A. Otomatisasi Perkantoran Awal tahun 1960 IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya
Pada tahun 1964 IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. 1. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.
Otomatisasi kantor Office Automation / OA
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran. Tujuan Otomatisasi Perkantoran 1. Minim pengeluaran biaya, menghemat biaya karena komputer dapat menggantikan, meringankan tugas pekerja. 2. Pemecahan masalah kelompok 3. Pelengkap bukan pengganti 4. Penggabungan dan penerapan teknologi 5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 6. Meninngkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan 7. Peningkatan komunikasi Manfaat Otomatisasi Perkantoran 1. Membuat informasi lebih murah, mudah digunakan, dipindahkan dan dirawat 2. Informasi lebih terintegrasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik 3. Komputer tidak menggantikan pekerja 4. Pemecahan masalah kelompok/tim 5. Kontribusi komunikasi yang menyeluruh dan bisa membantu memecahkan masalah 6. Sebagai pelengkap, bukan pengganti 7. Melengkapi komunikasi bisnis 8. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan 9. Peningkatan komunikasi untuk menghasilkan keputusan lebih baik dan cepat Konsep Otomatisasi Perkantoran 1. Prosesnya mengarah ke otomatisasi 2. Berevolusi menuju aplikasi yang terencana dan terpadu 3. Memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi 4. Memberi keuntungan lebih besar menuju penganbilan keputusan lebih baik 5. Sebagai pelengkap komunikasi Macam-macam Sistem Otomatisasi Perkantoran 1. Sistem komunikasi elektronik 2. Sistem kolaborasi elektonik 3. Sistem publikasi dan pengolahan gambar elektronik 4. Sistem pengolahan kantor 5. Sistem elektronik formal 6. Sistem elektronik informal
Jelaskan 6 macam sistem otomatisasi
perkantoran di atas! Tahap-tahap otomatisasi perkantoran a. Tahap Tradisional Fokus pada penggunaan word processing
Teknologi utama ditujukan
untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas
b. Tahap Transisional Mulai digunakan proses data
secara elektronik Dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi berbasis komputer c. Tahap Transformasional Pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT/Information and Communication Technologies Pengguna Otomatisasi Perkantoran A. Manager, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia. B. Profesional, adalah orang yang menyumbangkan tenaga keahlian khususnya. C. sekretaris, adalah orang yang bertugas menangani korespondensi, mengatur telepon dan mengatur jadwal pertemuan. D. Pegawai administratif, orang yang bertugas melaksanakan tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan menyimpan dokumen Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran a. Word processing b. Electronik dan voice mail (email) c. Electronic calendaring d. Audio converencing e. Video converencing f. Computer conferencing g. Facsimile transmision h. Video text i. Dekstop publishing j. Image storage and retrieval k. Spreadsheet Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penggunaan Aplikasi Perkantoran
1. Jenis organisasi 2. Pilihan pribadi 3. Sumber daya otomatisasi perkantoran yang tersedia Konsep Virtual Office Virtual Office
Merupakan sebuah ruang kerja yang berlokasi di
dunia internet (tidak mempunyai kantor nyata) tetapi individu tersebut dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha Tujuan Virtual Office 1. Mewujudkan efisiensi kerja 2. Hemat biaya 3. Meningkatkan produktivitas kerja Karakteristik Virtual Office 1. Melintasi batas 2. Berbagi sumber daya 3. Wilayah yang tersebar 4. Anggota yang tidak tetap Komponen-komponen dalam Virtual Office 1. Virtual knowledge worker : personal multimedia yang menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai keterampilan, terdidik, dan berpengetahuan tinggi
