PERENCANAAN

DAN EVALUASI
DR. IR. RESOLINDA HARLY
Lawrence (1980) menyatakan perencanaan merupakan proses berkelanjutan, dan
menyangkut perumusan tentang:
1. Proses perancangan program. Pada tahap ini kita merancang atau membuat sketsa
rencana program yang akan dijalankan. Rancangan program ini harus didasarkan
pada data yang aktual, akurat, komprehensif, dan representatif. Data aktual
merupakan data yang terkini atau terbaru dan ukurannya tepat dan dapat
dipercaya kebenarannya (autentik). Data yang dikumpulkan harus menyeluruh,
menyangkut semua aspek yang terkait dengan keperluan penyusunan program,
serta representatif artinya data tersebut dapat mewakili populasi yang ada.
Pengumpulan data primer harus dilakukan dengan kaidah metodologi yang benar.
(2) Penulisan perencanaan program. Pada tahap ini program yang direncanakan harus dirumuskan
secara tertulis, hal ini dimaksudkan agar dapat dibaca oleh orang atau pihak lain yang mungkin
dapat membantu melengkapi, menyempurnakan atau mengevaluasi rencana program yang
disusun. Selain itu, penulisan rencana program akan menjadi dokumen yang dapat dimanfaatkan
oleh semua pihak yang berpentingan.
(3) Rencana kegiatan. Setelah rencana program terumuskan, maka langkah berikutnya adalah
perumusan rencana kegiatan. Rencana program yang terumuskan dapat dijabarkan menjadi
beberapa kegiatan demi pencapaian tujuan program.
(4) Rencana pelaksanaan program (kegiatan). Tahap selanjutnya adalah perumusan rencana
pelaksanaan program atau kegiatan dalam bentuk tindakan (action). Hal ini menyangkut
perumusan siapa pelaksana kegiatan, dimana kegiatan dilaksanakan, metode pelaksanaan, target
atau kelompok sasaran, peralatan yang diperlukan, dan rencana anggaran biaya, serta
sumbernya.
(5) Rencana evaluasi hasil pelaksanaan program. Pelaksanaan kegiatan harus mengacu pada upaya
pencapaian tujuan kegiatan, sejauhmana efektivitas pencapaiannya. Rencana evaluasi harus
merumuskan cara atau metode evaluasinya, siapa pelaksananya, alat yang diperlukan evaluasi,
pada tahap mana saja evaluasi harus dilakukan, rumusan ukuran keberhasilan, dan rencana
anggaran yang dibutuhkan. Rencana evaluasi dapat dilaksanakan bersamaan pelaksanaan
kegiatan atau yang disebut pemantauan (monitoring) atau akan dilaksanakan pada akhir setelah
semua tahap kegiatan diselesaikan
Adapun manfaat perencanaan yang dapat kita rasakan:
a) Dapat menjadi acuan dalam mempertimbangkan secara seksama tentang apa yang harus
dilakukan dan bagaimana cara melaksanakan suatu program.
b) Tersedianya acuan tertulis yang dapat digunakan oleh masyarakat dan semua pihak yang terlibat
dalam program.
c) Sebagai pedoman pengambilan keputusan terhadap usul penyempurnaan atau perbaikan.
d) Memantabkan tujuan-tujuan yang ingin dan harus dicapai.
e) Mencegah kesalahan penafsiran tentang tujuan akhir. Segala penafsiran tujuan hendaknya
dikembalikan pada rumusan tujuan yang tertuang dalam program.
f) Menjaga kelangsungan dalam diri personal pelaksana program, hal ini banyak dirasakan
manfaatnya karena budaya kita sering kali setiap pergantian pimpinan atau pejabat baru selalu
membawa atau membuat program yang baru atau berbeda dengan program yang sudah ada
sebelumnya meskipun program yang sudah ada sudah baik.
