KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan karunia
kepada kita sekalian sehingga Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan Panduan
Standarisasi file pegawai
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
pada

Bab XI Pasal 12 tentang Sumber Daya Manusia. Implementasi dari ketentuan

tersebut secara baik akan menciptakan keseragaman dalam penyusunan file pegawai
baik dokumen keluarga maupun dokumen penting.
Memperhatikan hal tersebut maka disusunlah Panduan Standarisasi file
pegawai yang dapat dipergunakan sebagai sumber informasi tentang pegawai, dan
sebagai bahan informasi untuk pengambilan keputusan.
Panduan ini disusun oleh Sub. Bag. Kepegawaian, Hukum dan Humas, semoga
panduan ini berguna bagi seluruh unit kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada
pegawai.

BAB I
DIFINISI

A. Pengendalian file
Standarisasi file pegawai adalah suatu kegiatan melakukan pengelolaan
file pegawai yang dipergunakan dlm memberikan pelayanan

di Sub. Bag

Kepegawaian, Hukum an Humas.

B. Panduan standarisasi file pegawai
Panduan standarisasi file pegawai adalah suatu tata cara melakukan
pengelolaan file pegawai yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan di
Sub. Bag. Kepegawaian, Hukum dan humas.
C. File pegawai
File pegawai adalah dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam
akreditasi Rumah Sakit Tahun 2012. File pegawai terdiri dari :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Surat Keputusan
3. Daftar keluarga.
D. Tujuan Standarisasi File Pegawai
1. Tujuan Umum
Untuk memberikan acuan bagi seluruh staf Sub. Bag Kepegawaian, Hukum
dan Humas dalam mengelola file pegawai yang digunakan dalam memberikan
pelayanan.

2. Tujuan khusus
a.

Untuk memberikan pemahaman yang samakepada seluruh staf Sub. Bag

Kepegawaian, Hukum dan Humas

b.

Supaya terjadi keseragaman dalam mnyusun dan menata file

pegawai

c.

Untuk memudahkan dalam pencarian dokumen dalam melaksanakan

pelayanan pegawai di RSUD Kardinah Kota Tegal.

d.

Untukmembantu seluruh staf dalam memperoleh dokumen yang

dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan.

E. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI ( PNS dan CPNS )

Jenis-jenis dokumen file pegawai meliputi :
1.

Sumpah PNS
Dokumen ini berisi berupa piagam tentang pengambilan sumpah bagi
Pegawai Negeri Sipil

2.

Daftar Riwayat Hidup

Dokumen ini berisi data pribadi, pendidikan dan data keluarga Pegawai
Negeri Sipil ( PNS ) .

3.

Surat Keputusan Tentang :

a.

Calon PegawaiNegeri Sipil

b.

Pegawai Negeri Sipil sampai dengan sekarang.

c.

Alih jenis Kepegawaian menjadi PNSD

d.

NIP Baru

e.

Kenaikan Gaji Berkala

5.

f.

Pengangkatan dalam jabatan

g.

Mutasi / alih tugas

h.

Peninjauan masa kerja

i.

Penghargaan/tanda jasa

j.

Tugas belajar / ijin belajar

k.

Cuti

l.

Uraian tugas yang bersangkutan

m.

Surat tanda registrasi ( STR )

n.

Surat ijin Praktik ( SIP ), SIB tenaga kesehatan

o.

Surat Penugasan Klinis

p.

Surat Penugasan Kerja Klinis

q.

Rincian Kewenangan klinis

r.

Tugas tambahan dalam Tim/panitia

s.

S.K.P.

t.

Bebas Tugas / Pensiun

4.

Pendidikan / Ijazah / STTB / Sertifikat

a.

Pendidikan formal

b.

Pelatihan Penjenjangan

c.

Diklat / Bimtek

d.

Hasil ujian Dinas

Hasil Verifikasi Ijazah.

6.

Keluarga
a.

Surat Nikah / akta cerai

b.

Akte kelahiran anak

c.

Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

7.

Foto Copy Kartu Pegawai Negeri Sipil

8.

Foto Copy Kartu Taspen

9.

Foto Copy Karis / Karsu

10. Foto Copy NPWP

11. Foto CopyKartu Tanda Anggota ( Tenaga Kesehatan )

F. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI NON PNS.

1.

Daftar Riwayat Hidup

2.

Ijazah

3.

Hasil Verifikasi Ijazah

4.

SuratTanda Registrasi

5.

Surat Ijin Praktik

6.

Surat Perintah Kerja

7.

R.K.K.

8.

Alur Perekrutan :
a.

Surat Lamaran

9.

b.

Tes MMPI, Psikologi dan Wawancara

c.

Penerimaan

d.

Orientasi

Sertifikat pendukung / penjenjangan

10. Sertifikat.
11. Kartu Keluarga
12. Surat Nikah / akta cerai
13. Akte kelahiran anak
14. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup standarisasi file pegawai meliputi :

A. Invetarisasi dokumen
Adalah kegiatan pengumpulan data / dokumen pegawai yang bersangkutan
B. Identifikasi dokumen
Memilah dan mengelompokan dokumen menurut jenisnya
C. Penyimpanan / penataan
Setelah kegiatan tersebut diatas selesai maka data / dokumen dilakukan
penyimpanan/penataan secara kronologis sesuai dengan panduan standarisasi penataan
file pegawai.

BAB III
TATA LAKSANA

Tata laksana standarisasi penataan file pegawai merupakan serangkaian kegiatan

mengelola dokumen pegawai mulai dari inventarisasi dokumen sampai dengan
penyimpanan dokumen.
A. INVENTARISASI DOKUMEN.
Kegiatan inventarisasi / pengumpulan dokumen dilaksanan oleh staf yang
membidangi sesuai uraian tugas. Tata cara inventarisasi / pengelompokan
mengacu panduan standarisasi file pegawai.
Setiap file pegawai minimal terdiri dari ;
1. Kualifikasi staf
2. Uraian tugas dari staf tersebut
3. Hasil evaluasi
4. Catatan pendidikan in-service yang diikuti
B. IDENTIFIKASI DOKUMEN
Identifikasi dokumen merupakan kegiatan memberi identitas dokumen sehingga
dokumen mudah untuk dikelompokan.

C. PENYIMPANAN / PENATAAN.
1.

Penyimpanan dokumen dilakukan di file pegawai ( ordner ) dan ditata di

lemari arsip, berdasarkan urutan disusun berdasarkan jabatan/profesi, dan
ditata sesuai urutan abjad pegawai yang bersangkutan.

2.

Dokumen yang disimpan di file pegawai berupa dokumen asli dan foto copy

3.

Setiap dua tahun sekali file pegawai dilakukan pemutakhiran data.

4.

Dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.

BAB IV
DOKUMENTASI

Seluruh staf melakukan dokumentasi terhadap penyimpanan dokumen

sesuai dengan jenis dkumen yang digunakandanmemperhatikan ketentuan yang berlaku.
Panduan Standarisasi file pegawai dievaluasi minimal tiga tahun sekali oleh kepala Sub.
Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas atau sewaktu-waktu.
Standar Prosedur Operasional dievaluasi minimal satu tahun sekali atau sewaktu-waktu
diperlukan untuk diadakan perubahan. Setiap dua tahun sekali file pegawai dilakukan
pemutakhiran data,dan dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.