KAS KECIL (PETTY CASH)

Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek.
Pengeluaran dalam jumlah kecil tetapi sering/rutin misalnya ongkos becak, taksi,
membeli gula, teh atau nasi bungkus, perangko dll biasanya tidak dapat dilakukan
dengan cek karena tidak praktis. Untuk mengatasi pengeluaran yang berjumlah kecil
tetapi sering, perusahaan dapat membentuk dana kas kecil (Petty cash fund)
Mekanisme pembentukan kas kecil
Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memeperkirakan jumlah kas yang
diperlukan perusahaan misalnya untuk periode satu minggu atau satu bulan. Setelah
mendapat persetujuan, cek disiapkan dan diuangkan sebesar jumlah yang
diperlukan.
Uang yang diperoleh dari cek tersebut diserahkan kepada karyawan yang disebut
petugas kas kecil /kasir, yang berwenang mengeluarkan uang dari dana kas kecil.
Dalam rangka pengendalian, perusahaan bisa membatasi jumlah maksimum dan
jenis pembayaran yang bisa dilakukan dari dana kas kecil.
Kelebihan dan kekurangan kas (Cash short & over)
Yaitu selisih antara jumlah uang yang ada secara fisik dengan jumlah uang yang
seharusnya menurut catatan.
Sistem pencatatan petty cash :
1. Fluctuating fund system (sistem dana berubah-ubah)
Yaitu sistem pencatatan pc dimana saldo pc akan berubah-ubah sesuai dengan
transaksi yang terjadi di pc.
2. Imprest fund system (Sistem dana tetap)
Yaitu sistem pencatatan pc dimana saldo pc akan berjumlah tetap
Pengisian kembali pc yaitu untuk mengembalikan jumlah dana tersebut ke jumlah
semula.
Pada saat pengisian kembali pc, rekening pc tidak perlu dijurnal. Pc didebet
hanya pada saat rekening tersebut pertama kali dibentuk atau pada saat jumlah
dana ditingkatkan di kemudian hari. Pc dikredit bila jumlah dana tersebut
dikurangi
Perbedaan pencatatan akuntansi sistem tersebut sbb:
Fluctuating fund system

Imprest fund system

Saat pembentukan

Dr. Petty cash

Cr.
Cash / CIB

Dr. Petty cash

Cr.
Cash / CIB

Saat pemakaian/pengeluaran

Dr. Expenses
Cr.
Petty cash

No entry

Saat pengisian kembali dana

(reimbursement)

Dr. Petty cash

Cr.
Cash / CIB

Dr. Expenses
Cr.
Cash / CIB

Saat pengurangan dana

Dr. Cash
Cr.
Petty cash

Dr. Cash
Cr.
Petty cash

Saat akhir periode sebelum

pengisian kembali

No entry

Dr. Expenses
Cr.
Petty cash

Saat awal periode (Reversing

entry optional)

No entry

Dr. Petty cash

Cr.
Expenses

Contoh soal :
Des 05

Perusahaan membentuk dana kas kecil Rp 125.000,- yang

diperkirakan cukup untuk pengeluaran selama 2 minggu.

Dibeli alat tulis sejumlah Rp. 15.500,-

Dibeli pita printer seharga Rp 24.435,- serta sumbangan untuk

lingkungan sebesar Rp 30.000,-

10 Dibeli perangko dan materai senilai Rp 26.000,15 Membayar tagihan listrik sebesar Rp 16.670,19 Dibeli perlengkapan kebersihan kamar mandi Rp 5.400,Sekaligus dilakukan pengisian kembali dana kas kecil, setelah
dilakukan perhitungan fisik atas uang tunai yang ada, ternyata
berjumlah Rp 6.975,22 Perusahaan membeli kertas dan amplop Rp. 14.600,24 Berhubung dana kas kecil diperkirakan terlalu banyak untuk waktu
2 mingguan, maka kepala bagian keuangan memutuskan untuk
mengurangi dana kas kecil menjadi Rp. 100.000,Kasir kas kecil menyetorkan dana ke bank Rp 25.000,29 Membeli makanan untuk konsumsi rapat direksi seharga Rp 32.450
30 Pada sore hari kasir kas kecil bersama staf akuntansi menghitung
uang tunai yang ada di kotak penyimpanan uang untuk keperluan
pencatatan akhir tahun. Tidak ditemukan adanya selisih antara
catatan dengan fisik.
Jan 06

Perusahaan mengeluarkan biaya sumbangan Rp 25.000,-

Membayar tagihan telepon Rp 23.700,Pada hari itu juga dilakukan reimbursement.

Diminta :
1. Jurnal transaksi diatas dengan menggunakan 2 metode.
2. Jurnal tanggal 1 Januari 2006 jika dilakukan reversing entry dan jika tidak
dilakukan reversing entry.

