APLIKASI PERUSAHAAN:

PANDANGAN KONSEPTUAL MENGENAI ERP, CRM, DAN SCM

Penyimpanan Data dan Penggalian Data
Bisnis menghasilkan data yang sangat banyak setiap hari. Laporan terbaru
pada

penyimpanan

mendiskusikan

bagaimana

kebutuhan

penyimpanan

data

Chicago Mercantile Exchangemeningkat dari 4TB menjadi 180TB hanya dalam 30

bulan!
Setiap transaksi, setiap kontak dengan konsumen, pemasok, dan pekerja
akan menghasilkan data yang berharga yang mungkin berguna bagi perusahaan.
Bagaimana sebuah bisnis mengumpulkam, menyimpan, dan menganalisa semua
data yang masuk, keluar, dan ada diseluruh organisasi? Diagram dibawah
mengilustrasikan konsep penggalian data, yang melibatkan tiga langkah:
1. Menangkap dan menyimpan data,
2. Merubah data mentah menjadi informasi, dan
3. Merubah informasi menjadi pengetahuan.
Pada sisi kiri, kita mempunyai data. Data dalam konteks ini terdiri dari
semua data mentah yang sebuah organisasi kumpulkan melalui operasi normal.
Tersebar keseluruh organisasi, titik pengumpulan data ini dapat terdiri dari website,
aplikasi POS, server, sistem manufaktur, atau bahkan karyawan. Pada tiitk ini
dalam proses penggalian data, data masih tidak mempunyai arti. Saat ini,
penyimpanan paling disukai didistrbusikan secara fisik. Saat kita menciptakan
gudang data atau pasar data, kita menciptakan database yang disentralisasi secara
virtual yang berisi semua data mentah yang dikumpulkan dari seluruh organisasi.
Semua data yang muncul menjadi satu database umum. Hal ini adalah hal yang
penting dalam penyediaan pandangan makro mengenai organisasi.

Gambar 1. Penggalian Data

Menangkap dan menyimpan data adalah langkah pertama, tetapi hal ini
akan menjadi tidak berguna jika dilakukan tanpa analisa proses pengaplikasian
formula matematik dan statistik yang kompleks untuk menggali pergudangan
data. Disini, organisasi mencoba untuk membuka tren yang tersembunyi. Menggali
data mentah yang dikumpulkan dari seluruh organisasi, tidak hanya oleh

departemen, menyediakan informasi baru bagaimana performansi konsumen,

pemasok, dan bahkan proses perusahaan sendiri.
Mengubah data mentah menjadi informasi menjadi tahap kedua dari
penggalian data. Ingat, informasi tidak berguna jika tidak mempengaruhi vara
organisasi berfungsi. Tema ini merupakan tema yang sering diangkat dalam semua
aplikasi. Organisasi memulai untuk memahami bahwa penggalian data tidak hanya
mengenai kompleksitas teknologi dan lebih jauh lagi mengenai kompleksitas bisnis,
yang mungkin lebih sulit untuk ditanggulangi, tetapi utamanya karena dua alasan
ini, yaitu:
1. Menurunkan pengetahuan yang sebenarnya mengenai cara dimana fungsi
organisasi dapat menyiksa karena proses bisnis sering berakar dalam pada
kebudayaan perusahaan.
2. Mencari dalam lingkunp internal berarti mengakui bahwa operasi bisnis tidak
optimal; hal ini membawa kepada penunjukkan dalam organisasi, bagian mana
yang tidak produktif.
Langkah akhir dari penggalian data adalah mengaplikasikan pengetahuan
yang diperoleh, yang harus menuju kebijaksanaan. Pemimpin perusahaan secara
konstan mencari kebijaksanaan. Penggalian dan pergudangan data adalah tema
yang berada dalam tiga apliaksi perusahaan yang difokuskan dalam jurnal ini ERP,
CRM, dan SCM.nya pada efesiensi dalam perusahaan, hubungan dengan konsumen,
atau manajemen rantai pasok, kebutuhan akan pengetahuan sebelum melakukan
aksi adalah hal yang sangat penting.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Hampir setiap diskusi mengenai ERP dimulai dengan sistem MRP dan MRP II
dari tahun 70-an dan 80-an. Dalam lingkungan manufaktur yang lalu, fokus
awalnya adalah pada widget: kemampuan untuk menghasilkan produk adalah
fokusnya. Organisasi biasanya menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
Seberapa banyak widget yang saya butuhkan? Seberapa lama waktu yang
diperlukan untuk menghasilkan widget sebanyak mungkin? Bagaimana saya dapat
menghasilkan lebih banyak lagi widget? Hal ini, tentunya, adalah pertanyaan yang
valid, tetapi karena pemanufakturan terjadi dalam suatu bentang waktu, jumlah
pertanyaan yang sulit bertambah. Pertanyaan seperti itu secara luas difokuskan
pada area pengadaan komponen untuk widget jadi dan pada penyimpanan material
yang sebaiknya digunakan untuk membuat widget. Organisasi mencoba untuk
memahami total pemanufakturan jadi dan bagaimana mendapatkan produk jadi.

MRP II menambahkan fokus pada perencanaan proses ini. Sistem ini

mengintegrasikan kapasitas, desain teknik dan manajemen, biaya, dan rencana
perusahaan jangka panjang kedalam sebuah persamaan. Banyak organisasi yang
mengimplementasikan

pendekatan

ini

mengadakan

mekasnisme

untuk

mengkorelasikan perencanaan dan proses peramalan dengan jumlah produksi

aktual. Hal ini mendukung organisasi untuk meraih keseluruhan efisiensi yang
tinggi dalam arena manufaktur. Isu yang sebenarnya adalah bahwa sementara
organisasai mempunyai penanganan aspek pemanufakturan bisnis yang lebih baik,
hal itu masih merupakan integrasi yang lepas dengan komponen lain dari
keuangan, penjualan, pemasaran, konsumen, kepuasan, dan distribusi, untuk
menyebutkan beberapa.
ERP adalah mesin software yang dahsyat yang berusaha untuk menyediakan
tampilan tanpa lapisan ke semua departemen, sistem, dan data yang ada dalam
sebuah organisasi agar setiap departemen memahami bagaimana itu sesuai dalam
makrostruktur organisasi dan bagaimana hal itu berpengaruh pada makrostruktur
itu.

Pengertian

tersebut

adalah

penting

dalam

memfasilitasi

peningkatan

komunikasi antara departemen, manajemen pengetahuan yang lebih baik, dan

proses yang diperbaiki. Peningkatan tersebut adalah dasar dari perubahan bisnis
yang fundamental.
ERP: Semua Hal yang Perlu Diperhatikan, Keuntungannya adalah Nyata
Mari perhatikan contoh klasik ini: pemenuhan pesanan. Dalam lingkungan
tradisional, konsumen akan menempatkan pesanan, yang wakil dari perusahaan
masukan. Sistem tersebut mungkin menghasilkan output pada gudang dimana
persediaan akan dikesampingkan untuk konsumen. Kemudian, informasi dari
gudang akan dimasukkan kembali kedalam sistem pengiriman untuk dikirimkan,
dan sistem persediaan akan di-update, agar hasilnya menjadi akurat saat hal
tersebut

di-input

kedalam

sistem

manufaktur.

Selanjutnya,

informasi

akan

dimasukan kedalam sistem pembayaran, yang mungkin atau tidak mungkin terikat
secara langsung kedalam sistem keuangan perusahaan. Melalui seluruh proses ini,
departemen penjualan dan pemasaran mencoba untuk melakukan peramalan,
manajemen corong, dan menentukan rencana pemasaran di masa depan. Dalam
waktu tersebut, saat konsumen dipanggil kembali untuk memeriksa status,
perwakilannya tidak dapat mengakses sistem yang sesuai untuk menjawab
konsumen secara akurat. Akibatnya, konsumen akan menjadi frustasi. Frustasi
tersebut mengarah pada ketidakpuasan konsumen, yang akan berdampak pada
penjualan yang lebih sedikit.

Sekarang bayangkan bahwa contoh diatas ada pada sebuah organisasi

dengan sistem ERP yang sukses. ERP berada diantara semua sistem dan pengguna
tanpa menghiraukan dimana posisi mereka dalam saluran. ERP tahu semua
perbedaan pokok koleksi data, dan harus mempunyai tampilan dengan semua
format yang berbeda dari data tertentu (dari warisan 3270 sampai 5250 pada
Windows dengan format yang sesuai). ERP juga dengan pintar dapat merutekan
pesanan kepada bagian yang tepat dan pada waktu yang tepat; mengurangi jumlah
waktu seseorang harus memasukan data secara drastis akan mengurangi error. ERP
juga mengambil semua data dan memformatnya sehingga setiap departemen dapat
melakukan fungsi kebutuhannya sendiri. Sebagai contoh, perwakilan konsumen
dapat melihat semua yang berhubungan dengan pesanan untuk memenuhi
kepuasan pelanggan.
Sementara keuntungan ERP mengesankan, menyebarkan sistem ERP adalah
pengerjaan utama untuk semua organisasi. Alasan dasar penelusuran pesanan dan
disamping manajemen, beberapa isu yang nyata terjadi selama penyebaran ERP
yang berhubungan dengan pekerjaan yang berhubungan. Perubahan mental
karyawan organisasi penting untuk merubah proses bisnis. Tujuan perusahaan
harus dikomunikasikan, disosialisasikan, dan didukung. Jika tidak, organisasi akan
menghabiskan jutaan dollar yang berupa waktu, software, dan hardware dengan
hasil yang tak berarti.
Secara umum, tujuan berkisar antara mengintegrasikan informasi, mungkin
keuangan atau hubungan dengan konsumen. Kadang-kadang tujuan merefleksikan
keinginan kepada pemanufaktur lebih efisien. Pada tingkatan manapun, banyak
perusahaan telah melakukan spesialisasi pada ERP-nya yang ditawarkan untuk
pasar vertikal tertentu, dan sebagian besar telah mengatur tawaran mereka, agar
konsumen tidak perlu menanggung sakit kepala akibat pendekatan semua atau
tidak sama sekali.
Pada akhirnya, tujuan ERP adalah untuk merubah proses bisnis saat ini yang
tidak efektif. Selain semua kegagalan yang telah dipublikasikan, perusahaan masih
mengeluarkan

uang

dalam

lingkungan

ini.

Mengapa?

Perusahaan

yang

menunjukkan performansi lebih baik, mengetahui bisnisnya lebih baik, dan bereaksi
lebih efektif adalah posisi yang lebih baik untuk bertahan.
Manajemen

Hubungan

dengan

Konsumen

(Costumer

Relationship

Management)
Costumer Relationship Management (CRM) adalah 3 aplikasi perusahaan
yang paling sering dibicarakan yang menjadi fokus dalam jurnal ini. CRM terlihat

mempunyai akar pada tiga area: call centre systems, aplikasi meja bantuan, dan
otomasi usaha penjualan. Kebanyakan dari kita mungkin tidak asing dnegan satu
dari ketiga ini. Pada pertengahan 1990-an beberapa perusahaan seperti Siebel and
Clarify

(sekarang

Amdocs)

menawarkan

penggabungan

fungsi

bersebrangan

dengan perpektif penjualan front end, sementara penyedia software back end
seperti SAP dan Oracle sebagian besar berfokus pada fungsi yang berhubungan
dengan keuangan, pasokan, manajemen rantai, dan akhir-akhir ini e-bussiness.
Saat ekonomi sebagian besar sedang menurun pada awal dekade ini, dan
konsumen berhati-hati, kebutuhan dan keinginan untuk lebih dekat dengan
konsumen merupakan arti yang utama dari diferensiasi tempat pemasaran.
Perusahaan yang berusaha meraih diferensiasi ini harus menanyakan pertanyaanpertanyaan di bawah ini:
1. Apa arti dari dekat dengan konsumen?
2. Bagaimana dekat dengan konsumen saat ini?
3. Bagaimana saya menggerakkan atau menambah pendapat baru dengan
menggunakan CRM?
Pertanyaan pertama mempunyai banyak jawaban yang mungkin dijawab.
Tentu saja, perusahaan yang menjelajahi semua metode yang mungkin digunakan
mempunyai posisi untuk memperoleh gambaran yang lebih baik mengenai
konsumen. Untuk tujuan ini, hanya akan memfokuskan pada beberapa aspek yang
penting. Yang pertama adalah untuk membuka pola pembelian yang berdasarkan
konsumen. Membuka tren ini adalah hal yang mendasar untuk setiap bisnis.
Seseorang mungkin mengargumentasikan bahwa sistem CRM yang mahal tidak
dibutuhkan untuk melakukan ini. Untuk tingkatan tertentu, hal ini adalah benar.
Tetapi, analisa untuk pola pembelian adalah berbeda dengan sejarah pembelian.
Sejarah pembelian konsumen hanya merupakan satu dari beberapa pola. Yang lain
termasuk keuangan pasar, demografik, geografi, pesan penjualan saat ini, dan aksi
yang berhubungan lainnya seperti penjualan, pengenalan produk baru, penawaran
yang kompetitif, penempatan posisi yang taktis, dan penentuan harga.
Pertanyaan

kedua

diatas

sama

pentingnya

dengan

pertanyaan

lain.

