PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER DAN APLIKASI PENGELUARAN

KAS


OTOMATISASI PROSEDUR PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN
TEKNOLOGI PEMROSESAN BATCH
Banyak dari berbagai manual di system batch dalam Figur 5-14 sama
dengan yang berada dalam Figur 5-2. Perbedaan utamanya adalah bahwa berbagai
kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagian berikut ini menjelaskan berbagai
urutan peristiwa yang terjadi dalam system ini.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 1
Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan
dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Siklus pendapatan (dalam
perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur)
sesungguhnya yang memulai aktivitas ini. Ketika persediaan berkurang karena
penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, system akan
menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan
(inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika
demikian, maka akan dibuat catatan file permintaan terbuka. Tiap catatan dalam
file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang berbeda yang akan
diisi kembali. Catatan tersebut berisi nomor barang persediaan, deskripsi
barangnya, jumlah yang akan dipesan, standar harga per untinya, dan nomor
pemasok para pemasok utama. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan
permintaan tersebut dipilih dari catatan buku pembantu persediaan. Catatan buku
pembantu persediaan kemudiaan akan ditandai Sedang Dipesan untuk
mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang dating. Figur 5-15
menunjukkan catatan yang menstruktur berbagai file yang digunakan dalam
system ini.
Pada akhir jam kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan
terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari
pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian informasi surat-menyurat
pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk
membuat dokumen permintaan pembeliaan. Salinan dari berbagai dokumen ini
masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.



BAGIAN PEMBELIAN
Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat
pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbgai salinan itu dikirim ke
pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file
bagian pembelian sendiri.
Sistem dalam Fitur 5-14 menggunakan prosedur manual untuk
mengendalikan proses pemesanan. Program komputer yang mengidentifikasi
kebutuhan persediaan dan membuat permintaan pembeliaan biasa, yang akan
memungkinkan staf bagian pembelian menyerifikasi transaksi pembelian sebelum
memasukkan pesanan. Beberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk
mengurangi risko memasukkan pesanan yang tidak dibutuhkan ke pemasok
karena adanya kesalahan komputer. Akan tetapi, cara semacam ini menciptakan
penundaan dalam proses pemesanan. Jika pengendalian komputer yang memadai
diterapkan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur
pemesanan yang lebih efisien dapat diimplementasikan.
Sebelum melanjutkan dengan contoh, perlu dibahas mengenai beberapa
pendekatan alternative untuk otorisasi dan memesan persediaan. Figur 5-16
menggambarkan tiga metode yang berbeda. Dalam alternatif satu, sistem yang
ada setelah prosedur ditunjukkan dalam Figur 5-14 satu langkah lebih jauh.
Sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian
pembelian kemudian akan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk di tinjau
dan ditandatangani. Staf bagian pembelian kemudian akan mengirim pesanan
pembelian yang telah disetujui ke para pemasok dan mendistribusikan berbagai
salinannya ke para pemakai internal lainnya.

Sistem yang ditunjukkan dalam alternatif dua mempersingkat proses
pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara langsung ke para
pemasok dan pengguna internal, hingga benar-benar melewati bagian pembelian.
Sistem ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh
staf bagian pembelian.
Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut
pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI). Konsep ini
diperkenalkan dalam Bab 4 untuk menggambarkan aplikasinya dalam siklus
pendapatan. Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian
atau pesanan penjualan). Sebagai gantinya, sistem komputer dari perusahaan yang
membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran telekomunikasi khusus.
Pembeli dan penjual adalah pihak-pihak dalam perjanjian mitra dagang yang
proses pemesanannya seluruh otomatis dan tidak ada intervensi manusia. Konsep
EDI dan teknologinya dibahas dalam Bab 12.
Dalam masing-masing alternatif dari ketiga alternatif yang ada, tahapan
otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dikonsolidasikan dan dilakukan
oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam
sistem semacam ini dan tidak dibuat. Akan tetapi, catatan permintaan mungkin
masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 2
Kembali ke Figur 5-14, pesanan pembelian digunakan untuk membuat
catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait
dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

BAGIAN PERMINTAAN
Ketika barang tiba dari pemasok, staf adminitrasi bagian penerimaan
membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian,
utang usaha, dan pemrosesan data.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 3
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch (Tahap 3)
yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan
penerimaan dan menyingkirkan tanda Sedang Dipesan dari catatan persediaan.
Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur
memperbaharui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file
pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.