Jawab :
FLUCTUATING FUND SYSTEM
Tgl
Description
Dr
Cr
Desember 2005
1
Petty cash
125.000
Cash in bank
125.000
3
Supplies
15.500
Petty cash
15.500
5
Supplies
24.435
Miscell.exp
30.000
Petty cash
54.435
10
Postages
26.000
Petty cash
26.000
15
Utilities exp
16.670
Petty cash
16.670
19
Miscell exp
5.400
Petty cash
5.400

22
24
29

Cash short & over

Petty cash

20

Petty cash
Cash in bank

118.025

Tgl
1

Petty cash
Cash in bank

125.000
No entry

No entry

10

No entry

15

No entry

19

Cr

125.000

20

Supplies
Utilities exp
Postages
Miscell. Exp
Cash short&over
Cash in bank

39.935
16.670
26.000
35.400
20
118.025

118.025

Perhitungan :
Total petty cash
Total beban tercatat
Sisa petty cash tercatat
Sisa fisik uang tunai
Kurang saldo di catatan
Supplies
14.600
Petty cash
Cash in bank
25.000
Petty cash
Miscell exp
32.450
Petty cash

125.000
118.005
6.995
6.975
20
22

No entry

14.600
24
25.000

Cash in bank
Petty cash

29

25.000
25.000
No entry

32.450
30

30

IMPREST FUND SYSTEM

Description
Dr

No entry

AJE :
Supplies
Miscell exp
Petty cash

14.600
32.450
47.050

Januari 2006
1
1
5

No entry
Miscell exp
Petty cash

25.000

Utilities exp
Petty cash

23.700

Petty cash
Cash in bank

95.750

Alternatif I : membuat reversing entry

Petty cash
47.050
Supplies
14.600
Miscell exp
32.450
No entry

25.000

7
23.700

Supplies
Utilities exp
Miscell. Exp
Cash in bank

14.600
23.700
57.450
95.750

95.750
7

Alternatif II : tanpa membuat reversing entry

Petty cash
47.050
Utilities exp
23.700
Miscell. Exp
25.000
Cash in bank
95.750

Contoh soal :
1) Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 200.000,- dengan batasan pengeluaran
maksimum lewat petty cash sebesar Rp 50.000,2) Dilakukan pembayaran menggunakan petty cash untuk pembelian Perlengkapan
kantor Rp 25.000,- ; peralatan kantor Rp 60.000,- ; beban listrik Rp 40.000,- dan
beban rupa-rupa Rp 20.000,-.
3) Dilakukan pembayaran menggunakan petty cash atas pengeluaran membeli
perangko Rp 40.000,-; membayar telepon Rp 30.000,- dan membayar ongkos
taksi Rp 20.000,4) Dilakukan pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp 176.000,- sehingga
saldo kas kecil menjadi Rp 200.000,- kembali
5) Jika pada kondisi transaksi no 4) merupakan akhir periode, tetapi belum
melakukan pengisian kembali.
Diminta:
Jurnallah dengan menggunakn 2 metode!
FLUCTUATING FUND SYSTEM
1) Jurnal pembentukan petty cash
Petty cash
200.000
Cash in bank
200.000
2) Jurnal penggunaan petty cash
Office supplies
25.000
Utilities exp
40.000
Miscell. Exp
20.000
Petty cash
85.000
3) Jurnal penggunaan petty cash
Postages
40.000
Utilities exp
30.000
Miscell.exp
20.000
Petty cash
90.000
4) Jurnal pengisian kembali petty cash
Petty cash
175.000
Cash short & over
1.000
Cash in bank
176.000

5) Jurnal pada akhir periode (AJE)

Cash short & over
1.000
Petty cash
1.000

6) Jurnal pada awal periode

(reversing entry)
No entry

IMPREST FUND SYSTEM

1) Jurnal pembentukan petty cash
Petty cash
200.000
Cash in bank
200.000
2) Jurnal penggunaan petty cash
No entry

3) Jurnal penggunaan petty cash

No entry

4) Jurnal pengisian kembali petty cash

Office supplies
25.000
Postages
40.000
Utilities exp
70.000
Miscell. Exp
40.000
Cash short & over
1.000
Cash in bank
176.000
5) Jurnal pada akhir periode (AJE)
Office supplies
25.000
Postages
40.000
Utilities exp
70.000
Miscell. Exp
40.000
Cash short & over
1.000
Petty cash
176.000
6) Jurnal pada awal periode
(reversing entry)
Petty cash
176.000
Office supplies exp
25.000
Postages exp
40.000
Utilities exp
70.000
Miscell. Exp
40.000
Cash short & over
1.000