Basic inventory

management

Module training

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

Any use of this material without specific permission of
PT United Tractors Tbk is strictly prohibited
Agenda hari ini

▪ Sharing basic inventory management

▪ Fungsi inventory control
▪ Activity dalam pelaksanaan inventory control

Basic Inventory
Basic Management | 2
Inventory Management
Apakah inventory control itu ... ?

 Inventory adalah persediaan 

modal atau uang yang ditanam
 Inventory control pada dasarnya
adalah pengendalian persediaan
agar didapatkan service level
yang tinggi dengan biaya yang
wajar

Basic Inventory
Basic Management | 3
Inventory Management
Apakah tujuan inventory control itu ... ?

 Tujuan inventory control adalah untuk

Apa yang dibeli ?
Berapa jumlah yang dibeli ? mengatur stock/persediaan barang agar
Kapan akan dibeli ?
mendapatkan tingkat kepuasan
pelanggan/pengguna yang maksimal
dengan biaya yang proporsional
 Inventory terbaik adalah “Zero Stock”

Inventory Service Level

Basic Inventory
Basic Management | 4
Inventory Management
Fungsi inventory control ...

1
 Pengendalian availability/service level
2
 Pengendalian inventory days (DOI)
3
 Pengendalian lead time
4
 Pengendalian ordering
5
 Pengendalian fisik parts
6
 Pengendalian dead stock dan slow moving parts
7
 Pengendalian sistem informasi parts
8
 Pengendalian quality parts

Basic Inventory
Basic Management | 5
Inventory Management
 Biaya yang timbul akibat persediaan

 Biaya pemesanan (Ordering Costs,  Biaya pengadaan/penyimpanan

Procurement Costs) : (Carrying Costs, Holding Costs) :

Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan

sehubungan dengan kegiatan pemesanan akibat diadakannya persediaan barang
bahan/barang, mulai dari penempatan
pemesanan sampai tersedianya barang di
gudang

Basic Inventory Management

Rangkaian pekerjaan inventory control

Fo
in u ous re
t t
6 Con vemen ca
s
ro
Imp 1 tin
ng g

5
ort i

2
R ep

Selecti
on
Items
M
on
ito

Replenishment
rin
g

4 3

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 8

 1 Forecasting

Forecasting demand adalah proses meramalkan kebutuhan suatu spare parts

dimasa yang akan datang dengan menggunakan data-data pendukung

Ada 2 macam forecasting :

 Statistical forecasting
‒ Proses forecasting berdasarkan data-data statistik atau data
pemakaian masa lampau
 Deterministic forecasting
‒ Proses forecasting berdasarkan informasi pemakaian parts
dari data lifetime parts atau hour meter tertentu

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 9

Statistical forecasting

Ada banyak metode peramalan statistik : Salah satu contoh perhitungan forecasting
menggunakan metode moving average :
 Moving average
𝑛
FD = Forecast Demand
 Trend analysis ∑ 𝐷
D = Demand
𝑡=1
𝐹𝐷 =
𝑛 n = Jumlah Data
 Exponential smoothening

 Multiple regression

 Dll ...
Contoh simulasi perhitungan forecasting demand
Actual Demand Forecast

69
58 61
56
52

26

0112 0212 0312 0412 0512 0612 0712 0812 0912 1012 1112 1212 0113 0213 0313 0413 0513 0613 0713

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 10

Deterministic forecasting

Ada beberapa alasan atau informasi yang dibutuhkan agar bisa melakukan forecasting

secara deterministic :
Contoh formula Deterministic
 Backup new model Forecast

 Contract items

 Technical improvement
DF = Deterministic forecast
 Safety parts
Wh = Jam kerja unit per bulan
 Trend problems Ltp = Umur parts
qu = Quantity per unit
 Promotion pop = Populasi unit
f = Faktor
 Additional units

 Maintenance planning

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 11

Menentukan optimal stock atau Maksimal stock

Maksimal stock adalah batasan stock yang diijinkan setelah mempertimbangkan forecasting
demand, safety stock, lead time & cycle order

Berikut adalah formula dalam penentuan Komponen yanga ada pada pehitungan
Maksimal Stock & Minimal Stock maksimal stock :
 Safety Stock : stock pengaman yang
Max ¿ 𝐹𝐷(𝑆𝑆+ 𝐿𝑇 + 𝐶𝑂)
dibutuhkan untuk mengantisipasi jika
Min ¿ 𝐹𝐷 (𝑆𝑆+ 𝐿𝑇 ) terjadi fluktuasi demand & lead time
 Lead Time : waktu yang dibutuhkan dalam
Max = Maximal stock pengadaan barang, mulai dari purchase
Min = Minimal stock
sampai barang diterima di warehouse
FD = Forecast Demand
SS = Safety Stock  Cycle Order : frekwensi dalam melakukan
LT = Lead Time purchase order selama periode tertentu
CO = Cycle Order

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 12

 2 Selection items

Selection items adalah proses seleksi suatu item Parts Numbers (SKU) untuk dijadikan
stock items atau layak untuk dijadikan stock untuk menunjang kebutuhan

