NAZIRAN eSPKB

Pengenalan
Naziran eSPKB diujudkan di semua Pejabat Perakaunan selaras dengan kewajipan Akauntan Negara Malaysia di bawah Arahan Perbendaharaan 138 dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 2 Tahun 2003 mengenai pengawasan yang sesuai diadakan untuk mengelakkan kehilangan kerana penipuan atau kecuaian di jabatan.

Objektif Naziran

i) Mengawasi PTJ eSPKB supaya mematuhi Panduan Pengguna eSPKB dan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa. ii) Membantu dan memberi khidmat nasihat kepada pengguna PTJ eSPKB. iii) Melapor kepada KSP melalui BPOPP dan sesalinan dihantar kepada Pegawai Pengawal bagi PTJ tersebut (untuk semua Pejabat Perakaunan) dan Jabatan Audit Negeri, berkenaan penemuan naziran yang matan.

Skop Naziran eSPKB bagi satu PTJ adalah :

1) Menjalankan naziran sekurang-kurangnya sekali setahun. 2) Menjalankan naziran sekurang-kurangnya 20 peratus dari setiap dokumen kewangan iaitu Waran Peruntukan, Baucar Bayaran, Baucar Jurnal dan Penyata Pemungut yang berstatus 8 dalam eSPKB. 3) Menjalankan naziran ke atas proses semasa penyediaan dokumen kewangan eSPKB.

Sambung.

4) Menjalankan naziran ke atas penyelenggaraan dan penyimpanan laporan eSPKB. 5) Menjalankan naziran ke atas penyelenggaraan pengguna eSPKB. 6) Menjalankan naziran ke atas penyimpanan dokumen kewangan eSPKB.

Laporan Naziran eSPKB/Maklum balas PTJ

Laporan naziran akan dikeluarkan kepada Ketua PTJ dalam tempoh 10 hari bekerja dari tarikh berakhirnya lawatan naziran dan PTJ hendaklah memberi jawapan/maklumbalas dalam tempuh 14 hari dari tarikh surat iringan penghantaran laporan naziran eSPKB.

50 ISU-ISU UTAMA NAZIRAN

WARAN PERUNTUKAN

3 isu

PENYATA PEMUNGUT 2 isu

5 SKOP UTAMA

BAUCAR BAYARAN

33 isu PEMATUHAN PANDUAN PENGGUNA eSPKB BAUCAR JURNAL

1 isu 11 isu

WARAN PERUNTUKAN
1. Waran Peruntukan eSPKB tidak dicetak/waran asal tidak disertakan bersama waran eSPKB. 2. Tiada surat penurunan kuasa dan had kuasa berbelanja. 3. No. rujukan waran manual yang dikunci masuk di Waran Peruntukan eSPKB berbeza.

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 1 - 3

BAUCAR BAYARAN
4. Salinan pendua dokumen sokongan tidak dicop SALINAN DIAKUI SAH.
5. Invois/bil dibayar tidak diperaku oleh jabatan AP99(e)(i) atau (ii). 6. Penggunaan kod objek tidak tepat.

7. Surat arahan/Jadual kerja lebih masa/Salinan kad perakam waktu tidak disertakan bersama tuntutan elaun lebih masa/Borang tuntutan tidak lengkap. 8. Baucar waran udara (pukal/bukan pukal) tidak ditandatangani oleh agen dan/atau pemegang waran/tidak disediakan melalui sistem eSPKB.

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 4 HINGGA 8

4.44 0 6.67

11.11 4 5 6 7 8

40

9. Pesanan Tempatan tidak lengkap/tidak diperakui oleh pembekal dan/atau jabatan/tidak dicetak.
10.Borang tuntutan perjalanan/dokumen sokongan tidak lengkap. 11.Baucar Kecil (Kew. 50) tidak disediakan bagi tujuan Panjar Wang Runcit.

12.Bayaran tidak menggunakan bil/invois asal/resit asal/surat akuan sumpah.

13.Kesilapan pengiraan Baucar Bayaran, tuntutan perjalanan, Elaun Lebih Masa atau Panjar Wang Runcit (terlebih/terkurang bayar). 14.Tuntutan perjalanan tidak dikemukakan sebelum atau pada 10hb. bulan berikutnya (AP100(a)(b).

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 9 - 14

45 44.44 40 35 30 25 20 15 10 5 0 9

40

26.67 East 8.89 0 12 2.22 13 14

10

11

15. Bayaran kontrak/perjanjian tidak dicatat nombor kontrak dan tarikh kontrak pada senarai semak. 16. Amaun di Baucar Bayaran/Waran Udara tidak sama dengan invois. 17. Tuntutan elaun penceramah tidak disertakan surat arahan.

18. Tandatangan pada Kew.50 (PWR) tidak disempurnakan.

19. Perihal bayaran tidak lengkap/tidak mematuhi surat arahan JANM. 20. Tidak mematuhi AP96(a) senarai penerima wang. 21. Baucar dibayar atas nama penjawat awam (kecuali gaji, tuntutan perjalanan/ELM sendiri dan pendahuluan diri).

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 15-21

2.5 2.22 2 1.5 1 0.5 0 0 15 0 17 0 18 0 20 0 21 peratusan 2.22

16

19

22.Pembayaran melebihi 14 hari (AP103a).

