Dijabarkannya struktur organisasi, tugas dan fungsi, tanggungjawab, prosedurprosedur, instruksi-instruksi, proses dan sumber daya untuk menerapkan manajemen
mutu.
Sistem mutu harus dibentuk dan disesuaikan dengan kegiatan perusahaan,
sifat
dasar produk-produknya, dan hendaknya diperhatikan elemen-elemen penting
yang ditetapkan dalam pedoman ini.
Pelaksanaan sistem mutu harus menjamin bahwa apabila diperlukan, dilakukan
pengambilan contoh bahan awal, produk antara dan produk jadi, serta dilakukan
pengujian terhadapnya untuk menentukan diluluskan atau ditolak, yang didasarkan
atas hasil uji dan kenyataan-kenyataan yang dijumpai yang berkaitan dengan mutu.
Contoh struktur organisasi industri kosmetik
Struktur Organisasi
PERSONALIA (CPKB)
PRINSIP
Sumber daya manusia sangat penting dalam pembentukan dan penerapan sistem pemastian mutu yang
memuaskan dan pembuatan kosmetik yang benar. Oleh sebab itu industri kosmetik bertanggung jawab
untuk menyediakan personel berkualitas dalam jumlah yang memadai untuk melaksanakan semua
tugas. Tiap personil hendaklah memahami tanggung jawab masing masing . Seluruh personil
hendaklah memahami prinsip CPKB dan memperoleh pelatihan awal dan berkesinambungan,
termasuk instruksi mengenai hygiene yang berkaitan dengan pekerjaan.
Personil yang bekerja di area produksi hendaklah tidak berpenyakit kulit, penyakit menular
atau memiliki luka terbuka, memakai pakaian kerja, penutup rambut dan alas kaki yang sesuai dan
memakai sarung tangan serta masker apabila diperlukan.
Personil harus tersedia dalam jumlah yang memadai, mempunyai pengalaman praktis sesuai
dengan prosedur, proses dan peralatan.
Semua personil harus memahami prinsip Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (CPKB),
mempunyai sikap dan kesadaran yang tinggi untuk melaksanakannya melalui pelatihan berkala dan
berkelanjutan.
1.
Dalam struktur organisasi perusahaan, bagian produksi dan pengawasan mutu hendaklah
dipimpin oleh orang yang berbeda dan tidak ada keterkaitan tanggungjawab satu sama lain. (contoh
struktur organisasi bisa di sini)
2.
Kepala Bagian Produksi dapat dijabat oleh seorang Apoteker, Sarjana Farmasi, Sarjana Kimia
atau tenaga lain yang memperoleh pendidikan khusus di bidang produksi kosmetik dan mempunyai
pengalaman dan keterampilan dalam kepemimpinan sehingga memungkinkan melaksanakan tugas
sebagai
profesional.
Kepala Bagian Produksi hendaklah independen, memiliki wewenang serta tanggung jawab penuh untuk
mengelola produksi kosmetik mencakup tugas operasional produksi, peralatan, personil, area produksi
dan dokumentasi.
3.
Kepala Bagian Pengawasan Mutu dapat dijabat oleh seorang Apoteker, Sarjana Farmasi, Sarjana
Kimia atau tenaga lain yang memperoleh pendidikan khusus di bidang pengawasan mutu produk
kosmetik.
Kepala Bagian Pengawasan Mutu hendaklah mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh dalam
semua aspek pengawasan mutu seperti penyusunan, verifi kasi dan penerapan prosedur pengawasan
mutu dan mempunyai wewenang (bila diperlukan) menunjuk personil untuk memeriksa, meloloskan dan
menolak bahan awal, produk antara, produk ruahan, dan produk jadi yang dibuat sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan dan disetujui.
4.
Uraian tugas yang mencakup tanggung jawab dan wewenang setiap personil inti (Key
Personil) seperti Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Pengawasan Mutu, Kepala Bagian Teknik dan
Kepala Bagian Personalia hendaknya dirinci dan didefi nisikan secara jelas.
5.
Hendaknya tersedia personil yang terlatih dalam jumlah yang memadai, untuk melaksanakan
supervisi langsung di setiap bagian produksi dan unit pemeriksaan mutu.
II. Pelatihan
1.
Semua personil yang langsung terlibat dalam kegiatan pembuatan harus dilatih dalam
pelaksanaan pembuatan sesuai dengan prinsip-prinsip Cara Pembuatan yang Baik. Perhatian khusus
harus diberikan untuk melatih personil yang bekerja dengan material berbahaya.
2.
Program pelatihan diberikan secara berkesinambungan paling sedikit sekali dalam setahun
untuk menjamin agar personil terbiasa dengan persyaratan CPKB yang berkaitan dengan tugasnya.
Pelatihan hendaklah dilakukan menurut program tertulis yang telah disetujui oleh Kepala Bagian
Produksi dan atau Kepala Bagian Pengawasan Mutu atau Bagian lain yang terkait. Pelatihan CPKB dapat
diberikan oleh atasan yang bersangkutan, tenaga ahli atau oleh pelatih dari luar perusahaan. Materi
pelatihan dapat berupa pengenalan CPKB secara umum untuk semua personil di pabrik dan materi
khusus untuk bagian tertentu, misalnya Bagian Produksi atau Pengawasan Mutu.
3.
Catatan hasil pelatihan harus dipelihara dan keefektifannya harus dievaluasi secara periodik.