SMKNEGERI1CIANJUR

MODUL
MENGAPLIKASIKAN
KETERAMPILANDASAR
KOMUNIKASI

ProgramKeahlianADMPERKANTORAN

2014
1


DAFTARISI
DAFTARISI......................................................................................................................................................1
MODUL1MENGIDENTIFIKASIPROSESKOMUNIKASI......................................................................................3
A.
PengertianKomunikasidanLambangKomunikasi......................................................................3
B.

ProsesKomunikasi.......................................................................................................................3

C.

KomunikasiBisnis(Penjualan)diTempatKerja..........................................................................4

D.

PersyaratanKemampuanBerkomunikasi...................................................................................4

MODUL2MENERIMADANMENYAMPAIKANINFORMASI..............................................................................6
A.
TeknikBerkomunikasi..................................................................................................................6
B.

PenggunaanBahasaVerbaldanNonverbalYangSesuai............................................................9

C.

MenerapkanKomunikasiSecaraLisan........................................................................................9

D.

MenerapkanKetrampilanBerkomunikasiSecaraTertulis........................................................13

E.

BerkomunikasidenganPenyelia(PengawasatauPimpinandanMacamMacamRekanKerja)17

F.

IdentifikasiProsedurdanFormatRelevandalamKomunikasoiBisnis......................................18

MODUL3MEMILIHMEDIAKOMUNIKASI......................................................................................................19
A.
PengertianMediaKomunikasidanFungsinya...........................................................................19
B.

JenisJenisMediaKomunikasi...................................................................................................19

C.

KeuntungandanKelemahanPenggunaanMediaKomunikasi..................................................19

MODUL4MELAKUKANKOMUNIKASIMELALUITELEPON..............................................................................21
A.
EtikaBertelepon.......................................................................................................................21
B.

CaraMenanganiTelepon..........................................................................................................21

C.

MencatatPesanTelepon...........................................................................................................23

D.

MenanganiMasalahHambatanBertelepon.............................................................................23

DAFTARPUSTAKA.........................................................................................................................................24

MODUL1
MENGIDENTIFIKASIPROSESKOMUNIKASI
A. PengertianKomunikasidanLambangKomunikasi
1. PengertianKomunikasi
1) Asal kata dari bahasa latin, communicatio yaitu sama makna. Maksudnya, komunikasi terjadi jika antara
orangorangyangterlibatadakesamaanmaknamengenaisesuatuyangdisampaikan
2) MenurutKBBI:
a) Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang
dimaksuddapatdipahami;hubungan;kontak
b) perhubungan
3) Prof.Drs.OnongUchjana,M.A,adalahprosespenyampaiansuatupesanolehseseorangkepadaoranglain
untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan
maupuntaklangsungmelaluimedia
4) WiliamC.HimstreetdanWayneM.Batty(dalambukuBussinesCommnunicationsPrinciplesandMethod),
adalahsuatuprosespertukaraninformasiantaraindividuindividumelaluisistembiasa,baikdengansimbol
simbol,sinyalsinyal,maupunperilakuatautindakan
Komunikasibisnisdibagimenjadiduamacam:
a. Komunikasiverbal
Adalahsalahsatucaraberkomunikasiyangdisampaikankepadaoranglaindalambentuktulisandanlisan.
Contoh:
1) Mendengarkan:radio,televisi,orangberbicaralangsung
2) Berbicara:berdiskusi,berbincangbincangdenganorangtua,berpidato
3) Membaca:buku,majalah,suratkabar
4) Menulis:suratniaga,cerpen,laporan,naskahdrama
b. Komunikasinonverbal
1) Gerakangerakantubuhataubahasaisyarat
2) Memakaisesuatusepertiseragam
2. PengertianLambangKomunikasi
Menurut KBBI, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, dan sebagainya). Menurut
bahasa inggris, lambang adalah symbol, yang artinya rumusan tanda pengenal yang tetap berupa perkataan,
gambaratautandalainnya.

Kegunaanlambang:
a. Alatuntukmempengaruhikomunikan
b. Alatuntukmenjadikanseseorangpahamakanpesanyangdisampaikan
c. Alatuntukmenjadikanpengertianterhadappesanpesanyangdisampaikan
d. Alatuntukmenghubungkankomunikatordengankomunikan
e. Alatuntukmencapaisuatutujuankomunikasi
Jenisjenislambang:
a. Lambanggerak:menggunakangerakananggotabadan.
b. Lambangsuara:menggunakanpendengaran.Contoh:suarasirine,tv,lonceng,berteriak,dll
c. Lambangwarna:lampulalulintas,
d. Lambanggambar:ramburambulalulintas,iklanmajalah,suratkabar
e. Lambangbahasa:bahasayangdiucapkan.Contoh:nadalagu,irama,aksen
f. Lambanghuruf:hurufhurufabjad,aksarajawa,dll
g. Lambangangka:alatalathitung,kodeteleponrumah
FranklinFearingmembagikarakteristikcirilambangkomunikasimenjadi3macam:
1) Lambangdibuatolehmanusia
2) Mempunyainilaikomunikasi
3) Dipergunakandenganmaksuduntukmengadakansuatusituasibaru
B. ProsesKomunikasi
1. Unsurunsurkomunikasi
a. Komunikator:orangyangmenyampaikanpesan
b. Komunikan:orangyangmenerimaide,pesan,pernyataan,dll
3

c. Pesan:ideataukeinginandarikomunikatoryangdidukungolehlambang
d. Media:saranaatausaluranyangmenunjangpesan
e. Efekataufeedback:pengaruhdariadanyapesan
2. Efekyangtimbulkarenaberkomunikasi
a. Efekkognitif:menyebabkankomunikanmenjadilebihtahu
b. Efekafektif:menyebabkankomunikantergerakhatinya
c. Efekbehavioral:menyebabkankomunikanmelakukansuatutindakan
3. Proseskomunikasi
a. Proseskomunikasisecaralangsung(tatapmuka)
b. Proseskomunikasibermedia
Dibagimenjadiduamacam:
1) Komunikasibermediamassa
2) Komunikasibermedianirmassa
C. KomunikasiBisnis(Penjualan)diTempatKerja
Adaempatketrampilanyangharusdimilikipelakubisnis:
1. Membaca
2. Mendengarkan
3. Berbicara
4. menulis
D. PersyaratanKemampuanBerkomunikasi
1. Faktorpendukung
a. Pemilihaninformasiataudatayangakandisampaikan(pesan)
Informasi/data/pesanharusmemenuhisyarat:
1) Penyampaianharussesuaidenganyangdibutuhkan
2) Mengandungkebenaranyangobjektif
3) Aktual,tepatwaktudantepatguna
b. Carapenyampaianataupengirimandataataupesan
1) Kejelasan
2) Konsekuensidankeseimbangan
3) Kemampuandanpelaksanaan
4) Keseragaman
5) Kelancarandistribusi
Menurut Scott M. Cultip dan Allen, dalam buku Effective Public Relations, faktor agar komunikasi
berlangsungefektifdikenaldengansebutanTheSevenCCommnunications,isinyasebagaiberikut:
a. Credibility
b. Context
c. Content
d. Clarity
e. Continuityandconsistency
f. Capabilityofaudience
g. Channelsofdistribution
2. Etikaberkomunikasi
Etikaadalahsuatuilmuyangmembahasmasalahperbuatanatautingkahlakumanusia,manayangdapatdinilai
baikdanmanayangdapatdinilaitidakbaik.
Pengertian komunikasi secara umum adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara
komunikator dengan komunikan, baik secara langsung maupun tidak langsung atau melalui media, sehingga
pesanyangdimaksuddapatdipahami.
Etika komunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan
memerhatikanperilaku,sikapyangbaikdanyangtidakbaik,untukdilakukanketikaberkomunikasi.
3. Kesalahpahamandalamberkomunikasi
a. Masalahdalammengembangkanpesan
b. Masalahdalammenyampaikanpesan
1) Rintanganbersifatteknis
Kurangnyamediayangdibutuhkan

