Sales Order Processing

Pada materi sebelumnya , kitas sudah membahas tahapan Presales

 Presales Activity

• Langkah pertama pada SAP ERP sales and distribution process adalah presales
activities.
• Customer dapat mendapatkan penawaran harga melalui inquiry ataupun quotation.
• Beda inquiry dengan quotation, quotation sifatnya tertulis dan mengikat untuk suatu
jangka waktu tertentu. Inquiry sekedar penawaran harga, dan tidak ada ikatan.
• Aktifitas presales juga meliputi kegiatan marketing seperti menghubungi customer
melalui telepon, kunjungan, dan surat-menyurat.
 Sales Order Processing

• Sales order processing adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk

mencatat sales order.
• Pada sales order processing dicatat item yang dipesan, harga jual, dan kuantitas.
• Diskon dapat didefinisikan menurut jumlah kuantitas, produk dan customer.
• Saat order processing, dilakukan pemeriksaan tabel AR untuk konfirmasi credit
customer. Nilai order dijumlahkan dengan saldo kredit dan dibandingkan dengan
credit limit customer. Jika kredit tidak mencukupi sistem akan menolak order.
 Process Flow
Sales Person
Inquiry Quantity
Quotation Sales Order
Contact

Key Point
1. Membuat inquiry dengan status
Flow Process release kepada pihak yang
1. Inquiry bertanggung jawab
2. Quotation dengan/tanpa referensi ke inquiry 2. Quotation dengan harga otomatis
3. Sales Order dengan referensi ke Quotation dari inquiry
4. Quantity Contract 3. Sales order dengan referensi ke
5. Sales Order dengan referensi ke Contract quotation/contracts
4. Credit limit check

Suatu Quantity Contract adalah perjanjian kontrak bahwa customer akan membeli sejumlah produk dalam jangka waktu
tertentu, terdiri dari produk, jumlah harga tanpa jadwal.
Beberapa jenis sales order dalam ERP:

Standard Order. Jenis order dimana pelanggan melakukan order, mengambil dan
menerima barang serta membayarnya secara tempo. Pengiriman dan invoice dicetak
secara tidak langsung dan terpisah.
Cash / POS order. Jenis order dimana pelanggan melakukan order, mengambil dan
menerima barang serta membayarnya secara langsung (cash) dalam waktu yang
berdekatan. Invoice dari Cash/POS order dapat dicetak secara langsung. Dengan kata
lain bahwa POS order ini adalah untuk situasi dimana dokumen pengiriman dan invoice
terbentuk secara otomatis setelah transaksi sales order selesai.
Dengan adanya kedua jenis dokumen sales order di atas maka konsekuensi –
konsekuansi di dalam system ERP juga akan berbeda terhadap perubahan
stock dan uang masuk.
1. Standard Order. Pada jenis dokumen ini perubahan stock akan terjadi jika
dokumen pengiriman ( goods shipment) sudah selesai ditransaksikan.
Sedangkan uang akan terhitung masuk jika pembuatan invoice dan
pembayaran sudah dilakukan.
2. Cash / POS Order. Pada jenis dokumen ini saat sales order sudah selesai
ditransaksikan maka saat itu juga sistem akan mengurangi stok sesuai
jumlah yang ada di sales order dan invoice terbentuk sempurna sehingga
memungkinkan uang masuk pada saat itu juga.