PERENCANAAN DAN

PENGADAAN SDM

OLEH:
MASRIDA SINAGA
Pendahuluan

• Merencanakan tenaga kerja secara efektif dan

efisien sangat penting, agar sesuai dengan
kebutuhan organisasi dalam membantu
terwujudnya tujuan.
 Perencanaan SDM
(Human Resources Planning)
• Adalah proses merencanakan tenaga kerja secara
efektif dan efisien, agar sesuai dengan kebutuhan
organisasi/perusahaan dalam membantu
terwujudnya tujuan.
• Merupakan proses pemenuhan tenaga kerja
sesuai dengan kebutuhan organisasi (kuantitas
dan kualitas) pada waktu yang tepat: seperti
aktivitas merencanakan JUMLAH, JENIS DAN
KUALITAS tenaga kerja yang dibutuhkan.
 Tujuan Perencanaan SDM
Perencanaan SDM bertujuan untuk
menghindari adanya kelebihan atau
kekurangan tenaga kerja, dengan
melaksanakan penempatan yang sesuai
pada waktu yang tepat, sesuai dengan
kebutuhan.
 Pengadaan SDM
• Pengadaan SDM (Procurement) merupakan
salah satu fungsi operasional (fungsi pertama)
MSDM.
• PENGADAAN adalah: proses penarikan,
seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan pegawai yang efektif dan
efisien membantu tercapainya tujuan
organisasi.
Tahap-tahap Pengadaan SDM

Peramalan Penempatan,
Penarikan Seleksi
kebutuhan orientasi, dan
(recruitment) (selection)
SDM induksi
 Pengadaan karyawan merupakan masalah
penting, sulit, dan kompleks karena untuk
mendapatkan dan menempatkan orang-orang
yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah
semudah membeli dan menempatkan mesin.

Pengadaan yang baik akan

membantu terwujudnya tujuan
organisasi
• Pengadaan pengawai merupakan langkah
pertama dan yang mencerminkan berhasil
tidaknya suatu organisasi dalam mencapai
tujuannya.
• Jika pegawai yang diterima kompeten, maka
usaha untuk mencapai tujuan relatif lebih
mudah.
• Sebaliknya, apabila pegawai yang diterima
kurang memenuhi syarat (tdk kompeten), sulit
bagi organisasi mencapai tujuannya.
• Pegawai yang hanya cakap, mampu, dan terampil,
belum menjamin produktivitas kerja yang baik,
kalau moral kerja dan kedisplinannya rendah.
Mereka baru bermanfaat dan mendukung
terwujudnya tujuan organisasi, jika mereka
berkeinginan tinggi untuk berprestasi.
• Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan
tidak terampil, mengakibatkan pekerjaan tidak
selesai tepat waktu.
• Kualitas dan kuantitas pegawai harus sesuai
dengan kebutuhan organisasi, supaya efektif
dan efisien menunjang tercapainya tujuan.
• Penempatan pegawai juga harus tepat sesuai
dengan keinginan dan keterampilannya, dengan
demikian gairah kerja dan kedisplinannya akan
lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya
tujuan organisasi.
Dasar pengadaan pegawai/karyawan

APA SIAPA
• Apa pekerjaannya, • Siapa orang yang tepat
berdasarkan uraian mengerjakan pekerjaan
pekerjaan/jabatannya tersebut/menduduki
jabatan tersebut,
(job description/job berdasarkan spesifikasi
position) pekerjaan (job
• Memberikan informasi specification)
tentang aktivitas • Tingkat pendidikan,
pekerjaan, standar, jenis kelamin, keadaan
konteks dan fisik, pengetahuan dan
persyaratan, perilaku kecakapan, batas umur,
manusia dan peralatan nikah atau belum, minat
yang akan digunakan. pekerja, emosi dan
temperamen kerja,
pengalaman.
 Analisis Pekerjaan/Jabatan
• Adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan
apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu
harus dikerjakan.
• Manfaat analisis pekerjaan adalah memberikan
informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar
pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan
personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang
dipergunakan.
• Analisis pekerjaan menghasilkan
job description, job specification,
job evaluation.
 Guna analisis perkerjaan/jabatan
• Perekrutan dan Seleksi
Informasi analisis pekerjaan menjadi dasar
seleksi untuk memutuskan jenis orang yang
perlu direkrut dan diangkat.
• Kompensasi
Memberi pemahaman latar belakang (tkt
pendidikan, usia, pengalaman dll) orang yang
akan menduduki jabatan, sehingga perusahaan
dapat menentukan gajinya.
 Guna analisis perkerjaan/jabatan
• Evaluasi jabatan
Memberi pemahaman berat/ringannya
pekerjaan, besar kecilnya resiko yang dihadapi
pekerja.
• Penilaian prestasi kerja
• Latihan/training
• Promosi dan pemindahan
• dll
PENARIKAN DAN
SELEKSI SDM
Penarikan dan seleksi SDM merupakan komponen pengadaan
SDM (Procurement)

