Dana Kas Kecil

Kompetensi Dasar
1. Mendeskripsikan administrasi dana kas kecil
2. Menghitung mutasi dana kas kecil
3. Menghitung selisih dana kas kecil
4. Mengisi dana kas kecil
5. Mencatat Mutasi dan Selisih Dana Kas Kecil
 KAS (CASH)

Kas: adalah alat pembayaran yang sah, memiliki 2 kriteria, yaitu:

1. Tersedia; berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan
sehari-hari sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan
2. Bebas; setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima
umum sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.

Kas meliputi: Uang tunai (kertas/logam) baik yang ada ditangan

perusahaan (Cash in hand) atau ada di bank (bank), Cek, demand
deposit, money order dll.
Mendeskripsikan administrasi
dana kas kecil
 Pengertian
Dana kas kecil sejumlah uang kas atau uang
tunai yang disediakan di dalam unit
perusahaan untuk membayar pengeluaran
biaya yang bersifat rutin dalam jumlah relatif
kecil
 Prosedur dalam mengelola dana kas kecil

1. Sistem dana tetap (imprest system)

2. Sistem dana tidak tetap (fluctuating fund-
balance system)

Penyelenggaraan dana kas kecil

3. Prosedur permintaan
4. Pertanggung jawaban pengeluaran kas kecil
5. Pengisian kembali kas kecil
 Pembentukan dalam mengelola dana kas kecil

1. Bagian akuntansi surat keputusan  mengotorisasi jumlah dana yg

disisihkan kedalam dana kas kecil  bukti kas keluar sbnyak 3 lmbr
(lmbr 1&3 ke bagian kasir, lmbr 2 diarsipkan)

2. Bagian kasir  lmbr 1&3 + surat keputusan kasir meminta ttd otorisasi
atas cek pemegang kas kecil bukti kas kluar lmbr 3 diserahkan kpd
pemgang buku harian/jurnal

3. Bagian pemegang dana kas kecil  mencairkan cek k bank dan

menyimpan uang tersebut mencatat bukti kas kluar lmbr k3 ke buku
kas kecil dan diarsipkan  menerima bukti transaksi lmbr k1 + surat
keputusan. Bukti kas keluar dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Bukti
transaksi lmbr 1 + surt keputusan diarsipkan
Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran
dana kas kecil menggunakan sistem dana tetap
Permintaan
Pemakai dana kas kecil Pemegang dana kas kecil
pemakaian dana kas
kecil

• Permintaan
pengeluaran dana
kas kecil (PPKK) (2
lembar)
Pertanggung jawaban pengeluaran kas kecil menggunakan sistem dana tetap

Dokumen: PPKK, bukti pengeluaran

kas kecil, dokumen pendukung

Pemakai dana Pemegang dana

kas kecil kas kecil

• Memeriksa
dokumen
pertanggungj
• Bukti awaban
pengeluaran pemakaian
kasi kecil dana kas kecil
• Bukti • Bukti
pengeluaran
pendukung kas kecil,
pemakaian PPKK lembar
dana kas 1, dokumen
kecil pendukung
• Mengarsipkan
berdasarkan
urut nomor
 Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil menggunakan sistem dana
tidak tetap

Permintaan
pemakaian dana kas
kecil
Pemakai dana kas kecil Pemegang dana kas kecil

• Permintaan
pengeluaran dana
kas kecil (PPKK) (2
lembar)
Pertanggung jawaban pengeluaran kas kecil menggunakan sistem dana tidak tetap

Dokumen: PPKK, bukti pengeluaran

kas kecil, dokumen pendukung

Pemakai dana kas Pemegang dana

kecil kas kecil

• Memeriksa
dokumen
pertanggungj
• Bukti awaban
pengeluaran pemakaian
kasi kecil dana kas kecil
• Bukti • Bukti
pengeluaran
pendukung kas kecil,
pemakaian PPKK lembar
dana kas 1, dokumen
kecil pendukung
• Mengarsipkan
berdasarkan
urut nomor
Pengisian kembali kas kecil menggunakan sistem dana tetap

Pemegang Bagian Bagian ka

dana kas kecil keuangan
• Permintaa • Bukti kas • Me
n keluar dan
Permintaa sbnyak 3 oto
lmbr kpd
n Kas Kecil
• Bukti kas ber
+ bukti • Buk
pengeluar keluar ke1
lem
&2
an kas • Permintaan Per
kecil + Permintaan
Per
dokumen Kas
Kas Kecil buk
pendukun • Bukti pen
g pengeluara kas
pengeluar n kas kecil kec
an kas • dokumen en
kecil pendukung pen
 Pengisian kembali kas kecil menggunakan sistem dana tidak tetap

