DOKUMEN

ADMINISTRASI USAHA
By Miftahul Jannah, S.Pd
 APERSEPSI
SLIDE 2

Masalah Administrasi Usaha Kecil dan Mikro

Masalah administrasi seringkali dianggap sebagai masalah yang remeh-temeh, utamanya oleh wirausahawan
yang baru saja merintis usahanya. Namun, tidak bisa dipungkiri bahwa administrasi adalah bagian yang
sangat penting dalam merintis, mengembangkan, dan memastikan usaha dalam keadaan stabil. Isu-isu seputar
permodalan, investasi, dan penyelenggaraan usaha yang terpercaya selalu berkaitan dengan hal-hal administratif.
Isu-isu ini tidak hanya dialami oleh usaha skala menengah dan industri, tetapi juga terjadi pada usaha-usaha
yang berada pada skala kecil dan mikro. Sesungguhnya hal-hal yang berkaitan dengan administratif sama
pentingnya dengan pemasaran penjualan, dan inovasi produk atau jasa. Kegiatan seperti pembuatan nota dan
pembukuan yang baik, rapi, dan valid, sering luput dari perhatian pengusaha kecil dan mikro

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 MATERI SLIDE
/ SUB 3
TEMA

1
3
PENGERTIAN 2
PENGERTIAN
ADMINISTRASI DAN
DOKUMEN
DOKUMEN
ADMINISTRASI 4
ADMINISTRASI USAHA FUNGSI, UNSUR, SURAT UNTUK USAHA,
TUJUAN, DAN LAPORAN UNTUK

MANFAAT
USAHA, FORMULIR
UNTUK USAHA,
RANGKUMAN
CATATAN TERTULIS DAN Rangkuman materi
FUNGSI ADMINISTRASI,
UNSUR ADMINISTRASI, ARSIP UNTUK USAHA
TUJUAN DAN MANFAAT
ADMINISTRASI

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 PENGERTIAN ADMINISTRASI
DAN DOKUMEN ADMINISTRASI
USAHA
 PENGERTIANSLIDE
ADMINISTRASI
5

ARTI 1
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang
meliputi penetapan tujuan serta penetapan
cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan untuk mencapai
tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan
kantor dan tata usaha
ARTI 2
Kegiatan penyusunan serta pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan
memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain
atau dengan kata lain disebut tata usaha

The Power of PowerPoint - thepopp.com

DOKUMEN ADMINISTRASI
Pengertian dokumen administrasi

DOKUMEN ADMINISTRASI
Dokumen administrasi usaha adalah kelengkapan
dokumen serta proses pencatatan penyimpanan,
pendaftaran, dan pemenuhan standar standar peraturan
dalam pendirian usaha sehingga pengusaha akan siap
dalam menjalankan usaha untuk mencapai suatu tujuan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

ADMINISTRASI DALAM BERWIRAUSAHA
SLIDE 7

Administrasi dalam berwirausaha merupakan kegiatan Kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
Berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber
daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

The Power of PowerPoint - thepopp.com

FUNGSI, UNSUR, TUJUAN, DAN
MANFAAT ADMINISTRASI
FUNGSI ADMINISTRASI
SLIDE 9

Pemikiran mencakup Membutuhkan pemikiran kritis Membutuhkan penilaian dan

pengarsipan dan dan kreatif serta kemampuan analisis sebagai dasar
penggandaan mengambil keputusan pengambilan keputusan

INTER
RUTIN ANALISIS PERSONAL

TEKNIS MANAJERIAL

Membutuhkan pendapat, Membutuhkan kemampuan untuk

keputusan, dan keterampilan melakukan perencanaan,
pekantoran yang memadai pengorganisasian, pengukuran, dan
pemberian motivasi

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 UNSUR ADMINISTRASI
SLIDE 10

PENGORGANISASIAN MANAJEMEN TATA HUBUNGAN TATA USAHA

Menyusun kerangka organisasi
sebagai wadah mencapai tujuan
Rangkaian kegiatan menggerakkan
karyawan dan mengerahkan segenap
fasilitas kerja agar tujuan tercapai
Rangkaian perbuatan
menyampaikan warta dan berita
dari satu pihak kepada pihak lain
Rangkaian perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan
keterangan yang diperlukan dalam
kerja sama

