BAB II PERILAKU ORGANISASI

Sistem pengendalian dalam organisasi mempakan hal yang cukup rumit. Hal ini dikarenakan sistem pengendalian dalam organisasi menyangkut manusia. Untuk satu hal, tindakan (respon) masing-masing orang akan berbeda-beda, tergantung pada: 1. Umur 2. Pengetahuan 3. Kedewasaan 4. Jenis kelamin 5. Status Sosial 6. Lingkungan (Kerja, Keluarga, Masyarakat) 7. Dan sebagainya Oleh karena itu penting bagi manajemen untuk mempelajari perilaku organisasi. Tujuannya adalah agar pengendalian manajemen dapat berjalan dengan efektif dan efisien. KONSEP ORGANISASI DEFINISI ORGANISASI Organisasi adalah sekumpulan orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Yang dilakukan oleh organisasi adalah mendapatkan sumber daya dan memanfaatkannya Organisasi mempakan suatu sistem yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi didirikan mempunyai tujuan organisasi dimana tujuan organisasi yang satu mungkin berbeda dengan organisasi lainnya. Pada umumnya tujuan organisasi adalah 1. Menghasilkan laba 2. tingkat keuntungan 3. maksimisasi nilai pemegang saham 4. produktivitas 5. posisi pasar 6. product leadership 7. dan sebagainya Pada organisasi nirlaba, keuntungan bukan menjadi tujuan yang utama. Biasanya organisasi nirlaba mempunyai tujuan menyediakan pendidikan, jasa, pelayanan, dan sebagainya. Faktor-faktor yang mempengaruhi tujuan adalah 1. budaya organisasi 2. gaya manajemen 3. organisasi informal 4. persepsi dan komunikasi 5. kerjasama dan konflik

TEORI MOTIVASI 1. Maslow a. Kebutuhan fisiologis b. Kebutuhan keamanan c. Kebutuhan sosial d. Kebutuhan penghargaan e. Kebutuhan aktualisasi diri 2. Dua Faktor Herzberg a. Hygiene faktor: berkaitan dengan konteks kerja dan arti lingkungan b. kerja bagi individu kondisi kerja, gaji, kebijakan organisasi, hubungan antar personal, kualitas pengawasan c. Satisfier faktor: berhubungan dengan isi kerja dan definisi bagaimana seseorang menikmati atau merasakan pekerjaannya prestasi, pengakuan, tanggung jawab dan kesempatan berkembang. 3. Teori Pengharapan Vroom Teori ini terdiri dari unsur -unsur 1. Expectancy: hubungan dimana seseorang mempercayai antara usaha dan kemampuan dengan hasilnya diukur dalam sistem pengukuran prestasi organisasi. Hubungan Upaya Kinerja 2. Instrumentality: hubungan antara kinerja yang diukur dengan hasil yang diharapkan untuk individu. Hubungan Kinerja Ganjaran 3. Valence: nilai dimana seseorang menugaskan pada hasil yang disediakan untuk individu dari organisasi sebagai hasil pengukuran prestasi normal. Hubungan Ganjaran Tujuan Bentuk-bentuk Organisasi 1. Organisasi fungsional 2. Organisasi divisional / unit bisnis 3. Organisasi matrik Fungsi kontroler 1. mendesain dan menjalankan informasi dan mengawasi sistem 2. menyiapkan laporan keuangan 3. menyiapkan dan menganalisis pre stasi dan membantu pimpinan 4. mengawasi prosedur internal dan ekternal 5. memahami laporan, menganalisis anggaran

Secara umum fungsi kontroler dapat dilihat pada bagan Proses pengendalian formal berikut:
Goal and Objectives Rules Other Information

Strategic Planning
Revise

Budgeting

Responsibility Center Operation

Report Actual versus Plan

Satisfaction Performance

Revise

Corrective action measurement Feedback Communication

Suplemen: 20 Cara Terbaik Memotivasi Karyawan Nina I.K. Dari Majalah Manajemen, Juli-Agustus 1996, Kita semua mengalami masalah apakah pekerjaan kita itu sesuai dengan yang kita dambakan. Atas dasar alasan ini langkah pertama menuju penciptaan seorang tenaga kerja yang termotivasi seharusnya dengan cara menerima karyawan yang termotivasi dari dirinya sendiri. Caranya menurut Gerald Graham, Direktur Sekolah Bisnis Universitas Wichita State, adalah dengan mengkaji riwayat dan pengalaman mereka. Sayangnya untuk kebanyakan manajer, pekerja yang mereka miliki adalah pekerja yang terpaksa. Dengan demikian, cara selanjutnya yang harus dilakukan adalah menemukan cara untuk mempercepat dorongan di dalam diri mereka menuju kesuksesan. Sebelum mencoba ini, para manajer harus mengetahui berbagai perilaku yang memotivasi mereka. Bila tujuannya telah diketahui, para manajer dapat (1) memberikan kepada pekerja keterangan yang mereka perlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan yang baik. Ini termasuk tujuan secara keseluruhan dan misi bisnis, pekerja yang perlu dikerjakan oleh Departemen khusus, dan aktivitas kerja tertentu yang mengharuskan berkonsentrasi pada pekerjaan tersebut. Bob Nelson, Wakil Presiden Pusat Penelitian Pengembangan Blanchard dan penulis "1001 Cara Memberikan Imbalan Karyawan", mengatakan bahwa Komunikasi Yang Terbuka membantu pekerja merasa bahwa mereka berada di dalam keputusan-keputusan penting mengenai bisnis dan membantu mereka untuk memahami prakarsa yang melandasi bisnis tersebut. Ia menambahkan, informasi itu seharusnya tidak hanya terdapat pada bagian sebelum akhir proyek atau tugas tapi juga terdapat di bagian tengah dan akhir. Dengan kata lain manajer harus (2) memberikan kesempatan umpan balik secara teratur. Seperti Ken Blanchard penulis buku "Manajer Satu Menit", menekankan, "Pengaruh umpan balik adalah sarapan pagi para juara". Mengingat karyawan adalah para ahli pada pekerjaannya, para manajer harus (3) meminta masukan dari karyawan dan melibatkan mereka di dalam keputusan yang mempengaruhi pekerjaan mereka. Suasana komunikasi terbuka dan berbagi komunikasi dua arah lebih memotivasi, jika hal itu menjadi suatu bagian pelengkap dalam menjalankan bisnis. Oleh karena itu perusahaan harus (4) membuat saluran komunikasi yang mudah dipergunakan, sehingga karyawan dapat menggunakannya untuk mengutarakan pertanyaan/kehawatiran mereka dan memperoleh jawaban. Sambungan telepon langsung, kotak saran, forum-forum kelompok kecil, tanya jawab dengan pimpinan dan

"politik pintu terbuka" adalah beberapa cara yang dapat mendorong dan membesarkan hati karyawan untuk berbicara terus terang. Salah satu tujuan terpenting komunikasi terbuka bagi para pimpinan adalah untuk (5) belajar dari para karyawan itu sendiri apa yang memotivasi mereka. Motivator dari dalam diri setiap orang berbeda, serta imbalan atas suatu pekerjaan yang dikerjakan dengan baik harus dibakukan. Saul Gellerman penulis "Motivating Superior Performance" menambahkan, "Tunjukkan rasa hormatmu terhadap individu dengan menanggapi tanda yang mereka tunjukkan tentang bagaimana mereka ingin diperlakukan dan jenis pekerjaan yang ingin mereka kerjakan." Para manajer harus (6) mempelajari apa saja kegiatan-kegiatan lain yang pekerja lakukan bila mereka mempunyai waktu luang, dan kemudian menciptakan kesempatan bagi mereka untuk melakukan kegiatan itu secara lebih teratur. Motivator terbaik adalah bila para manajer (7) memberi selamat secara pribadi kepada karyawan yang melakukan pekerjaan dengan baik. Pemberian selamat ini harus dilakukan khusus dan tepat waktu.. Suatu cara untuk memastikan penghargaan adalah agar para manajer (8) terus menerus memelihara hubungan dengan orang yang mereka bawahi. Bila penghargaan pada karywa tidak dapat dijalankan, para manajer harus (9) menulis Memo secara pribadi kepada mereka tentang hasil kinerja mereka. Karena tulisan tersebut merupakan penghargaan yang nyata, serta dampak atas "perasaan aman" itu berlangsung lama. Bila manajer (10) menghargai karyawan karena pekerjaan mereka yang baik secara umum. Mereka akan menyatakan bahwa karyawa yang berprestasi mengagumkan telah mendapat perhatian positif dari semua orang. Mengingat kelompok adalah suatu kenyataan yang ada di dalam perusahaan, maka upaya-upaya penghargaan juga harus termasuk di dalamnya dan harus (11) meliputi pertemuan-pertemuan pembentukan moril seperti "merayakan kesuksesan yang dicapai kelompok" dan tidak perlu dibesaarbesarkan cukup dengan memberitahukan kelompok pada waktu yang tepat bahwa mereka telah mengerjakan suatu pekerjaan dengan baik. Tidak ada yang melemahkan motivasi karyawan lebih cepat selain pekerjaan rutin dan pekerjaan yang tidak menantang. Bila perusahaan ingin agar karyawan melakukan pekerjaan yang baik, maka harus (12) memberi karyawan satu pekerjaan yang baik untuk dikerjakan dan para manajer harus memperlihatkan kepada karyawan bagaimana mereka dapat berkembang dan memberi kesempatan untuk mempelajari kemampuan-kemampuan baru. Langkah selanjutnya (13) memastikan apakah karyawan mempunyai sarana kerja yang terbaik. Sebagai contoh perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi kesenian

