KELOMPOK 11

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu : Yayat Sudrajat.,S.H.,M.M
 Anggota Kelompok
Cucu Nurhayati
01 (2102179)
03
Fiska Nuril Haliyah Al-Zauji
(2102178)

Desi Purnamasari Saeful Dadan Hidayat

02 (2102024)
04 (2102154)
 Poin Pembahasan
1. Definisi Pertemuan 7. Perencanaan Rapat
2. Bentuk-bentuk 8. Ketentuan Peserta
3. Definisi Rapat 9. Teknik Rapat
4. Tujuan Rapat 10. Menyusun Pesan
5. Jenis-jenis Rapat 11. Definisi Informasi
6. Hasil Rapat
 1.Definisi Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-
bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan
stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan
atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang
ada. Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan
tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
2.Bentuk – Bentuk Pertemuan
Don't
f orget
1. Sidang
2. Forum
...
3. Kongres
4. Konperensi
5. Simposium
6. Lobbying
7. Diskusi Panel
3.Devinisi Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan
organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa
harus didahului oleh konflik.

4.Tujuan Rapat

1) Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2) Untuk menyampaikan informasi
3) Sebagai sarana koordinasi
4) Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah- masalah yang
sedang dikemukakan.
 5.Jenis-jenis Rapat
2) Jenis Rapat berdasarkan Sifatnya:
• Rapat Resmi
1) Jenis rapat berdasarkan • Rapat tidak Resmi
• Rapat Terbuka
tujuannya :
3) Jenis Rapat Berdasarkan jangka
• Rapat penjelasan
• Waktunya :
Rapat Pemecahan Masalah
• Rapat Konsultasi
• Mingguan
• Bulanan
• Tahunan
 6. Hasil Rapat Dibagi 2 Macam:

1. Bersifat Mengikat
2. Bersifat tidak Mengikat
7.Perencanaan rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam
menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris
dalam merencanakan rapat yang sifatnya Resmi adalah:

a. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat b. Persiapan Administrasi:

Persiapkan pula Tata Ruang (Ley out) rapat
berdasarkan pertimbangan:

● Membuat Surat Undangan Rapat

● Jumlah partisipan
● Menyusun Acara /Agenda Rapat.
● Hubungan masing-masing partisipan
● Menyusun Daftar Hadir
● Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah)
● Mempersiapkan Bahan Rapat
● Apakah Anda ingin meningkatkan atau
● Persiapan Peralatan Rapat
memperkecil interaksi
● Membuat Catatan Hasil Rapat (Notulis)
 8.Ketentuan Peserta

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut.
Tiap perserta hendaknya:
○ Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
○ Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak
memonopoli pembicaraan
○ Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak
emosional.
○ Mampu berperan sebagai koordinator yang sangat bijaksana dan adil tanpa
kehilangan pendirian,
○ Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak
berbicara bertele-tele.
9. Teknik Rapat
1) Berbicara
2) Membaca
3) mendengarkan
 10. Menyusun Pesan

Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk,

tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi
didefinisikan sebagal proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan.
Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun
bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam
dunia bisnis.
Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi.
Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang
lain adalah tujuan organisasi serta kemauan
Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif
di dalam organisasi adalah:

 Saluran komunikasi harus diletahui secara pasti

 Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap
anggota organisasi
 Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek
mungkin
 Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya
dipergunakan secara normal
 Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur
gangguan sementara organisasi sedang berfungsi
 Setiap komunikasi harus dipisahkan
11. Definisi Informasi
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah
yang menentukan tujuan yang hendak dicapai.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi
adalah :

 Informasi tidak tertangkap

 Membuat kesalahan
 Menunda atau menumpuk pekerjaan
 Penyaringan
 Hanya menangkap garis besarnya saja
 Melemparkan tugas pada orang lain
 Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati,
keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan
komunikan. Demikian halnya, feedback hanya akan berhasil membangun
komunikasi yang efektif bila memenuhi syarat tertentu (intensitas,
Lelkhususan, deskirptil, kemanfaatan, tepat waktu, kejelasan, validas).
 ?
Sesi Diskusi
Ada
Pertanyaan???
 Sekian
TERIMAKASIH