PENYUSUNAN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
2
3
4
 Definisi SOP Administrasi
Pemerintahan

SOP Administrasi Administrasi Pemerintahan

Pemerintahan adalah SOP adalah pengelolaan proses
dari berbagai proses pelaksanaan tugas dan
penyelenggaraan fungsi pemerintahan yang
administrasi pemerintahan dijalankan oleh organisasi
yang sesuai dengan pemerintah.
peraturan perundang-
undangan yang berlaku
5
 SOP BERDASARKAN
Tugas-Fungsi

SOP mencerminkan jenis Struktur Umum Tugas dan Fungsi

Instansi Pemerintah :
Kegiatan tertentu - Tugas dan Fungsi Perencanaan
(Pelayanan, Rutin dan (Rutin)
Penugasan) dari tugas dan - Tugas dan Fungsi (Rutin dan
Pelayanan Pelaksanaan
fungsi yang dimiliki - Tugas dan Fungsi Monitoring,
instansi pemerintah. Evaluasi & Pelaporan (Rutin)
- Tugas dan Fungsi Penugasan
Lainnya (Penugasan) 6
7
 Manfaat SOP-AP

Level
• Standarisasi metode Organisasi • Penelusuran
• Mengurangi human error kesalahan prosedural
• • Akuntabilitas pelaksanaan
Efisiensi & efektif tugas
tugas
• Menjamin konsistensi
• Kemandirian pegawai • Standar kinerja yang konkrit pelayanan masyarakat
• Melindungi pegawai dari • Jaminan penyelenggaraan
tuntutan hukum pemerintahan
• Informasi kualifikasi
kompetensi pegawai Level
Level Individu
Masyarakat

8
9
Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP
Berorientasi Kepatuhan
Keterukuran
pada pengguna Hukum