Membuat konsumen merasa unik karena anda mengerti apa yang mereka suka dan
tidak suka adalah susah tetapi penting. Sistem CRM memungkinkan jumlah input
yang sangat banyak mengenai konsumen dalam hal untuk membangun profil yang
komprehensif. Contoh yang sederhana (dan salah satu yang paling umum) adalah
konsep kontak manajer. Ada banyak peralatan penjualan untuk menghubungi pihak
manajemen. Peralatan CRP yang terintegrasi dapat menambah integrasi real time
dengan

sistem

lainnya

(seperti

keuangan,

manajemen

pemesanan,

dan

pengendalian kualitas). Dengan memberi tim pra-penjualan, perwakilan konsumen,

dan tim paska-penjualan kemampuan untuk memasukan informasi mengenai siklus
konsumen yang terus-menerus membangun profil yang memungkinkan setiap
anggota tim untuk melayani konsumen lebih baik. Dengan memberikan manajemen
penjualan satu click kemampuan kepastian pelaporan, masalah yang terjadi pada
jaringan, dan memecah pendapatan berdasarkan produk, atau ukuran metrik lain
yang dapat meyakinkan peramalan yang sukses dan implementasi strategi
pemasaran.
Pertanyaan yang ketiga, membutuhkan analisa yang lebih kompleks.
Bagaimana sebuah bisnis memperoleh kesempatan pendatapatan baru dari data
ini?

Kadang-kadang

pola

pembelian

konsumen

dapat

menawarkan

aliran

pendapatan baru. Lahan analisis yang kompleks ini adalah aspek yang paling sulit
dari mesin CRM, tetapi hal ini dapat mengungkapkan data yang penting. Sebagai
contoh, sebuah retailer menemukan bahwa jika harga sekaleng bola tenis seharga
$ 25, penjualan raket tenis (item marjin lebih tinggi) naik. Sebagai tambahan,
pengecer hanya dapat menjelajahi merek konsumen seperti dalam pemberian
seperangkat produk, tetapi mereka dapat mengkorelasikan bahwa informasi pada
posisi awal dimana itu disimpan. Dengan mengukur tren terus-menerus, pengecer
dapat menentukan imbas dari posisi awal pada kebiasaan pembelian konsumen.
Dengan menggunakan informasi ini, mereka dapat membuat kesepakatan yang
lebih baik dengan pemasok oleh ruang awal pemasaran premium.
Untuk meningkatkan kepuasan konsumen dan pengaturan distribusi yang
efektif, banyak bisnis mengikat sistem distribusi mereka kedalam pelayanan cuaca
nasional karena kejadian cuaca yang utama dapat mempengaruhi operasi.
Contohnya banyak, tetapi intinya adalah bahwa dengan mengenal konsumen
anda saat ini, adalah sangat penting. Tidak ada hal yang disebut ekonomi baru
yang

dapat

merubahnya.

Kita mempunyai

peralatan

yang kompleks

untuk

membantu kita melakukan ini; mereka mengumpulkan dan menganalisa informasi

untuk membantu kita untuk meningkatkan hubungan dengan konsumen yang lebih
dekat,

memperoleh

kesempatan

pendapatan

baru,

dan

sasaran

pemasaran

berinsiasi untuk imbas yang maksimum.

Kita juga harus menyadari bahwa konsumen ini mempunyai banyak cara
untuk berhubungan langsung dengan organisasi saat ini diantaranya adalah
website, sales representatives, kasir, dan call centres. Menggunakan sebuah
emtode (seperti CRM) untuk mendapatkan pandangan mengenai konsumen secara
makro tidak berharga dalam lingkungan komunikasi yang terbagi-bagi. Tetapi,
seperti sistem ERP, sistem CRM hanya akan efektif jika organsasi mensosialisasikan

tujuan proyek dan benar-benar menggunakan peralatannya. Hal ini adalah

tantangan untuk implementasi CRM terbesar saat ini. Itu bukan software; itu
adalah menetapkan kegunaan software. Banyak perusahaan masih berjuang akan
hal ini. Perubahan pola pikir harus menjadi prioritas utama.
Sistem CRM terus berkembang. Artikel pada majalah CIO edisi Januari 2006
melontarkan pertanyaan, apakah CRM mati? Penulis berpendapat bahwa mungkin
satu dari kelemahan terbesar CRM adalah bahwa CRM tidak pernah benar-benar
langsung membantu konsumen. Terlebih lagi, solusi terlihat sijual kepada eksekutif
sebagai cara untuk menunjukkan ketidakefektifan. Tetapi, apa yang kebanyakan
sistem CRM sediakan adalah cara untuk menelusuri konsumen, rute dan fasilitas
komunikasi kedalam, dan laporan mengenai perkembangan beragam pemasaran,
penjualan, atau aktivitas pendukung.
Tetapi apa yang semua solusi ini secara umum tidak ditujukan adalah
kebutuhan untuk menolong organisasi dalam menyelesaikan masalah konsumen,
menjawab pertanyaan mereka lebih cepat atau menolong konsumen menyelesaikan
masalah mereka. Sebagai hasilnya, industri sedang mencari perubahan yang
lamban tetapi tetap dalam fokus dan investasi dari otomatisasi fungsi utama kantor
internal terdepan menjadi proses pelurusan tepi seperti pendukung konsumen
secara online, pengembalian produk, atau manajemen akuntansi.
Generasi berikutnya dari CRM adalah mecoba untuk mengintegrasikan
organisasi yang mempunyai inisatif mengenai ERP yang lebih efektif untuk melihat
bagaimana pola pembelian konsumen mempengaruhi pemanufakturan, sumber
daya manusia, keuangan, dan renana jangka panjang. Pada waktu yang sama, ada
peminatan

yang

diperbaharui

yang

muncul

dalam

beberapa

area

seperti

manajemen pengetahuan, kecerdasan bisnis, dan apa yang beberapa orang sebut
service resolution management (SRM). Seperti dijelaskan oleh para pemimpin
dalam sektor ini seperti Knova Software, SRM bertujuan untuk memperbaiki akses
ke

pengetahuan

perusahaan

dengan

memecah

tempat

peluncuran,

menyederhanakan penulisan dan penangkapan konten baru, dan menyediakan

jawaban yang lebih konsisten meliputi semua saluran penjualan dan pelayanan.
Dalam lingungan ini, gudang data adalah kuncinya; mengumpulkan,
meyimpan, dan menganalisa informasi secara efektif adalah penting untuk
keberhasilan sebuah organisasi dalam hal menciptakan kembali bahwa pasar yang
lama dimana pembeli dan penjual bertemu, dapat melihat dari mata ke mata, dan
berhubungan.

Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management/SCM)

Manajemen rantai pasok (SCM) membantu bisnis untuk memahami aktifitas
yang menyediakan material tingkat komponen untuk produk jadi mereka secara
efektif. Sebagai contoh, pada sektor retail, penjual utama adalah kuncinya, dan
dalam industri otomotif, hubungan sebgaian pemasok dapat mempengaruhi
kemampuan pemanufaktur untuk membangun sebuah mobil dengan tepat waktu.
Dengan berfokus pada SCM, perusahaan dapat banyak memperbaiki efesiensi
operasionalnya.
mengungkapkan

SCM

berusaha

kesulitan

dalam

meraih

pengendalian

hubungan

kunci

biaya

mereka

bisnis

dengan

(contoh,

dengan

pemasok internal dan perusahaan pembuat eksternal).

Isu yang mendasar adalah perlunya pemahaman mengenai permintaan
konsumen dan menggabungkannya dengan sisi bisnis pemasok. Dengan melakukan
ini, organisasi dapat mengurangi atau bahkan mencegah terlalu banyaknya
produksi dan/atau kekuarangan produk yang menambah biaya.
Software SCM mampu meraih hasil ini dalam cara yang beragam dan
implementasi yang beraga,. Dasarnya, SCM berhubungan dengan pemaosk ke
database yang menunjukkan peramalan, persediaan aktual, pengiriman, atau
kerangka waktu logistik dalam organisasi pelanggan. Sebagai contoh, pemasok
merubah jadwal pengiriman untuk meyakinkan bahwa konsumennya mempunyai
pesediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Pemasok dapat
men-download peramalan kedalam sistem manufakturnya sendiri untuk otomasi
proses internal mereka juga.
Beberapa industri dikategorikan dalam SCM menjadi dua komponen dasar
perencanaan rantai pasok (supply chain planning/SCP) dan pelaksanaan rantai
pasok (supply chain execution/SCE). SCP adalah software yang menghasilkan
jumlah produksi, persediaan, dll berdasarkan input mengenai penjualan dan
peramalan konsumen. SCE adalah proses yang terotomasi yang utamanya
berhubungan dengan perutean informasi-informasi kepada sistem yang sesuai,
departemen, dan perusahaan pembuat. Kita juga dapat berhubungan dengan
sistem SCM ke sistem ERP untuk mengirimkan invoice (surat penagihan) secara
terintegrasi. Variasinya tidak terbatas, itu semua kembali pada interface gudang
data. Data tersebut, digali dengan efektif, dapat menghasilkan informasi dan
pengetahuan untuk melancarkan organisasi.
Penyedia Jasa dan ERP, CRM, dab SCM
Selama bertahun-tahun, penyedia jasa telah berjuang untuk berkomunikasi
dengan

organisasi

yang

tingkatannya

lebih

tinggi.

Mereka

berjuang

untuk

menghubungkan inisiatif mengenai Lapisan Aplikasi pada prosuk mereka yang

biasanya berada pada lapisan 1 3 dari referensi model OSI. Enam ide untuk
membuat hubungan, dapat dilihat dibawah ini.
1. Belajarlah bagaimana untuk berkomunikasi secara berbeda. Anda tidak harus
menjadi ahli dalam seperangkat aplikasi ini untuk memahami kepentingan
mereka secara keseluruhan paa organisasi. Ide untuk mengintegrasikan
beragam departemen alam perusahaan, mendekatkan diri kepada konsumen,
dan meluruskan rantai pasok, semuanya adalah konsep yang sangat tidak jelas.
Pemahaman

yang

menunjukkan

tidak

giginya

menyeluruh

pada

konsep

mengenai

ini

adalah

bagaimana
penting

jika

aplikasi
anda

ini

telah

berkomunikasi dengan tingkat yang lebih tinggi. Bacalah studi kasus, artikel,
dan contoh-contoh. Jika anda bekerja dalam jabatan tertentu, dapatkan
pemahaman mengenai industri tersebut. Belajarlah memahami konsumen
dalam pandangan konsumen itu sendiri.
2. Ingat bahwa konektivitas adalah penting untuk aplikasi ini menjadi efektif.
Konsep pergudangan data dan penggalian data dibutuhkan untuk konektivitas
pada keseluruhan level baru. Dimana data akan disimpan? Dimana titik
pengumpulan? Harukah kita naikkan poin pengumpulan tersebut melebihi
rencana

yang

ada?

Kapan

sistem

harus

di-update?

Sekumpulan?