Pemegang Bagian Bagian ka

dana kas kecil keuangan

• PPKK • Bukti kas • Me

berdasarkan keluar dan
atas taksiran sbnyak 3 me
jumlah uang lmbr oto
tunai yang • Bukti kas kpd
diperlukan keluar ke1 ber
ke bagian • Buk
& 2 ke
akuntansi kel
• Bukti kasir lem
pengeluaran • PPKK pem
kas kecil dan • Bukti kas
dokumen pengeluara • Buk
pendukung n kas kecil kel
kebagian • dokumen lem
jurnal pendukung bag
Mengidentifikasi Mutasi Dana Kas Kecil

1. Saldo awal kas kecil

2. Bukti pemakaian dana kas kecil
3. Jumlah pemakaian dana kas kecil
4. Sisa dana kas kecil
 Saldo awal kas kecil
Jumlah saldo kas kecil pada saat pembentukkan atau jumlah
saldo kas kecil setelah diisi kembali

Sistem dana tetap jumlah saldo kas kecil akan selalu sama
setiap periode

Sistem dana tidak tetap saldo awal pembentukkan kas kecil

setiap periodenya tidak akan sama jumlah uang yang
dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil,
namun berdasarkan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang
diperkirakan oleh pemegang kas kecil
 Bukti pemakai dana kas kecil
Dokumen yang digunakan oleh pemakai kas kecil
untuk mempertanggungjawabkan
penggunaan kas kecil

Bukti pengeluaran kas kecil digunakan sebagai

dasar pengisian kembali kas kecil
Selisih (perbedaan) dana kas kecil
Jumlah saldo kas kecil secara fisik dan bukti
permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) ≠
jumlah saldo bukti pemakaian kas kecil (BPKK)
 Contoh
PT Dinamika Indonesia membentuk dana kas
kecil dengan menggunakan sistem dana tetap
sebesar Rp 22.000.000. berdasarkan
keputusan direktur keuangan, pengeluaran kas
kecil selama periode yang diserahkan kepada
pemakai dana kas kecil adalah sebagai berikut:
PPKK BPKK
Bagian Perakitan RP 4.000.000 Bagian Perakitan BPKK Rp 3.998.000
PPKK No. 015 No. 1260
Lampiran dokumen
-Rp 2.678.420
-Rp 1.319.580

Bagian Penyelesaian Rp 5.000.000 Bagian Penyelesaian Rp 4.998.750

PPKK No. 021 BPKK No. 8284

Lampiran dokumen
- Rp 4.998.750
Bagian Pemasaran Rp 7.000.000 Bagian Pemasaran BPKK Rp 6.997.125
PPKK No. 035 No. 7691
Lampiran dokumen
-Rp 4.175.125
-Rp 79.500
-Rp 2.678.900
-Rp 63.600

Bagian Umum Rp 5.500.000 Bagian Umum BPKK No.

PPKK No. 040 4902
Lampiran dokumen
-Rp 1.735.100
-Rp 3.763.500
Jumlah PPKK Rp 21.500.000
Jumlah BPKK Rp 21.492.475

Pemegang kas kecil akan meminta pengisian kembali

kas kecil sebesar Rp 21.500.000 sesuai jumlah yang
telah dikeluarkan kepada pemakai kas kecil agar saldo
kas kecil akan tetap sama, yaitu Rp 22.000.000

Bagian Jurnal akan mencatat pengisian kembali kas kecil

dengan ayat jurnal:
Biaya – biaya
Pengeluaran kas kecil Rp 21.492.475
Selisih kas kecil Rp 7.525
Kas Rp 21.500.000
Permintaan Pengisian Kas Kecil
Imprest system  bukti – bukti pengeluaran kas
kecil yang diterima dari pemakai dana kas kecil
yang diarsipkan

Fluctuating system  taksiran uang tunai yang

diperlukan oleh pemegang kas kecil
 Contoh
Berdasarkan contoh kasus PT Dinamika Indonesia diatas, bukti-bukti
administrasi kas kecil di tangan pemegang kas kecil adalah sebagai berikut:
1. PPKK sebesar Rp 21.500.000
2. BPKK:
a. BPKK No. 1260 tanggal 10 september 2005 dikeluarkan sebesar Rp
3.998.000
b. BPKK No. 8284 tanggal 12 september 2005 dikeluarkan sebesar Rp
4.998.750
c. BPKK No. 7679 tanggal 12 september 2005 dikeluarkan sebesar Rp
6.997.125
d. BPKK No. 4902 tanggal 16 september 2005 dikeluarkan sebesar Rp
5.498.600
Pemegang kas kecil akan mengisi kembali kas kecil tanggal 18 september
2005 dan permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK) dibuat
berdasarkan bukti-bukti diatas
Jawaban di Ms. Word
Metode Pencatatan Dana Kas
Kecil
 Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Fund
System)
Pencatatan kas kecil tidak hanya mendebit perkiraan
“kas kecil” pada saat pembentukkan dana. Perkiraan
“kas kecil” tidak akan berubah saldonya, kecuali
jumlah dana kas kecil diperbesar atau diperkecil.

