ORGANISASI DAN TANGGUNGJAWAB

PERUSAHAAN PERJALANAN WISATA

Berinteraksi dengan sesamanya merupakan kebutuhan setiap individu. Dalam sejarah disebutkan betapa sosok Nabi Adam yang tegar dan kuat menangis siang malam hanya karena mencari sang istri tercinta, Siti Hawa. Peristiwa tersebut menggambarkan bahwa tak satupun manusia mampu menjalani hidup dalam kesendirian. Artinya, bahwa setiap individu saling ketergantungan antara satu dengan yang lainnya. Andaikan saja setiap individu yang berkumpul dalam suatu wadah terjadi saling pengertian dan menghargai antara satu dengan lainnya, tentunya akan mudah kita jumpai suatu tatanan yang selaras seperti kinerja partikel-partikel mesin kendaraan yang mampu menopang dan mengangkut beban yang sangat berat hingga ke tempat tujuannya. Sebenarnya bukanlah merupakan hal yang sulit bilamana jiwa dan hati kita berkemauan untuk dapat menerima dan diterima oleh lingkungan disekitar kita, namun seringkali tiap individu terjebak pada kondisi egoisme masing-masing. Kita ambil satu contoh kehidupan berorganisasi di masyarakat, lembaga Rukun Tetangga ( RT ). Mereka dalam beraktualisasi diri dengan lingkungannya seringkali ingin merasa diakui bahwa saya atau ide saya adalah yang terbaik daripada orang lain. Kemudian dalam upayanya mewujudkan keinginannya tersebut tak jarang yang membicarakan kelemahan-kelemahan individu lain dengan pembicaraan yang penuh cela. Berbagai siasat digulirkan hanya karena ingin dianggap bahwa saya bukanlah orang yang pantas diremehkan. Peristiwa demi peristiwa seperti tersebut diatas akhirnya terekam dalam benak pikiran anak-anak dan atau sang istri. Ketika sang anak beranjak dewasa maka perilaku para orang tua dilingkungannyapun ditiru dan diterapkan dalam kehidupan organisasi social, sekolahan maupun bisnis. Tak heran jika kemudian hari akan banyak bermunculan individu yang tidak mau menerima gagasan dari orang lain apalagi ide yang berasal dari para bawahannya. Satu kiat yang diharapkan mampu merubah keadaan seperti itu adalah siap dieterima dan menerima. Ibarat dalam satu majelis yang berkumpul adalah orang-orang tuna netra. Mereka mencoba menggambarkan keadaan seekor gajah, masing-masing berbeda pendapat dan masing-masing saling berpegang kepada argumentasi yang ia yakini, maka akhirnya hanya perpecahan dan saling tidak percaya antara satu dengan lainnya. Dari paparan tersebut dapat disimpulkan bahwa kemampuan seseorang pasti berbeda dengan sesorang lainnya, karena keterbatasan yang dimiliki individu dalam menangkap sudut pandang tidaklah mungkin sama. Berkarir dalam bidang usaha perjalanan wisata menawarkan tantangan, keanekaragaman dan kesempatan untuk bekerja dengan orang banyak. Kita ambil satu contoh dalam penyelenggaraan kegiatan paket wisata, maka mulai dari industri transportasi, akomodasi hingga industri hiburan dan souvenier haruslah bersinergi dengan penyelenggara wisata guna mewujudkan kepuasan pemenuhan kebutuhan wisatawan. Seorang supervisorpun jarang yang mampu menyiapkan penyelenggaran kegiatan paket wisata seorang diri, mereka memerlukan bantuan dari divisi yang membidangi departemennya masing-masing. Jika tercipta suatu komunikasi yang komunikatif, efisien dan efektif, tentunya keuntungan demi keuntungan akan dapat diraih guna eksistensi perusahaannya. Seorang manajer harus mampu menangkap masing-masing sifat personal yang ada dalam organisasi bisnis1. Ketrampilan interpersonal yang akan dipelajari dalam Bab III tentang Peranan Pemasaran, akan menjadi syarat kondisi utama dalam meraih keberhasilan dalam penjualan jasa wisata. SIFAT-SIFAT PERSONAL
Keterampilan menghadapi orang banyak Keterampilan komunikasi verbal Keterampilan komunikasi tulis
1

TANGGUNGJAWAB
Kontak dengan masyarakat Penjualan Memberi instruksi dan nasihat Reservasi Memberi instruksi dan nasihat

