Perancangan Strategik (PPD)

BENGKEL/SEMINAR
PERANCANGAN
STRATEGIK PPD
SELAMAT DATANG
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
PENGURUSAN STRATEGIK
.
Outcomes atau hasil akhir sesi latihan

ini:
Semua peserta akan dapat memahami
tentang:
Konsep Pengurusan strategik di sektor

pendidikan awam.
Proses-proses utama pengurusan strategik

(Model Sektor Awam.) dan
perhubungannya (sebab-akibat)
Tangkap Pemikiran Anda

Semasa sesi
latihan
berlansung,
tuliskan
perubahan cara
anda berfikir
dan akan buat
perubahan bila
balik ke tempat
kerja nanti
Hello Sir,
Im from JPNS to
..
Saya terlalu sibuk................
If you succumb to the busyness syndrome,

this is how you approach the future.
7
A Challenge: Beyond Busy
Whats An Organizations
Strategic Planning Like?
snake
spear
tree
wall
hak milik mbustamanIAB.KPM

9
9
Apakah itu Strategi?

Menghadapi
suasana
persekitaran
yang dinamik
dan berubah
dalam
menyempurnak
an misi sektor
awam
Perang & Musuh
10
Cara bagaimana untuk mencapat matlamat/objektif (ms 5)
Misi
&
SITUASI
HARI INI
STRATEGI
Visi
11
The gap between reactive and proactive

futures is bridged by making time for
strategic thinking..
12
We can't solve
problems by
using the
same kind of
thinking we
used when we
created them.
13
PENGURUSAN STRATEGIK
ialah satu proses berterusan untuk.
menentukan misi dan matlamat organisasi
dalam konteks persekitaran organisasi
merangka strategi-strategi yang sesuai
melaksanakan strategi-strategi tersebut
Mengenakan kawalan strategik untuk
mempastikan strategi organisasi
dilakanakan dengan jayanya bagi mencapai
misi dan matlamat yang ditetapkan.
(Sumber: Wright, P. , Pringle, C. and Kroll,
M. Strategic Management: Text and Cases,
1992, pp. 3-4)
14
Rajah Pusingan PS
Pelaksanaan
Pelan strategik
Pusingan berterusan
55
ORGANISASI
CEMERLANG
44
Bina Strateg
i
& Pelan Tind
akan
11
Halatuju
22
Analisis Persekitar
an
33
Fokus
Strategik
PENGURUSAN
STRATEGIK
Strategic
management is
the process of
formulation the
strategic plan and
implementation
of the plan. It
involves strategic
analysis, strategic
choice and
strategic
implementation
16
The Leader as Strategic Planner
Strategic planning is not a

replacement for your leadership,
but an instrument of your
leadership!
Michael Moore and Michael Diamond
Academic Leadership: Turning Vision into Reality
PETA & KOMPAS BILA DILAUT ATAU DIHUTAN- mbam
Model Pengurusan Strategik Untuk

Institusi Pendidikan Awam
7. Kawalan Prestasi &
Penambahbaikan berterusan
6. Implementasi Strategi
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan & Operasi)
4. Isu Strategik, Matlamat, Objektif, KPI & Sasaran
Pusinga
n
3. Analisa Persekitaran Organisasi: Dalaman & Luaran
Semula
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai

(Termasuk Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
1. Pra-Perancangan
Sumber Asal Model: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for
Public & Nonprofit Organization & Baldrige Award Winning Quality:
2007 Award Criteria
18
KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN

PERANCANGAN STRATEGIK ?(WHY). Supaya
organisasi
mempunyai satu kerangka proses kerja yang
tersusun dan sistematik untuk menterjemahkan
mandat, misi, visi kepada aktiviti-aktiviti kerja
harian.
Dapat menunjukkan perhubungan (sebab &
akibat) yang jelas setiap proses utama dalam
pembinaan strategi iaitu bermula dari mandat,
misi, visi, analisis persekitaran, isu
strategik,matlamat, objektif, KPI, sasaran,
strategi dan akhirnya pelan tindakan yang akan
dioperasikan dalam kerja seharian.
19
Meningkatkan keupayaan pemimpin

untuk mengukur, mengawal strategi
secara berkesan bagi mencapai
kehendak organisasi.
Meningkatkan rasa tanggungjawab,
kecekapan & keberkesanan dalam
pengurusan kerja setiap ahli
organisasi melalui ketelusan
matlamat & KPI.
20
perhubungan (sebab & akibat)
mbam/IAB/KPM/09
21
22
Proses Perancangan Strategik:

langkah demi langkah
Proses :
Persediaan Perancangan
23
Proses 1: Persediaan Perancangan

