Jakarta – Mei 2017

PROSES KERJA EFEKTIF DAN EFISIEN

PROSES KERJA EFEKTIF DAN EFISIEN ADALAH sikap dalam bekerja yang
memperhitungkan RESIKO maupun melihat PELUANG dan dapat mencari
SOLUSI sehingga dapat mencapai TUJUAN yang diharapkan dengan
mengorganisasikan seluruh komponen yang ada dibawah kendalinya

Tentunya harus berlandaskan Sikap Kerja yang EFEKTIF dan EFISIEN

A. Efektivitas dalam bekerja adalah :

Suatu pekerjaan yang dapat diselesaikan TEPAT WAKTU, sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan.

B. Efisiensi dalam bekerja adalah :

Segala sesuatu yang dikerjakan atau diselesaikan dengan TEPAT, CERMAT
dan HEMAT.
- TEPAT artinya bekerja untuk mencapai sasaran yang direncanakan.
- CEPAT artinya mengatur waktu dengan tepat dan pada tingkat tertentu.
-HEMAT artinya dengan biaya yang sekecil-kecilnya tanpa ada pemborosan
dalam pekerjaan.
 MERENCANAKAN PERBAIKAN DAN TARGET

LANDASAN PEMIKIRAN
Teori terkait, SOP,Policy,SKD,Memo

LANGKAH ini adalah METODE TQM

PDCA 8 langkah Perbaikan

PENYEBAB DOMINAN
Bra
in st o r 5W-2H
min
g
What

MENYUSUN Why

HOW MUCH
Kerjasama dan
Partisipasi RENCANA How
PERBAIKAN Where
When
atif
ik i r Kr e Who
Berp
MENETAPKAN
TARGET
 ANALISA PARETO ‘FLOW’ TERTINGGI

EXAMPLE : Flow C1 (Kolektor), Target Flow

20%. Kondisi beberapa Cabang Pengaliran PICA
Flow C1 > 20%.Atau Flow di Remedial C2,
C3 > 15% (Target Flow 15%).Bagaimana Kita ZONA 1
PICA ZONA 1
menyelesaikan secara EFEKTIF & EFISIEN FLOW 34%

ZONA 2
PICA ZONA 2
CABANG A FLOW 13%
FLOW 21% ZONA 3
PICA ZONA 3 MAINTENANCE
FLOW 18%
Back To Current /
ZONA 4 BTC
FLOW 20%
PICA ZONA 4

REGIONAL XYZ
FLOW 21%
PICA
ZONA 1 MAINTENANCE
FLOW 19% PICA ZONA 1
Back To Current /
BTC
ZONA 2
FLOW 31% PICA ZONA 2
CABANG B
FLOW 22% ZONA 3
FLOW 23% PICA ZONA 3

ZONA 4 MAINTENANCE
FLOW 15% PICA ZONA 4
Back To Current /
BTC
 LANGKAH PERBAIKAN PARETO ‘FLOW’ TERTINGGI

❺ ❻
❹ KATAGOR ACTION
DELIQUENCY I KASUS
EXAMPLE : Flow C1 (Kolektor), Target Flow 20%,
Kondisi beberapa Cabang Pengaliran Flow C1 > Penggolongan
RINGAN BTC / STP
20%. Atau Flow di Remedial C2, C3 > 15% (Target Klasifikasi
Flow 15%). Bagaimana Kita menyelesaikan secara Kasus
EFEKTIF & EFISIEN SEDANG BTC / STP
SKP/
❸ BERAT SOMASI/LP
❷
❶ LANGKAH PERBAIKAN RECOVERY (PENYEHATAN) :
❶ CABANG FLOW 21% (TARGET Flow Kolektor 20%, Remedial 15%)
❷ Dari ke 4 Zona, diketahui Pareto Flow >20% adalah ZONA 1
(Flow 34%)
PARET ❸ Berdasarkan Bedah Kasus (ke 4 Zona) dibuat PICA , CSH fokus di
O Zona 1 Sebagai Zona Pareto PERBAIKAN.
Utk mempermudah maka DATA dari Bedah Kasus/PICA di
KELOMPOKAN Berdasarkan KASUS (DELIQUENCY) sbb :
❹ PARAMETER KASUS : ❺ KATAGORI KASUS :
- A. BAD DEBT = BERAT
- B. POTENSIAL BAD DEBT = SEDANG
- C. ADMINISTRATIF = RINGAN