Dennis L Foster, An Introduction To Travel & Tourism, hlm 7

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 1

Keterampilan aritmatika dasar Keterampilan geografi komprehensif Berkepala dingin

Konfirmasi Kalkulasi harga Konversi mata uang Kalkulasi waktu / tanggal Merencanakan perjalanan Menangani masalah dan keluhan Mengatasi stress

STRUKTUR ORGANISASI BIRO PERJALANAN UMUM Usaha perjalanan modern uang menyediakan, menjual dan menyelenggarakan segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan jasa wisatawan mulai dari penjualan tiket udara, darat, laut ; akomodasi / penginapan ; pelayaran wisata ; wisata paket ; asuransi perjalanan dan produk lainnya yang berhubungan dengan segala kebutuhan wisatawan, tentu akan menyiapkan personal in charges yang mengisi dan menangani tiap-tiap departemennya. Bila ditinjau dari satu departemen ( ticketing / travel ) seorang karyawan atau personal yang ada dalam suatu wadah organisasi bisnis dibidang usaha perjalanan akan melakukan tugas dan fungsi seperti : memberi informasi tentang tingkat biaya, tariff dan atau jadwal ; membuat reservasi ; mengatur pengiriman tiket atau dokumen transportasi lainnya ; membantu klien merencakan perjalanan ; mengatur dan pengeluaran tiket dan dokumen perjalanan lainnya. Melihat keanekaragaman fungsi dan tugas yang ada dalam sebuah Biro Perjalanan Umum, maka guna menciptakan standar operasional perusahaan disusunlah struktur organisasi. Hal ini dimaksudkan agar pimpinan puncak perusahaan dapat melakukan kegiatan sekaligus controlling yang diharapkan dapat menunjang keberhasilan dalam pengembangan masing-masing unit kerja ( developing units ) dalam upayanya meraih target pekerjaan yang telah ditepakan.

Struktur Organisasi Perusahaan Perjalanan yang menangani pelayanan Domestic & International.
DEWAN KOMISARIS PRESIDEN DIREKTUR 1. 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 2. 2.1 Manager tours 2.1.1 2.1.2 Supervisor tour domestic Supervisor tour internasional Direktur Pemasaran Supervisor penelitian Supervisor pengembangan Supervisor humas Supervisor promosi Direktur Tour, Travel dan Konvensi 1.1 Manager penelitian dan pengembangan

1.2 Manager Pemasaran

2.2 Manager travel

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 2

2.2.1 2.2.2 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4.1 2.4.2 2.4.3 3.

Supervisor travel domestic Supervisor travel internasional Supervisor transportasi, akomodasi & dokumen Supervisor tour operasional Supervisor cruise operasional Supervisor planning Supervisor operasional Supervisor keuangan Direktur Administrasi dan Keuangan

2.3 Manager operasional

2.4 Manager cabang

3.1 Supervisor administrasi umum dan personalia 3.2 Supervisor sekretariat 3.3 Supervisor maintenance 3.1 Supervisor general account 3.2 Supervisor tourist account 3.3 Supervisor kasir Tidak banyak dijumpai suatu perusahaan perjalanan di kota-kota besar di Indonesia yang mempunyai struktur organisasi seperti diatas. Alasan yang pasti adalah terbatasmya kapital perusahaan yang bersangkutan. Kalau kita mau menelaah apa yang menjadi prinsip dasar sebuah kegiatan usaha yang bersifat komersil, maka efisiensi perekrutan tenaga kerja bias didapatkan meskipun efektifitasnya masih diragukan mengingat kemampuan personal yang berbeda-beda dalam menangkap sifat-sifat personal yang selaras dengan tanggungjawab pekerjaan yang dibebankannya. Secara garis besar organisasi bisnis berkecimpung pada 4 (empat) hal yang menjadi prinsip kegiatan usaha, diantaranya adalah : - Financial : Seluruh kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan - Production : Seluruh kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan produk perusahaan mulai dari pemrosesan bahan baku hingga menjadi bahan konsumtif. - Marketing : Seluruh kegiatan perusahaan yang berorientasi pada pendistribusian bahan / barang jadi dari produsen ke konsumen dengan target keuntungan. - Supporting Unit : Segala sesuatau kegiatan diluar ketiga unit kerja tersebut yang perlu dilaksakan dalam mendukung keberhasilah organisasi bisnis dalam pencapaian target tiap-tiap unit kerja seperti yang tertera diatas. Dari keempat unit kerja tersebut dalam pelaksanaannya perlu ditunjang suatu sarana pengembangan usaha yang disebut sebagai developing units yang menangani segala urusan perkembangan unit-unit kerja antara lain : planning, budgeting, reporting dan evaluating.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 3