Taklimat/Latihan
Taklimat/Latihan
J/K
J/K Kerja
Kerja
Jadual
Jadual Kerja
Kerja
24
Proses 1: Persediaan Perancangan
Mengadakan satu sesi taklimat dan latihan

kepada semua staf terhadap tujuan dan
faedah pembinaan perancangan strategik bagi
meningkatkan tahap kesediaan minda dan
komitmen semua staf untuk berubah secara
strategik.
Menubuh jawatankuasa kerja untuk
membina perancangan strategik dan senarai
tugas setiap ahli jawatankuasanya.
Bina work plan bagi proses perancangan
25
CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK

AKTIVITI
TARIKH
TINDAKAN
1.
Penubuhan Jawatankuasa Induk
14 Jan 2010
Guru Besar
2.
Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi

memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja
Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa
Pelaksana
Profil Organisasi
15 Jan 2010
Guru Besar
16 Jan 2010
JK Induk
1 Latar belakang sekolah
17 Jan 2010
BIL
3.
4.
2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf
JK Induk,
3. Enrolmen Murid
4. Maklumat prestasi akademik, koakademik dan
kokurikulum
JK Kerja &
hingga
5. Disiplin Murid
6. Kemudahan Fizikal atau pasarana
5.
JK
Pelaksana
20 Jan 2010
7. Maklumat ringkas demografi penduduk

(persekitaran luar sekolah)
Menetapkan jadual kerja pelaksana
21 Jan 2010
26
BIL
AKTIVITI
6.
Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju

Sekolah
1. Menyemak dan memahami mandat
kerajaan
2. Menyemak pernyataan misi
3. Menyemak pernyataan visi
4 Menyemak pernyataan piagam pelanggan
5 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo,
warna koperat sekolah (tambahan)
7.
Proses Ketiga :Analisis Persekitaran

Sekolah
1 Analisis kekuatan dan kelemahan dalaman
2. Analisis peluang dan cabaran luaran
3. Analisis prestasi perancangan strategik yang
lepas, budaya kerja sekolah, prestasi
program-program utama sekolah dan ICT.
TARIKH
TINDAKAN
GB
22 Jan 2010 JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana
24 Jan
2010
GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana
27
BIL
AKTIVITI
8.
Proses Keempat : Pembinaan Strategi

1
Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8
bidang utama pendidikan)
2
Membentuk matlamat strategik, objektif
3
Menetapkan KPI dan Sasaran jangka pendek
& panjang ( 8 bidang)
4
Pembinaan strategi utama (TOWS Matrik)
pada setiap objektif yang dibina
9.
Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi

1. Pembinaan pelan taktikal tahun 2007 (6W) pada
setiap strategi yang dipilih.
TARIKH
26 Jan 2010
2 Feb 2010
TINDAKAN
GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007
28
Proses Kedua
Menjelaskan Halatuju Organisasi:
Mandat Kerajaan
Misi
Visi
(Termasuk Nilai, Piagam

pelanggan, Slogan, Logo,
Warna Korperat)
29
1. HALATUJU STRATEGIK
MANDAT
MISI
VISI
NILAI
Piagam
Pelanggan
Apakah itu Mandat?

Kamus Dewan- DBP (2005):
1. Amanah yang diberikan oleh
orang ramai.
2. Kuasa yang diberikan oleh oleh
pihak yang lebih tinggi.
3. Surat kuasa, surat perintah
4. Kuasa yang diberikan untuk
mentadbir
31
Surat-Surat KSN:
PKPA
mbam/iab-moe/2006
32
Mandates are written and unwritten rules that

govern and guide an institution and its
stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by
laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000)
Mandat berkait dengan akauntabilitiKewajipan untuk memberi jawapan dan
menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP)
Mandat menjadi asas kepada pembinaan
pernyataan misi
Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum
sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang
boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or
No)
33
Mandat (
sambungan)
Semua dasar kerajaan akan menentukan

nature, skop dan arah tujuan perancangan
institusi awam terutama strategi-strategi
yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan
membuat keputusan dan tindakan.
Menjadikan perancangan ada validity dan
reliability.
Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan
keperluan pihak stakeholder dan pelanggan
yang menjadi fokus kepada pengukuran
kecemerlangan prestasi organisasi.
34
Contoh
MANDAT
1. Perlembagaan & Dasar-Dasar

