PERTEMUAN IIi

MENGGUNAKAN APLIKASI PERANGKAT LUNAK

UNTUK REGISTRASI PASIEN DI SARANA
PELAYANAN KESEHATAN
 Tempat Penerimaan Pasien (TPP) merupakan gerbang
pelayanan pertama di suatu fasilitas pelayanan kesehatan
(Budi, 2011). Pelayanan di TPP sangat mempengaruhi
presepsi pasien terhadap pelayanan di fasilitas pelayanan
kesehatan. Kesan pertama yang diterima pasien di TPP
sangat mempengaruhi apakah pasien akan berkunjung
kembali ke fasilitas pelayanan kesehatan tersebut atau
tidak. Pelayanan di TPP harus didukung dengan sarana-
prasarana pelayanan kesehatan, kemampuan petugas
rekam medis dalam melakukan komunikasi yang efektif, alur
pasien dan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang jelas.
Elemen-elemen pendukung tersebut harus dipenuhi
untuk memberikan pelayanan yang berfokus pada pasien
dan patient safety. Sarana prasarana pelayanan kesehatan
bisa berupa Alat Tulis Kantor (ATK), seperangkat komputer
dan koneksi internet, dan Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit (SIMRS) yang mumpuni. SIMRS di bagian TPP
akan dibahas lebih lanjut di bab ini.
 Kemampuan komunikasi efektif sangat penting dimiliki
oleh petugas TPP. Strategi komunikasi dengan pasien dengan
delapan langkah yaitu;
1. Perkenalkan diri kepada pasien
2. Menjelaskan apa yang akan terjadi selama komunikasi
3. Tunjukkan empati
4. Mendengar aktif
5. Mengenali dan mengintrepretasi bahasa non-verbal pasien
6. Menyadari akan adanya hambatan komunikasi dengan
pasien
7. Gunakan strategi umpan balik
8. Alokasikan waktu yang cukup untuk komunikasi dengan
pasien
Sistem penerimaan pasien sendiri dibagi menjadi tiga sub
sistem yaitu subsistem penerimaan pasien rawat jalan,
subsistem penerimaan pasien gawat darurat, dan subsistem
pasien penerimaan rawat inap (Budi, 2011).
 Menurut Huffman (1994) pelayanan rawat jalan adalah
pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak
mendapatkan pelayanan rawat inap di fasilitas pelayanan
kesehatan. Langkah-langkah dalam penerimaan pasien
sebaiknya tertulis dalam SPO. Tempatkan SPO di tempat
yang mudah dibaca oleh petugas. SPO inilah yang akan
menjadi pedoman petugas dalam memberikan pelayanan
kepada pasien dan menjadi tolak ukur pelayanan minimal
yang diterima pasien.
Pasien gawat darurat merupakan pasien yang datang ke
tempat penerimaan pasiengawat darurat yang dibuka
selama 24 jam pelayanan, pasien ditolong terlebih dahulu
setelah itu kemudian menyelesaikan administrasinya (Budi,
2011). Petugas TPP harus mengarahkan pasien untuk
ditolong terlebih dahulu. Pada proses administrasi, petugas
TPP harus memberikan penjelasan kepada keluarga pasien
atau pasien tentang bagaimana BPJS bias dipakai
berdasarkan keterangan gawat darurat dari dokter.
Penerimaan pasien rawat inap adalah penerimaan pasien untuk
mendapatkan pelayanan lanjutan setelah mendapatkan surat pengantar
dirawat dari pihak yang berwenang (Budi, 2011). Hal yang harus
diperhatikan terutama untuk pasien BPJS adalah ruang kelas
perawatan harus sesuai dengan kelas iuran yang dibayarkan oleh
peserta.
 Alur pasien berobat di fasilitas pelayanan kesehatan mulai
dari pasien datang ke bagian tempat penerimaan pasien untuk
mendaftar ke klinik atau pelayanan yang dituju. Setelah berkas
disiapkan oleh petugas penerimaan pasien, pasien akan
mendapatkan pelayanan di klinik. Tenaga medis akan
menetapkan diagnosis untuk pasien dan pasien dinyatakan
pulang atau di rawat inap. Jika pasien diizinkan pulang, maka
pasien dapat menuju ke bagian farmasi untuk memesan obat.
Untuk pengambilan obat bisa dilakukan setelah pasien
membayar biaya pelayanan dan obat, setelah itu pasien
diijinkan untuk pulang. Bagi pasien yang membutuhkan
perawatan lebih lanjut (rawat inap), pasien akan dibuatkan surat
pengantar dirawat yang akan dibawa pasien untuk melakukan
pendaftaran pasien rawat inap. Setelah selesai melakukan
pendaftaran di tempat penerimaan pasien rawat inap, pasien
akan diantar ke bangsal oleh perawat. Pasien mendapatkan
perawatan dan obat-obatan di bangsal perawatan. Setelah
dinyatakan boleh pulang oleh dokter, keluarga pasien atau
pasien mengurus administrasi dan membayar biaya perawatan
di kassa kemudian pasien diperbolehkan pulang.
 Aplikasi Perangkat Lunak Untuk Registrasi
Pasien di Puskesmas
 