2. Virtual teamwork : tim yang terbentuk dari
penggabungan hi-tech dan hi-touch yang memiliki performa tinggi (kemampuan bekerja sama efektif, bertindak sesuai tujuan melaluiistem syaraf digital) 3. Integrated complex networks intelligence : kemampuan tinggi untuk berintegrasi dalam hubungan yang komplek dan saling silang dalam jaringan kerja cerdas 4. Complex matrix structure : struktur organisasi yang saling silangdan mendatar, tidak ada yang saling memerintah, tapi hubungan didasarkan atas otonomi masing-masing sumber daya 5. Faster learning organization : organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi, pencapaiannya yaitu pengetahuan organisasi selalui diperbarui lewat aplikasi teknologi canggih Keuntungan virtual office 1. Hemat biaya peralatan 2. Hemat biaya fasilitas 3. Pengurangan PHK 4. Kontribusi sosial 5. Melintasi batas 6. Efisiensi kerja Kerugian Virtual Office 1. Antar karyawan tidak punya rasa memiliki 2. Takut kehilangan pekerjaan 3. Semangat kerja rendah 4. Ketegangan keluarga 5. Penghasilan yang tidak tetap 6. Bergantung pada koneksi internet PRINSIP ERGONOMI DALAM OTOMATISASI PERKANTORAN
Ergo artinya kerja
Ergonomi Nomos artinya hukum alam
Ergonomi adalah suatu cabang ilmu yang mempelajari
tubuh manusia kaitannya dengan pekerjaan, memanfaatkan informasi-informasi mengenai sifat, kemampuan, dan keterbatasan manusia untuk merancang suatu sistem kerja sehingga orang dapat hidup dan bekerja pada sistem dengan baik Bidang Penyelidikan Ergonomi 1. Penyelidikan tentang tampilan (display), merupakan perangkat antara informasi lingkungan dan mengkomunikasikan pada manusia melalui tanda, angka, lambang,dsb. 2. Penyelidikan tentang kekuatan fisik manusia 3. Penyelidikan tentang ukuran tempat kerja, agar mendapat tempat kerja yang sesuai dengan ukuran (dimensi) tubuh manusia 4. Penyelidikan tentang lingkungan kerja, meliputi pengaturan cahaya, kebisingan suara, temperatur, dll Pembagian Disiplin Ilmu Ergonomi 1. Anatomi dan fisiologi yang mempelajari struktur dan fungsi tubuh manusia 2. Antropometri yaitu ilmu mengenai ukuran/dimensi Tubuh manusia 3. Fisiologi psikologi yang mempelajari sistem saraf dan otak manusia 4. Psikologi eksperimen yaitu ilmu yang mempelajari tingkah laku manusia Ruang Lingkup Ergonomi 1. Ergonomi dengan antropometri Antropometri adalah suatu studi yang berkaitan dengan pengukuran dimensi tubuh manusia. Contoh data antropometri : a. Perancangan area kerja b. Perancangan peralatan kerja seperti mesin, perkakas, dll. c. Perancangan produk-produk konsumtif, seperti pakaian, kursi dan meja komputer d. Perancangan lingkungan kerja fisik 2. Faktor yang memengaruhi dimensi tubuh manusia a. Umur b. Jenis kelamin c. Suku/bangsa d. Posisi tubuh Ada 2 cara pengukuran posisi tubuh: 1. Pengukuran dimensi struktur tubuh, yaitu pengukuran yang dilakukan saat tubuh tidak bergerak (tetap tegak sempurna) 2. Pengukuran dimensi fungsional tubuh, yaitu pengukuran posisi tubuh saat melakukan gerakan tertentu berkaitan dengan pekerjaan. e. Cacat tubuh f. Kehamilan g. Tebal tipisnya pakaian MENGGUNAKAN PC (Personal Computer ) Komputer adalah seperangkat alat yang dipergunakan untuk menghasilkan dokumen melalui perangkat keras, perangkat lunak, dan printer Sistem kerja komputer : 1. Input device (alat masukan) , adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk memasukkan data atau perintah ke dalam komputer 2. process device (alat pemroses) adalah perangkat keras komputer yang mengolah data yang diterima oleh alat masukan 3. Output device (alat keluaran) yang berfungsi menampilkan hasil yang telah diolah bagian proses. Perangkat-perangkat Komputer 1. Perangkat lunak (software) 2. Perangkat keras (hardware)