Atau

mendekati waktu yang sebenarnya? Atau waktu yang sebenarnya? Bagaimana

mngumpulkannya atau didistribusikan ke luar organisasi? Seberapa mudah dan
efektif secara biaya yang konsumen anda dan pemasok dapat mengkoneksi
aplikasi ini? Apakah infrastuktur ekstranet adalah khusus, atau menggunakan
internet umum? Dimana pemasok dan partner dilokasikan? Bagaimana masa
depan aktifitas M&A mempengaruhi rencana yang ada? Sudahkah organisasi
melakukan studi pendahuluan untuk melihat lalu lintas tambahan yang akan
berpengaruh terhadap jaringan yang ada? Ini adalah pertanyaan-pertanyaan
contoh yang dapat digunakan disekitar penyebaran aplikasi ini. Tanya jawab
anda tidak akan sampai pada hal ini jika anda tidak mengerti secara
keseluruhan tujuan organisasi pada area ini.
3. Belajarlah mengenai nilai konektivitas internet lebih dari website publik dan
email. Sering kali, jaringan khusus yang terpisah diatur untuk reailitas,
keamanan, dan profil performansi yang mereka bawa ke dalam seperangkat
aplikasi strategi ini. Dengan memberikan banyak sistem ini yang dikembangkan
dengan web interface, bagimana melakukan transportasi pada produk ini seperti
VPN yang melakukannya kedalam campuran? Akankah mereka diakses melalu
website yang aman yang mengutilisasikan SSL? Apa parameter performansi

yang harus diperhatikan dari dalam arsitektur server? Apakah organisasi

mempunyai strategi internet, dan dapatkah aplikasi ini memainkan semuanya?
Dapatlah VPN meredakan kebutuhan konektivitas yang dapat ditembus dan juga
menjangkau kebutuhan akan privasi dan keamanan yang dibutuhkan oleh
informasi dalam aplikasi ini?
4. Kenalilah bahwa kesempatan yang baru berhubungan dengan yang baru,
jaringan ketigajaringan penyimpananakan menjadi tempat dimana uang akan
dikeluarkan pada tahun 2006. Semua data ini harus disimpan di suatu tempat.
Di masa lalu, pusat data adalah domain dari konsumen. Bencana alam pada
tahun 2005 (Terutama Tsunami di Indonesia dan Badai Katrina) bersamaan
dengan peningkatan yang terus-menerus dalam data yang disetujui bersama
menghasilkan yang baru, perhatian yang mendalam pada semua data ini
disimpan dan diatur.
5. Pahami aturan permainan. Seacra kolektif, perusahaan menghabiskan milyaran
dollar pada implementasi ini. Seberapa besar invetasi dilindungi dalam hal
bencana? Adakah pelayanan perbaikan bencana alam yang anda dapat
tawarkan untuk membantu melindungi inisiatif ini? Ingatlah, kunci dari
semuanya ini adalah gudang data yang efektif. Bahwa data mungkin adalah aset
tunggal yang paling penting untuk keseluruhan proyek. Pusat pelayanan data
internet dan fungsi outsourcing lainnya dapat menambah nilai pelayanan saat
perusahaan mempertimbangkan invetasi ini.
6. Bantulah konsumen anda untuk memfokuskan pada bisnisnya. Pelayanan
manajemen yang diperkejakan untuk memonitor kesehatan pendukung jaringan
konsumen dapat menjadi solusi dan mejatuhkan TCO. Banyak organisasi akan
akan menderita penurunan performansi saat aplikasi ini diimplementasikan
karena perubahan dalam fungsi pekerjaan diantara semua yang menggunakan
sistem ini. Yakinkanlah bahwa performansi jaringan konsumen bukat faktor
yang

berkontribusi.

Manajemen

dan

pelayanan

pemonitoran

dapat

berkonstribusi dengan besar untuk meraih sasaran ini.

7. Lebar posisi jaringan mungkin mempunyi nilai yang sama dengan kedalaman
posisi. Beberapa aplikasi ini akan mempunyai pengaruh yang lebih besar pada
departemen tertentu dibandingkan dengan departemen lainya. Sementara
organisasi IT bertanggung jawab akan setiap detailnya, bagian lain mungkin
menyediakan arah strategisnya. Secara langsung, bertemu dengan penjualan
dan pemasaran untuk berbicara mengenai insiatif CRM. Bertemu dengan
pemanufaktur

untuk

membicarakan

ERP

dan

SCM.

Dan

juga

beberapa

perusahaan mungkin akan mempunyai seluruh departemen untuk berdedikasi

10

pada inisiatif ini, jadi jangan hanya berpikir dalam, tetapi juga luas. Semakin
banyak anda tahu mengenai bisnis, semakin anda bersiap untuk melakukan
percakapan dengan tingkat yang lebih tinggi.

11

IMPLEMENTASI ERP DAN PERANGKAPNYA

Sistem ERP meliputi perencanaan, implementasi dan pemeliharaan yang
dilakukan

terus-menerus. Untuk membantu men-standardisasikan dan men-

sistemkan implementasi ERP, diperlukan metodologi yang terstruktur dengan

pendekatan dari sisi disiplin ilmu teknik bukan hanya dipandang dari sisi individu
pengembang software. Langkah-langkah dasar dari metodologi terstruktur ini
adalah :

Pendefinisian proyek dan Analisis Kebutuhan, yaitu pendefinisian term of

reference,

menentukan

kebutuhan

pengguna

dan

batasan

sistem,

membangkitkan fungsi yang lebih spesifik dan model logika untuk solusi
terbaik

Desain Eksternal, yaitu mendesain detail dari solusi yang telah dipilih,
seperti pembuatan diagram-diagram yang dibutuhkan (DFD, ERD, dll)

Desain internal, yaitu proses pembangunan, pengujian, peng-instal-an, dan

pengesetan software

Pre-implementasi, meliputi proses evaluasi dan penyetujuan

Implementasi, yaitu proses implementasi sistem

Post-implementasi, yaitu pengontrolan proses evaluasi dan debugging

(pencarian bug).
Ketika perusahaan membeli sebuah sistem ERP, yang perlu diperhatikan

adalah apakah sistem ERP tersebut betul-betul memberikan manfaat dan memiliki
fungsi yang spesifik. Untuk mengetahui apakah sistem ERP ini layak atau tidak,
perlu dilakukan feasibility analysis. Kegunaan flexibilit study meliputi analisa tujuan
dan konsep sistem, evaluasi pendekatan yang berbeda untuk tujuan yang dapat
diterima, dan identifikasi pendekatan yang telah direncanakan.
Audit Terintegrasi
Istilah audit terintegrasi berasal dari terminology IT, data terintegrasi yang
kemudian memunculkan proses Sistem Terintegrasi dan Proses Integrasi Sistem
melahirkan ERP. Suatu produk ERP merupakan suatu alat untuk meng-automasi
proses bisnis dengan menggunakan user interface yang terintegrasi, set data yang
terintegrasi dan set kode yang terntegrasi . ERP menyimpan data bisnis yang
penting bagi perusahaan pada beberapa departemen yang berbeda. Duplikasi
informasi tersebut dapat terjadi, dan dapat terjadi perbedaan informasi karena ada

12

informasi yang belum diperbarui. Antar departemen juga dapat terjadi kesulitan
dalam bertukar informasi.
Karakteristik

utama

dari

sistem

terintegrasi

adalah

sistem

tersebut

mengkombinasikan dokumen yang berbeda tetapi saling berhubungan ke dalam

penyimpanan dokumen dalam komputer. Ciri kedua dari sistem terintegrasi adalah
adanya proses pendokumentasian berbagai dokumen yang berbeda dan pencatatan
data untuk dokumen yang terpisah dilakukan dengan satu proses input data pada
komputer.
Penggunaan ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan
yang signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan
efisiensi serta adanya akses informasi yang lebih lengkap.
Implementasi ERP bukan hal yang mudah karena proses re-egineering yang
dilakukan membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan
perusahaan yang terlibat dalam sistem ERP.
Arsitektur Sistem ERP
Keamanan pada sistem ERP dapat digambarkan sebagai piramid seperti
pada gambar di bawah ini,

Lapis yang paling dalam adalah sistem ERP dan lapisan yang paling luar
adalah keamanan secara fisik. Pemilihan security software juga perlu diperhatikan.
Software ini dapat dirancang oleh pengembang sistem ERP atau dapat pula
membeli security software yang telah ada.
ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan
sensitif dari data produksi. Oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi sistem

13

ERP. ERP terdiri dari beberapa aplikasi modul yang berbeda yang mendukung
aktivitas yang berbeda pada perusahaan.
Karakteristik Sistem ERP
Pada sistem ERP, beberapa prosedur kendali tidak menghasilkan bukti
pendokumentasian secara langsung.
Informasi seringkali didokumentasikan pada form yang tidak dapat dilihat tanpa
menggunakan komputer.
Informasi finansial dan bisnis seringkali dihasilkan dari sistem ERP secara otomatis
berdasarkan data yang sebelumnya telah dimasukkan, tanpa instruksi dari
manusia.
Kesalahan yang dapat diamati pada sistem non-ERP dapat tidak terdeteksi
karena pengurangan keterlibatan manusia pada proses yang terkomputerisasi.
Dengan pengendalian yang lebih baik, sistem ERP dapat lebih terpercaya daripada
sistem non-ERP. Karena sistem ERP memperlakukan semua data dengan prosedur
yang sama dan pengendalian yang sama. Sistem non ERP mengandung berbagai
human error yang acak. Setelah ERP diimplementasikan, perubahan akan sulit
dilakukan.
Batch-Controlled Systems (Sistem KumpulanTerkendali)
Dalam sebauh komputer, batch job (pekerjaan terkumpul) adalah sebuah
program yang membuat komputer berjalan tanpa interaksi dengan pengguna.
Dalam sistem ERP, berjalannya batch job program interaktif berjalan di bagian
depan. Secara umum, program interaktif mempunyai prioritas pada program batch,
yang berjalan selama rentang waktu tertentu saat program interaktif menunggu
untuk digunakan. Dalam sistem batch yang umum, departemen pengguna
memasukan sekumpulan transaksi ke departemen IT secara periodik untuk
pemrosesan dan perekaman data.
Sistem Online
Dalam komputer, keinteraktifan adalah dialog yang terjadi antara manusia
(atau mungkin makhluk hidup lainnya) dan sebuah program komputer. (Program
yang berjalan tanpa keterlibatan pengguna adalah tidak interaktif; mereka biasanya
disebut program batch atau background [latar belakang]).
World wide web (jaringan seluruh dunia) menawarkan tidak hanya interaksi
dengan browser (program aplikasi Web [jaringan internet]) tetapi juga dengan
halaman yang dikeluarkan oleh browse. Undangan implisitnya disebut hypertext

14

link menuju halaman lain dan menyediakan sebagian besar bentuk interaktif pada
Web (yang dianggap sebagai program aplikasi interkoneksi besar).
GUI adalah user interface grafis (dari pada user interface murni berisi teks)
pada sebuah komputer. Aplikasi-aplikasi biasanya mengunakan elemen GUI
bersamaan dengan sistem operasi dan menambahkan elemen

dan ide user

interface grafisnya sendiri.

Proses online mengijinkan pemasukan transaksi langsung kedalam komputer oleh
departemen pengguna, dengan sering tanpa batch control. Sistem ini mengizinkan
penggunaan kendali, seperti prosedur pengeditan otomatis, yang dapat lebih efektif
dan lebih cepat dari batch control.
Ada banyak jenis sistem online, tetapi mereka dapat dibagi menjadi 3
kelompok utama, yaitu:

Online inquiry (penyelidikan online), dengan pemasukan data batch-control

unuk transaksi master file dan basis data.

Online inquiry (penyelidikan online), dengan pemasukan data, validasi data,

pengumpulan data online. Master file di-update dari transaksi file (penerimaan
data secara online).

Online inquiry (penyelidikan online), dengan peng-update-an online untuk

transaksi dan master file (real time update).

Masalah yang Terjadi pada Sistem Online

Masalah-masalah yang berhubungan dengan sistem online termasuk:

Data mungkin hilang atau berubah selama transmisi transaksi dari terminal
pengguna ke komputer.

Banyak karyawan mungkin dapat memasukkan transaksi melalui terminal,

dengan demikian kemungkinan akan terjadi peningkatan error dan pemasukan
yang tidak sah.

Prosedur

tambahan

mungkin

memerlukan

penanganan

proses

yang

tak

berfungsi. Departemen IT harus dapat mengidentifikasi transaksi apa yang

sudah atau belum diproses. Kemungkinan untuk kembali ke posisi yang telah
diketahui (check point) dan perosesan ulang transaksi dari check point harus
ada.
Proses Pendistribusian Data

15

Proses pendistribusian data berhubungan dengan jaringan komputer lokal

atau minikomputer yang sering online ke instalasi komputer pusat. Sistem-sistem
tersebut adalah:

Pengeditan input lokal; utamanya melakukan proses di komputer pusat; online

inquiry pada komputer pusat.

Pengeditan input lokal; memproses pada komputer lokal dan pusat; online
inquiry pada komputer lokal dan pusat.

Pengeditan input lokal; utamanya melakukan proses di komputer lokal pada

master file lokal; penggabungan formulir data finansial dan bisnis dari master
file lokal di komputer pusat; online inquiry pada komputer pusat.

Pengeditan lokal; memroses dan meng-update file melalui jaringan komputer

tanpa instalasi komputer pusat.

