PENGURUSAN PEJABAT DI ABAD KE 21

Pengenalan
Pengurusan pejabat membawa maksud proses merancang, menyusun dan mentadbir
semua aktiviti di dalam sesebuah pejabat. Di abad yang ke 21 ini, bidang pengurusan pejabat
telah mengalami beberapa revolusi dari segi penambahan kecekapan dan kebergantungan kepada
teknologi dan teori-teori pengurusan yang bertujuan untuk menambahkan lagi kualiti serta
keefisienan sesebuah pengurusan di dalam pejabat tersebut.
Secara umumnya, keadaan ini dipanggil sebagai pengautomasian pejabat yang mana ia
melibatkan penggunaan komputer-komputer dan penggunaan sistem-sistem komputer untuk
menambahkan lagi kecekapan kerja-kerja pengkeranian seperti pembayaran dan pengeluaran bil,
merekodkan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan sesebuah pejabat.
Namun secara amnya, pengurusan pejabat pada abad ke 21 ini memperlihatkan
perubahan dari segi menambah kecekapan pengurusan dan pentadbiran dalam bidang pembelian
atau perolehan, sumber manusia, perakaunan, percetakan, pengurusan rekod, pengurusan borang-
borang, pembayaran gaji, pengurusan kemudahan, pengurusan ruang pejabat, pengurusan risiko
dan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT).
Selaras dengan perkembangan maklumat melalui keberkesanan penyampaian daripada
penggunaan teknologi semasa, beberapa perubahan telah dijalankan dalam semua pengurusan
pejabat di sektor swasta dan termasuk juga dalam sektor awam yang bertujuan untuk
menambahkan lagi keberkesanan dan kecekapan pengurusan. Hampir semua perubahan tersebut
adalah hasil perkembangan teknologi terutamanya dari segi pengkomputeran yang kemudiannya
mengubah dari corak pengurusan konvensional kepada yang lebih terkini atau istilah yang paling
tepat adalah kontemporari selaras dengan fungsi semulajadi sesebuah organisasi tersebut.