Faktorfisiksepertisambungankabelyangkurangbaik,akustikyanglemah,pesantertulisyangtidak
terbaca
Penguasaanteknikdanmetodeberkomunikasiyangtidakmemadai
2) Rintanganperilaku
Adanyapandanganyangbersifataprioriatauadarasatidaksuka/tidakmendukung
Adanyaprasangkayangdisebabkanemosi
Sikapyangotoriterdankeraskepala
3) Rintanganbahasa
Menggunakankatakata,istilahyangtidakdipahamikomunikan
Menggunakantatabahasayangtidaktepat
Menggunakankatakataataukalimatyangpanjangdanberteletele
Menggunakankodekode,lambanglambangataubahasaisyaratyangtidakjelas
Tidakmengingattingkatkemampuanataupendidikankomunikan
4) Rintanganstruktur
Adalah rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan tingkat dan perbedaan kerja dalam struktur
organisasi. Misalnya seorang bawahan segan dan malu terhadap atasannya yang berwibawa. Cara
menghindaririntangastruktur:
a) Seorangpimpinanharusterbuka,supel,maudanmudahbergauldenganbawahan
b) Seorangbawahanharusmemilikirasaberani.Pandanganbahwapimpinanjugasamasamamanusia
c) Hubunganjanganterlaluformal
5) Rintanganjarak
6) Rintanganlatarbelakang
Terjadikarenaadanyaperbedaansosialdanpendidikan.Rintanganpendidikandibagimenjadi2:
a) Tarafhorizontal(pendidikantingkatsarjana)
b) Tarafvertikal(pendidikantingkatdasardanmenengah)
4. Caramemperbaikikomunikasi
a. Persepsi
b. Ketepatan
c. Kredibilitas
d. Pengendalian
e. Kecocokan/keserasian
Secara umum dapat disimpulkan bahwa komunikasi dapat berlangsung lancar dan efektif apabila
komunikator:
1) Membuatpesansecaralebihberhatihati
2) Meminimalkangangguandalamproseskomunikasi
3) Menggunakansaranakomunikasiyangcepatdantepat
5. Carameningkatkanketrampilankomunikasi
Ketrampilankomunikasikhususyangharusdimilikidalamkomunikasibisnisadalah:
a. Membaca
b. Mendengarkan
c. Membuatataumelakukanpercakapanmenarik
d. Melakukanwawancara
e. Berhubungandengankelompokkelompokkecil
f. Berpidatodanmelakukanpresentasi
g. Menulissurat,memo,disposisi,danlaporan
Agarketrampilankomunikasidapatmeningkat,halyangharusdilakukansebagaiberikut:
a. Menilaidiripribadisecarajujur
b. Meningkatkankemampuankomunikasimelaluilatihanlatihanataupraktekpraktek
c. Menentukansetiaptujuankomunikasisecarajelas


MODUL2
MENERIMADANMENYAMPAIKANINFORMASI
A. TeknikBerkomunikasi
1. Teknikberbicaradanbertanyaefektif
Secarasederhana,teknikberbicaradanbertanyaefektifadalahsebagaiberikut:
Memilihpokokpersoalanuntukdibicarakan
Berbicaradiiringidenganbantuangerakgerik
Menyesuaikansituasidenganlawanbicara
Menghargaidanmenghormatilawanbicaradenganbaik
Menanggapisetiapreaksi,srandanusuldarilawanbicara
a. Prinsipberbicaraefektif
1) Memberikesempatankepadalawanbicara
2) Menatapbergantiansecarasopan
3) Berbicarasecarajelas,mengerti,danjanganberbisik
4) Menghayatipokokpokokpembicaraanyangakandisampaikan
b. Prinsipmotivasi
Adalahprinsipmemberidoronganuntukmembangkitkanminatbicaraterhadapseseorang,kelompok,dan
umum.
1) Memberikandorongan
2) Menokohkan
3) Doronganinginmengetahui
c. Prinsipperhatian
Halhalyangdapatmenarikperhatian:
1) Halhalyanganeh
2) Lucu
3) Sekonyongkonyongterjadi
4) Mencolok(dominan)
5) Sesuaidengankebutuhan
d. Prinsipkeindraan
Berkaitandenganalatbantu:
1) OverHeadProjector(OHP)
Adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar ke layar putih, terlebih dahulu harus
ditulis pada transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknya
berupa:
a) Ringkasandariuraianmateri
b) Baganbagan
c) Grafik
d) Gambargambar
e) Definisi
2) Film
3) Taperecorder
e. Prinsippengertian
Dalamprinsipinihendaknyapembicaramemperhatikan:
1) Uraiandarikeseluruhanmenujubagianbagian,lalukembalikeseluruhan
2) Uraianpembicaraansistematisdanlogis
3) Membuatungkapanungkapanyangkongkret
Memberikanmemoteknik(carauntukmenghafal)
Memberikancontoh
Memberikanilustrasi
Memberikansuatuperbandingan
Memberikanhalhalyangberlawanan
f. PrinsipUlangan
1) Persiapan,penyajiandanpenutuppembicaraan
a) Persiapan
6

(1) Pengetahuan
(2) Sistematika(urutannya)
(3) Tujuan
(4) Tempatdanwaktu
b) Penyajianmateri
(1) Pendahuluan
(a) Motivasiyangmenarikperhatian
(b) Tujuan
(c) Ruanglingkup
(2) Isipembicaraan
Adalah mengenai pembahasan masingmasing acara yang telah disebutkan di dalam ruang
lingkuppenyajian.Didalampenyajianhendaknya:
(a) Jelas
(b) Menarik
(c) Lancar
(d) Tertuju
(e) dipahami
c) Penutuppembicaraan
Memuattentang:
(1) Ringkasanmateriyangdibahas
(2) Memberikanmotivasikembalikepadaparapendengar/komunikan
(3) Memberikanharapan,saransaran,ajakandansebagainya
2) Sistematikapenyajiandanpenutuppembicaraan
a) Pendahuluanpembicaraan
Halhalyangharusdimuatdalampendahuluan:
(1) Motivasiyangmenarik
(2) Mengutarakantopiksecaraumum
(3) Tujuan
(4) Ruanglingkup
b) Isipembicaraan
Dalammenyampaikanisipembicaraankomunikatorhendaknya:
(1) Lancardantidakadagangguan
(2) Menarikperhatianpendengar
(3) Uraianharusjelas,mudahditangkap,dimengertidandihayati
(4) Uraianharusmengesankandanmenggunakanalatperaga
(5) Pembahasanharustertujudanterarahpadatujuan
c) Penutuppembicaraan
Halhalpentingyangharusdikemukakan:
(1) Adaringkasan
(2) Adamotivasikembali
(3) Adasaranpembicarakepadapendengar
(4) Ucapanterimakasihdanmintamaafkepadaparapendengar
3) Alatbantudalampenyajianpembicaraan
Dalammenggunakanalatperaga,seorangpembicaraharusmenyiapkan:
a) Gambargambarataubaganbaganyangditulispadakartonmanila
b) Alatperagayangnyataataualatperagayangsebenarnya
c) Alatalatperagatiruanataupalsu
d) Slideprojektor,filmprojektor,OHPdansebagainya.
4) Gayabahasapenyajiandalamberbicara
a) Gerakgerik
b) Pakaian
c) Sikapjiwa
d) Suawa
e) Pandanganmata
f) Sikapbadan
7