Peramalan Penempatan,
Penarikan Seleksi
kebutuhan orientasi, dan
(recruitment) (selection)
SDM induksi
PENARIKAN SDM
• Penarikan adalah komponen penting dalam
pengadaan pegawai
• Ideal: banyak pelamar yang memasukkan
lamaran, sehingga peluang untuk
mendapatkan pegawai yang baik terbuka
lebar, karena dapat memilih terbaik dari yang
terbaik.
Defenisi
PENARIKAN ADALAH PROSES PENCARIAN DAN PEMIKATAN
PARA CALON PEGAWAI YANG MAMPU BEKERJA DI DALAM
ORGANISASI (EDWIN B. FLIPPO)

PENARIKAN ADALAH: USAHA MENCARI DAN

MEMPENGARUHI TENAGA KERJA AGAR MAU MELAMAR
LOWONGAN PEKERJAAN YANG ADA DALAM SUATU
PERUSAHAAN
( HASIBUAN, 2007 )
Faktor-faktor yang mempengaruhi penarikan
(Hasibuan, 2007)

1. BALAS JASA YANG DIBERIKAN

2. STATUS KARYAWAN: TETAP/HONOR
3. KESEMPATAN PROMOSI
4. PERSYARATAN PEKERJAAN
5. METODE PENARIKAN
6. SOLIDITAS PERUSAHAAN
7. PERATURAN PERBURUHAN
8. PENAWARAN TENAGA KERJA
 KONSEP PENARIKAN

SUMBER :
1. Internal
2. Eksternal

2
DASAR : METODE :
1. Spesifikasi 1. Tertutup
jabatan/pekerjaan 1 PENARIKAN 3 2. Terbuka
2. Peraturan Pemerintah
(PP) 4

KENDALA :
1. Internal
2. Eksternal

21
SUMBER-SUMBER TENAGA KERJA

INTERNAL EKSTERNAL :
1. KANTOR PENEMPATAN TENAGA
KERJA
2. LEMBAGA PENDIDIKAN
3. REFERENSI KARYAWAN/REKANAN
4. SERIKAT BURUH
5. PENCANGKOKAN DARI
PERUSAHAAN LAIN
6. NEPOTISME
7. PASAR TENAGA KERJA (PASANG
IKLAN)

22
MEDIA PENARIKAN
• Walk-ins
Pelamar atau pencari kerja datang sendiri ke perusahaan
dan kemudian mengisi blanko lamaran yang telah
disediakan.
• Rekomendasi dari karyawan (employee referrals)
• Pengiklanan (advertising)
• Agen-agen penempatan tenaga kerja
• Lembaga-lembaga pendidikan
• Organisasi-organisasi karyawan
• Nepotisme
• Assosiasi-assosiasi profesional
• Open house
 Kendala-kendala penarikan
Kebijaksanaan kompensasi

Kebijaksanaan promosi
Kebijaksanaan organisasi
Kebijaksanaan status karyawan
Persyaratan jabatan
Kebijaksanaan sumber tenaga
KENDALA2 kerja
Metode pelaksanaan