Kerajaan
- Akta Pendidikan 1996(Pindaan 2002)
- Akta acara kewangan 1957
- Arahan perbendaharaan
- Pelan Induk Pembangunan Pendidikan
- Pekeliling dan surat pekeliling
perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan
Akautan Negara.
- dan semua undang-undang Kerajaan
Malaysia.
35
Contoh Petikan Mandat

Arahan Perbendaharan Per.16:
Adalah menjadi kewajipan pegawai
memahirkan diri.
Kurang pengetahuan mengenai
Arahan-arahan Perbendaharaan tidak
akan diterima sebagai suatu alasan
Ignorance of the law is no excuse
36
Falsafah Pendidikan
Pendidikan di Malaysia adalah
suatu usaha berterusan ke arah
memperkembangkan lagi potensi
individu secara menyeluruh dan
bersepadu untuk mewujudkan
insan yang seimbang dan
harmonis dari segi intelek, rohani,
emosi dan jasmani berdasarkan
kepercayaan dan kepatuhan
kepadaTuhan.
MANDAT
MISI
VISI
NILAI
Apakah itu misi?

Kamus Dewan (2005):
Tugas khusus yang
dipertanggungjawabkan
kepada atau yang akan
dilakukan oleh seseorang atau
sesuatu kumpulan.
39
Apakah ciri Pernyataan Misi

yang baik?
Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat
menjelaskan perkara-perkara berikut:
1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?

(What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab
soalan tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang
dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.
2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

(Who we serve? , as our customers: geography, segments, names)
Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda?
3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

(What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau
Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi.
4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better",
"more effectively" than others)
40
satu pernyataan (deklarasi) ringkas

dan padat menjelaskan perkaraperkara berikut:
41
Misi KPM
Tujuan
Pelangan
Hasil Akhir
Bagaimana
Membangun Potensi Individu

Individu
Potensi Individu
Pendidikan Berkualiti
Contoh Pernyataan Misi

MISI SKSS1
Memberi pendidikan terbaik
kepada semua murid untuk
melahirkan warganegara yang
berkualiti berdasarkan Falsafah
Pendidikan Kebangsaan
44
MANDAT
MISI
VISI
NILAI
Apakah itu visi/wawasan?

Kamus Dewan (2005):
Pandangan yang jauh
(terutamanya yang berkaitan
dengan perkembangan masa
depan dsb) bagi mencapai
matlamat penting sesebuah
organisasi atau negara.
46
47
Apakah itu
Wawasan/Visi?
Burt Nanus:A vision is a realistic,
credible, attractive future for your
organisation.
Thornberry (1997), Wawasan
adalah satu gambaran atau
pandangan tentang masa depan.
Sesuatu yang bukan real, tetapi
yang diimaginasikan
48
kriteria wawasan yang

Burt Nanus (1994)
baik
Visi KPM
Contoh Pernyataan Visi

VISI SKSS1
Menjadi antara sekolah
cemerlang peringkat kebangsaan
menjelang tahun 2012
51
Jika sekolah tanpa ada visi yang jelas
52
GURU BESAR
Jika sekolah ada memiliki visi yang

jelas dihayati dan dikongsi bersama
53
Misi +
Visi
Matlama
t
Terlalu
Umum(Pendidikan)
Umum +
Fokus(akademik)
)
MANDAT
MISI
VISI
NILAI
Nilai
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara
tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi.
(W.G Ricky & M. Pustay, 1999)
Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh
masyarakat menilai, mengukur atau membuat
keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat,
mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda
mengenai seseorang atau kelompok orang
sebagai baik, berharga dan bernilai.
56
Nilai-nilai murni
Amanah
Tanggungjawab
Ikhlas
Benar
Sederhana
Tekun
57
Misi & Visi secara

implisit
Piagam Pelanggan
Moto atau Slogan
Logo organisasi
Warna Organisasi
58
Rehat? Take 5
mbam/iab-moe/2009
59


1. Pra-Perancangan
2007 Award Criteria
60
Analisa Persekitaran
mbam/iab-moe/2006
61
2. ANALISIS PERSEKITARAN
DALAMAN
LUARAN
THE ORGANIZATION AS AN
ICEBERG
14.5
63
Bagaimana maklumat
dikumpul?
Semakan dokumen/rekod.
Kajian:
Soalselidik
Temubual
Pemerhatian
Hasil-hasil penyelidikan
Sorotan literatur
64
Jenis Kaedah-Kaedah Untuk

Analisa Maklumat Persekitaran
Organisasi
1. Matrik KLAP (SWOT)

2. PEST (Persekitaran Luar)
3. Analisis Senario
4. Matrik NDTS (Space)
5. Analisis Titik Pulangan Modal
6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC)
7. 7S McKinsley
8. Matrik Kawasaki
65
SWOC/KLPC
66
Kenalpasti kekuatan
/kebolehan sumber dalaman
Contoh Analisis SWOT/C:

