PEMBELIAN dan

PENERIMAAN
BAHAN MAKANAN

FARISSA FATIMAH, S.GZ., M.SC

 Pembelian Bhn Makanan

Adalah rangkaian kegiatan dalam penyediaan macam &

jml serta spesifikasi bhn mknan ttt dlm kurun waktu
ttt, sesuai dg ketentuan yg berlaku di institusi.

Pembelian BM harus syah/resmi, yaitu:

Proses/prosedur mengikuti aturan yg berlaku

Semua pesanan, penerimaan, pengeluaran uang hrs

dicatat scr cermat

 Pertimbangan Pembelian Bhn Makanan

1. Kaitannya dg pelayanan institusi

 Besar inst, fasilitas, lokasi unt klien
 Kebijakan institusi, luas ruang penyimpanan
(kering/basah) yg ada
 Macam, jml, kemamp. Tenaga kerja
 Adanya menu yg terencana, sesuai kebutuhan gizi
& anggaran yg ditetapkan
Pertimbangan ……

2. Ketersediaan bahan makanan (pasar/sumber2

bhn mkn)
 Ketersediaan bhn mkn
 Harga tiap jns bhn mkn
 Nilai ekonomis pemakaian bhn mkn
 Kemampuan penjual dlm pengiriman bhn mkn
& pemenuhan penyedian BM yg dipesan
 Prosedur Pembelian BM
1. Pembelian langsung ke pasar (the Open Market of
buying)
2. Pelelangan (the formal competitive of bid)
3. Pembelian musyawarah (the negotiated of buying)
4. Pembelian yg akan datang (future contract)
5. Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract =
auction)
a. Firm At the Opening of Price (FAOP)
b. Subject Approval of Price (SAOP)
 Pembelian Langsung ke Pasar
Pembelian ½ resmi = byk kesepakatan ant
pembeli & penjual
Pembeli megumpulkan info ttg macam, kualitas,
harga, ketersediaan BM

membuat order pesanan BM (via telp, datang ke

pasar, atau sesuai perjanjian

Saat pengiriman dicek sesuai pesanan tdk, kmd

dilakukan pencatatan admnstrasi
 Pembelian langsung
Keunggulan: Kelemahan:
Prosedur sederhana, tdk Pencatatan bon

kompleks pemesanan, penerimaan

Perlu sikap positif, jujur, kadang tdk lgkp/tdk ada
terbuka Transaksi penawaran

harga sukar diawasai

 Syarat Rekanan/Penjual

Dapat dipercaya

Bonafide

Memiliki perusahaan dg standar BM kualitas baik

& terpercaya
Harga pantas

BM dpt diambil lgs/dikirim dg baik & tepat

Prosedur pembayaran kontan sesuai kesepakatan

 2. Pelelangan

Mengikuti prosedur pembelian yg dijabarkan

dlm Kepres, serta Perda, atau

penannggungjawab ttt
Memberi kesempatan rekanan yg memenuhi

syarat mengikuti persaingan dg penjual lain

Pemberitahuan/undangn ttg acara pelelangan

resmi via media massa

 Diadakan acara tatap muka/wawancara dg
rekanan ttg menejemen & tata cara
pembelian :
a. Penjelasan umum
b. Spesifikasi BM
c. Pengiriman
d. Cara/prosedur pemesanan
e. Cara/prosedur pengiriman
f. Cara/prosedur penawaran harga
f. Cara /prosedur pembayaran
g. Cara/prosedur potongan harga
h. Cara/prosedur penghapusan & sanksi pelanggaran
 Cara Pelelangan ada 4 :

Tgt besar/kecilnya dana :

1. Pelelangan terbuka/umum (open tender)
 Semua rekanan yg memenuhi syarat boleh ikut
menawakan harga mknan
2. Pelelangan terbatas (selected tender)
 Bbrp rekanan yg lulus prakualifikasi & memiliki
keunggulan ttt dipilih/diambil u/ ikut tender
 Cara lelang:

3. Penunjukkan langsung
Penunjukkan pemborong sbg pelaksana pembelian
tanpa mll tender, dilakukan minimal pd 3 rekanan
yg mampu
4. Pengadaan langsung
Pembelian dilakukan diantara rekanan/penawar dari
gol ekonomi lemah tanpa mll pelelangan umum,
terbatas, atau penunjukkan lgs
 3. Pembelian dg musyawarah

