PERANCANGAN STRATEGIK-Oleh Mbustaman For 4-6 Hours Oct09

PERANCANGAN STRATEGIK
Oleh Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf
Institut Aminuddin Baki, KPM

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 1
Introducing Your Facilitator
hak milik mbustamanIAB.KPM

hakmilik@MBAM.IAB.KPM
2
2
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF

Ketua Jabatan BIODATA PENCERAMAH Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM 1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. (paling lama dalam bidang ini di IAB)
2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan 3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik-akan terbit bulan 7 2009 oleh PTS. 3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara): i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996) ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998) iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005) 4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London. 5. 6. 7. 8. Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM Kepakaran lain: Kursus KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from Islamic Perspectives, 3 Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic Thinking Skills. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 3
Buku Terbaru
Hello Sir, I m Mr. Muhd. Bustamante from IAB to ..
Definisi Pengurusan Strategik (Rujuk ms 6) 1. Suatu proses pengurusan yang memberi tumpuan pada aspek jangka panjang sesebuah organisasi dengan memberi penekanan secara berterusan pada operasi penggubalan, pelaksanaan, dan penilaian strategi tertentu. 2. Suatu proses formulasi, implementasi, dan penilaian tindakan-tindakan yang akan memastikan organisasi berupaya mencapai objektifnya. (David, 1986)
Kata Imam Ghazali: seorang guru yang hanya memikirkan mengajar sahaja tanpa memikirkan masa depan muridnya, lebih baik jangan jadi guru
Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15)

7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan
Pusingan Semula
6. Implementasi Strategi
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi) 4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI 3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran Organisasi 2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
1. Pra-Perancangan Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass.
Proses 2: Semak Hala Tuju Organisasi (bab 3.ms 49)
11
Semak Hala Tuju: Mandat

Kamus Dewan- DBP (2005): 1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai. 2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang lebih tinggi. 3. Surat kuasa, surat perintah 4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir
Semak Hala Tuju: Misi

Kamus Dewan (2005): Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan.
14
Apakah itu MISI? (ms 66)

Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat menjelaskan perkara-perkara berikut: 1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?
(What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.
2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

(Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda?
3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

(What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi.
4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more effectively" than others)
Contoh Pernyataan MISI 1. Untuk membangun sumber manusia dalam sektor awam melalui latihan berkualiti
(INTAN)
2. KPM Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti
16
18
19
20
Semak Hala Tuju: Visi/wawasan Kamus Dewan (2005): Pandangan yang jauh (terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara.
21
Apakah itu Wawasan/Visi? (ms 72)
Burt Nanus: A vision is a realistic, credible, attractive future for your organisation . Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan real , tetapi yang diimaginasikan
22
INGAT!
matlamat
LAGI TINGGI VISI ANDA, LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKAN
23
Semak Nilai
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M. Pustay, 1999) Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai.
24
Contoh Nilai: IAB

Integriti (Integrity)
Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan
Profesionalisme (Profesionalism)
Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan kepada Institut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal profesional latihan dan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan pendidikan
Budaya Permuafakatan (Team Work Culture)

Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga IAB yang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi pendidikan yang berprestasi tinggi.
Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)

Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja yang boleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran kolaborasi, amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untuk penambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta teguran bagi kemajuan organisasi dan negara.
Prestasi Tinggi (High Performance)

Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten dan berpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen seiring dengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan.
25
PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN

IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholder berdasarkan piagam pelanggan seperti berikut dan akan memastikan: 1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% program latihan yang didaftarkan dalam dokumen Program Latihan IAB pada tahun berkenaan; 2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% peserta kursus berpuas hati dengan program latihan IAB; 3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta yang mengikuti program latihan berpuas dengan pengendalian sesi latihan oleh Pensyarah IAB dan Pensyarah Jemputan; 4. Memaklumkan pelanggan tentang kelulusan sesuatu kursus yang dimohon sekurang-kurangnya empat minggu (4) sebelum kursus bermula; 5. Memastikan prasarana latihan dan semua keperluan serta peralatan latihan berfungsi dengan baik dan dalam keadaan siap sedia untuk digunakan dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursus bermula; 6. Menjalankan sekurang-kurangnya sembilan (9) penyelidikan dan pembangunan sistem maklumat setahun;
Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009

