GARISPANDUAN SISTEM PUNGUTAN HASIL YANG SERAGAM

1. TUJUAN
Garispanduan ini bertujuan untuk memaklumkan proses dan penyeragaman Sistem Pungutan
Hasil menggunakan resit dan kupon yang sedang dipraktikkan oleh beberapa Jabatan Kerajaan
Negeri berpandukan kepada Arahan Perbendaharaan (AP) yang sedia ada.
2. LATAR BELAKANG
Adalah diperhatikan bahawa tidak semua proses dan peraturan-peraturan perakaunan
digunapakai dan dilaksanakan oleh pemungut-pemungut hasil seperti yang ditetapkan dalam
Arahan Perbendaharaan (AP). AP merupakan satu peraturan yang perlu dipatuhi oleh semua
peringkat termasuk pihak pengurusan hinggalah kepada anggota bawahan yang terlibat dalam
proses pungutan hasil untuk menentukan kesemua pungutan dapat direkodkan dan diakaunkan
dengan teratur dan tepat.
Setiap anggota yang terlibat dengan pungutan hasil secara langsung dan tidak langsung perlu
fasih dengan keperluan peraturan-peraturan dalam proses memperakaunkan hasil-hasil yang
dipungut termasuk pengrekodan dan kawalan-kawalan yang ditetapkan dalam AP.
Garispanduan Sistem Pungutan Hasil Kerajaan Negeri yang standard ini telah dirangka
bersesuaian dengan keperluan AP. Ianya merangkumi proses-proses permulaan sebelum
membuat pungutan, proses pungutan, pengakaunan, pelaporan dan proses kawalan yang
dilaksanakan oleh setiap Jabatan secara manual.
3. PROSES DALAM SISTEM PUNGUTAN HASIL
Dalam Garispanduan ini, proses Sistem Pungutan Hasil telah dibahagikan kepada lima tajuk
utama yang menerangkan maksud tersendiri seperti berikut:A.
B.
C.
D.

E.
F.

Tanggungjawab Pengurusan
Pengurusan Resit/Kupon
Pengurusan Kaunter
Pengendalian Pungutan
D1.
Resit
D2.
Tiket/Kupon
Penutupan Akaun
Penyesuaian Akaun

Secara amnya, Garispanduan ini menerangkan Tindakan/Kawalan yang perlu dipatuhi oleh
Pegawai Yang Bertanggungjawab menurut AP yang berkaitan. Proses-proses dari A - C dan
E - F adalah proses yang standard bagi Jabatan-jabatan yang memungut hasil menggunakan
Resit Am atau Kupon/Tiket, manakala proses dalam peringkat D adalah bergantung
kepada kesesuaian penggunaan Resit atau Kupon/Tiket oleh Jabatan masing-masing. Ketua
Jabatan boleh menambahbaik sistem kawalan yang sedia ada bagi memantapkan lagi
Garispanduan tersebut untuk memenuhi keperluan dan keadaan semasa.
Proses secara terperinci bagi setiap tajuk adalah seperti terkandung di Lampiran A.

Lampiran A
GARISPANDUAN SISTEM PUNGUTAN HASIL KERAJAAN NEGERI

A.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

BIL

TINDAKAN/KAWALAN

(a) Memastikan hanya pegawai-pegawai

yang diberi kebenaran secara bertulis
sahaja dibenarkan untuk menerima
wang/memungut hasil.

PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB
Pegawai Pengawal/Pemegang
Waran/Pegawai Berkuasa

ARAHAN
A.P.69

(b)Memastikan
terdapat
rekod
diselenggarakan untuk menyenaraikan
mereka yang diturunkan kuasa. Contoh
surat turun kuasa seperti dalam Lampiran
B
(c) Contoh tandatangan pegawai yang
telah diberi kuasa memungut hasil
hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari
Negeri Sabah

(a) Apabila berlaku pertukaran pegawai

yang
bertanggungjawab
menyimpan
semua resit, lesen dan lain-lain, pastikan
surat
memberialih
/
mengambilalih
disediakan.

-sama-

(a)
Setiap
Jabatan
hendaklah
menyediakan sebuah kaunter bagi tujuan
membuat pungutan hasil.

