.

1 HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PENGURUSAN

Sebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep pengurusan secara menyeluruh, eloklah
sekiranya seseorang itu memahami dengan lebih jelas tentang organisasi dan ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam
tentang konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan organisasi merupakan satu hubungan yang tidak dapat
dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu sama ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan
pengurusan atau pengendalian aktiviti-aktiviti organisasi.
1.1.1 Definisi Organisasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling
bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.
Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi: organisasi sebagai satu unit sosial,
penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain.
1.1.2 Organisasi sebagai Unit Sosial
Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi
peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi
menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama
daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari
segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.
1.1.3 Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja
Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai matlamat yang
dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan
aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang
tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah
disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan
berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi
dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan individu yang lain.
1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI
1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya, sebuah universiti
seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah
institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat
nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara
gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan masyarakat
awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang
mempunyai objektif tertentu.
2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika
dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat)
aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih
daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang
bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan.
Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di
bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang
mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.
4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan
sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah
organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan
nyata.
Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi. Penentuan sama ada
organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diseleng-garakan,
disusun, dan diamalkan.
1.3 APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?
Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang diterangkan di atas, masalah yang akan
timbul ialah bagaimana organisasi itu harus diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang
dirancangkan. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan,
pemprosesan, dan inventori hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.
Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan khususnya, yang telah gagal bukan
semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti
tidak ada persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan ramalan yang tidak tepat,
pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang mengelirukan.
Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:
1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi
dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
2. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai
matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.
Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua
definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:
1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu
aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.
2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu
antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk
kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).
1.4 PROSES PENGURUSAN
Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan
fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan
dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

1.4.1 Perancangan
Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat
perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:
1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan
matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau
peratusan keuntungan dan lain-lain.
2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan
(strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan
akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau
perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.
3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan
matlamat organisasi.
1.4.2 Penyusunan
Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur organisasi
menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki)
autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber
manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah,
dan faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program
kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.
1.4.3 Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna dalam
suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi
perhatian oleh pihak pengurusan.
1.4.4 Pengawalan
Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan;
masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat
kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.
1.5 MENGAPAKAH PENGURUSAN?
Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan
kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga
tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.
Kita pernah mendengar kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ". Pernyataan seperti ini
dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi, padahal kelemahan dan masalah yang
timbul itu berpunca dari semua pihak pada peringkat pengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan
kepada mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.
Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan
semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di
bawah tanggungjawabnya.
2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah
ditetapkan.
3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah
jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.
4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau
dengan serta-merta.
5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.
Aktiviti pengurusan berbeza mengikut tingkatan di dalam organisasi. Misalnya, pengurus atasan menggunakan kebanyakan
masa mereka di dalam perancangan jangka panjang, perhubungan awam, membuat dasar serta menganalisis perkaraperkara yang berlaku di persekitaran luaran. Pengurus pertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan yang
lebih di dalam penyelarasan dan pengawalan kerja pada peringkat operasi. Satu kenyataan yang harus kita terima ialah
pengurus lebih berhadapan dengan faktor-faktor yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal.
Misalnya, sumber selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkan sesuatu yang mesti dicapai
dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yang demikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu
dilaksanakan, pengurus memerlukan kepakaran, keyakinan, dan mempunyai kesabaran.
1.6 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI
1.6.1 Tingkat Pengurusan
Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam
organisasi. Perbezaan ini dapat dilihat di dalam rajah 1.1 hierarki pengurusan.
Rajah 1.1. Hierarki pengurusan
1.6.2 Pengurus Atasan
Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang
menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti
perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada
perubahan yang berlaku.
1.6.3 Pengurus Pertengahan
Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan
Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain.
1.6.4 Pengurus Bawahan

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus bawahan.
Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu
mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.
1.7 PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI
Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau kerajaan, ia diberikan
autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan
pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka
peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi.
Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:
1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.
2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
3. Peranan sebagai pembuat keputusan.
Rajah 1.2 di bawah ialah petikan daripada Henry Mintzberg, The manager's job: folklore and fact.
Rajah 1.2. Peranan pengurus
1.7.1 Peranan Penghubung Individu
Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang
dipunyai oleh beliau.
1.7.1.1 Sebagai orang terpenting. Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai
pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial.
Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus
pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil
dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab
sebagai seorang ketua yang dihormati.
1.7.1.2 Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka ia bertanggungjawab
ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai
pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu
sealiran dengan matlamat organisasi.
1.7.1.3 Sebagai pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan
pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat
dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.
1.7.2 Peranan Penyampai Maklumat
Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin
tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan
kakitangan di dalam dan pihak luar.

