38

BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

III.1. Sejarah Singkat PT. Columbus Megah Adisarana
Columbus Cash and Credit adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang
sewa beli atau yang biasa masyarakat katakan dengan penjualan secara kredit, yang
beralamat di J alan Paus No.12 A Rawamangun, J akarta Timur 13460. Dan didirikan
pada tanggal 7 juli 2001
Berdirinya Columbus berawal dari ide untuk membentuk suatu bisnis yang dapat
memberikan kesempatan masyarakat untuk bergabung bersama Columbus untuk
dibentuk dan menjadi orang yang sukses dalam hidup dan karirnya. Penggunaan nama
Columbus terilhami dari penemu benua Amerika, yaitu Christoper Columbus. Karena
diharapkan Columbus bukan hanya mudah diingat oleh orang namun menjadi besar dan
terus berkembang sepanjang jaman.
Perkembangan Columbus yang pesat sangat didukung oleh kualitas Sumber
Daya Manusia, rencana dan target dari masing-masing unit bisnis. Dengan didasarkan
atas 3 hal, yaitu :
VISI
Menjadi perusahaan TERBAIK dan NOMOR SATU di bidangnya, dimana unit bisnis
itu berada.
Peduli terhadap KEBUTUHAN masyarakat
Menciptakan karyawan BERBUDAYA dan SEJ AHTERA
MISI
39

Membangun jaringan unit bisnis diseluruh kota besar

Menyediakan barang terlengkap, berkualitas dan bergaransi
Meningkatkan kualitas PELAYANAN, KEMUDAHAN dan KEPEDULIAN terhadap
nasabah sebagai mitra usaha
Meningkatkan kesejahteraan dan KEHARMONISAN KARYAWAN yang berbudaya
dan berwawasan luas dengan menanamkan budaya, visi dan dimensi nilai-nilai perilaku
SISTEM dan STRATEGI
Berpacu pada konsep 5T:
-Terjangkau Harganya
-Terlengkap Produknya
-Terjamin Kualitasnya
-Tercepat Prosesnya
-Terbaik Layanannya
Nilai-nilai dan Budaya yang terdapat pada PT. Columbus Megah Adisarana adalah :
1. Budaya COLUMBUS sebagai landasan berpijak, bersikap dan bertindak.
2. Kreatif menciptakan pola pikir, taktik, strategi dan tindakan baru.
3. Memiliki kesetiaan, kejujuran, kedisiplinan didalam diri serta konsistensi dalam
perjuangan.
4. Meningkatkan market share electronic dan furniture untuk menjadikan
COLUMBUS sebagai market leader dibidangnya.
5. Selalu bereaksi dan merespon secara cepat.
6. Melakukan MCek Monitoring Control Evaluasi Koordinasi untuk menjamin
segala sesuatunya adalah sempurna.
40

7. Tampil dan berkinerja tinggi untuk selalu menjadi pemenang.

a. Melampui 120% dari penjualan 2010
b. Kesempurnaan Collection 100% dan tunggakan nol persen
c. Produktivitas bertumbuh 30%
d. Profit tinggi melalui peningkatan efektifitas dan efisien
III.2. Bidang Usaha
Bidang usaha dari PT. Columbus Megah Adisarana adalah Furniture dan
Electronic secara Retail yang mengkhususkan pada barang-barang kebutuhan
masayarakat seperti untuk dirumah dan dikantor, namun bisa dengan kredit atau tunai.
III.3. Produk-produk
Ada tiga jenis produk yang ditawarkan Columbus :
1. Core Product. Merupakan produk-produk yang didistribusikan melalui Columbus
dengan support penuh dari Principal dan permintaan konsumen tinggi.
2. Regular Product. Merupakan produk yang dijual Columbus yang ditangani langsung
oleh unit bisnis masing-masing dan permintaan konsumen cukup tinggi.
3. Non Regular Product. Merupakan produk Columbus dengan penanganan langsung
oleh unit bisnis namun pada jenis produk ini permintaan konsumen tidak cukup tinggi,
di kondisikan dengan keadaan demografi konsumen di unit bisnis masing-masing serta
tidak terikat kontrak dengan pemasok atau melalui sistem beli putus.
Berbagai jenis produk Columbus anatara lain :
1. Sharp
2. Akari
3. TCL
41

4. Samsung
5. LG
6. Olympic
7. Uniland
8. Polytron
9. Panasonic
10. Quantum
11. Sanken
42

III.4 Struktur Organisasi

Sumber: PT. Columbus Megah Adisarana
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisai PT. Columbus Megah Adisarana
43

III.4.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini diuraikan job description dari beberapa fungsi yang terkait dengan
aktivitas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT. Columbus Megah
Adisarana :
1. Director
TANGGUNG JAWAB :
1. Dalam menjalankan tugasnya Direktur Utama bertanggung jawab langsung
kepada Holding dalam Mengembangkan unit usahanya baik ditinjau dari
tingkat penjualan biaya, collection, tunggakan dan rasio-rasio lainnya atau
kinerja lainnya sehingga dapat menciptakan laba yang baik dan meningkat
kesejahteraan seluruh karyawan dibawahnya.
2. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan keamanan semua sumber
daya yang dipercayakan kepadanya.
3. Menyemaikan budaya perusahaan Columbus.
TUGAS
1. Menyusun besarnya target penjualan dikaitkan dengan bisnis plan perusahaan
2. Menyusun strategi peningkatan penjualan berikut action plannya.
3. Menjabarkan penjualan perbulannya menjadi rencana pembelian atau
kebutuhan produk.
44

4. Menyusun rencana perekrutan tenaga penjual (man-power plan) serta

program pelatihannya.
5. Membuat rencana pengembangan pasar.
6. Persiapan laporan keuangan dan laporan lainnya secara tepat waktu.
7. Penyusunan cashflow dan proyeksi rugi laba dikaitkan dengan bisnis plan
perusahaan.
8. Menyusun budget biaya mengacu pada proyeksi laba rugi.
9. Membuat laporan pertanggungjawaban bulanan terhadap kinerjanya.
10. Pelatihan karyawan accounting dan finance untuk peningkatan kinerja.
11. Penyusunan target collection, dikaitkan dengan cashflow dan bussiness plan
perusahaan.
12. Pemenuhan man power administrasi account receivable, collector, analis
sesuai dengan ketentuan perusahaan.
13. Pelatihan karyawan credit acoount receivable department peningkatan
kinerja penagih dan analis.
14. Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga (man power plan) sesuai dengan
perkembangan unit bisnis dibawahnya.
15. Penetapan besarnya kompensasi karyawan sampai dibawah setingkat key
person. Untuk key person harus diajukan terlebih dahulu kepada Holding.
45

16. Penerapan peraturan dan kedisiplinan kinerja karyawan.

17. Kaderisasi dan pelatihan karyawan yang berada di unit bisnis.
18. Menyusun strategi pengembangan unit usaha, penambahan gerai, showroom
baru mengacu pada target penjualan dan laba perusahaan.
2. Purchasing
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya purchasing bertanggung jawab kepada Director.
TUGAS
1. Melakukan pemesanan barang ke supplier sesuai dengan keputusan analis
komite atau daftar penerimaan map atau berdasarkan kebutuhan stock
penjualan atas persetujuan Director.
2. Melakukan negoisasi dengan supplier atas barang yang akan dipesan
berdasarkan pengalaman dan harga grosir yang berlaku. Minimal pengecekan
harga terakhir.
3. Memantau harga pasar, mitra kinerja secara rutin minimal dua kali dalam
seminggu.
4. Memeriksa atau menerima harga pembelian pada faktur tagihan supplier
yang diturunkan oleh staf bagian giro.
46

