Gambaran Umum Pembuatan e-Faktur

Pengusaha Kena Pajak

Direktorat Jenderal Pajak

Proses 9: DJP
Proses 1: PKP menutup kontrak/kesepakatan

Proses 4: DJP memberikan

penyerahan, membuat Faktur Pajak , dan melakukan

pencatatan baik secara manual/dengan sistem

pajak 2014

persetujuan/approval FP

melakukan pengelolaan
data e-faktur untuk
pelayanan dan pengawasan

Faktur
Pajak
elektronik
Proses 3: PKP melaporkan

Proses 5: PKP dapat create

PDF dan cetak e-Faktur

FP ke DJP via e-faktur + online

Proses 2: PKP memasukan

data faktur pajak secara
manual atau dengan impor
data ke aplikasi e-Faktur

Keterangan: Ilustrasi di atas adalah gambaran

umum pembuatan e-Faktur melalui aplikasi client

PKP

SPT PPN

.csv

Proses 6: PKP membuat

SPT PPN dalam aplikasi eFaktur

Proses 7: PKP

melaporkan SPT PPN

langsung ke KPP atau
via e-filling

Proses 8: KPP

membuat tanda
terima SPT Masa PPN

*) Apabila e-Faktur dicetak di atas

kertas yang disediakan secara khusus
oleh PKP, misalnya kertas yang telah
dicetak logo perusahaan, alamat,
atau informasi lainnya, maka eFaktur yang dicetak di atas kertas
tersebut tetap berfungsi sebagai
Faktur Pajak.

E-FAKTUR Client Application

Cetak FP

Faktur
Pajak

Send melalui email

Faktur
Pajak
Elektronik

INTERNET

E-FAKTUR CLIENT
PKP PENJUAL

PKP PEMBELI

Penerbitan
Faktur Pajak

INTERNET

Pelaporan SPT

Nomor
Seri
Faktur

INTERNET

Generate
Nomor Seri
Faktur

Upload FP
Send Approval Code

Send e-SPT
NTTE
Download NTTE

Permohonan
Nomor Seri
Faktur

INTERNET

Konfirmasi
Faktur Pajak

Generate
Approval Code

Generate NTTE

E-FAKTUR/E-NOFA DJP

System Requirement

Hardware

Processor Dual Core

3 GB RAM
50 GB HDD Space
VGA resolusi 1024 x
768
Mouse & Keyboard

Page 5

Software
Sistem operasi :
Linux/Mac
OS/Microsoft Windows
Java Versi 1.7
Adobe Reader
Terhubung jaringan
internat baik direct
maupun proxy

Direktorat Jenderal Pajak

Instalasi e-Faktur
Microsoft
Windows
Windows 32
bit
Windows 64
bit

Linux
Linux 32 bit
Linux 64 bit

Macinthos
Mac OS 64
bit

Aplikasi e-Faktur tidak perlu di-install

Pilih aplikasi e-faktur yang sesuai dengan OS PC, kemudian pindahkan folder
aplikasi tersebut. Lokasi penyimpanan folder bebas

Back up database
Pastikan untuk melakukan backup folder db ditempat lain, sehingga apabila
terjadi kerusakan PC ataupun aplikasi masih ada backup databasenya
Page 6

Direktorat Jenderal Pajak

Penerapan Aplikasi Efaktur Desktop

1 Sertifikat Elektronik = 1 Aplikasi Efaktur
1 Sertifikat Elektronik = 1 NPWP
1 NPWP

= 1 Aplikasi Efaktur

Pusat

Cabang

Page 7

NPWP
Non PKP
Mencetak Faktur Pajak
ada maupun tidak ada
Koneksi Jaringan /
Diberikan Certificate Digital
Instal Aplikasi Efaktur Client
Aplikasi Tidak dapat membuat SPT
Masa PPN
Data Faktur Pajak di ekspor
kemudian dikirimkan ke tempat
Pemusatan untuk dibuatkan SPT

Cabang

Non NPWP
Network Database
Mencetak Faktur Pajak
Terdapat Koneksi Jaringan

Non Certificate Digital

Tidak Instal Aplikasi Efaktur Client
Network
Database
tidak
diperuntukan untuk lokasi yang
jauh

Direktorat Jenderal Pajak

Update Aplikasi

Auto Update
Setiap DJP mengeluarkan versi aplikasi e-Faktur Pajak
terbaru, aplikasi lama akan langsung mengupdate ke
versi terbaru tersebut. Pastikan Anda terkoneksi dengan
internet.