2. Teknikmembacaefektif
Manfaatmembaca:
a. Memperluaswawasan,pengetahuan,danpengalaman
b. Mengetahuinilainilaikehidupan,baiknilaispiritualmaupunnilaimaterial,danteknologi
c. Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah pola tingkah laku atau dapat segera menerima
pembaruan
d. DapatmengenalTuhansecaradalam
e. Mengembangkanpolapikir
f. Mengembangkankemampuanmenulisdanberbicara
Caramembacayangbaik:
a. Pusatkanpikiran(konsentrasipadabahanbacaan)
b. Lampupenerangberasaldarisebelahkiridengansorotcahayayangcukup
c. Bacalahkeseluruhanisibacaansambilmenentukanintiataupokokkalimat(siapkanalattulisdankertas)
d. Tulislahhalhalyangpentingataupokokkalimat
e. Ulangilagimaksudbacaanjikamaksudbacaanbelumsepenuhnyadipahami
f. Resapkanisibacaan
g. Uraikanisibacaanberdasarkanpokokkalimatyangtelahditulis
Agarmenjadipembacaefektif,ikuticaramembacaefektifberikutini:
a. Bahanbacaantidakditunjukandenganjaritangan
b. Kepalatidakikutbergerakmengikutibahanbacaan
c. Membacatidakdenganberbisikbisikataubergumam
d. Membacatidakmenggerakanbibir
e. Tidakterusmenerusmengulangisipembicaraan
Prosesmembacadapatdiikhtisarkansebagaiberikut:
a. Memahamijudulbacaan
b. Membacaisikeseluruhandariawalsampaiakhir
c. Dilanjutkandenganmembacatiaptiapbabsambilmencatatbagianyangpenting
d. Memahamiisitopiksecaramendalam
e. Membuatrangkumansupayamudahmengingatisibacaan
3. Teknikmendengarkansecaraaktif
Jenismendengarkanaktifdanefektif,adalahsebagaiberikut:
a. Mendengarkansecaraevaluatif
b. Mendengarkansecaraproyektif
Pendengarberusahamemproyeksikandirikealampikiranpembaca.Teknikmendengarkansecaraproyektif,
sebagaiberikut:
1) Dengarkandenganpenuhkonsentrasiapayangsedangdibicarakan
2) Tangkappesanpesanpentingatauintipeimbicaraan
3) Sebaiknyaterlebihdahulumempersiapkanalattulismenulisuntukmencatatintipembicaraan
4) Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan media, pendengar dapat langsung bertanya kepada
pembicaraperihalisipembicaraanyangtidakdipahami

4. Teknikmenulisefektif
a. Beberapapenyebabtidakterorganisirnyakomunikasi
1) Berteletele
2) Memasukanbahanbahanyangtidakrelevan
3) Menyajikanideidesecaratidaklogis
4) Informasipentingtidakterdapatdalamisi
b. Beberapahalyangharusdiperhatikandalammenulispesanatauinformasiyangefektif
Halhalyangharusdiperhatikan:
1) Subjekdantujuanharusjelas
2) Semuainformasiataupesanharusberhubungandengansubjekdantujuan
3) Gagasanharusdikelompokandandisajikandengancarayanglogis
4) Semuainformasiyangpentingharussudahada
5) Bahasayangdigunakanharusefektif(jelas,singkatdansesuaisituasikomunikasi),mencakup:
a) Pemilihankatayangtepat
8

b) Penggunaankalimatefektif
B. PenggunaanBahasaVerbaldanNonverbalYangSesuai
1. KomunikasiVerbal
Verbalberartilisandankomunikasiverbalberartikomunikasilisan
Dalamilmukomunikasi,komunikasiverbaltidakhanyalisan,meliputilisandantulisan
Bahasadiartikansebagailambangverbal
Jadi,komunikasiverbaladalahkomunikasiyangmenggunakanlambangbahasasebagaimedia.
Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan
menggunakanbahasasecaralisanmaupuntulisan
Contohkomunikasiverbal:
a. Menyampaikansesuatuataupesankepadaseseorangdisertaikatakatalisan/tulisan
b. Berteleponkepadakeluarga,teman,sahabat,rekankerja
c. Berbincangbincangsecaralangsung
d. Berdiskusi,berpidato,membacakanpuisididepankelas
e. Berdiskusi,rapat,meeting,danseminar
f. Membacasuratkabar,majalah,jurnal
g. Mendengarkanradio,walkman
h. Menontontelevisi
i. Menggunakankomputer,internet
Dalamkegiatanseharihariorangorangmelakukankegiatankomunikasisebagaiberikut:
a. Mendengarkan:45%
b. Berbicara:30%
c. Membaca:16%
d. Menulis:9%
2. KomunikasiNonverbal
Beberapapendapatahlimengenaikomunikasinonverbal:
a. Mc.Garry,komunikasiverbalterbagidalam3kategori,yaitukomunikasiyangdiungkapkanmelaluipakaian
dansetiapkategorilainnya(theobjecklanguage),semuabentukkomunikasiyangdigantikandengangerak
(gesture)yangdisebutkannyasebagaibahasasinyal(signlanguage),dankomunikasidengantindakanatau
gerakantubuh(actionlanguage).
b. TubbsdanCarter
Beberapacontohperilakuyangmenunjukankomunikasinonverbalberdasarkankriteriadiatas,yaitu:
a. Menitikkanairmatasebagaitandaharu
b. Menangissebagaitandakecewa,sedih,kesal,sakingmarahnya
c. Menggertakkangerahamsebagaiungkapanrasakesalyangditahan
d. Menghelanafasdalamdalamsebagaiungkapanrasakesalyangditahan
e. Tersenyum,berjabattangan,melambaikantangansebagairasasenang,simpatidanpenghargaan
f. Membuangmukasebagairasatidaksenangterhadapseseorang
g. Menggelengkankepalasebagaitandatidaksetuju
h. Menganggukkankepalasebagaitandasetuju
i. Mengenakanbajuwarnahitamketikaadaorangyangmeninggal
j. Menggunakanbajuwarnacerahketikapesta
C. MenerapkanKomunikasiSecaraLisan
1. KomunikasiKelompok
Dibagimenjadi3macam:
a. Komunikasiindividudengankelompok
b. Kelompokdenganindividu
c. Kelompokdengankelompok
Secaraumumnyadapatdibagimenjadi2macam:
a. Komunikasikelompokformal
Ciriciri:
1) Dilakukandalamwaktudantempattertentu
2) Adaprosedurtertentu
3) Objekpembicaraanyatentangmasalahorganisasi
4) Diwujudkandalambentuktertulis
9

5) Adahierarkitertentu
b. Komunikasikelompoknonformal
Ciriciri:
1) Waktudantempattidakmenentu
2) Tidakadaproseduryangtentu
3) Objekpembicaraannyatidakmienentu
4) Diwujudkandalambentuktertulisataulisan
5) Tidakadahierarkitertentu
2. Diskusi
Adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan atau masalah
denganmaksuduntukmendapatkanketeranganyanglebihlengkap.
MenurutKBBI,diskusiadalahperundinganuntukbertukarpikiran(bahasmembahastentangsuatumasalah)
Istilahistilahlaintentangrapat:
a. Diskusipaneladalahdiskusibereguataudiskusikelompokuntukmemperbincangkansesuatumasalah.
b. Simposiumadalahkumpulanpendapatdaribeberapaorangatassuatupermasalahanataupersoalan
c. Seminar, adalah pertemuan untuk menyelidiki dan membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru
besaratauseorangahli.