cenderung menjadi tempat yang menyenangkan. Mempunyai perlatan canggih membuat karyawan bangga. Kebijakan perusahaan dan praktek manajemen mempunyai suatu kemampuan yang luar biasa untuk mendorong atau merusak motivasi seseorang. Perusahaan yang kurang memiliki keinginan inspiratif dapat memperbaikinya dengan menggunakan kombinasi yang mana saja dari ke-7 cara berikut: (14) Kenalilah kebutuhan-kebutuhan pribadi karyawan karena karyawan akan lebih terdorong untuk bekerja bagi perusahaan yang memperhatikan keperluan pribadinya. (15) Gagasan menggunakan kinerja sebagai sadar untuk promosi masih dianggap revolusioner. Membahas tentang kinerja, suatu perusahaan harus (16) menetapkan suatu kebijakan promosi dari dalam secara komprehensif. Kebijakan-kebijakan tersebut harus mencakup keamanan pekerjaan dengan (17) menegaskan komitmen perusahaan terhadap perkaryaan jangka panjang. Beberapa pernyataan menunjukkan bahwa karyawan menuntut komitmen perusahaan yang tinggi atas keamanan kerja, namun perusahaan akan melakukan hal tertentu yang memperlancar pengkaryaan jangka panjang. Perusahaan yang (18) membantu berkembangnya rasa "bermasyarakat" sehingga karyawan akan merasa betah di dalamnya, telah hilang. Politik kerja dan semangat juang yang menurun akan merampas motivasi bahkan dari orang yang berorientasi pada prestasi sekalipun. (19) Gajilah karyawan secara bersaing berdasarkan apa yang mereka kerjakan. Jika karyawan merasa diberi kompensasi (gaji) yang tepat, mereka tidak akan akan begitu tertuju pada lembarslip gaji mereka dan perusahaan dapat memperoleh prestasi karyawan lebih baik lagi dari imbalan yang tidak berhubungan dengan keuangan (nonfiancial). Dengan struktur gaji yang kompetitif, sebuah perusahaan dapat memotivasi orang untuk perolehan yang lebih besar dengan (20) menawarkan "pembagian keuntungan" (profit sharing) kepada karyawan. Kegiatan yang berdampak kuat pada jajaran karyawan paling bawah harus benarbenardikenali, karena karyawan harus mengtahui apa tujuan dari pekerjaannya. Selanjutkan agar uang mampu memotivasi karyawan, jumlahnya harus berarti bagi mereka. Motivasi adalah bagaimana menghargai orang dengan martabatnya - sesuatu yang akhirakhir ini sama sekali tidak ada lagi, dan sangat dibutuhkan bagi karywan yang mengalami stres berat atau terganggu syarafnya karena kecelakaan kerja. ------------------------------------------------------------------------

Kutipan dari Majalah Manajemen /Juli-Agustus1/996 Oleh Nina I.K. Permana (terjemahan dari WED) Untuk berlangganan Majalah Manajemen hubungi pustaka@bit.net.id Untuk program (inhouse training) Pengembangan Motivasi Berprestasi, hubungi customer@lppm.ac.id telp 2300313 ext. 1950-1954.

Latihan 1. Respon setiap orang terhadap suatu masalah berbeda-beda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa faktor. Jelaskan faktor-faktor yang berpengaruh pada respon individu! 2. Sebutkan definisi organisasi menurut saudara! 3. Jelaskan perbedaan organisasi yang berorientasi pada laba dan perusahaan yang berorientasi tidak pada laba! 4. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi tujuan! 5. Mengapa seorang controller perlu mengetahui teori-teori tentang kebutuhan? 6. Setelah mencapai kebutuhan aktualisasi diri, apakah tingkat kebutuhan seseorang bisa menurun tingkat kebutuhannya (misalnya menjadi harga diri)? 7. Jelaskan yang apa yang dimaksud dengan expectancy dalam Teori Pengharapan dari Vroom! 8. Sebutkan dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi!