Welcome!!

Analisis dan Usulan Meningkatkan Absensi dan Pendataan Kesehatan M

ahasiswa Prodi TPM Politeknik Manufaktur Astra dengan Metode DMAIC
 Our Team Layout

FALAH AKBAR GANGGA C.M WISNU ADI

0220180011 0220180013 0220180030
 ACTIVITY PLANNING

NOVEMBER
No Kegiatan PIC Plan vs Actual
W1 W2 W3
De fine : Menentukan Tema, Pla n
1 Wis nu Adi Nugr oho
Mene ntukan Per mas alahan Actual
Meas ur e : Mengumpulkan & Plan
2 Falah Akbar
Mengolah Data, Menentukan Tar get Actual
Analyze : Menganalis i Data dengan Plan
3 Wis nu Adi Nugr oho
5 Why's Analys is & 4M+1E Actual
Impr ove : Membuat dan Plan
4 Falah Akbar
Mene rapkan Rencana Per baikan Actual
Control : Mengawas i Pe rbaikan dan Gangga Catur Plan
5
Mela kukan Sta ndar is asi Per baikan Mar tindo Actual
Gangga Catur Plan
6 Membuat A3 Repor t
Mar tindo Actual
 Agenda Style
01 TAHAP DEFINE

02 TAHAP MEASURE

03 TAHAP ANALYZE

04 TAHAP IMPROVEMENT

05 TAHAP CONTROL
TAHAP DEFINE
TAHAP DEFINE

Apa itu Absensi dan Pendataan

Kesehatan Mahasiswa (Absen Covid-19) ?

Mengapa dilakukan Absensi dan Pendataan

Kesehatan Mahasiswa (Absen Covid-19) ?

Bagaimana partisipasi mahasiswa TPM

dalam melakukan Absensi dan Pendataan
Kesehatan Mahasiswa (Absen Covid-19) ?
AP A IT U ABS ENS I DAN PENDA TAAN KES EHAT AN MAHASI SW A (AB
SEN CO VID- 19 ) ?

Absensi dan Pendataan Kesehatan Mahasiswa

(Absen Covid-19) yaitu formulir yang wajib diisi
oleh mahasiswa Polman Astra sebagai pengganti
absen harian seperti saat perkuliahan dalam
keadaan normal dan sebagai data kesehatan harian
mahasiswa Polman Astra.
MENGAPA DILAKUKAN ABSENSI DAN PENDATAAN KESE
HATAN MAHASISWA (ABSEN COVID-19) ?

Untuk memonitor kondisi kesehatan seluruh

mahasiswa Polman Astra dan antisipasi jika ter-
dapat hal yang tidak diinginkan untuk dilakukan
tindakan khusus bila diperlukan.
BAGAIMANA PARTISIPASI MAHASISWA TPM DALAM ME
LAKUKAN ABSENSI DAN PENDATAAN KESEHATAN MAH
ASISWA (ABSEN COVID-19) ?

Untuk melakukan absen covid-19 ini harus wajib dilakukan

oleh mahasiswa Polman Astra sebagai monitoring
kesehatan dan untuk pengganti absen dalam keadaan
normal. Menurut data yang didapatkan yang dilakukan
dengan memberikan kuesioner kepada mahasiswa TPM
rata-rata jawaban dari
pertanyaan “Seberapa sering tidak melakukan absen dalam
sebulan?” yaitu 1 kali dalam sebulan. Namun, terdapat
yang lebih dari 4 kali yaitu 22% responden dan itu yang
perlu
untuk ditingkatkan lagi.
BAGAIMANA PARTISIPASI MAHASISWA TPM DALAM ME
LAKUKAN ABSENSI DAN PENDATAAN KESEHATAN MAH
ASISWA (ABSEN COVID-19) ?

Kemudian dari alasan tidak mengisi absen yang responden

berikan 74% karena lupa, serta untuk absensi yang diberla-
kukan saat hari libur respon dari mahasiwa TPM bervariasi
yaitu 44% menganggap bahwa absensi itu penting namun
masih terdapat sisanya yang menganggap absensi itu tidak
penting dan biasa saja. Maka dari itu, hal tersebut perlu
untuk di analisa dan ditingkatkan lagi dalam pengisian
absen agar semua dapat di monitoring kondisi kesehatannya
dan absen ini merupakan hal wajib yang harus dilakukan
oleh semua mahasiswa Politeknik Manufaktur Astra.
TAHAP MEASURE
TAHAP MEASURE

Bagaimana respon mahasiswa TPM

terhadap seberapa sering tidak melakukan
absen dalam satu bulan ?

