Diklat Sebagai Suatu Sistem

Ditulis oleh Idris Ritonga, S.Ag, M.Pd Sumber: http://darululum-ypui.net/kajian/kajian-umum/103-diklat-sebagai-suatu-sistem.html

Tulisan ini bertujuan untuk mengungkap tentang keterkaitan diklat dengan unsur/elemen yang lainnya. Diklat sebagai suatu sistem tak ubahnya dia sebuah mobil, dia bisa berjalan karena dilengkapi dengan komponen-komponen lainnya seperti mesin, roda, BBM, stir, dan lainnya. Setidak-tidaknya penyelenggaraan Diklat tidak bisa dipisahkan dari tiga unsur penting yaitu panitia widyaiswara dan peserta, ketiga komponen ini saling terkait antara satu sama lainnya merupakan suatu sistem yang tidak bisa dipisahkan. Jika perpaduan ketiga koponen ini berjalan dengan fungsi masing-masing maka akan melahirkan output diklat yang berkualitas dan handal. Sebaliknya jika tidak berjalan dengan baik maka hasil diklat sia-sia belaka. I. PENDAHULUAN Secara sederhana sistem dapat diartikan sebuah wujud keseluruhan dari suatu objek dimana unsur dari objek tersebut berhubungan satu sama lain dalam suatu jalinan yang teratur atau dengan perkataan lain suatu objek yang berhubungan dengan objek-objek / bagian-bagian lain yang terdapat dalam objek tersebut . Sebagai contoh manusia umpamanya dapat membentuk suatu sistem sosial. Dilain pihak seorang manusia ditinjau dari aspek Biologis dapat dianggap sebagai sebuah sistem dimana bagian-bagian nya yang disebut subsistem mencakup diantaranya peredaran darah, pencernaaan makanan, reproduksi dan sebagainya.lebih jauah lagi maka bagian-bagian tersebut dapat kita perinci dalam kategori yang lebih kecil. Pendekatan sistem sering pula disebut dengan berpikir menurut konsep sistem dalam objek yang ditelaah ,dideskripsikan secara sistematik dan sistemik( menyeluruh)Pendekataan sistem hanya sekedar metode untuk mendeskripsikan suatu objek penelaahan secara sistematik dan sistemik dan satidak dapat memberikan jawaban mengenai pengalokasikaian sumber-sumber ekonomi seperti operasi Riset dan Analisis. Walaupun begitu pendekatan sistemtidak memeberikan jawaban mengenai pengalokasian sumber-sumber ekonomis secara sistemik dan sistematik dapat menganalisis permasalahan dan menurunkan kemungkinan kemungkinan pemecahananya. II. PEMBAHASAN Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani Systema artinya suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian atau hubungan yang berlangsung diantara satuan-ssatuanatau komponenkomponen secara teratur. Roestiyah mengatakan sistem dapat diartikan sebagai suatu desain organisasi yang disusun dengan sengaja yang mencakup hubungan dan intraksi komponen-komponen yang berfungsi sengan cara intraksi untuk mencapai permulaan keputusan tujuan.

