SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengembangan Sistem Informasi Dengan Menggunakan

Pendekatan Insource atau Outsource di Perusahaan

Oleh:
Achmad Rizki
P056133742.54E

E54

Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................ i
PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1
Latar Belakang ................................................................................................................ 1
Tujuan ............................................................................................................................. 1
TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................................... 2
Sistem Informasi Manajemen ......................................................................................... 2
Insourcing ....................................................................................................................... 2
Outsourcing ..................................................................................................................... 2
Co-sourcing ..................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN ................................................................................................................. 3
KESIMPULAN DAN SARAN......................................................................................... 10
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 10

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Pada era atau zaman informasi seperti saat

ini sistem informasi

memberikan kontribusi yang sangat besar. Banyak manfaat yang dirasakan pada
dunia bisnis dari adanya sistem informasi ini. Sistem informasi sangatlah penting
bagi suatu perusahaan karena sistem informasi merupakan komponen vital dari
kesuksesan suatu bisnis, membantu memperluas bisnis dan membantu dalam
persaingan bisnis, membantu dalam aktivitas bisnis.
Perkembangan teknologi dan sistem informasi yang kian pesat pada saat
ini membuat perusahaan menginginkan sistem informasi pada sistem mereka juga
tetap mengikuti zaman agar tidak tertinggal dan dapat berkompetisi dengan para
kompetitornya. Terdapat beberapa cara dalam mengembangkan sistem informasi
yaitu; Insourcing,Outsourcing, Co-Sourcing.
Perusahaan harus mempertimbangkan dalam pemilihan cara atau metode
dalam pengembangan sistem informasi agar tidak terjadi Kesalahan di dalam
pemilihan metode yang akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta
waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia, karena untuk mengembangkan sistem
informasi membutuhkan waktu yang tidak singkat dan biaya yang tidak murah.
Perusahaan dapat membandingkan keuntungan dan kekurangan dari ketiga
alternatif tersebut. Masing masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan
tersendiri. Pemilihan terhadap. salah satu metode pengembangan sistem informasi
tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan
kemampuan tenaga kerja.
Tujuan
Tujuan dari tulisan ini adalah untuk mengetahui pengembangan sistem
informasi dengan menggunakan pendekatan insource dan outsource diperusahaan.

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam
pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu
mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah
dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi,
manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya
(OBrien 2010).
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut OBrien (2005) dikatakan
bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk
mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan
dari suatu organisasi.
Insourcing
Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan
sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya
manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya
hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber
daya ekonomi, yang dugunakan untuk mengembangan sistem informasi dan
operasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan
kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan.
Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi
yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT
(Information Technology) atau IS (Information System).
Outsourcing
Outsourcing

adalah

keputusan

perusahaan

untuk

melimpahkan

pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar
organisasi yang memiliki spesialisasi dan ahli dalam bidang sistem informasi.
Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah
penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk

mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Sedangkan

menurut OBrien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to
Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian
sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan
tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga.
Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI
secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Co-sourcing
Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang
melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal.
Perusahaan dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama
untuk membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model
ini melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu.
Perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan terhadap sistem
informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan
cosourcing yaitu:

1. Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia

jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan
perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain
2. Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa
saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu
bisa bergabung dengan perusahaan klien.

PEMBAHASAN

Dalam

mengembangkan

sistem

informasi

perusahaan

harus

mempertimbangkan apakah perusahaan akan menggunakan metode insourcing

atau outsourcing agar pengembangan sistem informasi efektif dan efisien untuk
perusahaan.
Strategic Sourcing

Menurut Herianto dan Hidayanto 2010 Untuk menentukan sourcing

layanan TI perusahaan, maka perlu diketahui kondisi existing Unit TI Internal
Perusahaan. Berikut ini beberapa hal yang menjadi bahan pertimbangan untuk
melakukan strategic sourcing.
Pembiayaan SDM pengelola layanan TI
Biaya yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan sourcing layanan TI,
baik insource maupun outsource relatif sama. Apabila perusahaan lebih memilih
untuk mempekerjakan tenaga TI internal, artinya perusahaan harus menanggung
biaya yang cukup besar untuk pemberian gaji, tunjangan, dan lain sebagainya
selama tenaga TI tersebut menjadi karyawan perusahaan.
Pengadaan perangkat TI
Perusahan relatif lebih memilih untuk menyewa perangkat TI secara
khusus untuk pengadaan hardware. Hal ini memungkinkan perusahaan
mendapatkan teknologi terkini dari vendor dan melepaskan biaya pemeliharaan
perangkat. Dengan adanya teknologi terbaru, diharapkan performa layanan TI
perusahaan dapat semakin meningkat.
Biaya lisensi software
Perusahaan telah memiliki lisensi software yang dibeli secara khusus oleh
kantor pusat sebagai lisensi korporat perusahaan. Untuk itu, setiap kantor
perwakilan di daerah dapat menggunakan software resmi tanpa perlu
mengeluarkan biaya tambahan untuk mengadakan software.
Tugas dan Tanggung Jawab
Unit TI internal secara khusus memang diarahkan untuk berpikir dan
bekerja di level strategis, namun dapat pula bekerja di level operasional. Dahulu,
perusahaan lebih cenderung untuk melakukan insource, maka dari itu setiap
karyawan yang memiliki keahlian teknis di bidang operasional dimasukkan ke
dalam bagian sistem informasi. Saat ini, perusahaan cenderung untuk melakukan
outsoucing untuk level operasional, dan menyerahkan kontrol terhadap
operasional kepada karyawan. Hal ini dilakukan karena perusahaan terlalu banyak
menerima karyawan setingkat D1 untuk kegiatan operasional. Umumnya
karyawan setingkat D1 tidak dapat berpikir strategis, memiliki kemampuan TI
yang cenderung kurang, dan bekerja di level operasional. Karyawan setingkat D1

juga umumnya kurang memiliki kemampuan untuk mengembangkan diri sehingga

menjadi beban perusahaan karena harus menanggung biaya gaji dan tunjangan
mereka selama mereka bekerja.
Kompetensi SDM unit TI internal
Saat ini perusahaan belum memiliki SDM TI internal yang cukup mampu
mengembangkan dan mengelola layanan TI. Perusahaan harus membiayai SDM
TI internal untuk dapat mengelola sendiri layanan TI perusahaan. Secara khusus
untuk karyawan akan diberikan pelatihan di level strategis. Untuk itu,
dibandingkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk
membayar karyawan yang berada di level operasional, perusahaan cenderung
untuk memberikan pekerjaan operasional ke outsourcing. Hal ini juga membuat
perusahaan dapat menghemat biaya pelatihan yang dibutuhkan karywan di level
operasional.
Pengembangan Unit TI internal
Unit TI internal tidak mengalami permasalah untuk pengembangan
pengetahuan TI apabila dilakukan outsourcing. Pelatihan untuk unit TI internal
akan lebih difokuskan di level strategis, sehingga pengetahuan mengenai TI akan
lebih dikembangkan di level strategis dan bukan di level operasional. Hal ini
berakibat unit TI internal existing tidak mampu membangun dan mengelola
layanan TI.
Kelebihan Metode Insourcing
Meurut Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem
dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan
pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat
segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.

5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)

terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh
karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab
untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data
lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah
dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
Kekurangan Metode Insourching
Kekurangan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai

teknologi informasi.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari
sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu
perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada
peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer
sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan
sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan
mereka.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat
menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan
kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan
(ditanggung sendiri).

Kelebihan Dari Metode Co-sourcing

1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem
dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan
pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat
segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)
terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh
karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab
untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data
lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem
informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih
baik terhadap sistem yang sudah ada.
Kekurangan dari metode co-sourcing
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai
teknologi informasi.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena
konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari
sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu
perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada
peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).

4.

Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer

sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan

sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan
mereka.
Outsourcing
Outsourcing teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai keputusan
yang diambil organisasi untuk mengontrakan, menjual sebagian, atau seluruh aset
teknologi informasi, manusia dan aktifitas kepada pihak ketiga, yang sebagai
gantinya, menyediakan dan mengelola aset dan layanan dengan biaya atau rencana
keuangan dalam kurun waktu yang telah disetujui (Krisnanda 2008). Menurut
Krisnandi 2008 terdapat 3 tahapan sebelum melakukan outsourcing yaitu analisa
kebutuhan outsourcing organisasi, pemilihan aktifitas yang akan di-outsource dan
pemilihan rekan outsourcing yang paling cocok. Masing masing tahapan
dilakukan melalui beberapa proses penting yang memperhatikan beberapa faktor
pertimbangan penting tertentu.
Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan
dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dari pihak provider
outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing,
pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan,
pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. Perusahaan
mengeluarkan biaya lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun
sendiri fasilitas sistem informasi maupun teknologi informasi.
Kelebihan Metode Outsourcing
1. Perusahaan memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam
bidang sistem informasi maupun teknologi informasi.
2. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan
mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan
pengerjaannya melalui outsourcing.
3. Perusahaan dapat mengekploitasi kelebihan atau keunggulan perusahaan
outsource dalam dalam mengembangkan produk yang diinginkan
perusahaan.

4. Perusahaan dapat mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi

karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja
sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
5. Perusahaan fleksibel dalam merespon perubahan teknologi yang cepat
sehingga perubahan sistem informasi berikut sumberdayanya lebih mudah
dilakukan karena perusahaan outsource sudah pasti memiliki pekerja
teknologi informasi yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta
penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi
perusahaan outsource.
6. Perusahaan dapat meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak
melakukan investasi.
Kekurangan Metode Outsourcing.
1. Perusahaan cenderung kehilangan kendali atau tidak dapat memonitor
secara utuh terhadap pengembangan sistem informasi.
2. Kemanan terhadap data internal perusahaan sangat rentan karena bisa saja
pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
3. Terjadi perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja insourcing
dengan tenaga kerja outsourcing.
4. Perusahaan tidak bisa mendapatkan semua kebutuhan dan keunggulan
kompetitif dari pihak outsourcer seluruhnya karena pihak outsourcer harus
memikirkan klien lainnya juga.
5. Terdapat kelemahan dalam kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari
3 tahun, karena dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan
bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang
baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan
kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.
6. Perusahaan menjadi sangat tergantung kepada pihak outsourcer karena
perusahaan kurang begitu memahami sistem informasi atau teknologi
informasi yang dikembangkan sehingga sulit untuk mengembangkan atau
melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.

KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam mengembangkan sistem informasi pada suatu perusahaan atau
organisasi terdapat 3 metode yaitu insourcing, outsourcing, dan co-sourcing.
Setiap metode ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Diharapkan sebelum
mengembangkan sistem informasi perusahaan atau organisasi menganalisis dan
mempertimbangkan metode pengembangkan apa yang akan dipilih agar
pengembangan sistem informasi menjadi efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA
Chandra M. 2014. Perbedaan Pengembangan Sistem Informasi Insourcing dan
Outsourcing.[Tugas Mata Kuliah]. Bogor
Herianto, Hidayanto AN. 2010. Identifikasi Portofolio, Strategi Sourcing, dan
Pengukuran Ketersediaan Layanan TI pada PT. PLN (Persero) Wilayah
Sumatra Selatan, Jambi, dan Bengkulu
Indrajit, Richardus E dan Djokopranoto. (2003). Konsep Manajemen Supply
Chain:Strategi Mengelola anajemen Rantai Pasokan Bagi Perusahaan
Modern diIndonesia, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta.
Krisnandi M. 2008. Pembuatan Model Keputusan Outsourcing Teknologi
Informasi. [Tesis]. Sekolah Teknik Elektro Dan Informatika. Institut
Tekonologi Bandung. Bandung.
OBrien JA 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed.
Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
OBrien JA. dan Marakas GM. 2010. Management Information Systems, 10th
Edition. McGraw-Hill/ Irwin : New York.
Pasaribu,

F.T.P.

2010.

Outsourcing,

Insourcing,

dan

Selfsourcing.

http://ferry1002.blog. binusian.org/?p=128.
Surbakti. 2014. Keuntungan dan Kelemahan Penerapan Sistem Informasi Secara
Insourcing, OuSourcing dan Co-Sourcing.[Tugas Mata Kuliah]. Bogor

10