Komunikasi Dalam Organisasi

Pertemuan ke 10
 MANAJEMEN KOMUNIKASI
• Bidang yang mempelajari bagaimana individu
mengelola proses komunikasi mengenai
hubungan mereka dengan orang lain dalam
beragam situasi
• Di dalam organisasi, manajemen komunikasi
berarti perencanaan, implementasi,
pengawasan dan revisi yang sistematis
terhadap semua saluran komunikasi di dalam
organisasi
 MENGAPA DIPERLUKAN?
• Memastikan semua pihak di dalam organisasi
mendapatkan informasi yang diperlukan,
berfungsi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan
• Manajemen komunikasi terdiri dari dua
bidang, yaitu: manusia dan
kompetensi.
 TUJUAN KOMUNIKASI

• Memberikan informasi: kepada para klien,

kolega, bawahan, supervisor, masyarakat
• Mengekspresikan Emosi
• Mempengaruhi orang lain : menginisiasi,
memotivasi, mengurangi perselisihan,
menggerakkan orang lain/masyarakat
• Dalam organisasi: pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan
 PRINSIP DASAR KOMUNIKASI

• tidak dapat dihindari dan sebagian adalah non

verbal
• dimulai dengan diri sendiri dan orang lain
secara simultan
• dipengaruhi lingkungan dan gangguan
• merupakan sebuah proses
• sebuah transaksi dan memiliki efek
 HAMBATAN KOMUNIKASI
• Faktor yang bersifat teknis
• Faktor yang sifatnya perilaku
• Faktor yang bersifat situasional
 Faktor perilaku
• Budaya: Bahasa, Kebiasaan/adat istiadat
• Body Language: Ekspresi wajah, Gestures
• Ekspresi Suara
• Emosi

(prasangka,suasana yang kaku, ketidakmauan untuk

berubah)
 Faktor situasional
1. Degrees of Respect
- Titel
- Jabatan
- Kredibilitas

2. Kondisi Lingkungan
- Kebisingan
- Interupsi
- Privacy
 Komponen Komunikasi

Komunikator Pesan Media Komunikan

•Komunikator : orang atau

organisasi yang memiliki pesan
•Pesan: sesuatu untuk Feedback
disampaikan
•Media: metode untuk
menyampaikan pesan (rapat,
telephone, surat, email,
laporan, ekspresi wajah) CONTEXT
•Komunikan : target audience
•Feedback: reaksi/respon
dari audiens
•Context: situasi, lingkungan,
budaya, circumstances

Adapted from “Mind Tools e-book”; http://www.mindtools.com, retrieved May 8, 2009

 Komunikasi Efektif
“Adanya pengertian, dapat
menimbulkan kesenangan,
mempengaruhi sikap, meningkatkan
hubungan sosial yang baik dan pada
akhirnya menimbulkan suatu
tindakan”.

Jalaluddin dalam buku Psikologi komunikasi 2008, 13

 TANDA-TANDA KOMUNIKASI
EFEKTIF
• Informasi yang diterima sama dengan
informasi yang dikirim
• Umpan balik sesuai tujuan
• Ada hubungan saling menghargai
• Bahasa non verbal sesuai dengan verbal

11
 HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
• Kurangnya kemampuan dalam berkomunikasi
• Sikap kurang selaras
• Kurang mengetahui sistem sosial setempat
• Prasangka yang negatif
• Jarak
• Kesalahan penafsiran bahasa
• Penyajian kurang menarik
• Indera kurang baik
• Alat bantu yang tidak memadai
• Komunikasi berlebihan
• Komunikasi hanya satu arah
 CARA MENINGKATKAN
• Usahakan ada umpan balik
• Gunakan bahasa yang dimengerti
• Gunakan beberapa media
• Bila mungkin lakukan tatap muka
• Sadari arti simbolik bahasa non verbal
• Persepsi yang positif terhadap orang lain
• Meningkatkan kemampuan mendengar
• Kejelasan pernyataan tentang pesan
• Penggunaan emosi yang tepat
 Komunikasi Persuasif
• Proses komunikasi
berdasarkan kegunaan
• to persuade:membujuk atau
menyarankan
Level of Communication

Stephen W. Littlejohn, 2002

 INTRAPERSONAL COMMUNICATION

• Komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang,

berupa pengolahan informasi melalui
pancaindra dan sistem saraf
• Contoh : berpikir, merenung, menggambar,
menulis sesuatu, refleksi, dll
INTERPERSONAL COMMUNICATION
Proses komunikasi antara dua orang atau lebih
yang saling merespons dan mempengaruhi
secara simultan (model transaksional)

PRINSIP - PRINSIP

 Sangat peka konteks

 Terdiri dari dua jenis: verbal dan non
verbal
 Kecakapan komunikasi interpersonal
dapat dipelajari dan ditingkatkan
 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

