1

BAB I PENDAHULUAN

I.1

Latar Belakang Masalah Dalam suatu perusahaan industri maupun perusahaan jasa kerap di

jumpai sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Walaupun kelompok itu hanya terdiri dari dua oramg atau lebih maka kita dapatkan dasar psikis dari pada suatu organisasi beserta prinsip yang harus melandai setiap usaha kerja sama. Struktur organisasi merupakan suatu ciri dari suatu organisasi yang berfungsi untuk membedakan dan mengendalikan semua departemen atau semua bagian yang ada. Setiap bagian mempunyai tugas tertentu yang saling berkaitan dan terpadu, masing-masing mengetahui tugas dan tanggung jawab yang telah ditentukan oleh manajemen. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengetahui kemudian menganalisa pelaksanaan manajemen PT.LEA SANENT yang telah diterapkan dan dilaksanakan dalam kegiatan perusahaan agar tercapai tujuan yang diharapkan. I.2 Pokok Permasalahan Di dalam suatu organisasi sekelompok orang yang bekerjasama dalam suatu perusahaan membutuhkan struktur organisasi untuk mewujudkan tujuan organisasi dan diperlukan pembentukan struktur yang optimal, yang akan mengarahkannya pada tercapainya tujuan tersebut.

2 Pokok permasalahan pada penulisan ini adalah struktur organisasi yang telah diterapkan oleh PT.LEA SANENT dan apakah kinerja organisasi tersebut

telah dapat memenuhi tujuan-tujuan uang ingin dicapai perusahaan, I.3 Pentingnya Permasalahan Di dalam suatu strukutur organisasi pembagian kerja dan wewenang dapat di lihat atau melalui Job Description dan oleh karena itulah Job Description tersebut harus sangat diperhatikan, karena dari uraian kerja tersebut dapat diketahui tanggung jawab dan wewenang apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan, serta harus bertanggung jawab kepada siapa setelah pekerjaan tersebut dilakukan. Struktur organisasi juga dapat mempengaruhi perilaku dan fungsi kelompok dalam perusahaan, namun hal ini tetap tergantung pada bentuk khusus dari setiap departemen dan pekerjaaan, kelompok-kelompok itu dapat mempunyai ikatan lebih erat atau renggang, lebih komunikatif atau tidak. I.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian adalah : Untuk mengetahui kegiatan perusahaan dalam menjalankan manajemen perusahaan yang dapat di analisa dari sumber daya manusia dalam penyusunan, penerapan serta pelaksanaan struktur organisasi. Untuk mengetahui apakah penerapan dari struktur organisasi tersebut telah sesuai dengan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan dan menganalisa sifatsifat yang ada dalam struktur organisasi tersebut.

3 I.5 Pembatasan Masalah Agar permasalahan yang akan dibahas tidak terlalu luas, maka penulis perlu membatasinya. Ruang lingkup yang akan di bahas adalah penyusunan stuktur organisasi secara umum dan secara khususnya pada Divisi Personalia dan Umum. Selain itu juga dibahas tentang tata cara perekrutan karyawan yang di lakukan oleh Divisi Personalia dan Umum yang sesuai dengan Job Description yang telah dibuat sejak tahun 1995. Diharapkan dengan memfokuskan pemasalahan pada struktur

organisasi diharapkan akan diperoleh hasil yang lebih optimal dan memuaskan. I.6 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan memahami isi laporan kerja praketek ini, maka disusun sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Berisi tentang latar belakang pernasalahan, pokok permasalahan, pentingnya permasalahan, tujuan penulisan, pembatasan masalah, serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI

Berisi tentang teori-teori yang digunakan dalam memecahhkan permasalahan. BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Berisikan tentang langkah-langkah yang dilakukan dalam memecahkan maslah dari pertama menentukan tujuan dari pengamatan sampai dengan memperoleh kesimpulan dari hasil permasalahan yang didapat.

4 BAB IV PENGIMPULAN DATA DAN PEMBAHASAN

Membahas tentang kondisi struktur organisasi yang ada pada saat ini didalam perusahaan yang bersangkutan. Dan juga berisikan tentang analisa dari data-data yang didapt tentang strukutur organisasi dan peranan yang telah diterapkan PT. LEA SANENT secara umum dan divisi Personalia dan umum secara khusus. BAB V KESIMPULAN

Berisikan tentang kesimpulan yang dapat di tarik dari hasil analisa dan pembahasan terhadap pengumpulan data.

5 BAB II LANDASAN TEORI

II.1.

