Purchasing in

Foodservice System
PS Gizi – FK
Presented by Baiq Fitria Rahmiati

1
LOGO
LOGO

1. Faktor-faktor apa saja yang

mempengaruhi sistem pembelian di
PMI?
2. Apa saja yang harus diperhatikan
dalam perencanaan pembelian

2
 LOGO
What is Purchasing?
 Purchasing or procurement
a. The process of securing the right product for a
facility at the right time and in a form that meets pre
established standards process
b. A market-driven function and is influenced by
market regulations
c. An essential function in the operation of a
foodservice organization and is vital to maintaining
an adequate flow of food and supplies to meet
production & service requirements

3
 LOGO
What is Purchasing?
 Purchasing or procurement
Kegiatan penyediaan bahan makanan atau
peralatan berdasarkan jumlah, jenis dan
spesifikasi sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di Institusi

 Pembelian harus sesuai prosedur yang berlaku

4
 LOGO
Flow of Food

Menu Purchasing Receiving Storing

Planning

Preparing Cooking Holding Serving

Cooling Reheating

1-5
LOGO
The Basic Flow of Purchasing Activities

6
LOGO
The Basic Flow of Purchasing Activities

7
 LOGO
Methods of Purchasing
Menurut Palacio
1. Informal or open market buying
2. Formal competitive bid buying

Both may be used at various times for different

commodities
The buyer should be knowledgeable about the
market and should understand the legal
implications of contracts and bid buying

8
 LOGO
Methods of Purchasing
Depkes 2007 (PPMRS)
1. Informal or open buying market atau pembelian
langsung ke pasar
2. The formal competitive bid buying (pelelangan)
3. The negotiated of buying (pembelian
musyawarah)
4. The future contract (pembelian yang akan
datang)
5. Unsigned contract auction (pembelian tanpa
tanda tangan)
9
 LOGO
Pembelian dengan pelelangan

 Cara pembelian yang resmi dan mengikuti

prosedur pembelian yang telah dijabarkan
dalam keputusan presiden, serta peraturan
yang ditetapkan pemerintah daerah maupun
penenggung jawab tertentu

10
 LOGO
Pembelian dengan pelelangan

Pelelangan ada 4 cara yaitu:

 Pelelangan terbuka atau umum

peseta yang memenuhi syarat dapat menang
bila mampu bersaing untuk menawarkan harga

 Pelelangan terbatas
peserta yang lulus prakualifikasi dan memiliki
keunggulan tertentu diambil beberapa untuk
mengikuti tender

11
 LOGO
Pembelian dengan pelelangan

Pelelangan ada 4 cara yaitu:

 Penunjuk langsung
penunjuk pemborong sebagai pelaksana
pembeli tanpa melalui pelelangan umum dan
melakukan sekurang-kurangnya 3 penawar

 Pengadaan langsung
pelaksanaan pembelian dilakukan diantara
penawar dari golongan ekonomi lemah tanpa
melalui pelelangan umum atau terbatas ataupun
penunjukan langsung

12
 LOGO
Pembelian dengan musyawrah

 Cara pembelian ini termasuk pembelian

setengah resmi. Pembelian ini hanya dilakukan
untuk bahan makanan yang tersedia pada
waktu tertentu, jumlahnya terbatas dan
merupakan bahan makanan yang dibutuhkan
klien.

13
 LOGO
Pembelian yang akan datang

 Pembelian ini dirancang untuk bahan makanan

yang telah terjamin pasti, terjamin mutu,
keadaan dan harga. Karena produk bahan
makanan yang dibatasi, maka pembeli berjanji
membeli bahan makanan tersebut, dengan
kesepakatan harga saat ini, tetapi makanan
dipesan sesuai waktu dan kebutuhan
pembeli/instansi

14
 LOGO
Kontrak tanpa tanda tangan (3T)

Ada 2 cara pelaksanaan 3T

 Firm At the Opening Price (FAOP)
pembeli memesan bahan makanan pada rekan
pada saat dibutuhkan dan harga yang sesuai
dengan harga pembelian saat transaksi itu
berlangsung
 Subject Approval of Price (SOAP)
pembeli dapat memesan makanan pada saat
dibutuhkan dengan harga yang sudah
ditetapkan

15
 LOGO
Methods of Purchasing

Menurut Marian C.Spears

 Pembelian informal
proses pembelian bahan makanan yang tidak
berdasarkan peraturan yang ada
 Pembelian formal
proses pembelian bahan makanan yang berdasarkan
proses yang ada
 Pembelian oleh organisasi dan perorangan
proses pambelian bahan makanan atas nama
lembaga/oganisasi maupun individual

16
 LOGO
Methods of Purchasing

Menurut Sullivan
 One stop buying
pembeli membeli bahan makanan atau semua produk
dari surveyor yaitu yang menangani 100 distributor.
keburukannya ,pembeli tidak dapat mengontrol harga
karena tidak ada kompetisi
 Competitive buying
lebih dari satu surveyor, mempunyai kesempatan untuk
menawar produk yang diinginkan
1. Formal
2. Informal
3. Contract

