Mekanisme

Kerja
Efektif
FINANCE
 Tata Cara
5
Pengawasan
 Analisa SQ ke SO
Invoice belum
tercetak
Pengawasan SQ
Tata Cara Invoice di amplop
Pengawasan penagihan
Pengawasan Invoice
Invoice yang
disimpan
Cetak Ulang Invoice
Invoice double tagih
ke toko
3
 Audit Finance Pembayaran piutang JT

Pengawasan Saldo
Persiapan penagihan
Kas
Pengawasan Handling pembayaran
Tata Cara Penagihan customer
Pengawasan Cetak Ulang
Pemindahan saldo kas
Invoice
Pengecekan fisik saldo
Menaikkan Plafon
kas
Menurunkan
Plafon
4
 Analisa SQ ke SO
Staf Finance mengambil data Analisa Approve SQ Data diambil dari program
I-giri setiap hari
Pemberian order disesuaikan
Staf Finance menganalisa pemberian orderan dengan kemampuan
pembayaran dan average
tempo
Koordinasi diperlukan jika
Staf Finance melakukan koordinasi dengan TL Sales toko melebihi orderan

TL Finance mengecek SQ pending

Koordinasi dilakukan untuk
mencari solusi dari SQ
TL Finance koordinasi dengan TL Sales pending sesuai dengan
kriteria toko

SQ pending di close jika 3x24 jam tidak terdapat solusi

5
 Pengawasan SQ

Staf Finance mengecek SQ Open dan mengeksekusi sesuai

Di akhir hari, SQ Open = 0
dengan kriteria yang sudah ditentukan

Syaratnya:
1. Orderan melebihi plafon
SQ Open dimasukkan ke SQ Pending 2. Staf Finance
merekomendasikan
menaikkan plafon

TL Finance mengecek SQ Pending Di H+3, SQ Pending = 0

6
 Pengawasan Invoice
A. Invoice Belum Tercetak

TL Finance memastikan semua invoice sudah tercetak melalui

program I-giri

Jika ada invoice yang belum tercetak, TL Finance koordinasi dengan

staf Finance untuk mengetahui kendala dan solusinya

7
 Pengawasan Invoice
B. Invoice di Amplop Penagihan

TL Finance koordinasi secara berkala dengan staf Finance untuk memastikan seluruh
invoice yang sudak dicetak dimasukkan ke dalam amplop

Staf Finance mengcrosscheck amplop kembali yang tidak terdapat pembayaran tetapi
terdapat invoice yang hilang dalam 1x24 jam

8
 Pengawasan Invoice
C. Invoice yang Disimpan

Invoice yang sudah tercetak

TL Finance memastikan invoice untuk rute/jadwal kunjungan keesokan harinya ke
dalam amplop tagihan

Invoice yang belum tercetak

TL Finance memastikan data invoice disimpan di tempat yang aman

9
 Pengawasan Invoice
C. Invoice Double Ditagih ke Toko

TL Finance mengecek amplop kembali dan pemotongan invoice

Jika terdapat invoice yang sudah lunas tetapi masih dibuatkan TT oleh Sales maka TL
Finance konfirmasi ke Sales terkait selanjutnya dikonfirmasi ke toko agar dipotongkan
untuk invoice selanjutnya

10
 Cetak Ulang Invoice

Sales mengajukan permohonan cetak ulang invoice ke TL Sales yang

disetujui ASM dan RSM

Staf Finance mengajukan permohonan cetak ulang invoice ke TL Finance

TL Finance mengajukan pembukaan akses ke bagian akunting untuk cetak

ulang invoice

11
 Audit Invoice

Tim audit menyiapkan data-data yang diambil dari igiri

Hal yang dilakukan tim audit:
1. Mengecek kas kecil
2. Mengecek kas besar
Tim audit melakukan audit lapangan ke gudang-gudang 3. Mengecek BG on hand (yang
sesuai jadwal yang telah dibuat dan disepakati (jadwal masih ada di gudang)
menyusul) 4. Mengecek fisik invoice yang
ada di amplop
Empat hal di atas dibandingkan
dengan data yang ada di program
Tim audit membuat report hasil audit lapangan setiap
gudang kemudian dilaporkan ke TL Finance

