P

E
N
G
E
N
A
L
A
N
R
M
III

S
is
t
e
m
&
s
u
b
si
s
t
e
m
r
e
k
a
m
m
e
d
is

Oleh : Nopita Cahyaningrum,

S.KM

PERKENALAN
Nama

: Nopita Cahyaningrum, S.KM

NIK
: 32. 02. 12. 016
Alamat : Banaran Rt. 21, Jenggrik,
Kedawung, Sragen
No. HP : 085-729-341-814
E-Mail : nopitacahyaningrum
@yahoo.co.id

Pengumuman
Selasa,

19 Agustus 2014

Tidak ada prakuliah

Kamis,

21 Agustus 2014

Diganti Senin, 18 Agustus 2014

Sabtu,

23 Agustus 2014

Prakuliah terakhir (Apabila ada yang di

informasikan masuk tgl 22 Agustus maka di
ganti ygl 23 Agustus 2014)
Khusus

kelompok B besok pagi tgl 17

Agustus 2014 jam 07.00 WIB WAJIB
mengikuti Upacara 17 Agustus 2014 Pakaian
Hitam Putih.

Pokok Bahasan :

Sistem dan Subsistem Rekam medis

Sistem penamaan
Sistem Sistem penomoran
Sistem penyimpanan
Sistem penjajaran
Sistem penyusutan dan pemusnahan

Sistem Penamaan
Sistem

penamaan dalam pelayanan Rekam

Medis adalah tata-cara penulisan nama
seseorang yang bertujuan untuk membedakan
satu pasien dengan pasien lain dan untuk
memudahkan dalam pengindekan.
Penulisan nama dilakukan pada setiap lembar
formulir rekam medis
SANGAT
PENTING

Artinya agar tidak terjadi kesalahan dalam

pelayanan misalnya tertukarnya berkas rekam
medis satu dengan pasien lainnya.

Sistem penamaan
Nama

orang dibedakan menjadi :

a. nama orang indonesia
b. nama orang cina, korea, vietnam dan
sejenisnya
c. nama orang india, jepang, muangthai dan
sejenisnya
d. nama orang arab, persia, turki dan sejenisnya
e. nama orang eropa, amerika dan sejenisnya

Sistem penamaan orang Indonesia

Nama tunggal (Diindeks sesuai nama tersebut)

Contoh : Suryadi
Suryadi
Nama majemuk (Diindeks sesuai nama tersebut)
Contoh : Guna Jaya
Guna Jaya
Nama keluarga (Diutamakan nama keluarganya)
Contoh : Basuki Mangunwijoyo
Mangunwijoyo,
Basuki
Nama bukan keluarga (Nama terakhir di depan)
Contoh : Agus Mulyono
Mulyono, Agus
Nama Marga, suku (Diutamakan nama Marga, suku)
Contoh : Anwar Siregar
Siregar, Anwar

Lanjutan.
Nama

wanita yang menggunakan nama laki-laki

(Diindeks nama laki-lakinya didepan)
Contoh : Erni Johan
Johan, Erni
Nama baptis (Diindeks terakhir)
Contoh : Florensius Suhadi Suhadi, Florensius
Nama gelar kepangkatan

Gelar
dll)
Gelar
Gelar
Gelar
Gelar

kepangkatan (Mayor, Letnal Kolonel, kolonel,

kesarjanaan (Prof, Ir, S.KM, S.Kom, dll)
keagamaan (Haji, Kyai Haji, Pendeta, dll)
bangsawan (Raden Mas, Raden ajeng, dll)
kekeluargaan (Tn (tuan), Nn (Nona), dll)

Lanjutan.
Gelar

diindeks dibelakang dan dalam kurung

Contoh : Prof. Dr. Emil Kurdiatmoko
Nn. Sumantini, S.H
Dindeks : Kurdiatmoko, Emil (Prof, Dr)
Sumantini (Nn, S.H)
Nama singkatan
Tidak diketahui
contoh : A. Mintorogo
Mintorogo, A
Diketahui
contoh : A. Mintorogo
Mintorogo, Ahmad

Sistem Penamaan

Sistem penamaan orang cina, korea, vietnam dan

sejenisnya (Dindeks sesuai nama aslinya)
Contoh : Lee Thek Cheng
Lee Thek Cheng
Sistem penamaan orang cina digabung dengan org
eropa (nama cina lebih utama)
Contoh : Johny Ong
Ong, Johny
Sistem penamaan orang india, jepang, muang thai
dan sejenisnya (kata akhir dijadikan kata awal)
Contoh : Mahatma Gandhi
Gandhi, Mahatma
Sistem penamaan orang arab, persia, turki dan
sejenisnya (nama keluarga diawal)
Contoh : Awab Sungkar
Sungkar, Awab
Ali Bin Umar
Umar, Ali Bin