Bagaimana respon mahasiswa TPM

mengenai alasan mereka saat tidak
melakukan absen Covid-19 ?

Bagaimana respon mahasiswa TPM

terhadap absensi covid-19 yang dilakukan
saat hari libur ?
TAHAP MEASURE

Menentukan faktor yang dominan sebagai

alasan mahasiswa tidak melakukan absen

Menentukan Target Penelitian

Your Picture Here

BAGAIMANA RESPON MAHASISWA TPM TERHADAP SEBERAPA
SERING TIDAK MELAKUKAN ABSEN DALAM SATU BULAN ?

Menurut hasil survey yang sudah dilakukan

kepada mahasiswa TPM, sebanyak 30%
responden hanya 1 kali tidak absensi dalam
sebulan, hanya 10% responden yang selama
sebulan tidak pernah meninggalkan absensi,
dan cukup banyak untuk yang lebih dari 4
kali selama sebulan sebesar 22%. Hal
tersebut perlu ditingkatkan lagi agar tidak
ada mahasiswa TPM yang tidak mengisi
absensi kesehatan karena hal tersebut wajib
dilakukan oleh semua mahasiswa Politeknik
Manufaktur Astra.
BAGAIMANA RESPON MAHASISWA TPM MENGENAI ALASAN
MEREKA SAAT TIDAK MELAKUKAN ABSEN COVID-19 ?

Menurut hasil survey yang sudah

dilakukan kepada mahasiswa TPM,
mayoritas respon mahasiswa TPM
yaitu sebanyak 74% tidak melakukan
absensi kesehatan karena “LUPA”
tentu hal ini perlu diperhatikan dan
dicari solusinya untuk meningkatkan
presentase absensi setiap harinya
karena absensi merupakan hal yang
wajib dilakukan.
BAGAIMANA RESPON MAHASISWA TPM TERHADAP ABSEN
COVID-19 YANG DILAKUKAN SAAT HARI LIBUR ?

Menurut hasil survey yang sudah

dilakukan kepada mahasiswa TPM,
rata-rata jawaban yang diberikan
bahwa absensi saat hari libur
merupakan hal yang penting yaitu
sebanyak 44% hal ini cukup baik,
namun masih terdapat sisanya yang
menganggap bahwa absensi pada hari
libur itu tidak penting dan biasa, dan
hal tersebut perlu untuk ditingkatkan
lagi dan dicari solusinya.
 MENENTUKAN FAKTOR YANG DOMINAN SEBAGAI ALASAN
MAHASISWA TIDAK MELAKUKAN ABSENSI COVID-19 DENGAN
DIAGRAM PARETO

DIAGRAM PARETO
50 100%
Berdasarkan pengolahan data dengan 45
40
90%
80%
Diagram Pareto, didapatkan factor 35 70%
30 60%
yang paling dominan sebagai alasan 25 50%
mahasiswa jika tidak melakukan 20
15
40%
30%
absensi Covid-19 yaitu karena “Lupa”. 10 20%
5 10%
0 0%
Lupa Lain-lain Telat Malas Tidak
bangun pernah
lupa...
 MENENTUKAN TARGET PENELITIAN

Penelitian ini bertujuan untuk mengurangi Presentase Alasan Mahasiswa TPM tidak melakukan Absensi
respon mahasiswa TPM pada survei Covid-19 karena "LUPA"
alasan 100%
90%
mereka tidak melakukan absensi Covid. 80%

Harapannya, setelah dilakukan tindakan 70%

Tur
60% u n5
perbaikan jumlah mahasiswa yang tidak 50% 4%
melakukan absensi Covid-19 karena Lupa 40%
30%
berkurang hingga hanya 20% saja bahkan 20%
bisa hingga tidak ada lagi yang tidak me- 10%
0%
lakukan absensi. Sekarang Target
TAHAP ANALYZE
TAHAP ANALYZE

Menentukan akar penyebab dari masalah

tersebut
MENENTUKAN AKAR PENYEBAB MASALAH DARI ALASAN
TIDAK MELAKUKAN ABSENSI COVID-19 YAITU “LUPA”
DENGAN 5 WHY’S ANALYSIS dan 4M+1E