12
 Pengawasan Saldo Kas

Jika ada penerimaan dari gudang yang disetorkan ke kas pusat, maka Staf Admin Cabang
melakukan mutasi ke Kas Besar Pusat (kas besar di cabang harus nol)
Staf Finance pusat melakukan pengecekan penerimaan uang dari cabang
Staf Finance memastikan TT dari Sales sudah diinput sesuai dengan nominal penerimaan uang
Kasir (Pak Marino) melakukan penyetoran ke bank, lalu menyerahkan slip setoran ke Staf
Finance bagian Kasir (PT. SEP dan PT. KEP). Staf Finance melakukan pengecekan antara
penerimaan uang dengan setoran bank serta pengeluaran lain kalau ada
Staf Finance melakukan pengenolan saldo di I-giri, jika saldo tidak nol maka kasir harus tau posisi
uang tersebut (beserta alasannya)
Saldo diigiri harus sesuai dengan saldo fisik kas dan saldo di rekening koran bank
Penerimaan uang diharuskan untuk disetor ke bank pada 1 hari berikutnya, kecuali ada alasan
khusus

13
 Pengawasan Penagihan
A. Pembayaran Piutang Jatuh Tempo

TL Finance koordinasi dengan Staf Finance tentang tindak lanjut

pembayaran piutang jatuh tempo

TL Finance follow up ke TL Sales untuk penanganan piutang jatuh

tempo

14
 Pengawasan Penagihan
B. Persiapan Penagihan

TL Finance melakukan random cek persiapan amplop berangkat dan

amplop kembali

TL Finance mengecek bahwa seluruh invoice sudah dicetak

15
 Pengawasan Penagihan
C. Handling Pembayaran Customer

TL Finance melakukan cek dari rekap realisasi penagihan harian per

TL Sales dan per Sales

TL Finance mengecek seluruh penerimaan pembayaran sudah

dilakukan pemotongan piutang

16
 Pengawasan Penagihan
D. Pemindahan Saldo Kas

TL Finance mengecek ke gudang dan Sales terkait penerimaan

pembayaran sudah dilakukan pemindahan (saldo harus nol)

17
 Pengawasan Penagihan
E. Pengecekan Fisik Saldo Kas Kecil

TL Finance melakukan penghitungan fisik saldo kas kecil

dibandingkan dengan data di I-giri)

18
 Menaikkan Plafon Toko
TL Sales mengajukan TL Finance
Sales mengajukan TL Finance
usulan kenaikan mengajukan usulan
usulan kenaikan mengambil data di
plafon ke ASM dan kenaikan plafon ke
plafon ke TL Sales I-giri
TL Finance ASM

Disertai catatan kemampuan bayar toko dan rata-rata pelunasan

Datamenggunakan
Kemampuan Form
Toko
Pengajuan
dan report
Plafon
Analisa Report SQ

TL Finance Kenaikan plafon Kenaikan plafon

membuat laporan secara manual bisa secara berkala akan TL Finance
kemampuan toko diajukan dengan ditentukan membuat
dan report approve Form Pengajuan waktunya oleh perbandingan data
SQ Plafon piutang
Form pengajuan plafon berisi: Perbandingan data digunakan untuk menentukan:
1. Data toko 1. Penambahan plafon toko
2. Kesepakatan pembayaran2.dengan Pengurangan
toko plafon toko
TL Finance 3. Analisa history dari TL Finance
3. Tidak ada perubahan plafon toko
TL Finance
mengirimkan 4. Melakukan hold SQ
melakukan update
laporan ke RSM
data setiap 1 bulan
dan TL Sales
19
 Syarat Menaikkan Plafon Toko
1. Selama 3 bulan berturut-turut, status toko adalah aman atau waspada

2. Selama 3 bulan berturt-turut toko tidak pernah masuk kategori C2 – D3 (status

evaluasi pembayaran)

3. Selama 3 bulan berturut2 toko tdk mengalami penurunan plafon

4. Minimal menggunakan allowence (20%) terlebih dahulu

5. Rekomendasi dari 2 level di atas (ASM dan RSM)

Keterangan :
Syarat menaikkan plafon toko tidak harus memenuhi semua poin, khususnya jika ASM dan RSM
memberikan rekomendasi
20
 Syarat Administrasi Menaikkan Plafon Toko

1. NPWP atau KTP

2. Foto pemilik + KTP
3. Nomor telepon yang bisa dihubungi oleh TL Finance
4. Geotag Toko ( geotag kenaikan oleh Tl sales / ASM / RSM
5. Foto Sales + pemilik toko ( jika plafon awal 10-50 JT )
6. Foto TL Sales + pemilik toko (jika plafon awal >50 JT)
7. ASM foto si rumah pemilik toko (untuk kenaikan plafon >100 JT)
8. Admin Finance mengajukan report (report sama dengan report detail untuk kategori
C2 – D3)
9. TL Sales mengisi form pengajuan kenaikan plafon 21
 Menurunkan Plafon Toko

Toko dengan tempo

pembayaran >46 Toko dengan tempo
TL Finance TL Finance
hari (semen) dan pembayaran >60 hari
mengambil membuat
>50 hari (ricikan) otomatis plafon turun
data di I-giri perbandingan data
plafon otomatis 50% dari plafon awal
turun 30%
Data Kemampuan Toko dan report Analisa Approve SQ

Toko (terutama toko baru)

TL Finance
TL Finance saat JTP hanya mampu
TL Finance membuat laporan
mengirimkan membayar sesuai
melakukan update kemampuan toko
laporan ke RSM kemampuan otomatis
data setiap 1 bulan dan report approve
dan TL Sales plafon turun sesuai
SQ
Perbandingan data digunakan untuk menentukan: kemampuan bayar
1. Penambahan plafon toko
2. Pengurangan plafon toko
3. Tidak ada perubahan plafon toko
22
 Syarat Menurunkan Plafon Toko
1. Selama 2 – 3 minggu terakhir, status toko adalah C2 – D3

2. Jika toko masuk status bahaya maka plafon turun 15%

Jika toko masuk status kritis maka plafon turun 30%

3. BG selama 2 kali mengalami blong (tidak cair)

4. Jika toko masuk status D2 dan D3 maka plafon turun 15%

5. Selama 3 bulan berturut-turut, plafon yang terpakai hanya di bawah 70%

23
 Syarat Administrasi Menurunkan Plafon Toko

1. Staf Finance sudah melakukan pembinaan ke toko tentang pembayaran dan piutang
toko by wa, telp ( jika diperlukan kunjungan toko )
2. Staf Finance memberikan peringatan dalam bentuk report kepada TL Sales
(7 hari sebelum plafon diturunkan)
3. Mengisi form pengajuan dari Staf Finance
4. Staf Finance memberikan report summary toko ( terhadap toko C2 sd D3 )
5. Toko-toko yang harus diturunkan plafon segera, cukup memberikan info ke TL Sales,
ASM, RSM, dan Manager Marketing by WA atau Email

24
 Range Kenaikan Plafon Toko

1. 10 juta  Plafon awal toko

2. 10 - 50 JT  foto sales + pemilik + kondisi toko disertai acc dr TL sd ASM
3. 50 – 100 JT  Foto TL Sales + Pemilik ( dan TL sales di rumah pemilik toko )
4. 100 - 200 JT  Foto TL Sales dan ASM + Pemilik ( dan TL sales + ASM di rumah
pemilik toko )
5. 200 – 300 JT  Kunjungan oleh ASM dan Audit Finance
6. >300 JT  Kunjungan RSM dan Audit Finance ke toko dan rumah pemilik toko

25
Evaluasi Pembayaran dibedakan menjadi 4 kondisi
KONDISI ACTION

• 1. Kemampuan bayar > sisa BE

A. 75% ≤ JTP < 100%
• 2. Kemampuan bayar < sisa BE

• 1. Kemampuan bayar > sisa BE

B. 50% ≤ JTP < 75%
• 2. Kemampuan bayar < sisa BE

• 1. Kemampuan bayar > sisa BE

C. 0% < JTP < 50% • 2. Kemampuan bayar < sisa BE
• 3. 2x Kemampuan bayar < sisa BE

• 1. Kemampuan bayar > sisa BE

D. JTP = 0 • 2. 2x Kemampuan bayar < sisa BE
• 3. 4x Kemampuan bayar < sisa BE
26
Template Pembayaran

No Pertanyaan Jawaban

1 Alasan tidak membayar 100%  

2 Sisa JTP akan dibayar kapan  

3 Minggu depan akan bayar berapa  

4 Jika bayar TF, kapan akan diTF  

5 Jika mau ditagih ulang, ditagih hari apa  

27
Report TL Sales

No Detail Jawaban

1 Status toko  

2 Plafon toko  

3 Total piutang dan JTP  

4 History pembayaran toko 3 bulan  

5 Hasil follow up  

28
 Tindak Lanjut
TINDAK LANJUT
STATUS
TOKO TL FINANCE TL SALES SPV

AMAN PENGAWASAN TOKO    

KONFIRMASI PIUTANG DAN
WASPADA PENGAWASAN TOKO  
PEMBAYARAN
BAHAYA SURAT KONFIRMASI PIUTANG MENJADWALKAN KUNJUNGAN PENGAWASAN TOKO

SURAT KESEPAKATAN MENJADWALKAN KUNJUNGAN DENGAN MENJADWALKAN

KRITIS
PEMBAYARAN DAN KUNJUNGAN SPV KUNJUNGAN
SURAT PENARIKAN PENARIKAN
BAD DEBT PENARIKAN BARANG/JAMINAN
BARANG/JAMINAN BARANG/JAMINAN

29