Pemecahan Masalah

Definisi Masalah
Kebutuhan
Pelanggan

TARGET

AKTUAL
Output dari
proses Mengapa
(barang dan terjadi “Gap”
jasa) (MASALAH)
Tips Pemecah Masalah yang Sukses
1. Jangan takut masalah
bila tidak ada masalah, ciptakan masalah dengan
penetapan target lebih tinggi
2. Gunakan data melalui pengukuran akurat
3. Pelajari alat-alat manajemen untuk menyelesaikan masalah
4. Tingkatkan kemampuan teknis dengan keahlian khusus
5. Selalu ikuti langkah-langkah sistematik
6. Jangan diperdaya dengan solusi-solusi menarik
7. Jangan pernah mencari kambing hitam
8. Jangan pernah menyalahkan situasi dan kondisi
Pendekatan dalam Masalah
Solusi Kualitas
USE PDSA
 Model langkah solusi masalah kualitas

• USE PDSA
• UUnderstand Quality improvement needs
• SState the quality problem
• EEvaluate the root cause
• PPlan the solution
• DDo or implement the solution
• SStudy the solution result
• A Act to standardize the solution
 Langkah 1. U-Understand Quality
Improvement Needs

Memahami perbaikan
kualitas merupakan
Peningkatan kualitas
kebutuhan Kemajuan perusahaan
efektif dan berhasil
(motivasi pihak
mgmt)
 Customer Value
Who Wants What

Customer
Company
Best Product Quality (Q)
Profit (ROI Maximum)
Lowest Competitive Price (C)
Repeat bussines
Best Service (S)
Growth expansion
On time Delivery (D)
High Morale (M)
 Sasaran Utama Perusahaan

• Meningkatkan kualitas
• Menurunkan biaya
• Meningkatkan service/safety
• Meningkatkan penyerahan tepat waktu
• Meningkatkan semangat/moral
 Kriteria Pemilihan Proyek Peningkatan
Kualitas
• Kriteria manfaat Bisnis
Dampak pada pelanggan, pesaing, kompetensi inti,
keuangan organisasi, urutan kepentingan,
kecenderungan, sekuens dan saling ketergantungan.
• Kriteria Kelayakan
Sumber daya yang dibutuhkan, keahlian yang tersedia,
kompleksitas, Kemungkinan sukses, fasilitas pendukung
• Kriteria dampak Organisasi
manfaat pembelajaran, manfaat lintas fungsi
 Pareto Priority Index (PPI)

Proyek Penghematan Probabilitas Biaya Time Years PPI

(saving ,$) Keberhasilan Proyek ,$ (4) (1x2)/(3x4)
(1) (2) (3)
A 100.000 0,7 10.000 2.0 3,5
B 50.000 0,7 2,000 1.0 17,5
C 30.000 0,8 1,600 0.25 60
D 10.000 0,9 500 0.50 36
E 1.500 0,6 1.000 0.10 9
 Langkah 2. S-State the quality
Problems
• Masalah utama yang dipilih pada langkah 1 (U)
perlu dirumuskan dalam pernyataan spesifik,
tegas, jelas dan dapat diukur.
• Pernytaan tersebut HARUS terkait dengan Key
Performance Index (KPI)
Karakteristik kinerja untuk Mencapai Sasaran
strategis
No DIMENSI KARAKTERISTIK KINERJA KUNCI (KPI)
1 Kualitas DPMO (Defect per million opportunities), cost of quality,
,sertifikasi pemasok, jumlah jam pelatihan, jumlah jam
perawatan preventif, jumlah downtime mesin yang tidak
terjadwal,
2 Tanggapan Rata-rata waktu memberikan tanggapan terhadap keluhan,
Service banyaknya item lengkap yang diserahkan tepat waktu, waktu
pelanggan pesanan permintaan sampai penyerahan, banyaknya janji kepada
pelanggan yang dapat dipenuhi, keluhan dan pengembalian
produk oleh pelanggan, peningkatan nilai kepada pelanggan
 Karakteristik kinerja untuk Mencapai
Sasaran strategis
No Dimensi KARAKTERISTIK KINERJA KUNCI (KPI)
3 Fleksibilitas Reduksi cycle time, reduksi setup time, reduksi lot, derajat
tingkat pelatihan silang karyawan produksi
4 Keandalan Peningkatan efektivitas peralatan secara keseluruhan, reduksi
dalam biaya-biaya jaminan, reduksi perubahan-perubahan
engineering
5 Inventory Inventory turn over, inventory days on hand, inventory recode
accuracy
6 Waktu tunggu Waktu penyerahan kepada pelanggan, reduksi setup time,
(lead time) kinerja penyerahan pemasok, throughput time, investasi Work in
Process, waktu proses administrasi
8 Proses Item-item jadwal induk yang dicapai perminggu, item-item FAS
Perencaanan (final assembly schedule) yang dicapai per minggu, rencana MRP
Produksi yang dicapai per minggu, akurasi data inventori, bill of material,
dan peramalan,
 Pernyataan Masalah atau Tujuan
Kualitas dengan SMART
Tujuan proyek peningkatan kualitas harus bersifat spesific
●