Secara singkat suatu sistem dapat disimpulkan sebagai rangkain komponen-komponen yang mempunyai tujuan sama .Arti penting dari sistem adalah pengertian adanya : 1. Komponen-komponen dalam sistem 2. Integrasi komponen-komponen itu 3. Peningkatan efisensi sistem Dalam arti yang lain Sistem adalah sebagai organisasi atau perpaduan kesatuan yang kompleks atau kesatuan yang menyeluruh ( utuh) artinya kumpulan dari bagia-bagaian yang salaing berhubungan. Sistem merupakan susunan yang teratur dari pandangan , tiori asas dan sebagainya. Istilah sistem meliputi spektrum konsep yang luas sekali.Misalnya kita mempunyai sistem pegunungan ,sistem perairan dan sistem tatasurya sebagai bagian dari keliling fisik kita. Tubuh sendiri adalah susunan yang konplek yang menyangkut kerangka sistem sirkulasi . Kita terjun kedalam bimbingan sehari-hari dengan fenomena seperti sistem tranformasi, sistem komunikasi( telepon, hendpon dan sebagainya dan sistem ekonomi. Ilmu sering digambarkan sebagai suatu tubuh pengetahuan yang sistematik, pameran fakta sesungguhnya yang komplit, dirubah dalam hubungan rasional komplek ide, prinsip, hukum,pembentukan keseluruhan koheren. Kata sistem mengkonotasikan rencana, metode, aturan dan perencanaan.Lawan sistematik adalah chaotik.Chaotik ini digambarkan sebagai sesuatu dimana bergantung pada sesuatu yang lain. Tetapi sistem koneksi tidak dimengerti semenjak kedua ilmu dan penelitian utama tersebut dalam wilayah subjek adalah penjelasan prediksi seperti kondisi tidak ditoleransikan. Oleh karena itu ada pertimbangan yang dapat diangap untuk mengembangkan bagian-bagian pengetahuan yang dapat diorganisir kedalam kompleks keseluruhan didalamnya sub bagian atau sub sisstem dapat diintegrasikan. a. Teori Sistem Umum. Tiori sistem umum menitik beratkan pertumbuhan yang sistematik, bahwa untuk mencapai tujuan organisasi sangat perlu hubungan kerja sama yang baik. Sistem memiliki efek sinergistik ( pengaruh keterpaduan ) yang diperoleh melalui perpaduan yang kokoh dan serasi antara komponen komponen yang saling menunjang.Komponen yang baik belum menjamin tercapainya tujuan sistem secara optimal , komponen tersebut tidak saling berhubungan secara fungsional dengan komponen dengan komponen yang lain.Hubungan fungsional antara komponen ini berupa hubungan yang bersipat dinamis antara komponen dan gerak fungsi dari seluruh komponen terarah kepada tujuan sistem. Melihat dari segi pencapaian tujuan pada prinsipnya dibangun dengan maksud untuk mencapai tujuan tetap dipertahankan, tetapi masih ada komponen yang kualitasnya kurang baik ataupun komponen berubah dan harus ada komponen lain yang dapat mengimbangi atau menutup kekurangan dengan menggantikan fungsi dari komponen yang pertama tadi. b. Teori Sistem dan Organisasi. Tiori sistem dibedakan menjadi dua. Yaitu sistem tertutup dan sistem terbuka ( S.S Jujun) mengemukakan sistem tertutup adalah sistem yang dalam proses kegiatannya tidak berhubungan dengan sistem sistem diluarnya . sebagai contoh Jam tangan ,dia akan tetap berjalan

menunujukkan waktu tanpa menghiraukan apakah lingkungannya mengalami gangguan seperti marah, tanang dan sedih. Jam tangan tersebut akan berjalan kecuali jam tangan tersebut alat penggeraknya diputuskan, begitu pula dengan dengan kipas angin, bila kipas tersebut dihidupkan maka kipas akan berjalan atau berputar terus tanpa menghiraukan lingkungannya kecuali aliran listrik kekipas tersebut diberhentikan atau kipas tersebut rusak. Sedangkan sistem terbuka adalah sebuah sistem yang berhubungan dengan sistem-sisitem lain dalam melakukan proses kegiatannya. Sistem terbuka ini mengambil input dari luar sistem dan mengeluarkan output keluar sistem, contohnya sebuah sekolah ( lembaga pendidikan) merupakan sistem terbuka maksudnya sekolah tersebut sapat dikategorikan sebuah sekolah kalau sekolah tersebut memiliki kepala sekolah, guru bagian administrasi, siswa dan sarana dan prasarana sekolah.untuk lebih mendekati pemahan terhadap contoh sistem tertutup den terbuka dapat dilihat dari tabel dibawah ini: No 1 2 3 4 Sistem Tertutup Mesin Mobil Komputer Robot Kipas Angin dsb Sistem Terbuka Kota Keluarga Tanaman Sekolah dsb

Untuk lebih mengenal sistem tertutup dan terbuka oleh : C Kenneth Tanner Pidarta Made mengemukakan ciri-ciri sistem terbuka diantaranya : 1. Menginport energi materi dan informasi dari luar.Diklat akan mendatangkan fasilitator , uang , media pembelajaran , para peserta dan sebagainya dari luar lembaga pelatihan itu sendiri. 2. Memiliki pemroses Diklat akan memproses para peserta dan sebagai bahan mentah dalam proses belajar mengajar untuk menjadi bahan jadi berupa lulusan / alummi diklat. 3. Manghasilkan output atau mengeksport materi, energi dan informasi Pendidikan disamping enghasilkan lulusan , ia juga dapat memberi pengaruh positip terhadap peningkatan pembangunan masyarakat . 4. Merupakan kejadian yang berantai. Input diproses mengeluarkan output, waktu berikutnya juga seperti itu berlangsung berkali-kali. C. Konsep Sistem dan manajemen Banyak pendapat yang mengemukan tentang konsep sistem diantaranya Jhonson A. Richard beliau mengemukakan bahwa sistem adalah sifat yang bertalian dengan pengertian dari organisasi dan penemuan cara yangtepat untuk mencapai tujuan tertentu yang diharapkan sedang manajemen adalah mengkordinir/ menyalaraskan kekuatan pokok aktivitas dari sub sistem