Fitur penting dari sistem proses pendistribusian data adalah pengendalian internal
yang dibagi diantara beberapa lokasi atau tingkat pemrosesan secara fisik.
Sistem yang Terintegrasi
Pemrosesan data adalah proses yang terintegrasi saat pemasukan atau
pembangkitan data secara otomatis meng-update file data yang digunakan oleh
lebih dari satu sistem. Dimana terapat sistem batch process konvensional, langkah
proses yang sukses akan dieksekusi oleh subsistem yang terpisah (seperangkat
program) dalam sebuah perintah logis dengan data batch yang secara progresif
ditransfer dari satu program ke program berikutnya. Dalam sistem untuk
melakukan transaksi, file data merupakan milik lebih dari satu aplikasi yang
mungkin di-update secara terus-menerus oleh setiap masing-masing item.
Basis Data
Basis data adalah pengumpulan data yang digunakan oleh sejumlah aplikasi
yang berbeda. Basis data dapat diakses menggunakan metode akses konvensional,
atau mungkin diatur dan diakses oleh sistem manajemen basis data (database
management system/DBMS). Saat menggunakan DBMS, data adalah independen
dari program aplikasi.

Struktur

data

terdiri dari seluruh basis

data yang

didefinisikan oleh DBMS. Struktur ini biasanya dinamakan skema. Setiap aplikasi
program individual biasanya akan memperhatikan hanya sebagian dari keseluruhan
skema. Aplikasi program yang memperlihatkan basis data adalah subskema.
Saat terjadi penggunaan data secara bersama-sama oleh banyak pengguna,
tanggung jawab keakurasian data harus dengan jelas ditetapkan. Hal ini sering
dilakukan melalui administrator basis data (database administrator/DBA), yang

16

harus

indenden

dari

pengguna

maupun

pemrogram

(Pertimbangan

Kunci

Pengendalian/Key Control Consideration). DBA harus menetukan dan meng-update

sistem

kamus/petunjuk

(dictionary/directory)

data.

Kamus/petunjuk

harus

memperhatikan isi dari basis data dan aturan-aturan untuk peng-update-annya.

Pengeditan dan pengecekan validasi yang tepat haris diaplikasikan pada
penginputan data. Karena beberapa program menggunakan sebuah elemen data,
sebuah error mungkin menghasilkan pengaruh yang berkali lipat. Hal ini diketahui
sebagai cascading (mengalir kebawah) atau error kumulatif.
Beberapa orang mungkin berpikir mengenai ERP dalam hal perubahan yang
sangat cepat. Perusahaan yang menginvestasikan jumlah yang besar pada sistem
yang besar dan kompleks ini jarang menguraikan pengaturan dari perkembangan
sistem sebelumnya dimana mereka bergantung untuk menjalankan perusahaannya.
Karena

ada

banyak

pihak

yang

terlibat,

memperkenalkan perubahan teknologi dan

penyedia

ERP

dan

konsumen

penyebaran secara berangsur untuk

menghindari kesalahan yang menyebabkan bertambahnya biaya.

Sekarang, ERP masih berkembang, beradaptasi dengan perkembangan
teknologi dan permintaan pasar. Ada empat tren yang penting membentuk evolusi
ERP yang terus-menerus: perbaikan dalam integrasi dan fleksibilitas; penambahan
apliaksi e-business, dapat menjangkau pengguna lebih luas; dan mengadopsi
teknologi internet.
Positif dan Negatif
Kebanyakan organisasi tidak memahami biaya yang berhubungan dengan
sistem ERP saat pertama kali memulai implementasi. Biasanya, keuntungannya
dapat dipahami. Perusahaan pembuat ERP akan menjaminnya. Biaya tidak muncul
sampai implementasi dan mengapa perusahaan pembuat ERP harus berbicara
pada organisasi mengenai biaya dan kesulitan saat mereka mencoba melakukan
penjualan?
Pada permukaannya, ada banyak alasan atraktif untuk mengimplementasi
ERP. Keuntungan tersebut adalah:

Sebuah sistem tunggal sebagai pendukung daripada beberapa sistem kecil yang
berbeda.

Sebuah arsitektur aplikasi tunggal dengan interface terbatas.

Pendekatan pada ketidakmampuan manjemen informasi menjangkau aplikasi

yang beragam.

Pendekatan pada praktik sistem dan prosedur terbaik.

17

Lebih terintegrasi, jadi biayanya lebih rendah.

Pekerjaan mengenai biaya umum dan pengaruhnya lebih terotomasi.

Dapat

dimengerti

bahwa

perusahaan

tidak

mempertimbangkan

biaya

dan

pengaruhnya. Beberapa diantaranya adalah:

Usaha

pengimplementasian

akan

menjadi

lebih

besar

dari

yang

telah

dibicarakan, atau bahkan yang dibayangkan. Kita mendengar dari organisasi

yang telah mengimplementasikan jadwal yang dipercepat dan dibawah budget.

Karena kekayaan fungsionalitas, efek kotak mainan dapat terjadi. Pengguna

melihat

semua

fungsionalitas

yang

tersedia

dan

tiba-tiba

mereka

menginginkannya sekarang. Luas jangkauannya dapat bertambah dengan tak

terkendali.

Pencampuran lingkungan yang ada antara apa yang telah dilakukan secara
manual dan apa yang dilakukan oleh sistem akan berjalan secara dramatis
setelah implementasi. Lebih banyak lagi pekerjaan yang terotomasi. Otomasi
secara signifikan akan mengurangi fleksibilitas mengenai bagaimana anda
mengoperasikan sesuatu sebagai bisnis.

Penggunan perlu lebih mengerti tentang komputer. Banyak orang yang melihat
ini sebagai tantangan secara personal bahkan diluar kemampuan mereka
tidak akan mengatasinya, atau bahkan meninggalkan perusahaan.

Kata enterprise (perusahaan) dalam ERP berarti apapun yang terjadi dalam
satu area mempunyai pengaruh yang bereaksi pada area lainnya. Memahami
implikasi aksi dari satu area, pada area lainnya dalam perusahaan, adalah
sesuatu yang bukan terjadi dalam waktu semalam. Pelatihan cenderung
berfokus

pada

bagaimana

saya

melakukan

pekerjaan

saya.

Seharusnya

berfokus pada apa yang menjadi pengaruh atas pekerjaan saya, pada area
lainnnya.

Cukup dekat tidak lagi menjadi cukup baik. Integritas data menjadi penting.
Komputer

tidak

dipindahkan,

dapat

tidak

membuat

akan

ada

keputusan

orang

yang

manusia.
mengingat

Jika

persediaan

dimana

mereka

menaruhnya. Informasi butuh dimasukan ke dalam sistem atau mereka akan

menjadi efek domino.

Sistem ERP cenderung menggantikan sistem yang lama. Hal seperti merupakan
lompatan

yang

besar

untuk

semua

area

dalam

perusahaan

Hal

ini

menggantikan kepercayaan Ford dengan performansi Ferarri yang tinggi. Hal ini
terjadi pada tingkat teknis dan juga pada tingkat bisnis. Cara baru perlu
dipelajari daam jangka waktu yang pendek. Sesuatu harus dilakukan secara

18

konsisten. Kita tidak dapat lagi melakukan sesuatu dengan satu cara satu dalam
cabang dan dengan cara lain dalam cabang lain. Sistem akan menentukan
bagaimana kita melakukan berbagai hal dalam semua lokasi.
Bahkan dalam satu lokasi, perlakukan khusus mungkin tidak dapat dilakukan
lagi tanpa merubah konfigurasi sistem. Jika sistem mengatakan anda dapat
mempunyai masa kredit 0, 15, 30, atau 60 hari, anda tidak akan menawarkan
masa

kredit

45

hari tanpa

merubah

konfigurasi.

Jika

kosistensi

dapat

diimplementasi, ada potensi yang baik untuk menghemat biaya dan juga
mengeluarkan susunan khusus yang mengurangi keuntungan.
Budaya Perusahaan
Semua poin diatas berisi mengenai isu-isu teknis atau isu bisnis, yang dapat
diatur

jika

mereka

mengidentifikasinya

sedini

mungkin.

Pelatihan

dapat

menunjukkan bahwa pengaruh membatasi mereka pada area yang berbeda.

Program QA dapat berfokus pada data kualitas. Apa yang sebagian besar manajer
yang telah melalui implementasi ERP, akan mengatakan, pengaruh terbesar adalah
pada

budaya

perusahaan.

Hal

ini

selalu

diremehkan

dan

tidak

pernah

diperhatikan. Budaya perusahaan adalah kombinasi dari dua hal:

Tipe orang yang dipekerjakan oleh perusahaan. Nilai-nilai personalnya,

kemampuan, kebiasaan, dll.

Cara organisasi bekerja. Fokus, proses pengambilan keputusan, perilaku

staffnya, kestabilan, dll.
Keduanya saling melengkapi. Pelamar pekerjaan yang merasa sejalan

dengan cara organisasi bekerja dan nyaman dengan gaya seseorang yang
mewawancarai mereka, akan lebih disukai untuk mendapat perkerjaan tersebut,
dan meneruskan kebudayaan tersebut.
Untuk mengimplementasikan sistem ERP dengan sukses, sebuah organisasi
harus merubah budaya perusahaan-nya. Mungkin dibutuhkan untuk merubah dari
yang sangat fleksibel dan tidak banyak memperhatikan konsistensi dan akurasi,
menjadi yang paling terobsesi dengan detail. Dengan persiapan mempunyai praktik
bisnis sebenarnya lebih baik daripada hanya didokumentasikan dan dilupakan.
Orang-orang perlu merubah dari berfokus pada peralihan menjadi berfokus pada
keuntungan. ERP membuat keuntungan dapat diukur lebih jauh sampai ke
departemen, konsumen dan tingkat material.
Staff perlu merubah fokus mereka dari pekerjaan mereka sendiri, menjadi
keseluruhan organisasi. Apa yang mereka lakukan pada areanya mempunyai
pengaruh pada tempat yang mungkin mereka tidak pernah bayangkan. Tidak ada

19

yang mudah, dan dalam banyak kasus tidak akan dapat diraih. Beberapa orang
tidak

akan siap

untuk

membuat

perubahan

dan

juga

akan

meninggalkan

kemauannya sendiri atau diminta keluar. Ini adalah biaya ERP.

Dimensi lain dari budaya perusahaan adalah kerangka waktu dimana
perubahan dibuat. Pada dasarnya, hal itu perlu terjadi dalam beberapa hari. Satu
minggu anda dapat membelokkan semua peraturan dan membuangnya; minggu
depannya sistem tidak akan membiarkan anda.
Seberapapun banyaknya pelatihan dan persiapan dilakukan, tidak akan
menyiapkan orang-orang dari kenyataan. Tidak dapat dikatakan bahwa persiapan
tidak

harus

dilakukan.

Persiapan

akan

meringankan

rasa

sakit,

tidak

menghilangkannya secara keseluruhan. Semakin banyak persiapan semakin sedikit

rasa sakit.
Pada sisi yang positif, beberapa orang akan memperoleh sistem seperti
peribahasa bebek dalam air. Orang-orang ini cenderung lebih muda (tetapi tidak
semuanya), karyawan yang lebih baru yang mempunyai pengalaman dalam
organisasi lainnya. Mereka tahu keuntungan sistem yang baik dan frustasi dengan
sistem yang ada saat ini. Mereka akan pindah pada kesempatan untuk dapat
mengunakan teknologi baru.
Manajemen Perubahan
Manajemen

perubahan

adalah

mengenai

penentuan

ekspetasi

yang

mengurangi rasa sakit dari perubahan. Orang-orang terlibat dalam perubahan yang
diharapkan berubah dari A ke B. Mungkin dimana mereka benar-benar berada
adalah C. Manajemen perubahan adalah mengenai membuat mereka terbiasa
dengan ide bahwa C adalah tujuan yang sebenarnya.
Sebagai contoh, suatu sistem baru adalah loncatan untuk menunjukkan
masalah. Jika pengguna mengharapkan bahwa semuanya tidak berjalan lancar
pada hari pertama, dan mereka mungkin telat bekerja pada awal minggu karena
masalah yang terjadi dalam sistem yang baru, mereka kurang suka menolak sistem
saat itu menjadi salah. Disisi lain, mengatakan pada staff bahwa sistem baru ini
akan sangat baik dengan tanpa masalah yang dapat mengakibatkan kekecewaan
dan penolakan saat bug terjadi. Oleh karena itu, manajemen perubahan dapat
diukur.
Pengukuran perilaku perubahan bukanlah proses yang rumit. Dengan
persiapan yang baik, kita dapat melihat bagaimana perasaan orang mengenai
perubahan dalam periode waktu tertentu, dan bagaimana mereka berubah dari
harapan mereka. Hasil dari uang yang dihabiskan pada manajemen perubajan

20

dapat

dilihat.

Tidak

menaruh

dalam

usaha

sebelum

implementasi

akan

menimbulkan biaya setelah implementasi.

Apa biaya menurut organisasi dari sebuah sistem yang digerakkan orang,
dan dimana dengannya mereka sedikit merasakan kepemilikan? Mereka akan
menenggelamkannya, atau meyakinkan diri bahwa hal tersebut tidak akan meraih
potensinya. Dengan cara yang sama organisasi tidak akan pernah memperoleh
pengembalian investasi yang diharapkan.
Pengalaman Lainnya
Sebuah organisasi survey yang telah mengimplementasikan ERP diterbitkan
akhir-akhir ini. Hal itu mengidentifikasi 10 penyebab umum terjadinya bencana.
Manajemen dan Pelatihan Perubahan
Hal ini telah disebut sebagai masalah utama dalam implementasi. Perubahan
praktek bekerja untuk menyesuaikan dengan sistem adalah kesulitan utama. Juga
yang disebut adalah pelatihan melalui modul dan memulai pelatihan secepatnya.
Kepada BPR dan Bukan Kepada BPR
Sulit untuk menggambarkan garis antara perubahan proses bisnis untuk
menyesuaikan dengan sistem atau tetap memakai proses bisnis dan membayar
biayanya, dalam dollar dan waktu, untuk merubah sistem. Selama waktu dan biaya
menekan pengimplementasian, pola yang umum bukan untuk memodifikasi sistem,
tetapi merubah cara orang bekerja. Umpan balik ini terdapat dalam manajemen
dan pelatihan perubahan.
Perencanaan yang Buruk
Perencanaan meliputi beberapa area seperti mempunyai kasus bisnis yang
kuat, pada kemampuan pengguna utuk membuat keputusan pada konfigurasi, pada
investasi dalam sebuah rencana yang menangkap semua isu yang berhubungan
dengan pengimplementasian.
Meremehkan Kemampuan IT
Sebagian besar orang memperbaharui teknologi lama, kemampuan staff
harus diperbaharui juga. Pembaharuan juga akan menempatkan permintaan yang
signifikan pada tim yang mampu merawat lingkungan lama tetapi stabil. Biasanya
usaha ini diremehkan.

21

Manajemen Proyek yang Buruk

Sangat sedikit organisasi yang mempunyai pengalaman dalam menjalankan
proyek yang kompleks seperti pengimplementasian solusi yang terintegrasi dalam
skala besar. Biasanya, dibutuhkan kontraktor dari luar yang datang dan mengatur
pelatihan-pelatihan

utama.

Hal

ini

dapat

menjadi

garis

yang

baik

antara

melepaskan tanggung jawab dan berbagi tanggung jawab. Banyak perusahaan

konsultasi melakukan pelayanan yang buruk pada kliennya dengan tidak berbagi
tanggung jawab.
Percobaan Teknologi
Usaha untuk membangun interface, laporan perubahan, menata software
dan mengubah data biasanya diremehkan. Untuk mengumpulkan data, dan
memberishkan data yang dirubah, juga akan membutuhkan usaha diluar yang
biasanya diharapkan.
Pembelian Eksekutif yang Rendah
Implementasi proyek membutuhkan keterlibatan Eksekutif Senior untuk
meyakinkan partisipasi yang benar dalam menggabungkan bisnis dan IT, dan
menyelesaikan konflik.
Meremehkan Sumber Daya
Pengeluaran budget biasanya pada manajemen perubahan dan pelatihan
pengguna, percobaan integrasi, proses perbaikan, pembuatan laporan dan biaya
konsultasi.
Evaluasi Software yang Tidak Cukup
Hal ini melibatkan kejutan yang muncul setelah software dibeli. Organisasi
biasanya tidak cukup mengerti apa, dan bagaimana produk bekerja sebelum
menandatangani kontrak. Batas ERP adalah sangat dahsyat dan terintegrasi dimana
pelaporan dan hubungan pada sistem lainnya (baik bagi anda sendiri atau
konsumen dan pemasok) dapat menjadi lebih sulit daripada apa yang anda
perkirakan. Perusahaan yang mebutuhkan ERP harus menenguji bagiamana mereka
menerima permintaan online dari konsumen, atau konsumennya konsumen, dan
menguji kemampuan teknologi sebagaimana pengaruh teknologi ini dari sisi bisnis.

22

DILUAR ERP: PENYELIDIKAN KEMBALI

Kami telah menghabiskan jutaan Pound untuk mengimplementasikan ERP,
tetapi kami belum mendapatkan hasil yang dijanjikan penghematan yang tidak
signifikan, tidak ada tanda perbaikan performansi. Terdengar familiar? Hal ini tidak
mengejutkan, karena komplain ini datang terlalu sering dari para pebisnis tingkat
atas dan merupakan sebuah komentar yang tambah sering terdengar pada
pengadilan hukum, dimana bahkan kebaikan-kebaikannya disebut-sebut untuk
membela kesalahan mereka dalam membawa keuntungan yang mereka janjikan
pada bisnis yang mengimplementasikan ERP yang mahal.
Jadi mengapa implementasi sistem utama ini tidak memberikan hasil yang
dijanjikan? Alasan-alasan yang muncul menjadi sama kompleks nya dengan ERP itu
sendiri. mereka tidak mendapatkan hasil yang dijanjikan, misalnya, karena
mereka mencoba untuk melakukannya berlebihan. Jangkauan yang amat luas dari
pembatalan ERP dengan sendirinya dapat membawa kepada proses implementasi
yang panjang dan menyakitkan. Karena hal ini menyebar keseluruh perusahaan
dari

penjualan

dan

pemasaran

sampai

keuangan,

personalia,

purchasing

(pengadaan), produksi, pasokan dan distribusi ada hal yang tidak dapat
dihindarkan yang berhubungan dengan siapa yang mensponsori ERP untuk
diimplementasikan pada perusahaan, dan siapa yang mengharapkan keuntungan
dari pengimplementasiannya. Masalah-masalah dapat muncul, sebagai contoh, saat
beberapa fungsi bisnis dikatakan bahwa mereka memperoleh fungsinya untuk
mengatur operasi yang mereka tidak benar-benar inginkan atau yang tidak sesuai
dengan kebutuhan mereka. Faktor-faktor yang berbeda dapat membangkitkan
kecenderungan ini. Sering kali, komunikasi merupakan kuncinya: keputusan
mungkin dibuat terlalu tinggi tanpa referensi yang tepat pada kebutuhankebutuhan setempat; spesifikasi mungkin menggunakan bahasa yang hanya
dipikirkan untuk dipahami oleh mereka yang menggunakannya atau mereka yang
mendengarkannya.
Kebudayaan sebuah perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan
implementasi ERP: sebuah organisasi dengan akar penjualan dan pemasaraan,
mengatakan, atau yang berhubungan dengan keuangan, mungkin tidak cukup
memahami dan menyediakan kebutuhan fungsi lainnya dalam ERP seperti produksi
atau distribusi. Tingkat perubahan yang diperoleh dari pengimplementasi ERP
menambah kekompleksitasannya dan lebih lanjut menambah masalah.

Bisnis

harus membuat orang-orang yang berada dalamnya menerima apa yang dapat

23

menjadi perubahan utama pada apa yang mereka lakukan sebagai contoh dalam
pemindahan dari sistem saat ini ke sistem baru; dan bagaimana mereka
melakukannya sebagai contoh perpindahan dari proses saat ini ke proses baru.
Konflik antar profesional dalam bisnis, dan antara perusahaan penjual dan bisnis,
dapat juga berpengaruh. Keputusan untuk mengimplementasikan ERP biasanya
terjadi sebagai hasil dari kasus bisnis yang terdiri dari biaya, keuntungan,
perbaikan

performansi,

pengiriman

ditunda,

berpengaruh.

Dengan

dan

jangka

waktu.

pertanyaan-pertanyaan
karir

yang

sering

Selama

waktu

akan

muncul

bergantung

dipercepat

pada

dan

dan

mungkin

penyelesaian

implementasi, keputusan dapat dibuat dengan hal ini daripada pencapaian

keuntungan dalam jangka panjang.
Dengan tingkat kekompleksan ini, implementasi ERP perlu dibatasi dengan
baik dan resiko ditaksir secara hati-hati. Lebih banyak fungsi yang diintegrasikan
dalam sistem, lebih kompleks pula ERP dan pengimplementasiannya. Dengan
kompleksitas tersebut, elemen-elemen resiko bertambah. Lebih jauh, seperti
disarankan

dalam

Gambar

1,

selama

implementasi

bertambah

kompleks,

implementasi lebih lagi menghabiskan biaya, seringkali sampai pada jangka waktu
dan budgetnya lebih dari direncanakan sebelum hal ini selesai dilakukan. Saat hal
ini terjadi, sesuatu harus dilakukan. Dan apa yang terjadi umumnya satu atau lebih
fungsi operasional, biasanya menjadi yang terakhir diimplementasikan, atau usaha
dilakukan untuk menyederhanakan hal ini sampai pada satu titik dimana mereka
tidak dapat menghasilkan keuntungan yang dijanjikan dan diperkirakan.
Pengimplementasian Solusi, Bukan Software
Dibawah ini adalah beberapa pertanyaan mengenai kompleksitas ERP yang
mungkin muncul: apakah berlebihan untuk perusahan manapun, tim konsultan
/proyek untuk ditangani: adakah, pada permulaan, pemahaman yang buruk
mengenai keseluruhan proyek ERP dan keseluruhan pengaruh pada organisasi oleh
perusahaan dan perusahaan yang dikontrak?
Cukup sering kegagalan dalam implementasi ERP muncul sebagai hasil dari
usaha untuk menyederhanakan prosesnya pada beragam tahap. Kebutuhan agar
implementasi disetujui dapat menyebabkan, sebagai contoh, penyederhanaan
spesifikasi sistem dalam tahap perencanaan. Sama halnya dengan biaya proyek dan
pemenggalan rentang waktu, biasanya berhubungan dengan pemahaman awal
yang tidak cukup, akan juga mendukung terjadinya penyederhanaan. Lebih jauh
lagi, untuk menjaga entropi tetap rendah, perusahaan akan menghindarkan
penambahan produk terbaik dikelasnya dari pihak ketiga, saat miliknya tidak cukup,

24

dan mungkin mendorong penyederhanaan atau merubah prosesnya agar sesuai

dengan software. Lebih jauh lagi, sering kali tim desain kehilangan pandangan
mengenai perbaikan proses karena mereka terlalu berfokus pada penyesuaian
dengan software dan dibawah tekanan untuk menyelesaikannya.
Usaha ini membawa diri mereka sendiri pada batas atau bahkan keluar dari
sistem pendukung untuk beberapa fungsi perancanaan operasional yang penting
ironisnya, dengan tepat fungsi-fungsi tersebut adalah yang paling disukai untuk
membawa keuntungan finansial dan performansi pada bisnis.
Daerah Kesempatan
Pemanufakturan, rencana pengisian persediaan adalah fungsi operasional
yang secara serius dapat dipengaruhi saat pengimplementasian ERP yang luas
dipacu, dengan tidak menyediakan teknologi yang tepat dalam solusi original
ataupun dengan menyederhanakan implementasi agar solusi mempunyai titik temu
dengan kebutuhan dan harapannya. Sesungguhnya, penyederhanaan solusi rantai
pasok telah membuktikan cara yang pasti untuk menjamin ketidakpastian.
Pengaruh fungsi utama rantai pasok seperti perencanaan safety stock
biasanya

tidak

dihiraukan,

dan,

sesungguhnya,

jangkauan

fungsional

dari

kebutuhan ini dalam ERP lemah.

Betapa serius hal ini dapat dipahami dari penghargaan nilai persediaan
dalam bisnis oleh sebuah bisnis, bahkan dalam perencanaan yang buruk.
Penghitungan yang cepat akan menunjukkan ukuran penghargaan dalam sebuah
bisnis yang menghasilkan ratusan dari jutaan Pound, menyimpan 8 minggu atau
lebih persediaan dimana efesiensi potensialnya dari pesanan, dapat dikatakan
sebesar %. Tetapi ada lebih lagi. Persediaan yang direncanakan dengan baik tidak
akan hanya menghasilkan disinvestasi dan penyimpanan dalam biaya finansial, hal
ini juga akan menghasilkan perbaikan dalam performansi pelayanan yang secara
langsung mempengaruhi garis bawah dan batas biaya hilangnya penjualan strategis
yang tidak dapat dihindarkan. Diluar rantai pasok itu sendiri, kesempatan ini
berhubungan langsung dengan penjualan dan keuangan. Hal ini mengejutkan
bahwa tambang kesempatan yang besar ini dibiarkan begitu saja.
Kesenjangan Fungsional
Beberapa ERP mempunyai kemampuan perencanaan persediaan yang belum
sempurna, ERP ini tidak menyediakan transparansi, perencanaan persediaan yang
ilmiah, dan optimisasi. ERP ini tidak mempunyai peralatan yang memungkinkan
para manajer logistik atau perencana untuk mengerti dengan cukup jelas dan rinci

25

dimana dan apa operasi mereka: dimana inefisiensi terjadi, bagaimana biaya
dapat dipotong, bagaimana memperbaiki performansi.
Jadi, walaupun investasi dalam software ERP untuk rantai pasok besar,
banyak perusahaan dengan distribusi yang intensif, menderita karena beragam
persediaan yang buruk (persediaan dan tempat yang salah) yang diakibatkan oleh
kemampuan pemodelan persediaan yang lemah. ERP dan banyak rantai pasok
cocok untuk memodelkan rantai pasok secara deterministik. Mereka menentukan
peramalan dan mengembalikan peramalan pada banyak rantai pasok sebagaimana
rencana distribusi dalam jenis proses MRP. Tetapi prediksi deterministik mempunyai
masalah. Pemrediksian permintaan dilakukan seakurat pemrediksian persediaan
pada pasar. Dari hari ke hari, anda akan banyak berhenti, terutama saat menangani
pencampuran beragam produk yang besar. Seberapa jauh perhentian tergantung
pada permintaan dan juga pasokan. Kesalahpahaman dari elemen-elemen ini akan
mengakibatkan tersedianya persediaan tetapi tidak berpengaruh pada tingkat
pelayanan secara proporsiaonal: salah pengabungan.
Dengan melakukan peramalan, sebuah pendekatan biasanya digunakan,
adalah baik tetapi hal itu hanya akan menyelesaikan sebagian masalah. Pemodelan
yang lebih lanjut dari kondisi ketidakpastian untuk menghitung tingkat safety stock
yang dapat diandalkan diperlukan untuk menjaga persediaan tetap rendah, pada
satu sisi, dan memperbaiki performansi tingkat pelayanan di sisi lain. Dalam kondisi
bisnis yang sulit, kemampuan pemodelan persediaan ERP dan residen tidaklah
cukup. Situasi ini termasuk, sebagai contoh:
-

Dibutuhkan tingkat pelayanan konsumen yang tinggi (98% atau lebih);

Pergerakan aliran produk yabng lambat (makin bertambah bahkan dalam CPG);

Siklus hidup produk yang pendek atau produk yang berubah sesuai fashion;

Rentang hidup produk pendek;

Rantai distribusi dengan multiple level.

Bagian analisis yang tertinggal dalam ERP dan sistem rantai pasok adalah
permintaan statistik yang kuat dan pemodelan pasokan. Dengan memahami
rentang hasil yang mungkin terjadi dan fungsi statistikya adalah penting untuk
kesuksesan optimisasi persediaan.
Rintangan untuk Melangkah Maju
Jadi, selain implementasi ERP yang mahal, perusahaan akan mengalami:
-

Persediaan barang jadi agregat yang berlebihanan tetapi tingkat pelayanannya

tidak cukup.

26

Tekanan dari konsumen retail yang kuat utntuk tingkat pelayanan yang lebih
tinggi.

Tingkat intervensi manual atau dengan percepatan untuk mengatasi persediaan

kekurangan.

Persediaan menjadi usang.

Usaha untuk menyeimbangkan harapan pelayanan konsumen dan tujuan umum

perusahaan.

27

PELAKSANAAN (IMPLEMENTASI) ERP DAN REENGINEERING

PROSES BISNIS PADA UNIVERSITAS KECIL
Implementasi ERP pada sistem pengajaran perguruan tinggi dan universitas kecil
mengajarkan tentang pelatihan reengineering. Implementasi sistem perencanaan
sumber daya perusahaan (ERP = Enterprise resource planning) sering memerlukan
pengorganisasian untuk merubah keberadaan bisnis dalam penerapan sistem baru
yang sesuai. Perguruan tinggi dan universitas kecil seperti University of WisconsinSuperior (UWS) menghadapi tantangan dan kesempatan

yang spesifik ketika

mengimplementasikan

pelajaran

sistem

ERP.

UWS

mendapatkan

berharga

mengenai pelatihan bisnis reengineering saat pengimplementasian administrasi

siswa

dengan

People-Soft

Student

Administration

(SA),

sebagian

besar

pembelajaran dapat dipakai pada perguruan tinggi dan universitas kecil lainnya
dimulai dari proyek ERP yang mereka miliki.

LATAR BELAKANG
UWS adalah pergutuan tinggi kecil seni liberal (liberal-arts college) di
Wisconsin utara dengan sekitar 2,700 mahasiswa, perguruan ini adalah satu dari
13 jurusan four-year di sistem universitas Wisconsin. UWS membangun sistem
warisan yang dibangunnya pada Unisys A-Series mainframe pada tahun 1980an,
dengan beberapa tambahan utama yang diimplementasikan pada 1990an. SIS
mendukung regristrasi, penilaian, penagihan yang diotomatiskan, auditing derajat
tingkatan, dan peminjaman langsung. Oleh karena kepemilikan sistemnya alami,
hanya fakultas, penasehat dan staff administrasi yang dapat mengakses sistem
tersebut. SIS juga tidak bisa menangani peningkatan permintaan untuk web-based
pelayanan mahasiswa dan untuk melaporkan end-user.
Pada tahun 1998 sistem Universitas Wisconsin memperoleh lisensi sistem
yang luas untuk digunakan oleh PeopIeSoft SA.. Kampus UWS memulainya dengan
mengimplementasikan modul pendaftaran, yang mana calon mahasiswa jurusan
dan mahasiswa yang mempunyai status pendaftar. Modul ini dimulai pada musim
semi 2000. Sebuah modul dokumen mahasiswa, digunakan untuk

tracking

dokumen mahasiswa, menggolongkan, dan membagi dalam kelaskelas, berawal

dengan menyelenggarakan registrasi pada musim semi 2000, dan

secara penuh

dijalankan pada musim gugur 2000. Dua modul sisanya, pembayaran ongkos kirim
mahasiswa,

pembayaran

mahasiswa,biaya

pertolongan,

mengatur

pinjaman

28

mahasiswa, uang bantuan, dan pinjaman langsung, juga mulai dijalankan pada
musim gugur 2000
Berdasarkan tujuan awal, sistem ini sesuai jadwal dan berada dalam
anggaran, proyek ini dikatakan sukses. Meskipun begitu, tidak setiap bagian dari
proyek berjalan sesuai rencana. Pengimplementasi banyak mendapat pelajaran
berharga dari prosesnya. Sebuah tantangan besar yaitu berhadapan dengan
perubahan untuk praktek bisnis dimana kampus telah mengembangkan disekitar
sistem warisan mulai tahun 1980an.
SA adalah sebuah paket configurable. Meskipun begitu, SA membawa
banyak kemampuan bisnis yang dipekerjakan oleh sistem yang lain, biasanya besar,
sekolah yang tidak bisa dimodifikasi. Banyak perubahan pada sistem asli harus
ditinjau dan diuji secara menyeluruh bilamana sewaktuwaktu suatu tambahan
atau suatu upgrade diterapkan.
Kampus harus terlebih dahulu menerima cara baru beroperasi, mengabdopsi
banyak dari proses baru seperti mungkin mengambil keuntungan penuh dari sistem
baru dan untuk meminimasi kerumitan dari perawatan yang dilakukan berulang
ulang. Pelatihan bertujuan agar end-user tidak hanya terdapat pada sistem baru
tetapi juga pada cara baru pada pengoperasiannya.
THE IMPLEMENTERS
Keputusan untuk mengimplementasikan People-Soft SA ditentukan oleh
panitia acara dimana meliputi manajemen utama dari universitas dan pemimpinpemimpin universitas dari kantor pelayanan.
Pembantu rektor menunjuk kepala administrasi sistem informasi (AIS =
Administrative Information Systems) sebagai pemimpin proyek. Empat tim inti
implementasi dihadapkan bersama, salah satunya berasal dari siswa kantor
pelayanan. Tim perijinan terdiri dari perwakilan AIS, dan dua orang dari kantor
perijinan. Dua orang pekerja AIS, dua dari kantor pendaftaran dan satu orang dari
kantor

pertimbangan

membentuk

daftar

siswa

yang

tergabung

dalam

tim

implementasi. Tim keuangan meliputi satu pekerja AIS dan dua berasal dari kantor
bendahara. Tim implementasi bantuan keuangan meliputi satu pekerja IT dan dua
orang berasal dari kantor bantuan keuangan. Masing-masing pengawas kantor dan
banyak peserta cross-functional (dengan fungsi silang) juga menjadi anggota
penting tim ini.

29

DATA DAN INFORMASI YANG MENINGKAT

Pengguna administratif dengan cepat menemukan bahwa waktu yang
diperlukan untuk memasukkan data meningkat secara signifikan dalam sistem
baru. Mengingat sistem yang terdahulu telah menggunakan satu atau dua tampilan
entry data utama dan telah melayani selusin atau lebih field yang berbeda, sistem
yang baru menuntut pengguna dapat menavigasikan melalui lima hingga sepuluh
tampilan untuk menyelesaikan proses yang sama. Sistem yang baru menangkap
banyak data dalam database relasional ini, terdiri dari selusin bahkan ratusan tabel.
Dengan begitu menuntut pengguna untuk menavigasikan melalui berbagai tampilan
dan dan mengisi begitu banyak field. Memasukkan aplikasi mahasiswa memerlukan
waktu satu sampai dua menit dalam sistem yang terdahulu. Memasukkan sebuah
aplikasi dalam SA dapat dua kali lebih lama. Dalam sisi positif, waktu ini menurun
sekitar empat hingga enam menit ketika kantor pendaftaran pertama memulai
menggunakan sistem baru ini hingga sekitar 2 hingga 3 menit.
Berdasarkan jumlah tabel yang banyak dan kebutuhan akan keakuratan data
dalam sistem baru, pengguna sekarang harus mereview berbagai pengecualian
dalam mengedit laporan. Staf IT kampus telah menulis berbagai laporan untuk
mencari duplikasi record, dan data yang tidak valid serta tidak masuk akal. Sebagai
contoh, suatu laporan menampilkan alamat yang tidak lengkap ketika satu atau
lebih field alamat hilang, seperti kode ZIP. Laporan lain membantu untuk
memverifikasi bahwa semua mahasiswa memiliki setidaknya satu alamat aktif yang
masuk dalam database. Hal ini membutuhkan waktu untuk mereview laporan ini
dan membuat koreksi yang diperlukan terhadap data dalam sistem. Mereka yang
tertarik untuk menangani implementasi ERP harus merencanakan untuk untuk
menghabiskan waktu tambahan untuk mereview beberapa laporan dan membuat
koreksi yang tepat pada data tersebut.
Laporan yang dihasilkan dari SIS yang terdahulu tidak selalu dapat ditiru
dalam sistem yang baru. Faktanya, staf administratif bersama dengan staf IT
kampus mendesain ulang banyak laporan untuk menarik keuntungan dari data
tambahan yang sekarang sedang dikumpulkan oleh SA dan dari kemampuan
reporting yang lebih besar dari yang disediakan sistem, seperti cross tabs dan
chart. Beberapa data tidak lagi ditampilkan dalam format yang sama. Sebagai
contoh, suatu laporan terdahulu dari mahasiswa yang telah terdaftar. Laporan
menunjukkan satu baris tiap mahasiswa, menggunakan empat kolom, untuk dua
matakuliah pokok pertama dan dua matakuliah tambahan pertama. SA tidak
memiliki batasan jumlah matakulian pokok dan tambahan yang dapat diambil
mahasiswa. Meskipun demikian, hal ini membuat suatu keinginan untuk mendesain

30

ulang laporan untuk mendaftar setiap matakuliah pokok dan tambahan dalam
sebuah baris baru. Pengguna akhir mendesain ulang banyak laporan dalam suatu
cara untuk menggabungkan informasi dari dua atau lebih listing terdahulu,
demikian mengurangi jumlah keseluruhan laporan. Pelaksana masa depan dari
sistem ERP seharusnya merencanakan untuk mereview dan mendesain ulang
semua laporan terdahulu untuk mengambil keuntungan dari sistem baru.
Meskipun pengguna administratif sekarang menggunakan banyak tampilan
dan memasukkan banyak data, data baru ini membantu untuk menghasilkan
laporan yang bermanfaat dan akurat untuk manajemen universitas pada berbagai
level dan bagi Sistem Universitas Wisconsin, sebuah otoritas pusat dalam kampus
tersebut. Karena pengguna administratif menjadi lebih nyaman dengan sistem baru
dan lebih lancar dengan tampilan dan proses yang baru.
PEMBAGIAN DATA
User administratif dari administrasi, pencatat/pendaftar, bendahara, dan
kantor

bantuan

keuangan

mematuhi/memperhatikan

harus

anggota

lain.

mengubah
Ketika

cara

SIS

operasi

dengan

menetapkan

sejumlah

kemampuan pembagian data, SA membawa pembagian data ke level yang lebih

tinggi dalam perusahaan. Alamat calon murid, dimasukkan di kantor administrasi,
akan dapat dilihat oleh tiga kantor yang lain dengan cepat. Hal ini memiliki
penerapan yang signifikan di kantor lain. Contohnya, masukan yang salah dalam
kolom alamat akan menghalangi murid menerima surat penting dari pendaftar
kantor. Perekaman yang tidak lengkap dari murid pindahan dari sekolah lain akan
menghalangi murid dalam bersaing untuk bantuan keuangan jenis tertentu.
Pengaksesan terhadap masukan data menjadi hal yang penting, sebagai titik
dimana kebanyakan data demografis tercantum. Alamat yang dimasukkan pada
titik ini dapat digunakan untuk mengirimkan surat pemberitahuan yang penting
seperti tenggat waktu registrasi dan informasi biaya perkuliahan. Pengejaan yang
benar dari nama murid digunakan nantinya untuk membuat pencatatan murid
dalam pelayanan Web, Web portal, dan e-mail account.