5. Membuat laporan analisa penjualan produk secara mingguan dan

melaporkannya ke Director.
3. Head Marketing
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya Head Marketing bertanggung jawab langsung
kepada Director.
TUGAS
Melakukan penelitian dan pengumpulan data situasi kondisi pasar, setiap
produk yang menjadi tanggung jawabnya.
Merumuskan dan melaporkan hasil penelitian pasar tersebut diatas, dalam
bentuk konsep Marketing Plan (Perencanaan Pemasaran) atau
Bussiness Plan
Membuat laporan perbandingan atas anggaran dan pelaksanaan bulan
penjualan dan promosi dan membuat rincian kegiatan untuk bulan
berikutnya.
Menetukan struktur harga dan keuntungan setiap produk-produk
perusahaan bersama dengan koordinator keuangan.
Memonitor persediaan barang sesuai normal persediaan barang yang
direncanakan.
47

Mengkoordinasi supervisor sales force dan supervisor showroom dalam

rangka peningkatan penjualan.
4. Administration Marketing
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya Administration Marketing bertangung jawab
kepada Director melalui Head Marketing.
TUGAS
Menerima map order dari masing-masing supervisor yang sudah di rekap
dalam daftar penyerahan map.
Melakukan pengecekan harga dengan price list yang berlaku berikut
kelengkapan barang dan hadiahnya (jika ada).
Menyerahkan map order yang layak di survei kepada coordinator analis.
Memasukkan map order ke bagian fakturisasi.
Menginput laporan produk dan realisasinya.
Merekapitulasi map hasil resume dari bagian analis.
Menginput laporan bulanan dari data laporan harian.
Menginput laporan tolak batal kembali.
5. Supervisor Sales dan Showroom
48

TANGGUNG JAWAB
Bertanggung jawab kepada Director melalui Head Marketing. Membantu
meningkatkan pembayaran indoor di showroom, mengembangkan unit usaha
baik ditinjau dari tingkat penjualan maupun laba.
TUGAS
Membuat rencana penjualan secara harian, mingguan, bulanan yang di
koordinasi oleh dan kepada Head Marketing dalam rangka meningkatkan
penjualan.
Membuat breakdown target untuk para pramuniaga dan sales force
berdasarkan target penjualan dan memberikan pengarahan mengenai
mekanisme pelaksanaannya secara efisien dan efektif.
Menginformasikan kepada para Fungsi Penjualan mengenai rencana
promosi, rencana peluncuran produk baru, serta bila ada kenaikan harga
serta produk.
Memantau serta menganalisa hasil dari kegiatan penjualan yang
dilaksanakan oleh pramuniaga.
Memantau atau menginformasikan keadaan pasar ke koordinator
marketing.
Memberikan training kepada pramuniaga dan sales force secara periodik.
49

6. Head Accounting and Financing

TANGGUNG JAWAB
Bertanggung jawab kepada Director Membuat dan menyelesaikan laporan
keuangan bulanan.
TUGAS
Menyiapkan laporan keuangan yang wajar dan tepat waktu.
Mengontrol, memastikan dan menganalisa keuangan serta kebenaran
laporan.
Membuat cash budget bulanan.
Mengatur pelaksanaan pembiayaan untuk impor dan pembayaran-
pembayaran lainnya.Mengendalikan keuangan perusahaan agar sesuai
dengan cash budget.
Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang sesuai dengan prioritas
sehingga berjalan lancar dan tepat penggunaannya.
Membuat dan menyiapkan data-data yang diperlukan.
Menerima beberapa copy rekapan bukti seperti faktur, kuitansi, daftar
piutang, collection report.
50

Mengarsipkan data-data konsumen yang sudah sesuai dan melunasi

pembayaran.
Memeriksa bukti pengeluaran, pemasukan kas atau bank.
7. Coordinator Warehouse
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Warehouse bertanggung jawab
kepada Director melalui Head Accounting and Financing dan Head Marketing.
TUGAS
Mengawasi fisik barang yang berada di gudang.
Menyiapkan, memeriksa serta menyimpan yang keluar atau masuk
barang dari atau ke gudang berdasarkan dokumen yang ada.
Mencatat barang yang keluar masuk gudang ke dalam kartu persediaan.
Memelihara barang yang ada sehingga tidak rusak.
Mengatur pengeluaran barang sesuai FIFO.
Mengatur letak barang sesuai dengan jenis dan kelompok.
Melaporkan stock gudang secara teratur kepada sales, marketing,
financial department, purchasing.
51

Melakukan stock opname secara rutin dan bekerja sama dengan bagian
stock control.
8. Delivery
TANGGUNG JAWAB
Dalam melakukan tugasnya pengiriman bertanggung jawab kepada Coordinator
Warehouse.
TUGAS
Mengupayakan agar barang dapat dikirim tepat pada waktunya dan dalam
keadaan yang baik.
Melakukan pengawasan terhadap penerimaan atau pengiriman barang
dari ke pelanggan.
Bertanggung jawab atas pembuatan surat-surat sertadokumen-dokumen
barang yang telah keluar.
Memeriksa semua dokumen yang diterima dari bagian administrasi
gudang.
Membuat laporan pengiriman barang.
Menyusun barang masuk ke dalam mobil.
52

Mengantar barang pesanan kepada konsumen sesuai data konsumen yang

tercantum pada perjanjian sewa beli.
Menurunkan barang ke tempat konsumen sesuai aturan perusahaan.
Melakukan pemasangan barang ditempat konsumen sesuai posisi yang
konsumen inginkan dan siap digunakan.
Menjaga kebersihan mobil pengiriman.
Mengingatkan konsumen untuk selalu membayar indoor minimal 3 hari
sebelum tanggal jatuh tempo.
9. Head Credit
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnyabertanggung jawab langsung kepada Director.
TUGAS
Melakukan pemantauan atau evaluasi dan memberikan pengarahan
pengarahan serta petunjuk teknis untuk memperbaiki, meningkatkan dan
mempertajam mutu kerja.
Merumuskan terobosan baru untuk meningkatkan kualitas kerja.
Menjamin dipatuhinya dan dilaksanakannya berbagai bidang kebijakan serta
sistem dan prosedur dibidang kredit.
53

Mengkoordinasi perkerjaan dibidang analis dengan mengkontrol map-map

order, melakukan credit committee dengan analis, evaluasi jumlah kebutuhan
analis.
Melakukan evaluasi jumlah kebutuhan analis dengan parameter pada
produktivitas analis dan rata-rata jumlah map order.
Melakukan usaha-usaha peningkatan mutu order.
Mengawasi penyerahan kuitansi outdoor yang harus ditagih collector.
Secara mendadak melakukan sidak pengecekan dan pencocokan terhadap
penurunan kuitansi maupun Daftar Penurunan Kuitansi.
Menyelesaikan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
10. Coordinator Analys
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Credit.
TUGAS
Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja para analis.
Mengontrol dan meminta pertanggung jawaban analis terhadap hasil
kerja.
Menjamin tidak adanya penyimpanan.
54

Melakukan meeting dengan pihak supervisor dan marketing.