Kekuatan (Strength S)
A strength is something an organization does well or a
characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)
S1
S2
S3
S4
S5
:
:
:
:
:
Guru Besar berpengalaman (10 tahun)

GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan
GPK yang komited dan berpengalaman
100% guru terlatih dan bertauliah
100% staf mengambil bahagian dalam semua
aktiviti sekolah yang dirancang
S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa
S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT
memenangi Anugerah SPBT Cemerlang
S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri
dalam KK secara aktif
68
Analisis SWOT
Kekuatan (Strength S)
Sambungan
S9
S10
S11
S12
S13
:
:
:
:
:
Guru prihatin terhadap kebajikan murid

Pengurusan kewangan tanpa teguran
Pekerja rendah am berkemahiran
Bilik dan kemudahan asas mencukupi
Disiplin murid mudah dikawal
kawasan kampong
S14 : Murid tinggal berhampiran dengan sekolah
S15 : Tiada kes disiplin atau salah laku yang
berat.
S16 : Memenangi banyak anugerah
S17 : Sekolah satu sesi
69
Analisa Kelemahan (Weakness

W)
A weakness is something an organization lacks, does
poorly, or a condition placing it at a disadvantage
(Bryson,2003)
W1. Peratus pencapaian UPSR/PMR/SPM

masih
berada di tahap yang rendah 74%
W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri.
W3. Murid bergantung 100% kepada
sekolah dan guru.
W4. 5% kes ponteng sekolah.
70
Analisa Peluang
(OPPORTUNITIES O)
Think about external events that affect your school. These can
be political, economic, social, technological, demographic and
legal,.
O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik

O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam
bidang kokurikulum.
O3 : Hubungan erat dengan PIBG
O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta
05 : Hubungan dengan ahli politik baik.
O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan
dan landskap
O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur
71
Analisa Ancaman/Cabaran (Threats

T)
What changes outside the school do we need to

guard against or prepare for? (threats)
T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap

pelajaran anak-anak masih rendah.
T2 : Sumbangan bantuan kewangan
daripada ibubapa terhad.
T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia
gunakan padang di waktu petang)
72


1. Pra-Perancangan
2007 Award Criteria
73
Maklumat Hasil Dari

Analisa Persekitaran Untuk:
TAHAP 1: Mengenal pasti isu-isu
strategik dan matlamat untuk
mencapai Misi & Visi dikenalpasti?
TAHAP 2: Membina Objektif, Sasaran
Prestasi, Matrik COWS/TOWS membina strategi.
74
Apakah itu Isu Strategik?

Perkara atau bidang yang kritikal
bagi mencapai misi dan visi.
Ia menunjukkan apakah perkara
yang perlu diberi fokus utama
atau teras atau yang terpenting
untuk mencapai Misi dan Visi
Jika ia tercapai atau selesai, misi
dan visi tercapai.
mbam/IAB/KPM/09
75
Isu strategik
Pencapaian kurikulum masih belum
memuaskan
Matlamat strategik
Meningkatkan pencapaian akademik
mbam/IAB/KPM/09
76
Misi +
Visi
Matlama
t
Terlalu
Umum(Pendidikan)
Umum +
Fokus(akademik)
)
mbam/IAB/KPM/09
78
BIDANG PENGURUSAN SEKOLAH
Contoh hasil dari analisis SWOT

Bidang
Isu Strategik
Kurikulum
Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%)

kerana visi sekolah dan perkara yang menjadi fokus utama
stakeholder dan pelanggan. Kegagalan bidang ini memberi kesan
yang besar kepada prestasi sekolah.
HEM
Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang

seimbang & menyeluruh. Usaha lebih gigih diperlukan
Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar dalam
semua program kokurikulum. Status sekarang adalah pada tahap
sederhana
Kokurikulum
Pengurusan Fizikal
Mempertingkatkan aspek 3K sekolah (berdasar pengukuran dalam

Anugerah 3K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan sebagai
pengukur kecemerlangan aspek ini. Status sekarang- masih
sederhana
Pembangunan Staf
Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap

pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap tugas
utama mereka. Tanpa status di atas, sekolah sukar untuk berjaya.
Hubungan Luar
Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah. Tanpa

sokongan komuniti, sekolah sukar untuk lebih cemerlang.
Kegagalan memenuhi kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth
80
audit) boleh hakmilik@MBAM.IAB.KPM
menjejaskan amalan pengurusan berkualiti
Pengurusan Pejabat &

Pengurusan Kewangan
Hubungan Luar
81
Penetapan Matlamat Strategik

Sasaran atau kedudukan khusus
yang ingin dicapai bagi mencapai
misi dan visi organisasi.
Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa
depan (Ahmad Atory,1996)
Strategic goals define what must be done to
achieved the mission & vision. (Niven, 2003)
82
Ciri pernyataan matlamat
83
mbam/iab-moe/2006
mbam/IAB/KPM/09
84
84
OBJEKTIF
1. Objektif ialah hasil akhir
yang perlu dicapai yang
dinyatakan bercirikan SMART
2. Hasil khusus yang ingin
dicapai oleh organisasinya
semasa melaksanakan misi
asasnya (David, 2003)
85
outcom
e
86
OBJEKTIF
CIRI-CIRI OBJEKTIF YANG BAIK
(SMART):
Specific (khusus)
Measureable (boleh diukur)
Attainable (boleh dicapai)
Reliable/Realistik
(boleh
dipercayai/diyakini)
Time frame (berjangkamasa)

87
Contoh
TOV
2010
2011
2011
Meningkatkan 86% 90%

pencapaian
upsr
95%
100%
mbam/IAB/KPM/09
88
KPI
KPI
KPI
mbam/IAB/KPM/09
89
KPI
mbam/iab-moe/2006
mbam/IAB/KPM/09
90
90
Key Performance
Indicator
Petunjuk Prestasi Utama
91
KPI
Mewakili satu set pengukuran
yang berkaitan prestasi
organisasi yang paling kritikal
untuk kejayaan/cemerlangan
organisasi pada pada masa
kini dan masa depan
92
KPI
suatu parameter
boleh diukur,
petunjuk kejayaan
mbam/iab-moe/2006
mbam/IAB/KPM/09
93
93
ISU STRATEGIK
(Kokurikulum)
Pencapaian
kokurikulum
masih lagi di
tahap rendah
tidak selaras
dengan visi
sekolah
MATLAMAT
STRATEGIK
Mengalakkan
pelajar aktif
dan cemerlang
dalam
kokurikulum
hingga ke
tahap
kebangsaan
OBJEKTIF
KPI
Meningkatkan bilangan
penyertaan pelajar dalam
aktiviti kokurikulum
aktiviti kokurikulum dan
pelajar yang cemerlang
hingga ke peringkat
kebangsaan
% pelajar
aktif.
Bilangan
pelajar
mencapai
kejayaan
1. peringkat
Daerah
2. Peringkat
Negeri
3. Peringkat
kebangsaan
SASARAN PRESTASI
TOV
07
08
09
2010
75%
78
81
84
87
11
13
15
11
15
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2011
Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010
94
KPI
KPI adalah suatu parameter yang boleh
diukur, yang telah dipersetujui bersama,
dan yang akan mencerminkan kejayaan
sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya,
2005).
KPI juga dikenali sebagai penunjuk
kejayaan membantu organisasi mentakrif
dan mengukur kemajuan untuk mencapai
matlamat organisasi.
Maka KPI adalah kaedah mengukur
pencapaian matlamat.
95
96
97
Types of Measurements
Measure Type
Leading
Definition
Example
Intermediate outcomes that predicts or

drive bottom-line performance results
Employee turnover rate
Lagging
Bottom-line performance results

resulting from actions taken
Input
Amount of Investments, assets, equipment,

labor hours, or budget dollars used
Output
Units of a product or service rendered

- a measure of yield
Number of Value Meal orders fulfilled
Outcome
Resulting effect (benefit) of the use or

application of an output
Customer satisfaction rating
Objective /
Quantitative
Empirical indicators of performance
Wait time
Subjective /
Qualitative
Perceptions and evaluations of major

customers and stakeholders
Customer complaints received as a %

of total customers served
Employee satisfaction rating

Number of cashiers
98
Designing Good KPIs

Objectives what are we trying to achieve?
May be more than one indicator for each objective.
Each objective will have strategies on how to achieve
them.
Indicators what are you going to measure?
Used to assess the present state of progress and to
suggest an appropriate course of action.
Measures how are you going to measure it?
Can be qualitative or quantitative data related to
inputs, progresses or outputs.
Targets what is the result that you want?
Can be minima targets, stretch targets or a
combination.
Results what have you actually achieved?
99
Constructing Good KPIs

Objectives
High quality teaching.
Indicators
Student satisfaction with the teaching they
experience.
Measures
Mean student response per class to the question e.g.
Overall, how satisfied are you with this teacher?
On a 1 to 5 Likert-type scale.
Targets
At least 3.5 on a 1 to 5 scale, or
Best in class compared with benchmark partners.
100
Proses cascading KPI
101
CONTOH
HUBUNGAN ISU
STRATEGIK,
MATLAMAT,
OBJEKTIF ,KPI DAN
SASARAN
102

5. Strategi, Taktikal ,Pelan Operasi

1. Pra-Perancangan
2007 Award Criteria
103
ISU STRATEGIK
(Kokurikulum)
Pencapaian
kokurikulum
masih lagi di
tahap rendah
tidak selaras
dengan visi
sekolah
MATLAMAT
STRATEGIK
Mengalakkan
pelajar aktif
dan
cemerlang
dalam
kokurikulum
hingga ke
tahap
kebangsaan
OBJEKTIF
KPI
penyertaan pelajar dalam
aktiviti kokurikulum
aktiviti kokurikulum dan
pelajar yang cemerlang
hingga ke peringkat
kebangsaan
% pelajar hadir
dalam aktiviti
koku
Bilangan aktiviti
sukan &
permaianan
yang mencapai
peringkat:
1. Daerah
2. Negeri
SASARAN PRESTASI
TOV
07
08
09
2010
75%
78
81
84
87
11
13
15
11
15
3. Kebangsaan
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010
Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2007
104
Strategi,Pelan Taktikal,Pelan
Operasi
105
Action
Strategi
Broad
Pelan
Tindakan
Spesifik +
Fokus
Pelan Operasi Detail

106
Apakah itu Strategi?

Strategi adalah merujuk kepada tindakan
khusus atau pendekatan yang diambil oleh
sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat
dan objektif.
Ia bersifat action-oriented dan berhubungan
terus dengan pengukuran output.
Strategi menjelaskan bagaimanakah cara
untuk mencapai matlamat dan objektif
berbanding dengan objektif merujuk kepada
apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah
organisasi itu
107
What is Organisational
Strategy?
A strategy is defined as a
pattern, of purposes, policies,
programmes, actions, decisions,
or resource allocations that
define what a school is, what it
does, and why it does it.
Strategies can vary by level
function, and by time frame.
(Bryson, 1995, p.32)
108
Misi +
Visi
Matlama
t
Terlalu Umum
(KRA/KSA/Teras)
Umum + Fokus
Objektif
(KPI)
S+M+A+R+T
Strategi
Inisitiaf Umum
Pelan Taktikal
Inisitiaf Khusus
Pelan Operasi
Langkah demi Langkah

( Terperinci)
THE C/TOWS MATRIX

(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
STRENGTHS
INTERNAL
ENVIRONMEN
T
EXTERNAL
ENVIRONMENT
OPPORTUNITIES
1.
1.
2.
WEAKNESSES
1.
LIST STRENGTHS
2.
3.
3.
4,
4.
5.
5.
6.
6.
LIST WEAKNESSES
S-O STRATEGIES
W-O STRATEGIES
PENETRATION
NICHE
EXPANSION
LINKAGING OR NETWORKING
3.
INTENSIFICATION
SUB-CONTRACTING
4.
ACQUISITION
ANCHORING ORGANIZATION
5.
INTEGRATION OF BACKWARD AND

FORWARD LINKAGES
DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING
2.
LIST OPPORTUNITIES
6.
THREATS
DIVERSIFICATION
1.
2.
3.
S-T STRATEGIES
LIST THREATS
CONSOLIDATION
CONTINGENCY MECHANISMS
W-T STRATEGIES
RETRENCH
MERGE
WITHDRAW
4,
CLOSE SHOP
5.
STATUS QUO
6.
110
KAEDAH UNTUK PEMILIHAN STRATEGI

KRITERIA PEMILIHAN
STRAT
EGI 1
(Kem
P.)
STRATE
GI 2
(P.P)
STRATE
GI 3
(M.M.)
STRAT
EGI4
(M.D)
STRAT
EGI 5
(K.K)
a. tahap kesukaran proses kerja

b. staf yang bertanggungjawab
c. sumbar kewangan terlibat
d. kemudahan pasarana
e. andaian keupayaan yang
mengatasi risiko
f. hasil /impak yang dijangkakan
kepada misi & visi
g. rekod keberkesanan
pelaksanaan lepas.
h. kesesuaian dengan
persekitaran terkini.
i. akur / kepatuhan dengan
mandat /arahan
111
Prinsip Utama Pelan Tindakan

(Pelan Taktikal)
Setiap strategi perlu menjelaskan bagaimanakah
cara untuk melakukannya yang di kenali sebagai
pelan tindakan atau pelan taktikal.
Setiap strategi perlu mempunyai sekurangkurangnya SATU pelan taktikal
Pelan taktikal adalah bersifat langkah yang
khusus tindakan pada tempoh masa yang pendek
iaitu tahun semasa ( 1-2 tahun)
Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses
yang detail/terperinci yang dikenali sebagai Pelan
Operasi. Dalam sistem kualiti MS ISO 9000 sebagai
prosedur kerja dan arahan kerja
Ada proses pelaksanaan yangperlu mengambil kira
pelan kontingensi (sebagai langkah pencegahan).
112
Pelan taktikal bagi strategi 1

Bil
Pelan
Taktikal
(nama
program)
T/jawab
Tempoh
Kos/
Sumber
(RM)
Output/
Outcom
e
KPI
Pelan
Kontigensi
Contoh Format Pelan Tindakan

Strategi: Tingkatkan kompetensi semua staf dalam bidang pengurusan pejabat berkualiti
Bi
l
Tindakan
Tanggungja
wab
(pelaksana)
Kursus
pengurusan
fail
GPK 1
Kursus
Pembinaan
Perancanga
n Strategik
Pengetua
Tempoh
masa
Sumber
(kos,manus
ia, alat)
Output
KPI
Pelan
Kontin
gensi
Mac (2 hari)
RM100
Peningkatan
kemahiran
pengurusan
fail yang cekap
dan betul
% Staf
terlibat
% aduan
Pencera
mah
dalaman
Jan (2 hari)
RM400
Dokumen
Perancangan
strategik
sekolah
% Staf
terlibat
Pengetua
sebagai
fasilitator
bengkel
Tempoh
masa
Dokumen
PS siap
Catatan
114
PELAN OPERASI
.
115
Format Program/Pelan
Operasi
1. Nama Program
2. Rasional
3. Objektif Program
4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan
5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas
6. Kos Pelaksanaan
7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta
aliran kerja) & tindakan kontingensi
8. Penilaian Program
9. Tindakan Susulan
10. Lampiran Berkenaan
116
CONTOH PELAN
Nama Projek : Program Kita SekataOPERASI
Sejiwa antara
Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat
LANGKAH
PROSES KERJA
T/JAWAB
TEMPOH
Mesyuarat staf dan AJK PIBG

1.1 Ucapan GB
1.2 Bentang kertas konsep
1.3 Lantik AJK
1.4 Agih tugas
1.5 Tetap tarikh
1.6 Bincang kos
1.7 Jemputan
1.8 Hal-hal lain
GB
GPK HEM
YDP PIBG
1 hari
Surat mesyuarat
Jemputan kepada ibu bapa dan
guru
Kaunselor Profesional
PPD ( Perasmian)
AJK
Setiausaha
7 hari
Publisiti
JK publisiti
7 hari
Aturcara majlis
urusetia
1 hari
CATATAN
117
LANGKAH
PROSES KERJA
T/JAWAB
TEMPOH
Menyediakan hadiah/sijil/
cenderamata
J/K
hadiah
1 hari
Mesyuarat penyelarasan;
6.1 Ucapan pengerusi
6.2 Bentang minit mesyuarat.
6.3 mengesahkan minit mesyuarat
6.4 Laporan dari Jawatankuasa
-urusetia
-persiapan tempat
-makan minum
-perasmian dan penutup
-hadiah/cenderamata
-publisiti
-penceramah motivasi
-keselamatan/ kecemasan
6.5 Hal-hal lain
Setiausaha
1 hari
Pelaksanaan
Separuh Hari
Penilaian
1 Hari
Post-mortem
1 Hari
CATATAN
118
Carta Aliran
Mula
Tanggungjaw
ab
GB, GPK HEM,
YDP PIBG
Setiausaha
Mesyuarat
Surat-menyurat
Publisiti
Aturcara Majlis
Penyediaan Hadiah / Cenderamata
PERANTARA
Semua AJK
Program
Urusetia
AJK Publisiti
AJK Urusetia
AJK Hadiah
Setiausaha
Mesyuarat Penyelarasan
Pelaksanaan
Penilaian
Semua AJK
GB, J/K
Program
GB, J/K
Program
Post-mortem
Tamat
119
Proses Keenam
Proses yang terlibat ialah
Pelaksanaan Pelan Strategik
Pemantauan prestasi dan
pelaporan prestasi organisasi
120
Isu-Isu Utama Dalam Pelaksanaan

Perancangan Strategik Secara
Berkesan
A study in Fortune magazine found that less than 10 percent of

strategies effectively developed were effectively implemented.
In another study, Fortune found that in more than seventy
percent of the cases when CEOs fail, it's not the strategy, but the
execution that went awry.
Isu-Isu:
1. Mengurus perubahan
2. Penyampaian Pelan
Strategik (Communicating)
3. Pengukuran & Pengawalan
(cascading KPI)
121
122
BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS

MISI
VISI
MATLAMAT:
Objektif
KPI
Tov
Sasaran
Prestasi Sebenar
Ulasan
123

7. Kawalan Prestasi &
Penambahbaikan berterusan
6. Implementasi Strategi
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan & Operasi)
Pusinga
n
Semula

1. Pra-Perancangan
2007 Award Criteria
124
Rajah Pusingan PS
Pelaksanaan
Pelan strategik
Pusingan berterusan
55
ORGANISASI
CEMERLANG
44
Bina Strateg
i
& Pelan Tind
akan
11
Halatuju
22
Analisis Persekitar
an
33
Fokus
Strategik
Outcomes atau hasil akhir sesi latihan

ini: Semua peserta akan dapat
memahami tentang:
Konsep Pengurusan strategik di sektor

pendidikan awam.
Proses-proses utama pengurusan strategik
(Model Sektor Awam.) dan
perhubungannya (sebab-akibat)
126
Rujukan Utama Kursus

1. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and
nonprofit organizations: A guide to strengthening and
sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco:
Jossey-Bass.
2. Brown.M.G. (2007) Baldrige Award Winning Quality 7th ed,
New York: Productivity Press.
3. Hairuddin. M.A dan Muhamad Bustaman. A.M (2007).
Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah. Genting
Highlands: Institut Aminuddin Baki.
4. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for
Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: JosseyBass.
5. Zainal Abidin Mohamed. (1999). Pengurusan strategik di
sektor pendidikan. Serdang: Universiti Putra Malaysia.
127
-Max de Pree in Leadership is an Art (1989,p.100)
In the end, it is
important to
remember that we
cannot become what
we need to be by
remaining what we
are.
128
Sekian.Terima Kasih
Daripada:
En. Tadzim bin Mansor,
SK. Seremban Jaya 2, Seremban.
129

Perancangan Strategik (PPD)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perancangan Strategik (PPD)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BENGKEL/SEMINAR

Outcomes atau hasil akhir sesi latihan

Konsep Pengurusan strategik di sektor

Proses-proses utama pengurusan strategik

Tangkap Pemikiran Anda

Saya terlalu sibuk................

If you succumb to the busyness syndrome,

A Challenge: Beyond Busy

hak milik mbustamanIAB.KPM

Apakah itu Strategi?

Perang & Musuh

Cara bagaimana untuk mencapat matlamat/objektif (ms 5)

The gap between reactive and proactive

The Leader as Strategic Planner

Strategic planning is not a

PETA & KOMPAS BILA DILAUT ATAU DIHUTAN- mbam

Model Pengurusan Strategik Untuk

2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai

KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN

Meningkatkan keupayaan pemimpin

perhubungan (sebab & akibat)

Proses Perancangan Strategik:

Proses 1: Persediaan Perancangan

Proses 1: Persediaan Perancangan

Mengadakan satu sesi taklimat dan latihan

CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK

Penubuhan Jawatankuasa Induk

Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi

1 Latar belakang sekolah

2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf

7. Maklumat ringkas demografi penduduk

Menetapkan jadual kerja pelaksana

Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju

Proses Ketiga :Analisis Persekitaran

Proses Keempat : Pembinaan Strategi

Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi

2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007

(Termasuk Nilai, Piagam

Apakah itu Mandat?

Mandates are written and unwritten rules that

Semua dasar kerajaan akan menentukan

1. Perlembagaan & Dasar-Dasar

Contoh Petikan Mandat

Apakah itu misi?

Apakah ciri Pernyataan Misi

1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?

2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

satu pernyataan (deklarasi) ringkas

Membangun Potensi Individu

Contoh Pernyataan Misi

Apakah itu visi/wawasan?

kriteria wawasan yang

Contoh Pernyataan Visi

Jika sekolah tanpa ada visi yang jelas

Jika sekolah ada memiliki visi yang

Misi & Visi secara

Model Pengurusan Strategik Untuk

3. Analisa Persekitaran Organisasi: Dalaman & Luaran

Jenis Kaedah-Kaedah Untuk

1. Matrik KLAP (SWOT)

Contoh Analisis SWOT/C:

Guru Besar berpengalaman (10 tahun)