-sama-

(b) Memastikan ruang kaunter selesa dan

dilengkapi sewajarnya untuk pelangganpelanggan.
(c) Memastikan ruang pejabat kutipan
hasil adalah selamat.
(d) Kadar-kadar pungutan hasil hendaklah
sentiasa disemak dan dikaji dari masa ke
semasa untuk dikemaskini.
(e) Sekiranya perlu, lantik Pegawai
Keselamatan
untuk
mengawal
keselamatan pejabat kutipan hasil.

A.P.65

(a) Memastikan catatan ke dalam Buku

Tunai dan rekod-rekod hasil dibuat oleh
pegawai yang dibenarkan selain daripada
Kasyer.

-sama-

A.P.73

(b)
Memastikan
kelulusan/kebenaran
khusus
telah
diperolehi
daripada
Bendahari Negeri sekiranya Kasyer terlibat
dalam penyelenggaraan rekod-rekod hasil.

(a) Memastikan penjagaan keselamatan

wang semasa penghantaran ke bank atau
Jabatan
Bendahari
Negeri/Bendahari
Daerah. Jika perlu dapatkan eskot Polis
untuk
mengiringi
pegawai-pegawai
memasukkan wang ke bank.

-sama-

Kesemua
pungutan
hendaklah
(b)
disimpan dalam peti besi atau Balai Polis
(jika bersesuaian) sekiranya tidak sempat
untuk dimasukkan ke bank pada hari yang
sama.

A.P.137(a)

A.P.126

(c) Memastikan Jabatan mempunyai Peti

besi yang kukuh atau Bilik Kebal yang
mempunyai
kunci
berasingan
atau
menggunakan kunci berkombinasi untuk
menyimpan wang yang tidak sempat
dibankkan.

A.P.125

(d) Memastikan kunci peti besi dikawal

oleh pegawai yang berlainan dari pegawai
yang menjaga kunci berkombinasi.

(a) Memastikan pemeriksaan mengejut

dilakukan terhadap wang tunai oleh
Pemungut atau Ketua Jabatan sekurangkurangnya dua kali dalam setahun.

-sama-

(b) Memastikan butir-butir pemeriksaan

mengejut dicatat ke dalam buku daftar
yang disimpan bagi maksud pemeriksaan
tersebut.
(c) Jika perlu, pusingan kerja dikalangan
pegawai-pegawai akaun dilakukan dari
masa ke semasa dalam tempoh yang
munasabah.

A.P.309

B.

PENGURUSAN RESIT/KUPON

BIL

TINDAKAN/KAWALAN

PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB

ARAHAN

Ketua Jabatan

A.P. 292
A.P. 293

"

A.P.294(a)

Pegawai Berkuasa/Kasyier

A.P.66

Memastikan semua cadangan untuk mengadakan

cetakan resit/kupon dan juga meminda format
resit/kupon yang sedia ada hendaklah dirujukkan
kepada Bendahari Negeri bagi kelulusan sebelum
dicetak.

Memastikan semua bekalan resit/kupon hendaklah

diperolehi daripada Pencetak Kerajaan atau lain -lain
pembekal yang diluluskan oleh Kementerian
Kewangan

Memastikan nombor siri bagi setiap buku-buku

resit/tiket/kupon yang diterima daripada Jabatan
Cetak/Ibu Pejabat adalah betul.

Memastikan mana-mana buku resit/tiket/kupon yang

didapati cacat hendaklah dikembalikan kepada
Jabatan Cetak.

Memastikan semua buku resit/kupon yang belum

digunakan disimpan ditempat yang selamat.

A.P.68

Memastikan buku kaunterfoil TF 029

diselenggarakan dengan sempurna untuk merekod
buku resit/kupon yang diterima dan dikeluarkan
setiap bulan.

A.P.63

A.P.66(b)

A.P.66(a)

7
Memastikan buku resit/kupon dikawal / disimpan
oleh pegawai berlainan daripada yang
mengeluarkan resit/kupon.

A.P.66(c)

8
Memastikan buku resit/kupon dikeluarkan mengikut
susunan nombor siri.

A.P.67

9
Memastikan terdapat tanda perakuan terima dicatat
bagi buku resit/kupon yang dikeluarkan.

10

A.P.80(c)
Memastikan resit/kupon yang dikeluarkan daripada
stok disemak sekurang-kurangnya setiap minggu
oleh pemungut atau wakilnya.
A.P.65

11
Memastikan surat memberialih/ mengambilalih
semasa pertukaran pemungut ditandatangani dan
terdapat keterangan mengenai senarai stok buku
resit/kupon

C.