Aplikasi perangkat lunak untuk registrasi pasien di
puskesmas secara umum dapat dibedakan sesuai dengan
jenis pembayarannya. Khusus untuk pasien anggota JKN,
BPJS menyediakan perangkat lunak khusus untuk
melakukan registrasi
 
A. REGISTRASI PASIEN UMUM
1. Registrasi pasien baru.
Jika pasien belum pernah berkunjung ke puskesmas
sebelumnya maka pasien tersebut dikategorikan sebagai
pasien baru. Untuk memastikannya, petugas registrasi
pasien harus mengecek terlebih dahulu pada database
pasien apakah pasien sudah pernah terdaftar sebelumnya
atau belum.
 Petugas memasukkan nama pasien yang mendaftar
ke dalam kotak pencarian data pasien kemudian
menekan tombol “Enter” atau klik tombol “Cari”.
Kemudian akan muncul data pasien sesuai dengan kata
kunci yang dimasukkan. Selain nama pasien, petugas
juga dapat mencocokkan tanggal lahir dan alamat
pasien untuk melakukan identifikasi pasien. Jika pasien
belum pernah terdaftar sebelumnya maka petugas
dapat menggunakan prosedur pendaftaran pasien baru,
sebaliknya jika pasien sudah pernah terdaftar
sebelumnya maka petugas dapat menggunakan
prosedur pendaftaran pasien lama.
 Untuk melakukan registrasi pasien baru, petugas dapat
menggunakan menu “Pendaftaran” kemudian klik sub menu “Input
Data Pasien” sehingga muncul form registrasi pasien seperti pada
Gambar 2.2. Petugas harus menginputkan data sosial pasien yang
meliputi nomor rekam medis, NIK (nomor induk
kependudukan/nomor KTP), nama lengkap pasien, tanggal lahir,
jenis kelamin, alamat, desa, pekerjaan, nama kepala keluarga,
nama istri (dari kepala keluarga), status kawin, status keluarga,
tanggal kunjungan, jenis pasien/ cara bayar, serta jenis pelayanan
yang dikehendaki di puskesmas. Data kepala keluarga diperlukan
karena umumnya puskesmas menganut sistem family folder
dimana data rekam medis 1 (satu) keluarga disimpan dalam 1
map/ folder yang sama dengan data kepala keluarga sebagai
penandanya.
 Pemberian nomor rekam medis kepada pasien baru
perlu diperhatikan dengan seksama oleh petugas
puskesmas. Tidak boleh terjadi duplikasi nomor rekam
medis dimana 1 (satu) nomor rekam medis digunakan
oleh lebih dari 1 (satu) orang pasien. Aplikasi perangkat
lunak registrasi pasien yang baik seharusnya mampu
mencegah terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Jika
nomor rekam medis sudah pernah digunakan
sebelumnya maka nomor tersebut tidak boleh
digunakan lagi atau diberikan kepada pasien lain.
2. Registrasi pasien lama.