• Percaya/trust
• Perilaku suportif
• Sikap terbuka

mendorong timbulnya sikap saling memahami,

menghargai dan saling mengembangkan kualitas
 FAKTOR KOMUNIKASI INTERPERSONAL

• Pengetahuan (term of reference)

• Pengalaman (field of experience)
• Empati (lebih dari simpati)
– Kematangan emosional
• Situasi dan tempat
 Citra diri

• Bagaimana kita memandang diri kita

sendiri
• Akan menentukan bagaimana orang
lain memandang diri kita
 Aspek-aspek Pribadi

– Hubungan dengan keluarga, saudara, dll

– Perilaku dalam situasi sosial & profesional
– Latar belakang & lingkungan asal
– Peran dalam kehidupan di sekolah, rumah,
pekerjaan, dan masyarakat
– Pekerjaan dan pangkat yang disandang
– Cita-cita, ambisi di masa datang
 Bagaimana citra diri Anda
mempengaruhi Anda

Timbulnya label diri

Anda

Citra Diri Anda

Timbulnya keyakinan
tentang sikap & perilaku
yang sesuai dengan citra
Anda
 Bagaimana sikap pribadi yang positif

• Memberikan informasi yang benar

• Memberikan bantuan sesuai kemampuan, dan
merujuk/membantu merujuk kepada yang lebih
mampu
• Menerima kritik dan saran dengan senang hati
• Menghindari debat yang tidak rasional, dan
minta maaf bila mengecewakan
 Memperbaiki Citra Diri
• Perbaiki citra tubuh
• Kembangkan sikap
pribadi yang positif
• Bersikap yang baik
dalam pergaulan
• Belajarlah tersenyum
 12 Petunjuk sikap dalam pergaulan

1. Menyesuaikan diri, tetapi jangan kehilangan jati diri

2. Menghormati dan menyenangkan orang lain
3. Berkata terus terang dan sopan
4. Tidak mudah tersinggung
5. Berani dan penuh perhitungan
6. Tidak menonjolkan diri
 12 Petunjuk sikap dalam
mengembangkan diri
7. Tidak emosional
8. Belajar bicara lancar, tetapi tidak terlalu banyak cakap
9. Banyak senyum
10. Hindarkan dari orang orang suka gosip, agresif, jangan
menjadi sumber kekesalan
11. Biasakan mengucapkan terimakasih
12. Tumbuhkan rasa percaya diri
PERSIAPAN DIRI MENGHADAPI PRIBADI
YANG BERBEDA
 Berusaha mengerti motivasi diri sendiri
 Jangan terlalu cepat menilai motivasi orang
lain
 Bersikap sabar
 Berpikir positif terhadap orang lain
 Peka terhadap kondisi saat ini
 Yakin bahwa yang dapat membuat merasa
baik diri kita adalah diri kita sendiri
 Bersiap menerima kekecewaan
Keterampilan Komunikasi Interpersonal
• Observasi
• Mendengar
• Membaca
• Menulis
• Berbicara

Kemampuan seseorang untuk dapat mendengarkan sama

baiknya dengan kemampuan berbicara.
 OBSERVASI
• Antusias/memahami (tersenyum,
mengangguk-angguk, kontak mata,
mengiyakan)
• Bosan (menguap, melihat dengan
pandangan kosong, menggerak-gerakkan
kaki, merebahkan diri di kursi, melihat jam)
• Bingung (mengerutkan kening, menggaruk-
garukkan kepala, menggerak-gerakkan bibir,
melihat dengan pandangan kosong)
 Mendengarkan: Pengaruh
pengasuhan dalam pembentukan
sikap dan kepercayaan diri
dalam berkomunikasi
 Levels of Listening

Empathetically

Attentively

Selectively
n g
te ni
Pretend
Lis
Ignore

12/18/22 31
TEKNIK MENDENGAR

• Mendengar dengan penuh perhatian

• Mengerti pesan verbal komunikator
• Memahami perilaku non verbal
komunikator
• Berhenti bicara
• Ciptakan suasana nyaman
• Tunjukkan minat
• Jauhkan gangguan yang mungkin
mengganggu
• Kendalikan emosi
• Terima argumentasi dengan tenang
• Megajukan pertanyaan dengan tepat
 KOMUNIKASI VERBAL
• Kemaknaan
• Perbendaharaan kata
• Kecepatan
• Nada suara
• Kejelasan dan ringkas
• Waktu