PENGURUSAN KAUNTER

BIL

TINDAKAN/KAWALAN

PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB

(a)Memastikan notis dalam bahasa-bahasa

berkenaan untuk meminta resit bagi semua
wang yang dibayar, dipaparkan di tempat yang
mudah dilihat oleh orang awam.

Pegawai Berkuasa/Kasyier

ARAHAN
A.P.61

A.P.61

(b)Memastikan
pegawai-pegawai
yang
bertugas di kaunter telah diberi kebenaran
secara bertulis untuk memungut hasil.
(c)Memastikan Kerani Pemungut hasil sentiasa
berada di kaunter.

D.

PENGENDALIAN PUNGUTAN

D1

RESIT

BIL

TINDAKAN/KAWALAN

Terima bayaran dalam bentuk Tunai/

Cek/Postal Order/Bank Deraf beserta
dokumen sokongan

Semak kesahihan cek atau kira jumlah

wang tunai dan semak dengan dokumen
sokongan

PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB
Kerani Pemungut Hasil

A.P.53

"

Serah cek/tunai dan dokumen sokongan

kepada Penolong Akauntan (Juruwang)
untuk semakan

Penolong Akauntan/Juruwang

Jika teratur, cetak resit (JBN.07a) dengan

memasukkan butir-butir pembayaran ke
dalam komputer

Kerani Pemungut Hasil

Serahkan resit dan dokumen sokongan

kepada Penolong Akauntan (Juruwang)
untuk tandatangan

ARAHAN

"

Semak Resit JBN.07a, jika teratur turunkan

tandatangan

Penolong Akauntan/Juruwang

A.P.70(a)

Serah Resit Asal kepada pelanggan,

Salinan Kedua dikepilkan dengan dokumen
sokongan(Penyata Pemungut, Memo dari
Kem. Kewangan, Salinan surat kelulusan
pembelian dan lain-lain yang berkaitan)
untuk diserahkan kepada pihak Unit
Pengurusan Rekod Jabatan (UPRJ) pada
hujung bulan dan Salinan Ketiga sebagai
simpanan/rujukan pejabat

Kerani Pemungut Hasil

Wang Tunai disimpan dalam Peti Besi

sebelum ianya dimasukkan ke dalam
Akaun Bank

Penolong Akauntan/Juruwang

D2

A.P.60

A.P.126(a)

TIKET/KUPON

BIL

TINDAKAN/KAWALAN

Terima wang tunai dan kira

Keluarkan tiket/kupon dan serahkan

kepada pelanggan

Rekod terimaan wang dalam Buku Daftar

dengan serta merta, jumlah, bilangan dan
nombor siri tiket/kupon yang dikeluarkan
pada hari tersebut dan jumlah yang
dikutip

PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB
Kerani Pemungut Hasil

A.P.53

"

A.P.73
"

Serahkan terimaan wang dan Buku Daftar

kepada Kerani Buku Tunai/Penolong
Akauntan/Pegawai Tadbir untuk disemak
dan disahkan

Sekiranya teratur, Kerani Buku

Tunai/Penolong Akauntan/Pegawai Tadbir
turunkan tandatangan dalam Buku Daftar
Pemungut Hasil serta keluarkan resit
rasmi JBN 07b dan serahkan resit asal
kepada Kerani Pemungut Hasil

ARAHAN

Kerani Pemungut Hasil

Kerani Buku Tunai/Penolong
Akauntan/Pegawai Tadbir

Rekod terimaan ke dalam Buku Tunai

JBN 09 (ruang debit) dan failkan resit
pendua

A.P.70(a)
"

Kerani Buku Tunai/Penolong

Akauntan/Pegawai Tadbir

A.P.72

Semak Buku Tunai Harian semasa

Penutupan Akaun Harian dan turunkan
tandatangan ringkas serta mencatat tarikh
setakat mana buku itu telah disemak

Kerani Buku Tunai/Penolong

Akauntan/Pegawai Tadbir

A.P.80(b)

Serahkan Buku Tunai Harian dan Resit

Pendua serta wang tunai kepada Ketua
Pejabat/Bahagian untuk pengesahan dan
simpan wang tunai dalam Peti Besi
sekiranya tidak sempat dihantar ke Bank
dalam hari yang sama