Kepastian
Dinamis Keselarasan
Hukum

Kemudahan Efisiensi dan

dan kejelasan efektivitas
10
 P E TA B ISNIS P R O S E S
P E TA H U B U N G A N

R E L AT I O N S H I P M A P
P E TA BISNIS P ROS E S KEMENTERIAN LUAR NEGERI
KEMENTERIAN LUAR NEGERI R eko men d asi
K ebijakan Pe m b u k a a n K an tor Per wak ilan
P e m b u k a a n K a n to r P e r w a k i la n
N e g a r a A s in g / O I
D a sar H u ku m
N e g a r a A s in g / O I
La y a n a n k e k o n s u l e r a n
M O FA - 0 1 Pen gelo laan In s tr u men H u k u m d a n M O F A -0 5
M O FA - 0 2 Pen gelo laan D ip lo masi d a n K er jasama M O FA- 0 3 Per u mu san K ebijakan Luar Neger i M O F A - 0 4 La y an an K eko n s u l era n d a n
Per jan ji a n In ter n a si o n al Per lin d u n gan W N I/ B H I L a y a n a n K e p r o t o k o l a n , F a s i l i t a s D i p l o m a ti k
Internasional
d a n K e a m a n a n D i p l o m a ti k
D itjen H u k u m d an A ll D i r ek t o r at A ll P u sa t / S e t A ll D i r ek t o r at D i r e k to r at
A ll S a t k e r D i rek to rat D i t je n P r o t o ko l
Pe r j a n j i a n R egi o n a l BPPK M u lt ilat e ra l P e rja n jian D i t je n P r o t o ko l
K e rja sa m a T e k n i k d an K o n s u ler A l l Pe r w a k i l a n R I
Inter nasioanal E k o n o m i , S o sia l d an K o n s u ler
A ll D i rek to rat A ll D i r ek t o r at A ll D i rek to rat d an B u d ay a
Rekom en d asi A ll D i rek to rat D i rek to rat
Kebijak an
A ll S e td it jen A l l Pe r w a k i l a n R I K e rja sa m a A S E A N R egi o n a l K e rja sa m a A S E A N D i r e k to r at
La y a n a n d ip lo m a s i/ p e r ja n ji a n K er jasa ma P e rl i n d u n g an F a si li tas A ll S a t k e r
D i p l o m as i P u b l i k W N I d an B H I A l l Pe r w a k i l a n R I
D a s a r H uk u m A ll D i r ek t o r at D i p l o m at i k
D u k u n g a n p e r j a n j ia n / d ip lo m a s i
P e r a tu r a n p e ru n d a n g a n M u lt ilat e ra l
A l l Pe r w a k i l a n R I A ll D i r ek t o r at D i r e k to r at
D i r e k to r at H u k u m
D ok ume nt a s i R egi o n a l K e am an an
SBP S BP SBP SBP
S BP D i t je n H u k u m d an D i p l o m at i k
Pe r j a n j i a n S etd i tjen
M OFA-0 1 M OFA-0 3 I n f o r m a s i & p u b li k a s i
MO FA -0 5 Inter nasion al M u lt ir ate r al
M OFA-0 2 M OFA-0 4
K E M E N T E R IA N / PENGELOLAAN INSTR UM EN PER U M U SAN LA Y A N A N K EP R O T O KO L A N ,
PENGELOLAAN DIPLOMASI & LAYA N A N K E K O N S U LE R A N
LEMBAGA H U K U M D A N PER JANJ I AN K E B IJA K A N L U A R FA S I L I TA S D I P L O M A T I K D A N
K E M E N T E R IA N / D a ta d a n In f o r m a s i
Pen gelo laan
KER JA S A M A I NTER NASI ONAL DAN PERLINDUNGAN WNI/BHI K E A M A N A N D IP LO M ATIK Du k u n g a n p ro to ko l B ah an M a su k an Pe r atu r an
INTER NASIONAL NEGERI LEMBAGA
Per u mu san
I n f o r m a s i s p e s if ik D o k u m e nta si
P e n g e lo la a n A rs i p M a t e r i P u b li k a s i
B a h a n M a s u ka n
P e r u m u s a nB a h a n D i s e mP in asi,
I nfor ma s i & e n g e l o l a a n A r s i p M O FA - 0 6 Pen gelo laan K omu n ikas i d a n M O F A - 0 7 Pel ay a n a n In fo r masi d a n M e d i a M O F A - 0 8 Pen g el o l a an L a y a n a n H u k u m , A d ministrasi d a n
Publ i k a si In f o r m a s i
S is t e m In f o r m a s i M a n a j e m e n Saran a P rasaran a
s p e s i fi k
Pengelol aan
P e n g e lo la a n Per atur an D i rek to rat U n it L ay a n an
S e k re t ar iat B P P K D i r e k to r at H u k u m
K e pu t usa n
D a s a r H uk u m P r ose s U ta m a
P u sa t K o m u n i k as i A ll S a t k e r In f o r m as i d a n P e n ga d a an
D u k u n g a n K e p r o t o k o la n
D uk u ng a n k e ko n sul e r a n M ed ia In f o r m a s i S u ra t
P e r m i n t a a n in fo r m a s i B a h a n D i s e m i n a s i, B ir o A d m i n i str as i
D i r e k to r at A ll S a t k e r B ir o K e p eg a w a ian Per mo h on an
M en ter i

2
In f A l l Pe r w a k i l a n R I I n f o r m a s i & P u b l ik a s i B ir o A d m i n i str as i
o r m a si K e am an an
D i p l o m at i k M en ter i
D a ta d a n I n fo rm a s i A l l Pe r w a k i l a n R I B ir o A d m i n i str as i D i r e k to r at
M a t e r i P u b l ik a s i
D i rek to rat K e m e n te r ian d an K e am an an
D i p l o m as i P u b l i k Pe r w a k i l a n D i p l o m a ti k
S BP
S u ra t P e r m o h o n a n Website
SBP S BP