Merancang alat bantu kerja analis ketika sedang berada di lapangan.
Menjamin dilakukannya tindakan perbaikan dan pencegahan dari
penipuan customer.
Melakukan inspeksi dan parts approval pada setiap hasil survei lapangan.
Memberikan masukan atau monitoring dari hasil survei lapangan yang
telah berjalan.
11. Administration Analys
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya Administration Analys bertanggung jawab kepada
Head Credit.
TUGAS
Menyeleksi dokumen atau data yang diberikan oleh Koordinator Analis.
Map order yang telah approve dan cek oleh Koordinator Analis,
Administrasi Analis menyiapkan divisi-divisi untuk melakukan survei.
Menerima map order hasil survei.
Mengecek apakah hasil survei telah sesuai dengan kriteria atau tidak.
Menyerahkan map order survei ulang (jika perlu).
55

Tanggap dan mengerti akan segala hasil.

Kontrol tingkat tunggakan para analis.
Menguasai dengan baik pasal-pasal perjanjian sewa beli.
12. Analys
TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugasnya analis bertanggung jawab kepada Coordinator
Analys.
TUGAS
Analis melakukan tugasnya dengan mendatangi dan bertemu dengan
pemohon di rumah atau kantor atau tempat usaha konsumen.
Menguasai dengan baik pasal-pasal perjanjian sewa beli dan menjelaskan
kepada calon konsumen tentang perjanjian sewa beli.
Menerima map order yang diberikan oleh administrasi analis.
Mempersiapkan perlengkapan dan peralatan untuk mensurvei ke
lapangan.
Harus mempunyai bukti yang konsisten atas hasil survei lapangan.
Menyerahkan hasil survei kepada Administrasi Analis, dan membuat
laporan kepada Koordinator Analis.
56

Mendidik calon konsumen untuk membayar indoor dan menjelaskan

kewajibannya membayar.
Mengkontrol pembayaran angusuran konsumen.
13. Coordinator Collector
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Collector bertanggung jawab kepada
Head Credit.
TUGAS
Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja para collector.
Mengontrol dan meminta pertanggung jawaban collector terhadap semua
hasil kerja hariannya.
Mempertanggungjawabkan hasil kerja bulanan baik keberhasilan atau
kegagalan secara tertulis dan dipresentasikan dalam rapat unit bisnis.
Membuat action plan untuk bulan berikutnya.
Menjamin tidak adanya penyimpanan yang dilakukan collector
dibawahnya dalam melakukan tugas ke lapangan.
Meminta pertanggung jawaban terhadap janji bayar.
Menghitung target harian collector.
57

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

14. Collector
TANGGUNG JAWAB
Dalam melakukan tugasnya Collector bertanggung jawab kepada Director
melalui Coordinator Collector.
TUGAS
Mencatat data-data atau nama-nama konsumen yang memiliki piutang.
Melakukan penagihan kepada konsumen yang telah jatuh tempo dan janji
bayar.
Melakukan penarikan bayar jika konsumen tidak mampu melunasi barang
yang di kreditkan.
Mempertanggung jawabkan hasil collection report dan melaporkan hasil
Daftar Penurunan Kuitansi.
Melakukan pelacakan kepada konsumen.
Menyampaikan complain dari konsumen.
Menyampaikan informasi yang bersifat pelanggaran terhadap perjanjian
sewa beli.
15. Coordinator Account Receivable
58

TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya Coordinator Account Receivable bertanggung
jawab kepada Director.
TUGAS
Memberikan kuitansi yang akan ditagih kepada Penagih.
Mencari kartu-kartu konsumen yang akan membayar angsuran atau yang
sudah membayar.
Merapihkan kartu-kartu di loker yang akan dibawa oleh Penagih.
Melakukan postingan terhadap kartu outdoor.
Memeriksa hasil kerja administrasi piutang baik penurunan kuitansi
maupun posting kartu.
Melakukan briefing dengan administrasi piutang untuk mengevaluasi atau
membahas masalah temuan yang dihadapi sehari-hari.
Membuat laporan konsumen yang menunggak.
Kontrol Daftar Posisi Piutang per wilayah.
Mendata konsumen-konsumen bad debt setelah diklarifikasi.
16. Administration Account Receivable
TANGGUNG JAWAB
59

Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Coordinator Account

Receivable.
TUGAS
Membuat kuitansi indoor terlambat dan outdoor.
Merekap semua kuitansi yang akan dibawa Penagih melalui Daftar
Penurunan Kuitansi.
Menurunkan kuitansi kepada Penagih.
Menyetor rekapan collection report kepada koordinator piutang dan
diserahkan ke kasir untuk dicocokan dengan uangnya, dan diberikan
nomor oleh kasir.
Memposting kartu piutang baik yang bayar indoor maupun outdoor.
17. Invoice
TANGGUNG JAWAB
Dalam melakukan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Accounting and
Financing.
TUGAS
Membuat faktur komersial (input data penjualan).
Serah terima faktur dari administration marketing.
60

Mencetak faktur dan laporan penjualan.

Serah teriman faktur yang telah terkirim ke collection.
Menginput dalam kartu piutang (kartu piutang).
Mengarsip faktur dan kuitansi.
Membantu accounting dan finance dalam menyiapkan laporan keuangan
bulanan dan laporan lainnya.
Membantu accounting dan finance melakukan rekonsiliasi dan
konfirmasi secara periodik mengenai cash opname, stock opname, A/R
opname.
18. Assistant Accounting and Financing, Control Inventory dan Data Entry
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Head Accounting and
Financing.
TUGAS
Memeriksa seluruh data yang masuk sebelum melakukan penginputan
dokumen transaksi.
Melakukan penjurnalan secara komputerisasi atas transaksi accounting
perusahaan sesuai kebijakan yang berlaku.
61

Membantu accounting and finance head menyiapkan laporan keuangan

bulanan dan laporan lainnya yang terkait dengan bidang akuntansi.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan accounting and finance head
serta Director.
19. Cashier
TANGGUNG JAWAB
Dalam menjalankan tugasnya bertanggung J awab kepada Head Accounting and
Financing.
TUGAS
Menerima setoran indoor dari supervisor dan outdoor dari collector.
Menerima setoran awal.
Membuat collection report.
Melakukan penyetoran uang ke Bank.
Mencairkan dana cek untuk kebutuhan operasional.
Membuat rekapan saldo yang ada di Bank
Mengatur uang keluar masuk perusahaan.
20. Head HRD
62

TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugasnya, Head HRD bertanggung jawab kepada Director
dan secara teknis mengacu pada ketetapan dan kebijakan perusahaan.
TUGAS
Wajib menjadi contoh teladan kepada seluruh karyawan dalam
berprilaku.
Menyiapkan rencana kebutuhan tenaga sesuai dengan perkembangan unit
bisnis.
Melaksanakan pemanggilan atau recruitment tenaga kerja professional.
Membantu Director dalam menetapkan besarnya kompensasi karyawan
baru sampai pada jabatan setingkat dibawahnya.
Melaksanakan pemantauan terhadap kedisiplinan kerja.
Melakukan kaderisasi dan pelatihan karyawan yang berada di unit
bisnisnya.
Bekerja sama dengan marketing dan accounting and finance dalam
menetapkan budget.
Melakukan sampling.
21. Staff HRD
63