Ada beberapa metode yang bisa dipakai pada saat melakukan selection items :
 Metode pareto 80-20
100 100
100%
20%
 Dari total line item parts number yang terjadi
80%
demand, 20% items penyumbang 80% terhadap
total amount sales dan sebaliknya.
Items Amount Sales

 ABC Analysis
A A  A : 20% in items  60 – 75% dari total amount
B  B : 30% in items  25 – 40% dari total amount
B
n
ms

ou

C  C : 50% in items  10 – 20% dari total amount

Ite

C
Am
t

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 13

 3 Replenishment

Stock replenishment adalah penjadwalan pemesanan suku cadang ke distributor atau

suplier untuk mengisis stock yang sudah terpakai

Syarat order Timing saat melakukan order

Penentuan Qty order dan waktu order bisa

𝐹𝑏< 𝑆𝐿𝑚𝑎𝑥
digambarkan dengan jelas menggunakan diagram
Formula Order gergaji dibawah

𝑂𝑟𝑑𝑒𝑟 𝑄𝑡𝑦 =𝑆𝐿𝑚𝑎𝑥 − 𝐹𝑏

Fb = Free balance
SLmax = Stock Level Maksimal

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 14

 4 Monitoring

Monitoring adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan apa yang sudah
direncanakan berjalan sesuai dengan kondisi aktual di lapangan

Ada beberapa hal penting di inventori management yang harus

dimonitor :
 Fluktuasi demand : Analisa actual demand yang terjadi dari
customer dari bulan ke bulan untuk mengetahui deviasi
demand
 Flusktuasi lead time : Analisa actual lead time dari
supplier/vendor untuk mengetahui deviasi lead time yang
terjadi
 Replenishment atau fullfillment stock : Analisa kondisi free
balance agar bisa optimal sesuai plan stock level maksimal
 Lead time vendor : Analisa lead time actual untuk
mengantisipasi jika terjadi keterlambatan barang

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 15

 5 Reporting

Reporting adalah kegiatan melakukan report atas performance yang sudah kita capai,
sehingga dari report ini kita akan mengetahui hal-hal apa saja yang sudah baik dan hal-
hal apa saja yang masih perlu dilakukan improvement
Dalam inventory management ada beberapa hal yang biasanya dikontrol performance
nya (KPI) :
 Sales
 Stok amount
 Service level
‒ Availability
‒ On Time In Full
 Days of inventory
 Forecast accuracy
 Purchase
 Dll ..

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 16

Key performance indicator yang paling utama dari inventory management

1
Days of Inventory (DOI)

DOI adalah alat ukur untuk 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 𝐴𝑘h𝑖𝑟 𝐵𝑢𝑙𝑎𝑛

𝐷𝑂𝐼 = 𝑥 30
menghitung tingkat perputaran stock 𝐴𝑣𝑒𝑟𝑎𝑔𝑒 𝑆𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑌𝑇𝐷

2
Service Level (Availability)

Service level adalah alat ukur untuk

mengukur tingkat kepuasan pelanggan 𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑 𝑠𝑢𝑝𝑝𝑙𝑦
𝐴𝑣𝑙= 𝑥 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐷𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑
atas ketersediaan parts pada saat
dibutuhkan

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 17

 Plan Actual
Contoh : Inventory Dashboard SEPTEMBER 2013
Value IDR in Billion
100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 1.200
900 +33%
Sales in 120 120 120 120 120 120 120 120 120
COGS
Value IDR in Billion 1.559 1.555 1.552 1.562 1.592 1.591 1.571 1.526 1.481 1.427 1.442 1.452 1.481 1.529
-3%
Closing

E
1.550 1.547 1.543 1.552 1.535 1.504 1.510 1.527 1.529
Balance

L
Days
84 102

P
-18%
DOI 104 106 105 104 102 100 100 102 102

M
Percent
+9%

A
Availability
91 95 90 88 94 88 97 89 98
(OTIF)

X
Value IDR in Billion 611 599
523 588 568 536 553 558 547 4.166 3.664

E
438 436 466 +14%
Purchase 492 435 460 477 451 423 491 423
342

Percent
-7%
Forecast
70 70 70 70 70 70 70
accuracy
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sep Oct Nop Des Plan Ytd Act Ytd

SOURCE: XXX

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 18

 6 Continuous improvement

Continuous improvement adalah upaya yang dilakukan untuk selalu melakukan celah
improvement dari apa yangt sudah dicapai, biasanya langkah improvement ini dibuat
berdasrkan hasil report dashboard atau Key Performance Indicator.

Dengan adanya activity ini diharapkan bisa mencapai target/goal yang sudah
direncanakan, adapun step – step yang biasa dilakukan pada saat melakukan
improvement ini adalah :
 Mapping current condition
 Menentukan masalah
 Mencari akar masalah
 Mencari solusi dan membuat next activity
 Menyusun prioritas next activity
 Implemantasi atas plan activity yang sudah disusun

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 19

 THANK’S...

SOURCE: Source

Basic Inventory Management Basic Inventory Management | 20