BAGIAN UTANG USAHA
Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari
pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen pendukung yang
sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi
kemudian akan membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan
mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data.

BAGIAN PEMROSESAN DATA: TAHAP 4
Program batch akan menvalidasi berbagai catatan voucher dengan file
pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (atau ke file buku besar
pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat kea kun
pengendali utang usaha dalam buku besar.

PROSEDUR PENGELUARAN KAS

BAGIAN PEMROSESAN DATA
Tiap hari, sistem akan memindai field Tanggal Jatuh Tempo dalam daftar
voucher (lihat Figur 5-15) untuk mencari yang telah jatuh tempo. Cek yang telah
jatuh tempo akan dicetak, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek (jurnal
pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar voucher untuk menutup
voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup (closed accounts
payable file). Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, akan dikirim ke
bagian pengeluaran kas. Terakhir, total batch dari akun utang usaha dan
pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur pembaruan buku besar.

Pada akhir jam kerja, total batch dari berbagai utang usaha yang terbuka
(belum dibayar) dan tertutup (sudah dibayar), peningkatan persediaan, dan
pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha, pengendalian
persediaan, dan akun kas di buku besar. Total dari utang usaha yang ditutup
dengan pengeluaran kas harus sama.

BAGIAN PENGELUARAN KAS
Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek
dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat
dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut
kemudian akan dikirimkan ke para pemasok. Satu salinan dari tiap cek dikirim ke
bagian utang usaha, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas
bersama dengan daftar transaksi.

BAGIAN UTANG USAHA
Setelah menerima berbagai salinan cek, staf administrasi bagian utang
usaha mencocokannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini
ke file voucher tertutup. Proses siklus pengeluaran diakhiri di tahap ini.

MEREKAYASA ULANG SISTEM PEMBELIAN/PENGELUARAN KAS
Sistem otomatis yang dijelaskan di atas hanya mereplikasi kebanyakan
prosedur dalam sistem manualnya. Akan tetapi, pekerjaan bagian utang usaha
untuk merekonsiliasi berbagai dokumen pendukung dengan faktur dari pemasok
adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak tenaga kerja dan mahal. Contoh
berikut ini menunjukkan bagaimana rekayasa ulang atas proses ini dapat
menghasilkan banyak penghematan.
Ford Motor Company mempekerjakan lebih dari 500 staf administrasi di
bagian utang dagangnya yang berlokasi di Amerika Utara. Analisis fungsi
menunjukkan bahwa sebagian besar dari waktu staf administrasi dihabiskan untuk
merekonsiliasi berbagai penyimpangan antara faktur dari pemasok, laporan
penerimaan, dan pesanan pembelian. Tahap pertama untuk mengatasi masalah
tersebut adalah mengubah lingkungan bisnisnya. Ford membuat kesepakatan mitra
dagang dengan para pemasok yang berisi persetujuan mereka di depan atas
berbagai syarat penjualan seperti harga, jumlah yang akan dikirim, diskon, dan
waktu tunggu. Setelah berbagai sumber penyimpangan ini ditiadakan, Ford
merekayasa ulang aliran kerj untuk memanfaatkan lingkungan yang baru. Bagan
alir dalam Figur 5-17 menunjukkan berbagai fitur penting dari sistem direkayasa
ulang tersebut.

PEMROSESAN DATA
Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis.

