BAB 11

SISTEM AKUNTANSI
PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN
Deskripsi Kegiatan
• Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan
manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan
fungsi akuntansi.
• Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah,
promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian
karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah
karyawan.
• Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan.
• Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga
kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna
pengawasan biaya tenaga kerja.
Informasi yang Diperlukan oleh
Manajemen
• Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan
penggajian dan pengupahan adalah:
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban
perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap
pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi
tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan
selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban
perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama
periode akuntansi tertentu.
Dokumen yang Digunakan
• Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir.
3. Kartu jam kerja.
4. Daftar gaji dan daftar upah.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar.
Catatan Akuntansi yang
Digunakan
• Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan
gaji dan upah adalah:
1. Jurnal umum.
2. Kartu harga pokok produk.
3. Kartu biaya.
4. Kartu penghasilan karyawan.
Fungsi yang Terkait
• Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian.
2. Fungsi Pencatat Waktu.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
4. Fungsi Akuntansi.
5. Fungsi Keuangan.
Jaringan Prosedur yang
Membentuk Sistem
• Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji.
3. Prosedur distribusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
5. Prosedur pembayaran gaji.

• Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
6. Prosedur pembayaran upah.
Unsur Pengendalian Internal
Unsur Pengendalian Internal -
lanjutan
Bagan Alir Dokumen Sistem
Penggajian
1. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas
keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang
kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar
sebagai berikut:

Gaji dan Upah xx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Bagan Alir Dokumen Sistem
Penggajian - lanjutan
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian
Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal
umum sebagai berikut:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx

Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
Bagan Alir Dokumen Sistem
Penggajian - lanjutan
3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar
yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, Bagian
Jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek
sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx

Kas xx
Bagan Alir Dokumen Sistem
Penggajian - lanjutan
4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang
dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya
mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu
(kartu biaya). Kartu biaya ini berisi akun pembantu yang
merinci akun-akun kontrol: Biaya Overhead Pabrik
Sesungguhnya, Beban Administrasi dan Umum, serta
Beban Pemasaran.
Bagan Alir Dokumen Sistem
Pengupahan
1. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas
keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang
kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar
sebagai berikut:

Gaji dan Upah xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Dalam jurnal tersebut digunakan akun Gaji dan Upah

sebagai clearing account.
Bagan Alir Dokumen Sistem
Pengupahan - lanjutan
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian
Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal
umum sebagai berikut:

Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xx

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
Bagan Alir Dokumen Sistem
Pengupahan - lanjutan
3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti Kas Keluar
yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, Bagian
Jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam
register cek sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Kas xx
Bagan Alir Dokumen Sistem
Pengupahan - lanjutan
4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri
dengan rekap daftar upah, Bagian Kartu Biaya mencatat
biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga
pokok produk dan kartu biaya. Kartu harga pokok produk
digunakan untuk mencatat rincian biaya tenaga kerja
langsung yang digunakan untuk memproduksi pesanan.
Kartu harga pokok produk merupakan akun pembantu untuk
akun Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja. Kartu biaya
ini berisi akun pembantu yang merinci akun-akun kontrol:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Beban Administrasi
dan Umum, dan Beban Pemasaran. Upah tenaga kerja tidak
langsung, upah karyawan fungsi administrasi dan umum
(fungsi akuntansi, fungsi personalia dan umum, fungsi
hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi
pemasaran dicatat ke dalam kartu biaya.
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN DALAM LINGKUNGAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN DALAM LINGKUNGAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK - lanjutan
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN DALAM LINGKUNGAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK - lanjutan
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN DALAM LINGKUNGAN
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK - lanjutan
DISTRIBUSI BEBAN GAJI DAN
UPAH
• Distribusi beban gaji dan upah umumnya dilakukan
dengan metode berikut ini:
1. Metode akun berkolom.
2. Metode summary strip: tiket tunggal.
3. Metode distribusi dengan komputer.
RANGKUMAN
• Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani
transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer.Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk
menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
• Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja langsung:
waktu hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan berada
di perusahaan dan waktu kerja yang merupakan waktu yang
digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk mengerjakan
pesanan tertentu. Untuk mencatat waktu hadir digunakan
kartu hadir atau daftar hadir. Untuk mencatat waktu kerja
tenaga kerja langsung digunakan kartu jam kerja. Dokumen
terakhir ini digunakan untuk mendistribusikan upah langsung
kepada pesanan yang bersangkutan.
RANGKUMAN - lanjutan
• Jumlah gaji dan upah yang menjadi hak setiap karyawan
untuk jangka waktu pembayaran gaji dan upah tertentu
dihitung dalam daftar gaji dan upah. Atas dasar daftar gaji
dan upah ini, fungsi keuangan mengeluarkan kas untuk
keperluan pembayaran gaji dan upah karyawan.
• Untuk distribusi gaji dan upah karyawan, dibuat dokumen
rekapitulasi gaji dan upah.Atas dasar dokumen ini, beban
tenaga kerja didistribusikan ke dalam akun beban menurut
informasi yang dikehendaki oleh manajemen.
• Penghasilan setiap karyawan yang diterima setiap periode
pembayaran gaji dan upah selama setahun dikumpulkan ke
dalam kartu penghasilan karyawan. Catatan penghasilan
karyawan yang dicatat dalam catatan tersebut digunakan
untuk perhitungan pajak penghasilan karyawan yang terutang
oleh setiap karyawan dalam tahun pajak tertentu.