Auto Update berjalan sempurna

Pastikan menjalankan aplikasi dari ETaxInvoice.exe
Proses auto update berlangsung dg mendownload
release terbaru
Tutup aplikasi dan jalankan kembali

Page 8

Direktorat Jenderal Pajak

Tahapan Penggunaan e-Faktur

Aktivasi dan
Registrasi

Data Referensi

Penerbitan Faktur
Pajak Keluaran

APPROVE

Pembentukan SPT
Masa PPN

Page 9

Perekaman
dokumen yang
dipersamakan
dengan Faktur
Pajak

Perekaman Faktur
Pajak Masukan

APPROVE

Direktorat Jenderal Pajak

Aktivasi dan Registrasi

PKP yang dapat melakukan Aktivasi Efaktur Adalah:

1. Telah ditunjuk untuk dapat menggunakan Faktur Pajak Elektronik
2. Telah memiliki Sertifikat Elektronik

Page 10

Direktorat Jenderal Pajak

Aktivasi dan Registrasi

A. Aktivasi dan registrasi Aplikasi
Pastikan Koneksi Internet
2. Input NPWP, buka
Sertifikat Digital dan
input Passphrase

1. Pilih lokal
database

3. Input Kode Aktivasi

Kode aktivasi
yang biasa di pakai pada
Saat meminta jatah NSFP
Setting aplikasi di isi
dalam hal koneksi internet
pakai Proxy

Page 11

Passphrase diperoleh
saat meminta sertifikat
Digital ke KPP (diciptakan
secara mandiri)

Direktorat Jenderal Pajak

Aktivasi dan Registrasi

A. Aktivasi dan registrasi Aplikasi
Pastikan Koneksi Internet
4. Input Captcha
dan Password

5. Registrasi
Sukses

Apabila GAGAL,
disebabkan :
Passphrase,
Kode Aktivasi
dan Password
salah

Password
yang biasa di pakai pada
Saat meminta jatah NSFP
Page 12

FILE SERTIFIKAT DIGITAL/ELEKTRONIK akan selalu

digunakan jika PKP akan melakukan pelaporan Data ke
SISTEM DJP.
Sehingga jika kita ingin melakukan pelaporan data ke
SISTEM DJP harus dipastikan bahwa lokasi penyimpanan File
SERTIFIKAT User tidak berubah ketika saat Registrasi awal
Aplikasi.
Dalam hal kita memindahkan File Sertifkat User, kita harus
mendaftarkan kembali Sertifikat User Tersebut melalui Menu
Referensi/ Administrasi Sertifikat
Direktorat Jenderal Pajak

Registrasi User Aplikasi

Menu Referensi Administrasi User
ADMIN UTAMA
Hanya ada Satu
Sebagai Penandatangan Faktur Pajak
Dapat melakukan Upload Data dari semua User

ADMIN
Melihat data yang direkam oleh User dibawahnya
Sebagai Penandatangan Faktur Pajak
Upload Data dari User dibawahnya

User Perekam
Hanya dapat melihat data yang direkamnya Sendiri
Bukan Sebagai Penandatangan Faktur
Tidak Dapat Melakukan Upload Data

Page 13

Direktorat Jenderal Pajak

Administrasi Database
Menu File Administrasi Database
Pada saat dijalankan pertama kali, aplikasi e-Faktur akan membuat
database default dengan nama EtaxInvoice.
Aplikasi akan selalu terkoneksi ke database ETaxInvoice selama user
tidak mengubah koneksi database
Apabila diperlukan User dapat menambah database atau merbah koneksi
ke database lain
Koneksi ke
Database

Buat
Database

Page 14

Database
terkoneksi

Direktorat Jenderal Pajak

Fungsi Aplikasi Efaktur Desktop

FUNGSI

SUB FUNGSI
Pembuatan Faktur Pajak Keluaran
Pembuatan Faktur Pajak Pengganti
Pengadministrasi Faktur Pajak Keluaran Pembatalan Faktur Pajak Keluaran
Perekaman Retur Faktur Pajak Keluaran
Ubah dan Edit Data Faktur Pajak
Perekaman Faktur Pajak Masukan
Perekaman Faktur Pajak Pengganti
Pengadministrasian Faktur Pajak
Perekaman Pembatalan Faktur Pajak
Masukan
Pembuatan Retur Faktur Pajak Masukan
Ubah dan Edit Data Faktur Pajak
Pengadministrasian Dokumen yang Perekaman Penyerahan Dengan Dokumen yang Dipersamakan
Dipersamakan dengan Faktur Pajak Perekaman Penyerahan Luar Negeri (Ekspor)
Perekaman Retur Dokumen Lain yang dipersamakan
Keluaran
Perekaman Perolehan dengan Dokumen yang dipersamakan
Pengadministrasian Dokumen yang
Perekaman Impor BKP/ JKP
Dipersamakan dengan Faktur Pajak
Perekaman Faktur VAT Refund
Keluaran
Perekaman Retur Dokumen Lain yang dipersamakan
Penarikan Data Faktur Pajak Keluaran
Penarikan Data Faktur Pajak Masukan
Pembentukan SPT Masa PPN
Penarikan Data Dokumen yang Dipersamakan dengan Faktur Pajak
Pengisian Formulir 1111 AB
Pengisian Formulir Induk SPT 1111

Page 15

KETERANGAN
Lapor ke DJP
(Approval Code)

Lapor ke DJP
(Approval Code)

Sudah ada Approval

Code

Direktorat Jenderal Pajak

Status Approval Pada Faktur Pajak Keluaran

Status
No
Approval
1 Belum Approve

Keterangan

Penjelasan

Faktur Pajak belum diupload user dan belum

mendapat approval dari Direktorat Jenderal Pajak
Faktur Pajak masih bisa diubah atau dihapus

