KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

NOTA PTK UNTUK

KOMPETENSI UMUM
2006

DISEDIAKAN OLEH:
PUAN CHE HANA BIN MOHAMMAD ALI
BAHAGIAN PENYELIAAN DAN PENGUATKUASAAN

1.DEFINISI KOMUNIKASI
‹ Komunikasi adalah proses pertukaran maklumat di antara
penyampai dan penerima maklumat
– Johns (1996)
‹ Komunikasi adalah satu proses di mana individu,kumpulan
dan organisasi yang bertindak sebagai penyampai yang
menghantar sesuatu maklumat atau mesej kepada
individu,
individu, kumpulan dan organisasi lain yang bertindak
sebagai penerima mesej.
mesej.
– Greenberg dan Baron (1996)
‹ Komunikasi sebagai perhubungan secara langsung atau
dengan perantaraan surat,radio,telefon dll.Komunikasi
merupakan pemindahan maklumat dan kefahaman
daripada satu individu dengan individu lain melalui simbol-
simbol-
simbol yang bermakna.
bermakna.
– Kamus Dewan (1992)

1
 DEFINISI KOMUNIKASI

PENYAMPAI

GANGGUAN PENERIMA

6 ELEMEN

MAKLUM
SALURAN
BALAS

MESEJ

2.PERANAN KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
‹ Pemantauan
Pengurus dapat memberi bimbingan yang sesuai
kepada subordinate supaya mereka dapat
memahami deskripsi tugas yang telah
ditetapkan.
Subordinat dapat menyatakan
pandangan,kritikan dan ketidakpuasan berkaitan
kerja yang dilakukan kepada pengurus yang
bertanggungjawab ke atas mereka.

2
PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

‹ Meningkatkan Dorongan Bekerja

Melalui komunikasi subordinat

mendapat maklumbalas terhadap
pencapaian sasaran yang dicapai dan
apakah strategi yang perlu diambil
bagi terus meningkatkan pencapaian
berkenaan.

PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

‹ Meluahkan Perasaan

Komunikasi adalah saluran bagi

membolehkan subordinate untuk
menyatakan pandangan, kritikan dan
ketidakpuasan mereka terhadap
pengurus, organisasi dan persekitaran
kerja keseluruhannya. Ini membantu
mengeratkan interaksi Pengurus dan
subordinat.

3
 PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

‹ Penghantaran maklumat

Komunikasi adalah pengaliran

maklumat daripada satu pihak ke
pihak yang lain. Membantu Pengurus
untuk membuat cadangan dan
keputusan dengan cepat.

3.KENAPA PENGURUS PERLU

BERKOMUNIKASI?
‹ Memberi maklumat kepada seseorang supaya
bertindak atau tidak bertindak
‹ Menerima dan mendapatkan maklumat dengan
menggalakkan orang lain supaya menyediakan
maklumat.
maklumat.
‹ Memberi maklumat supaya orang lain bertindak
sebagaimana yang dikehendaki.
dikehendaki.
‹ Menerima maklumat atau arahan bagi membolehkan
pengurus bertindak sebagaimana yang dikehendaki
oleh orang lain.
‹ Memberi dorongan,
dorongan, memujuk dan menggalakkan
kepada seorang yang Pengurus jangka akan
menentang atau tidak menghiraukan atau tidak
berkeyakinan terhadapnya.
terhadapnya.
‹ Menjelaskan kepada subordinate samada mereka
berjaya/gagal melaksanakan tugas yang telah
diberikan.
diberikan.

4
 4.PROSES KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
7. Pengambilan
tindakan(menerima 1. Pembentukan
atau menolak) Idea Asal

2. Menyusun Idea
6. Pemahaman(Tahap
(Disampaikan melalui simbol seperti
Kefahaman maklumat yang
perkataan,lukisan
dihantar dgn. yg. diterima)
dan tulisan)

3. Maklumat
5. Proses penterjemahan
disampaikan secara verbal
simbol-Simbol
atau tidak verbal

4. Penerimaan
Maklumat

5.ELEMEN-ELEMEN UTAMA
KOMUNIKASI
‹ Penghantaran mesej.
Penghantar akan mengenkod mesej iaitu proses
menterjemahkan pemikiran atau perasaan
ke dalam perantaraan(medium)
perantaraan(medium) samada dalam
bentuk bertulis atau lisan bagi menyalurkan
mesej yang telah dikenalpasti.
dikenalpasti.

‹ Penerima mesej
Penerima mesej merupakan individu yang
menerima dan mendekod atau mentafsir mesej
penghantar.
penghantar.