Pelayanan web mampu

memberikan akses untuk registrasi, mengecek kelas, transkrip secara tidak resmi,
derajat audit, dan data murid lainnya. Web portal digunakan sebagai bagian dari
kelas. E-mail account sering digunakan untuk komunikasi penting dari dosen
penasehat, instruktur, dan staf administrasi. Merubah pengejaan nama account
yang tidak benar akan memakan waktu proses yang lama.
Memasuki akses kantor juga perlu mentransfer kredit dan data GPA penting
dalam menentukan murid yang pantas masuk dalam klasifikasi, jumlah bantuan

31

finansial yang murid terima, dan kumpulan kelas dimana dapat memenuhi syarat
untuk menjadi anggotanya. Pemindahan yang terlambat dari dokumen murid,
misalnya karena transkrip yang salah penempatan, dapat menghindari murid dari
registrasi online.
PENCATATAN RANGKAP (DUPLICATE RECORD)
SIS memberikan toleransi terhadap pencatatan rangkap. Beberapa data
mahasiswa disimpan dalam dua tabel, sehingga ketika ditemukan pencatatan
ganda, maka akan sulit menggabungkan dua catatan dalam satu tabel dan
beberapa catatan dalam tabel yang lain. SA (student Administration) memberikan
toleransi yang tidak begitu luas dalam hubungannya dengan pencatatan rangkap
ini. Database yang berhubungan dengan sistem ERP ini kemungkinan besar
membutuhkan modifikasi beberapa tabel untuk menggabungkan dua catatan
mahasiswa, dan mengeliminasi pencatatan rangkap.
Staff Administrasi dan IT harus mendesain proses untuk menemukan
pencacatan rangkap dan mengeliminasinya. Beberapa data mahasiswa diambil
melalui telepon, dan kemungkinan kesalahan mendengar nama serta alamat
mahasiswa dapat terjadi. Oleh karena itu, pencatatan rangkap mungkin sekali
terjadi. Karena data yang masuk tidak terjadi terus-menerus dan jumlah data yang
masuk banyak (ribuan data tiap waktu pada kampus yang sama), maka Staff
Administrasi dan IT sepakat untuk menerima pencatatan rangkap. Mereka
menemukan beberapa masalah ketika data tersebut digunakan sebagi syarat untuk
memasuki sekolah dan memberikan data yang akurat dalam bentuk dokumen.
Staff IT merancang suatu laporan pemeriksaan pengecualian yang mencoba
untuk mencocokkan nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan nomor jaminan sosial
dengan beberapa kombinasi untuk memeriksa sebanyak mungkin pencatatan
rangkap yang terjadi. Laporan ini tidak dapat menemukan semua pencatatan
rangkap, seperti salah mengeja nama dan format alamat yang tidak sama. Selain
itu, data calon tidak diharuskan menyediakan nomor jaminan sosial. Oleh karena
itu, laporan tersebut tidak dapat diandalkan untuk mengeliminasi pencatatan
rangkap.
Staff IT kampus mengimplementasikan third-party sytem, FirstLogic, dimana
format alamat sesuai dengan aturan kode pos ketika data dimasukkan ke dalam
sistem. Keuntungan lainnya adalah sistem ini membantu menemukan pencatatan
rangkap dengan membuat suatu adress field yang sesuai. Misalnya, laporan
penemuan pencatatan rangkap dapat mengalami kesalahan dua data karena kata
street

ditulis St pada suatu pencatatan alamat dan kata street

pada

32

pencatatan lainnya. Firstlogic mengganti semua variasi kata street dengan St

pada setiap pencatatan. Dengan demikian, laporan dapat menemukan pencatatan
rangkap lainnya.
DIMENSI WAKTU PADA DATA
SIS merekam informasi terkini tentang para mahasiswanya. SIS hanya
mempunyai data tentang mailing terakhir dan alamat tetap, dan direkam hanya
oleh latest major. SA brefungsi untuk menambahkan dimensi waktunya. Sebagai
contoh, nama dan alamat mahasiswa diberikan label dengan tanggal yang sesuai.
Layar legasi membutuhkan input data dari operator untuk menjelaskan informasi
yang disimpan. Sistem itu membutuhkan penyisipan baris data.
Kebanyakan entri tanggal adalah berupa hal yang pasti, sedangkan
beberapa informasi lainnya membutuhkan analisis seksama. Contoh, jika seorang
mahasiswa keluar dari suatu semester lebih awal, maka persentase biaya dari kelas
yang ditinggalkan tersebut pasti akan berubah. Bagaimanapun, tanggal yang
digunakan pada saat mahasiswa tersebut keluar harus diteliti seksama. Jadi yang
dicantumkan adalah data pada saat mahasiswa tersebut keluar secara resmi. Bukan
tanggal pada saat mahasiswa tersebut mengisi formulir pengisian data di SIS.
LEGACY DATA
Tidak semua data yang terdahulu dapat dipindah ke sistem yang baru
dengan mudah.Karena SIS tidak mempunyai dimensi data. Jadi data terdahulu
harus dibuat ulang secara manual. Sebagai contoh, staff pembantu administrasi
harus memasukkan nama mata pelajaran dan tanggal ketika mata pelajaran
tersebut diubah. Mereka juga harus mengkoreksi data yang sudah pasti tentang
perputaran mahasiswa.
PELAYANAN BERBASIS WEB
SA memungkinkan didapatnya berbagai pelayanan melalui Web. Mahasiswa
bisa mendaftar ingin masuk ke kelas apa saja dngan menggunakan E Hive, sebuah
layanan berbasis Web. Karena kebijakan sekolah, periode pendaftaran mahasiswa
biasanya ditentukan berdasar klasifikasi: senior bisa mendaftar sebelum yunior,
yunior sebelum mahasiswa tingkat dua, dan mahasiswa tingkat dua sebelum
mahasiswa baru. Karena itu mahsiswa harus log in untuk memeriksa tanggal dan
waktu kapan mereka mendaftar.
Setelah mereka memenuhi persyaratan pendaftaran, mereka bisa memilih
kelas apa saja yang mereka ikuti dan mulai melakukan registrasi awal. Bisa saja

33

suatu kelas tidak dapat menampung jumlah mahasiswa yang mendaftar atau ada
beberapa mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan. Mungkin juga mahasiswa
tersebut belum membayar denda parkir atau iuran perpustakaan. contohnya.
Sistem mencek persyaratan, pendaftaran yang sedang berlaku, dan kapasitas kelas
tersebut, juga mengonfirmasikan pendaftaran atau penolakan pendaftaran dan
menyediakan petunjuk bagaimana mengatasi masalah tersebut.
Servis berbasis Web, memerlukan redesain cara mahasiswa mendapatkan
akun. Dimasa lalu, mahasiswa mendaftar pada orang yang bertugas di kantor
registrasi dan menerima akun email setelah registrasi pertama mereka. Dengan SA,
mahasiswa harus memiliki akun sebelum mereka dapat mendaftarkan diri secara
online akun yang dimaksud bukan akun email sederhana. Akun yang baru
memungkinkan akses ke pengenalan SA berbasis web (registrasi, melihat nilai, dan
transkrip tidak resmi), Web Portal (untuk aktifitas kelas yang spesifik), dan e-mail.
Staf IT kampus, mendesain sebuah proses untuk membuat hanya satu akun untuk
tiga tipe servis tersebut, namun tetap memerlukan sinkronisasi detail password dan
perubahan akun pada tiga sistem tersebut.
UWS adalah salah satu sekolah di AS yang menggunakan SA berbasis web.
Pada perilisan pertamanya, diperlukan beberapa modifikasi. Contohnya, staf

IT

kampus harus menjelaskan kembali pesan-pesan tidak jelas yang ditampilkan

sistem dan memodifikasi cara tampilan informasi muncul di layar. Perilisan
berikutnya dari vendor, dengan sebelumnya memperbaiki defisiensi perkenalan.
Pengimplementasi harus siap mengoreksi kesalahan dalam sistem ERP pada
perilisan versi pertamanya. Bertanya pada user sesegera mungkin saat mereka
menemukan masalah dapat mempercepat perbaikan pula.
MAINTENANCE
Vendor ERP memberikan perbaikan dan Upgrade sistem, dan tidak terkecuali
SA. Setiap perubahan yang terjadi pada sistem membutuhkan pengujian yang
seksama untuk meyakinkan bahwa fungsi yang terpengaruh tidak merubah
operasionalnya. Sekolah biasanya membuat modifikasi untuk membetulkan fungsi
yang tidak dapat diterima atau menambahkan fungsi yng sebelumnya tidak ada
pada sistem tersebut. Saat perbaikan atau Upgrade sistem, modifikasi ini harus
diperiksa ulang, diaplikasikan, dan dilakukan pengujian. Oleh karena itu modifikasi
sebenarnya tidak diinginkan karena merupakan maintenance yang rumit.
Sekolah bisa melakukan perbaikan dan Upgrade sistem secara berkala,
minimal 3 bulan sekali.

34

Pegawai

administrasi

harus

memilih

penguji

yang

handal

dan

mengalokasikan waktu kapan meraka bisa menguji sistem tanpa ada gangguan
operasi. Pertama, pegawai UWS IT mencoba mengaplikasikan perbaikan dan
Upgrade sistem pada beberapa laptop yang merepresentasikan salinan yang
lengkap dari SA dengan database versi yang paling akhir ada. Kegiatan tadi bisa
disebut juga dengan uji lingkungan. Kemudian pengguna administrasi dapat
meminjam laptop tersebut. Karena perbaikan dan Upgrade sistem biasanya harus
diaplikasikan secara tepat, maka pengujiannya akan memakan waktu yang sangat
lama. Pelaksana dari UWS mencoba menyelesaikan semua pengujian tadi dalam
waktu seminggu setelah perbaikan diaplikasikan pada uji lingkungan.
Untuk melakukan perbaikan sistem, staff IT harus mematikan dulu sistem
tersebut. Staff IT UWS menetapkan bahwa waktu yang terbaik untuk memperbaiki
sistem adalah selama akhir pekan. Hal tersebut akan meminimasi interupsi pada
Web dan layanan SA serta dapat memberikan waktu untuk recovery sebelum hari
Senin. Staff pembantu administrasi UWS biasanya datang pada saat akhir pekan
untuk menyelesaikan tugas yang belum selesai. Jadi staff IT UWS harus
mengkoordinasikan dulu dengan semua pegawai administrasi pada saat ingin
mematikan sistem. Staff IT akan memberitahukan melalui email kepada seluruh
kampus tentang kapan sistem itu dimatikan dan apa antisipasinya.
Sedangkan jika kita melakukan upgrade sistem, maka akan mempengaruhi
fungsi pelayanan secara signifikan. Pemakainya mungkin harus mengikuti pelatihan
untuk versi baru sistem, karena ada berbagai fitur dan cara baru untuk
mengoperasikannya.
Proyek ERP dapat meningkatkan turnover karyawan. Pelaksana sebaiknya
melakukan pelatihan untuk pemakai sistem dengan pengajar dari staff IT. Hal ini
akan membantu untuk mengurangi turnover karyawan. Akan tetapi, seorang
programmer sistem pergi selama implementasi, dan seorang ahli keuangan
dipindahkan ke departemen yang lain mengikuti implementsi. Suatu review tentang
retensi kebijakan dapat membantu untuk tetap mempertahankan staff yang
bernilai.
KEBIASAAN SEKOLAH
Database ERP menyediakan data mengenai setiap orang yang memiliki
nomor identitas yang unik. Walaupun pengguna dapat mencari seseorang dalam
suatu sistem dengan menggunakan nama terakhir dan nama pertama, identitas
yang unik merupakan salah satu langkah pasti untuk menempatkan siswa atau
pekerja dalam suatu daftar. Karena UWS mengawasi kedua-duanya baik siswa