❻ KHUSUS pada ZONA 1 (PARETO PERBAIKAN), maka KOORD / CSH

LEBIH FOKUS di ZONA tersebut, TERJUN MEMBANTU KOLEKTOR /
REMEDIAL MEMPERCEPAT PERBAIKAN, jika Kasus dianggap Berat,
SEGERA SKP-kan.
 KONTROL DAN MONITORING MELALUI PDCA

PENANGANAN INDIVIDU pada TEAM

KA TAGO RI KEBERH ASILAN COLLECTION :
A CTIO N DESCRIPTION
KASUS TIN GGI REN DA H
- Maintanance (BTC)
RIN GA N Kompetensi Kolektor/Remedial
- SP / Advice to Resign (Memo Produktifitas)

- Maintanance (BTC/REPO/SETTLEMENT) STP

Kolektor/Remedial dibantu Koordinator/CSH ;
SEDA N G
- Rolling MPP/ SP / Down Grade / Advice to Resign turun kelapangan menyelesaikan Bersama
- Memo Produktifitas
- Maintanance (REPO/SETTLEMENT) SKP
BERA T Ekskalasi ke TEAM Recovery (SKP ke Eksternal)
- Rolling , Lelang , Sayembara (SKP)
STRUKTUR COLLECTION

DAILY CONTROL BY
DASHBOARD
CSH Kontrol Harian ‘KINERJA’
KOORDINATOR (mempergunakan
DASHBOARD)

DAILY CONTROL BY
PRODUKTIFITY
PROFCOLL /
EKSTERNAL KOORDINATOR Kontrol ‘HASIL
KERJA’ / PRODUKTIVITY
KOLEKTOR / REMEDIAL.
(mempergunakan DASHBOARD)
MANAJEMEN PRIORITAS PENUGASAN LKP

EFEKTIVITAS KERJA KOLEKTOR / REMEDIAL

● PRIORITAS PENAGIHAN BERDASARKAN :

- LOKASI
- JANJI BAYAR
- PRINCIPLE
- OVER DUE
- CASE
- SCORING CREDIT

● MENENTUKAN STP / SKP YANG PRIORITAS DI CETAK

 FORM : DELIQUENCY , PICA , ANALISA KASUS

● Form DELIQUENCY KASUS

DELINQUENCY REPORT
CASE CATEGORY OVER DUE
TOTAL
STATUS KONDISI DESCRIPTION C1 (01 - 30) C2 (30 - 60) C3 (60 - 90) C4-5-6 (91 - 180) > 180 - 720 >720 (WO)
PARAMETER KASUS
DEBITUR UNIT Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount
A. BAD DEBT
A.1 Asuransi No Claim Unit hilang tidak dapat penggantian asuransi
Unit dan Debitur tidak diketahui keberadaannya dengan kondisi pra kredit
A.2 Unit & Debitur Raib benar
Unit dan Debitur tidak diketahui keberadaannya & ada keterlibatan
A.3 Kasus Chaneling/Oknum Karyawan RAIB Chanel/Oknum Karyawan
Unit dan Debitur tidak diketahui keberadaannya dan dari awal kredit terjadi
A.4 Pra kredit tidak benar / Kontrak Fiktif manipulasi

CY
TOTAL BAD DEBT

N
B. POTENTIAL BAD DEBT

B.1 Kasus Chaneling/Oknum Karyawan

Debitur ada namun keberadaan Unit tidak diketahui & ada keterlibatan

UE
Q
Chanel/Oknum Karyawan
B.2 Unit ditangan/Backing Oknum Aparat Unit berada di tangan Aparat (ABRI, Aparat sipil, Tokoh Massa)
I
EL S
Debitur ada namun keberadaan Unit tidak diketahui & Unit sudah pindah