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB

PRESIDEN DIREKTUR Fungsi : Mempertanggungjawabkan segala kegiatan dan kebijaksanaan perusahaan kepada Dewan Komisaris. Tugas : 1. Melaksanakan pimpinan harian dan koordinasi antar direktur dan bawahannya. 2. Menandatangi perjanjian dan kontrak kerja. 3. Menentukan kebijaksanaan yang menyangkut keuangan, tata-usaha, kepegawaian dan rencana induk perusahaan. 4. Menentukan anggaran belanja dan pendapatan perusahaan. 5. Mewakili perusahaan dalam keanggotaan asosiasi kepariwisataan maupun asosiasi usaha lainnya. 6. Ikut serta aktif dalam mempromosikan produk perusahaannya. 7. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan fungsinya.

DIVISI PEMASARAN
Fungsi : 1. Merencanakan, melaksanakan dan menilai segala kegiatan riset pengembangan dan pemasaran. 2. Mengadakan koordinasi secara vertikal-horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatannya kepada Presiden Direktur. Tugas : 1. Menentukan sasaran atau obyek, taat cara sistem atau prosedur, stategi dan taktik jangka pendek maupun jangka panjang yang akan diambil dalam melaksanakan kegiatan riset, pengembangan dan pemasaran. 2. Menyusun riset, pengembangan dan pemasaran secara manual. 3. Mengarahkan bawahannya secara sistematik baik dalam lisan maupun tertulis terhadap semua langkah yang harus diambil dalam mencapai sasaran kegiatan secara efisien dan efektif. 4. Menyusun anggaran yang diperlukan disertai dengan jadwal penyediaan, penggunaan dan pertanggungjawabannya. 5. Meneliti dan menyetujui semua produk sesuai mekanisme survey pelanggan, test market, modifikasi produk yang akan dipasarkan dan dijual. 6. Meneliti dan menyetujui laporan riset, pengembangan produk, harga, advertising dan promosi termasuk penggunaan dana yang telah dilaksanakan. 7. Meningkatkan pengetahuan dan penerapan salesmanship dan profesialisme bawahannya. 8. Menilai, memberi peringatan atauy penghargaan atas dedikasi dan prestasi bawahannya. 9. Memantau dan memecahkan semua masalah yang ada kaitannya dengan penurunan dan penigkatan citra perusahaan. 10. Merintis, memelihara dan meningkatkan kerja sama yang baik dengan segala pihak guna mengangkat citra dan menambah keuntungan perusahaan.

