PENERAPAN KNOWLEDGE

MANAGEMENT PADA PENGELOLAAN

ARSIP PADA KANTOR PERTANAHAN

OLEH :
SAEFUL ZAFAR – 29 Desember 2009
============================================================

A. PENDAHULUAN

Di tengah-tengah isu good governance, good corporate governance, maupun clean

governance, akuntabilitas (accountability), dan transparansi adalah salah satu
sasaran yang ingin dicapai. Akuntabilitas adalah kunci utama dari tata kelola
pemerintahan yang baik (good governance). Akuntabilitas tersebut tidak dapat
terwujud tanpa adanya transparansi dan penegakan hukum. Baik pemerintah, sektor
publik, swasta, maupun lembaga masayarakat harus bertanggung jawab kepada
publik (masyarakat umum) dan kepada para pemilik (stakeholders). Tanpa adanya
informasi, tidak akan ada pembuatan keputusan, dan akuntabilitas; sementara salah
satu sumber informasi yang paling vital adalah arsip, karena tidak semua informasi
dikategorikan arsip. Arsip di sini khususnya arsip dinamis (records); dengan
demikian tanpa adanya arsip (records), para pembuat keputusan tidak memiliki
memori corporate sebagai acuan, dan tidak ada akuntabilitas terhadap keputusan
yang diambil (World Bank, 2002a).
Ironisnya, kita yang konon dijajah Belanda selama 3,5 abad tidak mewarisi
semangat atau jiwa archivistic yang dimiliki bangsa Belanda. Kita tahu bahwa
Belanda terkenal dengan tertib kearsipannya, sehingga tak heran bila arsip zaman
penjajahan Belanda masih tertata rapi di ANRI dan dapat diakses sampai sekarang.
Tokoh-tokoh kearsipan dunia yang terkenalpun banyak yang berasal dari Belanda,
seperti Muller, Feith, dan Fruin yang terkenal dengan karyanya, Handleiding voor
het ordenen en bescchrijven van archieven van 1898 (Manual penataan dan
pendeskripsian arsip (1898)). Manual Trio Belanda inilah yang selanjutnya dijadikan
sebagai ''Kitab Suci'' atau jiwa ilmu kearsipan hingga saat ini.
Kantor Pertanahan sebagai instansi pemerintah yang mengelola berbagai arsip
yang sebagian besar merupakan arsip dinamis, yaitu arsip yang berasal dari
berkas-berkas pemohon sertipikat sehingga harus selalu dipelihara sebagai
dokumen pendukung apabila di kemudian hari muncul permasalahan pada
bidang tanah tersebut.
Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam Knowledge
Management (knowledge management) terutama bagi lembaga dalam bidang
pengelolaan informasi secara elektronis termasuk kantor pertanahan, seiring dengan
pesatnya kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan informasi penggunanya
kantor pertanahan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk
elektronik yang syarat dengan pengetahuan tak terstruktur.
Penulis ini mencoba mengangkat hal ini, karena sebagai karyawan di kantor
pertanahan Kota Pekalongan, penulis melihat bahwa tidak di sebagian besar instansi
kantor pertanahan yang ada penataan arsip selalu menjadi masalah yang klasik,
bahwa yang terbaru kita bisa lihat saat kantor pertanahan kabupaten cianjur terbakar,
ribuan arsip dan buku tanah ikut terbakar dan tidak ada back up atau arsip cadangan
dalam bentuk apapun, sehingga dikhawatirkan akan mengganggu pelayanan kepada
masyarakat

B. KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT

Konsep Knowledge Management berasal dan berkembang didunia bisnis,

diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian
perusahaan dalam rangka meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba.
Knowledge Management digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara
manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk memperbaiki proses kerja,
menanamkan budaya berbagai pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan
mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja

2
 Di dalam berbagai literatur, terutama pada awal berkembangnya pemanfaatan
internet pada tahun 1990an, yang menjadi pendorong utama berkembangnya
penerapan Knowledge Management.
Seperti telah disebutkan sebelumnya, hingga saat ini definisi Knowledge
Management masih beragam di antara para penulis. Perbedaan tersebut disebabkan
oleh sulitnya untuk membedakan secara tegas antara informasi dan pengetahuan.
Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai
penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa
informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang
dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta
yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan
yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan
berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi
cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan
dan diintegrasikan.
Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu
disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap
pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu
organisasi. Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi
meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan
menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan,
mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi
tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam Knowledge
Management sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk
menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan
Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya
dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika
pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan
terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan
jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut
tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum

3
didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke
dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat.

C. PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PENGELOLAAN

ARSIP PADA KANTOR PERTANAHAN

Pada prinsipnya manfaat dari konsep Knowledge Management adalah untuk

meningkatkan kinerja petugas arsip pada kantor pertanahan. Namun sudah menjadii
rahasia umum bahwa petugas arsip sebagai orang yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan arsip, tidak dibekali dengan pengetahuan yang cukup tentang tata cara
mengelola arsip yang benar.
Hal ini karena tidak adanya tenaga khusus yang berlatar belakang pendidikan
kearsipan di hampir kantor pertanahan, sehingga petugas yang ditunjuk hanya
mengelola arsip yang ada berdasarkan pengalaman dari petugas yang digantikannya
terdahulu.
Untuk itu sebelum melangkah kepada penggunaan tehnologi yang lebih baik,
hal pertama yang perlu diterapkan adalah dengan meningkatkan kemampuan petugas
arsip yang ada, dimana jika memungkinkan dapat dipertimbangkan dalam
perekrutan PNS baru di lingkungan Badan Pertanahan Nasional membuka formasi
untuk mereka yang berlatar belakang pendidikan kearsipan. Namun untuk waktu
dekat penyelenggaran diklat kearsipan sangat mendesak dan harus pula diperhatikan
bahwa mereka-mereka yang diikutkan dalam diklat kearsipan haruslah orang yang
benar-benar bertugas sebagai penanggung jawab arsip di kantor pertanahan.
Hal ini penting karena budaya di instansi ini bahwa setiap yang dikirim
diklat-diklat adalah pegawai yang tidak sesuai dengan tujuan diklat itu sendiri,
sehingga hasil yang diharapkan menjadi tidak maksimal.
Namun karena mendesaknya penerapan Knowledge Management dalam
mengelola arsipnya, maka dalam 2-3 tahun terakhir ini sudah mulai dirintis program
digitilasi data-data dan arsip-arsip pertanahan, khususnya untuk data-data buku tanah
dan surat ukur. Hal ini bukan perkara yang mudah karena selain banyaknya jumlah

4
data-data yang harus di entry, kendala biaya dan tehnologi menjadi yang utama,
disamping sumber daya manusia yang sudah disampaikan diatas.
Terlepas berbagai kekurangan dan kesulitan yang dihadapi namun jika
penerapan Knowledge Management dalam pengelolaan arsip itu dapat terlaksana
dengan baik, maka akan bisa merubah kantor pertanahan dari instansi yang
menyediakan informasi yang berbasis manual, menjadi instansi yang berbasis
kepada tehnologi informasi.
Dan dari basis data yang ada tersebut bisa digunakan untuk berbagai hal
seperti melakukan pelayanan pendaftaran sertipikat secara online, ataupun membuat
sistem informasi pertanahan nasional, sehingga semua bidang tanah di Indonesia
dapat diketahui dari manapun kita berada.

D. KEUNTUNGAN DARI KNOWLEDGE M A N A G E M E N T

Sebagian besar keuntunga n langsung yang diperoleh dari

penerapan Knowledge Management merupaka n keuntungan-keuntungan
operasional , sementara keuntungan strategis dan taktis seringkali bersifat
tidak langsung dan memerlukan jangka waktu yang lebih lama untuk
terealisasi. Namu n demikian keuntungan-keuntunga n strategis yang diperoleh
tersebut mampu mendorong perusahaan untuk melaksanaka n knowledge
managemen t secara aktif. Menurut Wiing (1999 ) mengemukakan beberapa
ilustratif dar i pengharapan keuntungan strategis , taktis, dan operasional .

Keuntungan Operasiona l
1. Para pegawai akan memiliki hubungan langsung dengan penyediaan
informasi secara tidak langsung akan memicu pegawai dalam
melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya karena sudah didukung
dengan tehnologi yang lebih tinggi, sehingga dapat membantu para
pegawai menerapkan pengetahuan yang dimiliki agar dapat
menyesuaikan diri dengan kondisi-kondisi praktis yang mereka hadapi .
2. Perubahan-perubahan tersebu t diperkirakan akan mengarahka n pada

5
 pengurangan biaya operasio nal yang lebih kecil karena berkurang nya
kesalahan, pelaksanaan proses kerja yang lebih cepat, kemampua n untuk
mengkompensasikan variasi -variasi tak terduga dalam tugas kerja dan
lain sebagainya .
3. Bidang-bidang operasional akan mengalami peningkatan kerja da n
penurunan kesalahan-kesalaha n operasional .
4. Perusahaan akan mencapa i pemanfaatan kembali pengetahua n secara
lebih besar.