TANGGUNG JAWAB
Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab pada Head HRD.
TUGAS
Melakukan tugas-tugas administrative kepersonaliaan seperti absensi,
kontrol penggajian, kontrol uang operasi sales force, kontrol
produktivitas, data karyawan.
Melaksanakan pemanggilan terhadap karyawan baru.
Menyiapkan seluruh laporan yang terkait dengan bidang HRD sesuai
kebutuhan.
III.5 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Columbus Megah
Adisarana
Sistem penjualan yang dilakukan oleh PT. Columbus Megah Adisarana sebagian
besar melalui tunai dan sewa beli (kredit). Tetapi sebagian besar melalui kredit, PT.
Columbus Megah Adisarana dalam melaksanakan kegiatan penjualan memberikan
jangka waktu kredit selama 180 hari (6 bulan), 300 hari (10 bulan), 365 hari (1 tahun)
kepada customer tergantung kesepakatan customer dengan bagian penjualan. Bagi para
pelanggan yang membeli secara tunai maka akan diberikan potongan. Di PT. Columbus
Megah Adisarana ini memberikan harga spesial bagi customer yang membeli barang
dengan secara tunai. Syarat-syarat sistem pembayaran :
64

1. Bila barang sudah diambil oleh konsumen atau diberikan ke konsumen, maka
langsung dilakukan pembayaran sesuai dengan jatuh tempo.
2. Konsumen melakukan pembayaran secara langsung dengan mendatangi
showroom (indoor) atau customer ditagih secara langsung oleh pihak perusahaan
(outdoor)
3. Pembayaran yang dilakukan secara outdoor maka akan dikenakan biaya collector
sebesar Rp.10.000,00
4. Pembayaran bisa melalui ATM dan konsumen dapat mengirimkan bukti transfer
dengan mendatangi showroom atau melalui fax.
Perusahaan memiliki kebijakan dalam menentukan layak atau tidaknya seorang
customer diberikan kredit. Syarat-syarat kredit yang telah ditetapkan adalah sebagai
berikut :
1. Konsumen harus mampu melunasi pembayaran kredit yang diberikan sebelum atau
setelah jatuh tempo.
2. Penjualan kredit dilakukan setelah perusahaan (Fungsi Kredit) meninjau konsumen
secara langsung untuk memastikan kelayakan kredit.
3. Retur penjualan dilakukan dalam jangka waktu 1 bulan, jika sudah terealisasi dan
lewat dari jangka waktu tersebut maka dianggap tidak ada masalah.
4. Penjualan kredit dilakukan setelelah maksimal tiga hari dari hasil tinjauan kredit
analis.
65

5. Rumah kontrakan (terutama yang dibayar bulanan) dan asal usul yang tidak jelas
mengenai konsumen maka tidak akan diberikan kelayakan kredit.
III.5.1 Fungsi yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan
Piutang Dagang
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang
PT. Columbus Megah Adisarana :
1. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima order dari konsumen,
membuat surat order, mempersiapkan dokumen-dokumen konsumen, kemudian
di distribusikan kepada fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut
memberikan konstribusi dalam melayani order dari konsumen.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengkonfirmasi kelayakan pemberian kredit
kepada Fungsi Penjualan, Penagihan dan Marketing. Dan mengirimkan map
order persetujuan pemberian kredit. menyiapkan map-map order untuk di analis,
mengecek kualitas dari laporan hasil analis, menetapkan target bulanan pada
konsumen dalam pembayaran, menyiapkan penurunan kuitansi outdoor dan
Daftar Penurunan Kuitansi oleh para Fungsi Piutang, memantau, minindaklanjuti
dan menuntaskan janji bayar, evaluasi jumlah kebutuhan collector.
3. Fungsi Piutang
66

Mencatat dari hasil order penjualan konsumen tentang down payment dalam
kartu piutang dan mencatat tiap angsuran yang dibayarkan konsumen, mencatat
angsuran yang dibayar outdoor dan mengecek collection harian (rekapitulasi
kuitansi).
4. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyimpan barang sesuai
pesanan yang tercantum dalam faktur penjualan yang dipesan oleh customer,
mencatat ke dalam kartu persediaan, dan mengirimkan barang serta dokumen ke
bagian pengiriman.
5. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab atas pengiriman barang pesanan kepada customer
ke alamat yang tercantum dalam faktur, serta bertanggung jawab dalam
pembuatan bukti pengiriman.
6. Fungsi Penagihan
Fungsi ini menerima sejumlah kuitansi outdoor yang diturunkan dari Fungsi
Piutang untuk melakukan tagihan kepada konsumen yang telah jatuh tempo
ataupun menunggak. Melakukan pelacakan kepada konsumen yang tidak jelas
alamatnya maupun telah pindah. Fungsi ini melakukan penagihan yang sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan.
7. Fungsi Pengendalian Persediaan
67

Fungsi ini bekerjasama dengan Fungsi-fungsi lainnya menyangkut kondisi

barang yang dibutuhkan atau diinginkan konsumen. Selalu memperbaharui
kuantitas, kualitas dan harga persediaan barang.
8. Fungsi Akuntansi
Menerima surat order, dan bertanggung jawab dalam membuat faktur
berdasarkan informasi yang tercantum dalam surat order, meminta otorisasi
kredit, dan mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian administrasi
marketing dan gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang
yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal dan kartu piutang
berdasarkan faktur penjualan yang dilampiri dengan bukti pengiriman, selain itu
fungsi ini juga bertanggung jawab dalam mengoreksi jurnal penjualan yang tidak
sesuai diakhir bulan, kemudian merekonsiliasi saldo kartu piutang dengan
rekening kontrol piutang ke dalam buku besar.
III.5.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang
dagang PT. Columbus Megah Adisarana :
1. Formulir Kredit
Merupakan dokumen pertama untuk memproses penjualan kredit kepada
konsumen. Dokumen ini harus disertai dengan kelengkapan data-data konsumen
68

yang mengajukan kredit, dokumen ini juga menjadi pendukung faktur dalam
pelaksanaan prosedur persetujuan kredit.
2. Faktur
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat timbulnya piutang.
Dokumen ini dibuat oleh staf fakturisasi sebanyak tiga rangkap untuk kemudian
didistribusikan kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut
memberikan konstribusi dalam melayani transaksi.
3. Kuitansi (Indoor)
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti atas pembayaran konsumen,
baik pembayaran atas down payment atau pembayaran angsuran.
4. Kuitansi (Outdoor)
Merupakan dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada konsumen yang
ingin membayar angsuran melalui collector (penagih), dan menjadi bukti atas
pembayaran konsumen atas angsurannya.
5. Collection Report
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pelunasan angsuran yang
dilakukan secara indoor dalam satu hari.
6. Rekapan Map Order
69

Merupakan dokumen yang berisikan tentang data-data konsumen yang akan

melakukan pembelian kredit.
7. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen (BPBK)
Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk pengeluaran barang di
gudang yang akan diberikan kepada konsumen.
8. Daftar Penyerahan Kuitansi (DPK)
Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi tentang daftar-daftar nama
konsumen yang akan ditagih.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan
piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana :
1. Kartu Piutang
Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi piutang
perusahaan kepada tiap-tiap konsumen. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi
akuntansi dengan menggunakan kartu piutang.
2. J urnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara
kredit maupun tunai. Pencatatannya dilakukan dengan menggunakan komputer
oleh fungsi akuntansi.
3. Purchase Order (Pemesanan Persediaan)
70

Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi jenis
persediaan. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi gudang dengan menggunakan
komputer.
4. Daftar Posisi Piutang
Catatan ini merupakan lembar rekapitulasi untuk mencatat data kartu piutang
berdasarkan tanggal jatuh tempo, lama angsuran dan besarnya angsuran.
5. Buku Indeks
Catatan ini merupakan buku yang mencatat seluruh account receivable (piutang
konsumen).
6. Kartu Persediaan Barang
Catatan ini dibuat dan diselenggarakan oleh bagian Fungsi Gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
III.5.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
dan Piutang Dagang PT. Columbus Megah Adisarana
J aringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit dan
piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana adalah sebagai berikut :
PROSEDUR PENJ UALAN
1. Tujuan
Prosedur ini ditunjukan untuk meyakinkan bahwa kebutuhan sewa beli dari
pelanggan dapat terpenuhi.
2. Prosedur Order Penjualan
71

a. Fungsi Penjualan
Pramuniaga atau Sales Force
- Melayani konsumen datang, proses dimulai dengan telah diisinya form sewa
beli serta konsumen juga telah melengkapi dokumen-dokumen yang
dibutuhkan, seperti kartu keluarga, KTP.
- Menerima kembali formulir dan kelengkapan data dari Supervisor jika
konsumen belum melengkapi data-datanya.
- Formulir dan dokumen-dokumen pendukung yang sudah diisi konsumen
diserahkan ke supervisor.
Supervisor
- Supervisor memeriksa kelengkapan data yang diserahkan oleh konsumen.
- Supervisor dihadapkan pada 2 (dua) pilihan. J ika data dan dokumen-
dokumen yang diserahkan oleh konsumen tidak lengkap, maka konfirmasi ke
konsumen untuk dilengkapi.
- jika data dan dokumen telah lengkap, maka supervisor meneruskan
pengajuan kredit yang telah menjadi map order tersebut ke administrasi
marketing.
Administrasi Marketing
- Administrasi marketing melakukan pengecekan harga angsuran dan
kelengkapan. Disini kembali ada 2 (dua) pilihan, harga sesuai atau tidak
sesuai maka administrasi marketing mengembalikannya ke supervisor untuk
proses pelengkapan atau konfirmasi lainnya yang dibutuhkan.
72

- jika harga dan dokumen telah lengkap, maka administrasi marketing

membuat rekapan map order, lalu map order diteruskan ke bagian analis.
Seterusnya proses berlanjut ke prosedur survei.
- Menerima map yang telah di setujui dan ditanda tangani untuk
dikonfirmasikan kepada kepala gudang mengenai persediaan barang, dan
dihadapkan pada 2 (dua) pilihan, apakah barang tersedia atau tidak, jika
barang tersedia maka map tersebut didistribusikan ke Fungsi Akuntansi.
Apabila barang tidak tersedia maka Fungsi Penjualan memberikan catatan
barang konsumen kepada Bagian Pembelian untuk dilakukan pembelian
barang sesuai dengan kebutuhan konsumen.
3. Prosedur Kelayakan Kredit
a. Fungsi Kredit
Administrasi Analis
- melakukan penyeleksian awal berdasarkan kelayakan data konsumen yang
terdapat dalam formulir sewa beli. kemudian diserahkan ke Fungsi Penjualan
setelah diterima, dikirimkan ke administrasi analis lalu administrasi analis
menyerahkan map order ke Fungsi Penjualan untuk dilakukan pengecekan
kembali, lalu di serahkan ke analis.
- Menerima semua berkas konsumen jika dianggap tidak memenuhi kelayakan
kredit dan diarsipkan menjadi map tolak.
- Menerima map order yang telah disurvei, dan akan dilakukan survei ulang
lalu mendistribusikannya ke koordinator analis.
73

- Menerima map order yang layak untuk diberikan kredit dari perusahaan dan
memberikannya kepada kepala pemberian kelayakan kredit untuk di
tandatangani dan menjadi map disetujui lalu di distribusikan kepada Fungsi
Penjualan
Koordinator Analis
- Membagi map order kepada para analis untuk dilakukan survei lapangan.
- Menyiapkan untuk melakukan Credit Committee dimana dalam rapat Credit
Committee akan dibahas mengenai karakter konsumen dan kelayakan kredit
yang akan diberikan, apakah sesuai atau tidak. Dalam credit committee akan
dibahas mengenai pemberian kredit kepada konsumen yang bersangkutan.
Akan ada 2 (dua) pilihan terhadap hasil credit committee ini. Layak diberikan
kredit atau tidak. Pertama akan dibahas jika hasil credit committee tidak
layak untuk diberikan kredit, maka akan ada 2 (dua) pilihan lagi, pertama
tidak akan dilakukan survei ulang. J ika pilihannya tidak akan di survei ulang
maka semua berkas diserahkan kembali ke administrasi analis untuk
dikategorikan sebagai map tolak. J ika pilihannya adalah akan dilakukan
survei ulang maka map order didistribusikan kembali ke administrasi analis.
J ika konsumen layak diberikan kredit menurut hasil credit committee maka
map order menjadi map disetujui diteruskan ke administrasi analis.
- Menentukan analis-analis yang akan melakukan survei lapangan untuk
mengetahui identitas konsumen yang mengajukan kredit pada
perusahaannya. Dan menentukan analis yang berbeda jika akan dilakukan
survei ulang lapangan.
74

Analis
- Melakukan prosedur survei ke lapangan berdasarkan data-data yang
diperoleh mengenai konsumen.
- Menyiapkan peralatan, perlengkapan, dokumen-dokumen, data-data untuk
melakukan survei, dan jika survei telah dilakukan maka kroscek hasil survei
dan diberikan kepada Andministrasi Analis untuk di distribusikan pada
Koordinator Analis.
Koordinator Kelayakan Kredit
- Kepala pemberian layak kredit menerima map yang telah di setujui dari
Fungsi Penjualan dan sudah diberi no.faktur lalu menyerahkannya ke bagian
gudang.
- Kemudian proses berlanjut prosedur pengiriman barang ke konsumen.
4. Prosedur Pengiriman Barang
a. Fungsi Gudang
Koordinator Gudang
- Menerima map order hasil survei berikut dengan faktur rangkap 1 yang
ditempel di map order.
- Melakukan persiapan untuk pengiriman barang kepada konsumen.
- Gudang membuat Bukti Pengeluaran Barang Konsumen sebagai bukti
sementara pengeluaran barang dari gudang sebelum realisasi. BPBK di buat 2
rangkap:
BPBK asli : supir
75

