BAB I PENDAHULUAN

I. 1. Latar Belakang Manajemen adalah suatu proses pengaturan atau ketatalaksanaan untuk mencapai suatu tujuan dengan melibatkan orang lain. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber sumber lainya secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam kehidupan sehari-hari manusia selalu mengadakan bermacammacam aktifitas fisik maupun psikis untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan hidupnya secara maksimal. Salah satu aktifitas itu ditujukan sebagai sebuah proses untuk menyelesaikan tugas yang diakhiri dengan sebuah karya yang dapat dinikmati oleh manusia. Proses itulah yang dalam kehidupan kita sebut bekerja. Dimasa sekarang ini, manusia selalu saling membutuhkan satu sama lain agar tujuan dalam hidup dapat lebih mudah tercapai. Dari rasa saling membutuhkan ini muncul keinginan untuk bekerja sama dalam satu hal ataupun lainnya. Dari kerja sama ini kemudian muncul keinginan untuk dapat mengatur, merencanakan, dan mengevaluasi tujuan kerja sama yang semula diharapkan. Organisasi memulai fungsi pertama yaitu perencanaan dalam mencapai tujuan. Kemudian dilaksanakan melalui berbagai upaya seperti berbagai tugas menempatkan petugas yang tepat.

I. 2. Tujuan Memberi informasi kepada pembaca bahwa dalam kehidupan sehari-hari diperlukan

suatu fungsi manajemen seperti planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan) dan controlling (pengawasan).

Membantu masyarakat umum untuk dapat menjalankan organisasi dalam

pencapaian tujuan organisasi serta dapat meningkatkan kualitas manajemen dalam kehidupan sehari-hari.

BAB II ISI

II. 1. Fungsi-fungsi Manajemen Sebagai pemimpin selain harus memiliki karakter kepemimpinan, juga harus menguasai fungsi-fungsi manajerial. Fungsi manajerial inilah yang akan membantu pemimpin untuk menjalankan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Perlu diingat bahwa jika seorang pemimpin tidak memiliki kemampuan manajerial, maka ia hanya akan mampu merumuskan dan menentukan visi/misi organisasi kedepan, namun tidak mampu untuk menjalankan seluruh aktivitas organisasi menuju pencapaian visi/misi organisasi tersebut. Untuk itu sebagai pemimpin mengenal fungsi-fungsi manajerial adalah sangat penting, karena manajemen merupakan seni dalam pengelolahan organisasi guna pencapaian tujuan organisasi Dalam manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pelaksanaan (actuating) dan fungsi pengendalian (controlling). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap awal dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan. Pembagian fungsi manajemen menurut beberapa ahli manajemen diantaranya sebagai berikut: 1. Dalton E.M.C. Farland (1990) dalam Management Principles and Management :

Planning Organizing Controlling

2. George R. Ferry (1990) dalam Principles of Management :

Planning Organizing Controlling Activating

3. H. Koontz dan ODonnel (1991) dalam The Principles of Management

Planning Organizing Staffing Controlling Directing

4. Luther Gullick :

Planning Organizing Staffing Directing Coordinating Reporting Controlling

5. Nickels & McHugh :

Planning Organizing Directing Controling

6. Richar W Griffin :

Planning Organizing Leading Controling

7. Ernest Dale :

Planning Organizing Staffing Directing Innovating Representing Controling

8. Henry Fayol :

Planning Organizing Commanding Coordinating Controlling

9. Lyndall Urwick & Luther Gulick :

Planning Organizing Staffing Directing Coordinating Reporting Budgeting

10. John Robert B, Ph.D :

Planning Organizing Commanding Controlling

11. William H. Newman :

Planning Organizing Assem-bling Resources Directing Controlling

12. Dr. S.P. Siagian, M.P.A :

Planning Organizing Motivating Controlling

13. William Spriegel :

Planning Organizing Controlling

14. Dr. Winardi, S.E :

Planning Organizing Coordinating Actuating Leading Communication Controlling

15. The Liang Gie :

Planning Decision Making Directing Coordinating Controlling Improving

16. James A.F.Stoner :

Planning Organizing Leading Controlling

17. Louis A.Kallen :

Planning Organizing Actuting

Leading

18. Oeng Liang Lee

Planning Organizing Directing Coordinating Controlling

(Rangga Septian Putra. http://ranggablack89.wordpress.com/2009/10/19/fungsimanajemen-menurut-beberapa-ahli/) Fungsi manajemen yang lebih sederhana dan bersifat menyeluruh adalah POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling) yang dikemukakan oleh George R. Terry. Mengapa POAC ? Karena POAC merupakan fungsi manajemen yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Banyak para ahli menambah banyak pengertian dari fungsi manajemen, namun diantara banyak tambahan tersebut, didalamnya sudah termasuk keempat fungsi yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.