BAGIAN PEMASARAN Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 4

Fungsi : 1. Melaksakan kegiatan penelitian, perencanaan, pengembangan dan pemasaran produk usaha. 2. Mengadakan koordinasi baik vertikal-horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada Direktur Pemasaran. Tugas : 1. Mengumpulkan tarif, informasi dan data lengkap mengenai semua elemen industri pariwisata yang diperlukan perusahaan. 2. Menyusun semua informasi dan data yang masuk yang akan dijadikan produk. 3. Merencanakan, menyusun dan mengembangkan bermacam-macam produk beserta kondisinya untuk ditawarkan dan dijual oleh bidang konvensi, tour and travel kepada calon pelanggan. 4. Menjalin hubungan baik dan mengadakan perjanjian kerja sama dengan berbagai industri pariwisata dengan syarat serta kondisi saling menguntungkan. 5. Menentukan harga jual beserta persyaratan terhadap produk konvensi, tour and travel maupun lainnya. 6. Membuat dan mencetak tarif setiap produk / jasa yang ditawarkan beserta alat-alat bahan promosi yang diperlukan. 7. Memasarkan semua produk tang dihasilkan secara berencana, terarah, teruji dan teratur dengan menyebarluaskan pamflet, brosur maupun promotion material lainnya melalui mass-media atau secara langsung kepada calon pembeli. 8. Merekam dan melaporkan kepada Direktur Pemasaran ats segala keluhan dan pujian tentang produk perusahaan sebagai bahan penelitian guna pengembangan usaha dan peningkatan citra perusahaannya. 9. Menjalin dan menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan prinsipal, instansi pemerintah, mass-media dan sesama rekan atau mitra usaha. 10. Menyusun rencana kegiatan, anggaran biaya tahunan, jadwal penggunaan dan pertanggungjawaban penggunaan biaya pada bagian pemasaran secara teratur. 11. Merencanakan, membuat, memakai dan menyempurnakan semua formulir, system dan prosedur yang berlaku pada bagian pemasaran. 12. Mengadakan market research, test, survey pelanggan, produk planning dan modifikasi produk secara teratur dan berencana yang disesuaikan dengan manual bagian pemasaran dan rencana induk perusahaan. 13. Melaporkan hasil penilaian prestasi bawhannya termasuk usul pemberian peringatan maupun penghargaan terhadap bawahannya maupun kenaikan gaji dan promosi. 14. Meningkatkan ketrampilan dan pengethuan bawahannya baik secara langsung maupun melalui lembaga pendidikan yang ada diluar perusahaan sesuai kebutuhan dan kemampuan perusahaan. 15. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan secara berkala. Tugas seksi : 1. Mengumpulkan informasi dan data produk wisata dan daerah atau negara pasaran wisata. 2. Merekam semua keluhan, kritik dan pujian yang diterima dari pelanggan untuk meningkatkan pengembangan mutu efisiensi dan efektifitas kerja. 3. Meneliti dan mengevaluasi produk wisata atau mice dan daerah atau negara tujuan wisata yang barui untuk dikembangkan. 4. Menganalisa dan mengevaluasi alat dan bahan promosi serta daerah atau negara pasaran wisata yang sudah dikembangkan untuk ditingkatkan. 5. Memberikan data dan usulan pengembangan dan penyempurnaan produk wisata yang ada serta untuk perencanaan penambahan produk wisata baru. 6. Memberikan data dan usulan perluasan pasar di daerah atau negara pasar wisata serta kemungkinan untuk membuka pasar baru.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 5

7. Menyusun rencana kegiatan penelitian, penciptaan, pengembangan dan penyempurnaan produki wisata yang akan dipasarkan dan anggaran biaya atas seksi pemasaran. 8. Memasarkan produk wisata melalui mass-media di dalam / luar negeri. 9. Berpartisipasi aktif dalam event yang dapat meningkatkan penjualan produk wisata dan citra perusahaan. 10. Memenfaatkan keanggotaan perusahaan dalam asisiasi kepariwisataan nasional-internasional untuk memasarkan produk wisata yang dijual oleh perusahaan.

DIVISI TOUR & TRAVEL DAN KONVENSI

Fungsi : 1. Menyusun rencana kegiatan penjualan dan penyelenggaraan tour, travel dan konvensi. 2. Mengadakan kordinasi secara vertikal maupun horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan dan pendanaannya kepada Presiden Direktur. Tugas Divisi :

1. Menyetujui pembelian atau pengadaan buku-buku acuan travel refernce books seberti ABC
Guides Book, Indek, Air Passanger Tariff, Tour Planner, Maps, Notical Charts dll.

2. Menyusun sales forcase, anggaran pendapatan dan pengeluaran divisi lengkap dengan
jadwalnya. 3. Menyusun sales manual perusahaan. 4. Mengarahkan pelaksanaan langkah-langkah yang harus diambil bawahannya guna mencapai sales objective atau target secara terencana, efisien dan efektif. 5. Meneliti dan menyetujui laporan penjualan, pelaksanaan, dan penyelesaian pembayaran tour, travel dan konvensi termasuk laporan pembiayaan masing-masing kegiatan. 6. Meneliti dan menyetujui rencana penjualan dan pelaksanaan tour, travel, dan konvensi. 7. Meningkatkan pengetahuan bawahannya tentang produk yang dijual, salesmanship, profesionalisme mereka secara berkesinambungan. 8. Menyetujui usul penambahan atau pengangkatan staf, menilai serta memberi peringatan maupun penghargaan atas dedikasi dan prestasi bawahannya serta melanjutkan persetujuan tersebut kepada divisi administrasi dan keuangan untuk diproses. 9. Memantau dan memecahkan masalah yang ada kaitannya dengan penurunan hasil penjualan tour, travel, dan konvensi. 10. Menjalin kerja sama yang baik dengan semua instansi, prisipal dan asosiasi yang terkait yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan penjualan dan keuntungan perusahaan.