D
B.3 Pindah Tangan tangan karena kasus Gadai / Utang Piutang

U
RM KAS XCEL
Debitur ada namun keberadaan Unit tidak diketahui dan dalam proses
B.4 Proses Hukum penyelesaian secara Hukum/Legal

O
Nasabah ada namum keberadaan Unit tidak diketahui & dari awal debitur
B.5 Kasus Pinjam Nama
TOTAL POTENTIAL BAD DEBT
hanya dipinjam nama utk pengambilan kredit
F E
C. ADMINISTRATIF
DA
PA
Unit dan Debitur diketahui keberadaannya dan selalu Overdue karena
C.1 Selalu Terlambat / Problem Cash Flow perbedaan cash flow dengan tanggal JT atau karena problem cash flow
Unit hilang, Debitur diketahui keberadaannya dan overdue karena dalam
C.2 Proses Asuransi proses pengurusan asuransi (penyiapan dokumen & pelaporan)
Unit dan Debitur diketahui keberadaanya dan selalu overdue karena
C.3 Musiman / Program Khusus program kredit tidak terakomodir sistem
Unit dan Debitur diketahui keraradaanya dan selalu overdue karena
C.4 Kesalahan Informasi perbedaan informasi besar angsiuran dan tgl JT
Unit dan Debitur diketahui keberadaanya dan overdue karena program
C.5 Kesalahan Program / Sistem tidak online/migrasi/error
Unit sudah didalam penguasaan Bima dan dalam proses Somasi (belum
C.6 Sudah Ditarik masih di Aging early termination)
TOTAL ADMINISTRATIF

KATAGORI PENYELESAIAN
OVER DUE
TOTAL
PROGRESS ACTION DESCRIPTION C1 (01 - 30) C2 (30 - 60) C3 (60 - 90) C4-5-6 (91 - 180) > 180 - 720 >720 (WO)
Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount Unit Amount
Unit dan Debitur diketahui keberadaanya dan ada janji utk melakukan
P.1 Ada Janji Bayar pembayaran
Keberadaan unit sudah diketahui dan dalam proses pemantauan utk
P.2 Penyelesaian Akhir (Tinggal Tarik) dilakukan penarikan
Unit hilang, Debitur diketahui keberadaannya dan overdue karena dalam
P.3 Proses Asuransi proses pengurusan asuransi (penyiapan dokumen & pelaporan)
Unit sudah dalam penguasaan Bima dan dalam proses somasi (belum early
P.4 Sudah Ditarik masih di Aging termination)
P.5 Perbaikan Secara Sistem / Policy Penyelesaian overdue karena kesalahan sistem atau policy khusus.
Debitur maupun Unit belum diketahui dan ditemui dan masih dalam proses
P.6 Masih Dalam Proses Pelacakan pelacakan / pemantauan
TOTAL
 ● Form PICA (Problem Identification Corrective Actions)

No
No
Nama Debitur
OD Kode PICA Dead Line
PIC
Kontrak (DPD) Parameter Kasus Penyelesaian Problem Identification Corrective Actions (Penyelesaian)

PIC A L
O RM EXCE
F A
D
PA
 FORM ANALISA KASUS PENGALIRAN PT. BIMA MULTI FINANCE
Ca ba ng : …………………………………………………………………………………..
Pokok Huta ng : ………………………………………………….. Ang ke : ………………….
Na ma Kons umen : …………………………………………………………………………………..
Me rk/Type : ………………………………………………….. Te nor : ………………….
Contra c No. : …………………………………………………………………………………..
Nopol : ………………………………………………….. Juml a h a ngs : ………………….
Al a ma t Pe na gi ha n : …………………………………………………………………………………..
Tanggal Kontrak : ………………………………………………….. Bus s Uni t : UMC / LB2
……………………………………………….. ………………………………………………………………………………. Suppl i e r : …………………………………………………………………
SP 1 2 3
Ya Ti da k Ya Ti da k Para f Admi n Col l

● Form ANALISA KASUS (AKAS)