Pembangunan dan pelaksanaan perbelanjaan kewangan

Anggaran perbelanjaan adalah sebagai alat perancangan yang mengenalpasti rancangan
kerja bagi setiap organisasi untuk tahun fiskal tersebut. Anggaran perbelanjaan perlulah dibuat
bersesuaian dengan material, kewangan, dan sumber manusia yang ada dengan keperluan untuk
melengkapkan rencana kerja supaya dapat berjalan dengan lancar. Ianya merangkumi maklumat
tentang organisasi dan mengenalpasti arah dasar di bawah anggaran yang disiapkan. Anggaran
perbelanjaan juga dianggap sebagai dokumen kewangan.
Manakala proses kewangan itu sendiri terdiri daripada kegiatan yang merangkumi
pembangunan, pelaksanaan, dan penilaian dari rancangan untuk penyediaan perkhidmatan dan
aset modal. Proses kewangan yang baik bercirikan pemberian insentif bagi pengurusan
organisasi dan kepada pekerja yang melaksanakan tugas dengan baik, menetapkan hubungan
untuk sesuatu tujuan yang luas, menggabungkan perspektif untuk jangka masa panjang,
mempunyai fokus pada hasil keputusan kewangan dan hasil yang bakal diperolehi, dan juga
meningkatkan komunikasi yang berkesan dengan 'stakeholder'. (Budget Process)
 Oleh itu, perlaksanaan perbelanjaan juga adalah berdasarkan objektif dan dasar organisasi
itu sendiri yang memperlihatkan kecenderungan kepada golongan yang berkepentingan iaitu
'stakeholder' selain untuk tujuan kewujudan organisasi tersebut. Namun para pentadbir pejabat
dan pihak lembaga pengarah merupakan pihak yang bertanggungjawab dalam proses
perlaksanaan bajet ini termasuklah pembentukan strategi-strategi pengurusan bajet dalam
organisasi.
Antara strategi yang digunakan untuk meningkatkan proses kewangan ialah merancang
proses untuk menetapkan tujuan dan keutamaan pembuatan keputusan kewangan yang berkesan
termasuklah mempersiapkan anggaran pendapatan dan perbelanjaan untuk perancangan
kewangan. Selain itu, kepelbagaian pendapatan melalui analisis yang cermat dari aliran
pendapatan terkini iaitu laporan kewangan semasa dan mengenalpasti potensi sumber pendapatan
baru.
Kini kebanyakkan aliran kewangan adalah dilakukan secara atas talian dan kaedah seperti
perbankan internet dan transaksi secara online seperti melalui paypal dan sebagainya
sememangnya sangat memudahkan berbanding cara konvensional atau cara lama iaitu melalui
temujanji dengan pegawai bank untuk urusan transaksi yang melibatkan jumlah wang yang besar
dan seringkali memakan masa berhari-hari bagi menunggu sesuatu transaksi tersebut selesai.
Justeru kaedah transaksi secara online merupakan isu yang timbul berikutan keselamatan wang
tersebut daripada individu-individu yang tidak bertanggungjawab. Dengan kemajuan ICT konsep
e-dagang dan Online Transaction Processing (Pemprosesan Transasksi secara Atas Talian)
diterima pakai secara meluas. Namun firma-firma yang menjalankan kegiatan e-dagang ini
seperti Amazon.com, AliBaba.com dan sebagainya masih dihantui kebimbangan berikutan
pelbagai rekod boleh dicuri dan dijual kepada sesiapa yang berminat. Apatah lagi pengguna yang
tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam dalam aspek keselamatan komputer, sekiranya
nombor pin dan pengklonan kad ATM berlaku keatas mereka pun telah menjadi sesuatu yang
besar, inikan pula data-data perniagaan dan kewangan sesebuah organisasi atau syarikat.
Kaitan pemprosesan transaksi secara atas talian terhadap proses perbelanjaan ini dilihat
dari segi aliran masuk wng dan aliran keluar wang selain data-data yang didokumentasikan
dalam bentuk digital serta isu keselamatannya. Berkemungkinan kaedah terbaik dalam
menghadapi isu ini ialah dengan memastikan hanya inidividu tertentu yang dapat mengakses
maklumat transaksi
Budget Process(2004),. Retrieved 21 September 2010, from
http://www.lawndalecity.org/PDFs/0405Budget/BudgetProcess.pdf

Perolehan
Pembelian atau perolehan merujuk pada perniagaan itu atau sesebuah organisasi yang
berusaha untuk mendapatkan barang atau perkhidmatan bagi mencapai tujuan sesebuah
organisasi. Walaupun ada beberapa pertubuhan yang berusaha untuk menetapkan standard
dalam proses pembelian, proses yang didapati sangat bervariasi di antara setiap organisasi.
Perkara yang menjadi keutamaan dalam mengkaji keberkesanan pengurusan sesebuah organisasi
dalam membuat pembelian itu sendiri adalah dengan melihat kepada proses pembelian yang
dilakukan.
Dengan adanya teknologi moden, proses pembelian secara peringkat demi peringkat telah
mengalami perubahan secara dramatik. Peningkatan yang berlaku dalam kaedah komunikasi
lahir daripada proses perkembangan teknologi membawa maksud bahawa tempahan permintaan
boleh dipindahkan secara elektronik, notis penghantaran pula boleh dihantar melalui e-mel, atau
bayaran dibuat secara automatik kepada pembekal secara atas talian.
Proses pembelian atau perolehan yang dilakukan secara konvensional atau tradisional
cenderung berlakunya birokrasi yang tinggi dan dibebani dengan kebenaran yang dilakukan
secara manual, contohnya sering memerlukan tandatangan beberapa orang yang berkenaan atau
atasan. Selain itu, proses komunikasi juga agak lambat disebabkan kepincangan dalam
penggunaan teknologi maklumat yang tidak diaplikasikan sepenuhnya dalam proses pengurusan
pembelian memandangkan kurangnya perkembangan bidang tersebut.
Proses pembelian secara tradisional memerlukan kebenaran pada berbagai interval
termasuk peringkat permintaan dijalankan, ketika tempahan pembelian dan pembekal proses
bayaran. Ini memerlukan autoriti pada setiap peringkat contohnya daripada seorang operator
kepada penyelianya. Selepas itu, pesanan pembelian secara manual dibangkitkan dan dihantar
kepada pembekal berserta dengan pengakuan sekali diminta. (How to design a Purchasing
Process Part 1)
Produk kemudian akan diserahkan dan dokumen yang dipindahkan dalam urusan untuk
penyataan urusan dilakukan. Manual invois akan diserahkan bagi mematuhi prosedur sebarang
kebenaran yang sering memerlukan tandatangan untuk menunjukkaan bahawa proses pembelian
telah dibuat dan memuaskan hati kedua belah pihak. Semua proses ini merupakan proses
komunikasi yang lambat dan hanya berasaskan kertas.