3. Rapat
a. Pengertianrapat
1) MenurutKamusAdministrasiPerkantorankaranganDrs.TheLiangGie,adalahpertemuanantaranggota
di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkutkepentinganbersama.
2) Menurutbahasainggris,disebutmeetingyaituorangyangberkumpuluntukmencapaitujuantertentu
Kesimpulan,tujuandiselenggarakannyarapat:
1) Untukmemberiinformasi
2) Melakukankerjasama
3) Memecahkanpermasalahan
4) Memenuhiperaturan
b. Jenisjenisrapat
1) Rapatpenjelasan
Adalahpertemuanyangbertujuanuntukmemberikanpenjelasankepadaparapesertarapat.
2) Rapatpemecahanmasalah
Adalahpertemuanyangbertujuanuntukmencaripemecahanterhadapsuatumasalah
3) Rapatperundingan
Adalah pertemuan yang diadakan karena ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai
kepentinganbersama,sebabapabilatidakdiadakanperundingandapatmenimbulkanperselisihan
c. Syaratrapatyangbaik
Persiapanrapat:
1) Penetapantanggal,haridanjamrapat
2) Penetapantempat/untukrapat
3) Akomodasiyangdiperlukan
4) Konsumsi
5) Peralatanyangmembantukelancaranrapat
Syaratrapatyangbaik:
1) Suasanaterbuka
2) Partisipasipenuh
3) Bimbingandankontrol
4) Adaargumentasi
5) Pertanyaansingkat
6) Menghindariklikkelompok
7) Adakesimpulan
d. Tipetipepimpinanrapat

10

1) Otoriter: mau menang sendiri, lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan, memaksakan
pendapat,pesertarapatharusmenyetujuinya
2) Laissez:memimpinrapatapaadanyatanpapengendalian,keputusandiserahkankepadapeserta
3) Demokratis:menjaminadanyalalulintaskomunikasisecaraduaarah,pesertadiberikesempatandalam
mengemukakanusul,pendapatdansaran.
e. Tipetipepesertarapat
1) Tipepemersatu
Adalah peserta rapat yang senantiasa mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan
bentrokanyangmengarahpadaperpecahan.
2) Tipepenyerang
Adalahpesertarapatyanggemarmenyerang.Menyerangbagitipeinimerupakankegemaran.
3) Tipeinisiatif
Peserta rapat yang senantiasa mengambil prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saatsaat rapat
berlangsungkuranglancar
4) Tipeperantara
Adalah peserta rapat yang selalu mengusahakan untuk memperjelas pendapatpendapat peserta
lainnyayangkurangjelas.
5) Tipepemberiinformasi
Adalah peserta rapat yang kaya pengetahuannya akan informasiinformasi, sehingga ia dapat
menyumbangkandatadatayangsangatbergunauntukmemecahkanmasalah.
6) Tipependengar
Adalahpesertarapatyangkurangaktif.Hanyabisamenjadipendengar.
7) Tipepemberisemangat
Pesertarapatyangsukamemberidorongasemangatdidalammenyelesaikantugasyangdirapatkan.
f. Fungsipesertarapat
1) Sebagaipenyumbangpendapat
2) Penyumbangdata
3) Perumuskesimpulan
4) Penerimahasilkeputusan
5) Pembantupimpinan
g. Pengendalianrapat
1) Pengendalianbebasterbatas
2) Pengendaliansecaraketat
3) Pengendalianrapatdengankombinasi
h. Teknikbertanyadalamrapat
Teknikbertanyayangmengandungnilaiseniantaralain:
1) Harusadapersiapanyangmantap
2) Harusadapenyusunanmateriyangakanditanyakan
3) Gayapadawaktubertanyaharusmenarikdantidakmonoton
4) Meyakinkandidalambertanya
5) Harusdapatmenggunakanrumusanpolamengingat
Teknikbertanyaada4macam:
1) Pertanyaanlangsung
2) Pertanyaanumum
3) Pertanyaanmengembalikan
4) Pertanyaanyangdioperkan
i. Pelaksanaanrapat
1) Pembukaanrapat
MC,membukarapatbiasanyadenganmembacakan:
a) Acararapat
b) Tatatertibrapat
c) Motivasi
d) Pengenalanmasalahyangakandibahas
e) Tujuandiadakanrapat
f) Tanggapantanggapanatausaran
11

g) Lainlain
2) Pembagiantugas
a) Penunjukananggotakelompokyangakandibahas
b) Penunjukankelompokpengendali(steeringcommittee)
c) Penunjukantimperumus(kelompok)
3) Rapatkelompok
Kegiatandidalamrapatkelompokmeliputi:
a) Penganalisisanmasalaholehketuakelompok
b) Alternatifpemecahanmasalah
c) Pembahasankonsep
d) Pemilihanideterbaik
e) Perumusanolehtimperumus

j.

4) Rapatpleno
Kegiatandalamrapatpleno:
a) Penyajianhasilkarya(perumusan)masingmasingkelompokyangditanggapiolehkelompoklainnya
b) Kelompokyangmenyajikanakanmenanggapiataumempertahankan
c) Bilamanaperludiadakanperubahanperubahan
5) Perumusan
Setelahplenoselesai,kelompokperumusmerumuskanhasilrapatmenjadi:
a) Perumusansistematisdanlogis
b) Perumusankalimatkalimatdenganbahasayangbaikdanbenar
c) Perumusanredaksional,yaitutatatulisdanpenyajianyangbetul
6) Penyelesaian
Setelahhasilrapatdiolah,selanjutnyadiserahkankepadasekretarisuntukdiproses.Penyelesaiantahap
akhir,meliputi:
a) Pengetikannaskah
b) Reproduksinaskah
c) Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada orangorang yang berhak atau yang dianggap
perlumembacanaskahrapattersebut.
Penyelenggaraanrapat
Masalahyangharusdiperhatikandalamrapat:
1) Undanganrapat
Isiundangan:
a) Hari,tanggaldanjam
b) Tempatrapat
c) Bahan(materi)yangakandibahasdalamrapat
d) Bilaperlu,dicantumkanbahanbahanreferensiyangharusdibaca
2) Persiapanruanganrapat
Jenisjenistataruangrapat:
Otoriter:
Tataruangberbentuksetengahlingkaran,hurufU,hurufV,setengahlingkaranbersafdanbentukbersaf
Demokratis:
Bentuklingkaran(mejabundar),segiempatmemanjang