Kerani Buku Tunai/Penolong

Akauntan/Pegawai Tadbir dan
Ketua Pejabat/Bahagian

A.P.78(a)

'9

Masukkan terimaan wang ke dalam bank

dan dapatkan slip bayaran masuk bank
pada masa yang sama

Ketua Buku Tunai/Penolong

Akauntan/Pegawai Tadbir

A.P.79(a)

10

Serahkan slip bayaran masuk bank

kepada Bendahari Daerah untuk
pengeluaran resit rasmi JBN 41 atau JBN
07b

Kerani Buku Tunai/Penolong

Akauntan/Pegawai Tadbir dan
Bendahari Daerah

A.P.79(c)
dan
A.P.79(d)

11

Bukukan resit rasmi yang telah diterima

daripada Bendahari Daerah dan rekod ke
dalam Buku Tunai JBN 09 (ruang
Kredit), untuk memastikan transaksi
adalah teratur dan lengkap dan serah
kepada Ketua Pejabat/Bahagian untuk
pengesahan

Kerani Buku Tunai/Penolong

Akauntan/Pegawai Tadbir

A.P.72
dan
A.P.79(b)

12

Hantar satu salinan Buku Tunai JBN 09

ke Jabatan Bendahari Negeri dan satu
salinan ke Ibu Pejabat berkenaan
(sekiranya berkaitan)

"

E.

PENUTUPAN AKAUN
PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB

ARAHAN

(a) Memastikan jumlah pungutan harian

dan pungutan terkumpul di dalam Laporan
Pungutan Harian dan Pungutan Buku Tunai
sama dengan jumlah Buku Tunai

Penolong Akauntan/Juruwang

A.P.80(b)

(b) Memastikan jumlah pungutan disemak

dengan resit dan Buku Tunai pada
penghujung hari dan ditandatangani oleh
Penyelia.

Akauntan/Pegawai Diberi Kuasa

(a) Memastikan pungutan dimasukkan ke

bank dengan segera pada hari yang sama .

Juruwang

A.P.78(a)

(b) Memastikan slip bayaran-masuk bank

disediakan/dilengkapkan dan
ditandatangani oleh pegawai yang
diberikuasa apabila memasukkan
pungutan ke bank .

Penolong Akauntan/Juruwang

A.P.79(a)

BIL

TINDAKAN/KAWALAN

F.

PENYESUAIAN AKAUN

BIL
1

PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB

TINDAKAN/KAWALAN
Semakan terhadap penyata bulanan
pemungut hasil yang diterima dari
Bendahari Negeri(Bhg.Akaun Pusat)
hendaklah dibuat dengan segera.
Pastikan Penyata Penyesuaian
disediakan dan dikemukakan kepada
Jabatan Bendahari Negeri Sabah dalam
tempoh 10 hari dari tarikh penyata
diterima (mengikut jadual).

Pegawai Pengawal/Pegawai
Pemegang Waran/Pegawai yang
Diberikuasa

ARAHAN
A.P.143

Lampiran B

NO. D-APP/400-1/2597/JLD. 11(30)

07 November 2002

Puan Irene Poni

Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan
Jabatan Bendahari Negeri Sabah
KOTA KINABALU
Puan,
KUASA SEMENTARA UNTUK MENANDATANGANI RESIT AM
Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara tersebut di atas.
02.
Berdasarkan kepada Arahan Perbendaharaan No. 69, Puan adalah dengan ini dibenarkan untuk
menerima wang kerajaan serta menandatangani resit-resit am di Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan
mulai daripada 06 November 2002. Untuk makluman puan , kuasa sementara tersebut adalah bertujuan
untuk menggantikan tandatangan Encik Bonnie Lobijin yang terdahulu.
NAMA PEGAWAI

JAWATAN

CONTOH TANDATANGAN

t.t.
Puan Irene Poni
(710701125698)

Pen. Akauntan W6

...............................................

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH"

..................................................
( DATUK PHILIP N. K. CHIU )
Bendahari Negeri Sabah
KOTA KINABALU

s.k

Pengarah Audit Negeri

Cawangan Sabah
Tingkat 6 & 7, Rumah Persekutuan
Jalan Mat Salleh
88518 KOTA KINABALU