Keempat fungsi manajemen tersebut dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus manajemen

yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi staf dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) untuk dasar perencanaan selanjutnya, atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu siklus spiral.

(Bentuk jalan proses fungsi manajerial) (Ricky Arnold Nggili. http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/poac-planningorganizing-actuating.html) II. 2. Perencanaan (Planning) Menurut Para Ahli Perencanaan beberapa ahli diantaranya sebagai berikut: 1. Menurut Lois A. Allen Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapaihasil yang diinginkan. 2. Menurut Soekaertiwi
8

Perencanaan adalah pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia. 3. Menurut Billy E. Goetz Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatif. 4. Menurut Dalton E. Mc. Farland Perencanaan berarti memutuskan tujuan berdasarkan ramalan apa yang akan terjadi dalam waktu yang akan datang. 5. Menurut Herbert Simon Perencanaan adalah sebuah proses pemecahan masalah yang bertujuan adanya solusi dalam suatu pilihan. 6. Menurut Zook Perencanaan adalah proses berfikir sistematis untuk membantu pelajar memahami. 7. Menurut H. Knootz dan ODonnel Perencanaan berhubungan dengan pilihan sasaran/tujuan, strategi, kebijaksanaan, program dan prosedur pencapaiannya. 8. Menurut See Sabon Perencanaan membantu kita melihat masalah dalam pemikiran yang baru, pandangan yang berbeda dari yang lain dan lebih baik dalam memahami masalah yang kompleks. 9. Menurut Sondang P. Siagian

Perencanaan adalah keseluruhan proses pamikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan. 10. Menurut Kaufman Perencanaan adalah suatu proyeksi tentang apa yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan secara sah dan berdaya guna. 11. Menurut Haryono Wicaksono dan Euis Hernawati Perencanaan adalah suatu proses antisipasi tentang kejadian dan kondisi masa mendatang dan menentukan upaya terbaik untuk pencapaian tersebut. 12. Menurut Bintoro Tjokroamidjojo Perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. 13. Menurut Waterson Perencanaan adalah usaha sadar, terorganisasi dan terus menerus guna memilih alternatif yang terbaik untuk mencapai tujuan tertentu. 14. Menurut Soejitno Irmin Perencanaan adalah proses kegiatan yang tertata rapi yang bertahan dan berkelanjutan. 15. Menurut W.H Newman Perencanaan meliputi serangkaina keputusan-keputusan termasuk penentuan tujuan, kebijaksanaan, membuat program-program menentukan metode dan prosedur serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan.

10

16. Menurut Ritchy Perencanaan adalah ilmu yang merancang detail secara spesifik untuk

pengembangan, evaluasi dan pemeliharaan situasi dengan fasilitas pengetahuan yang diantara satuan besar dan kecil persoalan pokok. 17. Menurut Cuningham Perencanaan adalah menyeleksi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi dan asumsi untuk masa yang aan datang dengan tujuan memvisualisasikan dan memformulasikan hasil yang diinginkan. 18. Menurut Abdulrachman Perencanaan adalah pemikiran yang rasional berdasarkan fakta-fakta atau perkiraan yang mendekat sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan kemudian. 19. Menurut Beeby C.E Perencanaan adalah penerapan ramalan dalam menentukan kebijaksanaanm prioritas, ekonomi dan politik, potensi sistem untuk berkembang demi kepentingan Negara dan pelayanan masyarakat dan mencakup dalam sistem tersebut.
20. Menurut F.E. Kast dan Jim Rosenzweig

perencaan suatu usaha adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang bertujuan untuk memaksimumkan efektifitas keseluruhan usaha sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan.
21. Menurut Stoner

Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi atau proses perencanaan (Planning). (Anonim. http://www.scribd.com/doc/25242983/Fungsi-Manajemen-Menurut-Pendapat-

Para-Ahli)

11

Selain itu menurut Garth N.Jone perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas. Menurut Kusmiadi (1995) perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara pencapainnya. (Resza Prihantoro. http://eone87.wordpress.com/2010/04/02/arti-perencanaan-menurut-

para-ahli/) Menurut Daft (2003:6) perencanaan merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugastugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut. (Rahmat. http://blog.re.or.id/fungsi-fungsi-manajemen.htm) Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi. Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan eksternal. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus SMART. SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat

12

keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi. Setelah merencanakan aktivitas organisasi secara sistematis dan terukur, maka perlu juga melakukan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Prinsip dalam melakukan perencanaan penganggaran,adalah mengunakan segala sumber daya keuangan secara efesien dan se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, agar organisasi tidak melakukan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat sumber-sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi. Langkah-langkah dalam membuat perencanaan : 1. Analisis situasi & identifikasi masalah Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT 2. Menentukan skala prioritas Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi 3. Menentukan tujuan program Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya. 4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran). (Ricky Arnold Nggili. http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/poac-planning-organizingactuating.html) Perencanaan memiliki fungsi sebagai berikut yaitu:

13

1. Menjelaskan secara tepat tujuan-tujuan serta cara-cara mencapai tujuan. 2. Sebagai pedoman bagi semua orang yang terlibat dalam organisasi pada pelaksanaan rencana yang telah disusun. 3. Merupakan alat pengawasan terhadap pelaksanaan program. 4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan segala sumber daya yang dimiliki organisasi. 5. Memberikan batas-batas wewenang dan tanggung jawab setiap pelaksanaan, sehingga dapat meningkatkan kerja sama/koordinasi. 6. Menetapkan tolok ukur (kriteria) kemajuan pelaksanaan program setiap saat. (Resza Prihantoro. http://eone87.wordpress.com/2010/04/02/arti-perencanaan-menurutpara-ahli/)

II. 3. Pengorganisasian (Oranizing) Menurut Para Ahli James D. Mooney mengatakan Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, sedangkan Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Fungsi pengorganisasian berkaitan erat dengan fungsi perencanaan.karna

pengorganisasian pun harus di rencanakan. Organizing berasal dari kata organize yang berarti menciptakan struktur dengan bagianbagian yang di integrasikan sedemikian rupa,sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh polahubungan terhadap keseluruhannya.Organisasi diartikan menggambarkan pola,skema,baganyang

menunjukkan garisgaris perintah, kedudukan karyawan, hubungan hubungan yang ada, dan lain sebagainya. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah tempat manajer melakukan kegiatan- kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Hasil dari pengorganisasian adalah organisasi.Pengorganisasian diproses oleh (manajer),hasilnya organisasi yang sifatnya statis.Jika pengorganisasian baik maka organisasi pun akan baik

14

dan tujuan pun relative mudah dicapai. Beberapa pengertian pengorganisasian dan organisasi: 1. Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan,pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut. 2. Drs. M. Manullang Organisasi dalam arti dinamis (pengorganisasian) adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan di lakukan. Pembatasan tugas tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu kegiatan diferensiasi tugas-tugas.

3. Drs. Soekarno K. Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian kerja. Kesimpulan definisi di atas adalah bahwa pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen, sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memeperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat dan wadah manajer melakukan aktifitas-aktifitasnya dalam mencapai tujuan. (Syamir La Ode. http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2035427-defenisipengorganisasian-menurut-para-ahli/)

15

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu. Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right place. Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi. Langkah-langkah Pengorganisasian :

Tujuan organisasi harus dipahami oleh staff. (Menjelaskan keseluruh staff tentang Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang

tujuan organisasi yang harus dicapai)

berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi)

Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta

punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)

16

Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai

dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff). (Ricky Arnold Nggili. http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/poac-planning-organizingactuating.html) Pengorganisasian merupakan proses penentuan, pengelompokkan dan pengaturan sebagai kegiatan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan dan dapat mewujudkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan kepada setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan tersebut yang dituangkan dalam bentuk formal. (Anonim.http://digilib.petra.ac.id/viewer.php? submit.x=13&submit.y=25&page=4&qual=high&submitval=prev&fname=%2Fjiunkpe %2Fs1%2Finfo%2F2007%2Fjiunkpe-ns-s1-2007-26401232-4927-rencana_anggaranchapter2.pdf) II.4. Pelaksanaan (Actuating) Menurut Para Ahli Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggotaanggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaransasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai

17

dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika: 1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan

2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya 3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak 4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan 5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis. (Anonim. http://dr4m12.blogspot.com/2009/12/manajemen-bisnis.html) Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi. Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini

18

mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan. Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :

Mengambil keputusan Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan. Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam

bertindak.

usaha mencapai tujuan yang ditetapkan. Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik. Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :

Menciptakan kerjasama yang lebih efisien Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

kerja staf

(Ricky Arnold Nggili. http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/poac-planning-organizingactuating.html) II.4. Pengawasan (Controlling) Menurut Para Ahli
19

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman. (Erri. http://dirgahayu-erri.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-pemahaman-poac.html) Menurut Winardi (2000, hal. 585) "Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan". Sedangkan menurut Basu Swasta (1996, hal. 216) "Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan". Lebih lanjut menurut Komaruddin (1994, hal. 104) "Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti". Lebih lanjut menurut Kadarman (2001, hal. 159) pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan. (Syamir La Ode. http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2035474-defenisipengawasan-menurut-para-ahli/) Informasi bukan saja penting bagi perencanaan tetapi juga untuk pengawasan manajemen. Robert N. Anthony dan kawan-kawan dalam bukunya Management Control

20

System mendefinisikan bahwa pengawasan manajemen adalah proses dimana manajer memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam pada itu, S. Bernard Rosenblatt dan kawan-kawan dalam bukunya Modern Business, A System Approach menyatakan bahwa pengawasan adalah proses pengecekan rencana dan pelurusan penyimpangan dari arah yang telah direncanakan suatu aktivitas yang bersinambungan. Tujuan sistem pengawasan manajemen adalah agar dalam mencapai tujuan organisasi terdapat keselarasan. Keselarasan tujuan yang sempurna tak dapat dicapai sepenuhnya tetapi paling tidak secara realistikk jangan sampai terjadi konflik antara tujuan organisasi dengan tujuan perorangan. Jika sistem pengawasan manajemen menyebabkan konflik tersebut menjadi parah jelas sistem tersebut salah. Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti bahwa sistem tersebut meliputi semua aspek dari pengoperasian organisasi. Perlunya sistem total ini ialah karena fungsi manajemen adalah memastikan bahwa semua bagian dari operasi berada dalam keadaan seimbang atara satu dengan yang lainnya. Agar dapat memeriksa keseimbangan tersebut manajemen memerlukan informasi mengenai setiap bagian. Dalam hal inilah pentinganya sistem informasi manajemen. Sistem pengawasan manajemen merupakan sistem yang terkoordinasikan dan terintegrasikan, yaitu meskipun data yang dikumpulkan untuk suatu tujuan berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat dipadukan satu sama lain dengan kata lain perkataan sistem pengawasan manajemen adalah sistem tunggal tetapi meliputi subsistem-subsistem yang saling mengisi. Proses pengawasan manajemen cenderung berlangsung secara berirama mengikuti pola dan jadwal waktu secara pasti dari bulan ke bulan, dari tahun ke tahun. Meskipun demikian, dalam mencari penyesuaian dengan norma-norma yang telah ditentukan. Tetap berusaha mengemban inter-relasi secara efektif antar faktor-faktor kritis yang terdapat dalam organisasi. Ralph Currier Davis dan Allan C. Filley membagi fungsi pengawasan menjadi delapan sub fungsi yang terdiri dari tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:

21

1. Perencanaan rutin 2. Penjadwalan 3. Persiapan 4. Pengabaran 5. Pengarahan 6. Pemeriksaan 7. Pembandingan 8. Pembetulan (Anonim. Para-Ahli) Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi. Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif http://www.scribd.com/doc/25242983/Fungsi-Manajemen-Menurut-Pendapat-

22

sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Manfaat pengawasan :

Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan Dapat mengetahui adanya penyimpangan Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi

Proses controlling meliputi :

1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian, 2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan

evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,

3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.

Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,
4. Melakukan tindakan perbaikan.

Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,

5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana.

Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.
23

Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya : 1. Preventive control Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota 2. Repressive control Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil) 3. Pengawasan saat proses dilakukan Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan 4. Pengawasan berkala Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan) 5. Pengawasan mendadak (sidak) Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan 6. Pengawasan Melekat (waskat)

24

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecilkecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling termasuk adalah evaluasi dan pelaporan. Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi. Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat agar tidak melakukan penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Untuk itu controlling haruslah dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi, sehingga pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada pencapaian tujuan organisasi. (Ricky Arnold Nggili. http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/poac-planning-organizingactuating.html) BAB III PENUTUP

Kesimpulan Dalam manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pelaksanaan (actuating) dan fungsi pengendalian (controlling). Keempat fungsi manajemen tersebut dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan merupakan langkah awal dalam

25

proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi. Fungsi pengorganisasian berkaitan erat dengan fungsi perencanaan.karna pengorganisasian pun harus di rencanakan. Pengorganisasian merupakan proses penentuan, pengelompokkan dan pengaturan sebagai kegiatan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan dan dapat mewujudkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan kepada setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan tersebut yang dituangkan dalam bentuk formal. pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspekaspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Tujuan sistem pengawasan manajemen adalah agar dalam mencapai tujuan organisasi terdapat keselarasan.

LATIHAN SOAL
1. Sebutkan fungsi-fungsi manajemen menurut Dalton E.M.C. Farland ! 2. Sebutkan pengertian pengorganisasian menurut Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan !

3. Sebutkan fungsi perencanaan ! 4. Sebutkan pengertian actuating menurut George R. Terry ! 5. Sebutkan pengertian pengawasan menurut Winardi ! Kunci Jawaban
1. Planning, Organizing dan Controlling.

2. Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan,pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan

26

orang-orang pada setiap aktifitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas-aktifitas tersebut.
3. -Menjelaskan secara tepat tujuan-tujuan serta cara-cara mencapai tujuan.

-Sebagai pedoman bagi semua orang yang terlibat dalam organisasi pada pelaksanaan rencana yang telah disusun. -Merupakan alat pengawasan terhadap pelaksanaan program. -Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan segala sumber daya yang dimiliki organisasi. -Memberikan batas-batas wewenang dan tanggung jawab setiap pelaksanaan, sehingga dapat meningkatkan kerja sama/koordinasi. -Menetapkan tolok ukur (kriteria) kemajuan pelaksanaan program setiap saat.
4. Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa

hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
5. Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya

memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan.

27

DAFTAR PUSTAKA Rangga Septian Putra. http://ranggablack89.wordpress.com/2009/10/19/fungsi-manajemenmenurut-beberapa-ahli/ diakses pada 6 Desember 2011 Ricky Arnold Nggili. http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/poac-planning-organizingactuating.html diakses pada 6 Desember 2011 Anonim. http://www.scribd.com/doc/25242983/Fungsi-Manajemen-Menurut-PendapatPara-Ahli diakses pada 6 Desember 2011 Resza Prihantoro. http://eone87.wordpress.com/2010/04/02/arti-perencanaan-menurut-paraahli/ diakses pada 6 Desember 2011 Syamir La Ode. http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2035427-defenisipengorganisasian-menurut-para-ahli/ diakses pada 7 Desember 2011

28

Anonim.http://digilib.petra.ac.id/viewer.php? submit.x=13&submit.y=25&page=4&qual=high&submitval=prev&fname= %2Fjiunkpe%2Fs1%2Finfo%2F2007%2Fjiunkpe-ns-s1-2007-26401232-4927rencana_anggaran-chapter2.pdf diakses pada 6 Desember 2011 Anonim. http://dr4m12.blogspot.com/2009/12/manajemen-bisnis.html diakses pada 7 Desember 2011 Erri. http://dirgahayu-erri.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-pemahaman-poac.html diakses pada 6 Desember 2011 Syamir La Ode. http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2035474-defenisipengawasan-menurut-para-ahli/ diakses pada 7 Desember 2011 Anonim. http://www.scribd.com/doc/25242983/Fungsi-Manajemen-Menurut-PendapatPara-Ahli diakses pada 6 Desember 2011

29

30