5
 ELEMEN-ELEMEN UTAMA
KOMUNIKASI
‹ Mesej.
Merupakan simbol-
simbol-simbol samada dalam bentuk
lisan,bertulis atau isyarat bukan lisan yang mewakili
maklumat yang ingin disalurkan oleh penghantar
kepada penerima
‹ a. Mesej bukan lisan – mesej yang disalurkan melalui
gerak-
gerak-geri atau ekspresi muka,pergerakan posisi
badan dan perhubungan fizikal.Terdapat 3 mesej
bukan lisan
seperti berikut:
berikut:-
Jarak :- merupakan kaedah individu menggunakan
ruang fizikal bagi menyalurkan mesej mengenai diri
mereka.
mereka.
diri:- Cara pemakaian juga mengkomunikasikan
Rupa diri:
mesej-
mesej-mesej tertentu.
tertentu.
Bahasa diri:
diri :- Ia merupakan gerak-
gerak-geri muka dan
mata.
mata. Melalui pergerakan diri juga dapat
menyalurkan mesej.enghantaran mesej.
mesej.

ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

b. Mesej Lisan
- Bersemuka secara informal dengan seseorang
- Temuduga secara formal dan tidak formal
- Perbualan berkumpulan secara tidak formal dan
formal
- Memberi ucapan di perjumpaan formal
- Perbualan telefon
- Pesanan suara
- Telesidang

‹ c. Mesej Bertulis
- Memo,surat,laporan dan menganalisis data
kewangan
- Notis di papan kenyataan,artikel,
kenyataan,artikel, jurnal dan
buletin
- E- Mail
- Internet

6
 ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

‹ Saluran
Merupakan laluan yang dilalui oleh mesej daripada
penghantar kepada penerima dengan memastikan tidak ada
gangguan ke atas maklumat.Saluran komunikasi terbahagi
kepada dua jenis:
jenis:-
- Saluran komunikasi formal:-
formal:- disalurkan seperti
melalui carta atau hierarki dalam organisai
- Saluran organisasi tidak formal:-
formal:- Wujud melalui
perhubungan sosial dan persahabatan atau ‘grapevine’
grapevine’

‹ Saluran Komunikasi Formal

i. Saluran ke bawah:-
bawah:-Digunakan oleh pengurus untuk
menghantar mesej kepada subordinate
ii. Saluran ke atas:
atas:-Subordinate menghantar mesej kepada
ketua mereka.
mereka.
iii. Saluran mendatar:-
mendatar:-Pertukaran maklumat antara rakan
sekerja atau ahli-
ahli-ahli dalam sesuatu organisasi dsb.
dsb.

ELEMEN-ELEMEN UTAMA KOMUNIKASI

‹ Maklumbalas
- Persepsi:
Persepsi:- Makna yang diberikan kepada
sesuatu mesej samada oleh penghantar atau
penerima.Persepsi individu dipengaruhi oleh
keperluan,pengalaman lalu,
lalu, nilai,
nilai,
sikap,jangkaan dsb.
dsb.
- Salah faham:
faham:- Salah persepsi,
persepsi, salah
tafsiran dan salah penilaian terhadap
sesuatu mesej.
mesej.

‹ Gangguan
Halangan yang berlaku dalam proses
penghantaran mesej oleh pengirim kepada
penerima.
penerima.

7
6.BAGAIMANA PENGURUS
BERKOMUNIKASI

‹ Percakapan

‹ Bahan Bertulis

‹ Komunikasi Nonverbal

7.PENGGUNAAN TEKNOLOGI
DALAM KOMUNIKASI

‹ E- Mail
‹ Persidangan Audio
‹ Persidangan Komputer
‹ Persidangan Video

8
 8.HALANGAN-HALANGAN
KOMUNIKASI

‹ Maklumat yang terlampau

banyak
‹ Tekanan Masa
‹ Gangguan Rangkaian komunikasi
‹ Sempadan Antarabangsa

9.PANDUAN-PANDUAN KE ARAH
MEWUJUDKAN KOMUNIKASI BERKESAN
‹ i. Kawal Aliran Maklumat
‹ ii. Galakkan Maklumbalas
‹ iii. Permudahkan Bahasa Yang Digunakan
- Dengar Secara Aktif
- Kawal Emosi Negatif
- Gunakan Tanda-
Tanda-Tanda Bukan Lisan
- Gunakan Saluran Komunikasi Pembawaan
mulut
‹ iv. Ketahui Siapakah Penerima Mesej
‹ v. Mendefinisikan Tujuan Kepada Diri Sendiri
‹ vi Cari Dan Pilih Maklumat
‹ vii. Pilih Media Yang Sesuai
‹ viii.Mesej Yang Hendak Disampaikan Hendaklah Jelas
‹ ix. Guna Nada Yang Betul