How to design a Purchasing Process Part 1 (Date of publication). Retrieved

12, August, 2010, from http://www.bizbodz.com/Supply-Chain/General-Supply-
chain/How-to-design-a-purchasing-process-1.asp
Proses pembelian secara kontemporari
Dalam proses ini kita dapat melihat bahawa proses pembelian dilakukan dengan bantuan
penggunaan teknologi dalam membentuk proses ini. Banyak proses yang merumitkan dan
melambatkan seperti proses birokrasi yang memerlukan permintaan kebenaran dan kaedah
komunikasi yang hadir dalam proses tradisional telah mengalami proses pengautomasian atau
dihapuskan. Maklumat pengurusan juga lebih banyak tersedia yang menjamin kualiti lebih baik
dan membolehkan organisasi untuk bergerak ke arah proses yang telah diautomasikan yang lebih
mengharapkan pengurusan pengecualian daripada pengurusan transaksi.
Penggunaan sistem yang lebih moden dapat memantau persediaan dan permintaan rasmi
trend dan pengautomasian berdasarkan pada keperluan ramalan. Katalog online boleh digunakan
bagi memperkenalkan sesuatu produk secara meluas dalam pasaran dan lebih menjimatkan kos.
Penggunaan 'barcode' juga berupaya mempercepatkan proses penghantaran, mesej elektronik
digunakan sebagai bukti penghantaran. Penggunaan transaksi perbankan memudahkan lagi
proses pembayaran dilakukan dan secara tidak langsung dapat mengurangkan jumlah
penggunaan kertas dan menjimatkan masa dan kos yang diperlukan. (How to design a Purchasing
Process Part 2)

How to design a Purchasing Process Part 2 (Date of publication). Retrieved 12, August,
2010, from http://www.bizbodz.com/Supply-Chain/General-Supply-chain/How-to-design-a-
purchasing-process-2.asp

Sumber Manusia
Pengurusan sumber manusia yang merupakan bidang atau fungsi penting untuk
pengurusan pejabat kerana ia merupakan cabang yang menjadi tunjang kepada sesebuah pejabat
atau jabatan dan pada masa sama menjaga keperluan dan hal ehwal pekerja selain menguruskan
unit-unti pentadbiran kecil yang wujud dibawahnya. Pengurusan sumber manusia merupakan
salah satu jabatan yang agak kritikal kewujudannya sebelum kewujudan dan penggunaan penuh
teknologi maklumat dan komunikasi terutamanya pada tahun 1990-an dimana sistem manual
yang memerlukan banyak tenaga kerja masih wujud. Justeru, jabatan sumber manusia
merupakan salah satu jabatan yang besar dengan kekuatan kakitangan yang ramai selain
kepentingannya dalam urusan di pejabat pada ketika itu. (Seperti dipetik dari Schaeffer, R.F.
(November 2003))
Kini jabatan sumber manusia di kebanyakan syarikat dan organisasi-organisasi lain telah
mengalami perubahan dramatik yang diterjemahkan menjadi lebih kecil dan berpusat, dengan
perkhidmatan yang lebih terarah kepada penggunaan aplikasi teknologi dan sistem.
Pembangunan berterusan dan penggunaan laman web dan teknologi maklumat dalam
perkhidmatan secara sendiri membawa fungsi sumber manusia ke dalam abad ke-21. Struktur
dan peranan sumber manusia di dalam organisasi telah perlahan-lahan berkembang ke arah
pengurusan yang lebih berorientasikan perniagaan dan lebih strategi.
Di abad ke-21 telah mendorong jabatan sumber manusia daripada ketinggalan ke
belakang dalam penggunaan sistem mainframe dan memulakan penggunaan teknologi maklumat
secara berperingkat ke arah yang lebih maju. Tekanan berterusan terhadap pengurangan kos dan
proses penambahbaikan telah memaksa pihak pengurusan sumber manusia untuk mengambil
langkah drastik ke arah perkhidmatan layan diri kepada pengurus dan pekerja. Seterusnya
dengan pantas menular ke arah pengurusan sumber manusia berasaskan web portal.
Portal ini membolehkan akses dibuat ke seluruh dunia dengan menggunakan aplikasi web
untuk strategi penyebaran usaha, pengurusan pengetahuan, pengurusan projek, komunikasi
massa global, dan pembelajaran jarak jauh hampir ke seluruh tenaga kerja. Sistem-sistem
sekarang mempunyai kaitan yang lebih langsung untuk kumpulan kerja dan projek, sebagai
orang berkolaborasi daripada rangkaian awam dan juga sistem. Penggunaan teknologi maklumat
telah memungkinkan pengurusan sumber manusia untuk menumpukan kepada sumber-sumber
yang ada dan membentuk bidang kepakaran sumber manusia secara berpusat.

Schaeffer, R.F.(November 2003) Human Resources Moves into the 21st Century. Retrieved 12,
August, 2010, from www.orcworldwide.com/readroom/Schaeffer-0310-11.pdf

Pengurusan Staf 

Pengurusan staf atau penstafan adalah merujuk kepada perancangan sumber manusia,
pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, program
peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan
program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan, dan termasuk sistem pampasan yang meliputi
gaji, upah, dan juga faedah.  Dalam organisasi terkini yang telah dan sedang mengalami
perubahan demi perubahan dari aspek pengurusan, pentadbiran dan operasi, cabaran terbesar
yang sering dihadapi oleh organisasi-organisasi ialah mendapatkan pekerja-pekerja yang bukan
hanya mempunyai kebolehan dalam bidang pengkhususan seperti pengurusan dan pentadbiran
tetapi berkebolehan terbabit dalam teknologi maklumat dan komunikasi.

Selain itu, pengetahuan dalam bidang-bidang lain yang boleh diimplementasikan dalam
kerja dapat membantu dan memberikan impak maksimum dalam melonjakkan prestasi organisasi
tanpa memerlukan tenaga kerja yang ramai. Ini adalah berikutan senario ekonomi yang
mengalami perubahan dari ekonomi berasaskan pengeluaran iaitu p-ekonomi kepada ekonomi
berasaskan pengetahuan (k-ekonomi). Kini 'knowledge worker' atau k-worker menjadi agenda
penting dalam banyak syarikat untuk mendapatkan prestasi yang memberangsangkan daripada
kakitangan yang lebih sedikit. 

Justeru, ia menjadi satu cabaran kepada setiap jabatan sumber manusia di mana-mana
organisasi untuk mendapatkan calon pekerja yang mempunyai ciri-ciri ‘k-worker’. Dalam
memastikan agar organisasi mampu berdaya saing, kakitangan-kakitangan atau modal insan yang
bercirikan ‘k-worker’ bergantung kepada suatu tahap dimana ia menyumbang kepada perbezaan
daya saing. Peter Drucker mendefinisikan bahawa knowledge worker atau k-worker ialah
kakitangan yang mempunyai sumber-sumber seperti pengetahuan spesifik seperti pengetahuan.
Sebagai contoh, sebahagian pengetahuan boleh juga datang daripada sumber-sumber seperti
pendidikan tidak formal, pengalaman dalam bidang-bidang tertentu, akses dan penggunaan
terhadap sesebuah pengetahuan, pengetahuan organisasi dan sumber pengetahuan dari luar.
(Ramirez, Y. W & Nembhard D. A.. (2000))