Kondisi pasar tenaker

Soliditas perusahaan

Kondisi lingkungan eksternal

SELEKSI SDM
• Seleksi adalah kegiatan pemilihan dan
penentuan pelamar yang diterima atau ditolak
untuk menjadi karyawan perusahaan. Seleksi
ini didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari
setiap perusahaan/organisasi yang
bersangkutan (Hasibuan, 2007).
Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan
objektif, supaya pegawai yang diterima benar-benar
qualified untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan.
Pegawai yang qualified akan lebih mudah dibina,
dikembangkan, dikendalikan, dan diatur dalam mencapai
sasaran yang diinginkan.
Dasar seleksi
1. Kebijaksanaan perburuhan pemerintah
2. Job specification
3. Ekonomis rasional (efisien dari segi biaya,
waktu, pikiran untuk mendapat karyawan
yang sebaik-baiknya)
4. Etika sosial (memperhatikan norma-norma
hukum, agama, kebudayaan, dan adat
istiadat)
Tujuan Seleksi, untuk mendapatkan:
1. Pegawai yang qualified dan potensial
2. Pegawai yang jujur dan berdisplin
3. Pegawai yang cakap dengan penempatan yang tepat
4. Pegawai yang terampil dan bersemangat dalam bekerja
5. Pegawai yang memenuhi syarat UU perburuhan
6. Pegawai yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun
horizontal
7. Pegawai yang dinamis dan kreatif
8. Pegawai yang inovatif dan bertanggung jawab
9. Pegawai yang loyal dan berdedikasi tinggi
10.Pegawai yang rajin hadir di tempat kerja
11.Pegawai yang mudah dikembangkan pada masa depan
12.Pegawai yang dapat bekerja secara mandiri
13.Pegawai yang mempunyai perilaku dan budaya malu
 LANGKAH-LANGKAH PROSES SELEKSI
LANGKAH-LANGKAH

PENERIMAAN EVALUASI MEDIS

PENDAHULUAN WAWANCARA (TES
PELAMAR SELEKSI KESEHATAN)

KEPUTUSAN
PENERIMAAN

TES-TES PEMERIKSAAN WAWANCARA

PENERIMAAN REFERENSI OLEH PENYELIA
LANGKAH 1 : PENERIMAAN PENDAHULUAN
• Proses seleksi merupakan jalur dua arah. Organisasi memilih
karyawan dan para pelamar memilih perusahaan

• Seleksi dimulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor

personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi.
Bagaimana penerimaan pertama ditangani telah mulai membentuk
pendapat pelamar tentang perusahaan

• Bila pelamar datang sendiri, wawancara pendahuluan dapat

dilakukan, akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan
kesalahpahaman dan menghindarkan pencarian informasi dari
sumber tidak resmi

• Pada tahap ini juga dilakukan pemeriksaan kebenaran informasi

lamaran
LANGKAH 2 : TES-TES PENERIMAAN
• Merupakan berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan
padunya antara kemampuan, pengalaman dan kepribadian pelamar
dan persyaratan jabatan

• Agar tes dapat meloloskan para pelamar yang tepat, maka tes
harus valid, berarti bahwa skor-skor tes mempunyai hubungan yang
berarti (signifikan) dengan prestasi kerja atau dengan kriteria-
kriteria relevan lainnya

• Disamping harus valid, tes juga harus reliabel. Reliabilitas berarti

bahwa tes seharusnya menghasilkan skor-skor secara konsisten
setiap waktu seorang pelamar melakukannya

• Berbagai peralatan tes antara lain: psychological test, knowledge

test, performance test
PSYCHOLOGICAL TEST (TES PSIKOLOGIS)
Yaitu berbagai peralatan tes yang mengukur atau menguji
kepribadian atau temperamen, bakat, minat, kecerdasan dan
keinginan berprestasi.
Bentuk-bentuk tes ini mencakup :
• Tes kecerdasan (intelligence test)
Menguji kemampuan mental pelamar dalam hal daya pikir secara
menyeluruh dan logis
• Tes kepribadian (personality test)
Dimana hasilnya akan mencerminkan kesediaan bekerja sama,
sifat kepemimpinan dan unsur-unsur kepribadian lainnya
• Tes bakat (aptitude test)
Mengukur kemampuan potensial pelamar yang dapat
dikembangkan
• Tes minat (interest test)
Mengukur antusiasme pelamar terhadap suatu jenis pekerjaan
• Tes prestasi (achievement test)
Mengukur kemampuan pelamar sekarang
KNOWLEDGE TEST (TES PENGETAHUAN)

Yaitu bentuk tes yang menguji informasi atau

pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan
yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk
melaksanakan pekerjaan.

