Standar Operasional Prosedur

Istilah
 Standard Operating Procedure (SOP)
 Standar Prosedur Operasional (SPO)
 Prosedur Operasional Standar
 Prosedur Kerja
 PROTAP atau Prosedur Tetap
 Petunjuk Pelaksanaan
 Petunjuk Teknis
SOP
 prosedur kerja yang dilakukan secara
benar dan konsisten
 pengendalian mutu terhadap proses
kegiatan organisasi.
 Membantu mengurangi yan sub standar
dengan memberikan tahapan yang
sudah diuji
Definisi
 dokumen prosedur kerja secara rinci,
tahap demi tahap dan sistematis
 Sistem informasi manajemen memuat
himpunan yang terdiri dari komponen-
komponen baik manual maupun
terkomputerisasi yang bertujuan
menyediakan fungsi-fungsi operasional
 TUJUAN

Agar berbagai proses kerja rutin

terlaksana dengan efisien, efektif dan
aman, serta senantiasa meningkatkan
mutu pelayananmelalui pemenuhan
pencapaian standar profesi dan standar
pelayanan RS
 Tujuan Khusus (1)
1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan
kinerja suatu kegiatan secara optimal
2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan
kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor,
surveyor dsb
3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
duplikasi serta pemborosan dalam proses
pelaksanaan kegiatan
4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam
meningkatkan mutu pelayanan
Tujuan Khusus (2)
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga
dan sumber daya secara efisien dan efektif
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas yang terkait
7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu
kesalahan atau dugaan malpraktek dan
kesalahan administratif lainnya
MANFAAT
1. Memenuhi persyaratan standar yan. RS
2. Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS
3. Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya
4. Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak
ada
5. Memastikan tidak adanya daerah abu-abu
6. Overlapping & underlapping wewenang tidak
ada
7. Bukti adanya manajemen mutu di RS
 .
 PRINSIP SOP (1)
1. SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus
dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang
harus dilalui setiap kegiatan pelayanan
2. SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau
tidak langsung berhubungan dengan pasien
3. Gunakan bahasa sehari-hari, harus memudahkan
pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak
bermakna ganda
4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi
serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta
kebijakan dan peraturan formal.

5. Harus selalu didokumentasikan.

 PRINSIP SOP (2)
1. Selalu berubah mengikuti perubahan
standar profesi serta perkembangan
IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan
peraturan formal.
2. Harus selalu didokumentasikan.
Jenis SOP
 Sederhana : langkah-langkah yang ringkas
dan hanya memerlukan sedikit keputusan
 Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
 Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
 SOP Profesi
- Pelayanan Medik
- Pelayanan Keperawatan
- Profesi lain : radiologi, lab, rehab, dll

 SOP Pelayanan

 SOP Administrasi
 SOP PROFESI

 Memuat proses kerja yg bersifat keilmuan

teknis tertentu utk Dx, Tx, tindakan, asuhan
profesi medis, keperawatan & profesi lainnya.

 Contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP

apendisitis akut, SOP lumbal punksi,
SOP pemberian obat , SOP kejang
demam
SOP PELAYANAN

 Memuat proses kerja yg bersifat

manajerial/administratif dlm yanmed,
keperawatan & penunjang medik yg
berhubungan dng pelayanan langsung
kepada pasien
 Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP
konsultasi medis, SOP rujukan keluar RS
 SOP Administrasi
 Mengatur tata cara kegiatan dalam
organisasi termasuk hubungan antar unit
kerja & kegiatan-2; umumnya kegiatan non
medis
 Contoh :
SOP pendaftaran pasien, SOP petunjuk teknis
penyelenggaraan RM, SOP perencanaan
program/proyek/kegiatan, SOP keuangan
(billing sysstem, akutansi,dll)
Ketua tim akreditasi RS  orang yg berwenang
utk mengelola SOP

Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP

RS

Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi,

penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP
PERENCANAAN SOP
Hal-hal yang perlu diingat :
 Siapa yang menulis

 Bagaimana SOP akan direncanakan &

dikembangkan
 Bagaimana prosedur dapat dikenali

 Bagaimana memperkenalkan prosedur

kepada personil
 Bagaimana pengendaliannya (nomor,

revisi, distribusi)
 SYARAT PENYUSUNAN SOP (1)

1. Identifikasi kebutuhan  apakah yg digunakan

saat ini ada, apakah masih efektif
2. SOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan
pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki
tanggung jawab utama
3. Komitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng
adanya keterlibatan dlm penyusunan SOP
 SYARAT PENYUSUNAN SOP (2)

4. Mencatat proses itu sendiri & orang lain

disuruh memberi tanggapan
5. Prosedur harus jelas ringkas & dpt
dilaksanakan
6. Merupakan flow chart dari suatu kegiatan
 TATA CARA PENYUSUNAN SOP
 Format SOP  menggunakan format dari KARS
 Siapa yang menyusun ?
 Tetapkan siapa yang akan menandatangani
dokumen, bila yg menandatangani bukan
Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas
 Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen
mutu sebelum di tandatangani pimpinan  utk
menghindari tumpang tindih dokumen antar unit
kerja
PENULISAN SOP
Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi
subyek, penulisan SOP dimulai dng membuat flow
chart dari kegiatan yg dilaksanakan.
Caranya adalah membuat diagram kotak
sederhana yg menggambarkan langkah penting
dari seluruh proses
Contoh : Pembelian obat utk digunakan
di rumah sakit