.Dari sudut pandangan ekonomi pula, teori kos transaksi menggariskan bahawa firma-
firma memperolehi kebolehan daya saing apabila mereka memiliki sesuatu sumber yang spesifik
yang tidak terdapat dalam organisasi lain. Oleh itu, keunikan modal insan bertambah dan firma-
firma harus menyediakan insentif untuk melaburkan sumber yang ada kepada pengurusannya
dengan sasaran untuk menurunkan risiko dan memanfaatkan potensi produktifnya.

Memandangkan modal insan unik dan bernilai tinggi, secara tidak lansung telah
memberikan manfaat strategik kepada organisasi iaitu kakitangan yang telah dilantik merupakan
aset yang penting kepada organisasi. Organisasi-organisasi juga perlu menyediakan suatu nilai
tambah seperti latihan dalaman melalui perkongsian ilmu bagi melengkapkan kakitangan
tersebut dengan kemahiran-kemahiran yang dapat digunapakai bagi tujuan kerja selain
mengurangkan pengambilan staf baru memandangkan kebolehan dan keupayaan staf sedia ada
telah memadai dengan menambahkan nilai-nilai dan kemahiran baru yang dianjurkan melalui
program latihan. Oleh itu, organisasi haruslah bijak dalam menangani situasi ini selain
memikirkan cara terbaik bagi mendapatkan pekerja, perkongsian ilmu pengetahuan di antara
kakitangan dan menggalakkan lagi kakitangan menambah ilmu yang sedia ada sama ada dengan
menghadiri latihan dalaman atau program anjuran pihak ketiga.

Ramirez, Y. W & Nembhard D. A.. (2000). Measuring knowledge worker

Productivity:A taxonomy,.8.Retrieved 20 September 2010, from http://www.emeraldinsight.com.

Pengurusan rekod

Pengurusan rekod ialah fungsi yang harus wujud pada setiap syarikat, organisasi yang
bukan berasaskan keuntungan, agensi kerajaan, agensi sosial, perubatan, perdagangan,
kewangan,  sekolah, kolej dan universiti termasuk semua jenis entiti yang menghasilkan
maklumat yang perlu disimpan untuk sekian waktu. Sesuatu rekod itu boleh wujud samada
berunsurkan kertas, digital atau elektronik. Rekod boleh disimpan di dalam bentuk penyata
kewangan, perubatan, dokumen-dokumen rasmi, dokumen-dokumen pejabat, pengajian, borang-
borang kerajaan dan e-mel.

Terdapat beberapa fasa kitaran pengurusan rekod iaitu pembuatan atau penerimaan rekod,
penyelenggaraan, penyimpanan, carian dan pelupusan rekod. Contohnya dalam pengurusan
sumber manusia, pengurusan rekod merupakan suatu alat yang amat penting di mana fungsi
terpentingnya iaitu carian dan mendapatkan semula rekod-rekod yang mengandungi maklumat-
maklumat penting tentang tenaga-tenaga kerja yang menggerakkan organisasi itu dan sebagainya
untuk tujuan rujukan. Penggunaan sistem seperti DIS (Document Imaging System) sangat
berkesan dalam aspek penggunaan seperti penyimpanan, mendapatkan semula dan menggunakan
rekod tersebut. (Ashley, K. (2000))

Salah satu cara terbaik untuk menyimpan rekod-rekod tersebut agar memudahkan
pencarian, penyimpanan dan mendapatkannya semula ialah dengan mewujudkan sistem yang
menggunakan pangkalan data dan webportal. Dalam isu pendigitalan rekod, kebaikan
pendigitalan adalah dilihat sebagai sesuatu yang sangat praktikal untuk diaplikasikan di dalam
mana-mana organisasi. Dalam jangka masa panjang, ia amat efektif dari segi kos pengurusan
dan pentadbiran, menjimatkan ruang pejabat dan memudahkan pengguna terutamanya ‘end user’.
Namun kos pengurusan dan penyediaan pengurusan rekod secara digital hanya mampu
ditanggung oleh organisasi besar dan kerajaan.