BPBK copy 1 : arsip di gudang

- Koordinator Gudang melakukan penyetoran ke kasir setelah menerima uang
angsuran pertama dari konsumen yang barangnya telah dikirimkan.
- Gudang akan menuliskan hasil pengiriman pada BPBK dan menerima uang
lalu di catat dalam Collection Harian, dan menerima kembali copy faktur
untuk diserahkan nantinya ke kasir beserta Collection Report yang dibuat.
Collection report dibuat rangkap 3 (tiga):
Collection report 1 : Akuntansi
Collection report 2 : kasir
Collection report 3 : diarsip di gudang
b. Fungsi Pengiriman
Staf Pengiriman
- proses pengiriman dilakukan oleh bagian pengiriman gudang, disini ada 2
pilihan. Apakah konsumen mau menerima barang atau tidak.
- J ika barang Tidak mau diterima konsumen dikarenakan kondisi konsumen
sedang tidak ada dirumah atau membatalkan sendiri, maka belum realisasi,
dan akan menunggu kabar dari konsumen atau bagian pengiriman akan
menghubungi konsumen apakah akan dikirim ulang atau tidak. J ika
konsumen tidak mau dikirim ulang maka bagian pengiriman gudang
menuliskan keterangan batal pada BPBK. J ika konsumen meminta untuk
dikirim ulang, maka bagian pengiriman menanyakan ke konsumen waktu
76

pengiriman ulang dan menuliskannya pada BPBK, lalu diserahkan kembali

ke Fungsi Gudang.
- J ika konsumen menerima barang, konsumen akan menerima barang berikut
faktur rangkap ke 3 dan kuitansi rangkap ke 1 lalu menyerahkan uang
angsuran pertama.
5. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit
a. Fungsi Akuntansi
- Memberikan nomor faktur pada map order yang diperoleh dari Fungsi
Penjualan untuk diberikan nomor faktur dan dibuatkan Faktur dan Kuitansi
rangkap 3 (tiga). Faktur rangkap 3 dan Kuitansi rangkap 1 didistribusikan
kepada konsumen melalui Fungsi Gudang dan Pengiriman, Faktur Rangkap 2
dan Kuitansi rangkap 3 akan diarsipkan, Faktur rangkap 1 didistribusikan ke
Fungsi Gudang (ditempel pada Map Order), Kuitansi rangkap 2
didistribusikan ke Kasir.
- Memberikan nomor faktur pada Kartu Piutang yang baru.
- Membuatkan Kartu Piutang baru yang nantinya akan diisi oleh bagian
fakturisasi berikut nomor faktur lalu didistribusikan ke bagian administrasi
kartu piutang.
- Menerima Faktur rangkap ke 2 dan kuitansi rangkap ke 3.
- Menerima collection report rangkap ke 1.
- Mengarsipkan semua dokumen. menerima kartu piutang membuat jurnal
penjualan kredit. Setelah pembuatan jurnal kartu piutang tersebut
dikembalikan pada Koordinator Kartu Piutang.
77

- Menerima kartu piutang baru dari fakturisasi yang telah berisi nomor faktur
dan nantinya akan di catat didalam buku indeks (abjad konsumen),
selanjutnya kartu diberikan pada staf administrasi kartu piutang lalu
dilakukan posting berdasarkan konsumen membayar angsurannya. Dimana
kartu piutang tersebut akan diberikan kepada Koordinator Akuntansi untuk
diinput pada komputer, lalu kartu piutang diterima kembali dan simpan
dengan baik.
- Semua dokumen dicatatkan pada kartu piutang dan jurnal penjualan kredit.











78

III.5.4 Flowchart atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang yang
Berjalan pada PT. Columbus Megah Adisarana

Gambar 3.2
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan
79

1
Map order
KTP
KK
Formulir
Memeriksa
Screening
Point &
Kelengkapan
Data
Membagikan
Map Order
Untuk
dilakukan
survey
Map Order
(Hasil survey)
Map Order
Cek
Melakukan
Survey &
Proses Hasil
Survey
2
2
Map Order
(Hasil survey)
Kredit
Layak
Map order
disetujui
Map order
disetujui
Mendatangani
Map Order
Yang Disetujui
Melakukan
Survey Ulang
& Memilih
Analisis Baru
Layak
Map Order
Tolak
Map order
disetujui
Map Order
Disetujui & di
Tanda Tangan
Menerima
Hasil Survey
&
Menyiapkan
Credit
Komite
Map Order
(Hasil survey)
Konfirmasi administrasi marketing
Tidak
Tidak
Ya
Ya
A
3
Map order KTP, KK, Formulir
Fungsi Kredit

Gambar 3.3
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan
80

BPBK : Bukti Pengeluaran Barang Konsumen

CR : Collection Report


Gambar 3.4
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan

81

Gambar 3.5
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan
82

Gambar 3.6
Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Berjalan


83

III.6 Sistem Akuntansi atas Retur Penjualan PT. Columbus Megah Adisarana
Sistem Retur Penjualan yang dilakukan oleh PT. Columbus Megah Adisarana
sebagian besar dilakukan dengan penukaran barang dan pengembalian uang, namun
pengembalian uang ini akan melewati beberapa prosedur yang terkait. PT. Columbus
Megah Adisarana memberikan syarat untuk barang yang akan di retur penjualan,
meliputi :
1. Barang dapat diretur jika masih belum lebih dari 30 hari, jika sudah lebih dari 30
hari, maka barang dianggap tidak bermasalah.
2. Barang yang diretur melebihi jangka waktu yang di tentukan maka dianggap
kerusakan dari kesalahan pemakaian konsumen.
3. Barang-barang yang diretur akan diperiksa oleh perusahaan mengenai kerusakan,
apakah kerusakan ini wajar atau tidak wajar.
Perusahaan memiliki kebijakan dalam menentukan uang kembali pada saat retur
oleh konsumen, karena tidak semua dapat dikembalikan dengan uang. Uang akan
dikembalikan jika sudah ada kompensasi dari direktur dan staf-staf perusahaan. Selain
itu akan adanya komitmen antara konsumen dan perusahaan mengenai retur yang akan
dikembalikan uang atau di tukarkan barang baru. J ika konsumen meminta pengembalian
uang maka harus sesuai dengan ketentuan maupun prosedur yang berlaku meliputi :
1. Uang akan dikembalikan jika barang yang diretur tidak lebih dari jangka waktu 7
hari (seminggu).
84

2. Uang akan dikembalikan tanpa adanya potongan, artinya di kembalikan sesuai

konsumen membayar angsuran.
3. Barang yang diretur dan dikembalikan dengan uang, maka angsuran sebelumnya
akan hangus.
4. J ika perusahaan sudah melakukan realisasi atas data-data konsumen. Dan
konsumen mengembalikan barang dalam jangka waktu lebih dari 30 hari dan
meminta pengembalian uang, uang tidak dapat diberikan. Hal ini menjadi
tanggung jawab Fungsi penjualan dan supervisor.
III.6.1 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Retur Penjualan PT.
Columbus Megah Adisarana
Fungsi yang terkait dengan sistem retur penjualan PT. Columbus Megah
Adisarana meliputi :
1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab dalam menerima dan mengecek barang yang di
retur oleh konsumen apakah sesuai pada saat pembelian serta menyimpan barang
yang direturkan. Fungsi gudang juga bertanggung jawab dalam menyiapkan bukti-
bukti atau aplikasi retur pada saat customer pertama kali melakukan pembelian dan
penerimaan barang, seperti bukti kuitansi, faktur dan catatan untuk kartu piutangnya.
Gudang juga membuat catatan kedalam Kartu Persediaan, untuk kemudian
didistribusikan kepada konsumen dan fungsi akuntansi, untuk memungkinkan fungsi
tersebut memberikan kontribusi dalam mencatat tranksaksi retur penjualan.
85

2. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat Kartu Piutang dan menjurnal
retur penjualan berdasarkan Bukti Retur yang diterima dari fungsi gudang.
III.6.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur penjualan PT. Columbus Megah
Adisarana :
1. Faktur Sewa Beli
Merupakan dokumen yang dibuat oleh Fungsi Akuntansi dan di arsip oleh Fungsi
Gudang untuk mencatat transaksi retur penjualan yang diterima dari konsumen,
untuk kemudian didistribusikan kepada berbagai fungsi lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam mencatat
tranksaksi retur penjualan.
2. Kuitansi Sewa Beli
Merupakan dokumen yang diterima dari konsumen bersama dengan barang yang
akan diretur, yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti retur penjualan oleh
Fungsi Gudang.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem Retur Penjualan PT. Columbus
Megah Adisarana :
1. Kartu Piutang
Catatan ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi piutang
perusahaan kepada tiap-tiap konsumennya. Pencatatannya dilakukan oleh fungsi
administrasi account receivable dengan menggunakan kartu piutang.
2. J urnal Retur Penjualan
86

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan.