Lanjutan.
Menulis

nama orang eropa, amerika dan

sejenisnya (diindeks berdasarkan nama
keluarga)

Contoh : Henry Mill

Mill, Henry

Sistem penamaan orang

Indonesia
Menurut

Aturan

Savitri Citra Budi, M.PH

penamaan tersebut kurang cocok

diterapkan di Indonesia karena di negara ini
tidak ada pengaturan khusus tentang
penulisan nama, penggunaan nama keluarga
(kebebasan dalam pemberian nama)
Menyulitkan dalam pengindekan.

Cara penulisan dan pengindekan

nama pada formulir RM :
Penulisan

nama pasien diikuti singkatan yang

menunjukkan status pasien. Singkatan ini bisa
dituliskan di depan nama atau dibelakang
nama pasien, pada dasarnya di fasilitas
kesehatan harus konsisten penulisannya.

Tambahan singkatan pada

nama pasien :
NO

STATUS PASIEN

TAMBAHAN
SINGKATAN

Bayi

By.

Bayi yang belum mempunyai

nama

(Nama ibunya) By. Ny

Anak-anak

An.

Laki-laki belum menikah

Sdr.

Perempuan belum menikah

Sdri. Atau Nn.

Laki-laki yang sudah menikah

Bp.

Perempuan yang sudah menikah

Ny.

Pasien yang sudah meninggal

Alm.

Lanjutan..
Penulisan

gelar/ pangkat dituliskan dibelakang

nama pasien, untuk nama pasien yang
seharusnya mpy gelar di depan namanya tetep
dituliskan dibelakang nama pasien.
Cth : pasien sdh menikah dengan nama
Prof. Febriant maka diindeks di
formulir
RM :
Febriant, Prof. Bp

Lanjutan.
Nama

pasien dituliskan lengkap sesuai dengan

kartu tanda penduduk (bukan nama panggilan
saja)
Nama pada sampul berkas rekam medis dengan
menggunakan huruf kapital, hal ini untuk
mempermudah membaca nama pasien
Pada lembar identitas pasien disertakan nama
penanggungjawab yang sah.

Sistem penamaan menurut Depkes

(2006)
TATA

CARA PENULISAN NAMA PASIEN

Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu
kata atau lebih
Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/
PASPOR yang masih berlaku
Untuk keseragaman penulisan nama pasien
digunakan ejaan baru yang disempurnakan
dengan menggunakan huruf cetak
Tidak diperkenankan adanya pencantuman
title/ jabatan/ gelar
Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak
dicantumkan dalam penulisan nama pasien

Lanjutan.
Apabila pasien berkewargaan asing maka
penulisan nama nya harus sesuai dengan
paspor yang berlaku di Indonesia
Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat
pulang belum mempunyai nama, maka
penulisan namanya adalah Bayi Ny xxxx
Contoh 1:
Nama pada KTP : MUHAMMAD RIZKY
Nama pada formulir RM : MUHAMMAD RIZKY
Contoh 2 :
Nama ibu : ROSITA DEWI
Nama bayi : By. Ny. ROSITA DEWI

Sistem Penomoran
Sistem

penomoran dalam RM yaitu tata cara

penulisan nomor yang diberikan kepada pasien
yang datang berobat sebagai bagian dari
identitas pribadi pasien yang bersangkutan.
Kegunaan :

Sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis

pasien yang bersangkutan
Untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan dan
penjajaran berkas rekam medis
Sebagai petunjuk berkas rekam medis yang telah
tersimpan di filing

Sistem penomoran

Nomor rekam medis terdiri dari 6 digit.

Mulai dari 00-00-00 s/d 99-99-99 (terbagi jadi 3
kelompok)

00 00 01
(angka awal)(angka tengah) (angka akhir)
Penomoran dicatat ke dalam beberapa formulir :
KIB, KIUP, Formulir data dasar pasien, formulir
masuk-keluar pasien, buku register pendaftaran
pasien yang selanjutkan oleh petugas pada
pelayanan pasien berikutnya, nomor RM tersebut
tercatat pada setiap lembar formulir.