g)Membantu pengembangan kepemimpinan. Bila program dilaksanakan oleh tim kerja dengan
pembagian tugas dan tanggungjawab, secara langsung atau tidak langsung telah mengajarkan
kepada bawahan bagaimana memimpin suatu kegiatan.
h) Menghindarkan pemborosan sumberdaya dan merangsang efisiensi. Perumusan program yang
benar akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan. Efisiensi dapat dirasakan
karena rencana kebutuhan tenaga dan biaya dapat dipersiapkan secara benar, dan pelaksanaannya
dapat diaudit agar akuntabilitas pelaksanaan program dapat dipertanggungjawabkan.
i) Menjamin kelayakan kegiatan yang dilakukan. Perumusan program secara tertulis memberi
peluang pihak lain untuk dapat mengevaluasi kelayakan kegiatan yang dilakukan.
Perencanaan program harus dilakukan secara benar agar hasil yang dicapai juga optimal.
Perencanaan program yang baik memiliki beberapa karakteristik berikut:
(1) Mengacu pada kebutuhan masyarakat. Kebutuhan masyarakat dapat kita ketahui dengan benar
bila kita lakukan analisis fakta dan keadaan nyata dalam masyarakat melalui tahap analisis
situasi atau analisis keadaan.
(2) Bersifat komprehensif, artinya bersifat menyeluruh. Program yang dirumuskan seharusnya
menjangkau sebagian besar sasaran (masyarakat) dengan segala permasalahan yang dihadapi.
(3) Luwes, artinya program dapat dilaksanakan kapan saja, dimana saja, dan oleh siapa saja serta
terbebas dari pengaruh waktu, tempat, dan faktor pelaksana program.
(4) Merupakan proses pendidikan. Pelaksanaan program yang melibatkan masyarakat secara tidak
langsung melibatkan masyarakat dalam proses pendidikan. Hal ini berarti kita telah melibatkan
masyarakat dalam proses belajar dari lingkungan dan pihak lain.
(5) Beranjak dari sudut pandang masyarakat. Kebutuhan yang dirumuskan dan tujuan yang ingin kita
capai melalui program harus berpijak pada kebutuhan masyarakat, bukan beranjak dari
kepentingan program atau bahkan kepentingan politis pejabat.
(6) Memerlukan kepemimpinan yang andal. Pelaksanaan program sebaiknya dilakukan oleh
pimpinan yang memiliki kompetensi dan profesionalisme.
(7) Menggunakan teknik-teknik dan penelitian untuk memperoleh informasi. Dalam merumuskan
program, informasi atau data yang diperlukan sebaiknya dikumpulkan dengan teknik-teknik dan
atau penelitian yang benar.
(8) Mengharapkan partisipasi masyarakat agar mereka dapat membantu diri sendiri. Pelaksanaan
program sebaiknya hanya bersifat sebagai stimulan agar masyarakat tergugah dan selanjutnya
dapat merumuskan dan melaksanakan programnya secara mandiri, sehingga keterlibatan mereka
dapat optimal.
(9) Menerapkan evaluasi secara berkelanjutan. Program yang baik seharusnya dirancang untuk dapat
dievaluasi setiap waktu pada setiap tahapan program dan berkelanjutan serta dapat dimanfaatkan
untuk penyempurnaan program pada masa yang akan datang
Lingkup materi program sangat ditentukan oleh kebutuhan masyarakat (sasaran). Kebutuhan
masyarakat sebaiknya adalah kebutuhan yang betul-betul dirasakan (felt need). Lingkup materi
program secara khusus antara lain:
 Optimasi pemanfaatan sumberdaya untuk kegiatan produksi usahatani.
 Efisiensi sistem produksi (teknis dan ekonomis).
 Efisiensi pemasaran produksi.
 Pengelolaan usaha termasuk ekonomi rumah tangga.
 Pengembangan sumberdaya keluarga.
 Pengembangan kelembagaan ekonomi dan sosial.