KEPEGAWAIAN KEUANGAN PEMBEKALAN PERWAKILAN

Rangkaian perbuatan mengatur
dan mengurus tenaga kerja yang
diperlukan dalam usaha kerja
sama
Rangkaian perbuatan mengelola segi-
segi pembelanjaan dalam usaha kerja
sama
Rangkaian perbuatan
mengadakan, mengatur
pemakaian, mendaftarkan,
memelihara, dan menyingkirkan
segenap perlengkapan yang sudah
tidak perlukan
Rangkaian perbuatan menciptakan
hubungan baik dan berusaha
memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha
kerja sama yang dilakukan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 TUJUAN ADMINISTRASI USAHA
SLIDE 11

1
3
MEMANTAU 2
Agar pemilik usaha bisa MANAJEMEN 4
memantau kegiatan administrasi
perusahaannya
MENGEVALUASI Agar pengelola usaha bisa
merencanakan,
Agar pengelola usaha bisa
mengevaluasi kegiatan yang telah
mengembangkan, serta MENGONTROL
mengorganisasikan usaha Agar pengelola usaha bisa
dilakukan perusahaan
dengan baik mengamankan kegiatan usaha
dan perusahaan
The Power of PowerPoint - thepopp.com
 MANFAAT ADMINISTRASI
SLIDE 12

1 2
MENGETAHUI MENGHINDARI
KEUNTUNGAN KERUGIAN
Dengan melakukan Dengan melakukan
administrasi, dapat diketahui administrasi, dapat diketahui
secara pasti jumlah dengan mudah harga
keuntungan yang diperoleh pembelian suatu persediaan.
Pebisnis juga terhindar dari
kerugian
3 4
SUMBER
DATA UNTUK INVESTOR
INFORMASI DATA
Bisnis yang berkembang akan
Administrasi membantu menarik minat investor untuk
pemilik usaha untuk menanamkan modal dalam
mengetahui presentase rangka ekspansi bisnis. Jika
pertumbuhan bisnisnya, segala sesuatu teradministrasi
untuk melakukan ekspansi dengan baik, penyajian data ke
dan pengembangan usaha calon investor tidak lagi
menjadi sesuatu yang rumit

The Power of PowerPoint - thepopp.com

DOKUMEN ADMINISTRASI:
SURAT UNTUK USAHA
ADMINISTRASI
SLIDE 14
DOKUMEN
Dalam operasional usaha, pasti terdapat surat masuk dan
keluar. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima
oleh suatu usaha yang berasal dari individu atau
organisasi lain. Surat keluar adalah surat-surat yang
dibuat dan dikeluarkan sebuah usaha untuk dikirimkan
kepada pihak lain.

Jumlah surat masuk yang cukup besar dan sering, jika

tidak ditangani dengan baik, tentunya akan dapat
merugikan banyak pihak, khususnya bagi usaha yang
bersangkutan.
Richard Dawson

The Power of PowerPoint - thepopp.com

HAL YANG 1 Ada kemungkinan mengalami kehilangan surat

TERJADI Tata letak yang tidak teratur akan menyebabkan kantor

2
JIKA SURAT
menjadi tidak rapi

TIDAK 3 Tata letak yang tidak beraturan akan menyulitkan

pencarian surat

DIKELOLA Informasi penting dalam surat tidak sampai kepada yang

4
DENGAN
berkepentingan

BAIK 5 Mengganggu operasional usaha lainnya jika surat tidak

ditemukan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

MANFAAT PENANGANAN SURAT
Manfaat yang diperoleh dengan penanganan surat yang baik

1 3
2
RAPI
4
PENEMUAN KEMBALI
Tata letak surat jelas dan
rapi TEPAT Surat yang tersimpan
dengan baik akan lebih
Informasi penting akan
sampai tepat kepada yang
mudah untuk ditemukan MEMUDAHKAN
berkepentingan Memudahkan kegiatan
operasional lainnya

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 FUNGSI SURAT
SLIDE 17

ak tu -
Alat komunikasi secar
a Alat p en g in g at ji k a s ew Alat bukti tertulis yang
tertulis waktu diperlukan sangat autentik

b il an
Dapat menjadi nilai Alat bukti tertulis yang Das ar d alam p en g am
historis sangat autentik
The Power of PowerPoint - thepopp.com keputusan
 MEMBUAT SURAT
Untuk membuat dan menghasilkan surat yang baik, harus memperhatikan hal-hal berikut:

Menggunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standar persuratan (HVS Ukuran A4; swasta, F4;
pemerintah)

Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk surat yang dipilih

Bahasa surat harus dibuat dengan sangat baik, lugas, jelas, padat, tidak bertele-tele sesuai dengan jenis surat

Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk Bahasa Indonesia dan Bahasa inggris dengan
grammer yang baik untuk surat Bahasa inggris

Mengenai jenis surat, macam surat, cara pembuatan surat dan sebagainya akan dipelajari secara mendalam
dalam standar kompetensi melakukan prosedur komunikasi

Identitas pengirim dan penerima harus jelas

The Power of PowerPoint - thepopp.com

JENIS-JENIS SURAT
UNTUK USAHA
MACAM-MACAM SURAT DALAM USAHA
Ada berbagai macam surat yang diterima dalam suatu kantor usaha yaitu:

1 2 3

SURAT PRIBADI SURAT DINAS SURAT NIAGA

isi surat berkaitan dengan masalah
pribadi seperti menanyakan kabar,
pemberitahuan, permintaan,
keperluan pribadi, dan tujuan
komunikasi bersifat pribadi lainnya.
Surat ini ditujukan untuk keperluan
kedinasan baik pemerintah maupun
swasta. Bentuknya berupa
pengumuman, surat ijin, surat tugas,
dan lain sebagainya
Surat yang ditulis untuk keperluan
perdagangan atau bisnis untuk
kepentingan usaha mereka atau
menyampaikan informasi dan berita
terkait perniagaan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 KATEGORI
SLIDE 21
SURAT
SURAT BIASA
Surat yang isinya dapat dilihat oleh pihak lain tanpa
menyebabkan kerugian bagi pihak manapun

SURAT PENTING
Surat yang harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang
sama

SURAT RAHASIA
Surat yang mengandung arsip kecil-kecil yang keterangannya
hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa orang saja

The Power of PowerPoint - thepopp.com

JENIS-JENIS SURAT
Beberapa jenis surat niaga yaitu:
NIAGA
Surat Perkenalan
Surat Penawaran
Surat Permintaan Penawaran
Surat Pesanan
Surat Konfirmasi Pesanan
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat Penolakan Pesanan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 LANJUTAN
Beberapa jenis surat niaga yaitu:

Surat Jawaban Pengaduan

Surat Penagihan

Surat Pengiriman Pembayaran

Surat Penangguhan Pembayaran

Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

The Power of PowerPoint - thepopp.com

DOKUMEN ADMINISTRASI:
LAPORAN UNTUK USAHA
 PENGERTIAN LAPORAN
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi data atau berita baik secara lisan maupun tulisan. Laporan
merupakan pekerjaan administrasi dalam tata usaha karena didalamnya terdapat kegiatan pencatatan
pengumpulan pemeriksaan pengetikan dan pengolahan data.
 FUNGSI LAPORAN
Fungsi laporan sebagai salah satu bagian dari administrasi antara lain sebagai berikut:

1
3
2 5
Bahan
pertanggungjawaban
Alat pengawasan
4
Alat Bahan
menyampaikan Bahan penilaian pengambilan
informasi keputusan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT
LAPORAN
Dalam membuat laporan harus dilakukan sebaik mungkin dengan memperhatikan hal berikut:

1. Laporan dibuat harus jelas dan Cermat

2. Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas
3. Laporan harus melampirkan Berkas berkas yang berkaitan, seperti nota, foto, dan
lain sebagainya
4. Laporan harus tegas dan konsisten
5. Laporan harus langsung mengenai sasaran
6. Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
7. Laporan sebaiknya disertai dengan saran saran
8. Laporan harus dibuat tepat waktu

The Power of PowerPoint - thepopp.com

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT LAPORAN
Berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan dan dilakukan untuk membuat laporan

1 Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan

2 Mengumpulkan bahan, data dan fakta

3 Mengklarifikasi data

4 Mengevaluasi dan mengolah data

5 Membuat kerangka laporan

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 JENIS-JENIS LAPORAN
SLIDE 29
LAPORAN LAPORAN LAPORAN BERDASARKAN
BERDASARKAN WAKTU BERDASARKAN BENTUK PENYAMPAIAN
1. Laporan Berkala Atau 1. Laporan Berbentuk Surat, 1. Laporan Lisan,
Periodik 2. Laporan Berbentuk Naskah 2. Tertulis, Dan
2. Laporan Insidental Dan 3. Visual
3. Laporan Berbentuk Memo

LAPORAN LAPORAN BERDASARKAN

BERDASARKAN SIFAT ISINYA
1. Laporan Biasa Dan 1. Laporan Informatif,
2. Laporan Penting 2. Laporan Rekomendasi,
3. Laporan Analisis Kelayakan, Dan
4. Laporan Pertanggungjawaban