B ir o P e rle n gk a p an A ll S a t k e r
M O F A -0 6 M O F A -0 8 P usd iklat
M OFA-0 7 P E R W A K ILA N A S I N G
PENGELOLAAN KOMUNIKASI P E N G E L O L A A N L AYA N A N H U K U M ,
W e b s it e P E L A YA N A N I N F O R M A S I D A N K epustakaan
P E R W A K ILA N A S I N G DA N SISTEM I NF OR M ASI A D M I N I S T R A S I D A DNa s aSr HAu kRu mA N A A p li k a s i K in e r j a & A ll S e td it jen A l l Pe r w a k i l a n R I
M EDIA A nggaran
MANAJEMEN PRASARANA
B ir o K e u an ga n
A pl ik asi Kiner ja &
A n g ga ra n
P e n g e lo la a n
M e d e p uaiK N il a i S is a & Le la n g
P e r m int a a n
dstgiaktai aanl K e p utu sa n
Infor m a si D a sar H u ku m Nilai Sisa & Lela n g
M e d i a d i g it a l
P e r m i n t a a n in fo r m a s i Pr oses P end uk un g P e n ge sa h a n P e r a tur a n Dasar H u k u m
D a sar H u ku m Per u n d an g-u n d an gan
A pl ik asi
Kepeg a wa ia Pneng elol a an P e n g e s a h a n P e ra t u ra n
K e pu t usa n M O F A - 0 9 P e n g e lo la a n S D M M O FA - 1 2 Pen in gk atan Sistem M a n a j e m e n
Pe r unda ng -unda ng a n P e n y e l e s a ia n k a s u s W N I / B H I M O F A - 1 0 Pen g el o la an K in er ja d a n A n g g a r a n M O F A - 1 1 Pen a taa n O rganisasi
D a s a r H uk u m d an Pengawasan

B ir o K e p eg a w a ian A ll S a t k e r B i r o P e re n c a n a a n A l l In s p e k t o ra t
B ir o P e re n ca n aa n
D a sar H u ku m A ll S a t k e r
d an O rga n i s a s i A ll S a t k e r W i l a y a h
A p li k a s i A ll S a t k e r d a n O r g a n i s a s i
A ll In sp e k t o ra t
S BP SBP S BP S BP P u sd i k l a t
P e r lin d u n g a n W N I/B H I W ilayah K e p e g a w a ia n B ir o K e u an ga n A l l Pe r w a k i l a n R I B ir o P e re n ca n aa n
Al l
d an O rga n i s a s i
M OFA-1 2 Biro Kepegawai an A l l Pe r w a k i l a n R I Per w ak i l an R I
M OFA-1 0 M OFA-1 1 A ll S e td it jen A l l Pe r w a k i l a n R I
M OFA-0 9 PENG ELOLAAN SISTEM B ir o A d m i n i str as i B ir o K e u an ga n
D a s a r H uk u m P E N G E L O L A A N K IN E R JA P E N A TA A N O R G A N ISA S I K e m e n te r ian d an
MASYARAKAT PEN G ELOLAAN SDM P E N G E N D A L IA N &
DAN ANGGAR AN D A N B IS N IS B ir o P e re n ca n aa n Pe r w a k i l a n
PENGAWASAN MASYARAKAT d an O rga n i s a s i
PR OSES
R e v ie w

A dmi ni st ra si
P e n e ta p a n A t a s e

Pr oses S u m b erda y a

3
Pen gelo laan R eview
K e p utu sa n A d ministrasi

1
P e n e ta p a n A ta s e

P E TA S U B P R O S E S P E TA L I N TA S F U N G S I

5
S TA N D A R O P E R A S I O N A L P R O S E D U R (SOP) M I K R O S TA N D A R O P E R A S I O N A L P R O S E D U R (SOP) M A K R O

6
nti_ccg Cognoscenti Consulting Group
www.ccg.co.id @cognosce
12
13
 Siklus Penyusunan SOP-AP

PENILAIAN INTEGRASI
PERSIAPAN PENGEMBANGAN MONITORING
KEBUTUHAN MANAJEMEN

1. Tim SOP 1. Planning 1. Data colleting 1. Rencana 1. Monitor-ing

2. Diklat SOP 2. Analisis 2. Analisis & penerapan 2. Evaluasi
3. Sosialisasi kebutuhan pemilihan 2. Sosialisasi
3. Daftar SOP alternatif 3. Distribusi &
4. Dokumen 3. Tulis SOP akses
penilaian 4. Uji & review 4. Pelatihan
kebutuhan SOP 5. Pengesahan SOP pemahaman

14
15
16
 Tahapan Penyusunan SOP-AP
Step 1
Identifikasi Judul SOP dari tugas
pokok & fungsi
“Berdasarkan dokumen tupoksi
atau urtug, identifikasi jumlah
dan judul SOP AP yg
dilaksanakan oleh tiap jabatan
di SKPD”
Step 2
Identifikasi Kegiatan
“Lakukan identifikasi mulai dari
jenis kegiatan,
penanggungjawab, scope, 3
kegiatan kunci (utama, awal, &
akhir). Kemudian breakdown
menjadi tahapan kegiatan yang
harus dilalui.”
Step 3
Penulisan SOP
“Tuliskan ke dalam format SOP
yang telah dibakukan. Termasuk
di dalamnya adalah Identitas
SOP, flowchart, & mutu baku.”
17
 STEP 1
Identifikasi Judul SOP dari
Nama Satker :
tugas pokok & fungsi
Nama Jabatan :

Sub Fungsi
Tugas Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
Di isi dengan tugas Di isi dengan fungsi Di isi dengan Sub- Di isi dengan Di isi dengan Aspek Di isi judul SOP
berdasarkan berdasarkan Fungsi (Kegiatan) Output yang yang terkait yang terdiri dari
peraturan yang ada peraturan yang ada yang merupakan dihasilkan dari dengan yang unsur Output dan
bagian dari Fungsi Fungsi/Sub-Fungsi bersangkutan. Aspek serta
yang ada. Nantinya yang ada. Dapat Biasanya berupa keterangan bila
output bisa lebih dari satu. fungsi manajemen, diperlukan,
diidentifikasi dari misal: penyusunan, Misalnya: SOP
adanya kegiatan pelaksanaan, Penyusunan
evaluasi, Laporan
pelaporan, Konsinyering di
publikasi, Asdep
distribusi. Pengembangan
Sistem dan
Prosedur
Pemerintahan

18
 STEP 1
Identifikasi Judul SOP dari
tugas pokok & fungsi

19
 STEP 2
Identifikasi Kegiatan

A. Data Kegiatan

1. Judul SOP ISIKAN DENGAN JUDUL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

2. Jenis Kegiatan PILIH DI ANTARA KEGIATAN RUTIN, PELAYANAN, ATAU PENUGASAN

3. Penanggung Jawab

a. Kegiatan MERUPAKAN PEMIMPIN UNTUK TINGKAT SCOPE SOP

b. Produk MERUPAKAN PENANGGUNG JAWAB SUBSTANTIF KEGIATAN

4. Scope PADA TINGKAT APA SOP INI DIJALANKAN

20
 STEP 2
Identifikasi Kegiatan
B. Identifikasi Kegiatan

1. Judul Kegiatan ISIKAN DENGAN JUDUL SOP

APA LANGKAH PERTAMA YG HARUS DILAKUKAN DGN MENGACU PADA JENIS

2. Langkah Awal KEGIATAN

3. Langkah Utama MERUPAKAN INTI DARI KEGIATAN SOP INI

4. Langkah Akhir APA LANGKAH PENUTUP SOP INI, DGN MENGACU PADA JENIS KEGIATAN

C. Identifikasi Langkah

1. Langkah Awal ISIKAN SAMA DGN BAGIAN B: NOMOR 2. BISA DI-BREAKDOWN LAGI, BILA PERLU

MERUPAKAN BREAKDOWN DARI INTI KEGIATAN SEHINGGA MENJADI ‘CERITA’

2. Langkah Utama UTUH

3. Langkah Akhir ISIKAN SAMA DGN BAGIAN B: NOMOR 4. TIDAK BISA DI-BREAKDOWN LAGI
 Contoh
LEMBAR
KERJA
IDENTIFIKASI
KEGIATAN