Jika pasien sudah pernah berkunjung ke puskesmas

sebelumnya maka pasien tersebut dikategorikan
sebagai pasien lama. Data pasien lama telah ada
dalam database SIMPUS sehingga petugas tinggal
mencari datanya kemudian tinggal menginputkan jenis
pasien/ cara bayar dan jenis pelayanan yang
dikehendaki.
B. REGISTRASI PASIEN BPJS
Khusus untuk pasien anggota JKN, BPJS telah
menyediakan aplikasi perangkat lunak khusus untuk
pendaftaran pasien yaitu p-Care. Pada beberapa puskesmas
masih terjadi double entry antara SIMPUS dan p-Care untuk
data pasien BPJS mengingat keduanya harus terisi dengan
data pelayanan pasien yang bersangkutan. Pada beberapa
puskesmas yang lain, p-Care sudah terintegrasi dengan
SIMPUS sehingga cukup menginputkan data pada SIMPUS
dan data juga otomatis akan terinput ke database p-Care.
1. Registrasi pasien menggunakan SIMPUS
Sama seperti pada registrasi pasien umum, petugas
harus mengecek terlebih dahulu apakah pasien yang
bersangkutan sudah pernah berkunjung sebelumnya ke
puskesmas. Petugas dapat mengecek pada database pasien
dengan menginputkan kata kunci pencarian berupa nama
pasien.
Misal nama pasien yang akan dicari adalah “astik”
maka petugas cukup menuliskan kata kunci tersebut
pada kolom pencarian seperti pada Gambar 2.5. Jika
pasien sudah pernah terdaftar sebelumnya maka
datanya akan muncul pada halaman hasil pencarian
seperti pada Gambar 2.6.
Setelah data pasien ditemukan, petugas cukup

meng-klik tombol “registrasi” di sebelah kanan

data hasil pencarian sehingga kemudian

muncul halaman pendaftaran pasien lama

seperti tampak pada Gambar 2.7. Perbedaan

registrasi pasien umum dan pasien BPJS adalah

pada kolom isian cara bayar.

Jika pasien belum pernah terdaftar sebelumnya maka
petugas dapat menggunakan prosedur pendaftaran
pasien baru. Seperti halnya pendaftaran pasien baru
pada Gambar 2.2., harus diinputkan data sosial pasien
secara lengkap untuk disimpan pada database SIMPUS.
Input data sosial pasien baru dapat dilihat juga pada
Gambar 2.8. Gambar ini menggunakan SIMPUS versi
yang berbeda dengan yang ditampilkan pada Gambar
2.2.
 2. Registrasi pasien menggunakan p-Care
Perangkat lunak untuk registrasi pasien BPJS di
puskesmas adalah p-Care. Seperti yang dijelaskan
pada Bab 1 modul ini, p-Care adalah aplikasi perangkat
lunak yang wajib digunakan oleh fasilitas kesehatan
tingkat pertama yang bekerjasama dengan BPJS.
Petugas puskesmas perlu memperhatikan dengan baik
syarat seorang pasien peserta BPJS dapat dilayani
secara gratis di Puskesmas. Pasien tersebut harus
terdaftar sebagai peserta BPJS dengan pemilihan
pemberi pelayanan kesehatan tingkat 1 (PPK 1) adalah
puskesmas bersangkutan tempat petugas bekerja saat
ini. Jika tidak terdaftar sebagai peserta BPJS di
puskesmas yang bersangkutan maka pasien dapat
ditawari pindah PPK 1 atau dilayani sebagai pasien
umum.