Berdasarkan Diagram Pareto yang telah dibuat

sebelumnya, telah ditemukan factor penyebab dominan
mahasiswa TPM tidak melakukan Absensi Covid-19 yaitu
karena “LUPA”. Maka dari itu digunakan 5 Why’s
Analysis dan 4M+ 1E untuk mencari akar permasalahan
tersebut.
 MENENTUKAN AKAR PENYEBAB MASALAH DARI ALASAN
TIDAK MELAKUKAN ABSENSI COVID-19 YAITU “LUPA”
DENGAN 5 WHY’S ANALYSIS dan 4M+1E

Masalah Faktor Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5

Karena banyak hal
Karena menunda- Karena sibuk
yang lebih
Man nunda jika akan dengan kegiatan - -
diprioritaskan yang
absensi dirumah
dipikirkan
Karena tidak
Methode - - - -
menyetel pengingat
Karena tidak ada
bantuan kuota dari
Lupa Karena tidak ada kampus
Material - - -
kuota internet Karena tidak ada
uang untuk
membeli
Lingkungan tempat
tinggal susah sinyal
Environment - - - -
Tidak ada yang
mengingatkan
untuk absensi
TAHAP IMPROVEMENT
TAHAP IMPROVE

Menentukan akar permasalahan dengan metode

5W1H untuk merumuskan rencana perbaikan.

Menerapkan rencana perbaikan

 METODE 5W1H UNTUK MERUMUSKAN RENCANA PERBAIKAN
Why How
What Where When
(Bagaimana cara Who
Faktor (Apa (Dimana (Kapan dilakukan
(Mengapa bisa menanggulangi (Siapa PIC?)
masalahnya?) terjadinya?) pebaikan?)
terjadi masalah?) masalahnya?)
Karena menunda- Membuat pengingat
Mahasiswa LUPA
nunda absensi di handphone dan
tidak melakukan
Karena banyak hal jam absensi
absensi
Man lain yang dipikirkan ditambah
Karena terlalu Mengeliminasi
Mahasiswa MALAS
banyak pertanyaan pertanyaan yang
melakukan absensi
yang diulang bersifat tetap
Mahasiswa tidak Karena merasa Memberi sosialisasi
menyetel pengingat absensi tidak terlalu dan menekankan
untuk absensi penting bahwa absensi
kesehatan wajib
Methode Karena tidak Falah Akbar, Gangga
Mahasiswa tidak Memberi bantuan Tempat tinggal
mendapat bantuan Catur Martindo, & Desember 2020
memiliki kuota bagi mahasiswa masing-masing
dari kampus dan Wisnu Adi Nugroho
internet untuk yang melakukan
tidak ada uang untuk
melakukan absensi kuliah online
membeli
Tempat tingal
Karena belum Memberi toleransi
mahasiswa berada di
Material terfasilitasi internet kepada mahasiswa
daerah yang susah
yang baik di daerah tersebut
sinyal
Karena teman atau
Tidak diingatkan Selalu mengingatkan
keluarga mempunyai
untuk melakukan satu sama lain dan
Environment urusan lain dan tidak
absensi oleh orang membuat pengingat
sempat
lain di handphone
mengingatkan
 TAHAP IMPROVE
MENERAPKAN RENCANA PERBAIKAN

Rencana perbaikan telah dibuat, selanjutnya menerapkan rencana

perbaikan tersebut, yaitu :
 Mengubah jam absensi yang sebelumnya jam 04.30 – 09.00 pada hari
kuliah menjadi jam 04.30 – 12.00 dan 24 jam pada hari libur. Karna
jika hanya untuk memantau kesehatan mahasiswa yang kuliah online
tidak harus dibatasi waktu yang ketat dan absensi juga sudah ada di
tangan dosen pengajar yang bersangkutan.
 Mengeliminasi pertanyaan-pertanyaan yang tidak seharusnya ditanya-
kan setiap hari seperti data diri dan tempat tinggal, magang atau tidak
dan pertanyaan lain yang sifatnya tetap.
 Saling mengingatkan satu sama lain dengan teman dan memberi
pengingat di handphone masing-masing
TAHAP CONTROL
TAHAP CONTROL

