAT JIKA PERLU TOPIC
Slide 66 of 38
TOPIC
CONTOH SURAT RASMI
Slide 67 of 38
TOPIC
CONTOH SURAT RASMI
Slide 68 of 38
TOPIC
CONTOH SURAT RASMI
Slide 69 of 38
TOPIC
ISI KANDUNGAN DAN NOMBOR PERENGGAN
Slide 70 of 38
TOPIC
PENGAKHIRAN SURAT
Slide 71 of 38
TOPIC
LAMPIRAN SURAT
Slide 72 of 38
TOPIC
MEMO
Slide 73 of 38
TOPIC
Slide 74 of 38
TOPIC
Slide 75 of 38
TOPIC
EMEL
Slide 76 of 38
TOPIC
EMEL
Slide 77 of 38
TOPIC
EMEL
Slide 78 of 38
TOPIC
EMEL
Slide 79 of 38
SELEPAS INI SESI SETERUSNYA
TOPIC
SESI SETERUSNYA
SESI 5 – PENGURUSAN DOKUMEN, REKOD DAN
PENYELENGGARAAN FAIL YANG EFEKTIF
Panduan Asas Pengurusan Dokumen

Operasi Fail
Peringkat Akhir Pengurusan
Rekod
Aktiviti Latihan Sistem Fail

Yang Yang Praktikal
Slide 80 of 38

Setiausaha Dinamik

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Setiausaha Dinamik

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SETIAUSAHA DINAMIK

KURSUS PENTADBIRAN ASAS

PREPARED BY / DISEDIAKAN OLEH:

SCHOOL OF BUSINESS MANAGEMENT

2019 Awinsjclarke Notes

Di akhir sesi ini, kita akan memperolehi :

 pemahaman dari sudut mengurus ruang pejabat

AKTIVITI : TUGASAN MEMBUAT LAPORAN

Adakah anda layak untuk dipanggil

seseorang yang DINAMIK? Apa itu

uang pejabat harus diurus dengan efisien dan

Kebersihan dan kekemasan mencerminkan sesebuah

Anda tidak dibayar untuk

Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat bertanggungjawab dalam

MENGURUS RUANG PEJABAT

Peranan dan Tanggungjawab

 Memantau kelulusan pembelian harta-harta Kerajaan (bangunan oleh

 Mempertimbang dan meluluskan permohonan ruang pejabat dan permohonan

MENGURUS RUANG PEJABAT

Peranan dan Tanggungjawab

 Mempertimbang dan meluluskan permohonan individu / syarikat untuk

 Bertanggungjawab melantik pengusaha dan memantau operasi kafeteria

 Bertanggungjawab memantau dan menguruskan kerja-kerja penyelenggaraan

MENGURUS RUANG PEJABAT

Kefeteria di bawah BPH bertaraf dunia menerusi pelaksanaan dasar-dasar

kerajan bagi mewujudkan suasana persekitaran kerja yang selamat, selesa

dan memenuhi keperluan semasa.

SUSUN ATUR PERALATAN PEJABAT

• Sistem pengurusan fail yang

Ring File boleh dilabelkan mengikut

2. Muka depan ring

3. Penggunaan tulisan (font) dan

 Hiasan yang bersesuaian dengan imej korporat jabatan, mudah dan

 Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium

Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan

“SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada

Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di

 RUANG KERJA TERPERINGKAT

 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan

 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan

• Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan

• Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut

 Sistem maklum balas pengguna

BILIK HELPDESK /CALLCENTER

o Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan

JENIS-JENIS SUSUNATUR PEJABAT MENGIKUT KONSEPT PPT TOPIC

JENIS-JENIS SUSUNATUR PEJABAT MENGIKUT KONSEPT PPT TOPIC

JENIS-JENIS SUSUNATUR PEJABAT MENGIKUT KONSEPT PPT TOPIC

JENIS-JENIS SUSUNATUR PEJABAT MENGIKUT KONSEPT PPT TOPIC

CAMPURAN PELBAGAI SUSUNATUR PEJABAT

JENIS-JENIS SUSUNATUR PEJABAT MENGIKUT KONSEPT PPT TOPIC

CAMPURAN PELBAGAI SUSUNATUR PEJABAT

Siapa tahu perbezaan antara RINTAS

Kenapa pentingnya RINTAS?

INTAS” nama yang diberi kepada kaedah penulisan

Ianya dijangka akan mengganti penulisan trengkas yang

PEGENALAN ORGANISASI TOPIC

PEGENALAN ORGANISASI TOPIC

PEGENALAN ORGANISASI TOPIC

AUTORITI TANGGUNG AKAUNTABILITI

PEGENALAN ORGANISASI TOPIC

PEGENALAN ORGANISASI TOPIC