3) Alatalattulis
a) Map dengan perlengkapannya, yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, foto kopi suratsurat
keputusan,bukureferensidansebagainya
b) Pensil,ballpoint,penghapusdansebagainya
c) Laptop,karbon,kertasstensil,HVS,tintastensil,dansebagainya.
4) Akomodasi
5) Kesehatan
6) Minumandanmakanankecil
Pelayanandanpenyajiansebaiknya:
12

a) Tidakmengganggujalannyarapat
b) Memperhatikanmenu,kesehatandankebersihan
D. MenerapkanKetrampilanBerkomunikasiSecaraTertulis
1. Surat
Adalah media komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi melalui surat,
mempunyai sasaran tunggal, dengan tujuan mempengaruhi sikap komunikasi terhadap pesanpesan yang
disampaikanolehkomunikator.
Pedomandalammelakukansuratmenyurat:
a. Harusmenggunakankaidahbahasaresmi
b. Harusmelaksanakanpenetapanbentuksuratyangresmi
c. Harusberdasarkanteknikdidalampengetikannya
d. Harusmemilihalattulismenulisyangbaik
Bahasasuratmemegangperananmenentukandalamkomunikasi
Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan pokokpokok pikiran yang
tertuangdalamisisuratagarsipenerimasuratmemperolehtanggapanyangpositif.
Caramenulissuratyangbaik:
a. Keinginanpembacadiutamakan
b. Kalimatnyasederhana
c. Nadabahasanyatepat
d. Harusmerumuskanisisurat
e. Harusmengutarakanisipokoksuratdenganjelas
f. Dapatmengaturalinea
g. Sedapatmungkinmenghindarikesalahan
Halhalyangperludiperhatikandalammembuatsurat:
a. Penetapantujuan
b. Sesuaikandenganpandangansipenerimasurat
c. Penyusunanisisurat
1) Tetapkandulumaksudnya
2) Tetapkanurutanurutandarihalhalyangdimaksuddidalamsurat
3) Selesaikan satu persatu kasuskasusnya secara teratur dan masuk akal (logis) dengan katakata yang
mudahdimengerti
4) Hindarilahpenggunaansingkatansingkatanyangtidaklazimdigunakan
5) Perhatikanbentuksurat
6) Perhatikanpenggunaantandabacapadabagianbagiansuratdankalimat
2. Telegram
Telegramberasaldaribahasayunani,teleartinyajauhdangramaartinyatulisan.Jaditelegramadalahtulisan
yangdisampaikankepadaseseoranguntukmemberikanpesan/messagedarijarakjauh.
3. Buku
Adalah lembaranlembaran kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik, tabel, dan sejenisnya
yangdijiliduntukdibaca.
Ciriciribuku:
a. Penerbitnya:badanusahaataulembagaresmi
b. Jangkaterbitnya:tidakmenentu
c. Bentuknya:lembaranyangterjilid
d. Sifatisinya:tulisan,gambar,grafikdansejenisnya
e. Sasarannya:masyarakatumum
4. Laporan
Adalahsuatuketerangantertulisyangdisampaikanolehseseorangkepadaatasannyaatausebuahpanitia/tim
kepada yang membentuknya, yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaannya. Pengertian laporan
menurutahli:
a. Prof.Dr.PrayudiAtmosudirjo,adalahsetiaptulisanyangberisihasilpengolahandatadaninformasi
b. J. C Denyer, report is means of communication in which the writers sets down some conclution or
recommendation from facts or circumstances which have investigated (laporan adalah suatu alat
komunikasitempatpenulismembuatbeberapakesimpulanataukeadaanyangtelahdiselidiki).

13

Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
seseorangatausekelompokoranguntukmelaporkankepadaatasannya.

a. Fungsilaporan
Fungsilaporan:
1) Alatuntukmenyampaikaninformasi
2) Pertanggungjawabandariatasankepadabawahan
3) Bahanpengambilankeputusan
4) Alatuntukmembinakerjasama
5) Alatuntukmemperluasideuntuktukarmenukarpengalaman
Syaratsyaratlaporanyangbaik:
1) Objektif(memakaikriteriaumum)
2) Jelasdancermat(bahasajelassehinggasemuaorangmenafsirkansama)
3) Langsungmengenasasaran
4) Keteranganyangdimuatharuslengkap
5) Harustegasdankonsisten
6) Tepatwaktudalampendistribusiandanpenerimaan
7) Mudahdiikuti(sistematis)
b. Jenislaporan
1) Ditinjaudarisegiisidanmaksudnya
a) Laporaninformatif,yaitulaporansebagaimanaadanyaatausesuaidengankenyataan
b) Laporanrekomendasi,yaitulaporanyangberisipenilaiansekilastanpaanalisismendalam
c) Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya
matangdanmendalam
d) Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat
dikerjakandenganberpedomanpadaduahal:
(1) Kalauproyeknyasudahberakhirataurampung
(2) Jikapekerjaanbertahap(laporankemajuan/progressreport)
e) Laporan kelayakan, yaitu laporan untuk menentukan mana yang terbaik, setelah menganalisis
sesuatu atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau
tidak
2) Ditinjaudarisegibentuknya
a) Laporanberbentukmemo,yaitulaporanyangdigunakanuntukkeperluaninternorganisasi/kantor
danhanyamemuatpokokpokoknya(isilaporanpendek)
b) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat berbentuk surat biasa, isinya kirakira satu
sampaitiga,palingbanyaklimahalaman
c) Laporanberbentuknaskah
3) Ditinjaudarisifatnya
a) Laporanbiasa
b) Laporanpenting(rahasia)
4) Ditinjaudarisegipenyampaiannya
a) Laporanlisan
b) Laporantulisan
c) Laporanvisual
5) Darisegiwaktudanperiodisasi
a) Laporanrutin(harian),tahunan
b) Laporanberkala,mingguan,bulanan
c. Pengumpulandata
1) Observasi
2) Angket
3) Wawancara
4) Lokasi
Tatacarapenulisanlaporan:
a) Menentukanperihalatausubjek
14

b) Mengumpulkandatadanfakta
c) Mengurutkan/mengklasifikasikandata
d) Mengevaluasidanmengolahdata
e) Membuatkerangkalaporan
d. Penyusunangarisbesarlaporan
Kerangka(layout)laporandapatdiikhtisarkansebagaiberikut:
1) Deskripsikeadaanaktual
a) Tujuan
b) Latarbelakang
c) Landasanyangyuridis
d) Datastatistik
2) Analisisobjekyangdilaporkan,meliputi:
a. Pendekatan
b. Asasasas
c. Teknikdanmodelmatematik
d. Inventarisasi,klasifikasi,tabulasidanevaluasidata
e. Penemuansebabsebab
f. Mencarijalankeluar

3) Saran
Halhalyangharusdiperhatikandalampembuatansaran:
a) Penentuanpemecahanmasalah
b) Pengarahanimplementasi(penerapanaplikasi)
c) Kesimpulan
d) penutup
4) ringkasan
e. penyusunankonsep
f. pengetikanlaporan
g. penjilidanlaporan
halhalyangharusdiperhatikanagarpenjilidanlaporanbaik:
1) jeniskover/sampullaporanyangakandigunakan
2) manilakarton
3) banyaknyalembaranlaporanyangakandijilid
4) jeniskertasyangakandigunakansebagaipembatasantarbab
5) jenispenjilidandisesuaikandengantebaltipisnyalaporan
5. NegosiasidanPembuatanKontrak
Negosiasi adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu transaksi untuk
mencapaisuatukesepakatanyangdisetujuibersama.
Carabernegosiasi:
a. Sebelumbernegosiasikeduapihakmelakukankontakbaiklangsungmaupuntidak
b. Keduabelahpihakmengetahuipastiapayangdinegosiasikan
c. Keduapihakharusdapatberdiplomasi
d. Negosiasidilakukanatasdasarkepercayaan
e. Hasildarikesepakatanditulissecararinci
f. Setelahadakesepakatandibuatsuratperjanjianuntukmelakukantransaksipembuatkontrak/perjanjian
Contohsuratperjanjian:
a. Suratperjanjiankerja
b. Suratperjanjiansewamenyewa
c. Suratperjanjianpinjamuang
d. Suratperjanjianjualbeli
e. Suratperjanjianborongan
a. Artisuratperjanjian
Adalahsuratyangberisikanpernyataanseseorangataulebihyangsalingmengikatdirinyadenganoranglain
untukmelakukansuatuperbuatanhukum.