23.Pesanan Tempatan dikeluarkan selepas tarikh perolehan.

24.Pesanan Tempatan/Jurnal dilakukan secara manual/Pembelian tidak melalui Pesanan Tempatan.

25. Baucar Bayaran bil/Invois tiada dokumen sokongan lengkap/tidak tepat/jelas. 26. Bayaran dengan kontrak/perjanjian dokumen sokongan tidak lengkap dengan lampiran kontrak/perjanjian yang sah, surat setuju terima, bon pelaksanaan, invois asal/borang JKR 66, perakuan siap kerja, keputusan Lembaga Perolehan dan dokumen sokongan lain yang berkaitan.

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 22-26

2.5 2.22 2 1.5 1 0.5 0 0 22 0 24 0 25 0 26 Peratusan

23

27.Pindaan tidak selaras dengan AP147(i)(ii). 28. Baucar Bayaran tidak disokong dengan dokumen yang lengkap. 29. No. daftar syarikat tidak dicatat/berbeza dalam invois dengan baucar bayaran.

30. No. rujukan invois pembekal di Baucar Bayaran berbeza dengan no. di invois pembekal.
31. Sijil AP58(a) tidak disertakan. 32.Pindaan tarikh bil/invois/dokumen asal pembekal.

33. Dokumen perjanjian tidak dimatikan setem hasil.

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 27-33

2.5 2.22 2 1.5 1 0.5 0 27 0 28 0 29 0.1 30 0 31 0 32 0 33 Peratusan

34. Amaun pembayaran kepada pembekal di Baucar Bayaran berbeza dengan amaun yang perlu dibayar di invois pembekal.
35. Bayaran tersilap masuk ke akaun penerima yang lain. 36. No. Akaun bank pembekal di invois berbeza dengan di Baucar Bayaran.

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 34-36

1 0.9 0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0

Peratusan

0 34

0 35

0 36

BAUCAR JURNAL
37. Dokumen sokongan untuk Baucar Jurnal tidak lengkap/tidak disertakan.

38. Dokumen sokongan untuk Penyata Pemungut tidak lengkap/tiada perakuan II./Resit Perbendaharaan tidak disemak dan ditandatangan ringkas. 39. Perakuan II untuk Penyata Pemungut dibuat dahulu sebelum pungutan dibankkan /pungutan lewat dimasukkan ke dalam bank (AP78(a)(i&ii).

PENYATA PEMUNGUT

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 37-39

4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 4.44

2.22

Peratusan

0 37

38

39

PEMATUHAN PANDUAN PENGGUNA eSPKB

40. Tiada cop TELAH BAYAR (JANM11)/tidak dicop pada setiap helaian.
41. Nombor dan tarikh EFT/cek tidak dicatatkan pada Baucar Bayaran (JANM 09) tidak digunakan/dilengkapkan.

42. Borang pergerakan Dokumen eSPKB (JANM 08) tidak digunakan/tidak sesuai/tidak dilengkapkan/Pegawai Perakuan 1,Perakuan II orang yang sama tandatangan.
43. Senarai semak tidak dicetak.

44. Tiada cop TARIKH TERIMA pada invois/Bil dan penyata tuntutan.
45. Laporan eSPKB tidak dicetak (BV 381, BV 340). 46. Penggunaan modul bayaran yang salah. 47. Penyesuaian vot tidak disediakan/dicetak/disemak(BV500-505).

48. Baucar bayaran/berganda eSPKB tidak dicetak/silap format cetakan. 49. Dokumen kewangan tidak difailkan/Difailkan tidak mengikut turutan nombor (AP126).

50. Tidak menyelenggara JANM 12bayaran berjadual bagi bayaran perjanjian/kontrak & tidak difailkan untuk semakan.

PERATUSAN KETIDAKPATUHAN ISU 40-50

50 48.89 45 40 35 31.11 31.11 30 25 22.22 20 20 15 11.11 10 8.89 6.67 5 0 0 0 0 0 0 40 42 44 46 48 50 52

Peratu san

ISU-ISU YANG MEMPUNYAI PERATUSAN TERTINGGI

48.89 50 40 30 20 10 0 44 9 11 5 3 45 49 Peratusan 44.44 40 40 35.55 31.11 31.11

Langkah Pencegahan Isu Naziran

A) Ketua Jabatan/PTJ hendaklah memastikan pegawai-pegawai di bawah jagaannya agar mematuhi segala peraturan kewangan yang berkuatkuasa. B) Memastikan semua pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan telah mengikuti taklimat/latihan berkaitan tugas yang dilaksanakan.

Sambung.

C) Setiap pegawai yang terlibat dengan urusan kewangan sentiasa mengikuti perkembangan tentang perubahan terkini pekeliling atau peraturan kewangan sedia ada. D) Semua pihak perlu mempertingkatkan kemahiran dan menambah maklumat melalui kursus dan bimbingan berterusan.

Sambung.

E) Pegawai di PTJ hendaklah berhubung dengan Pejabat Perakaunan jika menghadapi masalah berkaitan pelaksanaan sistem eSPKB. F) Menghadiri kursus pengukuhan (refresher) sistem eSPKB yang diadakan dari semasa ke semasa oleh Pejabat Perakaunan.

SEKIAN, TERIMA KASIH JUMPA LAGI.