PERENCANAAN JADWAL KERJA,

PENYUSUNAN PROGRAM &

PENGORGANISASIAN KEGIATAN
By
Retno Arianingrum
TUJUAN YANG INGIN DICAPAI
Peserta mampu :
• Menyusun jadwal dalam bentuk kegiatan yg hrs
dijalankan secara sistematis demi tercapainya
tujuan yg telah ditetapkan
• Merancang kepanitiaan dg mempertimbangkan
faktor-faktor yg mendukung pelaksanaan suatu
rencana kerja
• Mengenali berbagai pola komunikasi antar unit
kerja serta hal-hal yg mendukung &
menghambat upaya menjaga efektifitas
komunikasi antar unir kerja
• Merumuskan rencana dalam langkah-langkah
konkrit untuk mewujudkan gagasannya.
 ORGANISASI
Sekumpulan orang-orang yg
berinteraksi dan saling bergantung satu
sama lain, bekerja untuk mencapai
tujuan tertentu, yg hubungan-hubungan
kerja satu dg yg lainnya ditentukan
berdasarkan struktur tertentu
(Duncan, 1981)
 ORMAWA
• Sarana latihan kepemimpinan &
manajeman
• Wadah aktualisasi diri
• Sarana pengembangan multi
kecerdasan
• Wadah pengembangan kreativitas
 SARANA LATIHAN
KEPEMIMPINAN & MANAJEMEN

Kepemimpinan Manajemen

• Berfokus pada • Memusatkan perhatian

mengerjakan hal
pada mengerjakan
dengan benar secara tepat
• Memastikan bahwa • Mengusahakan bahwa
tangga yang kita naiki kita menaiki tanggi itu
bersandar pada seefisien mungkin
tembok secara tepat
 ORGANISASI
Manajemen :
mengembangkan kapasitas
Kepemimpinan untuk
• mewujudkan rencana
Menjaga
• Membuat struktur organisasi
komitmen yg
tinggi dalam • Menyusun staffing
mencapai visi • Menetapkan tugas-tugas
organisasi • Membagi tugas-tugas tersebut
• Mengkomunikasikan rencana
• Mendelegasikan tanggung
jawab
• Membuat sistem pemantauan
serta pemecahan masalah
MANAJEMEN ORGANISASI
• Perencanaan (planning)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Penyusunan Personalia (Staffing)
• Pengarahan (Directing + actuating)
• Pengkoordinasian (Coordinating)
• Penyusunan Anggaran (Budgeting)
• Pelaporan (Reporting)
 UNSUR-UNSUR
ORGANISASI
• Pimpinan
• Azas dan Tujuan
• Program
• Sumber daya : Manusia, fisik
• Struktur Organisasi
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN
PROGRAM KERJA ORGANISASI
• Mengidentifikasi dan merumuskan masalah
• Mengklasifikasikan masalah
• Mencari dan mengembangkan alternatif
• Analisis alternatif
• Pengambilan keputusan
• Perumusan gagasan awal
• Penyusunan skala prioritas program kerja
• Penjabaran Program Kerja
• Melaksanakan dan mencapai program kerja
• Tolak ukur keberhasilan program kerja
• Evaluasi
• Umpan balik (feedback)
ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN (AKL)
& ANALISIS SWOT ORGANISASI

Mempelajari, memulai & mengembangkan

organisasi dg mempertimbangkan faktor :
• S : Strenght (Kekuatan)
• W : Weakness (Kelemahan)
• O : Opportunity (Peluang/kesempatan)
• T : Threats (Tantangan/Ancaman)
 LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN
ANALISIS SWOT DALAM ORGANISASI
• Mengidentifikasi aspek-aspek yg dinilai dalam organisasi
• Mengklasifikasi aspek-aspek tersebut menurut komponen
SWOT
• Menyusun instrumen-instrumen untuk menentukan bobot
asing-masing aspek
• Memberikan pembobotan kepada masing-masing aspek
menurut komponen untuk menentukan kondisi organisasi
• Mengidentifikasi kebutuhan (need) lingkungan organisasi
• Mengidentifikasi peluang, tantangan, kekuatan, kelemahan
organisasi
• Setelah AKO dilakukan pengembangan alternatif
strategis
 ASPEK ORGANISASI
YANG DIANALISIS
• Latar belakang organisasi
• AD/ART organisasi
• Struktur organisasi
• Pembagian tugas, fungsi, dan wewenang
• Aspek manajemen kepemimpinan
• Aspek Administrasi/keuangan
• Hubungan intern/ekstern
 Format Analisis SWOT
Lingkungan
Eksternal
Lingkungan
Internal
Kekuatan (Strengths):
Tuliskan pada kotak ini semua
unsur kekuatan yang dimiliki
oleh institusi sebagai modal
perbaikan
Kelemahan (Weaknesses):
Tuliskan pada kotak ini semua
unsur kelemahan yang dimiliki
oleh institusi sebagai fakta
yang harus dihadapi
Peluang (Opportunities):
Tuliskan pada kotak ini semua
kesempatan yang muncul dari
lingkungan yang dapat
dimanfaatkan oleh institusi
untuk menetapkan perbaikan
Strategi PEKU
Rumuskan daftar program
strategis yang diturunkan
dari fakta-fakta kekuatan
yang dimiliki dan peluang
yang muncul dari lingkungan
Strategi PEKA
Rumuskan daftar program
strategis yang diturunkan
dari fakta-fakta kelemahan
yang dimiliki dan peluang
yang muncul dari lingkungan
Ancaman (Threats):
Tuliskan pada kotak ini semua
jenis ancaman yang muncul
dari lingkungan yang dapat
menghambat institusi dalam
menjalankan program-
programnya
Strategi AKU
Rumuskan daftar program
strategis yang diturunkan
dari fakta-fakta kekuatan
yang dimiliki dan ancaman
yang dihadapi dari lingkungan
Strategi AKA
Rumuskan daftar program
strategis yang diturunkan
dari fakta-fakta kelemahan
yang dimiliki dan ancaman
yang dihadapi dari lingkungan
 PENYUSUNAN
PROGRAM KERJA

• Merupakan pengambilan keputusan yg

tepat dengan menggunakan berbagai
pertimbangan sehingga langkah ke
depan hampir dapat dipastikan.
 FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Kemampuan dalam :
• mengidentifikasi dan mengklasifikasikan
masalah  data (lap. Kegiatan, monnev)
• mengembangkan kreatifitas dan
alternatif pemecahan masalah
• Menerapkan teknik-teknik pemecahan
masalah
 PENJABARAN RENCANA
KERJA & KEPANITIAAN
Aspek yang diperhatikan :
• Visi dan misi
• Trend saat ini dan waktu ke depan
• Sumber daya yang ada
• Daya dukung
• Manajemen waktu
 PROGRAM KERJA…………………..
ORMAWA…………………………………….
TAHUN 2008

No Nama Kegiatan Bentuk Tujuan Sasaran Indikator Sumber Waktu Pelaksanaan Ket.
Kegiatan Keberhasilan Dana

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Program Rutin
1

Program Unggulan
1

Program Insidental
1

2
Susunan Panitia