15

b. Syaratsyaratperjanjian
1) Adanyakesepakatandariparapihak
2) Kecakapan/kemampuanmengadakanperjanjian
3) Adanyaobjektertentu
4) Suatusebabyanghalal
c. Macammacamsuratperjanjian
Perjanjiandapatdibedakanmenjadiduamacam:perjanjianduapihak(timbalbalik)danperjanjiansepihak.
Dikatakan dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak yang
mengadakannya. Contoh: perjanjian jual beli, sewa menyewa dan tukar menukar. Dikatakan perjanjian
sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan
kepadaBsebuahrumah)makaBdalamhaliniterjadiperikatan(hubunganhukum)antaraAdanB.
d. Tatacarapenulisansuratperjanjian
1) Judulperjanjian
2) Namanamapihakyangmengadakanperjanjian
3) Pernyataankesepakatan
4) Isiperjanjian
5) Saatdanjangkawaktuberlakunya
6) Domisili/tempat
7) Penyelesaianperselisihan
8) Klausapenutup
e. Bagiansurat
1) Awal(permulaanperjanjian)
2) Isiperjanjian
3) Akhirperjanjian
f. Suratperjanjiansewamenyewa
1) Pengertian
Adalahsuatusuratyangberisikanperjanjianpihakyangsatu(yangmenyewakan)mengikatkandirinya
untukmemberikankepadapihakyanglainnnya(penyewa)memanfaatkan/menggunakanbarangselama
waktutertentudandenganpembayaranhargaatauuangsewaolehpenyewa.
2) Isidansusunansuratperjanjiansewamenyewa
a) Objekataubarangyangdisewakan
b) Tujuanpenggunaanobjekyangdisewakan
c) Hargasewayangdisetujui
d) Kewajibanmemeliharaobjekyangdipersewakan
e) Laranganmengadakanperubahanataspemindahanhakkepadapihakketiga
f) Pengembalianobjekyangdisewakan
3) Menyusundanmenggunakansuratperjanjiansewamenyewasesuaidenganfungsinya
Halhalyangperludiperhatikanolehpenyewadanyangmenyewakan:
a) Penyewamengadakanpenelitianobjekyangakandisewa
b) Yangmenyewakanharusmenelititujuanpenggunaanobjekyangdisewakan
c) Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan syaratsyarat yang dikehendaki kedua belah
pihak
d) Dalam mengemukakan hak dan kewajiban, masingmasing pihak tidak boleh saling memaksakan
kehendak
e) Keduabelahpihakmengadakankesepakatanyangsalingmenguntungkan
f) Memilihataumenentukansaksisaksiataunotarisyangdisetujuibersama
6. PerjanjianPemasaran
Adalah kesepakatan bersama antara orangorang pemasaran untuk saling menghormati wilayah pemasaran
masingmasingdanhanyamemasarkanproduksesuaidenganwilayahyangtelahditentukan.
Perjanjianpemasarandibuatuntuk:
a. Memasarkanprodukyangsama,wilayahtempatpemasaranyangbeda
b. Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan yang sama), wilayah pemasaran sama dengan
salesmanatausalesgirlperusahaan
Isisuratperjanjiansecaraumummeliputi:
a. Judulperjanjian
16

b. Namanamapihakyangmengadakanperjanjian
c. Pernyataankesepakatan
d. Isiperjanjian
e. Saatdanjangkawaktuberlalu
f. Tempatkedudukanmenuruthukum
g. Penyelesaianperselisihan
h. Bagianpenutup
7. Tulisandidrafdandisampaikanuntukmendapatkanpersetujuan,sesuaidenganbataswaktu
MenurutKBBI,drafadalahrancanganataukonsep(suratdansebagainya);buram.
Agar tulisan di draf mendapat persetujua dari atasan, maka harus diperhatikan bagaimana menulis draf. Tata
caramenulisdraf:
a. Menuliskantema,judulpermasalahan(bagianpendahuluan)
b. Latarbelakangpermasalahan
c. Tujuanpermasalahan
d. Rencanakerjayangterdiriatasjeniskegiatankerjadancarapelaksanaankerja
e. Tempatpelaksanaankerja
E. BerkomunikasidenganPenyelia(PengawasatauPimpinandanMacamMacamRekanKerja)
1. Artipentingetikadalamberkomunikasi
Etika memuat aturanaturan, sopan santun, nilainilai dan normanorma, serta ukuranukuran mengenai
perilaku manusia. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Komunikasi dikatakan
berhasil apabila tujuan komunikasi yang diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari
komunikan.
Syaratmutlakdalamhubungankantorharusmempunyai;
a. Kesusilaanataubudipekertiyangbaik
b. Kesopanandalamsegalasegikehidupandantindakannya
2. Komunikasiantarpersonalkantor
Seorang manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal,
vertikal, maupun diagonal. Pengurusan informasi, yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan
dengan baik apabila dalam kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif
menciptakaniklimkerjakantoryangsehatdanterbuka
3. Artipentingkomunikasikantor
Artipentingkomunikasikantordapatdilihatdalamhalhalberikut:
a. Menimbulkanrasakesetiakawanandanloyalitasantara:
1) Bawahandenganatasan
2) Bawahandenganbawahan
3) Atasandenganatasan
4) Pegawaidengankantoratauinstansiyangbersangkutan
b. Meningkatkankegairahanbekerjaparapegawai
c. Meningkatkanmoraldandisiplinyangtinggiparapegawai
d. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan terjadi
pengendalianoperasionalyangefisien
e. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh
pimpinan
f. Semuainformasi,keterangan,danberitayangdibutuhkanparapegawaidapatdengancepatdiperoleh
g. Meningkatkanrasatanggungjawabterhadapsemuapegawai
h. Menimbulkansikapsalingmenghargaidalammelaksanakantugasnyamasingmasing
i. Meningkatkankerjasama(teamwork)diantaraparapegawai
j. Suatucarauntukmemperolehketeranganyangdiperlukan
k. Untukmenjelaskanpersepsipersepsiataupenglihatanpenglihatandanhalhalyangdiharapkan
l. Mendorongmanusiakearahberpikirkreatif
m. Carauntukmemenuhikeingintahuanmanusia
n. Merupakanpekerjaankantorbaikformalmaupuninformal
o. Alatutamabagianggotaorganisasi
p. Pentingbagipengambilankeputusan
4. Pelaksanaankomunikasikantor
17

