KESEKRETARIATAN

DAN ADMINISTRASI
Disampaikan oleh:
Syaflin, S.H.I., M.H.
Sekjend Ikatan Alumni UIN Sjech M. Djamil Djambek
Bukittinggi
ISTILAH-ISTILAH
1. Sekretaris adalah orang yang memimpin aktifitas dan
tata kerja kesekretariatan.
2. Sekretariat adalah tempat atau kantor yang dijadikan
sebagai pusat berlangsungnya aktifitas dan tata kerja
kesekretariatan.
3. Kesekretariatan adalah keseluruhan rangkaian
penataan pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan
tugas lainnya untuk menunjang pencapaian tujuan
organisasi.
• Sekretaris asal katanya dalam bahasa latin ialah
Secretum yang artinya rahasia. Sedangkan dalam bahasa
Prancis disebut Secretarius, kemudian dalam bahasa
Inggris disebut dengan secretary, dan dalam bahasa
belanda disebut juga dengan Secretaries.

• Artinya, istilah bahasa-bahasa di atas tetap mengartikan

sekretaris sebagai orang yang bertugas dalam bentuk
tulis-menulis (dokumen) yang pada prinsipnya bersifat
rahasia.
• Tugas Sekretaris
1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing)
• Prinsip Pelaksanaan Tugas Sekretaris/ Sekretariat
1. Jelas. – Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat
guna dan masuk akal.
2. Sederhana. – Ciptakan proses administrasi
kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. – Bersifat tidak kaku dan memungkinkan
adanya improvisasi.
4. Bermetode. – Dilandasi perhitungan matang demi
tercapainya tujuan.
•Jelas
•Sederhana
•Fleksibel
• Bermetode akan membuat jelas betapa pentingnya
pengorganisasian sesuatu, sebagaimana ungkapan yang
mahsyur:
ِ َ‫ظ ٍام يَ ْغلِبُهُ ْالب‬
َ ِّ‫اط ُل بِالن‬
‫ظ ِام‬ ُّ ‫ْل َح‬
َ ِ‫ق بِالَ ن‬
“Kebenaran yang tidak diorganisir dapat dikalahkan oleh
kebatilan yang diorganisir.”
• Sekretariat adalah Kantor/sekretariat tempat kegiatan
secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral
(pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, infomasi
organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan,
serta penghubung dengan anggota dan masyarakat.
Untuk itu setiap organisasi harus mempunyai
kantor/sekretariat yang mapan.
• Fungsi Sekretariat
1. Menangani dan melayani fungsi perkantoran
2. Melaksanakan administrasi organisasi.
3. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.
4. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.
5. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan
program.
6. Mengorganisasikan pendataan organisasi dan
pelayanan informasi/ komunikasi organisasi.
7. Mengkoordinasi personalia.
Administrasi
• Administrasi kesekretariatan adalah proses kegiatan yang
berkaitan dengan kesekretariatan dan surat-menyurat/
pencatatan. Di samping itu administrasi juga berkaitan
dengan keuangan.

• Bahkan baik dan buruknya pengelolaan administrasi

dalam sebuah organisasi merupakan tolak ukur untuk
menilai kualitas organisasi tersebut.
• Jenis-jenis surat:
1. Undangan
2. Permohonan
3. Pengumuman
4. Proposal
5. Keputusan
6. Dll

Setiap model dan jenis surat itu disesuaikan dengan fungsinya masing-
masing agar tercapainya tujuan organisasi.
• Fungsi Surat
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari
pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat adalah
bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan
dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang
dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat
berfungsi sebagai :
1. Alat komunikasi
2. Dokumentasi organisasi.
3. Alat pembuktian (tanda bukti).
“Untuk mensukseskan agenda-agenda organisasi, diperlukan
manajemen kesekretariatan yang baik. Sehingga tupoksi dan
kepiawaian sekretaris adalah kuncinya”