17
 LOGO
Purchasing Procedurs
1. Identify needs
2. Write specifications
3. Develop Purchasing order
4. Choose Method of Purchasing
a. Formal Method
* Issue bid request
* Tabulate and evaluate bids
* Award contract
b. Informal Method
* Price quotations
* Select vendor and place order
18
 LOGO
Purchasing Procedurs
5. Receive and inspect deliveries
6. Store in proper area
7. Evaluate and follow up

19
 LOGO
Purchasing Procedurs
Menurut West and Wood
 Identifikasi bahan
pengidentifikasi bahan dengan membuat perencanaan
menu dan perencanaan pembelian bahan makanan
 Pencatatan spesifikasi
gambaran rincian dari produk yang dipahami dengan
jeles oleh penjual maupun pembeli. Informasi yang perlu
dicatat dalam produk makanan adalah:
1. Nama produk
2. Jenis produk
3. Satuan harga yang tertera
4. Nama dan ukuran container
5. Menghitung percontainer/jumlah rata-rata per pound

20
 LOGO
Purchasing Procedurs
Menurut West and Wood
 Perluasan pembelian
perluasan pesanan pembelian yang dilakukan oleh direktur
pelayanan makanan institusi disusun dari daftar permintaan dari
macam-macam produksi dan unit pelayanan pada suatu institusi
atau organisasi
 Pengeluran penawaran harga
Daftar pengeluaran harga dikeluarkan jika pembeli dalam jumlah
besar. Daftar harga berisi jumlah yang diminta, spesifik pembelian
untuk masing-maing barang, tanggal dan metode pengiriman dan
syarat pembelian
 Pembutan table dan pengevaluasian penawaran harga
daftar penawaran harga disegel dan boleh dibuka segelnya pada
waktu yang telah ditentukan. Pembukaan dan pembuatan tabel
penawaran harga dilakukan dibawah pengawasan yang resmi

21
 LOGO Spesifikasi Bahan
Makanan
 Standar bahan makanan yang ditetapkan oleh
unit peminta (instansi, perorangan) sesuai
dengan ukuran, besar untuk mempertahankan
kualitas bahan makanan
 Penetapan jenis BM dan kualitas dari standar
resep

22
 LOGO

 Tipe spesifiasi bahan makanan

1. Technical specifications
2. Approved Brand Specifications
3. Performance Spesifications

23
 LOGO

1. Technical Specifications
 Digunakan untuk bahan yang dapat diukur
secara objektif
 Diukur dengan menggunakan instrument
tertentu
 Digunakan pada bahan makanan dengan
tingkat kualitas tertentu yang secara nasional
sudah ada

24
 LOGO

2. Approved and Specifications

 Pada barang yang dikeluarkan oleh pabrik dan
sudah diketahui kualitasnya oleh pembeli
 Contoh spesifikasi makanan kaleng, mesin
pencuci, food processor

25
 LOGO

3. Performance spesifications
 Kualitas barang diukur fungsinya
 Contoh kualitas dari alay untuk membuat
minuman diuji coba fungsinya waktu terlama
untuk mempertahankan minuman panas

26
 LOGO
1
 Penetapan spesifikasi bahan makanan
a. Sederhana tetapi lengkap dan jelas
b. Spesifikasi bahan makanan terdiri dari
1. Nama bahan makanan / produk
2. Ukuran/tipe unit/kontainer
3. Tingkat kualitas
4. Umur bahan makanan
5. Warna bahan makanan
6. Identifikasi pabrik
27
 LOGO
1
 Penetapan spesifikasi bahan makanan
6. Masa pakai bahan makanan/2.masa kdalursa
7. Data isi produk jika di kemasan
8. Satuan bahan makanan
9. Keterangan khusus jika diperlukan
contoh Ikan tongkol
- Tanpa tulang atau fillet
- Berat ½ kg/potong
- Daging tidak berlendir, kenyal
- Bau segar tidak amis
- Tidak beku

28
 LOGO
Inquiry Session
 Bagi kelas
 Tugas dikumpulkan dalam bentuk soft file ke
alamat email
baiqfitria@universitasbumigora.ac.id paling
lambat satu minggu setelah pertemuan ini.

29
 LOGO
Inquiry Session
Kelompok 1 :
a. Peraturan pengadaan barang/peralatan pemerintah di
departemen
b. Persyaratan dan kelebihan serta kekurangan metode
pembelian langsung
c. SOP pembelian di PMI RS
d. Buat spesifikasi sayuran dan buah
e. 3 contoh Form Purchase Order

30
 LOGO
Inquiry Session
Kelompok 2:
a. Peraturan pembelian bahan makanan bagi institusi
b. Persyaratan dan kelebihan serta kekurangan metode
pembelian dengan lelang
c. SOP pembelian di Restauran
d. Buat spesifikasi daging dan ikan
e. 3 contoh Form Purchase Order

31
 LOGO
Inquiry Session
Kelompok 3 :
a. Peraturan tentang impor dan ekspor bahan makanan
b. Persyaratan dan kelebihan dan kekurangan pembelian
kontrak tanpa tanda tangan
c. SOP pengawasan barang yang dibeli
d. Buat spesifikasi beras dan kacang-kacangan
e. 3 contoh Form Purchase Order

32
 Add your company slogan

33
LOGO