Pemilihan pemasok

Mengkomunikasikan
persyaratan

Penerimaan Barang

Periksa Barang

Menempatkan di Gudang Obat

 Ada staf yg mampu & mau  aspek pekerjaan &
aspek psikologis
 Ada target waktu  target & jadwal agar disusun &
disepakati
 Ada komitmen pimpinan  dukungan fasilitas &
sumber daya lainnya
 Ada anggaran
 Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan
penyusunan dokumen
 Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa
yang melakukan penomoran  susun tata cara
penomoran

 Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan

yang digunakan dalam menyusun SOP  bisa
mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor
digit

 Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks

 Indeks dibuat sentral  buat katalog SOP

 Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau
usaha menyampaikan SOP kepada seluruh
karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb
sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan
 Tetapkan penanggung jawab pendistribusian
dokumen  sentralisasi atau desentralisasi
 Jenis SOP yg didistribusikan
* SOP hanya utk unit kerja tertentu
* SOP utk seluruh unit kerja
 SOP yang di lapangan adalah yg berlaku,
SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi
tetapi harus disimpan di sekretarist Tim
akreditasi/Tata usaha

 Pendistribusian memakai buku ekspedisi

atau dng formulir tanda terima
 Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn
SOP tersebut disimpan
 Tim akreditasi/Tata usaha RS wajib mempunyai copy
dari seluruh SOP yang ada di RS  perlu ada SOP
penyimpanan
 Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis
kegiatan yg saat ini dilakukan  SOP yg sdh tdk
dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha
utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg
ditentukan
 Tetapkan siapa penanggung jawab
penyimpanan  Tim akreditasi atau tata
usaha
 Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak
berlaku
 Penyimpanan di unit kerja  diletakkan
ditempat yg mudah dilihat, diambil & dibaca
oleh pelaksana
 Tujuan : membudayakan internal audit
 Evaluasi dilaksanakan
- berkala, maksimal 3 th sekali
- sesuai kebutuhan  misal karena ada kesulitan
dalam melaksanakan SOP tersebut
 Tetapkan pelaksana evaluasi  bisa oleh Tim
Akreditasi
 Buat protap tata cara evaluasi SOP
 Kembangkan format/check list evaluasi
 Hasil evaluasi  perbaikan/revisi atau
pembaharuan SOP
 Yg dimaksud dng revisi adalah keg. atau usaha utk
memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya
baik sebagian maupun seluruh isi SOP
 Revisi perlu dilakukan bila :
* prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai
lagi dng keadaan yg ada
* adanya perkembangan ilmu & teknologi
* adanya perubahan organisasi atau
kebijakan baru
 Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi
 Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur
Pelayanan Medik Spesialistik YM.
00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal
bentuk SOP

 Mulai diberlakukan Januari 2002

 Format ini dapat diberi tambahan (judul)

materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS
ybs, kebutuhan RS, & atau standar profesi
terkait
BENTUK SOP

 Dokumen Tertulis
 Diagram atau alur kerja (flow chart)
 JUDUL SOP
RUMAH
SAKIT
No Dokumen No. revisi Halaman

PROSEDUR Tanggal terbit Ditetapkan

TETAP
Direktur

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Unit terkait
 Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman
 Kotak RS diberi nama & logo RS (bila RS memp. Logo)
 Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses
kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal,
Persiapan pasien operasi,dsb
 No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran
yg berlaku di RS ybs yg dibuat sistematis agar ada
keseragaman
 No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan
huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf :
dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi
huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk
dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi
pertama diberi angka 01, dst
 Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga
total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman 
halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
 Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah)
yg digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap,
Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsb
 Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal
terbitnya yg harus sesuai dng tanggal diberlakukannya
SOP tersebut
 Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan
nama jelas
 Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat
hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen,
No revisi & halaman
1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi
tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara
spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk ……………..”
3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau
bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis
besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait
dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb.
Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar
bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg
“dipayungi”
4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg
menguraikan langkah-2 kegiatan utk menyele-
saikan proses kerja ttt, & staf/petugas yg berwenang.
Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg
digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yg
digunakan. Diuraikan secara lengkap dalam bentuk
prosedur tertulis maupun diagram alir.
5. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur
terkait dalam proses kerja tsb
6. Diagram alir : menggambarkan urutan kegiatan
secara runtun disertai dokumen pendukungnya.
Simbol-simbol: diagram alir
 Proses :

 Pencabangan (keputusan):

 Mulai/Terminator (start/hatl)

 Penguhubung (Connector) Off-Page

Connector
Tulislah yang anda kerjakan
dan
kerjakan yang anda tulis
Buktikan !

Write what you do and

Do what you write
Prove it !