BAGIAN PENJUALAN
Fungsi : 1. Menjual produk tour, travel dan konvensi. 2. Mengadakan koordinasi baik secara vertikal maupun horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan penerimaan dan pengeluaran kepada direktur tour, travel dan konvensi. Tugas Bagian :

1. Menjual semua produk tour di dalam negeri untuk orang asing yang datang ke Indonesia
( Inbond incoming tourist ).

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 6

2. Menjual bermacam-macam tour keluar negeri dari Indonesia ( outbond going tourist ). 3. Menjual bermacam-macam tour di dalam negeri untuk orang Indonesia atau orang asing yang
berdiam di Indonesia ( domestic tour ).

4. Menjual tour ( shore-excursion ) untuk kapal pesiar ( cruise-ship ).

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Menjual jasa penyelenggaraan rapat, seminar, konferensi dan pameran. Menawarkan jasa pengurusan travel dokumen. Menjual tiket angkutan udara-laut-darat. Menjual produk akomodasi, restoran, tempat-tempat hiburan. Menjual aneka ragam wisata rakitan sendiri dan produk perusahaan perjalanan lainnya. Membuat perkiraan penjualan produk tersebut di atas selama satu tahun. Membuat laporan kegiatan penjualan harian, bulanan dan tahunan. Menjalin hubungan baik dengan principal, instansi yang terkait dan langganan.

12.

Tugas Seksi :

1. Menyusun rute perjalanan dan acara ( itinerary ), menghitung harga paket wisata ( quatation
the tour fare ) dan menentukan persyaratannya ( tour features condition ) untuk diajukan kepada pelanggannya. 2. Melayani semua pelayanan permintaan informasi mengenai pengurusan travel dokumen, domestic tour, shore-excursion, meeting incentive travel, conference dan exibition. 3. Menjual bermacam-macam produk usaha. 4. Mengadakan penyesuaian harga dan persyaratan-persyaratan tour, meeting, conference dan exibition sesuai dengan aturan setempat. 5. Membuat dan memeriksa semua file pengurusan semua tour, meeting, conference dan exibition serta melaporkan perkembangan termasuk perubahan-perubahan, revisi atau pembatalan kepada prinsipal dan atau klien atau organizing commite. 6. Menentukan harga ( fare ) dan menerima biaya ( payment / suttlement ) tour, meeting, conference dan exibition, travel dokument. 7. Menyiapkan ( issue ) tiket, travel voucher dan dokumen perjalanan lainnya yang diperlukan oleh calon langganan untuk diserahkan kepada bersangkutan tepat pada waktunya. 8. Melaksanakan administrasi seksi dengan baik dan cermat. 9. Melayani, menanggapi, dan menyelesaikan setiap keluhan / tuntutan pengembalian uang ( complain and refund ) tamu atau langganan sebaik-baiknya serta melaporkan secar lengkap sejak dari kejadian sampai penyelesaian kepada atasannya. 10. Memberikan informasi mengenai bermacam-macam harga tiket yang bisa dipilih jadwal, jenis pelayanan dan alat angkutan, jadwal pertunjukan fasilitas meeting-conference dan exibition beserta persyaratannya. 11. Memberikan saran, cara terbaik dan merencanakan route perjalanan serta pengaturan meeting-conference dan exibtion kepada calon langgan atau panitia yang meminta jasa perusahaan. 12. Membuat invoice, memungut harga, mengeluarkan tanda terima pembayaran dan membuat laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

Bagian pemesanan
Fungsi :

1. Melaksanakan pemesanan ( booking-reservation ) perubahan dan atau pembatalan (

cancellation ) tempat ( seat ) pada angkutan udara-laut dan darat, akomodasi, restoran, meeeting-conference hall dan tempat pameran beserta faslitasnya. 2. Mengadakan koordinasi secara vertikal-horisontal.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 7