Mengumpulkan data seteah dilakukan

perbaikan

Membandingkan data sebelum dan

sesudah perbaikan

Menentukan rencana perbaikan

berkelanjutan
TAHAP CONTROL

Melakukan Standarisasi

Menentukan rencana perbaikan

berkelanjutan

Menentukan rencana perbaikan

berkelanjutan
TAHAP CONTROL
DATA SETELAH DILAKUKAN PERBAIKAN

Dilakukan survei berupa kuisioner terhadap Seberapa sering anda tidak melakukan absensi
kesehatan dalam satu bulan?
mahasiswa TPM tingkat 1,2 dan 3 tentang
1 2 3
absensi kesehatan setelah diterapkannya 4 Lebih dari 4 kali Tidak sama sekali
perbaikan-perbaikan yang sudah
8%
dirumuskan. Dapat dilihat bahwa jumlah 6%
mahasiswa yang tidak melakukan absensi 6%
menurun drastis, hanya 8 persen mahasiswa
yang tidak absen 1 kali dalam sebulan dan 6
persen mahasiswa yang tidak absen 2 kali
dalam sebulan 80%
TAHAP CONTROL
DATA SETELAH DILAKUKAN PERBAIKAN

Dilakukan survei berupa kuisioner terhadap Alasan apa yang membuat anda tidak melakukan
absensi kesehatan?
mahasiswa TPM tingkat 1,2 dan 3 tentang (SETELAH PERBAIKAN)
absensi kesehatan setelah diterapkannya Lupa Lain-lain
perbaikan-perbaikan yang sudah Telat bangun Malas
Tidak pernah lupa absensi
dirumuskan. Dapat dilihat bahwa jumlah
mahasiswa yang tidak melakukan absensi 14%

karena lupa menurun dari yang awalnya 6%

74% responden tidak absen karena lupa

sekarang hanya 14% dan melebihi target
yang ditetapkan. 80%
TAHAP CONTROL
PERBANDINGAN DATA SEBELUM DAN SESUDAH TAHAP PERBAIKAN

Seberapa sering anda tidak melakukan absensi

kesehatan dalam satu bulan?
1 2 3
4 Lebih dari 4 kali Tidak sama sekali

8%
6%
6%

80%

SEBELUM SESUDAH
TAHAP CONTROL
PERBANDINGAN DATA SEBELUM DAN SESUDAH TAHAP PERBAIKAN

Alasan apa yang membuat anda tidak melakukan Alasan apa yang membuat anda tidak melakukan
absensi kesehatan? absensi kesehatan?
(SEBELUM PERBAIKAN) (SETELAH PERBAIKAN)
Lupa Lain-lain Lupa Lain-lain
Telat bangun Malas Telat bangun Malas
Tidak pernah lupa absensi Tidak pernah lupa absensi

4%2% 14%
6%
14% 6%

74%
80%

SEBELUM SESUDAH
 TAHAP CONTROL
PERBANDINGAN DATA

Persentase Responden Setelah Dilakukan Perbaikan Tidak

Melakukan Absensi Karena "LUPA"
100%
90%
80%
TURU
70%
N 60%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Sebelum Target Sesudah
 TAHAP CONTROL
PERBANDINGAN DATA

Setelah dilakukan perbaikan, terjadi penurunan

persentase respon Mahasiswa TPM yang tidak
Absensi karena “LUPA” yaitu yang sebelumnya
74% respon-den menjadi 14% yang berarti sudah
terjadi penurunan yang signifikan sebesar 60% dan
me-
lampaui dari yang ditargetkan sebesar 54%.
 TAHAP CONTROL
RENCANA PERBAIKAN SELANJUTNYA

Karena dari hasil perbaikan yang telah dilakukan sudah

memperbaiki semua masalah yang dilatarbelakangi
berbagai alasan, maka untuk saat ini belum diperlukan
perbaikan
selanjutnya sampai ada alasan baru yang muncul dan
membuat masalah lainnya.
 STANDARISASI

Standarisasi yang dilakukan untuk mempertahankan

improve yang dilakukan yaitu :
o Mahasiswa wajib menyetel pengingat di handphone
masing untuk melakukan absensi
o Mengeliminasi pertanyaan di dalam formulir yang ber-
sifat tetap (Tempat tinggal, Magang atau tidak dll)
o Jam Absensi untuk Weekdays : 04.30-12.00
o Jam Absensi untuk Weekend : 24 Jam
o Diadakan notifikasi absensi setiap harinya
Thank you