a. Komunikasivertikal/tegaklurusadalahprosespenyampaianberitaberlangsungdaripihakpimpinankepada
bawahannya,begitupulasebaliknya
b. Komunikasihorisontal/mendataradalahjalinanhubunganantarkaryawanyangmasingmasingsamatingkat
kedudukannyadidalamsatukesatuanorganisasi.
c. Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak
mempunyaiwewenanglangsungterhadappihaklainnya.
Komunikasi yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi yang
bersangkutan,terutamapada:
a. Kecepatankerja
b. Kecermatankerja
c. Semangatkerjasama
d. Kemampuanbertukarpikiran/pekerjaan
e. Kemungkinantumbuhnyapemimpin
F. IdentifikasiProsedurdanFormatRelevandalamKomunikasoiBisnis
MenurutKBBI,identifikasiadalahtandakenaldiri;penentu/penetapanidentitasseseorang;benda;dansebagainya
Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas; metode langkah demi langkah secara pasti
dalammemecahkansuatuproblem.Jadiidentifikasiprosedurialahmenetapkanlangkahdemilangkahsecarapasti
dalamdalammemecahkansuatuproblemsertamencaribentukdanukuranyangsesuaidengankeadaan.
Agar dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam komunikasi bisnis, langkah
langkahkerjayangharusdiperhatikanantaralain;
1. Pemahamanpengertian
2. Memahamiprosesmenyusunperencanaanpesanpesanbisnis
Penyusunanpesanpesanbisnisdapatdibagimenjaditigatahap:
a. Perencanaan
b. Komposisi
c. revisi
3. Menentukantujuan
Secaraumumadatigatujuankomunikasibisnis:
a. Memberiinformasi
b. Persuasi(persuating)
c. Kolaborasi(collaborating)dengankomunikan
4. Menganalisiskomunikan
Komunikanharusdianalisis;siapamereka,bagaimanamerekadanapayanginginmerekaketahui?
a. Caramengembangkankeadaankomunikan,yaitu:
1) Berapajumlahdanbagaimanakomunikan?
2) Siapakomunikan?
3) Bagaimanareaksikomunikan?
4) Bagaimanatingkatpemahamankomunikan?
5) Bagaimanahubungankomunikatordengankomunikan?
b. Caramemuaskankebutuhanakaninformasikomunikanyaitu:
1) Carilahapayangdiinginkankomunikan
2) Persiapkandiriterhadapkemungkinanadanyapertanyaanyangtakterdugaatautakterungkap
3) Sampaikansemuainformasiyangdiperlukan
4) Yakinkanbahwainformasinyaakurat
5) Tentukanideideyangpalingmenarikbagikomunikan
5. Menentukanidepokok
Topikmerupakansubjek(pokok)pesanyangluas,sedangkanidepokokadalahpernyataantentangsuatutopik
(bagiandaritopik)yangmenjelaskanisidantujuandaritopiktersebutsehinggadapatditerimaolehkomunikan.
6. Menentukanataumemilihsalurandanmediakomunikasi
Pemilihanmediakomunikasiharusrelevandenganpesanyangakandisampaikan.Apakahmenggunakansurat,
laporan,mediapidatoataupresentasi.

18

MODUL3
MEMILIHMEDIAKOMUNIKASI
A. PengertianMediaKomunikasidanFungsinya
Mediakomunikasiadalahmediayangdipakaidalamproseskomunikasiuntukmencapaisuatutujuan.
Fungsimediakomunikasi:
1. Mempermudahpenyampaianpesan/berita/warta/informasi
2. Sebagaialatuntukmembangkitkanmotivasi
3. Mengefektifkanprosespenyampaianpesan/berita/warta/informasi
4. Sebagaialatuntukmembangkitkandayatarikpesan/berita/warta/informasi
5. Mempermudahpenyampaianinformasi/berita/pesandarikomunikator
6. Mempersingkatwaktudalampenyampaianpesan/berita/warta/informasi
7. Mengkongkretkanisiberitayabngsifatnyaabstrak
8. Memperjelasisiinformasiyangdisampaikankomunikator
B. JenisJenisMediaKomunikasi
1. Berdasarkancarapenggunaanatausifatnya
a. Audial(pendengaran):radio,taperecorder,telepon,dll
b. Visual(penglihatan):surat,poster,OHP,dll
c. Audiovisual(pendengarandanpenglihatan):TV,Video,film,sinetron,dll
2. Berdasarkansasarannya
a. Nirmassa(sasarantunggal):telepon,surat,telegrapf,brosur,plakat,dll
b. Massa:radio,televisi,film,suratkabar,majalah,dll
3. Berdasarkanjenisjenismediakomunikasiyangdigunakanseharihari
a. Suratpribadi(visual)
b. Telepon(audial)
c. Pertemuan(audiovisual)
Mediakomunikasiaudiovisualdalamkomunikasikelompokyangbersifatlangsung.
d. Wawancara(audiovisual)
Berlangsungdengantatapmukaduaarah.Banyakdipakaidalamkomunikasivertikal.
e. Kunjungan
Adalah jenis media komunikasi audiovisual dalam kelompok yang bersifat informal dan dilakukan oleh
organisasi.

f. Multimedia
Telekonferensi adalah konferensi yang diselenggarakan secara berjauhan dengan menggunakan alat
multimedia.
C. KeuntungandanKelemahanPenggunaanMediaKomunikasi
1. Mediaaudio(pendengaran)
a. Keuntungan:
Alatnyasangatsederhana
Mudahdibuatdandipergunakan
Harganyarelatifmurah
Dapatmembangkitkanfantasipendengarnya
b. Kelemahan:
Sulitdikontrol
Kualitassuaracenderungmenurun
Apabilaadakesalahan,harusmembuatnaskahyangbaru
Tidakdapatdiperkenalkanhalhalyangvisual
2. Mediavisual
a. Keuntungan:
Menghemattenaga
Menghematwaktu
Pembuatandanpenggunaanyalebihmudah
Biayapembuatannyarelatifmurah
Informasiyangdisampaikanlebihjelas
19

b. Kelemahan:
Biasanyamenimbulkanrasabosan
Menimbulkangangguangangguanyangtidakdiinginkan
Perluwaktuyangcukuplamagunamenafsirkanpengertiannya
3. Mediaaudiovisual
a. Keuntungan:
Tidakmembosankan
Informasilebihjelasdancepatdimengerti
Informasidapatditerimasesuaidengankenyataan
Hasilnyadapatdimengertiyangsebenarnya
b. Kelemahan:
Kejelasansuaranyakadangkadangkurang
Memakantempatyangluas
Biayanyarelatifmahal
Perluwaktudidalampersiapan

20

MODUL4
MELAKUKANKOMUNIKASIMELALUITELEPON
A. EtikaBertelepon
Yangharusdiperhatikansecaraumum:
1. Mengangkatdengansegerabilateleponberdering
2. Memperkenalkanterlebihdahulubilamenerimaataumenghubungiseseorangmelaluitelepon
3. Menggunakanbahasayangformal,baik,sopandantepat
4. MenyapapenelepondengansebutanIbuatauBapak
5. Berbicaradenganjelas,ramahdanmenyenangkan
6. Bertanyadenganbijaksana
7. Mencatatpesanataupembicaraan
8. Mengucapkanterimakasihdansalampadabagianakhirpembicaraan
9. Meletakangagangtelepondenganpelan
Yangharusdiperhatikansecarakhusus:
1. Menggunakanbahasaresmi,terutamakepadayangbelumakrabataubelummengetahuiidentitasorangyang
berbicaraditelepon
2. Tidakberbicaradenganoranglainketikasedangberbicaraditelepon
3. Tidakberbicarasambilmakan
4. Berbicaratidakterlalubanyakbasabasi
5. Tidakberbicaradengannadakasar
6. Janganlahberbicaradengannadamemerintah
7. Janganbiarkanpeneleponmenungguterlalulama
8. Tidakmentransferberkalikali,apalagiditransferkealamatyangkeliru
9. Nadadanintonasitidakterkesanmalasatautidakramah
10. Sampaikanlahpesankepadaorangyangditujupenelepon
B. CaraMenanganiTelepon
1. Responuntukpanggilanteleponataumenerimatelepon(incomingcalls)
a. Halumumdalammenerimatelepon
1) Angkatsesegeramungkin
2) Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda penanganannya dengan
teleponyangberasaldarisalurantaklangsung
3) Gunakanbahasaresmi
4) Apabilaorangyangdikehendakisipeneleponberadaditempat,secepatnyadihubungkankepadayang
dituju
5) Apabilateleponsalahsambung,jelaskandenganramah
6) Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan. Tanyakan dulu
identitaspenelepon
7) Bersikapsopan,ramah,hangatdanakrab
b. Halkhususdalammenerimatelepon
1) Angkatgagangtelepondengantangankiri
2) Menyampaikansalam
3) Menyebutkanidentitasdiri,kantoratauperusahaan
4) Mencatathalhalyangpentingdalamlembarpesantelepon
5) Bilapeneleponkurangjelas,janganmenyebutkatakatayangkurangsopan
6) Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan
identitasnya
7) Usahakanlahmenerimatelepondengansemangat
8) Jikapenelepontidakramah,tanganilahdengancaraprofesional
9) Mendengarkandenganseksamaapayangdiinginkanpenelepon
10) Menjawabsetiappertanyaandenganjelas
11) Menyebutnamapenelepondengantepat
c. Sikapdanpelayanankhususdalammenerimatelepon(7C)
1) Caring
Memerhatikan,mendengarkan,danmencatatmasalahkonsumenataupenelepon
2) Commited
21

