1 Strategi Komunikasi Dalam Penghimpunan Koleksi Deposit

Oleh: Agus Rusmana, Drs., M.A. Dosen Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran

agsrsmana@yahoo.co.id
1. Mengapa Perlu Komunikasi? Diterbitkannya Peraturan Pemerintah mengenai pelaksanaan undang-undang serah simpan adalah untuk dipatuhi oleh setiap anggota masyarakat, baik perorangan maupun organisasi, lembaga atau perusahaan agar seluruh tujuan untuk melestarikan hasil karya bangsa dapat tercapai demi pengembangan pengetahuan, ilmu dan teknologi seluruh bangsa Indonesia. Oleh karena itu peraturan ini harus dipatuhi agar bangsa Indonesia tetap memiliki dan mewariskan kebudayaan luhurnya bagi generasi berikut. Namun sampai saat terakhir ini, berdasarkan keterangan yang diperoleh dari pihak pengelola deposit, jumlah karya cetak yang diserahkan masih sedikit yang dapat diartikan bahwa perhatian para wajib serah simpan (meminjam istilah wajib pajak) masih rendah. Kondisi ini merupakan sebuah masalah besar yang harus dicarikan jalan pemecahannya. Setiap kewajiban (apalagi yang didasari oleh undang-undang) selalu bersifat memaksa dan diperlakukan sebagai sebuah beban, dan untuk melakukannya seseorang harus mengorbankan kenyamanan pribadi. Sifat utama dari pemaksaan ini adalah tidak menyenangkan dan tidak menguntungkan diri pribadi seseorang atau kelompok. Mungkin juga ditambah oleh pengalaman selama ini, pelanggaran terhadap kewajiban ini terbukti tidak memiliki resiko karena tidak pernah ada sanksi yang diterima oleh siapapun yang melanggarnya. Kondisi ini kemudian menumbuhkan citra bahwa undang-undang tentang wajib serah simpan tidak mengikat dan tidak harus dipatuhi. Citra atau pandangan ini bisa menjadi penyebab kurangnya kepatuhan masyarakat terhadap undang-undang dan peraturan pemerintah yang sudah berusia delapan belas tahun. Kekurang tahuan masyarakat tentang undang-undang dan peraturan pemerintah juga bisa memberikan andil dalam terbentuknya citra yang keliru. Untuk dapat mematuhi apa yang telah diundangkan dan diatur, masyarakat perlu memiliki motivasi, dan motivasi akan muncul jika masyarakat memiliki cukup informasi yang lengkap dan terjadinya komunikasi efektif dari pihak deposit, seperti dikemukakan oleh para ahli:
If we want people to act on our decisions, they have to be motivated to do so . To act in the right way, it very much depends on the information they need to take the right course of action and to be motivated to do it. Motivation or the absence of it can quite often be traced back to communications and their influence on those receiving it. (Jika kita ingin orang mengikuti keputusan kita, mereka harus dimotivasi untuk melakukannya. Agar dapat bertindak benar, tergantung pada informasi yang dibutuhkan sebagai acuan dan motivasi untuk melakukannya. Ada atau tidak adanya motivasi dapat ditulusur dari kegiatan komunikasi dan pengaruhnya bagi orang yang menerimanya.)

2. Strategi Komunikasi Dasar pemilihan Strategi

Sebelum seseorang memilih dan menggunakan strategi komunikasi yang tepat agar gagasan diperhatikan, dimengerti dan diikuti oleh orang lain yang menjadi sasarannya, dia