1.7.2.1 Sebagai pengawas. Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat.
Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung
dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.
1.7.2.2 Sebagai penyampai. Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari pihak luar.
Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada
kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai
kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan
maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.
1.7.2.3 Sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada mereka yang di
luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal
supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.
1.7.3 Peranan sebagai Pembuat Keputusan
Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang penting untuk membuat
keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu
tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini
untuk membuat keputusan tentang strategi unitnya.
Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:
1.7.3.1 Sebagai usahawan. Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan
persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk
mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau
beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti
barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah,
penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.
1.7.3.2 Sebagai pengawal gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah
mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam
kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya
mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang
berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat
meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.
1.7.3.3 Sebagai pembahagi sumber. Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus
bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus
itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap
sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan
rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting
sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang
dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.
1.7.3.4 Sebagai perunding. Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh,
pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan
kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan
diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk
mengadakan perundingan.

Kesepuluh peranan yang dibincangkan di atas amat susah untuk dipisahkan.

Rajah 1.3. Talian pengurus dengan sektor-sektor di dalam organisasi
1.8 KEMAHIRAN PENGURUS
Sebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi, membuat keputusan, dan berinteraksi
dengan orang lain. Sekiranya pengurus itu mencapai prestasi yang tinggi, ini bererti beliau telah berkesan melalui proses
yang tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorang pengurus itu, mereka yang tidak faham dengan pengertian
kemahiran atau kebolehan menganggap bahawa kemahiran teknik dan kemahiran pengurusan sama. Padahal kedua-dua
kemahiran itu dapat kita definisikan secara berasingan dan berbeza.
1.8.1 Kemahiran Teknik
Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu bidang. Contohnya, kemahiran dalam
bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan, dan pemasaran. Bidang-bidangnya memerlukan latihan sebelum dapat
menjalankan pekerjaan.
1.8.2 Kemahiran Pengurusan
Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan, penyelarasan, atau
pengawasan pekerjaan orang lain.
Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus itu berada dalam
organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan. Semakin rendah pangkat seseorang pengurus itu, semakin tinggi ia
memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada peringkat operasi.
Rajah 1.4. Hubungan antara kemahiran dengan pengurus
1.9 PENGURUSAN DAN PROSES PENGURUSAN
Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang mengendalikan sesebuah organisasi. Secara akademik definisi seperti ini
sangatlah terhad pengertiannya. Oleh kerana pengurusan itu bukannya individu atau sekumpulan individu, maka untuk
tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan
sumber untuk mencapai tujuan dan matlamat organisasi.
1.9.1 Empat Fungsi Pengurusan
Perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan merupakan empat fungsi asas pengurusan.
1.9.1.1 Perancangan. Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu menentukan terlebih
dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan
kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.
1.9.1.2 Penyusunan. Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan mengikut gabungan
yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat
kuasa, membahagikan unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.

1.9.1.3 Pengarahan. Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga pekerja untuk
mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di
dalam organisasi.
1.9.1.4 Pengawalan. Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan keputusan
dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul sekiranya berlaku kesisihan.
Bab-bab seterusnya akan membincangkan empat fungsi pengurusan dengan lebih mendalam.
1.10 PENGURUSAN SEBAGAI BIDANG SAINS ATAU SENI
Persoalan sama ada pengurusan itu dianggap sebagai satu bidang sains atau seni masih lagi pada peringkat perbincangan
dan perdebatan. Gulick menyifatkan pengurusan itu hanya dapat diakui sebagai bidang sains apabila:
1. Teorinya berkeupayaan untuk memberi panduan dan memberitahu pengurus tentang sesuatu keputusan yang mesti
diambil di dalam sesuatu keadaan.
2. Teorinya juga dapat menentukan akibat yang akan berlaku hasil tindakan pengurus.
Berdasarkan Gulick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni kerana keputusan yang diambil oleh pengurus
itu berdasarkan pandangan, pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiri dengan berpandukan maklumat yang terhad.
Kita mengakui bahawa sebahagian aspek pengurusan ada mengandungi ciri-ciri saintifik tetapi pada keseluruhannya
pengurusan kekal sebagai seni.
1.11 PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI
Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atau sehingga ke peringkat
atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan (Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus
bahagian (fungsi) yang mewakili bahagian masing-masing, perbincangan, perundingan, dan penyelarasan berhubung
dengan tugas, dan tanggungjawab dapat diadakan. Sebarang maklumat dari peringkat bawahan dapat disalurkan ke
peringkat atasan menerusi pengurus bahagian. Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan
bahagian yang lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus bahagian.
Rajah 1.5. Pengurus sebagai penghubung di dalam organisasi
1.12 KECEKPAN, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, DAN KUALITI
Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan, keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk,
dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.
Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit
pengeluaran atau perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau
perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah
meningkatkan kecekapannya. Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.
Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul dan matlamat organisasi berjaya
dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh
pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi
dengan lebih tepat.