3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan pendanaan bagian pemesanan kepada direktur tour-travel dan konvensi. Tugas bagian : 1. Menghimpun buku-buku acuan : Jadwal Tarif yang dipakai untuk mengadakan pemesanan, perubahan atau pembatalan sesuai permintaan agen ataupun panitia pelaksana pengguna produk jasa wisata. 2. Mengisi dan menyelesaikan semua formulir yang berkaitan dengan kegaiatan tersebut diatas. 3. Melaksanakan dan melaporkan kegiatan tersebut kepada bagian penjualan mengenai status reservasi ( confirmed-requested-waitinglist atau fullybook ). 4. Mengatur sistim administrasi kegiatan tersebut dengan baik dan benar serta komunikatif.
5. Mengatur cara-cara penggunaan alat komunikasi secara benar, efektif dan eisien. 6. Merencakan dan membuat anggaran biaya tentang penggunaan alat komunikasi seperti e-mail, facimile atau lainnya termasuk penggunaannya. 7. Menjalin kerjasama yang baik dengan principal yang terkait. Tugas seksi : 1. Memesan semua sarana wisata, konvensi dan pameran serta kebutuhan lainnya yang diperlukan oleh pelanggan kemudian meneruskan konfirmasi pemesanan tersebut kepada bagian / divisi yang memesan untuk meneruskan kepada pelanggan. 2. Menyampaikan konfirmasi yang tidak sesuai dengan permintaan kepada pihak pemesan untuk diteruskan kepada yang meminta ( pelanggan ). 3. Mengadakan revisi pemesanan dan menyampaikan konfirmasinya kepada bagian penjualan. 4. Mengadakan pembatalan pemesanan dan menyampaikan konfirmasinya beserta pemberitahuan cancellation charge (jika ada) kepada bagian penjualan. 5. Menyampaikan persyaratan-persyaratan ( terms and condition / remarks ) yang diberikan oleh contactors / carrier kepada bagian penjualan agar konfirmasi yang telah diperoleh tidak batal. 6. Menyusun booking status dan progress report semua pesanan , perubahan dan pembatalan pesanan. 7. Menyusun, menanggapi dan membalas berita telex, fax atau telegram yang meminta booking, revisi dan cancelation sesuai dengan booking status sesegera mungkin, hemat, cermat, jelas dan lengkap. 8. Membuat statistik dan analisa permintaan tamu / langganan termasuk komentar dan keluhan serta pujian atas sarana akomodasi, angkutan, tempat bersiadang dan lainnya untuk dijadikan pedoman pembuatan produk pemasaran dan penjualannya. Bagian Operasi Fungsi 1. Menyusun rencana dan mengatur pelaksanaan atau penyelenggaraan kegiatan tour, konvensi dan atau pameran serta mengurus kelengkapan dokumen yang diperlukan. 2. Mengadakan koordinasi secara vertikal-horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pembiayaannya secara teratur kepada Direktur Tour, Travel dan Konvensi. Tugas Bagian 1. Menyusun rencana, jadwal pengadaan penggunaan dana beserta perlengkapan / logistik yang diperlukan oleh bagian operasi. 2. Menyelenggarakan bermacam-macam tour domestik untuk wisatawan nusantara maupun mancanegara. 3. Menyelenggarakan bermacam-macam tour internasional. 4. Menyelenggarakan tour kapal pesiar. 5. Menyelenggarakan pengurusan peserta konvensi dan pameran. 6. Mengurus semua dokumen perjalanan, perijinan konvensi dan pameran. 7. Membuat laporan kegiatan mulai dari tuntutan keberatan hingga pujian dari pelanggan

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 8

8. Membuat statistik dan analisa laporan karyawan pelaksana operasi dalam rangka efisiensi, peningkatan mutu dan pelayanan, keuntungan dan citra perusahaan. 9. Menjalin kerjasama dengan instansi atau principal yang terkait.

Tugas seksi

1. Menyusun kalendar kegiatan operasi ( client movement calendar ) harian , mingguan dan
bulanan. 2. Menerbitkan voucher dan mengirimkan tindasannya kepada industri pariwisata secara tepat waktu. 3. Membuat daftar nama peserta ( namelist ), passanger & roominglist serta meneruskan kepada pihak yang bersangkutan. 4. Mengumpulkan original voucher dari klien untuk penagihan. 5. Membantu memberikan invoice kepada tamu yang mau membayar tiba atau akan meninggalkan Indonesia. 6. Membantu mendapatkan travel dokument atau memperpanjang masa berlakunya sesuai dengan keperluan tamu. 7. Mengajukan permintaan operasi dan membuat pertanggungjawaban penggunaannya. 8. Menugaskan pelaksanaan kegiatan operasi dan menyediakan uang muka ( advance fund ) secara tepat waktu. 9. Mengecek dan menyediakan seua fasilitas perlengkapan serta angkutan operasi sesuai dengan jadwal penggunaannya. 10. Melaksanakan administrasi seksi operasional dengan baik dan cermat. 11. Membuat laporan termasuk kendala ( constraint ) atau hambatan yang perlu mendapat perhatian pada masa mendatang. 12. Menyampaikan keluhan, tuntutan pelanggan sesegera mungkin agar bisa diselesaikan tepat waktu yang diharapkan pelanggan tanpa merusak mutu dan citra perusahaan. 13. Membuat analisa biaya untuk mengetahui untung atau rugi suatu transaksi yang dilaksanakan berdasarkan penerimaan pada bagian sales dan pertanggungjawaban pengeluaran pada bagian operasi.