22
 STEP 3 : Penulisan SOP
No. SOP NOMOR PROSEDUR SESUAI TND
Tgl. Pembuatan TANGGAL PERTAMA KALI SOP INI DIBUAT
Tgl. Revisi TANGGAL (RENCANA) SOP DIREVISI
DI ISI DENGAN LOGO K/L BESERTA NAMA SATKER Tgl. Efektif TANGGAL MULAI DIBERLAKUKAN
TEMPAT AKTIVITAS TERSEBUT DISELENGGARAKAN PENGESAHAN OLEH PENANGGUNG JAWAB PRODUK:
NAMA, NIP, TTD, STEMPEL
Disahkan
Oleh

DI ISI DGN NAMA UNIT KERJA TEMPAT AKTIVITAS TSB DISELENGGARAKAN Nama SOP NAMA PROSEDUR YANG DI-SOP-KAN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

DI ISI DASAR HUKUM YANG TERKAIT PENJELASAN TENTANG KUALIFIKASI UMUM YANG DIBUTUHKAN

Keterkaitan SOP Peralatan / Perlengkapan

SOP MAKRO, MIKRO, PARSIAL YANG TERKAIT PENJELASAN MENGENAI DAFTAR PERALATAN & PERLENGKAPAN YANG
DIBUTUHKAN

Peringatan Pencatatan & Pendataan

PENJELASAN MENGENAI KEMUNGKINAN YG TERJADI BILA PROSEDUR MEMBUAT EVALUASI PELAKSANAAN SOP
DILAKSANAKAN (ATAU TIDAK DILAKSANAKAN)

23
24
 Contoh Penulisan SOP
No. SOP : 556/PL.1/2012
Tgl. Pembuatan : 6/05/2013
Tgl. Revisi : Mei 2015 (direncanakan)
Tgl. Efektif : 8/11/2013
Pemerintah Kota Tasikmalaya Disahkan Sekretaris Daerah,
Sekretaris Daerah Oleh Cap Ttd
Bagian Tata Usaha
Drs. Arman Maulana, M.Si.
NIP. 1966021918660041001

Sub Bagian Kepegawaian Nama SOP : Pembuatan Surat Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2011 yang berisi perubahan 1. Memahami prosedur di bidang kepegawaian khususnya Kenaikan Gaji
Ketigabelas atas PP Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS Berkala (KGB)
2. Menguasai pengoperasian computer
3. Memahami peraturan terkait kepegawaian khususnya Kenaikan Gaji
Berkala (KGB)
Keterkaitan SOP Peralatan / Perlengkapan
1. SOP Pengelolaan Kesejahteraan PNS 1. Formulir Isian KGB
2. SOP Pemrosesan Gaji Pegawai 2. Lemari Arsip
3. SOP Pengarsipan Dokumen
Peringatan Pencatatan & Pendataan
Jika SOP ini tidak dilaksanakan akan berdampak pada terlambatnya (Tuliskan hambatan, penyimpangan, atau usulan perubahan SOP pada kolom
pembuatan Surat Kenaikan gaji berkala dan terhambatnya proses di bawah ini)
pengurusan kenaikan gaji berkala
25
 STEP 3 : Penulisan SOP

MERUPAKAN ALAT KENDALI MUTU SEHINGGA

PRODUK AKHIRNYA BENAR-BENAR MEMENUHI
KUALITAS YG DIHARAPKAN

Pelaksana Mutu Baku

No Kegiatan Keterangan
JABATAN JABATAN JABATAN JABATAN Kelengkapan Waktu Output

LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN KELENGKAPAN WAKTU YG OUTPUT ISI DENGAN SOP MAKRO/

SECARA TERINCI DAN SISTEMATIS YG MENJADI DIPERLUKAN DARI TIAP- MIKRO YG TERKAIT,
SEHINGGA MEMBENTUK ‘CERITA” INPUT DARI UNTUK TIAP PERSYARATAN (MISAL PADA
DARI PROSEDUR YG MASING- MENYELESAI AKTIVITAS PELAYANAN), DLL.
DISTANDARKAN FORMAT KALIMAT MASING KAN TIAP (BILA ADA)
AKTIF, SPOK KEGIATAN. AKTIVITAS.
BISA JUGA DI BISA DALAM
ISI SATUAN
PIHAK-PIHAK YG PERSYARATAN TAHUN,
TERLIBAT DALAM BULAN,
TIAP KEGIATAN. HARI, JAM.
TIDAK DIURUTKAN TAPI
BERDASAR ESELON TAMBAHKA
N
KONVERSINY
A DALAM
MENIT