Produktiviti disifatkan sebagia nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber) yang digunakan dalam
proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem pengeluaran termasuk: tanah, bahan, mesin, wang,
masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan
pelanggan yang diberi perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau penyelia boleh
diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. Sekiranya pekerja tidak dapat
menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu atau memperlahankan kerja kerana kelemahan
sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yang bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan.
Organisasi yang produktif berupaya bersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. Contohnya,
organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini boleh memperbaiki produktiviti kerana ia mampu mengeluarkan
produk dan perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. Persaingan sengit, perubahan cita rasa pengguna serta
peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan tenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran
menyebabkan organisasi memberi penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti.
Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti produk atau
perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dan kehalusan kerja (pertukangan),
layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatan sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.
Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaran industri, produktiviti
dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya maju organisasi.
1.13 RUMUSAN
Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antropologi, sains
politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan
kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan kemahiran ini
dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas.
Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga
merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan sebagai penyampai maklumat atau
sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin atau tokoh.
2.1 MAZHAB PENGURUSAN
Bidang pengurusan mempunyai sejarah perkembangan yang patut ditinjau supaya kita dapat memahami perbezaan dan
perkaitan antara amalan pengurusan sekarang dan masa depan dengan pengurusan yang dialami pada abad yang lampau.
Untuk meninjau perkembangan pemikiran pengurusan, eloklah jika kita melihat dari tiga sudut mazhab pengurusan, iaitu
klasik, perlakuan, dan sains pengurusan. Pendekatan kontingensi dan teori sistem yang berkembang pada tahun enam
puluhan lahir daripada pengalaman pengurus, penyelidik, dan pakar runding.
Mazhab klasik pengurusan yang bermula pada awal abad ini telah diterima dan dipraktik oleh pengurus hingga ke hari ini.
Dua cawangan mazhab klasik yang telah berkembang ialah pengurusan saintifik dan proses pengurusan.
Ahli-ahli fikir pengurusan saintifik terdiri daripada jurutera dan ahli sains, seperti Robert Owen (1771-1858), Charles
Babbage (1772-1871), Frederick Taylor (1856-1915), Henry L. Gantt (1861-1919), dan Gilbreths (1868-1972).
Dengan kelahiran organisasi yang besar dan kompleks, pengurus menumpukan perhatian kepada cara untuk mengurus
organisasi besar, termasuklah penyelarasan sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi pengurusan

seperti perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan selalunya disebut sebagai proses pengurusan atau
pengurusan organisasi.
Henri Fayol (1841-1925) yang digelar sebagai Bapak Pemikiran Pengurusan telah memberi sumbangan terhadap teori
organisasi. Mazhab perlakuan menekankan proses psikologi dan sosiologi seperti sikap, dorongan, dan struktur kumpulan
yang mempengaruhi prestasi pekerja. Ini bermakna, mazhab klasik memfokuskan pekerja di dalam pekerjaan tersebut.
Sains pengurusan menumpukan aspek kuantitatif di dalam pengurusan. Pendekatan kuantitatif yang telah diterima dengan
meluas hasil perkembangan atau kemajuan komputer dapat menyelesaikan masalah yang kompleks.
Pendekatan kontingensi atau situasi menitikberatkan hubungan antara organisasi dengan persekitaran luaran dan dalaman.
Pendekatan kontingensi ini memberi perhatian bahawa tidak terdapat satu cara pengurusan yang dianggap paling baik,
malah pendekatan ini lebih mengutamakan penyesuaian, fleksibiliti, dan ketahanan organisasi untuk mencapai
matlamatnya.
2.2 PENGURUSAN SAINTIFIK (1856-1915)
Pada awal abad kedua puluh, pengurusan saintifik muncul hasil keperluan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan
daya pengeluaran melalui penggunaan sumber manusia dan fizikal. Frederik Taylor, seorang jurutera mekanik dan pakar
runding, telah membuat perhatian ke atas fungsi dan pergerakan setiap pekerja yang menjalankan tugas dan kemudiannya
telah membuat analisis dan mereka bentuk semula tugas itu dengan efisien.
Frederick Taylor mengeluarkan prinsip pengurusan saintifik seperti berikut:
1. Penentuan pergerakan: Membina kaedah saintifik dengan menentukan pergerakan dan perjalanan kerja yang
dijalankan supaya lebih efisien. Dengan penentuan ini, kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat dan dengan
peratusan atau kadar yang lebih tinggi.
2. Pengkhususan kerja: Frederick Taylor telah memikirkan tentang pentingnya seorang pakar di setiap bahagian.
Misalnya, seorang fomen (sebagai ketua) dikehendaki bertanggungjawab di dalam bahagian pembaikan mesin,
seorang di bahagian perjalanan mesin, seorang di bahagian pemeriksaan dan lain-lain. Dengan cara yang
demikian, pekerja dapat memahirkan diri dalam bidang yang khusus.
3. Perancangan dan penjadualan yang rapi: Perancangan dan penjadualan aktiviti organisasi perlu untuk memastikan
penggunaan sumber manusia dan bahan pada tempat dan masa yang sesuai.
4. Pemilihan dan pengambilan kakitangan yang rapi: Frederick Taylor percaya bahawa pemilihan dan pengambilan
kakitangan perlu dibuat dengan teliti untuk menjamin kakitangan yang diambil itu dapat menjalankan tugas seperti
yang dikehendaki. Di dalam proses pengambilan ini, ujian tertentu hendaklah diadakan untuk menguji kebolehan
dan keupayaan seseorang itu. Proses pemilihan yang teliti berserta dengan program latihan tertentu dapat
menjamin prestasi yang tinggi di dalam menjalankan tugas.
5. Insentif upah: Program upah yang diadakan bertujuan membayar upah mengikut jenis kerja yang dibuat. Ini
bermakna program upah itu menyediakan kadar upah mengikut jenis kerja. Bonus melalui skim perangsang juga
diberikan kepada pekerja yang dapat menyiapkan kerja lebih awal dari jangka masa yang ditetapkan.
2.2.1 Sumbangan Pengurusan Saintifik
Perkembangan prinsip pengurusan saintifik telah melahirkan beberapa orang penyumbang seperti, Gilbreths dan Gantt
yang telah membuat kajian lanjut tentang pengawalan dan penjadualan, prinsip kecekapan, dan kesenangan bekerja.