Pencatatannya dilakukan dengan menggunakan komputer oleh fungsi akuntansi
(data entry)
III.6.3 Jaringan prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Retur Penjualan PT.
Columbus Megah Adisarana
J aringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Retur Penjualan pada PT.
Columbus Megah Adisarana meliputi :
PROSEDUR RETUR PENJ UALAN
1. Tujuan
Prosedur ini ditunjukan untuk meyakinkan bahwa prosedur retur penjualan dapat
dilakukan dengan benar dan terdokumentasi dan sesuai dengan prosedur
pengembalian barang. Sehingga dapat meminimalisir terjadinya retur penjualan.
2. Prosedur Retur Penjualan
a. Fungsi Gudang
- Konsumen mendatangi gudang dengan membawa barang berikut faktur dan
kuitansi.
- Gudang melakukan pengecekan terhadap barang yang diretur, apakah sudah
sesuai pada saat pembelian atau tidak.
- Gudang menyiapkan aplikasi ketika konsumen akan mengembalikan
barangnya.
87

- Setelah barang dikembalikan, konsumen akan menerima aplikasi-aplikasi

seperti dokumen yang diberikan oleh gudang.
- Disini dihadapkan pada proses perjanjian, apakah barang dikembalikan
dengan uang atau di tukar baru. Maka gudang akan melihat dan mengecek
prosedur retur.
- Disini akan melakukan negoisasi dan dihadapkan dengan 2 hal, kembalikan
uang atau tidak? J ika tidak maka gudang akan menginformasikan ke
konsumen dengan melakukan service barang atau tukar baru (jika masih
dalam jangka waktu retur). jika Ya, maka gudang akan menyiapkan uang
untuk konsumen.
- Kuitansi dan faktur yang diterima oleh gudang dari konsumen didistribusikan
ke Fungsi Akuntansi untuk dilakukan pencatatan.
b. Fungsi Akuntansi
- Menerima kuitansi dan faktur dari Fungsi Gudang untuk dilakukan
pencatatan pada jurnal retur penjualan dan mencatatkannya pada kartu
piutang oleh administrasi kartu piutang.
- Mengarsip kuitansi dan faktur berdasarkan tanggal.
- Mencatatkan pada kartu piutang dan jurnal retur penjualan.





88

III.6.4 Flowchart atas Sistem Retur Penjualan yang Berjalan pada PT. Columbus
Megah Adisarana
Fungsi Gudang
Mulai
Terima
konsumen
retur dan
siapkan
aplikasi
MO
Faktur 1
Cek
barang
dan lihat
prosedur
Beserta barang retur konsumen
Uang atau
tidak?
Ya
MO
Faktur 1
MO
Faktur 1
Tidak
MO
Faktur 1
Tukar barang
baru dan
terima
dokumen dari
konsumen
Faktur 3
Kuitansi 1
Map Order
Faktur 1
Lihat
prosedur
batas
retur
uang
MO
Faktur 1
Sesuai atau
tidak?
Tidak
Ya
MO
Faktur 1
1
1
MO
Faktur 1
Siapkan
uang dan
terima
dokumen
dari
konsumen
Kartu
persediaan
A
Fungsi Akuntansi
Faktur 3
Kuitansi 1
T
Selesai
Kartu
Piutang
J urnal
Retur
Penjualan
2
2
Faktur dan kuitansi dari konsumen

Gambar 3.7
Bagan Alir Sistem Retur Penjualan yang Berjalan
89

III.7 Sistem Akuntansi atas Penerimaan Kas PT. Columbus Megah Adisarana
Sistem akuntansi penerimaan kas yang dilakukan PT. Columbus Megah
Adisarana melalui beberapa cara, yaitu :
1. Konsumen mendatangi langsung showroom dan membayar angsuran kepada
kasir, supervisor ataupun pramuniaga dengan membawa kuitansi pembayaran
angsuran sebelumnya. Hal ini sering disebut dengan pembayaran Indoor.
2. Membuat perjanjian janji bayar, pembayaran yang akan ditagih langsung oleh
collector di rumah atau di kantor konsumen bekerja. Dengan dikenakan biaya
sebesar Rp.10.000,00
3. Pembayaran dengan menggunakan ATM, billyet giro, atau cek. Konsumen harus
memberika bukti atau slip Bank setelah pembayaran dilakukan. Pembayaran
dengan Billyet giro dan cek biasanya dilakukan oleh konsumen yang memiliki
angsuran diatas Rp.1.000.000,00.
III.7.1 Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi peerimaan kas dari piutang dagang
PT. Columbus Megah Adisarana :
1. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan bertanggung jawab dalam membuat Daftar Posisi Piutang
berdasarkan Kartu Piutang yang dipinjamkan oleh bagian kartu piutang, sebagai
90

dokumen dasar dalam melakukan penagihan kepada konsumen, serta menerima

pembayaran dari konsumen.
2. Kasir
Kasir bertanggung jawab dalam menerima pembayaran konsumen melalui collector
outdoor (jika konsumen meminta collector menagih langsung dimana konsumen
berada) dan mencatatnya kedalam Bukti Setor, dan menyetorkannya ke Bank. Selain
itu kasir juga bertanggung jawab dalam membuat kuitansi penerimaan kas, serta
mendistribusikannya ke fungsi akuntansi bersama dengan bukti setor dan cek.
3. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam mencatat jurnal penerimaan kas berdasarkan dokumen-
dokumen yang diterima dari fungsi penagihan dan kasir, serta mengarsipkannya
berdasarkan tanggal.
4. Fungsi Piutang
Menurunkan kuitansi outdoor yang akan diberikan kepada collector untuk menagih
langsung berikut dengan kartu piutangnya, fungsi ini juga menerima pembayaran
indoor (konsumen mendatangi langsung ke showroom) karena akan langsung dicatat
di kartu piutang berikut angsuran-angsuran yang berkaitan dan memberikan kuitansi
yang baru.
III.7.2 Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan
Dokumen yang digunakan biasanya terdiri dari formulir dimana formulir
merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan
formulir ini data yang berkaitan direkam untuk pertama kalinya sebagai dasar pencatatan
91

dalam catatan selanjutnya. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana :
a. Kuitansi Indoor
Dokumen ini dibuat oleh konsumen untuk memberitahu maksud pembayaran yang
dilakukannya dengan mendatangi showroom. Dokumen ini juga digunakan sebagai
dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang.
b. Collection Report
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pelunasan angsuran yang
dilakukan secara indoor dalam satu hari.
c. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari
piutang ke Bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi,
dan dipakai sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari
piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
d. Kuitansi Sewa Beli (Outdoor)
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh administrasi kartu
piutang melalui penagih, diberikan kepada pada konsumen yang jatuh tempo atau harus
melakukan pembayaran angsurannya.
e. Kuitansi kas masuk
Dokumen ini dibuat oleh bagian piutang sebagai tanda terima uang yang dikirimkan
kepada kreditur dan sebagai bukti dasar untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari
piutang dalam jurnal penerimaan kas.
92

Catatan akuntansi yang digunakan merupakan salah satu unsur dari sistem
akuntansi pokok. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yang
berasal dari piutang dagang PT. Columbus Megah Adisarana :
a. J urnal penerimaan kas
Digunakan oleh bagian akuntansi untuk meringkas dan mencatat transaksi penerimaan
kas dari berbagai sumber.
b. Buku Besar
Buku besar merupakan ringkasan akun-akun yang sudah dicatat dalam jurnal yang
digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.
c. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang
perusahaan kepada tiap- tiap debiturnya.
III.7.3 Jaringan prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
J aringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas pada PT.
Columbus Megah Adisaran meliputi :
PROSEDUR PENERIMAAN KAS
1. Tujuan
Prosedur ini ditunjukan untuk mengendalikan penerimaan uang hasil collection
via indoor dan outdoor (melalui penagih)
2. Prosedur Penerimaan Kas Indoor
a. Fungsi Penjualan
Supervisor
93

- Menerima konsumen yang datang ke showroom untuk membayar angsuran

dengan membawa kuitansi terakhir. Pembayaran langsung melalui supervisor
showroom dengan kuitansi terakhir, jika tidak membawa kuitansi, maka
melakukan pembayaran pada administrasi kartu piutang, karena angsurannya
dapat dilihat pada kartu piutang (kartu A/R).
- Supervisor menerima uang dari konsumen dan membuatkan kuitansi
pembayaran baru untuk konsumen. Kuitansi rangkap ke-1 diberikan
konsumen, Kuitansi rangkap ke- 2 didistribusikan pada kasir dan diteruskan
ke Fungsi Akuntansi, Kuitansi rangkap ke- 3 diarsip berdasarkan nomor.
- Supervisor mencatat hasil pembayaran indoor pada collection report
(indoor), collection report rangkap ke- 1 akan diberikan pada kasir,
collection report rangkap ke-2 didistribusikana pada Fungsi Akuntansi,
collection report rangkap ke- 3 diarsip berdasarkan tanggal.
- Supervisor menyerahkan kuitansi, Collection Report dan uang pada kasir.
3. Prosedur Penerimaan Kas melalui Penagih
a. Fungsi Penagih
Penagih (collector)
- Menerima Kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi yang diperoleh dari
Fungsi Akuntansi masing-masing rangkap 3, kemudian dilakukan penagihan
kepada konsumen, disini akan ada dua pilihan, pilihan pertama ada orang
atau tidak. J ika tidak ada maka Daftar Penurunan Kuitansi akan diserahkan
ke koordinator wilayah.
94

- Terkait point sebelumnya, jika konsumen ada, pilihannya adalah konsumen

akan melakukan pembayaran atau tidak, jika pilihannya tidak, maka penagih
akan membuatkan dokumen Perjanjian Pembayaran Angsuran 2 rangkap.
Rangkap ke-1 akan diberikan pada konsumen, rangkap ke-2 akan
didistribusikan pada Fungsi Akuntansi beserta kuitansi dan Daftar Penurunan
Kuitansi. J ika bayar maka konsumen akan menerima kuitansi rangkap ke 1.
Dokumen ditanda tangani secara langsung oleh penagih dan konsumen.
- Penagih menerima tanda tangan Kuitansi dari konsumen dan uang, lalu
membuat Collection Report rangkap 3, Collection Report rangkap ke -1 akan
didistribusikan ke Kasir dan dikembalikan kembali pada Fungsi Penagih,
Collection Report rangkap ke-2 akan diberikan ke Fungsi Akuntansi,
Collection Report rangkap ke-3 akan di arsipkan oleh penagih berdasarkan
nomor. Lalu menyerahkan Uang, kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi ke
Kasir.
Koordinator Wilayah
- Menerima dokumen dan akan melakukan pengecekan dan pemeriksaan pada
Daftar Penurunan Kuitansi. Dan Daftar Penurunan Kuitansi diserahkan
kembali pada penagih.
4. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Kasir
- Menerima uang, Collection Report dan Kuitansi dari Fungsi Penjualan.
- Memeriksa dan memberikan validasi collection report dan kuitansi kepada
Fungsi Akuntansi kemudian diposting pada kartu piutang
95

- Menerima uang, Collection Report, Daftar Penurunan Kuitansi dan kuitansi

dari Fungsi Penagih.
- Memeriksa dan menghitung sejumlah uang dan kuitansi sesuai Daftar
Penurunan Kuitansi, lalu di validasi, Daftar Penurunan Kuitansi dan kuitansi
diserahkan kembali ke Penagih untuk didistribusikan pada Fungsi Akuntansi
- Menerima uang angsuran pertama dari Gudang.
- Kasir menyetorkan uang ke bank dari pembayaran outdoor.
- Kasir menyetorkan kas (uang) ke Bank setiap harinya.
- Membuat kuitansi kas masuk sebanyak 2 rangkap, rangkap ke- 1 akan
didistribusikan pada Fungsi Akuntansi, rangkap ke- 2 akan diarsipkan
berdasarkan tanggal, dan mengarsipkan bukti setor bank.
5. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
a. Fungsi Akuntansi
Koordinator Akuntansi
- Menerima Kuitansi rangkap ke- 2, Collection Report rangkap ke- 1, Kuitansi
Kas Masuk rangkap ke- 1 dari kasir
- Menerima Collection Report rangkap ke-2 dari Fungsi Penagih.
- Berdasarkan dokumen yang ada maka Fungsi Akuntansi mencatat transaksi
ke dalam jurnal penerimaan kas
- Mengarsip dokumen yang diperoleh, Kuitansi rangkap ke- 2, Collection
report rangkap ke- 1, Bukti Kas Masuk rangkap ke-1 berdasarkan tanggal.
- Menerima dokumen Perjanjian Pembayaran Angsuran dari penagih rangkap
ke-2 apabila konsumen belum melunasi dan janji akan melunasi beserta
96

kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi. Perjanjian Pembayaran Angsuran,

Kuitansi dan Daftar Penurunan Kuitansi diberikan kembali pada penagih
apabila sudah jatuh tempo dimana konsumen harus melunasi dan membayar.
- Membuat collection report bagi konsumen yang telah melakukan
pembayaran atau telah melunasi pembayaran dan akan melakukan postingan
pada kartu piutang apabila konsumen telah membayar ataupun melunasinya
kreditnya.
- Memberikan kuitansi dan Collection Report ke Koordinator Akuntansi.
- Membandingkan dokumen dari informasi yang sudah tersedia.
- Mencatatkan penyetoran kas dari pembayaran konsumen pada kartu piutang
dan jurnal penerimaan kas.
- Mengarsipkan semua dokumen yang diperoleh berdasarkan tanggal.









97

III.7.4 Flowchart atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang Berjalan pada PT.
Columbus Megah Adisarana
Indoor

CR : Collection Report
KKM : Kuitansi Kas Masuk




Gambar 3.8
98

Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Berjalan

Outdoor

DPK : Daf tar Penyerahan Kuitansi

PPA : Perjanjian Pembayaran Angsuran
CR : Collection Report
Gambar 3.9
99

Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Berjalan

Gambar 4.0
100

Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Berjalan

Gambar 4.1