dalam organisasi dan berhubungan dengan lingkungan.manajemen suatu lembaga adalah usaha untuk mengatasi kesukaran dari kerumitan dalam pertembuhan usaha dan sosial masyarakat. Konsep dan manajemen adalah sekumpulan objek dan peristiwa yanag mempunyai karakteristik dan sifat yang berhubungan dengan organisasi sistem serta penemuan cara yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan secara efektif efisien dan mempunyai daya tarik. Manajemen merupakan kekuatan penting dari suatu organisasi seorang manejer harus pandai menata organisasinya baik itu sumber daya manusia, mesin dan uang secara berdaya guna dan berhasil guna agar organisasinya berhasil. c. Pendekatan Sistem Untuk menghubungkan beberapa kumpulan ( subsistem) dalam membentuk dan mensukseskan suatu program ada suatau pendekatan yang bisa dipakai,pendekatan tersebut selain untuk keperluan pengajaran juga bisa dipakai untuk bidang bisnis, militer kesehatan dan lain-lain. Pendekatan tersebut dilakukan yang disebut dengan pendekatan sistem Jhonson A. Richard berpendapat Pendakatan sistem adalah cara pandang atau cara berfikir menggunakan konsep-konsep sistem dalam memecahkan suatu masalah. Ini memberikan suatu kerangka untuk menggambarkan faktor lingkungan internal dan internal yang digabungkan secara keseluruhan . Pendekatan sistem adalah suatu proses yang dengan kebutuhan diidentifikasikan, pemecahan dipilih fari beberapa alternatif, metode dan alat dicari dan diterapkan, hasil dievaluasi dan direvisi yang diperlukan terhadap seluruh bagian dari sistem tersebut dan dilaksanakan sedemikian rupa sehinggga kebutuhan tesebut dapat dicapai.Suatu pendekatan sistematik dan desain, produksi, evaluasi dan pemanfaatan sistem instruksional yang lengkap meliputi pemanfaatn semua komponen sistem dengan pola menajemen secara tepat. III. DIKLAT SEBAGAI SUATU SISTEM Diklat sebagai suatu sistem yang integral merupakan seperangkat komponen atau unsur-unsur atau sub sistem yang saling berinteraksi untuk mengubah kompetensi kerja pegawai sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya melalui proses belajar dalam kegiatan diklat. Agar mampu menghasilkan output yang berkompeten dan professional sesuai tujuan diadakan diklat maka syarat yang harus dipenuhi adalah manajemen penyelenggara diklat yang baik dan professional. Manajemen berperan untuk mengkordinir / menyelaraskan kekuatan pokok aktivitas dari sub sistem dalam organisasi dan hubungan dengan lingkungan. Johnson A. Richard : mengemukakan bahwa Manajemen suatu lembaga adalah berperan untuk mengatasi kesukaran dari kerumitan dalam pertumbuhan usaha dan sosial masyarakat. Manajemen merupakan kekuatan penting dari suatu organisasi ,seorang manejer harus pandai manata organisasi nya baik itu sumber daya manusia, mesin dan uang secara berdaya guna dan berhasil guna agar organisasinya berhasil.

Bagi organisasi yang besar dan kompleks, hal ini sangat penting, pimpinan dan organisasi harus mengidentifikasi lingkungan maupun peluang besar agar organisasi dapat bertahan. Penggunaan konsep sistem sebagai konsep jangka panjang dan organisasi dimaksudkan sebagai tujuan organisasi Pengambilan keputusan merupakan ketetapan yang besar dan suatu pemikiran yang rasional dan relevan sebagai proses pemecahan masalah.Oleh karenanya komponen- komponen berkaitan dengan yang lainnya Komponen diklat ( Penyelenggarara , Widyaiswara dan peserta merupakan pendekatan sistem yang tidak terpisahkan anatara satu sama yang lainnya. Pendekatan sistem dalam diklat bertujuannya untuk : 1. Menyediakan lingkungan fisik dan lingkungan emosional yang mendukung proses pembelajaran berjalan secara kondusif 2. Mengetahui sejauh mana keberhasilan program diklat dan proses pembelajaran 3. Menjamin pencapaian tujuan diklat secara efektif dan efesien 4. Mengembangkan kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta diklat 5. Perapan pendekatan sistem dalam kebutuhan nyata dilapangan 6. Menyiapkan secara cermat faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program diklat Keberhasilan suatu diklat ditepengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya 1. Lingkungan emosional 2. Penentuan tujuan diklat 3. Pengembangan kurikulum 4. Penyusunan program pelatihan 5. Penetapan peserta dan widyaiswara 6. Penyelenggaraan administrasi dan keuangan 7. Proses pembelajaran dan lingkungan fisik Menurut Hasibuan (2000) bahwa: proses atau langkah-langkah pendidikan dan pelatihan hendaknya dilakukan dengan memperhatikan :
o o o o o o