2.3 PROSES PENGURUSAN

Pengurusan saintifik yang menumpukan terhadap pengeluaran yang efisien mempunyai skop yang terhad. Walaupun
pengeluaran yang efisien itu penting, isu-isu yang berhubung dengan pengurusan organisasi secara menyeluruh juga tidak
kurang pentingnya. Organisasi dan pengurusan organisasi telah menjadi bertambah kompleks jika dibandingkan dengan
prinsip pengurusan saintifik yang memberi perhatian kepada kecekapan pengeluaran. Dari keadaan ini, lahirlah pemikiran
yang disebut teori pentadbiran ke arah perkembangan fungsi-fungsi asas pengurusan.
2.4 HENRI FAYOL: PRINSIP DAN FUNGSI PENGURUSAN
Henri Fayol (1841-1925) seorang jurutera dan eksekutif Perancis, telah membuat tiga sumbangan penting di dalam teori
pentadbiran. Beliau telah diberi gelaran "Bapa Pemikiran Pengurusan".
Pertama, Fayol telah membezakan antara kemahiran teknikal dengan kemahiran pengurusan. Keduanya, beliau telah
mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan yang khusus dan ketiganya, beliau telah mencadangkan empat belas prinsip
pengurusan.
2.4.1 Kemahiran Teknik dan Kemahiran Pengurusan
Fayol membahagikan pengurusan kepada enam kumpulan:
1. Teknik: Pengeluaran dan pembuatan.
2. Komersial: Pembelian, jualan dan pertukaran (pemasaran).
3. Kewangan: Penggunaan modal dengan optimum.
4. Keselamatan: Melindungi harta dan manusia.
5. Perakaunan: Kos, kunci kira-kira, statistik, mengira stok.
6. Mengurus: Perancangan, penyusunan, pengarahan, penyelarasan, dan kawalan.
2.4.2 Fungsi-fungsi Pengurusan
Fayol menghuraikan dengan lebih lanjut lagi tentang fungsi-fungsi pengurusan yang mengandungi perancangan,
penyusunan, pengarahan, penyelarasan, dan pengawalan.
1. Perancangan: Perancangan meliputi aktiviti-aktiviti berhubung dengan ramalan tindakan yang akan diambil pada
masa hadapan dan penentuan arah haluan organisasi agar ia dapat berkembang dan mencapai matlamatmatlamatnya.
2. Penyusunan : Fungsi ini berhubung dengan pembentukan struktur autoriti, tanggung-jawab dan tugas-tugas.
3. Pengarahan : Aktiviti ini berkaitan dengan pengarahan kakitangan bawahan, aspek-aspek komunikasi, perlakuan
pengurusan, pemberian ganjaran dan penghukuman.
4. Penyelarasan : Fungsi penyelarasan berkaitan dengan aktiviti mengabungkan bahagian-bahagian untuk
mewujudkan kerjasama bagi mencapai matlamat organisasi.