Faktu Pajak sudah diupload user dan sedang dalam

proses approval dari Direktorat Jenderal Pajak

Approval Sukses

Faktur Pajak Elektronik sudah memiliki Approval Code

Faktur Pajak tidak bisa diubah atau dihapus (Harus FP
Pengganti atau FP Batal)
Faktur Pajak sudah bisa dibuat file PDF nya untuk
dicetak atau diemail ke lawan transaksi
Faktur Pajak tidak mendapat Approval Code
Nomor Seri Faktur Pajak bukan Nomor Seri Faktur
Pajak yang diberikan Direktorat Jenderal Pajak ke PKP
Faktur Pajak masih bisa diubah atau dihapus
Faktur Pajak tidak mendapat Approval Code
Nomor Seri Faktur Pajak digunakan untuk Faktur Pajak
yang tanggal fakturnya sebelum tanggal pemberian
Nomor Seri Faktur Pajak oleh Direktorat Jenderal Pajak
Faktur Pajak tidak mendapat Approval Code
Nomor Seri Faktur Pajak sudah digunakan

Siap Approve

Approval Sukses

Reject

Nomor Seri Faktur Tidak

Valid. Nomor Faktur Bukan
Jatah PKP

Reject

Tanggal Faktur Lebih Kecil

Dari Tanggal Nomor Seri
Faktur Pajak

Reject

Nomor Faktur Sudah

Digunakan

16

Status Approval Pada Faktur Pajak Masukan

No Status Approval

Keterangan

Penjelasan

1 Belum Approve

Faktur Pajak belum diupload user dan belum mendapat

approval dari Direktorat Jenderal Pajak
Faktur Pajak masih bisa diubah atau dihapus

2 Siap Approve

Faktur Pajak sudah diupload user dan sedang dalam proses

approval dari Direktorat Jenderal Pajak.

3 Approval Sukses Approval Sukses

Faktur Pajak Elektronik sudah memiliki Approval Code

Faktur Pajak diterbitkan oleh Penjual yang terdaftar sebagai
Pengguna Faktur Pajak Elektronik
Faktur Pajak Elektronik dapat dikreditkan dalam SPT Masa
PPN
Faktur Pajak tidak bisa diubah atau dihapus, dalam hal terjadi
kesalahan bisa dilakukan pembatalan

4 Bukan Faktur

Lawan Transaksi Bukan

Etax User

Faktur Pajak diterbitkan oleh penjual yang bukan sebagai

pengguna Faktur Pajak Elektronik
Faktur Pajak Elektronik dapat dikreditkan dalam SPT Masa
PPN

5 Bukan Faktur

Faktur dibuat sebelum

PKP ETax

Penjual saat ini terdaftar sebagai Pengguna Faktur Pajak

Elektronik
Faktur Pajak diterbitkan sebelum penjual terdaftar sebagai
Pengguna Faktur Pajak Elektronik
Faktur Pajak Elektronik dapat dikreditkan dalam SPT Masa
PPN
17

Etax

Etax

Status Approval Pada Faktur Pajak Masukan

No Status Approval
6 Reject

Keterangan

Penjelasan

Nomor Faktur Tidak

Ditemukan

Faktur Pajak diterbitkan oleh penjual yang terdaftar sebagai

pengguna Faktur Pajak Elektronik
Faktur Pajak Elektronik atas Nomor Seri Faktur Pajak tersebut
tidak ditemukan (belum di approve oleh DJP)
Faktur Pajak dianggap sebagai Faktur Pajak Tidak Lengkap
Faktur Pajak tidak dapat dikreditkan dalam SPT Masa PPN
Faktur Pajak masih bisa diubah atau dihapus

7 Reject

Nomor Seri Faktur

Pajak Tidak Valid.
Nomor Faktur Bukan
Jatah PKP

Faktur Pajak diterbitkan oleh penjual yang bukan sebagai

pengguna Faktur Pajak Elektronik
Nomor Seri Faktur Pajak bukan Nomor Seri Faktur Pajak yang
diberikan DJP ke PKP Penjual
Faktur Pajak dianggap sebagai Faktur Pajak Tidak Lengkap
Faktur Pajak Tidak dapat dikreditkan dalam SPT Masa PPN
Faktur Pajak masih bisa diubah atau dihapus

8 Reject

Lawan Transaksi Bukan Faktur Pajak diterbitkan oleh bukan PKP

PKP
Faktur Pajak dianggap Faktur Pajak tidak Lengkap
Faktur Pajak tidak dapat dikreditkan dalam SPT Masa PPN
Faktur Pajak masih bisa diubah atau dihapus
18

Management Upload
Menu Management upload berfungsi :
- Menjalankan dan mematikan uploader
- Memantau proses upload faktur/retur
- Pastikan aplikasi terhubung internet

1. Pilih menu
management upload
Upload Faktur

Page 19

2. Jika koneksi
berhasil, diminta input
captcha dan password

Direktorat Jenderal Pajak

Direktorat Jenderal Pajak

Direktorat Jenderal Pajak