7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitan setahun ; 8. Menjalankan sekurang-kurangnya enam (6) program konsultansi termasuk khidmat pasukan pemikir setahun; 9. Menghasilkan indeks keperluan latihan dan pembangunan profesioanal pemimpin sekolah bagi setiap negeri setiap tahun ; 10. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuas hati dengan perkhidmatan sajian dan penginapan; 11. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan pada setiap hari bekerja mulai 8.15 pagi hingga 4.45 petang; 12. Memastikan semua staf IAB mendapat peluang untuk mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun; 13. Memastikan maklum balas kepada semua pertanyaan dan aduan pelanggan mengenai pengurusan perkhidmatan di IAB adalah menepati tempoh-tempoh berikut:
akuan penerimaan dalam tempoh 1 hari maklum balas awal dalam tempoh 15 hari laporan status aduan dalam tempoh 5 minggu
Proses 3: ANALISIS PERSEKITARAN
28
29
THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG
14.530
Bagaimana maklumat dikumpul?

Semakan dokumen/rekod. Kajian: Soalselidik Temubual Pemerhatian Hasil-hasil penyelidikan Kajian literatur
Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat Persekitaran Organisasi 1. Matrik KLAP (SWOT) 2. PEST (Persekitaran Luar) 3. Analisis Senario 4. Matrik NDTS (Space) 5. Analisis Titik Pulangan Modal 6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC) 7. 7S McKinsley 8. Matrik Kawasaki
Analisis SWOT: Kekuatan (Strength

S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun) S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan S3 : GPK yang komited dan berpengalaman S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua aktiviti sekolah yang dirancang S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT) memenangi Anugerah SPBT Cemerlang S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri dalam KK secara aktif
S)
A strength is something an organization does well or a characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)
33
Analisa Kelemahan (Weakness W)

A weakness is something an organization lacks, does poorly, or a condition placing it at a disadvantage (Bryson,2003)
W1. Peratus pencapaian UPSR masih berada di tahap yang rendah 74% W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri. W3. Murid bergantung 100% kepada sekolah dan guru. W4. 5% kes ponteng sekolah.
34
Analisis Peluang (OPPORTUNITIES
O)
Think about external events that affect your school. These can be political, economic, social, technological, demographic and legal,.
O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam bidang kokurikulum. O3 : Hubungan erat dengan PIBG O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta 05 : Hubungan dengan ahli politik baik. O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan dan landskap O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur
35
Analisis Ancaman/Cabaran (Threats T)

What changes outside the school do we need to guard against or prepare for? (threats)
T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap pelajaran anak-anak masih rendah. T2 : Sumbangan bantuan kewangan daripada ibubapa terhad. T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia gunakan padang di waktu petang)
36
Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik

TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan matlamat untuk mencapai Misi & Visi dikenalpasti? TAHAP 2: Maklumat akan digunakan untuk bina objektif, penetapan sasaran (KPI) & Matrik COWS/TOWS - membina strategi.
37
Contoh hasil dari analisis SWOT

Bidang
Kurikulum HEM Kokurikulum Pengurusan Fizikal
Isu Strategik
Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%) kerana ia fokus utama stakeholder dan pelanggan. Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang seimbang & menyeluruh Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar dalam kokurikulum Mempertingkatkan aspek 3K sekolah (berdasar pengukuran dalam Anugerah 3K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan sebagai pengukur kecemerlangan aspek ini Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap tugas utama mereka Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah Kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth audit) fokus utama yang boleh dicapai melalui pengurusan yang berkualiti
Pembangunan Staf
Hubungan Luar Pengurusan Pejabat & Pengurusan Kewangan
Penetapan Matlamat Strategik

Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin capai bagi mencapai misi dan visi organisasi. Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa depan (Ahmad Atory,1996) Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003)
39
Ciri-ciri matlamat
1. Masa Perkara yang dikehendaki atau wujud di masa depan. Tempoh masa: bergantung kepada proses yang terlibat. Matlamat Operatif: Matlamat Rasmi
2. Nilai Kuantitatif atau Kualitatif 3. Syarat tertentu. Kriteria khusus output.
40
OBJEKTIF
1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. 2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)
41
42
Perhatian Penting
Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu. Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI. Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.
43
KPI
KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005). KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi. Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.
Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik?
Mengikut Kaplan (2003):

If we can t measure our processes, we can t manage our processes If we can t manage our processes, we can t change our processes for improvement If we can t improve our processes, we can t meet or exceed our customers expectations MEASURE - MANAGE CHANGE - EXCEED
46
47
48
CONTOH KAD DATA PENGUKURAN
1 Objektif 2 Pengukuran (KPI) 3 Unit Pengukuran &

formula
4 Lag atau Lead 5 Sumber Data 6 Kekerapan

Pengukuran 7 Tanggungjawab
8 Tov & Unjuran

Sasaran 9 Inisiatif
CONTOH 2 REKOD DATA KPI

Bil
1. 2. 3 4 5 6 7 8. 9 10 11 12 13 14
Perkara
Perspektif Matlamat/ Strategi Teras
Penjelasan
Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan Sasaran atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras (grand strategy) yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang. Sasaran yang ingin dicapai secara khusus dalam tempoh pendek. Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi leading
Objektif Penerangan tentang objektif Jenis Indikator: Leading atau Lagging Kekerapan masa pengukuran & Polariti Jenis unit pengukuran Formula pengukuran Sumber pengukuran Kualiti data Pemunggut Data Baseline/TOV/status semasa Target Prestasi (3-5 tahun) Rasional Target
Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian
Siapa yang bertanggungjawab
50
HUBUNGAN ISU STRATEGIK, MATLAMAT, OBJEKTIF ,KPI DAN SASARAN (ms 119 & Lampiran 13)
CONTOH
Basic Scorecard Terminology (Institute Aminuddin Baki)

Mission & Vision
Stakeholders & Customer satisfaction
Stakeholders & Customer satisfied with IA services
Strategy Map
Objectives: What the strategy is trying to achieve
Internal
usiness Processes
Quality Core Business
Quality & World Class Educational Leaders
Measures: How success or failure (performance) against objectives is monitored
Targets: The level of performance or rate of improvement needed
Initiatives: Key action programs required to achieve targets
Innovation & Growth