Dana yang telah terpakai tersebut akan diganti sebesar

jumlah yang telah terpakai, sehingga jumlah dana
kas kecil akan sama dengan saat pembentukannya.
 Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap
(Fluctuating Fund System)
Dalam sistem dana tidak tetap, digunakan buku kas kecil
untuk mencatat setiap transaksi yang mempengaruhi
dana kas kecil, yaitu pembentukkan dan pengeluaran
dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak akan menunjukkan
jumlah yang tidak tetap/ berfluktuatif, karena
disesuaikan dengan kesibukkan transaksi yang terjadi.

Buku kas kecil digunakan agar rincian tentang

pengeluaran/ penggunaan kas kecil terlihat dengan
jelas.
 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Keterangan Sistem dana tetap Sistem dana tidak tetap

1. Pada saat Kas kecil Kas kecil
pembentukkan dana Kas Bank Kas bank
2. Pada saat terjadi Tidak langsung dicatat Biaya
transaksi pembayaran dalam jurnal Kas Kecil
Tetapi ditunda hingga saat
pengisian dana kas kecil
kembali
3. Pada saat pengisian Biaya Kas Kecil
kembali dana kas kecil Kas Bank Kas bank
4. Pada akhir periode dan Diperlukan ayat Tidak diperlukan ayat
pada saat pengisian penyesuaian penyesuaian
kembali dana kas kecil
tersebut Biaya
Kas Kecil
Prosedur Pencatatan Dana Kas Kecil Ke dalam
Jurnal dan Buku Besar
Contoh:
1. Tanggal 2 januari 2006, CV Dewi Asih membentuk dana kas kecil sesuai dengan
keputusan manajer sebesar Rp 5.000.000. untuk itu, di tarik cek No. 388
2. Penggunaan dana kas kecil selama bulan januari 2006 dari buku kas kecul secara
ringkas dapat dituliskan sebagai berikut.
a. Pembelian perlengkapan penjualan sebesar Rp 775.000
b. Pembelian perlengkapan kantor sebesar Rp 550.000
c. Pembayaran rupa-rupa beban penjualan sebesar Rp 567.500
d. Pembayaran rupa-rupa beban umum sebesar Rp 432.500
3. Tanggal 7 Februari 2006, diadakan pengisian kembali dana kas kecil.
e. Sistem dana tetap diisi sejumlah yang dikeluarkan
f. Sistem dana tidak tetap sesuai kebutuhan misalnya Rp 5.000.000
4. Tanggal 7 februari 2006, dana kas kecil di tambah sebesar Rp 2.000.000
berdasarkan keputusan manajer keuangan. Untuk itu, ditarik cek no. 434
 Jurnal
Tanggal
Uraian Sistem Dana Tetap Sistem Dana Tidak Tetap

Kas Kecil Rp 5.000.000 Kas Kecil Rp 5.000.000

Kas Bank Rp 5.000.000 Kas Bank Rp 5.000.000
Perlengkapan penjualan Rp 775.000 Perlengkapan penjualan Rp 775.000
Perlengkapan kantor Rp 550.000 Perlengkapan kantor Rp 550.000
B. Angkut Penjualan Rp1.975.000 B. Angkut Penjualan Rp1.975.000
B. penjualan rupa-rupa Rp 567.500 B. penjualan rupa-rupa Rp 567.500
Pembentukan Dana Kas B. umum rupa-rupa Rp 432.500 B. umum rupa-rupa Rp 432.500
2006 2 Kecil Kas Bank Rp 4.300.000 Kas Bank Rp 4.300.000

Jan-  Kas Kecil Rp 5.000.000

Feb 31 Pengisian Dana Kembali  Tidak dicatat Kas Bank Rp 5.000.000

Penambahan Dana Kas  Kas Kecil Rp 2.000.000   Kas Kecil Rp 2.000.000

  7 Kecil Kas Bank Rp 2.000.000 Kas Bank Rp 2.000.000
 Buku Besar Kas Kecil sistem dana tetap
Tanggal Keterangan Post Debit Kredit Saldo
Reff Debit Credit

2006 jan 2 Kas Bank 74 5.000.000 5.000.000

Februari 7 Penambahan dana 74 2.000.000 7.000.000

Buku Besar Kas Kecil Sistem dana Tidak Tetap

Tanggal Keterangan Post Debit Kredit Saldo
Reff Debit Credit

2006 2 Kas Bank 5.000.000 5.000.000

Januari 31 Pengeluaran - - 4.300.000 700.000

pengeluaran
31 Pengisian kembali 5.000.000 5.700.000
Februari 7 Penambahan dana 2.000.000 7.700.000
 Mencatat Mutasi Dana Kas Kecil ke Buku Besar
Dokumen yang digunakan dalam mengelola dana kas kecil adalah sebagai berikut:
1. Bukti kas keluar
fungsi: sbg perintah pengeluaran kas
untuk pembentukkan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil

2. Permintaan pengeluaran kas kecil

fungsi: oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang kas kecil
oleh pemegang kas kecil sbg bukti pembayaran kas kecil kepada pemakai kas
kecil

3. Bukti pengeluaran kas kecil

dibuat oleh pemakai kas kecil fungsi untuk mempertanggungjawabkan
pemakaian dana kas kecil

4. Permintaan pengisian kembali kas kecil

dibuat oleh pemegang kas kecil fungsi untuk meminta pengisian kembali kas
kecil
 Dokumen Dokumen Dokumen Saldo Awal
PPKKK BKK PPKK

PT. DINAMIKA INDONESIA

BUKU KAS KECIL
PPKK BKK PPKKK Keterangan Mutasi Jumlah Saldo

No Tgl No Tgl No Tgl

Masuk Keluar
 Contoh
1. 2 sep 2005, PT Dinamika Indonesia membentuk kas kecil berdasarkan keputusan Direktur
keuangan sebesar Rp 15.000.000. untuk ini pemegang kas kecil menerima tembusan bukti kas
keluar No. 01458
2. 4 sep 2005, permintaan pemakaian kas kecil dari bagian bengkel dengan permintaan pemakaian
kas kecil (PPKK) No. 02687 sebesar Rp 4.000.000
3. 5 sep 2005, permintaan pemakaian kas kecil dari bagian umum dengan permintaan pemakaian
kas kecil (PPKK) No. 14654 sebesar Rp 2.750.000
4. 8 sep 2005, diterima bukti pemakaian kas kecil (BPKK) No. 03469 beserta dokumen pendukung
dari bagian bengkel
5. 12 sep 2005, diterima bukti pemakaian kas kecil (BPKK) No. 15647 beserta dokumen pendukung
dari bagian umum
6. 18 sep 2005, permintaan pemakaian kas kecil dari bagian umum dengan permintaan pemakaian
kas kecil (PPKK) No. 14655 sebesar Rp 3.000.000
7. 20 sep 2005, diterima bukti pemakaian kas kecil (BPKK) No. 15648) beserta dokumen pendukung
dari bagian umum
8. 20 sep 2005, permintaan pemakaian kas kecil dari bagian pemasaran dengan permintaan
pemakaian kas kecil (PPKK) No. 23841 sebesar Rp 4.500.000
9. 23 sep 2005, diterima bukti pemakaian kas kecil (BPKK) No. 24549 beserta dokumen pendukung
dari bagian pemasaran
10.25 sep 2005, pemegang kas kecil meminta pengisian kembali kas kecil (PPKKK) No. 10858 sebesar
Rp 14.250.000. untuk ini pemegang kas kecil menerima tembusan bukti kas keluar No. 01542
tertanggal 26 september 2005
Jawaban
PT. DINAMIKA INDONESIA
BUKU KAS KECIL

PPKK BKK PPKKK Keterangan Mutasi Jumlah

Saldo
No Tgl No Tgl No Tgl Masuk Keluar

01458 2-9-2005 Pembentukan 15.000.000 15.000.000

02687 4-9-2005 Pengeluaran 4.000.000 11.000.000

14654 5-9-2005 Pengeluaran 2.750.000 8.250.000

14655 18-9-2005 Pengeluaran 3.000.000 5.250.000

23841 20-9-2005 Pengeluaran 4.500.000 750.000

01542 26-9-2005 10858 25-9-2005 Pengisian 14.250.000 15.000.000

 Menyusun Laporan Mutasi Dana Kas Kecil
PT. DINAMIKA INDONESIA
Laporan Kas Kecil Bulan Agustus tahun 2005
Kas kecil awal Agustus Rp 6.000.000
Pengeluaran kas kecil (terlampir)
Pembelian alat-alat kantor (BPKK) No. 5890 Rp 1.500.000
Pembelian alat-alat listrik (BPKK) No. 6921 Rp 1.500.000
Pembayaran langganan majalah BPKK No. 4186 Rp 590.000
Pembelian seragam karyawan bagian gudang BPKK No. 5680 Rp 1.000.000 +
Total Rp 4.590.000
Saldo kas kecil di brankas Rp 1.400.000
Selisih kas kecil (discrepancy) Rp 10.000 +
Permohonan pengisian kas kecil Rp 4.600.000

Request By Approved By
   

Maya Lolita
Cashier Finance Manager