Sasaran Kurikulum Sarana Peserta Pelatih Pelaksanaan

Setiap pendidikan dan pelatihan harus terlebih dahulu ditetapkan secara jelas sasaran yang ingin dicapai agar pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan dapat diarahkan ke pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan Sondang (2000) menyatakan berbagai langkah perlu ditempuh dalam pendidikan dan pelatihan yaitu : 1. Penentuan kebutuhan 2. Penentuan sasaran 3. Penentuan isi program 4. Identifikasi prinsip-prinsip belajar 5. Pelaksanaan program 6. Identifikasi manfaat 7. Pengukuran pelaksanaan program 1) Penentuan Kebutuhan Program

Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan apabila kebutuhan untuk itu memang ada. Penentuan kebutuhan itu harus didasarkan pada analisis yang tepat karena penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan biasanya membutuhkan dana yang cukup besar. 2) Penentuan Sasaran

Berdasarkan analisis kebutuhan maka sasaran pendidikan dan pelatihan ditetapkan. Sasaran yang ingin dicapai dapat bersifat teknikal akan tetapi dapat pula menyangkut keprilakuan. 3) Penetapan Isi Program

Pada pendidikan dan pelatihan harus jelas diketahui apa yang ingin dicapai sesuai dengan hasil analisis kebutuhan dan sasaran yang telah dilakukan. 4) Identifikasi Prinsip-Prinsip Belajar

Penerapan prinsip belajar yang baik maka berlangsungnya proses belajar mengajar dapat dilakukan dengan cepat, pada dasarnya prinsip belajar yang layak dipertimbangkan untuk diterapkan berkisar pada lima hal yaitu partisipasi, repetisi, relevansi, pengalihan dan umpan balik. 5) Pelaksanaan Program

Tepat tidaknya teknik mengajar yang digunakan sangat tergantung pada berbagai pertimbangan yang ingin ditonjolkan, seperti kehematan dalam pembiayaan, materi program, tersedianya

fasilitas tertentu, preferensi dan kemampuan peserta, preferensi dan kemampuan pelatih dan prinsi-prinsip belajar yang hendak diterapkan. 6) Identifikasi Manfaat

Setelah program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan maka dapat diidentifikasi manfaat yang diperoleh pegawai, misalnya peningkatan pengetahuan dan keteranpilan pegawai. 7) Pengukuran Pelaksanaan Program

Pelaksanaan suatu program pendidikan dan pelatihan dapat dikatakan berhasil apabila dalam diri peserta tersebut terjadi transformasi, dengan peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, disiplin dan etos kerja. Komponen komponen ini saling mendukung antara satu dengan yang laiannya dalam mencapai dikat yang keredibel. IV. KESIMPULAN . Diklat sebagai suatu sistem mempunyai keterkaitan dengan komponen unsur-unsur yang lain, dalam mengubah kompetensi peserta ,sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya. Untuk menghasilkan output yang berkompeten dan professional Sesuai tujuan diadaktan diklat maka syarat yang harus dipenuhi adalah manajemen penyelenggara diklat yang baik dan professional. Manajemen berperan untuk mengkordinir / menyelaraskan kekuatan pokok aktivitas dari sub sistem dalam organisasi dan hubungan dengan lingkungan . Johnson A. Richard mengemukakan bahwa Manajemen suatu lembaga adalah berperan untuk mengatasi kesukaran dari kerumitan dalam pertumbuhan usaha dan sosial masyarakat. Disamping itu fasilitator , dan peserta punya andil yang besar dalam mencapai perubahan kualitas itu. V. DAFTAR PUSTAKA. 1. Anonimous, 2009. Modul bagi Pengelola Diklat, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta. 2. Marpaung, Dr, MSc., 1999. Training Need Assesment (TNA), LAN RI, Jakarta. 3. Moh. Entang, dkk., 2009. Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar MOT), Pusdiklat Administrasi Kementerian Agama RI, Jakarta. 4. Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit :Bumi aksara, Jakarta. 5. Vincent, P. Costa dkk , (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan Sekolah, Jakarta: Depdiknas.
* Penulis adalah Widyaiswara BDK Medan