35

maupun pekerja dalam SA, pengguna bagian administrasi harus belajar untuk
membedakan antara keduanya.
Walaupun nomor akan mengenali seseorang dalam kampus, bukan berarti
kebiasaan dalam kampus akan berubah. Sekarang ini, ID yang unik digunakan
dimana-mana, tetapi pelaksana pada designed mailing UWS dan komunikasi
dengan

siswa

lainnya,

staff

pengajar, staff

lainnya

secara

personal

yang

menyampaikan kebiasaan dari kampus tersebut. Untuk membantu mengurangi

keresahan selama pendaftaran melalui Web, kantor pendaftaran melakukan
pendaftaran per orang untuk siswa-siswa yang tidak menginginkan daftar secara
online. Pengukuran ini, diantara lainnya, membantu kampus untuk mempromosikan
sistem ini, selain mengurangi kepenatan dan keresahan.
PELAJARAN YANG DIDAPAT
Tantangan

utama

dalam

proses

bisnis

reengineering

adalah

untuk

melupakan cara tradisional dalam mengerjakan sesuatu dan memiliki pikiran

terbuka terhadap fungsi-fungsi yang ditawarkan SA. Kebanyakan dari fungsi
tersebut mengembangkan cara suatu kampus beroperasi, meskipun sebagian kecil
dari fungsi tersebut tidak sesuai dengan kampus kecil kami. Sebagian dapat
disusun kembali, tapi user harus bisa menyesuaikan yang tak bisa disusun ulang.
Menerapkan sebuah sistem ERP pada kampus kecil memberikan tantangan
sebagaimana kesempatan. Staf yang berskala kecil dan kompensasi rendah
menambah kesulitan penerapan ERP tersebut. Tentu saja sebuah kampus kecil juga
berarti memiliki alur laporan yang pendek dan staf yang serbaguna. Faktor ini harus
digunakan demi kebaikan untuk penerap lainnya pada kampus yang kecil pula.
Keputusan tentang perubahan proses, pengiriman staf untuk mengikuti
training, atau mengatur penerapan jadwal dapat dibuat lebih cepat pada kampus
kecil. Konsultan tetap diperlukan, namun jumlahnya dapat diminimasi dengan
member kesempatan kepada staff serbaguna i . Staf internal juga harus memiliki
kewenangan tambahan untuk membuat keputusan.
Kampus kecil dapat menjaga grup implementasi mereka tetap kecil dan
menganjurkan training silang. Dengan cara ini, user administrative menjadi lebih
peka pada bagaimana kerja mereka mempengaruhi lainnya dan bersikap proaktif
dalam menyesuaikan sistem yang baru.
Terutama,

penting

untuk

kampus

kecil

dalam

menyesuaikan

proses

bisnisnya kepada sistem baru dibandingkan dengan menyesuaikan sistem untuk

masuk pada praktek yang telah berjalan. UWS memilih untuk mengaplikasikan
sesedikit mungkin penyesuaian, sebagaimana staf IT universitas diberi beban

36

terlalu banyak dengan tugas yang telah ada sehingga tidak dapat melakukan
maintenance tambahan.
Yang penting, komunitas masyarakat termasuk fakultas, mahasiswa, staf
administrative, dan top manajemen- harus diberi tahu bahwa sistem yang baru
harus memerlukan perubahan dalam bagaimana memasukkan data dan menerima
informasi. Sebuah sistem administrasi mahasiswa baru sepertinya akan punya
pendaftaran mahasiswa untuk kelas-kelas dan menerima nilai dari web.
Fakultas harus disiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas dan
memasukkan nilai mahasiswa pada Web. Staf administrasi, harus menyiapkan diri
untuk mereview laporan lebih banyak, memasukan data yang lebih banyak pula,
dan menghabiskan waktu lebih banyak.
Pengguna dari sistem baru di UWS harus mempelajari banyak istilah baru.
Contohnya, screen disebut panel; a date specific entry : baris; shortcut pada panel
tertentu : favorit. Pengimplementasi menemukan bahwa mengunakan istilah baru
secara eksklusif akan sangat berguna selama sesi kampus training untuk
membantu proses transisi. Istilah baru akan menjadi sangat familiar setelah
beberapa bulan pertama.
Pengimplementasi

menemukan

bahwa

banyak

proses

bisnis

yang

memerlukan reengineering, setelah sistem berjalan. Karena kampus berukuran

kecil dan sistemnya sangat besar dan kompleks, percobaan yang berjumlah
terbatas harus dilaksanakan. Dalam proyek ERP, sangat krusial untuk menjadi
proaktif dan menyelesaikan sebanyak mungkin reengineering proses bisnis sebelum
sistem berjalan. Calon implementer harus berencana untuk menggandakan kasus
percobaan dan untuk reengineering proses bisnis yang signifikan.
Banyak perubahan pada proses bisnis memerlukan kantor administrative
untuk menadapatkan data lebih

banyak menggunakan entry lebih banyak pada

layar, dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memasukkan data dan
mereview

laporan.

Calon

pengimplementasi

harus

berencana

untuk

memperkerjakan staf tambahan sementara untuk membantu selama proses

implementasi. Staf tambahan tersebut juga harus disiapkan untuk menghadapi
area yang penuh dengan tegangan akibat perubahan yang terjadi karena sistem
baru.
Memilih sistem paling fleksibel dan personel dengan rangking tertinggi untuk
menjamin reengineering proses bahwa cara baru dalam menjalankan bisnis
diterima dan direncanakan untuk itu. Peringkat tinggi dari personel mengakibatkan
penerimaan yang cepat pada perubahan ini dan implementasi yang berjalan sukses
pada kantor secara berturut-turut. Tidak semua proses akan di reengineer untuk

37

waktu yang akan datang. Beberapa masalah akan ditemukan setelah sistem
berjalan. Dalam kasus tersebut, pengimplementasi harus bisa untuk meletakkan
segala sesuatu pada tempatnya dan mengimplementasikan perubahan yang cepat
pada pemulihan proses dalam usaha awal reengineering.

38

Tantangan utama dalam proses reengineering bisnis adalah untuk melupakan cara

tradisional untuk melakukan sesuatu dan membuat pikiran terbuka tentang fungsi baru yang
ditawarkan SA. Banyak dari fungsi ini mengembangkan cara kampus beroperasi, meskipun
beberapa tidak cocok untuk kampus kecil kami yang sangat baik. Beberapa dapat dikonfigurasi
ulang, tetapi pemakai harus lebih dulu melakukan penyesuaian ke yang tidak bisa dilakukan.
Penerapan sistem ERP dalam kampus kecil memberikan tantangan seperti halnya kesempatan.
Staff yang kecil dan kompensasi kecil menambahkan kesulitan dalam implementasi tetapi
kampus kecil juga berarti bentuk pelaporan pendek/singkat dan staff yang cakap dalam
beberapa hal. Penerapan lain pada kampus kecil harus menggunakan faktor ini untuk
keuntungan mereka. Keputusan mengenai proses perubahan, mengirim staff untuk pelatihan,
atau mengatur jadwal penerapan dapat dibuat lebih cepat pada kampus kecil. Konsultan akan
diperlukan, tetapi jumlahnya dapat diminimumkan dengan jumlah staff yang cakap dalam
beberapa hal.
Kampus kecil dapat menjaga pelaksanaannya grup kecil dan mendorong pelatihan
silang. Dalam cara ini, pengguna administrasi akan menjadi lebih tahu bagaimana sistem ini
bekerja mempengaruhi yang lain dan proaktif dalam praktek merubah bisnis untuk menjadi
sistem baru yang cocok.
Sangat penting khususnya untuk kampus kecil untuk mengatur proses bisnis ini
menjadi sistem baru yang cocok daripada mengkostumisasi sistem menjadi cocok dengan
praktek yang ada. UWS memilih untuk melaksanakan sangat sedikit kustomisasi, seperti staff
IT universitas yang sudah melebihi batas dengan tugas yang ada dan tidak dapat melakukan
perawatan tambahan. Komunitas kampus termasuk fakultas, mahasiswa, staff administrasi,
dan manajemen atas diinformasikan bahwa sistem baru akan memerlukan perubahan
bagaimana memasukkan data dan menerima informasi. Sistem administrasi mahasiswa baru
akan mungkin sekali memiliki mahasiswa yang mendaftar untuk kelas dan menerima grades
dalam web. Fakultas harus mempersiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas
dan memasukkan grade mahasiswa dalam web. Staff administrasi harus mengharapkan untuk
mengulas beberapa laporan, memasukkan beberapa data, dan menghabiskan lebih banyak
waktu juga. Pengguna sistem baru pada UWS memperoleh pelajaran dalam banyak istilah
baru. Pengaplikasian ini berguna untuk menggunakan istilah baru selama sesi pelatihan dalam
kampus untuk membantu proses transisi. Istilah baru ini menjadi lebih familiar setelah
beberapa bulan pertama.
Karena kampus ini sangat kecil dan sistem sangat besar dan kompleks, jumlah
pengujian yang terbatas adalah yang terpenuhi. Menjadi proaktif dan lengkap seperti beberapa
proses reengineering bisnis sangat mungkin sebelum sistem meninggalkan tempat yang
penting dalam proyek ERP. Aplikasi ke depan yang harus direncakan untuk kasus berbagai
macam tes dan untuk proses reengineering bisnis yang signifikan.
Banyak orang di beberapa kampus yang mengiplementasikan ERP akan merealisasikan
manfaat dari sistem yang baru. Pengaplikasi harus perhatian pada manfaat atas seluruh biaya
yang diaplikasikan pada sistem baru.

Proyek implementasi sistem harus meningkatkan hubungan publik yang baik. Pengaplikasi
mungkin mendapatkan diri mereka sendiri sendiri menjual sistem kepada peserta yang segan
dan pengguna akhir. Pengguna itu menolak terhadap perubahan dan teknologi secara umum
dan akan merasa marah. Pengaplikasi dapat membantu mereka dengan sabar. Pengaplikasi
harus mencoba untuk melibatkan semua grup dalam kampus untuk memastikan penerimaan
sistem dan usaha reegineering.
Aplikasi ERP sering menyingkirkan posisi administrasi, tetapi dalam kampus kecil bahwa
hal ini tidak harus menjadi masalah. Pengetahuan ini harus membantu mengurangi stress dari
banyak peserta yang segan. Sebagai tambahan, sistem sangat meningkatkan kemampuan
administrasi. Bagaimanapun juga kemampuan administrasi yang ada dan staff IT akan
diperlukan untuk meningkatkan secara signifikan untuk menggunakan sistem secara efektif.
Akhirnya, kampus harus memilih mengaplikasikan sistem ERP untuk merealisasikan fitur
terbaik mereka. UWS hanya memulai untuk pendekatan tahap ini, tetapi banyak keuntungan
akan menjadi jelas :
1. Mahasiswa

sekarang

dapat

mengakses

pelayanan

berbasis

web,

membolehkan

administrasi mendukung staff untuk menyediakan lebih banyak waktu untuk aktivitas
yang lain. Mereka dapat mendaftarkan untuk kursus secara instant dan melihat efek
kursus ini terhadap kemajuan mereka dengan menggunakan audit online.
2. Penasehat sekarang mempunyai akses online untuk daftar orang yang dinasehati.
Mereka juga dapat menjalankan audit dan transkrip untuk memonitor kemajuan orang
yang mereka nasehati.
3. Instruktur dapat memilih untuk menerima daftar nama kelas secara online. Mereka juga
dapat memasukkan grade final dengan menggunakan sistem baru.
4. Dapat dimengerti, laporan kertas yang diprint out akan menjadi usang. Sistem baru
harus menghilangkan banyak tugas manual dan secara cepat memberikan informasi
sekarang secara akurat kepada mahasiswa, fakultas, penasehat, dan pembuat
keputusan universitas.
Kesuksesan dari pengaplikasian ERP pada UWS berasal dari dedikasi dan keahlian pengaplikasi
ini, dan untuk kesempurnaan dukungan berasal dari manajemen atas universitas dan UWS
(University of Wisconsin System). Kampus kecil yang lain dapat mengumpulkan tingkatan
dukungan ini dan sumber daya yang tepat dan diharapkan dapat meraih sukses yang sama
dalam implementasi ERP mereka.