2
harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang apa yang akan disampaikan, mengapa harus disampaikan, dan efek yang dinginkan terjadi pada sasaran. Tanpa pengetahuan itu semua, pemilihan dan penggunaan strategi tidak dapat dilakukan, karena sebuah strategi hanya dapat digunakan untuk pesan dan hasil tertentu. Hal ini juga berlaku bagi staf deposit yang berperan menyosialisasikan kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam. Untuk itu seorang staf deposit harus memiliki pengetahuan tentang (a) pentingnya pelaksanaan UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak, termasuk juga (b) dasar pembentukan undang-undang tersebut, dan terutama sekali adalah (c) pendapat dan citra yang diberikan oleh masyarakat yang terkenai kewajiban ini terhadap undangundang, atau bisa juga dirumuskan dalam pertanyaan seperti ini: - Apa pentingnya penghimpunan Koleksi Deposit? - Apa pentingnya bagi pembuat/ pencipta karya/ penerbit? - Apa pendapat dan citra publik pada kewajiban ini? Dengan pengetahuan ini barulah strategi komunikasi dapat dipilih dan digunakan. Pengetahuan tentang pentingnya penghimpunan koleksi bagi masyarakat dan bagi pembuat/ pencipta karya rekam dan penerbit ini juga kemudian harus menjadi pengetahuan para wajib serah simpan. 3. Strategi Komunikasi Efektif Tujuan utama digunakannya strategi komunikasi adalah terciptanya komunikasi efektif yaitu yang mampu melahirkan efek dari komunikasi yaitu (1) perubahan pendapat (2) perubahan sikap dan (3) perubahan perilaku para wajib serah simpan terhadap UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak,. Dalam hal ini komunikasi yang dilakukan oleh staf deposit diharapkan menghasilkan perubahan berupa: (1) wajib serah simpan berpendapat bahwa undang-undang ini adalah untuk kepentingan umum, (2) wajib serah simpan setuju dan mendukung undang-undang. (3) wajib serah simpan menjalankan semua aturan yang termuat dalam undang-undang. Jadi efektivitas komunikasi tidak diukur hanya dari pengetahuan tentang undangundang yang dimiliki oleh wajib serah simpan, tetapi terutama adalah pada terjadinya perubahan dalam diri mereka untuk mendorong mereka melakukan tindakan sesuai dengan undang-undang. Komponen Utama Komunikasi Pada prinsipnya terdapat 4 (empat) komponen utama komunikasi yaitu communicator (penyampai pesan), message (pesan), channel (saluran/ media), communicatee (penerima pesan). Berikut adalah penjelasan tiap komponen. 1. Communicator Seorang staf deposit yang berperan sebagai komunikator harus memenuhi beberapa kualifikasi: a. memiliki pengetahuan yang sangat cukup tentang undang-undang yang akan disosialisasikan, b. memiliki sikap positif terhadap undang-undang c. memiliki kecakapan berbicara (memilih kata dan lambang) d. memiliki kepedulian dan penilaian positif terhadap para wajib serah simpan sebagai sasaran komunikasi

3
e. memiliki kemampuan mengatur penampilan yang sesuai dengan konteks komunikasi (waktu, tempat dan suasana). 2. Message Undang-undang yang akan disosialisasikan harus dikemas (bukan diubah atau diganti isinya) sehingga mudah ditangkap dan dimengerti oleh penerima, seperti apa yang disampaikan oleh ahli komunikasi:
Principals of effective communication: When communicating, the one thing you should ask yourself is 'Can this message or instruction be easily understood by the person receiving it?' Can you be sure that those receiving your message actually understand what you are saying? ( Prinsip-prinsip komunikasi efektif: ketika berkomunikasi, satu hal yang harus ditanyakan pada diri sendiri adalah Dapatkah pesan atau instruksi ini dengan mudah dimengerti oleh orang yang menerimanya? Yakinkah anda bahwa orang yang menerima pesan itu benar-benar mengerti apa yang anda sampaikan?)

Jadi, sebelum pesan disampaikan, komunikator harus yakin benar bahwa apa yang disampaikannya akan dapat dengan mudah dan jelas dimengerti. Dia juga harus mengetahui apa yang paling diinginkan didengar oleh wajib serah simpan (aturan, cara dan sanksi, misalnya). Untuk itu jika kalimat dan istilah dalam undang-undang diperkirakan masih terlalu sulit dimengerti atau ditafsirkan berbeda dari yang sebenarnya, staf deposit sebagai komunikator harus membuat sebuah petunjuk atau penafsiran mengenai undang-undang tersebut sesuai dengan bahasa atau istilah yang umum dan populer digunakan oleh mereka yang menjadi wajib serah simpan. 3. Channel (Saluran/ Media Komunikasi) Setelah dilakukan pemilihan istilah / penjelasan undang-undang, komponen yang dipilih berikutnya adalah media/ saluran (media/ channel) komunikasi. Penggunaan media dimaksudkan agar pesan dapat tersampaikan kepada wajib serah simpan yang tidak terjangkau dengan komunikasi tatap muka, dan agar pesan dapat terekam/ tersimpan untuk diingat. Terdapat banyak sekali media yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang dikelompokkan ke dalam dua besar yaitu media cetak ( printed media) dan media elektronik (electronic media). Kedua kelompok media ini dapat digunakan sebagai media komunikasi antar persona (surat, telp, e-mail), komunikasi kelompok (papan pengumuman, bulletin board, millis, teleconference), atau komunikasi massa (majalah, koran, TV, radio, website). Pemilihan media ditentukan oleh beberapa pertimbangan seperti: - Berapa besar jumlah sasaran pesan? - Berapa jauh jarak sasaran pesan? - Seberapa rinci pesan yang dapat diterima sasaran pesan? - Berapa banyak kepemilikan media oleh sasaran pesan? - Seberapa cepat pesan harus sampai kepada sasaran pesan? - (terakhir) berapa biaya yang tersedia? Pemilihan pesan harus dilakukan dengan sangat hati-hati karena kekeliruan pemilihan bisa berakibat media kehilangan manfaatnya, atau bahkan bisa membuat kekeliruan penafsiran/ pemaknaan dari pesan awalnya. 4. Communicatee/ komunikan (penerima pesan) Walaupun disebutkan sebagai komponen terakhir, tetapi sebenarnya para wajib serah simpan sebagai komunikan adalah komponen yang menjadi perhatian utama sebelum pesan dan media dipilih dan digunakan. Maka komunikator berupaya untuk

