REGULASI BENGKEL

Teknik dan Siasat

• Dasar :
• 1. Regulasi YIMM tentang Klaim KSG dan
Kerusakan.
• 2. Tertib administrasi Buku KSG
• 3. Penyesuaian regulasi bengkel dengan
kondisi dealer.
 Fakta Kondisi Dealer
• 1. Adanya kondisi faktur premature (faktur
yang diajukan sebagai faktur unit terjual
sebelum benar-benar terjual). Code Unit :
U2
• 2. Terjadinya kesalahan pengiriman unit
(terjadi berulang kali)
• 3. Adanya pembelian unit U2 dari dealer
lain.
 Apa yang kita butuhkan?
• 1. Komitmen untuk mentaati
kebijaksanaan baru ini.
• 2. Ketelitian.
• 3. Kerjasama semua divisi (Counter-
Administrasi Bengkel -Chief Mechanic-
Bengkel-Adm. Faktur-PDI & Delivery)
• 4. Good Relation Dealer antar Frontliner
Dealer dan Chief Mechanic.
 Resiko
1. Klaim KSG 1 Hangus.
2. Klaim Kerusakan all item part hangus.

KERUGIAN DEALER
1. DEALER MEMBAYAR SEMUA KLAIM KSG 1 ( OLI DAN BIAYA SERVIS )
2. DEALER MEMBAYAR KLAIM KSG SETELAH KSG 1.
3. DEALER MEMBAYAR BIAYA SPARE PARTS KERUSAKAN YANG
TERJADI DALAM MASA GARANSI (GARANSI HILANG)
 SkemaTugas
Unit Datang
PDI Admin DO

PDI Memberikan Daftar DO Input Data DO

kepada Admin DO
Admin Counter

1. Mencetak Daftar DO
2. Memberikan
cetakan DO pada
masing-masing
buku PDI yang
diterima
 Premature Faktur (U2)
Admin Faktur Admin Counter

Memberikan daftar Mengumpulkan semua

unit yang akan masuk BUKU PDI sesuai
dalam Premature dengan nomor rangka
Faktur (U2) dan mesin yang
tercantum dalam
Premature Faktur (U2)

Admin Spare Part

Chief Mechanic/Adm.
Service
Langsung memisahkan 1. Mencatat tanggal
oli KSG 1 sesuai Prematur Faktur (U2)
jumlah total premature
2. Menyimpan buku PDI
faktur.
Prematur Faktur (U2)
Skema Penjualan Unit Prematur
Faktur (U2)
Counter Admin Counter

1. Melaporkan 1. Meminta Buku PDI

penjualan
unit U2 2. Check kondisi unit
U2.
2. Cek kondisi
konsumen
Admin Service
Meminta Oli
KSG 1
disesuaikan
check data
(point 2)dari
Admin Counter
Admin Spare Part
 Check Kondisi Premature
Faktur / U2
• 1. Check tanggal pengajuan U2 sesuai
data dari admin faktur yang telah
diberikan.
• 2. Check daftar Nomer PDI dari file Buku
PDI yang telah dibuat Admin Service.
KSG 1
 Admin Faktur
• 1. Memberikan data pengajuan premature
faktur/U2 ke Admin. Counter yang baru
diajukan dan sisa U2.
• 2. Meminta laporan input data Buku PDI
yang telah diberi No. Rangka dan No.
Mesin.
• 2. Mengingatkan kepada Admin Service
tentang daftar klaim KSG 1 yang harus
diajukan maksimal 20 hari sejak
pengajuan premature faktur/U2.
 Admin DO
1. Input Data Delivery Order (DO).
2. Memberikan file kepada Adm. Counter
unit DO yang datang.
 Admin Counter
• 1. Mengambil file data DO dari Admin DO lalu print out dan menempelkan data No.
Rangka dan No. Rangka – No. Mesin ke buku PDI.
• 2. Membuat laporan pengisian buku PDI dan memberikannya kepada Admin Faktur dan
Adm. Service.
• 3. Memisahkan antara buku PDI dari unit reguler dan unit (U2)
• 4. Memberikan semua buku PDI (U2) ke ke Admin Service.
• 5. Meminta buku PDI U2 kepada Admin Service bila ada penjualan unit U2.
• 6. Menjelaskan perihal waktu untuk service KSG 1.
• 7. Check kondisi konsumen berkaitan kondisi klaim KSG 1.
• Kondisi yang dimaksud adalah :
• a. Bila memungkinkan pembeli dengan unit U2 diusahakan untuk service dan ganti oli di
Dealer Pusat Waloja Motor.
• b. Memberi opsi kepada konsumen diberikan olinya secara langsung saat pengiriman
atau tetap pada waktu KSG 1 serta alasan diberikannya opasi tersebut. (Sesuaikan
dengsan kondisi point A)
• -Bila konsumennya menginginkan oli secara langsung saat pengiriman maka tindakan
yang yang harus dilakukan adalah dengan berkoordinasi dengan Admin Service serta
menandatangani berita serah terima oli dan memberikan oli kepada konsumen.
• 8. Membuat surat jalan atas gesekan dan buku PDI (harus sama No. Rangka-Mesinnya)
• 9. Menyerahkan surat jalan dan buku service kepada Sopir (Delivery)
 Admin Service
Kondisi Oli diberikan saat pengiriman sesuai rekomendasi Counter dan Admin
Counter
1. Admin Service akan meminta oli kepada Admin Spare Part sesuai dengan
nomer rangka-mesin unit U2 dan buku PDI nya.
2. Menandatangani berita serah terima oli bersama Admin Spare Part dan
Admin Counter atas pengeluaran oli dari stock khusus U2.
3. Admin Service merobek KSG 1 dari buku service dan menyerahkan pada
Admin Counter serta melakukan pencatatan di file buku PDI yang dibuat
oleh Admin Service pertama kali.
4. Membuat laporan stok Buku PDI dan menyerahkan pada Admin Counter
dan Admin Faktur
5. Mengajukan klaim KSG Oli dan Service maksimal 20 hari sejak pengajuan
faktur U2.
 Admin Spare Part
1. Admin Spare Part mengeluarkan oli dari dan mencatat stock oli
khusus unit U2 dan membuat lembar berita serah terima yang
ditanda tangani oleh Admin Spare Part-Admin Service dan Admin
Counter.
Jumlah oli adalah total jumlah unit U2 dikurangi jumlah unit U2
yang masih bisa diklaim dalam 30 hari.
2. Membuat laporan bulanan stock khusus unit U2 dan menyerahkan
kepada Admin Counter dan Admin Faktur.
 PDI-Man
1. Crosscheck data kepada counter dan Admin Counter tentang unit
U2 yang terjual.
2. Memeriksa buku service yang diterima dari Admin Counter. (Harus
sama dengan No. Rangka-Mesin dengan unit U2 yang akan
digesek)
3. Menyerahkan kembali buku PDI dan gesekan kepada Admin
Counter.
4. Crosscheck unit sebelum dinaikkan ke mobil Delivery.
 Sopir/Delivery
1. Crosscheck data pengiriman dengan PDI-Man dan
Admin Counter.
2. Sopir WAJIB menjelaskan masalah klaim KSG.
3. Sopir WAJIB mengecek unit yang di turunkan di rumah
konsumen. (sesuai Surat jalan yang dibuat)
4. Konsumen harus ditunjukkan bukti fisik (No. Rangka-
Mesin) harus sesuai dengan Surat Jalan yang dibuat
Dealer.
5. Surat jalan hanya boleh ditandatangani bila konsumen
sudah melihat bukti fisik sepeda motor sesuai dengan
surat jalan.
 PEMBELIAN UNIT U2
Dari Dealer Yamaha Lain
Bila pembelian unit masih kurang dari 30 hari sejak pengajuan unit U2 :
-Oli tidak diberikan namun dealer tersebut harus diberitahu tentang
batas waktu penagihan KSG sesuai dengan tanggal pengajuan
faktur unit U2.
Bila lebih dari 30 hari maka :
- Oli dapat diberikan langsung (kartu KSG1 disobek) sedangkan
penagihan biaya service pertama dan selanjutnya disesuaikan
dengan klaim dealer tersebut kepada Waloja Motor