Keuntungan strategis
1. Kantor Pertanahan akan dapat memberikan pelayanan informasi
kepada masyarakat dengan lebih cepat dan akurat dengan
penggunaan tehnologi yang lebih tinggi dibanding dengan
sebelumnya. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
- Memiliki tenaga yang kompeten sesuai dengan bidang tugas
yang diembannya dengan melakukan penerapan pengetahuan
secara lebih baik.
- Mengorganisasikan kerja untuk mendukung penerapan atas
pengetahuan terbaik, sehingg a diharapkan mampu melakuka n
melakukan fungsi pelayanan masyarakat yang baik.

2. Kantor Pertanahan akan mampu mengem bangkan kemampuannya

dalam melayani masyarakat, sehingga dapat memacu masyarakat
untuk mensertipikatkan tanahnya untuk lebih memberikan kepastian
hukum kepada bidang tanah yang dimilikinya . Dimana salah satu model
pelayanan yang telah dikembangkan adalah LARASITA (Layanan Rakyat
untuk Sertipikat Tanah) dimana petugas dari kantor pertanahan akan
mendatangi masyarakat secara periodik menggunakan mobil LARASITA
yang telah dilengkapi tehnologi online dengan server di kantor pertanahan

Keuntungan Takti s
1. Kantor pertanahan sebagai sebuah instansi akan mampu melaku kan

6
 pembelajaran individual dan organisasional yang lebih cepa t karena
memiliki pemahaman dan penggunan inovasi , pengetahun baru, dan
pengetahu an dari pihak lain serta dari sumber-sumber eksternal. Masing-
masing individu diharapkan dapat menguba h pengetahuan pribadi yang
implisi t menjadi pengetahuan bersama , sehingga dapat diharapkan
akan mengarah pada kemampuan untuk memperoleh pengetahuan-
pengeta huan yang lebih kompetitif .
2. Lebih sedikit kemungkinan berkurangnya pengetahuan para pegawai.
Hal ini dikarenakan pemahaman pengetahuan rutin dan operasional
secara efektif oleh pegawa i dapat diakses dan dipelajari dengan muda h
akan mengarahkan pada kemampu an yang lebih tinggi dalam mem bentuk
keahlian awal dan pemahaman yang lebih dalam .
3. Para pegawai berpengetahuan akan mempunyai kepemilikan dan akses atas
keahlian-keahlian yang releva n dalam bentuk pengetahuan operasional,
tulisan, dan skematis .
4. Para pegawai akan memperole h pemahaman yang lebih besar tentang
bagaimana tujuan-tujua n pribadi mereka dapat sejalan dengan tujuan-
tujuan kantor.

E. PENUTUP

Dalam lingkungan instansi pemerintahan penerapan Knowledge

Manajemen dalam pengelolaan arsip dilihat sebagai sarana penyediaan akses
komunikasi ilmiah dimana proses penyampaian informasi harus diberi nilai tambah
dengan mengorganisasikan pengetahuan yang diciptakan dan memberikan manfaat
yang lebih masyarakat pengguna antara lain :
1. penerapan Knowledge Manajemen diharapkan sebagai fasilitator utama dalam
berbagai pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara pengelolaan
arsip secara baik yang diperlukan untuk mengoperasikan Knowledge
Management.
2. penerapan Knowledge Manajemen berperan dalam mengambil manfaat dari
konsep Knowledge Management dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja

7
 instansi pemerintah secara menyeluruh. Knowledge Manajemen dapat dijadikan
sebagai pemicu agar petugas pengelola arsip pada instansi pemerintah lebih
inovatif dan kreatif dalam menyiasati masih banyak muatan pengetahuan
eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesungguhnya
dibutuhkan oleh para pengguna jasa informasi pertanahan.
3. penerapan Knowledge Manajemen juga berupaya agar instansi pemerintah
sebagai sebuah sistem dapat mengidentifikasi pengetahuan eksplisit dan
mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya dengan
mengembangkan pengetahuan tak terstruktur (tacit)
4. kepala atau pimpinan suatu instansi pemerintah harus segera mengambil prakarsa
untuk mengeksplorasi potensi informasi dan dokumen yang terdapat
dilingkungannya masing-masing dan mengembangkan system untuk
penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, infrastruktur
teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan untuk itu.

DAFTAR PUSTAKA

Stephen P. Robbin dan Timothy A Judge, 2008 Perilaku Organisasi 2 (edisi 12),
Salemba Empat, Jakarta

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan

Mengelola Informasi dan Dokumen, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta

James J. Stapleton , 2003 Executive’s Guide to Knowledge Management: Pucak

Keunggulan Kompetitif, Erlangga, Jakarta

Mulyadi & Setiawan, Johny. 1999. Sistem Perencanaan dan Pengendalian

Manajemen. Aditya Media. Yogyakarta.

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan