Sop Hima Tekpend PDF

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
HIMA TEKPEND
2010-2011
Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011
agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,

transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah
A. Pendahuluan
sebagai berikut :
HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga
kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa
Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya
amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi
pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah
1. Mempermudah pelaksanaan tugas

2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang
tindih pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen
kepengurusan HIMA TEKPEND.
D. Fungsi
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode

kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk
Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah Standar
1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan
Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP.
permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan
yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan
persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan
Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND).
strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan
hasil organisasi.
B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian
standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA
TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
First Line Level Management

First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan
dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen
dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas,
pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.
fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat
First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja
Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan
semua Kepala Bidang.
sebagai berikut:
Top Level Management
Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif,
A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus

1. Pengantar
dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta
organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil
evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu
kebijakan secara keseluruhan organisasi.
dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.
Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan
Bendahara Umum.
Middle Level Management
Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang
berada di antara top level management dan first line management.
Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta
keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker.
Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang
2. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut
a. Rapat Kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada
awal pembentukan
kepengurusan
dan
pertengahan
kepengurusan.
2) Agenda
a) Rapat Kerja I
periode

i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua
c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi
HIMA.
ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi.
iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP.
iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang.
v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
vi. Pembahasan anggaran keuangan.
b) Rapat Kerja II
i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode).
c. Rapat Pengurus Inti

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
bulan.
2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan
sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).
3) Agenda
ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.
a) Silaturahim pengurus inti.
iii. Analisis dan Pembahasan program.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
iv. Rekomitmen Pengurus.

v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).
b. Rapat Pimpinan
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
bulan
dilaksanakan.
c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
d. Rapat Bidang
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.
2) Agenda
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara

Umum.
a) Silaturahim anggota Bidang.

b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
3) Agenda
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
d) Strategi pencapaian program.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan

dilaksanakan

e. Rapat Koordinasi
1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan
2) Agenda
a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi

3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
semua Ketua Bidang.
a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011.
B. Mekanisme Kerja Organisasi
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang.

c)Persiapan kegiatan setiap Bidang.
1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur
d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode
e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-
2010-2011.
2011.
2. Hierarki Kepengurusan
f. Rapat Kepanitiaan
1) Dilaksanakan secara Insidental
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah

komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
2) Agenda
a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.
b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.
c) Pembahasan manajemen kegiatan.
d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang
bersangkutan.
g. Rapat Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda:

3. Mekanisme Laporan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA
TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya
e.
Surat
keputusan
penonaktifan
juga
bisa
dikeluarkan
tanpa
memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan

organisasi(situasional).
wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1

bulan setelah melaksanakan kegiatan.
b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan,
maka DPM berhak mengajukan surat teguran.
5. Mekanisme Resuffle Pengurus

Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :
- Memberhentikan diri
- Meninggal dunia
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi
- Tidak Aktif dalam kepengurusan.
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai
- Mencemarkan nama baik HIMA TEKPEND
dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan diberikan
- Kebijakan Organisasi
pertama teguran secara lisan.
Resuffle kepengurusan hanya
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan
kepengurusan.
peringatan kedua berupa surat teguran.
Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak,
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.
dan atas kebijakan pimpinan organisasi.
dilakukan maksimal 1 kali dalam
d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang

bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan.

BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011
A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan
menentukan :
1. Dasar penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
2. Kriteria keberhasilan kegiatan
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan
serta setelah kegiatan dilaksanakan.
3. Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan
khusus.
4. Peserta kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta,
dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).
5. Nara sumber acara
Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.
6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap

keberhasilan kegiatan.
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan
digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai
tujuan kegiatan.
8. Materi kegiatan
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian
dari isi kegiatan.
9. Waktu dan tempat
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,
berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
10. Biaya
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya
yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.
B. Pembentukan Panitia Kegiatan
Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain:
1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang
oleh Ketua HIMA.
2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil
musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag
oleh Ketua HIMA.

3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun

metode lainnya.
4) Tema kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
5) Tujuan Kegiatan
C. Persiapan Kegiatan
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :
1. Penyusunan proposal
a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan
kesekretariatan.
b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara
dilaksanakan.
Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa

juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan
khusus kegiatan.
6) Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.
c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat

persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA.
d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal
kegiatan sebagai berikut:
1) Latar Belakang
7) Peserta Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena
menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur,
maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.
8) Waktu dan tempat
Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan
Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat
kemahasiswaan yang diajukan.
yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada
2) Landasan Kegiatan
fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan
Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah,
agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi
keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi
bentrokan dengan kegiatan lain.
kegiatan yang kan diselenggarakan.

3) Nama Kegiatan
9) Materi Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan
diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi
diselenggarakan.
kegiatan.

10) Jadwal acara/kegiatan
Tingkat Fakultas
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan
: Pembantu Dekan I
b) Pembimbing
kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam
Tingkat Univesitas
: Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I
hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para
Tingkat Fakultas
: Kajur, Dosen Pembimbing
pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.

11) Anggaran Biaya
c) Penanggung jawab
: Ketua HIMA
d) Panitia Pelaksana
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian
Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris,
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,
bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. .
sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.
13) Penutup
Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah
14) Lampiran
diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.

Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai
berikut :
e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya

f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya
di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari.
a. Iuran Kemahasiswaan
2. Persiapan teknis
b. SPP/DPP
a. Rapat panitia
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak
b. Perencanaan waktu
mengikat
c. Pembagian tugas
12) Susunan Kepanitiaan
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
a) Pelindung
terlibat
Tingkat Universitas : Rektor

Tingkat Fakultas
: Dekan
a) Pembina
e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi.

Format Persiapan Kegiatan
NO KEGIATAN SARANA
PETUNJUK
TEKNIS
PJ
Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III

Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan
pada rapat panitia yang pertama.
Format Pasca Kegiatan

NO KEGIATAN
D. Pelaksanaan Kegiatan
1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah
WAKTU &
TEMPAT
SARANA
PETUNJUK
TEKNIS
KEGIATAN
PJ
Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun

laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
dipersiapkan
2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan
F. Laporan Kegiatan
mencatat hal-hal yang dianggap penting.
1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun
Format Pelaksanaan Kegiatan
laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari

N
KEGIATAN
O
WAKTU & SARA

TEMPAT
NA
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN

PRA
ACARA
PELAKSAAAN
PASCA
ACARA
P
J
(staf Sekretaris) dan Bendahara.

2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND
periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :
Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan,

oleh ketua pelaksana dan panitia.
1) Susunan Kepanitiaan
E. Evaluasi Kegiatan
3) Realisasi Anggaran Biaya
2) Susunan Acara
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
4) Proposal Kegiatan
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
5) Bukti transaksi pengeluaran
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan
6) Daftar hadir peserta dan panitia
dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis
di waktu mendatang.
7) Administrasi dan arsip surat menyurat

8) Pamplet dan hasil dokumentasi
b. Laporan file dokumen di komputer

3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada

Bendahara Umum
X. Fortopolio
Proposal
4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2
(dua) minggu setelah pelaksanaan.
Realisasi Anggaran Biaya

Makalah pemateri
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan
Nota
nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode
Arsip/berkas
2010-2011.
Surat
Printout publikasi dan dokumentasi
Format Laporan Kegiatan
Dan hal-hal penting

Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan)
Bidang ........ HIMA TEKPEND
Periode 2010-2011
I. Pendahuluan
: _____________________________
II. Nama Kegiatan
: _____________________________
III. Tujuan Kegiatan
: _____________________________
IV. Waktu dan Tempat
: _____________________________
V. Peserta Kegiatan
: _____________________________
VI. Nara Sumber Kegiatan
: _____________________________
VII. Gambaran Kegiatan
: _____________________________
XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan
: ____________________________
XII. Lembar Pengesahan
: ____________________________
(persiapan, pengorganisasian dan

pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________
IX. Rekomendasi Kegiatan
: _____________________________
10

G. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi
dengan Kestari dan Bendahara.
11

BAB III
a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di

HIMA Tekpend.

ADMINISTRASI
b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana

pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan
kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend.
A. Pendahuluan
c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris,

baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro.
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam
mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu
kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.
Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan
dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk
regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa
pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
administratif
d. Melaksanakan kegiatan administrasi
e. Pengadaan dan inventarisasi
f.
Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk

kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend
periode 2010-2011
3. Sekretaris Bidang
a. Menggantikan fungsi Kepala
Bidang apabila
Kepala
Bidang
berhalangan
b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.
c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan
B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris

Bidang dalam hal Kesekretariatan
1. Sekretaris Umum
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND
periode 2010-2011
2. Staf Kestari
wewenang kerjanya.
d. Bersama-sama
Ketua
Bidang
merumuskan
dan
mengeluarkan
kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.

e. Bersama-sama
Ketua
Bidang mempertanggungjawabkan semua
kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA

TEKPEND periode 2010-2011.
12

selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan
pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA
a) Sumber Daya Manusia

Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari
Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang.
TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.

2) Pencatatan/pendokumentasian surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat
b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas.
masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan :

a) Nomor urut
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal)
b) Tanggal masuk
c. Peralatan kantor/alat tulis
c) Nomor surat
d. Papan tulis/papan pengumuman
d) Asal surat (pengirim)
e. Meja/kursi/tikar/spanduk
e) Tujuan
f.
f) Perihal
Alat-alat kebersihan
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone.
g) Keterangan
D. Pengelolaan Surat
Format Buku Registrasi Surat Masuk
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat

disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung
jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.
No. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan

Masuk
dan
dan No.
Alamat
Surat
1. Surat masuk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu
disortir,
mana
yang
merupakan
surat
organisasi,
surat
pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi
3) Penyampaian Surat
13
Lampiran Ket

Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu

diparaf
dan
dibubuhi
tanggal
penerimaan.
Kemudian
2) Pencatatan Surat
disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat
4) Penindaklanjutan Surat
keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah
Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat
sebagai berikut :
balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada Staf
a) Nomor Urut
Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang
b) Tanggal keluar
bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat
c) Nomor surat
sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu Staf
d) Asal surat (pengirim)
Kestari untuk meminta nomor surat.
e) Tujuan
5) Penyimpanan Surat
f) Perihal
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh
g) Keterangan
Kesekretariatan.
Format Buku Registrasi Surat Keluar
2. Surat Keluar
1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat
No.
Tanggal
Tujuan
Keluar
balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas
Tanggal Perihal
Lampiran
dan No.
Surat
permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika

diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Staf Kestari
dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya
dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor
surat.
E. Penomoran Surat
SURAT UMUM
14
Ket

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G

A. Nomor Surat
C. Lingkup surat
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan

kepada Staf Kestari.
1.
IN
= Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND
2.
EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA

TEKPEND
B. Kode Berkas Surat

Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah:
D. Pihak yang mengeluarkan
1. SPM = Surat Permohonan
Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:
2. STG = Surat Tugas
A1 = Ketua HIMA
3. SBA = Surat Berita Acara
A2 = Sekretaris Umum
4. SPJ = Surat Perjanjian
A3 = Bendahara Umum
5. SRD = Surat Rekomendasi
B1 = Bidang Agama
6. SPR = Surat Perintah
B2 = Bidang PSDO
7. SPT = Surat Pengantar
B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat
8. SUD = Surat Undangan
B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi
9. SPB = Surat Pemberitahuan
B5 = Bidang Pengembangan Multimedia
10. SAD = Surat Pengambilan Dana
B6 = Bidang Hubungan Masyarakat
11. SUL = Surat Usulan

12. SPH = Surat Penghargaan
E. Kode lembaga
13. SKT = Surat Keterangan
Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND
14. SPN = Surat Pernyataan
F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
15. SKA = Surat Kuasa
G. Tahun pembuatan surat (4 digit)
16. SUS = Surat Ucapan Selamat

17. SBL = Surat Balasan
Contoh :
1.
Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend.
15

2.
Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus
B. Kode berkas surat (SKP)
HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010.
C. Pihak yang mengeluarkan
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010
D. Kode lembaga
Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA
E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
TekPend.
F. Tahun pembuatan surat
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M
Contoh :
untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena
SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011
Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah
Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008
BP3M).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009
SURAT KEPANITIAAN
Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G
SURAT KHUSUS
A. Nomor Surat
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap
Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan
surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-
tersebut.
2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut :
B. Kode Berkas Surat
1)
Memperhatikan
C. Lingkup Surat
2)
Menimbang
D. Pihak Yang Mengeluarkan
3)
Mengingat
4)
Memutuskan
E. Kode Lembaga
5)
Menetapkan
F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
Panitia kegiatan
G. Tahun Pembuatan Surat

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F
Contoh:
A. Nomor surat
16

Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam
Bandung, 1 Juli 2008

KETUA HIMA TEKPEND
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA

TekPend pada bulan September tahun 2008.
CAP
HIMAXXXXXXXXXX
Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008
NIM : ..
F. Wewenang Pembuatan Surat
1. Pihak yang membuat
b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat
Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar
umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu
undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau
dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Pada intinya, setiap surat
Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan
yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari.
dan Ketua HIMA.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki

kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
Ketua HIMA TEKPEND,

Ketua Bidang
xxxxxxxxxxxx
NIM.
xxx xxx xxx

NIM
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab
untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi
bantuan yang diperlukan.
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui

Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang
yaitu :
Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani

oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND

PERIODE 2010-2011.
17

c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain

ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA.
Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika

orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan
langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang
Ketua HIMA TEKPEND,

Sekretaris Umum,
CAP
HIMA
menggantikan.
Contoh:
xxxxxxxxxxxx
NIM.
xxx xxx xxx

NIM

a.n. Ketua HIMATEKPEND
Sekretaris Umum
Sekretaris Kegiatan
CAP
HIMA
d.
Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang,
xxx xxx xxx

NIM
surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, dan
xxx xxx xxx

NIM
Ketua HIMA TEKPEND.
Ketua Pelaksana

Sekretaris Kegiatan,
H. Administrasi Tiap Bidang

1. Pendahuluan
Cap
xxx xxx
Kegiatan
xxx
NIM
xxx xxx xxx

NIM
Mengetahui,
Ketua HIMA TEKPEND
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris

Bidang
untuk
menjamin
keselamatan bahan
pertanggungjawaban
organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi

serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010 2011.
CAP
2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.
HIMA
xxx xxx xxx

NIM
a. Berita Acara Rapat Bidang
18

1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang.

2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat
HIMA Tekpend.
3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang
3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA

TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke
pengurus
HIMA
TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out

dan file.
kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan

tiap Bidang.
c. Laporan Akhir Tiap Bidang

Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang.

1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara
tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya
Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi

dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Pendahuluan
disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang
TEKPEND PERIODE 2010 - 2011.
melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut :

a) Pendahuluan
dengan aktivitas Bidang.

2) Deskripsi Tugas
b) Laporan Perkembangan Bidang
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA
c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang
TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka
d) Laporan keuangan
mendukung keberlangsungan organisasi.
e) Evaluasi
3) Kondisi Objektif
f) Saran
Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang,
g) Lampiran:
biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil,
i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang
kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi
ii. Berita Acara rapat Bidang
yang diemban Bidang.

4) Program Kerja
19

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada
Berisi saran
saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan
mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan
selama periode kepengurusan.
organisasi.
5) Realisasi Program Kerja
dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya
8) Penutup
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima
kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian-
kasih.
bagian berikut :
Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu
a) Nama Kegiatan
sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 2011 dilaksanakan.
b) Tujuan Kegiatan
Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.
c) Waktu dan Tempat Kegiatan

d) Peserta Kegiatan
e) Narasumber kegiatan
f) Gambaran kegiatan
g) Alokasi dana
I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND

Pengantar
Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam
kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset
h) Hambatan-hambatan
atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.
i) Evaluasi dan rekomendasi
Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam
kondisi yang
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi

Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi
yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki
baik.
Oleh
karena
itu,
dalam
peminjaman
dan
penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.

Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota
Himpunan khususnya staff kesekretariatan.
kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang

garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
20

Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris

a. Peminjamanan
inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak
yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan

b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam
c. Inventaris
dikembalikan
paling
lambat
dua
hari
setelah
berlangsungnya acara
d. Peminjam harap mengkonfirmasikan
kepada pihak kesekretariatan
apabila inventaris sudah dikembalikan

Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan
a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang
sudah ditetapkan
b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan
c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap
harinya
Sanksi-sanksi:
a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam
wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut
b. Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang
bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris
21

BAB IV
g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau
pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.

RAPAT
3. Undangan Rapat
a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh
Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HIMA.
1. Pengantar
b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif
mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasilhasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut
lainnya.
c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas
juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 2010-
mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Ketua
2011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
Bidang.
d. Undangan
2. Pimpinan Rapat
Rapat
Bidang
dibuat
oleh
Kepala
Sekretaris
Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau
pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.
b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.
c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau
Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau
anggota Bidang yang diberikan wewenang.
e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum
anggota Bidangnya.
e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh
Ketua HIMA.
f.
Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan

diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat

dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti
lainnya.
atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HIMA.

f.
Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh

Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.
22

4. Berita Acara Rapat

a. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung
oleh Ketua HIMA.
b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.
c. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum.
d. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.
e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk
langsung oleh Ketua HIMA.
f.
Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.
g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.
5. Format Berita Acara Rapat

Berita Acara Rapat
(nama rapat......)
I. Waktu dan Tempat
: _____________________________
II. Tempat
: _____________________________
III. Pimpinan Rapat
: _____________________________
IV. Notulen
: _____________________________
V. Jumlah Peserta Rapat
: _____________________________
VI. Agenda Rapat
: _____________________________
VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : _____________________________

_____________________________
*Lampirkan Absensi Peserta Rapat
23

4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang
BAB V
diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau

KEUANGAN
donatur.
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.
A. Dana Taktis dan Sumber Dana
B. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana
Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan
untuk
pengeluaran
rutin,
pengeluaran
sehari-hari
serta
1.
keperluan
a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam
pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.
program kerja yang disahkan dalam raker.
Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut:
b. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp
1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.
500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,- maka
Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat
diajukan minimal 2 x 24 jam
bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh
Catatan :
Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus
Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus
mahasiswa masih aktif.
jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.
2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus
Contoh :
HIMA TEKPEND selama periode bejalan.

3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak
mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi
dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana
dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.
Syarat Pengajuan Permintaan Dana:
Berita duka, musibah, atau bencana alam.

2.
Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang

sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara
umum.
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan
SOP kepada bendahara umum.
24

b. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam
2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya
pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah

ditentukan.
belum diserahkan.
D. Laporan Keuangan
c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan
1.
pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu

rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu
Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai

format yang telah ditentukan (Lampiran A).
2.
Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang
rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh
disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan
anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya
lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan
a. Bukti-bukti pemasukan dana
ketua hima bersama bendahara umum).
b. Bukti-bukti pengeluaran dana
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka
3.
Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu
waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam
rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya
waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan
2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua
4.
Hima.
Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali

kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2
e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan

diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan
minggu setelah berakhirnya kegiatan.

5.
ditambahkan.
Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan

Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
E. Loss Sharing
C. Ketentuan Pencairan Dana
1.
1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik

itu proposal, surat menyurat.
Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan

lebih kecil daripada pengeluarannya
2.
Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
25

a.
Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan
b.
Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep

acara, yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan
terlaksana.
c.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket

atau kupon
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat
permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
yang masih tersisa (subsidi silang)

F. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan
e. MoU harus memiliki atribut sbb :

-
Diberi nomor urut
Tanggal penerimaan
Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.
penerima uang tercantum dengan jelas
Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
1. Umum
Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan
dilengkapi dengan materai Rp 3.000
dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai
Cap lunas atau cap perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.
Tanda tangan pihak yang berkepentingan
Nama jelas pihak yang berkepentingan
Bukti pembayaran
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang

a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh
yang
bernilai>
Rp
5.000.000
harus
HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada
menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi
perusahaan.
yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang
3. Bukti Pengeluaran
dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
26

a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan

keakuratan
suatu
pengeluaran
uang
sehingga
h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut
memudahkan
harus mengungkapkan :
-
Nama Wartel
Jumlah biaya telepon
Nomor telepon yang dituju
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat
Nama penelepon
permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
Siapa yang dituju
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
Untuk keperluan apa
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi,
faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
i.
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak

ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak,
f.
Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau

komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
j.
Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan
Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
bantuan orang lain).
Program kerja yang dilakukan
Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan
Tanggal perjalanan
pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non-
Tujuan perjalanan
operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki
Sarana serta biaya
keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya.
Contoh :
g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta
mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
-
Kepala (kop) surat
Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
27

n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan
Nama
Kegiatan
Tanggal
Tujuan
Rute
4000)
dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal
: Kiki Pratama
: Ngorbit Ormawa
: 25 Juni 2010
: kampus Daerah Cibiru
: Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-Cibiru (Rp
transaksi.
G. Penutup
Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini
akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum
Bandung, 25 Juni 2010
kemudian.
(TTD)
Kiki Pratama
NIM
k. Untuk pembuktian transaksi lainnya
transaksinya,
maka
harus
dibuat
yang tidak ada

memo
agar
bukti
dapat
dipertanggungjawabkan (lampiran B)
l.
Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai

bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota
kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima
uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan

tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat
mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam
tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.
28

(Lampiran A)
Contoh:
Catatan:
Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN

PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND
Hari/Tgl
Keterangan
Harga
Jumlah
Kas Hima
Senin,
25
Fotokopi
Rp
Agustus
handout
100,-
2010
Snack
Rp
pemateri
5.000,Rp
Plakat
15.000,-
Selasa,
26
Agustus
2010
100
5
5
Sewa Tempat
Fotokopi
laporan
kegiatan
Rp
100,-
Saldo akhir
20
Debet
Kredit
Saldo
Rp
Rp
250.000,-
250.000,Rp
Rp
10.000,-
240.000,-
Rp
Rp
25.000,-
215.000,-
Rp
Rp
75.000,-
140.000,-
Rp
Rp
75.000,-
65.000,-
Rp
Rp
2.000,-
63.000,Rp
63.000,-
29

(Lampiran B)
Contoh:
MEMO
Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah
Nama
: Contoh Nama Lengkap
NIM
: 123456
Jurusan
: Kurikulum dan Teknologi Pendidikan
Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan
saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember 2010.
Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
Bandung, 25 Desember 2010
Ttd
Contoh Nama Lengkap
30

BAB VI
Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana

informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-

SISTEM KOMUNIKASI
tiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban
untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang
dipimpinnya (tree branch).
Alurnya adalah:
A. Pengantar
Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah
bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian
informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya
dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan
menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:
Jaringan Komunikasi Statis
Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya
informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada
*Sekbid sifatnya opsional
target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all)
*Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan
Alurnya adalah:
C. Kode Pesan / Informasi

Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi
tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana
berikut:
* Target sesuai kode

Jaringan Komunikasi Dinamis
Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat /
izin oleh pimpinan:
31

Jaringan Komunikasi Statis
b. Undangan ( Wajib / Biasa)

c. Pemberitahuan
Kode
Lingkup Pihak Yang Menerima
JTS1
Pimpinan Eksekutif
JTS2
Pimpinan Eks + Kepala Bidang
JTS3
Pimpinan Eks+Kabid+Kabir
Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
JTS4
Seluruh Pengurus
sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian
sebagaimana mestinya.
Jaringan Komunikasi Dinamis

Kode
Batasan Pihak Yang Menerima
JTD1
Kabir&Kastaf
JTD2
Staf
Ditetapkan di Bandung, Desember 2010
D. Isi
Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan
Mengetahui,
Ketua HIMA TEKPEND
ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar

minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
1. Kode pesan / informasi.
2. Salam / kata sapaan lainnya.
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud)
Lutfi Maulidi
NIM.0809244
4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud)

5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan)
32

Sop Hima Tekpend PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Anda mungkin juga menyukai

Sop Hima Tekpend PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Hima Tekpend PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,

1. Mempermudah pelaksanaan tugas

perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode

Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan

Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP.

permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka

2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan

yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan

persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan

Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND).

Standar Operasional Prosedur

First Line Level Management

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen

pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.

First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro

sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja

Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,

organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan

semua Kepala Bidang.

A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus

dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan

Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta

organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil

evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu

kebijakan secara keseluruhan organisasi.

dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.

Standar Operasional Prosedur

i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua

c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi

c. Rapat Pengurus Inti

ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.

a) Silaturahim pengurus inti.

iii. Analisis dan Pembahasan program.

b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan

iv. Rekomitmen Pengurus.

2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara

a) Silaturahim anggota Bidang.

c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.

a) Silahturahim pimpinan eksekutif.

d) Strategi pencapaian program.

b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan

Standar Operasional Prosedur

a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi

a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011.

B. Mekanisme Kerja Organisasi

b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang.

d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.

e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-

Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah

Standar Operasional Prosedur

memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan

wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1

5. Mekanisme Resuffle Pengurus