The Power of PowerPoint - thepopp.com

CONTOH LAPORAN
DOKUMEN ADMINISTRASI:
FORMULIR UNTUK USAHA
 PENGERTIAN FORMULIR
Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi
yang bersifat tetap dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap
 MANFAAT FORMULIR
Formulir memiliki berbagai manfaat untuk kegiatan usaha, yaitu:

1
3
2 Adanya
keseragaman 4
Menghemat waktu dan Memudahkan sehingga
tenaga dalam hal dalam mengurangi
penulisan serta penyimpanan dan terjadinya
menghemat biaya dalam pencatatan penyimpangan
hal penggunaan kertas Mengurangi
kegiatan fotokopi
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT
FORMULIR
Dalam membuat Formulir harus dilakukan sebaik mungkin dengan memperhatikan hal berikut:

1. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir Karena tidak semua informasi harus dibuatkan
formulir
3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Formulir dibuat sederhanaKata tersusun dengan rapi, logis, dan praktis
5. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
6. Harus ada judul formulir
7. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
8. Cantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
9. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara
matang
 JENIS-JENIS FORMULIR UNTUK USAHA
SLIDE 35

FORMULIR INTERNAL
Formulir internal digunakan di dalam lingkungan
usaha. Formulir akan berbeda antara satu usaha FORMULIR EKSTERNAL
dengan usaha lainnya, baik dalam format maupun
kebutuhan tergantung dari kebutuhan menurut Formulir eksternal adalah formulir yang dibutuhkan
bidang usahanya masing-masing. oleh usaha tetapi berasal dari lingkungan usaha
Contoh: lainnya. Formulir eksternal juga beragam jenis dan
kebutuhannya bergantung pada bidang usaha masing-
1. Formulir biodata karyawan
masing.
2. Formulir penerimaan upah atau gaji
Contoh:
3. Formulir checklist
1. Formulir isian Bank
4. Formulir pemesanan
2. Formulir SPT pajak
3. Formulir pendaftaran izin usaha
4. Formulir pengajuan kredit usaha
The Power of PowerPoint - thepopp.com
CONTOH FORMULIR
DOKUMEN ADMINISTRASI:
CATATAN TERTULIS DAN ARSIP
UNTUK USAHA
 Hasil pencatatan hal-hal penting yang
dibutuhkan untuk usaha. Catatan
dilakukan walaupun hanya
menggunakan kertas yang kecil. Hal

CATATAN demikian biasanya dilakukan untuk

mencatat keterangan bersifat sementara
saja sedangkan untuk yang bersifat tetap

TERTULIS harus dibuat secara rapi menggunakan

sarana yang lebih baik. Bentuk produk
atau hasil pekerjaan administrasi selain
formulir dan surat, antara lain dapat
berupa tabel, peta grafik, gambar buku
atau paper
 ARSIP
Produk dari kegiatan penyimpanan dokumen
Arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan pekerjaan bagian administrasi. Arsip
merupakan data atau catatan berupa tulisan baik yang tercetak maupun terekam tentang informasi
yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu
sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
Data atau catatan tersebut dapat dituangkan dalam bentuk yang beragam Seperti surat formulir,
dan laporan. Semua bentuk hasil kegiatan kantor tertentu harus disimpan agar semuanya tetap
dalam keadaan baik dan terpelihara sehingga informasi yang ada di dalamnya dapat terjaga
kelestariannya.

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 CARA-CARASLIDE
PENGARSIPAN
40

Dalam sistem 1 SISTEM ABJAD

pengarsipan ada
lima macam cara 2 SISTEM PERIHAL

pengaturan atau
3 SISTEM NOMOR
teknik
penyimpanan 4 SISTEM GEOGRAFIS

arsip secara logis

dan sistematis 5 SISTEM TANGGAL

The Power of PowerPoint - thepopp.com

 MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS
ELEKTRONIK

1 3
1 3
Memudahkan seluruh staf Menyediakan sistem
administrasi dalam pengelolaan pengarsipan terpadu sehingga
surat di seluruh bagian institusi memudahkan penelusuran surat
sehingga menjamin tertib atau tracking dan monitoring
administrasi
ELEKTRONIK
2 4
Menyediakan akses dengan Memberikan fasilitas dalam

2 4
cepat bagi semua pejabat dan pembuatan laporan pengelolaan
staf yang akan mengirim surat
ataupun merespon surat yang
ditujukan kepadanya

The Power of PowerPoint - thepopp.com

RANGKUMAN
Thank You! 
Any Questions?

PRODUK KREATIF DAN KEWIRAUSAHAAN

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN
SMK MUHAMMADIYAH 1 KOTA TANGERANG