4
mendapat deskripsi yang lengkap tentang komunikan melalui beberapa tehnik, mulai dari penelitian khusus, observasi dan wawancara. Dari tehnik ini maka akan diperoleh deskripsi utama tentang komunikan, yaitu: Demografis (usia, jenis kelamin, pendidikan, sosial ekonomi) Psikografis (gaya hidup, sifat pribadi, kesukaan, tempat nongkrong) Geografis (lokasi tinggal/ kantor, mobilitas kerja) Kepemilikan dan penguasaan media komunikasi

Dengan bekal deskripsi ini maka dapat dipilih komunikator, pesan dan media yang cocok. Sebagai contoh, jika komunikan adalah seorang pimpinan perusahaan/ lembaga, maka komunikator yang harus berbicara adalah orang yang berkedudukan sama, yaitu kepala lembaga deposit, bukan anak buahnya. Kemudian jka komunikan terbiasa dengan media modern (iPod, Internet, teleconference), maka gunakan media sejenis agar mereka berminat mengkasesnya. Sebaliknya apabila komunikan terbiasa menerima pesan dalam bentuk formal (surat, edaran, radiogram) sampaikanlah pesan dalam format itu. Begitu juga jika komunikan berlokasi di luar jangkauan, maka harus digunakan media yang mampu menjangkau, baik cetak maupun elektronik (dengan bantuan satelit!). Seorang komunikator juga harus mampu mengikuti (kalau perlu belajar dulu) gaya komunikasi komunikan, baik kata, istilah, sampai tempat berbicara. Pada intinya komunikatorlah yang harus menyesuaikan diri mengikuti karakteristik komunikan, bukan sebaliknya. 4. Metode Komunikasi Secara umum seseorang mengikuti keinginan komunikator (berubah pendapat, sikap dan perilaku) dalam tiga bentuk: mengerti, suka dan takut. Artinya bahwa orang mengikuti keinginan komunikator karena dia mengerti bahwa pesan itu penting dan berguna. Pengertian ini lahir dari kecukupan dan kelengkapan informasi yang diterima. Keinginan mengikuti pesan bisa juga lahir karena komunikan merasa suka. Rasa takut akan ancaman jika tidak mengikuti pesan bisa mendorong komunikan terpaksa mengikuti pesan tersebut. Untuk membuat komunikan mengikuti keinginan komunikator terdapat tiga metode komunikasi yang dapat digunakan yaitu metode informatif, metode persuasif dan metode koersif. Komunikator dapat memilih salah satu metode ini atau menggunakan semuanya secara berurutan. a. Metode informatif: komunikator memberikan penyadaran kepada komunikan dengan memberikan informasi yang sangat lengkap. Contohnya pihak deposit menyampaikan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan UU Serah Simpan sehingga wajib serah simpan memiliki pengertian yang tinggi dan terdorong untuk melakukan kewajibannya. b. Metode persuasif: komunikator menyampaikan pujian dan bujukan kepada komunikan agar mereka tertarik untuk mengikuti kehendak komunikator. Contohnya: Menyerahkan karya rekam kepada negara adalah perbuatan mulia., atau Hanya yang cerdas dan mengerti akan kepentingan bangsa yang akan menyerahkan karya rekam., atau Bangsa Indonesia berterima kasih atas karya yang anda serahkan kepada negara., Tuhan hanya mencintai mereka yang melakukan kewajibannya., dan masih banyak lagi. c. Metode koersif: Komunikator menyampaikan pesan berisi ancaman atau akibat menakutkan jika komunikan tidak mengikuti apayang disampaikan oleh komunikator. Contoh: Kelalaian menyerahkan karya cetak menghancurkan sebuah generasi., atau Ketika karya cetak tak diserahkan adalah ketika sebuah bekal kecerdasan