SP 1 Suda h Te rkiri m Ada Ta nda Te ri ma
SP 2 Suda h Te rkiri m Ada Ta nda Te ri ma
SP 3 Suda h Te rkiri m Ada Ta nda Te ri ma ( )
Collector
LOKASI KUNJUNGAN Ya Ti da k Ya Ti da k Ke t. Ana li s a Pe nye ba b Ove rdue : Ove rdue Da ys
Al a ma t Ruma h Kons umen Ada
Al a ma t ka ntor Uni t Ada
Al a ma t P-3 Pa ra f Col l e ctor
Al a ma t La i n TGL: / /

Jika terjadi PENGALIRAN dari C1 ke De na h CMO s uda h ben a r

Jumlah Kunjungan
Katagori Kasus
……. Kal i
* Bi l a ti da k s e s ua i bua t de na h pa da form de na h
Gagal Janji ……. Ka l i

C2, (Kolektor ke Remedial) atau C2 ke As ura ns i No Cl a i m

Uni t da n Na s a ba h Ra i b
Ka s us Showroom/Me di ator/Agen t
Us a ha Kon s ume n Ba ngkrut
Be l um Di kun jungi
Pe ngha s i l an Tida k Te ta p/Ma ta pe nca ha ri a n men urun

C3 (Remedial 1 ke Remedial 2), dst.

Pra Kre di t Ti da k Be na r Pe rbeda a n Tgl Ja tuh Te mpo De ngan Pengga ji an ( )
Pi nda h Ta nga n Ke P3/ Un it Di ga dai Ke Oknum Kons Be rhenti Be ke rja/ Di ke l ua rkan da ri Pe ke rja an Na ma Col l ector
Pi nda h Ta nga n Ke P3/ Un it Te rga da i Ti da k Je l a s Pros e s As ura ns i Rekome nda s i : Pa raf Cordi nator Col l

Maka Kolektor / Remedial Wajib

Pi nda h Ta nga n Ke P3/ Ove r Cre di t Ke s a l a han Informa s i Tgl Ja tuh Te mpo
Uni t Dita nga n Apara t/ LSM/Tokoh Ma s y Ke s a l a han Informa s i Juml a h Angs ura n
Uni t Ata u De bi tur Da la m Ka s us H ukum Ke s a l a han Progra m/ Sys te m
Pi nja m Na ma Ke l ua rga / Atas Na ma Dari Awal Sudah Di ta ri k Ma s i h di Agi ng ( )

membuat Laporan Kronologis FLOW Pi nja m Na ma Showroom/ Medi a tor/ Age nt Uni t & Kons Te rke na Be nca na Al a m
Remedial 1 & 2
Nama

‘AKAS’ atau Analisa Kasus dan di

LOKASI KUNJUNGAN Ya Ti da k Ya Ti da k Ke t. Ana li s a Pe nye ba b Ove rdue : Ove rdue Da ys
Al a ma t Ruma h Kons umen Ada
Al a ma t ka ntor Uni t Ada
Al a ma t P-3 Pa raf Re me di a l

Tanda- tangani Bersama Koordinator. Al a ma t La i n

De na h CMO s uda h ben a r
Jumlah Kunjungan ……. Kal i
* Bi l a ti da k s e s ua i bua t de na h pa da form de na h
Gagal Janji ……. Ka l i
TGL: / /

Katagori Kasus
As ura ns i No Cl a i m Us a ha Kon s ume n Ba ngkrut
Uni t da n Na s a ba h Ra i b Be l um Di kun jungi

AKAS sebagai Langkah Petugas Ka s us Showroom/Me di ator/Agen t

Pra Kre di t Ti da k Be na r
Pi nda h Ta nga n Ke P3/ Un it Di ga dai Ke Oknum
Pe ngha s i l an Tida k Te ta p/Ma ta pe nca ha ri a n men urun
Pe rbeda a n Tgl Ja tuh Te mpo De ngan Pengga ji an
Kons Be rhenti Be ke rja/ Di ke l ua rkan da ri Pe ke rja an
(
Nama Re medi a l
)