Sistem penomoran :
Pemberian

nomor pasien masuk (admission

Numbering System) ada 3 :

Pemberian nomor cara seri (serial numbering

system/ SNS)
Pemberian nomor cara unit (unit numbering
system/UNS)
Pemberian nomor cara seri unit (serial unit
numbering system/SUNS)

Mempunyai kekelebihan dan kekurangan

Sering digunakan di RS Unit Numbering System

serial numbering system (SNS)

Kelebihan :

Pelayanan lebih cepat karena setiap pasien datang

diberikan nomor dan DRM baru sehingga tidak perlu
menunggu.
Petugas lebih mudah dalam mengerjakan
pelayanannya

Kekurangan :

Informasi pelayanan klinis pasien tidak

berkesinambungan sehingga dapat merugikan
pasien
Pemborosan formulir rekam medis
Mempercepat penuhnya rak filing untuk
penyimpanan DRM

unit numbering system (UNS) :

Kelebihan :

Kekurangan :

Informasi klinis dapat berkesinambungan karena

semua data dan informasi mengenai pasien dan
pelayanan yang diberikan berada dalam satu
berkas rekam medis.
Tidak terjadi pemborosan
Pelayanan lebih lama karena pasien harus dicarikan
terlebih dahulu berkas rekam medis yang lama

Solusi :
pemisahan loket pendaftaran antara pasien baru
dan pasien lama

serial unit numbering system

(SUNS)
Kelebihan

Pelayanan lebih cepat karena semua pasien dianggap

pasien baru

Kekurangan

:
Petugas akan lebih repot setelah selesai
pelayanan karena mencari berkas rekam
medis lama untuk digabung dgn rekam medis
yang baru
Informasi klinis pd saat pelayanan tdk
disertakan shg petugas tdk dpt melihat
pelayanan yg diberikan kpd pasien pd
kunjungan sebelumnya

Sistem penyimpanan
Sistem

penyimpanan bertujuan untuk :

Mempermudah dan mempercepat ditemukan

kembali DRM yang disimpan dalam rak filing
Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
Mudah pengembaliannya
Melindungi DRM dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi

Sistem penyimpanan ada 2 :

Sentralisasi

suatu sistem penyimpanan dengan cara

menyatukan formulir-formulir rekam medis
milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan
(folder) baik DRM rawat jalan, rawat inap,
maupun gawat darurat.

Kelebihan sentralisasi
Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dpt
berkesinambungan karena menyatu dlm 1 folder
shg riwayat dpt dibaca seluruhnya
Mengurangi terjadinya duplikasi dlm
penyimpanan berkas rekam medis
Mengurangi jumlah biaya yang digunakan baik dr
segi peralatan dan ruangan
Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan
pencatatan medis mudah distandarisasikan
Memungkinkan efisien kerja petugas
penyimpanan
Mudah dalam menerapkan sistem penomoran
dengan unit

Kekurangan :
Petugas

lebih sibuk karena hrs menangani unit

rawat jalan , gawat darurat dan rawat inap
Filing DRM hrs buka 24 jam
Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam
karena KIUP sewaktu-waktu diperlukan untuk
pasien yang lupa bawa KIB

Desentralisasi
Suatu

sistem penyimpanan dengan cara

memisahkan DRM milik seorang pasien
antara DRM rawat jalan, DRM gawat
darurat, dan DRM rawat inap pada folder
tersendiri dan atau ruang atau tempat
sendiri.

Kelebihan & Kekurangan

Desentralisasi :
Kelebihan

Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat

pelayanan lebih cepat
Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan

Kekurangan

Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis

yaitu data dan informasi pelyanan pada satu
pasien dapat tersimpan lebih dr 1 folder
Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan
ruangan lebih banyak

 Cara

penyimpanan sentralisasi lebih

baik daripada desentralisasi, tetapi
pelaksanaanya tergantung pd situasi
dan kondisi masing-masing RS :

Terbatasnya tenaga yang terampil dalam

pengelolaan rekam medis
Kemampuan dana RS

Sistem penjajaran
Sistem

penjajaran ada 3 :

Straight numerical filing (SNF)

Middle digit filing (MDF)
Terminal digit filing (TDF)

Straight numerical filing (SNF)

Penomoran

rekam medis terdiri dari 6 digit yang

terbagi menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00
00
01
(angka primer)
(angka sekunder)
(angka
tertier)
00-00-02
00-00-03
00-00-04 dst
00-00-99
00-01-00

Middle digit filing (MDF)

Penomoran

rekam medis terdiri dari 6 digit yang

terbagi menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00
00
01 (angka sekunder)
(angka primer) (angka tertier)

00-00-02
00-00-03
00-00-04 dst
00-00-99
01-00-00

Terminal digit filing (TDF)

Penomoran

rekam medis terdiri dari 6 digit yang

terbagi menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00
00
01 (angka tertier)
(angka sekunder) (angka primer)