33
 KOMUNIKASI ORGANISASI
• Internal (manajer dan karyawan, antar
karyawan)
• Eksternal (pihak-pihak di luar organisasi)
 Komunikasi Internal: Atasan -
Bawahan
• Peran Manajer dalam Bekomunikasi:
– Pembagi informasi
– Penolong/pendukung/fasilitator/ pencipta
kesempatan
– Pengontrol kualitas
– Pembimbing/mentor
– Kepemimpinan/pencipta situasi
 Hukum Komunikasi “REACH”
• Respect (sikap menghargai)
• Empathy (kemampuan mendengar)
• Audible (dapat didengarkan atau dimengerti
dengan baik)
• Clarity (jelas)
• Humble (rendah hati)
Unsur-unsur Eksternal dari Diri Anda

• Penampilan: bagaimana tampil dengan apa

yang Anda kenakan, kesehatan dan perawatan
diri
• Suara: bagaimana suara Anda, cara Anda
berbicara, aksen dan kecepatan bicara Anda
• Bahasa tubuh: cara Anda duduk dan berdiri,
berjalan, bergerak, ekspresi wajah Anda,
gerak gerik tubuh, dan kontak mata
• Mendengarkan: bagaimana kualitas Anda
mendengarkan melalui bahasa tubuh
MENGENAL DIRI
o Dengan menggunakan
SEDERHANA
alat bantu
o Bertanya kepada teman
o Introspeksi diri
Laboratorium (Pengembangan) Kepemimpinan
(Leadership Development Laboratory)

KERANGKA DASAR TEORI (Basic Theoretical Framework)

Executive
Strategic Leadership
Leadership (“DECIDE Objectives”)
ORGANIZATIONAL EFFECTIVE
LEADERS Transformational
(“do the RIGHT things”) (INSTITUTIONAL) Effective
EFFECTIVE Leadership

Managerial
Managerial Leadership
Leadership (“GIVEN Objectives”)
EFFICIENT
MANAGERS Group / Kelompok Transactional
(“do THINGS right”) (TEAM)
EFFICIENT Shared
Leadership

Personal Personal
Leadership Leadership
“INTERDEPENDENCY” PERSONAL (Leading Own Self)
E-I Person “Competent Individual”

Bennis, Covey, Goleman DDI, CCL, RBL Collins, Drucker, Kotter,

KouzesPosner, Badaracco, Covey Institute, etc Ulrich, Heifetz, Belbin,
Moss-Kanter, Conger, Tichy, etc McGregor-Burns, etc
samhari0605
 Lab. Leadership & Komunikasi:
Kecakapan Komunikasi Personal
Komunikasi Dasar: Komunikasi
• Keterampilan mendengar persuasive:
• Komunikasi interpersonal • Presentasi
• Manajemen konflik: • Lobby dan
dinamika hubungan negosiasi
Interpersonal & mengelola • Advokasi dan
konflik dalam komunikasi Kampanye
interpersonal
• Komunikasi teurapetik
(Rumah Sakit)
• Service Excellent
• Manajemen Waktu
 Lab. Leadership & Komunikasi:
Kecakapan Komunikasi Organisasi
• Manajemen Komunikasi Kelompok
• Komunikasi Organisasional:
• Jaringan Komunikasi & Dinamika Organisasi
• Komunikasi Manajerial : Ketrampilan berkomunikasi
efektif dengan atasan, Melatih teknik-teknik komunikasi
untuk memotivasi staf, Tata cara memberikan instruksi
dan umpan balik yang efektif
• Komunikasi dalam mengelola konflik
• Keterampilan memimpin rapat
• Komunikasi Krisis
• Komunikasi Publik dan Massa : Berkomunikasi
melalui media
 PROSEDUR
Latihan keterampilan komunikasi akan dilakukan
dengan
prosedur berikut:
• Langkah pertama, instruktur akan menjelaskan
jalannya latihan keterampilan. Pada tahap ini peserta
dapat bertanya tentang hal-hal yang kurang jelas atau
yang ingin diklarifikasi lebih lanjut.
• Melalui fasilitasi yang diberikan oleh instruktur
peserta dapat melakukan permainan atau melakukan
peragaan berdasar kasus yang tersedia.
 Diskusi
Menjelaskan dan mendiskusikan:
• Kelemahan dan kekuatan kompetensi
komunikasi Bapak/Ibu
• Kompetensi komunikasi yang paling
diperlukan di dalam bidang kerja Bapak/Ibu
 Referensi
• DeVito, Joseph A. (1999). Messages: Building
Interpersonal Communication Skills. New York: Longman.
• Kaye, Michael (1994). Communication Management.
Sydney: Prentice Hall.
• Redmond, Mark V. (2000). Communication: Theories and
Applications. Boston: Haoughton Mifflin Company.
• Laboratorium Leadership dan Komunikasi, Influencing
Communication,FAKULTAS KEDOKTERAN,UNIVERSITAS
GADJAH MADA