 Pembinaan kepemimpinan.
 Pemberdayaan kelompok.
 Efisiensi usaha kelompok, dan sebagainya.
Unsur-unsur suatu program meliputi:
a) Keadaan, merupakan gambaran umum keadaan wilayah dimana program akan dilaksanakan.
Keadaan umum sebaiknya mencakup semua aspek kewilayahan seperti aspek geografis,
fisiologis, demografis, klimatologis, social, ekonomis, dan budaya. Gambaran keadaan tersebut
sebaiknya berdasarkan data atau fakta. Dari data atau fakta yang ada kita lakukan analisis
sehingga terumuskan adanya masalah yang harus dipecahkan melalui program yang kita susun.
Data yang kita kumpulkan sebaiknya mencakup data potensi maupun data aktual setempat
b. Masalah. Secara umum masalah merupakan suatu kondisi atau keadaan yang tidak memuaskan.
Masalah dapat kita rumuskan dari hasil analisis keadaan. Masalah juga dapat kita rumuskan dari
kesenjangan antara data potensial dan data aktual. Contoh: Produktivitas padi sawah di
Kabupaten Lampung Tengah tahun 2013 rata-rata mencapai 5,00 ton/ha; sementara itu dari hasil
demplot panca usahatani padi di beberapa kecamatan wilayah kabupaten tersebut mencapai 6,75
ha. Hal ini menunjukkan adanya kesenjangan produktivitas potensial dan aktual sebesar 1,75
ton/ha, dan inilah masalah yang harus dicari pemecahannya agar produktivitas padi sawah di
tingkat petani dapat ditingkatkan atau mendekati 6,75 ton. Bila kita gambarkan secara sederhana
rumusan masalah tersebut seperti disajikan pada gambar berikut:
c) Tujuan. Tujuan merupakan rumusan tentang keadaan yang ingin dicapai. Rumusan tujuan harus
mempertimbangkan potensi yang ada. Tujuan harus menjawab kebutuhan masyarakat. Harus
dihindari bahwa penetapan tujuan adalah untuk mencapai target (misalnya target pejabat
pemerintah yang bersifat politis).
d) Cara mencapai tujuan. Cara mencapai tujuan merupakan penjabaran metode atau teknik mencapai
tujuan. Tujuan dapat dicapai melalui penerapan metode yang tepat, frekuensi kegiatan, volume
kegiatan, tenaga pelaksana kegiatan yang terlibat, sasaran yang terlibat, fasilitas dan peralatan
yang diperlukan, biayan yang diperlukan, dan sumber pembiayaannya.
Data yang diperlukan dalam penyusunan program seharusnya memenuhi beberapa syarat:
- Aktual. Data aktual artinya data terbaru atau data terakhir yang tersedia, dan bersifat mutakhir.
- Akurat. Data seharusnya merupakan ukuran-ukuran yang bersifat standar. Misalnya data produksi
dalam ukuran berat kilogram, kuintal, atau ton; tidak boleh dalam ukuran karung, pikul, kaleng,
dan sebagainya.
- Kategoris. Data sebaiknya dapat dikelompok-kelompokkan sesuai dengan jenis data dan
keperluannya, misalnya data sosial, ekonomi, kependudukan, dsb.
- Representatif artinya data yang diambil harus mewakili populasinya. Untuk mendapatkan data
yang representatif, penentuan sampel sebagai sumber data harus diambil dari populasi dengan
metode yang tepat
Dalam penyusunan program penyuluhan, masalah dikelompokkan atau dibedakan
menjadi:
- Perilaku. Masalah perilaku mencakup masalah yang terkait dengan aspek
pengetahuan, keterampilan, dan sikap manusia.
- Non perilaku. Masalah non perilaku mencakup masalah yang terkait dengan
masalah yang bersifat teknis, ekonomis, sosial dalam masyarakat
Evaluasi penyuluhan
Secara rinci kegunaan/manfaat evaluasi penyuluhan dapat dikelompokkan menjadi:
Bagi penyuluh:
- Mengetahui sejauh mana tujuan kegiatan tercapai.
- Mencari bukti apakah seluruh kegiatan telah dilaksanakan seperti yang direncanakan.
- Mengetahui masalah yang muncul/dijumpai.
- Mengukur efektivitas dan efisiensi sistem kerja.
- Menarik simpati para aparat.
- Penyuluh merasa diperhatikan dan tidak dilupakan.
- Melakukan penilaian terhadap kualitas kegiatan penyuluh.
- Penyuluh selalu mawas diri, agar kegiatannya dinilai baik.
Bagi aparat:
- Kebiasaan mengutarakan pendapat berdasar fakta, bukan asumsi, praduga atau
intuisi.
- Kebiasaan bekerja sistematis.
- Memperoleh peningkatan pengetahuan dan keterampilan (teknik pengumpulan
data, pengukuran yang tepat, dan analisis yang tajam).
Beberapa prinsip yang harus dipegang teguh dalam proses evaluasi antara lain;
- Merupakan bagian integral dari kegiatan perencanaan program.
- Harus memenuhi persyaratan: obyektif, standardizied, gunakan data yang tepat, alat ukur yang
tepat dan dipercaya.
- Harus menggunakan alat ukur yang berbeda untuk mengukur tujuan evaluasi yang berbeda pula.
- Harus dinyatakan dalam bentuk: data kuantitatif dan kualitatif.
- Harus efektif dan efisien.
Beberapa Model Evaluasi Berdasarkan Penekanan
No Model
1 Goal-oriented Evaluation
2 Decision-oriented Evaluation
3 Transactional Evaluation
4 Evaluation Research
5 Goal-free Evaluation
6 Adversary Evaluation
(pertentangan)
Penekanan
Mengidentifikasi kemajuan (progress) dan efektivitas proses
pelaksanaan
Memfasilitasi pengambilan keputusan yang bijak dari pengambil
keputusan
Melukiskan proses program dan cakrawala nilai-nilai dari orang-
orang kunci
Memfokuskan pada penjelasan pengaruh program dan pembagian
strategi pelaksanaan
Mengakses pengaruh program yang didasarkan pada kriteria yang
ada dalam kerangka konseptual dari program yang dijalankan
Mencerminkan kasus terbaik dari dua atau lebih alternatif
interpretasi terhadap nilai-nilai program
Jenis-jenis Evaluasi:
1) Evaluasi Awal (Pre-evaluation) Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui kondisi awal sasaran
sebelum kegiatan penyuluhan dilakukan. Dari evaluasi ini menggambarkan adanya masalah
yang dihadapi oleh sasaran, dan harus dipecahkan atau diselesaikan melalui pemberian materi
penyuluhan.
2) Evaluasi Proses (Monitoring) Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui perkembangan atau
pelaksanaan maupun penyimpangan yang terjadi pada kegiatan, apakah sesuai dengan apa yang
direncanakan. Apabila ditemukanadanya penyimpangan, maka seharusnya diluruskan agar tidak
terulang lagi
3) Evaluasi Akhir (Post-evaluation) Evaluasi ini dilakukan setelah kegiatan selesai serta
mengetahui perubahan perilaku yang terjadi pada sasaran, apakah perubahan yang terjadi sesuai
dengan tujuan yang telah kita tetapkan. Hasil evaluasi ini akan menjadi pertimbangan bagi
penyempurnaan program pada waktu yang akan datang.
Tahap-tahap Model Evaluasi:
- Needs Assesment: menghimpun dan merespon keinginankeinginan anggota
masyarakat yang merupakan prioritas program.
- Program planning: mempolakan suatu program untuk mencapai keinginan-
keinginan tersebut.
- Formative evaluation: menghendaki pengumpulan dan pembagian informasi
untuk memperkaya program.