Stuktur oganisasi Struktur organisasi adalah kerangka yang di gambarkan hubungan antara

fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi, dimana suatu oganisasi merupakan sekumpulan dari beberapa orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama. Sedangkan untuk melaksanakan tujuan tersebut agar tercapainya suatu kondisi yang efektif perlu dilaksanakan fungsi dari organisasi tersebut, fungsi organisasi tersebut digambarkan melalui suatu bagan atau kerangka yang disebut dengan struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokkan dan sering digambarkan dengan suatu bagian organisasi. Proses berkenaan dengan aktivitas yang memberikan kehidupan pada skema oganisasi tersebut. Sedangkan organisasi itu sendiri mempunyai arti sebagai alat rasional yang di bentuk untuk mencapai sasaran. Sasaran-sasaran organisasi perusahaan adalah sebagai berikut : Sasaran primer, sasaran primer terdiri dari tiga hal yaitu : Menciptakan dan mendistribusikan suatu produk atau jasa. Memuaskan sasaran perorangan anggota-anggota seperti

keuntungan bagi para pemilik, gaji dan imbalan lain bagi para eksekutif, upah dan imbalan lain bagi para karyawan dan kepuasan jiwa bagi semua

6 termasuk kebanggaan dalam bekerja, rasa aman, penghargaan dan rasa terima kasih. Memenuhi kewajiban-kewajiban masyarakat dan sosial , seperti

perlindungan dan peningkatan sumber daya fisik dalam masyarakat. Sasaran sekunder, sasaran sekunder terdiri dari dua hal yaitu : Kehematan operasi dalam memenuhi sasaran primer. Keefektifan operasi dalam memenuhi sasaran pimer.

Azas dasar organisasi adalah span of control (rentang kendali) yaitu batas jumlah orang dan fungsi yang dapat di awasi oleh satu orang denga efektif. Azas rentang kendali batasnya adalah jumlah fungsi dari personalia yang dapat di awasi oleh satu orang dengan efektif akan tergantung pada faktor-faktor : Kemampuan orang tersebut Kemampuan para bawahannya Kompleksitas fungsi yang dilaksanakan Keamanan fungsi itu satu sama lain Tingkat stabilitas keadaan Tingkat dimana penugasan-penugasan kerja yang terpisah

itu saling berkaitan. Denagn kata lain semakin besar tingkat kompleksitas fungsionalnya makin sedikit fungsi yang dapat di awasi dengan efektif dan semakin besar tingkat ketidaksamaan fungsinya, makin sedikit fungsi yang dapat dikendalikan secara efektif. Penelitian menunjukkan bahwa manusia merasa lebih puas dalam organisasi yang Datar (flat) dengan rentang kendali yang besar. Organisasi yang tinggi

7 dengan jumlah penyelia yang banyak memberikan lebih sedikit kesempatan untuk mengundang perilaku yang bercirikan kebebasan, kemerdekaan dan kecakapan pribadi.Mereka yang berada dalm organisasi yang datar mempunyai mempunyai tingkat efisiensi yang tinggi. Para manajer tradisional cenderung untuk lebih efektif menyukai rentang kendali yang lebih kecil, yang memungkinkan tingkat pengendalian yang lebih tinggi atas komunikasi dan operasi. Namum para ahli psikologi dan sosiologi menyukai rentang kendali yang lebih besar yang memberikan tingkat kebebasan yang lebih besar bagi bawahan, yang jelas dan tidak ada rumus yang valid yang menunjukkan rentang kendali yang secara teoritis sempurna untuk setiap keadaan. II.2. Seleksi Penerimaan Karyawan Seleksi adalah kegiatan perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat. Dalam melakukan seleksi ini harus pula ditunjang oleh analisa jabatan saling tergantung dengan yang lain. Dengan melakukan analisa jabatan terlebih dahulu maka perusahaan akan dapat menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar, sehingga dalam melakukan seleksi tidak semua hal harus diseleksi, tetapi tergantung dari apa yang di syaratkan dalam analisa jabatan. Pada umumnya masing-masing perusahaan mempunyai metode tersendiri dalam melakukan seleksi, tetapi pada dasarnya mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk mndapatkan tenaga keja yang baik. Biasanya metode yang dipakai adalah seleksi gabungan, dalam seleksi gabungan hal-hal yang di seleksi adalah surat lamaran, surat keterangan, formulir,penelitian, test keterampilan dan pengetahuan, test kesehatan, test psikologi,wawancara dan lain-lain. II.3. Panduan Penilaian Jabatan Manual (Job Evaluation Manual)

