Analisa dan Evaluasi Jabatan

 Deskripsi Jabatan : Konsepsi dan Proses

Penyusunannya
 Spesifikasi Jabatan
 Evaluasi Jabatan (Job Evaluation)
 Prinsip dalam membuat
Analisa Jabatan
• Mampu memberikan fakta yang penting dan ada
kaitannya dengan jabatan tersebut.
• Dapat memberikan fakta – fakta yang diperlukan untuk
berbagai macam tujuan.
• Dapat ditinjau kembali dan diperbaiki, karena bersifat
dinamis.
• Mampu menunjukkan tugas yang paling penting dalam
setiap jabatan.
• Dapat memberikan informasi yang tepat, lengkap, dan
dapat dipercaya.
Deskripsi Jabatan : Konsepsi dan Proses
Penyusunannya
 Prinsip Menyusun Deskripsi Jabatan
• Dokumen singkat dari informasi faktual tentang
tugas dan tanggung jawab.
• Penjelasan terkait garis besar lingkup jabatan
• Selalu mengikat pada hakikat pekerjaan.
• Merupakan ikhtisar mengenai informasi selektif
dan relevan dengan jabatan tersebut.
• Diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada
hakikat atau sifat pada dari jabatan yang
ditentukan.
 Manfaat Menyusun Deskripsi Jabatan
• Perbandingan antara tugas dan pekerjaan dengan
perusahaan lain termasuk kompensasi
• Penentuan sistem kompensasi
• Pembentukan performance appraisal system, program
pengembangan SDM, promosi jabatan, recruitment
• Mempermudah mengerti tugas, wewenang, dan
tanggung jawab dari jabatanya
• Menjelaskan mengenai ruang lingkup sehingga tidak
ada overlapping
 Element Deskripsi Jabatan
• Nama Jabatan : Nama yang ada sesuai struktur organisasi dan
nomor kode dari jabatan tersebut.
• Kedudukan Jabatan : Tingkatan / hirarki jabatan dalam struktur
organisasi
• Ikhtisar Jabatan : Kesimpulan dari tugas – tugas pokok
• Tugas Pokok : tugas apa saja yang harus dilaksanakan serinci
mungkin
• Wewenang : menunjukkan the right & power dalam
memerintah, memutuskan, dan menegaskan SOP sesuai hirarki
• Tanggung Jawab : pernyataan atau kondisi uang harus
dipertanggung-jawabkan.
 Proses Penyusunan
Deskripsi Jabatan

• Pengamatan lapangan
Pengumpulan • Kuisioner
Data • Wawancara
• Data sekunder (referensi, studi literatur)
• Penyusunan Data
Pengolahan
Data
• Penyeragamaan untuk setiap
jabatan yang sama

• Draft dikoreksi menjadi

Evaluasi final job description
SPESIFIKASI JABATAN
 Prasyarat Jabatan
• Gambaran kualifikasi kepribadian yang dituntut
dalam suatu jabatan seperti kualifikasi
pengalaman, pendidikan, kemampuan mental
fisik, keterampilan, dsb.
• Spesifikasi jabatan memberikan identifikasi dan
formulasi tentang syarat jabatan yang
diperlukan untuk jabatan tertentu.
• Prasyarat harus relevan dengan tugas – tugas
pokok jabatan.
 Prasyarat Jabatan
• Prasyarat Pengetahuan : pengetahuan yang
dibutuhkan untuk tiap jabatan seperti pengetahuan
teknis, profesional, administrasi, dsb.
• Prayarat Keterampilan (Skill) : bentuk perilaku yang
yang penting dalam identifikasi dan tuolak ukur
performance secara efektif.
• Prasyarat Sikap (Attitude) : kecenderungan untuk
bertindak berdasarkan aspek kognitif, afektif, dan
psikomotorik.
EVALUASI JABATAN
Evaluasi Jabatan
• Evaluasi jabatan (job evaluation) adalah sebuah analisa untuk
membuat estimasi nilai (pembobotan) dari sebuah pekerjaan;
tugas-tugas dikonversikan ke nilai (poin)
• Evaluasi jabatan adalah sebuah proses yang menentukan nilai
relatif sebuah jabatan dalam hubungannya dengan jabatan
lain. Evaluasi jabatan bertujuan untuk menciptakan
konsistensi (keadilan) internal dan konsistensi (keadilan)
eksternal dalam pemberian kompensasi atau balas jasa.
Sasaran utamanya adalah kepuasan pekerja dan atasan
terhadap imbalan yang dibayarkan
Peran Evaluasi Jabatan
– Alat yang efektif untuk menentukan hubungan internal dari
berbagai jabatan (strukur gaji/upah).
– Alat untuk menentukan kebijakan pembayaran imbalan.
– Alat untuk menentukan standar nilai jabatan, sehingga dapat
dijadikan dasar untuk rencana pemberian insentif.
– Alat bantu pengawasan terhadap biaya gaji dan upah.
– Dasar untuk menghubungkan skala pembayaran perusahaan
dengan skala pembayaran perusahaan lain (tingkat gaji/ upah)
– Dasar yang adil bagi kenaikan pangkat atau promosi jabatan
Persyaratan Evaluasi Jabatan
– Memberikan ukuran yang konsisten tentang nilai jabatan
yang dapat secara mudah dipahami oleh semua pihak yang
berkepentingan.
– Melibatkan para manajer, sejak awal proses sampai
administrasi dan revisi-revisi selanjutnya.
– Melindungi para karyawan dari favoritisme, bias, dan
ketidak adilan pemabyaran internal.
– Mengukur jabatan bukan kinerja karyawan yang
melaksanakan pekerjaan.
– Dapat diterapkan untuk kelompok jabatan yang luas di
dalam kelompok-kelompok fungsional.
Langkah-langkah Evaluasi Jabatan
• Analisa Jabatan
Mengumpulkan informasi tentang jabatan (dengan kuesioner,
wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian
menyusun informasi tersebut menjadi uraian Jabatan dan
Spesifikasi Jabatan.
• Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan
cara mempelajari Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan
tersebut.
 Metode Evaluasi Jabatan