Pembelian ½ resmi, hanya unt BM yg tersedia dlm

waktu ttt, jml terbatas namun dibutuhkan klien

Pembeli & penjual membuat kesepakatan

Pembeli menghubungi penjual/rekanan scr langsung

Penjual mengikuti prosedur yg berlaku

4. Pembelian unt waktu yg akan datang

Pembelian BM yg telah terjamin, pasti, terpercaya

mutu, keadaan dan harga

Krn produksi BM dibatasi, mk pembeli berjanji

membeli produk tsb, dg kesepakatan harga saat

ini. Tp BM dipesan sesuai waktu & kebutuhan
pembeli
 5. Kontrak tanpa tanda tangan

 Perjanjian dilakukan atas dasar kepercayaan, shg

rekanan hrs punya reputasi tinggi

a. Firm at the Opening Price (FAOP)

Pembeli memesan BM pd rekanan saat dibutuhkan,
harga disesuaikan saat transaksi berlangsung
 Tanpa tanda tangan ……..

b. Subject Approval of Price (SAOP)

Pembeli dpt memesan BM sesuai waktu kebutuhan
dg harga yg telah disepakati terdahulu.

Unt BM yg yg tdk sering digunakan & mutu BM nya

terjamin
 PEMESANAN BAHAN
MAKANAN
Pemesanan adalah penyusunan permintaan (order)
BM berdasarkan menu atau pedoman menu dan
rata-rata jumlah konsumen

Tujuan:
Tersedianya daftar pesanan BM sesuai standar atau
spesifikasi yang ditetapkan
 Pemesanan ….

Adanya kebijaksanaan institusi

Surat perjanjian dgn bagian logistik rekanan

Adanya spesifikasi BM

Adanya daftar pesanan BM

Tersedianya dana
 Langkah pemesanan BM

1. Membuat rekapitulasi kebutuhan BM (standar

porsi, jumlah klien, macam BM)
2. Serahkan kepada rekanan dan bagian gudang
logistik (u/ melihat stok BM)
3. Bagian gudang menyiapkan BM sesuai pesanan
4. Bagian pengolahan mengambil BM yg dipesan u/
diolah
 PENERIMAAN BAHAN MAKANAN

Pengertian
Suatu kegiatan pemeriksaan, pencatatan dan pelaporan
ttg macam, kulaitas, kuantitas BM yg diterima sesuai
dg pesanan serta spesifikasi yg ditetapkan

Tujuan
Tersedianya BM yg siap unt diolah
 Prasyarat :

Tersedianya rincian pesanan BM harian ( berupa

rincian macam dan jumlah BM yg dibutuhkan)

Tersedianya spesifikasi BM yg telah ditetapkan
 Langkah penerimaan BM

1. Pengecekan BM
 Dr gudang logistik BM ada/tidak (FIFO)
 BM yg datang dari rekanan sesuai
spesifikasi/tidak, jml & macam sesuai pesanan/tdk
 Bila BM yg dipesan tidak sesuai pesanan lihat
perjanjian yg dibuat
2. Menandatangi faktur pembelian sesuai dg yg
diterima
 Langkah ….

3. Membuat laporan penerimaan

4. Menyalurkan BM yg diterima
Ke gudang penyimpanan

Ke bagian persiapan pengolahan

 Prinsip Penerimaan

1. Jumlah BM yg diterima = Jumlah yg dipesan

2. Mutu BM yg diterima sesuai spesifikasi BM yg ada
dalam kontrak jual beli
3. Harga BM = harga penawaran

Letak Ruang penerimaan :

 Dapat dicapai kendaraan
 Cukup luas u/ memeriksa BM yg datang
 Tersedia perlengkapan (timbangan BM, dll)
 Cara Penerimaan :

1. Blind Receiving (Cara Buta)

Petugas penerima tdk menerima spesifikasi BM serta
faktur pemesanan/pembelian dr pihak penjual
Petugas menerima BM dan mencatat buku pencatatan
pelaporan / form penerimaan BM

Apa kelemahan ???

 2. Konvensional

Petugas penerima menerima faktur dan

spesifikasi satuan dan jumlah BM yg dipesan ,

Jika jumlah dan mutu BM tidak sesuai petugas
berhak mengembalikannya

Mana yg menguntungkan ???

Sekian….
Ada pertanyaan….