8 Pansuan penilaian jabatan manual (Job Evaluation Manual) sebagai bagian pokok dari setiap sitem penilaian jabatan. Posedur perancangannya serta penanganannya harus diserahkan kepada tenaga ahli yang berpengalaman luas dalam kegiatan manajemen serta mengenal medan kegiatan usaha yang bersangkutan. Untuk keperluan organisasi yang besar dan terpadu (Integrated Multi System) dapat dirancang dengan susunan sebagai berikut : Pengetahuan dan keahlian (pendidikan) Untuk menentukan bobot jabatan dari segi pengetahuan, maka kriterianya adalah dari segi pendidikan formal yang dipersyaratkan menurut kategori : SD (Sekolah Dasar) tamat dan berizasah untuk dibagian Cleaning Service. SLTP (Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama) untuk bagian Cleaning Service. SLTA (Sekolah Lanjutan Tingkat Atas) untuk bagian Operator. Program Diploma D1, D2, D3 untuk tingkat Supervisor. Sarjana S1, S2, S3 Untuk tingkat Manajer.

Faktor pengalaman kerja Dipergunakan untuk mengukur dan menentukan nilai jabatan dengan perkiraan lamanya waktu di perlukan bagi pemegang jabatan sebelumnya untuk memungkinkannya menserna setiap tugas dan kewajiban sehingga menghasilkan produk sesuai standard, Faktor pengalaman pekerjaaan meliputi

9 baik waktu bekerja dalam bidang yang sama sebelumnya maupun jnis kursus yang secara nyata harus telah di ikuti oleh calon pemegang jabatan.

Kemampuan Mental (Mental Ability & Demand) Pada umumnya segi kemampuan mental berbeda-beda antara satu jabatan terhadap lainnya bergantung pada design dari jabatan itu sendiri.

10

BAB III METODELOGI PENELITIAN

Dalam pembahasan masalah di perlukan langkah-langkh pemecahan agar hasil yng diperoleh sesuai dengan harapan. Pada lapoan kerja paktek ini membahas tentang penerapan stuktur organisasi serta kinerja PT. LEA SANENT. Untuk melakukan pemecahan masalah di perlukan pengumpulan data sebagai studi awal. Data tersebut kemudian di olah melalui studi lanjut untuk memperoleh hasil. Hasil yang diperoleh akan di analisa dengan harapan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. Langkah-langkah penyelesaian masalah selanjutnya digambarkan dalam skema sbb :

11

Mulai

Studi Lapangan Pengamatan langsung di PT.Lea Sanent khususnya di divisi personalia dan umum.

Studi Pendahuluan 1. pentingnya analisa struktur organisasi di PT.Lea Sanent khususnya di divisi Personalia dan umum 2. perumusan masalah tentang Stuktur Organisasi

Studi Literatur Mengunakan buku Dasar-dasar organisasi dan manajemen oleh Sarwoto.

Pengumpulan Data Di Divisi Personalia Dan umum 1. Struktur Organisasi secara keseluruhan 2. Job description yang di perbaharui pada tahun 1995. 3. wawancara dengan kepala personalia.

Pembahasan Struktur Organisasi di divisi personalia dan umum: 1. Evaluasi terhadap Struktur organisasi di PT.Lea sanent. 2. Evaluasi terhadap perekutan dan analisa peningkatan jabatan karyawan.

Kesimpulan

12

Selesai

Keterangan Metodologi Penelitian : Mulai : Awal dimulainya kerja praktek dengan pencarian perusahaan yang disetujui oleh pihak kampus yaitu di PT. LEA SENENT. Studi Pendahuluan : Pada tahap ini adalah penentuan pokok masalah yang tercermin dalam judul atau topik kerja praktek dimana yang di bahas dalam hal ini adalah tentang struktur Organisasi di PT. LEA

SENENT. Studi Literatur : Penggunaan literatur digunakan sebagai

pendukung dalam pengambilan keputusan dan di gunakan dalam tinjauan permasalahan sehingga dapat terarah sesuai dengan judul dan topik yang telah di tentukan. Studi Lapangan : Tahap ini adalah pengamatan secara langsung di perusahaan tempat melakukan kerja praktek khususnys di divisi Personalia dan Umum. Pengumpulan Data : Data yang dikumpulkan adalah struktur

oarganisasi yang ada di tempat melakukan kerja praktek dan Job Description dengan data yang

13 telah tersedia serta wawancara dengan kepala personalia. Pembahasan : Data yang diperoleh kemudian diolah, dimana data tersebut tentang struktur organisasi di divisi personalia dan umum,serta tentang perekrutan karyawan dan tentang kenaikan jabatan di dalam perusahaan PT. LEA SANENT. Kesimpulan : Semua hasil pengolahan data kemudian di simpulkan.