Kebanyakkan kos tersebut adalah mengenai penyediaan peralatan seperti komputer selain
sesetengah perisian yang memerlukan pengaktifan lesen setiap tahun disamping keperluan
menambah ruang dalam server berikutan penyimpanan rekod yang makin bertambah setiap
tahun. Server yang digunakan bukanlah dibeli tetapi ianya menggunakan khidmat dari
organisasi lain memandangkan untuk menyediakan server adalah sangat tinggi kosnya. Server
mengenakan bayaran dan pengaruh utama ke atas bayaran adalah jumlah saiz objek yang akan
disimpan, jumlah objek, jumlah agen yang boleh menyimpan dan mengambil benda, dan
frekuensi deposit dan retrievals.

Lebih besar sesuatu saiz rekod itu maka lebih banyak kos yang akan dikeluarkan setiap
tahun. Kos pada objek disimpan mendominasi keseluruhan kos, lebih daripada jumlah ruangan
yang digunakan. Cabaran yang paling getir ialah perubahan dan perkembangan teknologi
dimana ia merupakan satu lagi kos yang akan ditangggung berikutan perubahan bentuk rekod
dimana rekod tersebut mungkin lebih baik penyediaan dan persembahannya namun menjadi
lebih besar saiznya iaitu sebagai contoh dari 1 MB menjadi 3 MB. Perlu diingat bahawa rekod
mesti dipelihara dan disimpan dalam bentuk asal tanpa apa-apa perubahan.

Dalam pada itu juga, aspek teknikal seperti penyediaan metadata terhadap rekod-rekod
tersebut juga boleh menjadi tinggi dari segi kos, masa dan penyediaan. Ini kerana tidak semua
rekod-rekod mempunyai atau menghasilkan metadatanya sendiri selain dari rekod yang
berbentuk elektronik atau digital itu sendiri. Oleh itu, ‘paperless office’ atau pejabat tanpa kertas
mungkin hanya sesuai untuk organisasi besar dan utuh dari segi kewangan. Justeru konsep
‘paperless office’ hanyalah sesuai untuk organisasi besar dan organisasi kecil hingga hari ini
masih belum mampu dan bersedia mengamalkannya berikutan faktor kos yang tinggi.

Ashley, K. (2000). The costing of digital records management, 8.Retrieved 20 September

2010, from http://www.emeraldinsight.com.
Automasi pejabat

Terma automasi pejabat merujuk kepada semua alatan-alatan dan kaedah-kaedah yang
diaplikasikan dalam aktiviti pejabat yang menjadikannya tidak mustahil untuk memproses
maklumat-maklumat bertulis, visual dan data bunyi secara bantuan komputer. Automasi pejabat
direka untuk menyediakan unsur-unsur yang membolehkan kita menyederhanakan,
memperbaiki, dan mengautomasikan organisasi kegiatan syarikat atau sekumpulan individu. Ini
termasuklah pengurusan pentadbiran data, penyeragaman mesyuarat dan sebagainya.

Mengambilkira tentang keperluan komunikasi bagi sesebuah organisasi yang meningkat,

automasi pejabat bukan sahaja terhad kepada aktiviti pendokumentasian secara digital tetapi
turut melibatkan pertukaran maklumat iaitu penggunaan email dan sistem pesanan ringkas
(SMS). Selain itu dalam pengurusan dokumen pentadbiran iaitu daripada bentuk sistem
pengurusan fail dari konvensional kepada bentuk digital dan dalam pengendalian data numerik.
Perancangan mesyuarat dan pengurusan jadual kerja yang melibatkan penggunaan perisian khas
untuk tujuan pengurusan kalendar atau taqwim tahunan organisasi. Kini terdapat banyak
perisian yang digunakan dalam automasi pejabat seperti Apple Works, Corel Word Perfect,
IBM/Lotus Smart Suite, Microsoft Office, Sun StarOffice dan Open Office.