26
27
 Simbol Flowchart
TERMINATOR / KAPSUL

Mulai
DIGUNAKAN UNTUK SIMBOL
“MULAI” DAN “SELESAI” DALAM
SOP. PEMAKAIANNYA
LANGSUNG PADA KEGIATAN
PERTAMA ATAU LANGKAH AWAL
DAN PADA KEGIATAN TERAKHIR
Selesai ATAU LANGKAH AKHIR

28
 Simbol Flowchart
KOTAK / PROCESS

DIGUNAKAN JIKA KEGIATAN PADA SOP DIGUNAKAN JIKA KEGIATAN PADA

MERUPAKAN SUATU PROSES ATAU
EKSEKUSI.
MENGGANTIKAN KEGIATAN
PENGARSIPAN, PENGGANDAAN, ARSIP
MANUAL, FILE, DLL
SOP MERUPAKAN SUATU PROSES
YANG SERENTAK DILAKUKAN OLEH
BEBERAPA PELAKSANA

29
 Simbol Flowchart
DECISION / BELAH KETUPAT

DIGUNAKAN JIKA
KEGIATAN PADA SOP
MERUPAKAN
PENGAMBILAN
KEPUTUSAN

Ya Ya Ya

Tidak

30
Simbol Flowchart
OFF-PAGE CONNECTOR /
SEGILIMA
DIGUNAKAN UNTUK
MENANDAKAN
Penyambung
PERPINDAHAN
di awal
KEGIATAN KE HALAMAN
halaman
BERIKUTNYA

Penyambung
di akhir
halaman
31
 Simbol Flowchart
ARAH PANAH / ARROW

DIGUNAKAN UNTUK
MENDESKRIPSIKAN ARAH KEGIATAN 32
33
34
35
 Standar Operasional Prosedur
SOP
Output SESPIM POLRI
Penyusunan
SOP AP
2022

JLN. MARIBAYA NO. 53 LEMBANG-

BANDUNG
36
 NEGERI INI NAMANYA INDONESIA
PULAU BELAJAR MENYAMBUNG LAUTAN
CUKUP SEKIAN PRESENTASI SAYA
KALAU KELEBIHAN MOHON DIMAAFKAN

DARI KEDAH KE PEKANSARI

BELI SUASA DI KOTA TINGGI
SELESAI SUDAH TUGAS DIBERI
CUKUP SEKIAN DAN TERIMA KASIH

37
TEMPLATE LATIHAN

38
 STEP 1
Identifikasi Judul SOP dari
Nama Satker :
tugas pokok & fungsi
Nama Jabatan :

Sub Fungsi
Tugas Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
.

39
 STEP 2
Identifikasi Kegiatan

A. Data Kegiatan

1. Judul SOP

2. Jenis Kegiatan

3. Penanggung Jawab

a. Kegiatan

b. Produk

4. Scope

40
 STEP 2
IDENTIFIKASI KEGIATAN

B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

1. JUDUL KEGIATAN

2. LANGKAH AWAL

3. LANGKAH UTAMA

4. LANGKAH AKHIR

C. IDENTIFIKASI LANGKAH

1. LANGKAH AWAL

2. LANGKAH UTAMA 3

3. Langkah Akhir
 STEP 3 : Penulisan SOP
No. SOP
Tgl. Pembuatan
Tgl. Revisi
DI ISI DENGAN LOGO K/L BESERTA NAMA SATKER Tgl. Efektif
TEMPAT AKTIVITAS TERSEBUT DISELENGGARAKAN
Disahkan
Oleh

DI ISI DGN NAMA UNIT KERJA TEMPAT AKTIVITAS TSB DISELENGGARAKAN Nama SOP

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Keterkaitan SOP Peralatan / Perlengkapan

Peringatan Pencatatan & Pendataan

42
 STEP 3 : Penulisan SOP

Pelaksana Mutu Baku

No Kegiatan Keterangan
JABATAN JABATAN JABATAN JABATAN Kelengkapan Waktu Output

43