Bucket Selanjutnya dalam

Pi nda h Ta nga n Ke P3/ Un it Te rga da i Ti da k Je l a s Pros e s As ura ns i Rekome nda s i : Pa raf Cord Re me di al
Pi nda h Ta nga n Ke P3/ Ove r Cre di t Ke s a l a han Informa s i Tgl Ja tuh Te mpo
Uni t Dita nga n Apara t/ LSM/Tokoh Ma s y Ke s a l a han Informa s i Juml a h Angs ura n

menyelesaikan KASUS.
Uni t Ata u De bi tur Da la m Ka s us H ukum Ke s a l a han Progra m/ Sys te m
Pi nja m Na ma Ke l ua rga / Atas Na ma Dari Awal Sudah Di ta ri k Ma s i h di Agi ng ( )
Pi nja m Na ma Showroom/ Medi a tor/ Age nt Uni t & Kons Te rke na Be nca na Al a m Nama
Collection Head
1 Ka l i > 1Ka l i Analisa Penanganan External: TGL: / /
SKP Suda h Di terbi tka n 1. Pa raf Col l He ad

Sebagai bentuk Pertanggungjawaban

Na ma Exte rnal Col l Pene ri ma SKP : Ovd Tarik Bayar Gagal
1. ……………………………………… No. SKP : …………………………
2. ……………………………………… No. SKP : ………………………… ( )

Pengaliran atas ketidakberhasilan serta

US
3. ……………………………………… No. SKP : ………………………… 2. Pa raf Col l He ad
4. ……………………………………… No. SKP : …………………………

S
KA
( )

Langkah terakhir yang dilakukan dalam Re kome nda s i Bi l a Uni t Be rh a s i l Di ta ri k:

3. Pa raf Col l He ad

Menyelesaikan Kasus tsb. A

IS EL
Pa ra f Col l He a d
( )

L
4. Pa raf Col l He ad

Bi a ya Ta rik : Rp…………………

ANA EXC ( ) ( )

RM ADA
Collection Head / BM
Summary Analisa Kasus :

FO P
Rekomendasi Penyelesaian: Menga juka n: Menyetu jui :

Col l He a d BM
 RUMUS % FLOW RATE & PRODUKTIFITY
KOLEKTOR / REMEDIAL

● % Pengaliran / FLOW KOLEKTOR / REMEDIAL

Simulasi Kemampuan Menagih (Collactability), yang berdampak pada NPL

Bucket hari tunggakan Acc Collactb Tertagih Mengalir

Current (JT dalam bulan ini) 10,000 50.00% 5,000 5,000 Posisi menjadi: % OD
*-1) Bucket OD, 1 - 30 Tertagih 95.00% 4,750 1-30 250 2.50%
Mengalir 5.00% 250 31-60 75 0.75%
*-2) Bucket OD, 31 - 60 Tertagih 70.00% 175 61-90 38 0.38%
Mengalir 30.00% 75 91-180 28 0.28%
Bucket OD, 61 - 90 Tertagih 50.00% 38 >180 21 0.21%
Mengalir 50.00% 38 Overdue 412 4.12%
Bucket OD, 91 - 180 Tertagih 25.00% 9 Current 9,588 95.88%
Mengalir 75.00% 28 Total unit 10,000
Bucket > 180 Tertagih 25.00% 7
Mengalir 75.00% 21 NPL > 90 0.49%

Keterangan

Rumus :
Menghitung % overdue adalah unit flow (mengalir) : Total unit
Contoh : 1-30 --------> 250 : 10,000 = 2,50%

Note : a li ra n mul a i da ri bucket 1-30 (bul a n berjal a n) s ebes a r 5% a ka n berdampa k ke NPL s ebes a r 0,49 % di bul a n ke-4
 ● % PRODUKTIVITY KOLEKTOR / REMEDIAL
(GREEN)

Rumus :
% keberhasilan adalah Unit berhasil : Grand Total Beban
Contoh : Collector ------> 204 : 213 = 95,77%
 PROSES BERORIENTASI PADA HASIL
UKURAN KEBERHASILAN ADALAH ANGKA
AGAR BISA DIUKUR JIKA DIBANDINGKAN TARGET

‘ QUOTE ‘
 Thank You
Keep Dream, Spirit and Action …

thanks for watching & listening