1. File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik
pemesanan ulang.
2. Tiap barang yang akan diisi kembali dicatat ke dalam file permintaan
pembelian.
3. Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok.
4. Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid.
5. Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file pesanan
pembelian terbuka.
6. Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirimkan ke bagian
pembelian untuk ditinjau.

BAGIAN PENERIMAAN
Ketika barang tiba, staf administrasi bagian penerimaan membuka file
pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan
pembelian yang dilihat dari slip pengepakan. Layar di bagian penerimaan, seperti
yang digambarkan di Figur 5-18, menerima staf administrasi untuk memasukkan
jumlah yang diterima untuk tiap barang dalam pesanan pembelian.

PEMROSESAN DATA
Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.
1. Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan
pembelian terbuka, dan nilai Y akan dimasukkan dalam field yang
terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.
2. Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
3. Record buku besar pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan
penerimaan barang persediaan tersebut.
4. Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbarui.
5. Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan
ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo
pembayaran akan dibuat.
Tiap hari, field Tanggal Jatuh Tempo dalam record utang usaha akan
diperiksa untuk melihat yang tiba saatnya dibayar. Berbagai prosedur berikut ini
akan dilakukan untuk barang terpilih.
1. Cek akan dicetak, ditandatangani, dan diteruskan ke ruang surat untuk
dikirim ke para pemasok. EDI para pemasok menerima pembayaran secara
elektronik. (Topik ini akan dibahas dalam bab 6)
2. Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.
3. Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file
utang usaha tertutup.
4. Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbarui.
5. Record yang memerinci berbagai transaksi ini akan ditransmisikan melalui
terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau oleh
pihak manajemen dan disimpan.
Karena informasi keuangan mengenai berbagai pembelian telah diketahui
sebelumnya dari kesepakatan mitra dagang, faktur dari pemasok tidak
memberikan informasi penting yang tidak dapat diambil dari laporan penerimaan.
Dengan meniadakan sumber potensi penyimpangan ini, Ford dapat meniadakan
pekerjaan merekonsiliasi berbagai faktur pemasok dengan berbagai dokumen
pendukungnya untuk sebagian besar transaksi pembeliannya. Hasil dari usaha
rekayasa ulang ini adalah Ford dapat mengurangi staf bagian utang usahanya dari
500 menjadi 125.

IMPLIKASI PENGENDALIAN
Isu pengendalian teknologi (yaitu yang terkait dengan penggunaan file
berurutan versus file akses langsung) umum terjadi. Hal-hal yang ditunjukkan
dalam bab sebelumnya berlaku juga untuk siklus pengeluaran. Oleh karenanya
kita mempelajari hanya berbagai isu khusus dalam siklus ini dengan
memfokuskan diri pada berbagai perbedaan antara sistem otomatis dengan yang
direkayasa ulang.