- Summative evaluation: melihat seluruh pengaruh di akhir program (dampak atau
impact yang dihasilkan).
Tahapan pelaksanaan evaluasi
- Perumusan tujuan evaluasi. Hal yang harus ditekankan dalam evaluasi adalah niat
untuk meluruskan hal-hal (temuan) yang tidak sesuai dengan perencanaan, bukan
untuk mencari-cari kesalahan.
- Perumusan indikator dan parameter. Indikator (tolok ukur) adalah penunjuk bagi
kita sehingga kita bisa menilai apakah sesuatu sudah sesuai dengan rencana atau
belum. Indikator dapat kita kelompokkan menjadi indikator masukan (input),
indikator proses (process), indikator keluaran (output), indikator hasil (outcome),
dan indikator manfaat (benefit), dan indikator dampak (impact).
Indikator masukan mengukur jumlah sumberdaya seperti anggaran (dana), SDM,
peralatan, material, dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan
kegiatan. Contoh: kegiatan penyuluhan penanggulangan flu burung. Indikator
masukan: - jumlah dana yang dibutuhkan - jumlah tenaga penyuluh peternakan -
jumlah tenaga penyuluh dari masyarakat
Indikator proses menggambarkan perkembangan atau aktivitas yang terjadi atau
dilakukan selama pelaksanaan kegiatan berlangsung, khususnya dalam proses
mengolah masukan menjadi keluaran. Contoh: kegiatan penyuluhan penanggulangan
flu burung. Indikator proses: - keterlibatan stakeholders/ beneficiaries - kesesuaian
metode penyuluhan termasuk koordinasi dengan instansi terkait
Indikator keluaran digunakan untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan.
Indikator keluaran hanya dapat menjadi landasan menilai kemajuan suatu kegiatan apabila tolok
ukur dikaitkan dengan tujuan-tujuan kegiatan yang terdefinisi dengan baik dan terukur. Contoh:
kegiatan penyuluhan penanggulangan flu burung Indikator keluaran: - jumlah kampung yang
terjangkau secara Intensif - jumlah iklan layanan masyarakat tentang flu burung
Indikator hasil menggambarkan hasil nyata dari keluaran suatu kegiatan. Pengukuran indikator
hasil seringkali rancu dengan pengukuran indikator keluaran. Contoh: kegiatan penyuluhan
penanggulangan flu burung Indikator hasil: masyarakat sadar tentang bahaya flu burung
Indikator manfaat menggambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil. Manfaat tersebut
akan tampak setelah beberapa waktu kemudian, khususnya dalam jangka menengah dan dan jangka
panjang. Contoh: kegiatan penyuluhan penanggulangan flu burung Indikator manfaat: masyarakat
berupaya memelihara kesehatan ternak supaya aman bagi manusia
Indikator dampak memeprlihatkan pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh dari
hasil kegiatan. Indikator dampak juga baru dapat diketahui dalam jangka waktu menengah atau
jangka panjang .Indikator dampak menunjukkan dasar pemikiran dilaksanakannya kegiatan yang
menggambarkan aspek makro pelaksanaan kegiatan, tujuan kegiatan secara sektoral, regional, dan
nasional. Contoh: kegiatan penyuluhan penanggulangan flu burung.
Indikator dampak: peningkatan kualitas kesehatan ternak dan masyarakat.
- Penetapan metode evaluasi: perancangan evaluasi, penentuan sampel, data yang
diperlukan, teknik pengumpulan data, perumusan instrumen uji coba instrumen
(ketepatan dan ketelitian atau validitas dan reliabilitas).
- Pengukuran indikator/parameter.
- Pelaporan. Pelaporan harus menyajikan kronologi pelaksanaan dan lingkup
program dan kegiatannya. Pelaporan dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban
pelaksanaan program kepada berbagai pihak (stakeholders)