5. Pengawalan : Pengawalan ke atas perjalanan aktiviti organisasi itu penting agar ia tidak terpesong atau lari daripada
dasar dan perancangan organisasi. Fungsi pengawalan ini juga meliputi penilaian pencapaian bahagian-bahagian
dan organisasi keseluruhannya.
2.4.3 Prinsip-Prinsip Pengurusan
Fayol telah mencadangkan empat belas prinsip pengurusan yang dapat memberikan panduan kepada pengurus-pengurus
tentang pengurusan sesebuah organisasi, tidak kira sama ada organisasi perindustrian, sosial, keagamaan, pertahanan
atau kerajaan.
Empat belas prinsip pengurusan yang dikemukakan oleh Fayol adalah:
1. Pembahagian kerja : Pembahagian kerja dapat meningkatkan produktiviti kerana pekerja menjalankan tugas yang
khusus dan dengan demikian mengurangkan beban dan tanggungjawab pekerja.
2. Autoriti : Fayol mentafsirkan autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa untuk menarik
seseorang supaya menurut arahan itu.
3. Disiplin : Asas disiplin ialah menurut arahan dan prosedur serta menghormati per-setujuan yang telah dibuat di
antara organisasi dan kakitangannya.
4. Satu perintah : Fayol percaya bahawa seseorang pekerja mesti menerima arahan-arahan daripada seorang ketua
sahaja. Ini dapat mengelakkan daripada berlakunya kekeliruan dan konflik di dalam penerimaan dan pemberian
arahan.
5. Satu arahan : Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan di dalam satu rancangan dan diurus
oleh seorang ketua sahaja.
6. Mengutamakan kepentingan organisasi : Kepentingan organisasi hendaklah diutamakan daripada kepentingan
peribadi atau individu. Objektif-objektif organisasi adalah paling penting daripada objektif individu.
7. Pembayaran upah : Pekerja mestilah dibayar dengan bayaran yang sewajarnya. Kerja-sama, sokongan dan
ketaatan dapat diperolehi daripada pekerja yang diberi bayaran sewajar dengan perkhidmatan mereka.
8. Pemusatan : Walaupun pengurus bertanggungjawab sepenuhnya ke atas organisasi, kakitangan bawahan
hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas dengan efektif.
9. Rantai pemerintahan : Rantai pemerintahan ini menunjukkan hierarki autoriti bermula dari peringkat atasan hingga
ke peringkat bawahan di dalam struktur organisasi. Rantai autoriti ini juga menunjukkan arah aliran komunikasi
formal di dalam organisasi.
10. Susunan : Fayol menggunakan prinsip susunan material dan sumber manusia yang mana material dan manusia itu
hendaklah ditempatkan di tempat yang betul mengikut masa yang tepat.
11. Keseimbangan : Pekerja hendaklah diberi layanan dan keadilan yang seimbang untuk melahirkan ketaatan mereka
kepada organisasi.
12. Kestabilan personel : Firma yang berjaya mempunyai kumpulan pengurus yang stabil. Pihak pengurusan atasan
hendaklah mengimplementasikan amalan yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi.

13. Inisiatif : Kakitangan hendaklah diberi kebebasan untuk memajukan dan mengim-plementasikan rancangan.
14. Kekitaan : Keharmonian di kalangan kakitangan mewujudkan perpaduan dan keteguh-an organisasi.
2.5 MAX WEBER
Max Weber, seorang ahli sosiologi German, menumpukan terhadap teori organisasi. Beliau berpendapat bahawa organisasi
berstruktur yang dipanggil birokrasi merupakan yang paling baik. Komponen-komponen birokrasi itu adalah seperti berikut:
1. Pembahagian tenaga buruh.
2. Hierarki autoriti.
3. Sistem prosedur untuk menjalankan tugas.
4. Pemilihan kakitangan berdasarkan kelulusan teknik.
5. Pentadbir-pentadbir tertakluk kepada peraturan dan disiplin.
6. Hubungan di antara individu tidak terikat kepada perasaan hati.
Mengikut Weber, enam struktur yang disenaraikan di atas dapat mewujudkan kestabil-an dan kecekapan yang tinggi.
2.5.1 Sumbangan-Sumbangan Lain kepada Teori Pentadbiran
Ramai individu telah memberikan sumbangan mereka kepada teori organisasi berasaskan kepada fungsi-fungsi pengurusan
yang dikemukakan pertama kali oleh Fayol. Di antara mereka yang berkenaan ialah seperti di dalam jadual 2.1.
2.6 PERGERAKAN PERHUBUNGAN MANUSIA
Sekumpulan penyelidik dari Harvard, yang diketuai oleh Elton Mayo telah menjalankan kajian tentang perlakuan manusia di
kilang Hawthorne (Illinois) Western Electric dari tahun 1927-1932. Sejak itu penyelidikan ini dipanggil kajianHawthorne.
Mayo dan rakan-rakannya telah dipanggil oleh Western Electric setelah kajian kesan cahaya lampu kepada produktiviti yang
dijalankan oleh jurutera-jurutera syarikat itu memberi keputusan yang mengelirukan. Di dalam ujian pertama, dua kumpulan
pekerja, iaitu kumpulan eksperimen dan kumpulan terkawal telah dibentuk. Di dalam kumpulan eksperimen, darjah atau
tingkat cahaya lampu telah ditukar, manakala di dalam kumpulan terkawal pula, darjah cahaya lampu tidak diubah. Satu
keputusan didapati bahawa kumpulan eksperimen telah meningkat produktivitinya sama ada darjah cahaya lampu itu
diubah atau tidak. Di dalam kumpulan terkawal, produktiviti didapati meningkat walaupun tidak ada perubahan dalam tingkat
cahaya lampu.
JADUAL 2.1
PENYUMBANG-PENYUMBANG TEORI ORGANISASI
Penyumbang Perancangan Penyusunan Pengawalan Lain-lain
Dale x x x Penstafan Inovasi
Davis x x x

Druker Menetapkan x Penilaian Motivasi objektif

Fayol x x x Pengarahan penyelarasan
Koontz
O' Donnel x x x Arahan penstafan
McFarland x x x
Terry x x x Penyelarasan arahan
Urwick x x x Ramalan penyelarasan arahan
Mayo telah menjalankan beberapa kajian lain beberapa tahun selepas itu untuk mengkaji keadaan di Western Electric.
Penyelidikan telah dijalankan pada empat peringkat :
1. Eksperimen untuk menentukan kesan perubahan cahaya lampu ke atas produktiviti pekerja.
2. Eksperimen untuk menentukan kesan faktor-faktor kerja yang lain ke atas produktiviti pekerja. Faktor-faktor ini
termasuklah kenaikan gaji, masa rehat yang panjang, jumlah hari dan minggu kerja yang pendek serta
perubahan-perubahan lain di dalam keadaan bekerja.
3. Program temuduga kakitangan yang intensif untuk menentukan sikap pekerja.
4. Analisis faktor-faktor sosial lain.
Setelah membuat analisis yang mendalam, Mayo dan rakan-rakannya membuat kesimpulan bahawa perubahan produktiviti
yang berlaku itu disebabkan oleh reaksi psikologi pekerja-pekerja yang mengambil bahagian di dalam kajian tersebut.
Pekerja-pekerja itu merasa bangga bekerja secara berkumpulan dan dengan demikian telah mendorong mereka untuk
meningkatkan taraf prestasi mereka. Perubahan di dalam gaya penyeliaan, iaitu daripada gaya pengarahan
kepada gayakefahaman terhadap pekerja juga telah menyebabkan peningkatan pretasi kumpulan.
Penyelidik-penyelidik dari Harvard telah mencadangkan bahawa cara atau bagaimana seseorang itu dilayan akan
memberikan kesan yang tinggi ke atas prestasi. Di dalam kajian yang dijalankan itu, didapati reaksi pekerja bukan terhadap
perubahan cahaya lampu tetapi kepada eksperimen dan penglibatan mereka. Fenomena ini dikenali sebagai
Kesan Hawthorne atau Hawthorne Effect.
Mayo kemudian telah memberikan kesimpulan bahawa keadaan sosial semasa bekerja seperti kumpulan kerja tidak formal
akan mempengaruhi produktiviti. Daripada kesimpulan ini, penyelidik-penyelidik mencadangkan bahawa pihak pengurusan
mesti mengakui kepentingan kehendak pekerja terhadap pengiktirafan dan kepuasan sosial, iaitu satu pendekatan terhadap
kepentingan sumber manusia di dalam organisasi. Dengan yang demikian program latihan untuk melatih penyelia-penyelia
memahami cara kelompok dan individu berkelakuan, peningkatan di dalam proses pengambilan, penempatan dan sistem
insentif telah mula diberi tumpuan dan kepentingan.
2.6.1 Chester Barnard (1886-1961)
Berdasarkan pengalaman dan pembacaan yang mendalam di bidang sosiologi dan psikologi, Chester Barnard membuat
analisis tentang tugas-tugas eksekutif. Hasil daripada kerjanya itu, Chester Barnard telah menulis buku yang bertajuk The
Functions of Executive.

Mengikut Barnard, organisasi ditubuhkan untuk mencapai matlamat-matlamat yang mungkin tidak dapat dicapai sekiranya
dibuat secara perseorangan. "Usaha secara kerja-sama" ini menjadi asas kepada Barnard untuk mendefinisikan organisasi
sebagai satu sistem yang menyelaraskan aktiviti-aktiviti dua orang atau lebih. Perkara yang paling penting ditekankan oleh
Barnard ialah bahawa organisasi dapat bergerak dengan efisien dan dapat hidup hanya apabila matlamat organisasi dan
matlamat atau keperluan individu yang menjalankan kerja itu seimbang. Barnard juga menunjukkan minat di dalam bidang
motivasi, membuat keputusan, komunikasi dan kepentingan objektif.
2.6.2 Douglas McGregor : Teori X dan Teori Y
Di dalam penulisan The Human Side Of Enterprise , McGregor percaya bahawa terdapat dua perlakuan manusia yang
membolehkan pihak pengurus mengawal, iaitu Teori X dan Teori Y.
Teori X mewakili pendekatan tradisional yang dicadangkan oleh Frederick Taylor (Prinsip-prinsip Pengurusan Saintifik). Teori
Y pula memberi galakan terhadap peng-agihan kuasa kepada pekerja bawahan untuk membuat keputusan, usaha untuk
membentuk kerja yang tidak rutin atau yang menimbulkan kebosanan, memperluaskan tanggungjawab pekerja,
memperbaiki aliran komunikasi dan maklumat di dalam organisasi dan mengenal pasti bahawa pekerja didorong oleh
kehendak-kehendak psikologi dan bukan hanya kepada wang.
2.7 GERAKAN PERLAKUAN
Di dalam 1950-an dan 1960-an, iaitu selepas kajian Hawthorne (1920-an dan awal 1930-an), ahli-ahli sains perlakuan, yang
mempunyai latihan di dalam sains sosial seperti sains politik, psikologi, sosiologi dan antropologi mula membuat
penyelidikan tentang isu-isu sumber manusia di dalam pengurusan. Hasil daripada penyelidikan mereka itu, bidang
perlakuan organisasi telah ditemui.
Sebahagian daripada kesan-kesan kajian oleh ahli sains perlakuan ini ke atas pengurusan adalah seperti berikut :
1. Peranan pengurus lebih berorientasikan manusia.
2. Masalah pemberian insentif dan sumber motivasi telah diberi perhatian.
3. Kemahiran penyeliaan kakitangan termasuk kebolehan berkomunikasi dengan pekerja, membentuk kefahaman
tentang orang lain dan keupayaan melahirkan perpaduan di kalangan pekerja.
4. Di dalam struktur organisasi, penekanan kepada autoriti dikurangkan. Keseimbangan kuasa telah diberi keutamaan.
5. Daya kepimpinan autokratik yang diamalkan telah berubah kepada gayapenyertaan
6. dan kebebasan pekerja.
JADUAL 2.2
ANGGAPAN TEORI X DAN TEORI Y
Teori X Teori Y
1. Kebanyakan manusia, semula 1. Penggunaan daya usaha fizikal jadinya tidak suka bekerja dan mental di
dalam menjalandan akan cubamengelakkan kan tugas disifatkan sebagai diri daripadanya. semula jadi.

2. Kerana sifat yang ada ini, 2. Kawalan luaran dan ugutan kebanyakan mereka mesti menghukum bukan
merupakan dipaksa, dikawal, diarah satu cara supaya manusia dan diugut supaya mereka bekerja ke arah
mencapai bekerja. objektif. Manusia akan berusaha untuk mencapai objektif yang diamanatkan.
3. Kebanyakan manusia suka diarah, 3. Kewajipan kepada objektif tidak mahu memegang tanggung- merupakan
fungsi ganjaran jawab, mempunyai minat yang berdasarkan pencapaian. rendah dan mahukan jaminan.
4. Kebanyakan manusia mem- pelajari bukan sahaja untuk menerima tetapi juga untuk mencari tanggungjawab.
5. Keupayaan menggunakan imaginasi, kreativiti dan kemahiran untuk menyelesaikan masalah organisasi
terdapat di merata-rata tempat.
6. Di dalam keadaan perindustrian moden, keupayaan intelek tidak digunakan dengan sepenuhnya.
7. Rekabentuk tugas berasaskan kehormatan manusia.
8. Organisasi disifatkan sebagai sistem sosial yang mewujudkan hubungan tidak formal di dalam kelompok kerja
dan lebih bererti daripada peraturan formal organisasi.
9. Matlamat organisasi tidak lagi menumpukan terhadap keuntungan dan kecekapan semata-mata. Pencapaian
maklumat sosial telah menjadi sebahagian daripada ukuran prestasi.
10. Peranan penyelia bukan sahaja mengawal operasi. Ia juga meliputi pengendalian konflik dan perubahan yang
berlaku.
11. Penstafan dan pengarahan, bersama dengan organisasi tidak formal, telah mendapat perhatian di dalam teori
pentadbiran. Sumbangan penyelidik-penyelidik perlakuan organisasi telah meluaskan lagi pengajian di dalam
topik-topik motivasi, kepimpinan, kelompok dan kelakuan di antara kelompok dan rekabentuk kerja. Mereka
yang terlibat di dalam pendekatan perlakuan organisasi termasuklah Abraham Maslow, Argyris dan
McGregor.
2.8 PENDEKATAN KUANTITATIF (Sains Pengurusan)
Pendekatan sains pengurusan yang dikenali sebagai penyelidikan operasi di dalam Perang Dunia II, menggunakan kaedahkaedah dan teknik-teknik kuantitatif seperti pemprograman linear, teori mainan (game theory), simulasi, teori
kebarangkalian, teori keputusan statistik dan teori giliran (queing theory). Kaedah dan teknik ini digunakan untuk membuat
keputusan tentang kedudukan inventori yang optimum, alternatif lokasi tapak, pembahagian sumber dan penjujukan
perancangan.
2.9 TEORI SISTEM
Teori sistem melihat sesebuah organisasi sebagai satu sistem penuh (komponen) yang bekerjasama untuk mencapai
objektif yang menyeluruh. Sistem ini mempunyai sistem-sistem kecil yang ada pertalian di antara satu sama lain.
Sistem boleh dibahagikan kepada dua, iaitu fizikal atau abstrak. Sistem abstrak ialah aturcara pendapat yang berkaitan atau
saling bergantung secara teratur. Sistem fizikal ialah set elemen yang sama-sama beroperasi untuk mencapai objektif.
Contoh-contoh sistem fizikal seperti sistem komputer yang mengandungi peralatan pemprosesan dan sistem perakaunan
yang mengandungi rekod-rekod, prosedur, peralatan dan personel untuk merekodkan data dan menyediakan laporan.
Model utama sistem fizikal ialah input, proses dan output.

Input---------------Proses---------------Output
2.9.1 Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem terbuka menukar maklumat, bahan-bahan dan tenaga dengan persekitaran. Sistem terbuka mempunyai bentuk dan
struktur yang dapat diubahsuai atau ditukar untuk menye-suaikannya dengan perubahan yang berlaku di dalam
persekitaran.
Sistem tertutup tidak menukar maklumat, material dan tenaga dengan persekitaran. Di dalam organisasi, sistem di dalam
pemprosesan atau pembuatan dianggap sebagai sistem tertutup kerana pemprosesan dan pembuatan pengeluaran itu
berjalan tanpa gangguan dan campur tangan pembekal, pelanggan dan orang-orang lain yang tidak berkenaan. Chester
Barnard (1866-1961 ) dan A. Simon memberikan penekanan kepada organisasi formal dan sistem sosial.
2.10 PENDEKATAN KONTINGENSI
Pendekatan kontingensi lahir daripada pengalaman pengurus, penyelidik dan pakar runding. Mereka mendapati bahawa
kaedah, teknik dan panduan yang dicadangkan oleh mazhab-mazhab pengurusan, iaitu klasik, perlakuan dan sains
pengurusan tidak dapat digunakan dengan konsisten pada setiap situasi. Sebagai contoh, penggunaan pendekatan klasik
telah mendatangkan prestasi yang tinggi di dalam satu situasi, tetapi tidak berjaya di dalam situasi yang lain. Begitu juga
pekerja-pekerja di dalam satu kelompok dapat menerima pendekatan teori Y, tetapi pekerja- pekerja di dalam kelompok
yang lain tidak dapat menerimanya. Oleh kerana itu pendekatan kontingensi mula muncul. Pendekatan kontingensi
mencadangkan bahawa keberkesanan amalan-amalan pengurusan, gaya, teknik dan fungsi itu bergantung kepada situasi
atau keadaan yang tertentu. Oleh kerana keadaan persekitaran organisasi dan manusia di dalam organisasi itu kompleks,
kita tidak dapat menjawab dan menyelesaikan masalah dengan paling tepat dan berkesan.
Faktor-faktor penentu pendekatan kontingensi merupakan faktor-faktor yang mem-punyai hubungan dengan persekitaran
dalaman dan persekitaran luaran. Faktor-faktor persekitaran dalaman termasuklah sumber-sumber dan had-had yang
terdapat di dalam organisasi. Faktor-faktor persekitaran luaran pula meliputi faktor ekonomi, perundangan, sosial dan
teknologi.
2.11 RUMUSAN
Ketiga-tiga mazhab klasik, perlakuan dan sains pengurusan telah memberi sumbangan kepada pengurus untuk memahami
organisasi dan menguruskannya. Tiap-tiap mazhab telah memberikan pandangan yang berasingan tentang masalah dan
peluang-peluang serta membentuk cara-cara untuk mengatasinya. Pendekatan sistem telah menekankan organisasi
sebagai satu sistem dan mengandungi sistem-sistem kecil yang bekerjasama untuk mencapai matlamat organisasi.
Pendekatan kontingensi telah menyentuh aspek situasi yang mempengaruhi keberkesanan dan kecekapan sesuatu
tindakan.
Rajah 2.1 menunjukkan perkembangan teori pengurusan yang bermula daripada mazhab klasik hingga kepada pendekatan
sistem dan pendekatan kontingensi.
1. Pendekatan Sistem dan Pendekatan Kontingensi
2. Pendekatan Pendekatan sains pengurusan perlakuan
3. Pengurusan Teori-teori saintifik organisasi
4. Mazhab klasik

Rajah 2.1. Perkembangan teori-teori pengurusan

JADUAL 2.3
PERKEMBANGAN TEORI-TEORI PENGURUSAN MENGIKUT TAHUN DAN MAZHAB PENDEKATAN
Teori-teori pengurusan Contoh
1. Mazhab klasik(1900-1927) (a) Pengurusan saintifik - Frederick Taylor.
(b) Proses pengurusan - Henri Fayol.
(c) Birokrasi - Max Weber.
2. Perhubungan manusia (1925-1950) (a) Kajian Hawthore - Elton Mayo.
3. Mazhab perlakuan (1950-1960) (a) Tingkat keinginan - Abraham Maslow.
(b) Teori X dan Teori Y - McGregor.
4. Pendekatan kuantitatif (1950-1960) (a) Sains pengurusan. (b) Penyelidikan operasi.
5. Teori moden (1960-an) (a) Pendekatan sistem - Chester Barnard.(b) Pendekatan kontingensi.