High Competency Staff and Peacefull
Objectives
Financial
Measures
Targets
Initiatives
Excellent Financial Management
ISU STRATEGIK Bidang Kurikulum
MATLAMAT STRATEGIK Meningkatkan kecemerlangan akademik pelajar ke tahap terbilang
OBJEKTIF Meningkatkan peratus pencapaian keseluruhan UPSR
KPI (LAG) % kelulusan Peperiksaan
SASARAN PRESTASI TOV 91.7 % 07 94% 08 97% 09 99% 2010 100%
Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang.
Meningkatkan peratus pelajar yang memperolehi 5A
% pelajar mendapat 5A
33%
35%
37%
39%
40%
Objektif jangka panjang : -Mendapat 100% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 50% pelajar mendapat 5A pada tahun 2010 Objektif jangka pendek : -Mendapat 94% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 35% pelajar mendapat 5A pada tahun 2007 ISU STRATEGIK (Kokurikulum) MATLAMAT STRATEGIK Mengalakkan pelajar aktif dan cemerlang dalam kokurikulum hingga ke tahap kebangsaan OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI TOV Meningkatkan bilangan penyertaan pelajar dalam aktiviti kokurikulum Meningkatkan bilangan aktiviti kokurikulum dan pelajar yang cemerlang hingga ke peringkat kebangsaan % pelajar aktif. Bilangan pelajar mencapai kejayaan 1. peringkat Daerah 2. Peringkat Negeri 3. Peringkat kebangsaan 75% 07 78 08 81 09 84 2010 87
Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap rendah tidak selaras dengan visi sekolah
3 2 0
7 5 1
11 8 2
13 11 4
15 15 6
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010 hakmilik@MBAM.IAB.KPM Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2007
53
ISU STRATEGI BIDANG HEM Tahap sahsiah murid masih lagi belum memuaskan Tahap kebajikan murid masih lagi rendah
MATLAMAT STRATEGI
SASARAN / OBJEKTIF OBJEKTIF KPI TOV 07 08 09 2010
Membentuk modal insan yang bersahsiah cemerlang dan kebangaan masyarakat. Menyediakan perkhidmatan kebajikan untuk semua murid dan staf.
Memastikan semua pelajar mempunyai merit yang sentiasa cemerlang
% pelajar yang dapat mengekalkan80 mata merit. Bilangan aduan rasmi yang dilaporkan
70 %
75 %
85 %
90 %
95 %
Meningkatkan kebajikan setiap pelajar dan staf terjaga dan terbela.
15
Sifar adua n
Objektif jangka panjang : 95% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit. Objektif jangka pendek : 75% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit. ISU STRATEGI BIDANG KEWANGA N SASARAN / OBJEKTIF MATLAMAT STRATEGI OBJEKTIF KPI TOV Tanp a tegu ran 95 07 Tanp a tegur an 96 08 Tanp a tegur an 97 09 Tanp a tegur an
54
2010 Tanp a tegur an 100
Pengurusan kewangan Kurang
Memastikan pengurusan kewangan sentiasa
Bil. Teguran audit Meningkatkan kecekapan dan hakmilik@MBAM.IAB.KPM keberkesanan % perbelanjaan pengurusan bajet
99
What is Organisational Strategy?

A strategy is defined as a pattern,
of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame. (Bryson, 1995, p.32)
55
Apakah itu Strategi?

Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif. Ia bersifat action-oriented dan berhubungan terus dengan pengukuran output. Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu
56
A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective. Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described.
57
THE TOWS MATRIX

(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
INTERNAL ENVIRONMENT
1. 2. 3. 4, LIST STRENGTHS
STRENGTHS
1. 2. 3. 4. 5. 6.
WEAKNESSES
LIST WEAKNESSES
EXTERNAL ENVIRONMENT OPPORTUNITIES

1. 2. 3. 4. 5. 6. LIST OPPORTUNITIES
5. 6.
S-O STRATEGIES
PENETRATION EXPANSION INTENSIFICATION ACQUISITION INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES NICHE
W-O STRATEGIES
LINKAGING OR NETWORKING SUB-CONTRACTING ANCHORING ORGANIZATION DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING
THREATS
1. 2. 3. 4, 5. 6. LIST THREATS DIVERSIFICATION CONSOLIDATION
S-T STRATEGIES
MERGE
W-T STRATEGIES
RETRENCH
CONTINGENCY MECHANISMS
WITHDRAW CLOSE SHOP STATUS QUO
58
59
contoh
PENJANAAN STRATEGI BIDANG HEM

TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM KAEDAH PENILAIAN STRATEGI SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN
60
TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM

DALAMAN S- Strength S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.
LUARAN
O- Opportunities S-O O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan 1. ( S10+S1+02+05 ) kepada murid. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. HEM. O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. 2. (S5+S6+O6+O3) O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. begi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 61
DALAMAN
W- Weakness
W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.
LUARAN
O- Opportunities
O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM. O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam bagi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web. 1. (W6 + O6)
W-O
Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. 3.(W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
62
DALAMAN
S- Strength
S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.
LUARAN
C- Challenges
C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.
S-C
1. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 2. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.
63
DALAMAN
W- Weakness
W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.
LUARAN
C- Challenges
C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.
W-C
1. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.
64
PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN mata merit Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80DALAM adab belajar. PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS MATRIK
BIL 1
TOWC S-O (1) S-O (2) O-W (1) O-W (2) O-W (3)
1. ( S10+S1+02+05 )
STRATEGI
Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
(S5+S6+O6+O3) 2.
Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
3.
(W6 + O6)
Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan
4.
(W1 + W2 +O2 +O5 + O6)

Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.
5.
(W9 + O3 +O8)
Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
S-C (1) S-C (2) W-C(1)
6.
(S1+S4+C1)
Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.
7. 8.
(S1+C6 )
Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.
(W10 + C4)
Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.
65
PENILAIAN STRATEGI
KRITERIA PEMILIHAN
a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi staf yang bertanggungjawab. b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab. c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan. e. Andaian keupayaan yang mengatasi halangan. f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi. g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas. h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini. i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.
STR 1 STR 2 STR3 STR 4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8
0 2 5 3 2 5
5 1 5 1 0 2
3 1 4 1 3 2
0 1 2 2 1 2
0 1 1 5 3 4
1 2 2 2 4
2 3 3 3 3 4
3 2 1 3 1 2
0 5 5 5 1 1 5 0 2 2 1 0 1 5 4 7 1 2 1 5 0 2 2 0
Jumlah
32
21
18
10
30
19
24
16
Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan
7
66
SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK 5 4 3 2 1 Cemerlang Amat Baik Baik Memuaskan Kurang Baik
67
SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. 2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG. 3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling. 4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. 5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah 8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.
PELAN TAKTIKAL
Objektif jangka panjang Objektif jangka pendek
95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar 75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar
STRATEGI / INISIATIF
SASARAN
BIDANG
ISU STRATEGIK
MATLAMAT
KPI
TOV 2006 07 08 09 201 0
HEM
Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
Memastikan kemahiran belajar murid dapat ditingkatkan
Peratus murid dapat 80 mata merit adab belajar
70 %
75 %
85 %
90 %
95 %
Meningk atkan keberkes anan aktiviti kemahira n belajar murid.
69
PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1

NAMA STRATEGI
Mewujudkan Partnership/ Rakan Strategi dengan pihak luar

T/JAWAB TEMPOH/T ARIKH KOS/ SUMBER OUT- PUT KPI PELAN KONTIGENSI
BIL
PROGRAM/ PROJEK
Program Maju Diri
GPK HEM
3 hari Januari Setiap tahun
RM500.00 PIBG
Murid lebih berkeyakinan
Bilangan murid yang berubah sikap dan minat belajar
Ceramah
Bengkel Kemahiran belajar
GBSM
2 hari Mac Setiap tahun
RM300.00 KAUNSELING
Murid menguasai kemahiran belajar
% pencapaian dalam ujian bulanan
Edaran bahan bengkel
70
PELAN OPERASI
.
71
CONTOH PELAN OPERASI & KPI

Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat LANGKAH 1 PROSES KERJA Mesyuarat staf dan AJK PIBG 1.1 Ucapan GB 1.2 Bentang kertas konsep 1.3 Lantik AJK 1.4 Agih tugas 1.5 Tetap tarikh 1.6 Bincang kos 1.7 Jemputan 1.8 Hal-hal lain Surat mesyuarat Jemputan kepada ibu bapa dan guru Kaunselor Profesional PPD ( Perasmian) AJK Publisiti Aturcara majlis T/JAWAB GB GPK HEM YDP PIBG KPI Bilangan hari Sasaran Prestasi 1 hari
Setiausaha
Bilangan hari
7 hari
3 4
JK publisiti
hakmilik@MBAM.IAB.KPM urusetia
Bilangan hari Bilangan hari
7 hari 1 hari 72
Carta Aliran
Mula
Tanggungjawab GB, GPK HEM, YDP PIBG Setiausaha PERANTARA Semua AJK Program Urusetia AJK Publisiti AJK Urusetia
Mesyuarat Surat-menyurat Publisiti Aturcara Majlis
AJK Hadiah
Penyediaan Hadiah / Cenderamata

Setiausaha
Mesyuarat Penyelarasan Pelaksanaan Penilaian Post-mortem Tamat

Semua AJK GB, J/K Program GB, J/K Program
73
CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA
ANGGOTA ALIRAN KERJA
9 PI 5 PIT Terima dan semak permohonan Sah dokumen dan lulus Terima bayaran Tangkap imej Cetak muka surat utama
MASA SEBENAR(MINIT)
5 3 2 1 2
9 PI
3 PI 3 PI 3 PI
Laminate
3 PI 3 PI 1 PI 4 PI
Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian
Encoding Sah keluar Serahan JUMLAH SEBENAR: hakmilik@MBAM.IAB.KPM
1 2 11 30 minit 74
Format Program/Pelan Operasi

1. Nama Program 2. Rasional 3. Objektif Program 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi 8. Penilaian Program 9. Tindakan Susulan 10. Lampiran Berkenaan
75
THANK YOU
From Muhd Bustaman Abdul Manaf
Institute Aminuddin Baki Ministry of Education bustaman@ iab.edu.my 0199890524
77

PERANCANGAN STRATEGIK-Oleh Mbustaman For 4-6 Hours Oct09

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERANCANGAN STRATEGIK-Oleh Mbustaman For 4-6 Hours Oct09

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERANCANGAN STRATEGIK

Oleh Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf

Institut Aminuddin Baki, KPM

Introducing Your Facilitator

hak milik mbustamanIAB.KPM

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF

Hello Sir, I m Mr. Muhd. Bustamante from IAB to ..

Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15)

Proses 2: Semak Hala Tuju Organisasi (bab 3.ms 49)

Semak Hala Tuju: Mandat

Semak Hala Tuju: Misi

Apakah itu MISI? (ms 66)

2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

2. KPM Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti

Apakah itu Wawasan/Visi? (ms 72)

LAGI TINGGI VISI ANDA, LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKAN

Contoh Nilai: IAB

Budaya Permuafakatan (Team Work Culture)

Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)

Prestasi Tinggi (High Performance)

PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN

Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009

Proses 3: ANALISIS PERSEKITARAN

THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG

Bagaimana maklumat dikumpul?

Analisis SWOT: Kekuatan (Strength

Analisa Kelemahan (Weakness W)

Analisis Peluang (OPPORTUNITIES

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats T)

Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik

Contoh hasil dari analisis SWOT

Hubungan Luar Pengurusan Pejabat & Pengurusan Kewangan

Penetapan Matlamat Strategik

2. Nilai Kuantitatif atau Kualitatif 3. Syarat tertentu. Kriteria khusus output.

Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003):

CONTOH KAD DATA PENGUKURAN

1 Objektif 2 Pengukuran (KPI) 3 Unit Pengukuran &

4 Lag atau Lead 5 Sumber Data 6 Kekerapan

8 Tov & Unjuran

CONTOH 2 REKOD DATA KPI

Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian

Siapa yang bertanggungjawab

Basic Scorecard Terminology (Institute Aminuddin Baki)

Objectives: What the strategy is trying to achieve

Quality & World Class Educational Leaders

Measures: How success or failure (performance) against objectives is monitored

Targets: The level of performance or rate of improvement needed

Initiatives: Key action programs required to achieve targets

Innovation & Growth

Excellent Financial Management

ISU STRATEGIK Bidang Kurikulum

MATLAMAT STRATEGIK Meningkatkan kecemerlangan akademik pelajar ke tahap terbilang

OBJEKTIF Meningkatkan peratus pencapaian keseluruhan UPSR

KPI (LAG) % kelulusan Peperiksaan

SASARAN PRESTASI TOV 91.7 % 07 94% 08 97% 09 99% 2010 100%

Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang.

Meningkatkan peratus pelajar yang memperolehi 5A

SASARAN / OBJEKTIF OBJEKTIF KPI TOV 07 08 09 2010

Memastikan semua pelajar mempunyai merit yang sentiasa cemerlang

Meningkatkan kebajikan setiap pelajar dan staf terjaga dan terbela.