DIVISI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Fungsi 1. Menyusun rencana, mengatur, melaksanakan, mengevaluasi dan menyempurnakan tata kerja dan peraturan kepegawaian, tata administrasi, pengelolaan modal dan akunting perusahaan. 2. Mengadakan kordinasi secara vertikal dan horisontal. 3. Mmepertanggungjawabkan semua kegiatannya termasuk pelaksanaan rencana pendanaan kegiatannya kepada Presiden Direktur. Tugas divisi 1. Bersama-sama dengan divisi lain menganalisa neraca tahun lalu kemudian menyusun anggaran dan pendapatan perusahaan pada tahun mendatang. 2. Menghimpun semua rencana tahunan tiap divisi untuk dibicarakan dan disetujui dalam rapat dewan direksi untuk menjadi rencana induk perusahaan. 3. Meneliti dan menyetujui permintaan pembelian barang sesuai dengan anggaran masingmasing divisi. 4. Meneliti dan melakukan perintah pencetakan sesuai dengan rencana kebutuhan divisi. 5. Menerima lamaran dan permintaan penambahan dan atau penggantian karyawan sesuai dengan rencana induk perusahaan.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 9

6. Meneliti, memperbaiki dan menyetujui permintaan penambahan formulir-formulir yang diperlukan tiap-tiap divisi. 7. Menghimpun dan menyusun semua manual yang diperlukan seperti sales manual, marketing manual, accounting manual dan lainnya. 8. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan latihan kerja dan pendidikan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilam karyawan perusahaan. 9. Menghimpun, mempelajari dan melaporkan hasil kajian semua peraturan dan undangundang yang ada kaitannya dengan pengelolaan perusahaan. 10. Menjalin hubungan baik dengan instansi pemerintah, perbankan dan sesama rekan usaha. 11. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan serta kwartal maupun tahunan secara teratur.

Bagian personalia dan rumah tangga

Fungsi 1. Melaksanakan pengaturan tata kerja dan administrasi kepegawaian dan aset milik perusahaan. 2. Mengadakan kordinasi secara vertika dan horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatan berserta pendanaan kepegawaian dan rumah tangga. Tugas bagian

1. Menghimpun semua formulir cara pengisiannya, sistem dan prosedur pada divisinya
sehingga menjadi office manual. 2. Menerima lamaran pekerjaan, menguji dan menempatkan calon pegawai baru. 3. Menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tata kerja dan kepegawaian. 4. Menyediakan, menyimpan dan memeliharaserta mengatur penggunaan semua alat perlengkapan dan inventaris perusahaan. 5. Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya kegiatan bagian. 6. Menjalin hubungan baik dengan instansi terkait sesuai dengan kebutuhan bidangnya. Tugas seksi 1. Menyelesaikan pembayaran upah, gaji dan pajak. 2. Menyelenggarakan administrasi umum perusahaan. 3. Mengelola urusan kepegawaian sesuai dengan peraturan perburuhan. 4. Mengadakan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan perusahaan. 5. Mengadakan dan memelihara alat-alat kerja perusahaan. 6. Mengadakan dan memelihara kondisi gedung, ruang kerja, gudang dan kendaraan perusahaan. 7. Mengurus dan membayar sewa, tagihan alat-alat kantor dan pajak kendaraan perusahaan. 8. Melakukan pemesanan pencetakan formulir, kartu, amplop dan kertas surat.

Bagian keuangan
Fungsi 1. Menyusun dan melaksanakan pengelolaan keuangan perusahaan. 2. Mengadakan kordinasi secara vertika dan horisontal. 3. Mempertanggungjawabkan semua rencana dan kegiatannya kepada direktur administrasi dan keuangan perusahaan.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 10

Tugas bagian 1. Menyusun anggaran dan pendapatan serta biaya tahunan perusahaan. 2. Merumuskan dan menyelenggarakan tata administrasi keuangan dan akunting perusahaan sesuai dengan manual keuangan dan akunting. 3. Melaksakan pengelolaan keuangan perusahaan. 4. Menganalisa neraca sekarang dan membandingkannya dengan neraca tahun lalu. 5. Membuat analisa sumber-sumber dan penggunaan keuangan perusahaan 6. Mengontrol persediaan dan pengeluaran tiket atau dokumen berharga lainnya. Tugas seksi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Mengatur keluar-masuk keuangan perusahaan. Memeriksa pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan. Mengoreksi laporan penjualan, tagihan, nota kredit dan nota debet. Membuat dan mengontrol laporan bank. Membuat journal, buku harian, buku kas dan buku hutang-piutang. Menyusun dan membuat laporan neraca perusahaan. Mengoreksi tagihan dan menyiapkan cheque. Menyusun anggaran rutin perusahaan. Menyusun anggaran operasi, bagian tour-travel, cruise dan konvensi. Meneliti dan melakukan verifikasi penggunaa anggaran rutin dan operasi. Membuat analisa laporan pengelolaan modal kerja. 12. Membuat surat peringatan out standing account agar hutang yang bersangkutan bisa diselesaikan menurut semestinya ( dunning letter ). Kasir 1. Menerima dan menyimpan uang tunai dan alat pembayaran lainnya. 2. Memasukkan uang pembayaran ke bank dan menyelesaikan buku bank dan buku kas. 3. Membukukan semua penerimaan dan pengeluaran uang tunai, cek, giro dan alat pembayaran lainnya. 4. Membuat laporan penerimaan-pengeluaran yang melalui kasir secara harian, mingguan dan bulanan. 5. Mengeluarkan tanda terima yang diperlukan. 6. Mengatur administrasi dan arsip penunjang atau bukti penerimaan-pengeluaran uang yang melalui kasir. 7. Meneliti alat pembayaran guna menghindari alat pembayaran palsu. 8. Mengamankan semua alat penerimaan-pengeluaran dan penyimpanan alat pembayaran yang ada di kasir. Sekretariat 1. Mengetik surat, isian formulir, kontrak dan laporan serta menyelesaikan koresponden yang menjadi tanggungjawabnya. 2. Mengagendakan surat masuk dan keluar, mengurus arsip divisi bagian / seksi yang dipercayakan kepada sekretariat. 3. Mengurus pengiriman surat dan dokumen yang ditujukan divisi bagian dan seksi. 4. Membagikan surat dan dokumen yang ditujukan kepada divisi 5. Membuat anggaran rutin dan mempertanggungjawabkannya 6. Membuat notulen rapat. 7. Menerima, meneruskan pesan atau jawaban kepada divisi yang bersangkutan. 8. Mengatur jadwal harian pimpinan. 9. Menerima dan menyaring tamu pimpinan.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 11

Fungsi dan tugas masing-masing departemen, divisi bagian dan lainnya sering disebut sebagai Job Description, kemudian dalam menjalankannya dikenal dengan sebutan Specific Job Description. Keduanya sangat diperlukan dalam organisasi bisnis dalam upayanya meraih target yang sesuai dengan harapan perusahaan. Seorang pimpinan perusahaan harus cermat dalam menempatkan personalnya untuk mengisi personal in charge, karena kehancuran suatu usaha biasanya diawali dengan menempatkan orang-orang yang tidak sesuai antara sifat personal dengan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Sehingga dalam rekruitmen pegawai hendaknya bukan berdasarkan referensi saja namun bebar-benar harus diuji tingkat kecerdasannya yang sesuai antara job dengan sifat personal maupun kapasitas masing-masing calon karyawan yang diperlukan. Perusahaan perorangan sangat sulit sekali mencapai kemajuan, hampir semua perusahaan perorangan yang ada di Indonesia mengalami gulung tikar setelah kapital perusahaan yang dipersiapkannya tidak diimbangi dengan pemasukan sesuai target perusahaan. Tentunya kitapun tahu mengapa terjadi demikian, sikap ingin menolong saudara dan atau teman menjadi pemicu utama ketidak berhasilan suatu usaha bisnis. Para pimpinan perusahaan perorangan seringkali mengambil karyawannya secara asal kenal saja dan tanpa memandang kapasitas, dedikasi apalagi loyalitas, kemudian ditempatkan juga di bagian yang asal ada formasi lowong. Mereka yang ada diperusahaan akhirnya bukanlah menjadi organisasi bisnis, tetapi sekedar perkumpulan orang-orang yang bekerja saja. Hasil akhirnya dapat ditebak, bangkrut sebelum 5 tahun.

Organisasi dan Tanggungjawab BPW Oleh : Biwaddo hartoko Yoedopratomo

Page 12