Spesific secara tegas, seyogyianya menggunakan kata kerja

seperti Menaikan..., Menurunkan..., Menghilangkan.. dll

Measure Harus dapat diukur dengan indikator pengukuran yang

●

tepat guna evaluasi keberhasilan, dan tindakan perbaikan

able diwaktu mendatang. Gunakan data fakta kuantitatif

Harus dapat dicapai melalui

Achievable ●

usaha-usaha yang menantang

Relevant Tujuan Proyek peningkatan Kualitas harus
●

terkait langsung dengan

to Goals sasaran/tujuan/target bisnis yangtelah

ditetapkan dalam Master Improvement Story

Tujuan proyek peningkatan kualitas

●

Timely harus menetapkan batas waktu

pencapaian tujuan itu dan harus
dicapai secara tepat waktu
 Mendefinsikan Masalah
Secara Tertulis (5W-2H)
Melalui Pertanyaan sebagai berikut
• Apa (what) apa akibat utama dari masalah itu?
Proses apa yang dilibatkan,
• Bilamana (When)Kapan masalah itu terjadi,
sewaktu-waktu atau sepanjang waktu, (Berkaitan
dengan waktu seperti hari/minggu/bulan)
• Dimana (Where)Dimana masalah itu terjadi? Dalam
sistem, fasilitas atau komponen?
• Mengapa (Why) Berkaitan dengan signifikansi
dampak masalah terhadap tujuan organisasi,
mengapa anda serius memperhatikan masalah ini
 Mendefinsikan Masalah
Secara Tertulis (5W-2H)
Melalui Pertanyaan sebagai berikut
• Siapa (who) siapa yang bertanggung jawab
melakukan aktivitas pengamatan dan
penyelesaian masalah?
• Bagaimana (How) bagaimana melakukan
aktivitas pengamatan dan solusi masalah
• Berapa (How Much) berapa biaya yang
dikeluarkan, berapa manfaat yang akan
diperoleh
Pernyataan Tujuan yang Pernyataan tujuan yang benar
salah
Penyerahan Cepat Pesanan diserahkan dalam waktu maksimum tiga hari
kerja setelah pesanan pembelian (Purchase order). PO
harus diterima sebelum jam 17.00
Memperlakukan semua •Memberikan salam “selamat datang” kepada pasien
pasien seperti keluarga dalam waktu paling lambat 20 detik ketika pasien
sendiri memasuki ruang tunggu
•Menyapa pasien dengan sebutan “bapak atau ibu”
diikuti namanya seperti Bapak Ali, Ibu Indah
•Dan lain-lain
Cepat menjawab panggilan Menjawab telpon dalam maksimum tiga kali deringan
telpon
Material yang dibutuhkan Tingkat pelayanan service level material yang
selalu tersedia dibutuhkan , minimum 99%
Membuat produk sepeda Semua model sepeda dapat dirakit oleh setiap orang
yang mudah dirakit dan dewasa dalam waktu maksimum 15 menit dengahn
tidak membtuhkan terlalu hanya menggunakan kunci inggris dan obeng
banyak ketrampilan teknis
 Responsi
Kasus Rumah Makan
• Proyek penurunan • Proyek pengurangan cacat dengan
keterlambatan pengiriman membeli mesin oven.
dengan menambah motor. Penghematan/keuntugan 13 juta,
Penghematan/keuntungan kemungkinan berhasil 70%, Biaya
20 juta, kemungkinan 5 jt, waktu proyek 0,5 tahun
berhasil 90%, Biaya 12 jt,
waktu proyek 0,1 tahun

• Proyek promosi dengan iklan di TV.

Penghematan/keuntugan 10 juta,
• Proyek peningkatan ketrrampilan kemungkinan berhasil 60%, Biaya
karyawan dengan pelatihan 2 jt, waktu proyek 0,5 tahun
masak. Penghematan 20 jt,
kemungkinan berhasil 70%, Biaya
7 jt, waktu proyek 0,2 tahun

Tentukan Proyek yang dipilih

dengan Priority Pareto Index
 Responsi
• Definisikan target dan aktual sebagai permasalahan
• Diskusikan project peningkatan kualitas/penyelesaian
masalah tsb. buat alternatif yang ada dengan
mempertimbangkan Kriteria manfaat bisnis, Kriteria
Kelayakan, Kriteria Dampak Organisasi pada perusahaan
yang sudah dikunjungi
• Tentukan Key Performance Indexnya
• Susun Pernyataan masalah dan tujuan yang memenuhi
kaidah SMART dan 5W-2H
• PERSENTASIKAN
Kriteria Penjelasan
Solusi proyek 1 Solusi Proyek 2 Solusi Proyek 3
MANFAAT
BISNIS

KELAYAKAN

Dampak
Organisasi