5
dimusnahkan. Banyak sekali ancaman yang yang dapat diberikan kepada mereka yang melanggar kewajibannya. Metode persuasif digunakan jika informasi yang lengkap belum juga mampu mandorong wajib serah simpan untuk melaksanakan kewajibannya. Jika wajib serah simpan tidak tergerak untuk bertindak setelah dibujuk dengan pesan-pesan menarik dan menyenangkan, maka pihak deposit bisa menggunakan pesan ancaman (yang sebaiknya terbukti!) terhadap wajib serah simpan. Ketiga metode ini tidak dapat dilakukan satu kali tetapi harus dengan frekuensi dan intensitas yang tinggi agar para wajib serah simpan mampu mengingat dan terbiasa dengan UU Serah Simpan Karya Rekam (dalam bidang promosi disebut positioning). 5. Faktor Kebanggan dan Keuntungan Di samping ketiga metode komunikasi, ada satu hal yang perlu diperhatikan yaitu bahwa para wajib serah simpan harus memiliki kebanggaan tersendiri menjadi seorang wajib serah simpan. Kemudian juga sorang wajib serah simpan harus melihat bahwa apa yang dilakukannya mendapat balasan yang menguntungkan walaupun bukan keuntungan finansial. Kebanggaan dan keuntungan ini nantinya akan selalu menjadi dasar pendorong bagi dia untuk selalu berusaha menjalankan kewajibannya menyerahkan karya rekam. Untuk itu harus dibuat sebuah kondisi yang menumbuhkan kebanggaan dan kondisi yang menguntungkan. Untuk menumbukan kebanggaan wajib serah simpan, pihak deposit bisa membentuk sebuah wadah atau komunitas wajib serah simpan yang secara tidak langsung menumbuhkan eksklusivitas dari sebuah kelompok yang bernilai istimewa. Kebanggaan akan semakin besar jika komunitas ini memiliki tagline (simbol/ motto/ semboyan) yang mewakili karakter komunitas, misalnya: Peduli Kecerdasan Bangsa, atau We Reserve for the Best Generation, atau Create, Store, Educate. Pihak deposit perlu juga memberikan balasan atas kebaikan para wajib serah simpan yang telah menjalankan kewajibannya dengan secara reguler mengumumkan (di media umum dan/ media massa) nama-nama wajib serah simpan yang dalam tahun ini telah menyerahkan karya rekamnya. Dengan demikian wajib serah simpan melihat bahwa ada manfaat melaksanakan kewajiban tersebut, terutama sebagai sebuah promosi gratis yang dilakukan oleh sebuah lembaga yang dipercaya oleh masyarakat. Tujuan utama dari penciptaan kebanggaan dan keuntungan adalah untuk menunjukkan kepada wajib serah simpan bahwa pemerintah, dalam hal ini adalah bidang deposit, peduli dan berterima kasih atas kesadaran warga wajib serah simpan untuk menjalankan semua kewajibannya sesuai undang-undang maupun Peraturan Pemerintah. Catatan: Komunikasi yang disampaikan kepada para wajib serah simpan harus dilakukan oleh semua komponen dari staf Bidang Deposit, Bapusda, Perpustakaan Nasional dan pemerintah. Kerjasama ini adalah agar semua informasi yang tersampaikan kepada wajib serah simpan memiliki konsitensi dan kesatu suaraan, dan tidak membingungkan mereka yang menerima pesan. Dengan konsistensi dan kebersamaan, diharapkan pelaksanaan UU Serah Simpan Karya Rekam ini akan mendapatkan dukungan dari wajib serah simpan dan pada akhirnya karya rekam seluruh hasil bangsa Indonesia dari masa lalu dan kini akan dapat dijadikan sumber pengetahuan bagi generasi penerus bangsa. -------------------------------------------------