01-00-01
02-00-01
03-00-01 dst
99-00-01
00-01-01

12-35-89
13-12-76
12-89-76

Kelebihan & kekurangan SNF :

Kelebihan :
Mudah dlm mengambil berkas rekam medis dengan
nomor rekam medis yang berurutan
Mudah dlm melatih petugas-petugas yg hrs
melaksanakan tugas tersebt.
Kekurangan :
Sangat memungkinkan petugas akan berdesakan
dalam 1 rak jika berkas yg diambil merupakan berkas
yg blm lama disimpan/ terbaru.
Petugas hrs memperhatikan seluruh angka pada
nomor rekam medis shg mudah tjd kekeliruan
menyimpan.
Pengawasan kerapian sangat sukar dilakukan

Kelebihan & kekurangan TDF :

Kelebihan :
Penambahan jumlah dok rm tersebar merata ke 100 section
dlm rak penyimpanan
Petugas tdk akan berdesak2an di 1 rak dlm pengambilan DRM
Petugas dapat diserahi tanggungjwb untuk sejumlah section
tertentu
Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas
mengerjakan jml RM yg hampir sama
RM yg tdk aktif dpt diambil dr rak penyimpanan dr setiap
section
Jlh RM untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak2 kosong
Kekeliruan menyimpan dpt dicegah krn prtugas menyimpan
hny memperhatiakn 2 angka saja
Dengan terkontrolnya jumlah RM membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan

 Kekurangan

Latihan dan bimbingan bagi petugas

penyimpanan dlm hal sistem angka akhir
mungkin akan lama dibandingkan dgn SNF
Membutuhkan biaya awal yg lebih besar krn hrs
menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MDF SAMA

DENGAN TDF

Sistem penyusutan dan

pemusnahan
PENYISIRAN :
Suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap kemungkinan
kesalahan letak DRM dan mengembalikannya pada letaknya
sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan
PENYUSUTAN :
Adalah suatu kegiatan memisahkan antara DRM yg masih
aktif dengan DRM yg dinyatakan in aktif.
PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat
di
dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

LATAR BELAKANG
1.
2.
3.

Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
Pertambahan berkas RM pasien baru tidak
seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif

NILAI GUNA RM
( A-L-F-R-E-D )
A dministration = Administrasi
L egal

= Hukum

F inancial

= Keuangan

R esearch

= Penelitian

E ducation

= Pendidikan

D ocumentation= Dokumentasi

TUJUAN RETENSI :

Menjaga kerapihan penyusunan berkas

RM aktif
Memudahkan dalam retrieval berkas
RM aktif
Menjaga informasi medis yang masih
aktif
( yg masih mengandung
nilai guna )
Mengurangi beban kerja petugas dalam
penanganan berkas Aktif & In-aktif

Jadwal Retensi Rekam Medis

Umum
RM AKTIF
NO

KELOMPOK

1
2
3
4
5
6

UMUM
MATA
JIWA
ORTHOPEDI
KUSTA
KETERGANTUN
GAN OBAT
JANTUNG
PARU

7
8

RM INAKTIF

RJ

RI

RJ

RI

5 TH
5 TH
10 TH
10 TH
15 TH

5 TH
10 TH
5 TH
10 TH
15 TH

2 TH
2 TH
5 TH
2 TH
2 TH

2 TH
2 TH
5 TH
2 TH
2 TH

15 TH
10 TH
5 TH

15 TH
10 TH
10 TH

2 TH
2 TH
2 TH

2 TH
2 TH
2 TH

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik

Th.1995

Sedangkan menurut AHIMA (American Health

Information
Management
Association
(Hufman,1994) jadwal retensi minimal :

Alur Proses Peyusutan dan

Pemusnahan RM
PEMINDAHAN

RM AKTIF

RM INAKTIF

DINILAI
PENYUSUTAN
RM

RM ADA
NILAI GUNA

RM RUSAK

RM
TERTENTU

RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA
DIMUSNAHKAN

DILESTARIKAN

PENILAIAN REKAM MEDIS

lanjutan
Prosedur penilaian rekam medis

REKAM
MEDIS

KETENTUAN
KHUSUS
ANAK,JIWA,MA
TA,JANTUNG
DLL

LEMBAR RM TERTENTU

LEMBAR RM SISA

LEMBAR RM RUSAK

DIMUSNAHKA
N

KETENTUAN
TERTENTU RS

DILESTARIKAN

KETENTUAN
UMUM

- Ringkasan masuk
keluar
- Resume
- Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir
hidup
- Lembar kematian

TERIMAKASIH