Merasa terikatdengan organisasi,tidak melemparkanpermasalahan kepada orang laindengan alasan

bukantugasatauurusanataumasalahpribadi
3) Confident
Penuhkeyakinandalammengatasimasalah.Penerimatelepontidakbolehmerendahkandirisendiri
4) Considerate
Bersahabat,menolong,danmengertiemosipenelepon
5) Controlled
Tidakterbawaemosipadasaatpeneleponmengungkapkankekecewaan(marah).Tetapbersikapuntuk
selalumembantudalammengatasimasalahpenelepon.
6) Creative
Mampumenemukancaracarayangbaikdalammenerimatelepon
7) Contagious
Bersikapgembira,antusias,sejukdandamaikepadapenelepon.
Phonogenicadalahsuarayangbaikdalamberteleponataumenerimatelepon,yaitusuarayangmemberikan
kesansantun,bersahabatdanpenuhperhatian.

Kriteriaberbicaraditeleponyangmenyenangkan:
1) Berbicaradengankecepatanyangnormal
2) Berbicaraseakanakanberadadihadapanpenelepon
3) Berbicaradengannadayangtidaktinggidankeras
4) Berbicaradengannadayangsantun,ramahdanrasainginmembantupenelepon
d. Peralatandalammenerimatelepon
1) Pesawattelepon
2) Kalendermeja
3) Jamdindings
4) Alattulis,sepertipensildanballpoint
5) Lembarpesantelepon
6) Daftarnomorteleponekstensiinternal
7) Bukudaftarteleponmasuk
e. Mentransfersambungantelepon
1) Beritahupeneleponagarmenungguprosespenyambungan
2) Beritahuorangyangdimaksudbahwaadaorangyanginginbicaramelaluitelepon
3) Mintalahijinapakahtelepondapatditeruskansambilmemberitahukanmasalahyangakandibicarakan
4) Jikayangditujubersediamenerimatelepon,persilahkanpeneleponuntuksegerabicara
5) Jika saluran tersebut sedang dipakai, segera informasikan kepada penelepon. Tawarkan bantuan yang
dapatdiberikan
2. MelakukanPanggilanTeleponatauMenelepon
a. Persiapanmenelepon
1) Siapkannomorteleponyanghendakdituju
2) Siapkanperalatanmenulisberupakertasdanballpoint
3) Catatlahhalhalpokokyangakandisampaikan
b. Pelaksanaanmenelepon
1) Menekannomorteleponyangdituju
2) Bilaadakesalahanmenelepon,segeramintamaaf
3) Bilatersambung,segeramemberisalamdanmenyebutkanidentitasdiri
4) Mengemukakanmaksuddantujuanmenelepon
5) Mencatathalhalpenting
6) Mengakhiripembicaraandenganucapanterimakasih
7) Meletakkangagangtelepondenganpelan

c. Menghubungkanpeneleponuntukpimpinan
1) Carameneleponorangyangkedudukannyalebihtinggidaripimpinan
a) Putaratautekannomoryangdituju
b) Bilaterdengartelepontelahdiangkat,ucapkansalam
22

c)
d)
e)
f)

Pastikanbahwanomoryangditujutepat
Menyampaikanidentitasdiri
Kemukakanbahwapimpinaninginberbicaradenganorangyangdimaksud
Pastikanbahwaorangyangmenerimateleponbersediamenyambungkandenganorangyangdituju
pimpinan
g) Segerasambungkanpimpinandenganorangyangdimaksudpimpinan
2) Carameneleponorangyangkedudukannyalebihbawahatausamadenganpimpinan
a) Tekannomoryangdituju
b) Bilaterdengartelahdiangkat,ucapkansalam
c) Pastikannomoryangditujutepat
d) Menyampaikanidentitasdiri
e) Kemukakanbahwapimpinaninginbicaradenganorangyangdituju
f) Memastikanbahwaorangyangberbicaraadalahorangyangditujupimpinan
3. Beberapapedomanpentingdalammenanganitelepon
Caramengidentifikasipanggilanyangbernadamengancamataumencurigakan:
a. Peneleponmenggunakanbahasayangtidaksantun
b. Biasanyatidakmaumenyebutkanidentitasdiri
c. Berbicaradengannadatinggi,tidaksabar,cenderungkasar
d. Katakatayangdigunakantidakbersahabat
Caramengatasipeneleponyangbersikapmencurigakandengantandatandadiatas:
a. Bersikaptenang,sabar,hatihati,namunwaspada
b. Tanyakandengansopan
c. Jangandihubungkandenganpimpinanbilayangbersangkutantidakbersedia
d. Jikapeneleponsemakinemosi,andaharustetaptenang
e. Panggilanteleponinidicatatsecaratepatuntukdicarikansolusikepadaorangyangtepat

C. MencatatPesanTelepon
Halhalyangperludiperhatikanketikamencatatpesantelepon:
1) Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan
tandatanganpenerimatelepon
2) Memindahkansegerakelembarpesantelepon
3) Meletakanpesantelepondiatasmejaorangyangdituju
4) Meletakanlembarpesanteleponpadatempatnyakembali
Caramencatatisipesan,yaitu:
1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat,
sedangkankalimatpenjelastidakperludicatat.
2. Diulangikembaliisipea(konfirmasi),garisbesarnyasaja,supayaterhindardarikesalahan
3. Pesandapatdibuatberupabaganagarlebihpraktis
D. MenanganiMasalahHambatanBertelepon
Adaduafaktorpenghambatketikabertelepon:
1. Alat: suara berisik, timbul tenggelam, mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada sambung tidak terdengar,
atausambunganterputusputus
2. Penggunatelepon:orangyangditelponbersikapkurangbaik,
Agarpercakapandapatberjalanlancar,dapatdigunakanalfabetkomunikasi:
S=Sierra
J=Julie
A=Alfa
T=Tanggo
K=Kilo
B=Bravo
U=Uniform
L=Lima
C=Charlie
V=Victor
M=Mike
D=Delta
W=Whiskey
N=November
E=Echo
X=Xray
O=Oscar
F=Foxtrot
Y=Yankey
P=Papa
G=Golf
Z=Zulu
Q=Quebec
H=Hotel
R=Romeo
I=India

23

DAFTARPUSTAKA

Honiatri,Euis.2010.MengaplikasikanKetrampilanDasarKomunikasi.Bandung.CVArmico

24