PERFORMANCE TEST (TES KEMAMPUAN)

Yaitu bentuk tes yang mengukur kemampuan para pelamar
untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan
dipegangnya, contoh : tes mengetik untuk calon pengetik.
LANGKAH 3 : WAWANCARA SELEKSI
• Adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal
dapat diterimanya atau tidak (acceptability) seorang pelamar

• Terdapat berbagai kesalahan-kesalahan wawancara, yaitu:

1. HALO EFFECT
Terjadi bila pewawancara menggunakan informasi terbatas tentang pelamar untuk
berprasangka dalam evaluasi terhadap karakteristik-karakteristik lain pelamar
2. LEADING QUESTION
Akibat pewawancara mengirimkan ‘telegram’ jawaban yang diinginkan dengan
cara memberi arah pertanyaan-pertanyaan wawancara
3. PERSONAL BIASES
Kesalahan ini merupakan hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap
kelompok-kelompok tertentu
4. DOMINASI PEWAWANCARA
Kesalahan ini akibat pewawancara menggunakan waktu wawancara untuk
‘membual’ kepada pelamar, menyombongkan keberhasilan, atau melakukan
percakapan sosial
LANGKAH 4 : PEMERIKSAAN REFERENSI
• Personal references biasanya diberikan oleh keluarga atau
teman-teman terdekat baik yang ditunjuk oleh pelamar
sendiri atau diminta perusahaan.

• Bila referensi diserahkan secara tertulis, referensi biasanya

hanya menekankan hal-hal posistif. Oleh karena itu, referensi
pribadi pada umumnya jarang digunakan.

• Employment references mencakup latar belakang atau

pengalaman kerja pelamar.

• Referensi yang bisa dijamin kebenarannya akan bermanfaat

sebagai informasi pelengkap bagi hasil tes dan wawancara.
LANGKAH 5 : EVALUASI MEDIS
Pemeriksaan kesehatan pelamar sebelum keputusan
penerimaan karyawan dibuat

LANGKAH 6 : WAWANCARA ATASAN LANGSUNG

Pendapat dan persetujuan atasan (penyelia) harus
diperhatikan untuk keputusan penerimaan final

LANGKAH 7 : KEPUTUSAN PENERIMAAN

Keputusan penerimaan menandai berakhirnya
proses seleksi
HASIL SELEKSI DAN UMPAN BALIK

Hasil akhir proses seleksi adalah orang yang diterima

sebagai karyawan baru. Bila masukan seleksi
diperhatikan dengan seksama dan langkah-langkah
diikuti secara benar maka para karyawan baru akan
merupakan sumberdaya yang produktif
 PENDEKATAN SELEKSI

1 1. SUCCESSIVE HURDLES SELECTION APPROACH

L B D
B I WC UK
T A E I
L S A A J E
E T L T
A I WR I S
S A A E
N A A A A E
T R K R
K N N N H
A I
O A
N M
T
G A
A
N

DITOLAK DITOLAK DITOLAK DITOLAK DITOLAK

37
2 COMPENSATORY SELECTION APPROACH

WAWAN
CARA

BLANKO TEST
ISIAN DITERIMA
UJIAN LATAR
KSHTN BLK

DITOLAK

38
 ASUMSI – ASUMSI SELEKSI PEGAWAI

1. KAPASTIAN JUMLAH PEGAWAI YANG DI

BUTUHKAN
2. KEJELASAN STANDAR KUALIFIKASI YANG
DIBUTUHKAN
3. GAMBARAN KUALIFIKASI DARI SEJUMLAH
PELAMAR YANG ADA
4. KEPASTIAN DARI POLA SELEKSI PEGAWAI/
SERANGKAIAN ALAT- ALAT SELSKSI

ALAT – ALAT PENGUJIAN

SYARAT INSTRUMEN : MACAM INSTRUMEN

1. TES PRESTASI :
HARUS VALID DAN RELIABEL A. TES AKADEMIK
B. TES KETERAMPILAN
2. TES PSIKOLOGI
3. TES BAKAT
4. TES MINAT
5. TES KEPRIBADIAN
6. TES PROYEKTIF
7. TES KECERDASAN 39
SUKSES SELEKSI DIINDIKASIKAN
DENGAN DIPEROLEHNYA CALON
YANG MEMENUHI KUALIFIKASI
SESUAI KEBUTUHAN ORGANISASI

KENDALA SELEKSI :

1. TOLAK UKUR
2. PENYELEKSI
3. PELAMAR
Terima Kasih