SISTEM OTOMATIS
Perbaikan Pengendalian Persediaan. Keuntungan terbesar dari sistem
otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan
kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan
dideteksi ketika muncul, dan diproses secara otomatis.sebahgai hasilnya, risiko
mengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang.
Akan tetapi, selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian.
Peraturan otorisasi yang mengatur transaksi pembelian akan dikonsolidasikan
dalam program komputer. Kesalahan program atau model persediaan yang tidak
sempurna akan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau
benar-benar kekurangan persediaan. Oleh karenanya, sangatlah penting untuk
memonitor keputusan yang diotomatisasi. Sistem yang dikendalikan dengan baik
akan memberi pihak manajemen laporan ringkasan yang memadai mengenai
pembelian persediaan, perputaran persediaan, pembuangan, dan barang persediaan
yang jarang digunakan.
Pengelolaan Kas yang Lebih Baik. Jenis sistem ini mendukung
pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk
melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini
dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara
otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu
pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.
Sebagai pengendali atas pembayaran yang tidak sah, semua entri dalam
file voucher divalidasi dengan membandingkan nomor pemasok di voucher
dengan file pemasok yang valid. Jika nomor pemasok tidak berada dalam file
tersebut, catatan tersebut akan dianggap tidak valid dan dialihkan ke file kesalahan
agar ditinjau pihak manajemen.
Dalam sistem ini, manajer di bagian pengeluaran kas akan
menandatangani cek, sehingga memberikan pengendalikan atas pengeluaran kas.
Akan tetapi, banyak sistem komputer dapat mengotomatiskan penandatanganan
cek dengan perlengkapan cetak khusus, yang lebih efisien ketika jumlah cek
banyak, tetapi akan meniadakan beberapa pengendalian. Untuk mengimbangi
eksposur ini, perusahaan sering kali menetapkan batasan penting atau tidaknya
penulisan cek. Cek yang nilainya dibawah batasan tersebut akan ditandatangani
secara otomatis, dan yang nilainya di atas batasan akan ditandatangani oleh
manajer yang berhak atau bendahara.
J eda Waktu. Terdapat jeda waktu Antara datangnya barang dibagian
penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan.
Tergantung dari jenis system pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu
ini dapat memengaruhi penjualana secara negatif. Karena waktu tenggang inilah,
staf administrasi bagian penjualan tidak akan mengetahui status persediaan yang
terkirim dan dapat kehilangan penjualan.
Kemacetan dalam Pembelian. Dalam system batch rekaan ini, bagian
pembelian secara langsung akan terlihat dalam semua keputusan pembelian.
Dalam banyak perusahaan, hal ini berarrti pekerjaan tambahan yang
memperpanjang waktu tenggang dalam proses pemesanan. Banyak sekali
pembelian rutin yang dapat di otomatiskan. Dengan membebaskan staf pembelian
dari pekerjaan rutin seperti, membuat pesanan pembelian dan mengirimkannya ke
para pemasok, maka perhatian dapat difokuskan pada masalah pemesanan seperti
barang khusus, dan staf pembelian dapat diurangi.
Dokumen Kertan yang Berlebih. Sistem batch dasar dibebani dengan
dokumen kertas. Semua departemen operasional akan membuat dokumen, yang
akan dikirimkan ke bagian pemrosesan data dan harus dikonversikan ke media
magnetis. Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas
harus dibeli dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani oleh bagian distribusi
dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapat keuntungan dari
pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya.

SISTEM YANG DIREKAYASA ULANG
Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan
dalam system batch biasa. Secara khusus, bagian penting dari system ini adalah
(1) system ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung
mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem ini meniadakan
berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, (3) system ini mewujudkan
pengurangan dokumen kertas secara seignifikan dengan menggunakan
komunikasi elektronik Antara berbagai depertemen dan dengan menyimpan
bebrbagai record dalam media akses langsung. Akan tetapi, berbagai perbaikan
operasional ini memeiliki implikasi pengendalian berikut ini.
Pemisahan Tugas. System ini menghilangkan pemisahan mendasar
Antara pemrosesan otorisasi dengan transaksi. Di sini, berbagai program computer
akan mengotorisasi dan memoroses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan
menerbitkan cek untuk para pemasok. Sebagai penyeimbang dari eksposur iini,
system akan memberi pihak manajemen daftar transaksi terperinci dan laporan
ringkasan. Berbagai dokumen ini menjelasan berbagai tindakan otomatis yang
telah dilakukan oleh system hingga memungkinkan pihak manjemen mendeteksi
kesalahan serta berbagai peristiwa khusus yang mengharuskan penyelidikan.
Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses. System ini melihat catatan
akuntansi secara eksklusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan
integritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan
pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Akses tidak sah ke record
magnetis menimbulkan konsekuensi yang sama dengan akses ke berbagai
dokumen sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual. Perusahaan
dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan
pengendalian akses yang memadai. Akan tetapi, ingatlah selalu bahwa beberapa
teknik itu mahal, dan pihak manajemen harus menjustifikasi berbagai biaya ini
dengan perkiraan manfaatnya.