Beberapa persyaratan yang harus dipenuhi dalam

memilih metode evaluasi jabatan :
• Dapat dan mudah dimengerti oleh orang lain
• Dapat diterima oleh setiap orang
• Dapat memiminalkan faktor bias, terutama subyektifitas
• Dapat diaplikasikan untuk semua jenis jabatan atau
berlaku umum
• Meminimalkan terjadinya debat kusir diantara para
evaluator
Metode Evaluasi Jabatan
– Metode Ranking Sederhana (Simple Ranking)
– Metode Klasifikasi Jabatan (Grade Description)
– Metode Pembanding Faktor (Factor Comparison)
– Metode Point Rating
 Metode Ranking Sederhana

Tahapan :
• Membuat daftar list jabatan  dikelompokan sesuai
tingkatkan
• Dilakukan perbandingan satu dengan yang lain
• Disusun urutan ranking jabatan

+ Sederhana
- subyektif

Cepat
 Metode Ranking Sederhana
• Metode yang paling sederhana
• Hanya cocok untuk diterapkan pada perusahaan kecil dengan
jumlah jabatan yang sedikit.
• Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai
yang khusus dibentuk
• Dasar yang dipakai adalah hasil Analisa Jabatan (yaitu Uraian
Jabatan dan Spesifikasi Jabatan).
• Bila hasil analisa jabatan tidak ada, team penilai menentukan
peringkat berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi
dari masing-masing pekerjaan (tingkat kesulitan dan volume
pekerjaan, besarnya tanggung jawab yang harus dipikul,
pengawasan yang dilakukan/yang diterima, latihan dan
pengalaman yang dibutuhkan serta kondisi kerja).
 Metode Klasifikasi Jabatan

Tahapan :
• Menyusun kelas – kelas jabatan dengan deskripsi bersifat
umum
• Membandingkan deskripsi jabatan  menilai setiap jabatan
• Mengklasifikasi Jabatan ke dalam grade – grade yang
ditetapkan

+ Mudah (Grade) - Tidak cocok untuk

organisasi awal
Sederhana Kurang detail dan teliti

Murah
Efektif dari ranking
sederhana
 Metode Klasifikasi Jabatan
• Menempatkan jabatan-jabatan pada grade atau kategori tertentu yang
telah dibuat sebelumnya atau yang sudah menjadi standar, kemudian
dibandingkan apakah sudah sesuai atau tidak, dan proses terus dilakukan
sampai betul-betul sesuai.

• Metode ini lebih mudah dari metode rangking namun kemungkinan ada
kesulitan jika menemukan jabatan yang diluar kategori atau standar atau
terpaksa mengilangkan jabatan karena tidak ada kategorinya.

• Tahapan yang dilakukan team penilai :

1) Menetapkan beberapa kelas / tingkatan jabatan
2) Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas / tingkatan jabatan
tersebut secara lengkap.
3) Team memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas
yang sesuai
 Metode Klasifikasi Jabatan
• Kelebihan Metode Klasifikasi adalah:
1) sederhana / mudah
2) cepat
3) murah

• Kelemahan Metode Klasifikasi adalah:

1) sulit untuk menetapkan kelas/ tingkatan tersebut
2) masih bersifat subyektif (tergantung penilai)
3) sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabata yang
terlalu banyak
 Metode Pembanding Faktor
• Metode ini membandingkan faktor-faktor suatu jabatan yang
biasanya dikompensasi
• Jumlah faktor yang dibandingkan tidaklah banyak, biasanya 4 atau
5 faktor (ex : adalah kemampuan, effort (fisik dan mental),
tanggung jawab dan kondisi pekerjaan).
• Kita harus mampu mempunyai data apa saja yang dapat
dikompensasi serta harus mempunyai rentang antara batas bawah
(terendah) dan batas atas (tertinggi) serta memilih “jabatan kunci”
sebagai dasar pembanding
• Semakin tinggi nilai kompensasinya semakin tinggi bobot/nilai
jabatan itu.
 Metode Pembanding Faktor
• Metode ini memberikan point tertentu kepada faktor-faktor suatu
jabatan seperti kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung
jawab dan kondisi pekerjaan, kemudian seluruh hasil penilaian pada
setiap faktor, dijumlahkan sehingga didapat jumlah total point
tertentu, semakin tinggi jumlah pointnya semakin tinggi juga nilai
jabatannya.

• Saat ini, metode yang sering bahkan banyak digunakan adalah

dengan metode point