Penjimatan kos dan lain-lain faedah kewangan mungkin menjadi penyebab utama mengapa
sistem pejabat dengan automasi dilaksanakan. Pengautomasian pejabat adalah mengenai
penambahbaikan prestasi dengan menambah keberkesanan menggunakan teknologi maklumat.
(seperti dipetik dari Grantham, L. (2000)) Namun apabila dilihat dari segi kos efektif ia menjadi
sesuatu yang boleh dipersoalkan memandangkan sebelum datangnya kehebatan teknologi
maklumat pada masa sekarang ini kita mungkin tidak pernah berbincang untuk mencari sebarang
perkara untuk penambahbaikan dan peralatan pejabat. Pembelian atau perolehan sesuatu
peralatan berkaitan dengan tujuan untuk automasi pejabat sering mencecah jumlah perbelanjaan
yang sangat tinggi namun tidak dapat dijadikan indikator dari segi kos efektif dan faedah kos.
Sememangnya adalah perlu untuk organisasi membelanjakan untuk peralatan ICT untuk
pengautomasian namun kos yang amat tinggi juga diperlukan untuk lesen perisian-perisian.

Oleh itu pihak pengurusan perlu mampu untuk menjustifikasikan pelaburan untuk
pengautomasian pejabat ini selain dapat menilai bagaimana ia dapat membantu organisasi
mencapai sasaran dan bagaimana kakitangan memanfaatkan kemudahan ini.

Grantham, L. (2000). Justifying office automation: benefits and problems,. Retrieved 21

September 2010, from http://www.emeraldinsight.com.
Kesimpulan
Pengurusan pejabat abad ke-21 banyak dipengaruhi peranan kemajuan teknologi maklumat dan
komunikasi (ICT) memandangkan hampir semua bidang berkaitan dengan pengurusan pejabat
lebih cenderung manjadikan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) sebagai medium ke arah
pengautomasian, peningkatan kualiti kerja dan pengurusan maklumat dalam pejabat itu sendiri.
Namun pengautomasian menggunakan perlatan ICT mungkin berkesan pada organisasi besar
sahaja terutama untuk tujuan penyimpanan, mengakses dan memiliki maklumat tersebut samada
‘softcopy’ atau ‘hardcopy’. Berkesan disini adalah merujuk kepada konsep kos efektif dimana
kapasiti penyimpanan maklumat untuk organisasi besar adalah lebih memerlukan kepada
penggunaan ICT sebagai jalan penyelesaian bagi mengurangkan penggunaan ruang fizikal untuk
tujuan penyimpanan maklumat. Justeru bukanlah lagi masa yang sebenar untuk mengaplikasikan
konsep ‘paperless’ secara total memandangkan organisasi kecil dilihat lebih efektif
menggunakan kaedah konvensional terutama bagi ruang penyimpanan maklumat.

Penggunaan ICT mungkin dapat diperluas kepada ‘end user’ atau pengguna terakhir yang
biasanya mengakses maklumat melalui laman-laman web. Oleh itu wujudnya web portal seperti
yang diperlihatkan konsepnya dalam model HRMIS (Human Resource Management Information
System) adalah salah satu contoh penyampaian yang dibuat secara online untuk kemudahan
kakitangan melihat segala maklumat berkaitan mereka.

Namun perlu kita lihat disini bahawa ICT merupakan indikator perbezaan antara pengurusan
pejabat abad ke 21 dan pengurusan pejabat pada ketika 1990-an dan 1980-an. Apa yang dilihat
kini adalah tidak semua organisasi dapat memanfaatkan kemudahan ICT secara maksimum
memandangkan terdapat halangan-halangan seperti kos perolehan dan perlaksanaan dan kapasiti
organisasi itu sendiri. Oleh itu cirri-ciri pengurusan pejabat abad ke-21 hanya dapat dilihat pada
organisasi atau syarikat besar yang bermodal besar. Justeru konsep’paperless office’ belum
sepenuhnya tercapai.